HMS-strategi SØ Helse, Miljø og Sikkerhet for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende

Transkript

1 1 / 20 HMS-strategi SØ Helse, Miljø og Sikkerhet for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende Fotomontasje: kommunikasjonsavdelingen v/nina Charlotte Bjercke og Berit Louise Palm Tid for HMS! Vedtatt i administrerende direktørs ledermøte og arbeidsmiljøutvalget

2 2 / 20 TID FOR HMS! HMS-strategien 1 ble vedtatt i administrerende direktørs ledermøte og arbeidsmiljøutvalget Takk til arbeidsgruppen og alle som har bidratt til resultatet! Strategidokumentet omarbeides til en strategisk handlingsplan gjennom kapittel 3 og 4, mål og tiltak, og vil benyttes i styring og rapportering for realisering av strategien. Vi tror «HMS-strategi for Sykehuset Østfold -2020» vil bidra til at sykehuset styrkes som sikker og helsefremmende arbeidsplass for medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende. Godt HMS-arbeid og god pasientbehandling og pasientsikkerhet er to sider av samme sak. Sarpsborg, Trond Smogeli direktør FM 2 Terje Engvik GODKJENT AV: Navn Rolle Stilling Dato Just Ebbesen Oppdragsgiver Administrerende direktør Trond Smogeli Prosjekteier Direktør Facility Management Endringslogg Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av Målindikator 3 justert, hvor krav om Terje Engvik Trond Smogeli politianmeldelse ivaretas av EKprosedyre. Se fotnote Punkt 3.1, Etter innspill fra arbeidsgruppen og Terje Engvik Trond Smogeli 4.1 og 6 gjennomgang med prosjekteier. Justert HMS hovedmål. Nytt tiltak. Ny risiko Alle Oppdatert etter arbeidsgruppens møte Terje Engvik Alle Oppdatert etter arbeidsgruppens møte Terje Engvik Trond Smogeli Ny Drøftet i arbeidsgruppens møte Terje Engvik - REFERANSER TIL GRUNNLAGSDOKUMENTER OG ANDRE DOKUMENTER Referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, handlingsplan eller liknende Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato 1 Helse Sør-Øst RHF: HMS-policy (del av Strategisk utviklingsplan ) 2 Helse Sør-Øst RHF: «Plan for strategisk utvikling » Styresak «Sikkerhetsstrategi for SØ » Godkjent i ledermøte Sak i styret Sak 119/14 Sak 54/14-14/ Styrets vedtak om tverrfaglig helhet i SØs Sak 54/ HMS-arbeid 5 Vedtak i arbeidsmiljøutvalget «Ny HMSstrategi Sak 65/14-14/ for Sykehuset Østfold» 6 Helse Sør-Øst RHF: «Prosjektdirektiv for Prosjektdirektiv Prosjekt HMS-styring i Helse Sør-Øst» 7 Avfallsstrategi for SØ Vedtak i adm. direktørs arbeidsutvalg En strategi (plan)kan være å beslutte hva en vil oppnå (mål), prioritere hva en vil gjøre (fokus og tiltak), hvem som skal gjøre det, når man skal gjøre det, hva det vil koste, hvordan måle ønskede resultater» (Grønhaug, Hellesøy og Kaufmann, 2006). 2 FM: divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter))

3 3 / 20 Innhold 1 SAMMENDRAG BAKGRUNN HMS SOM HELHET INTERN HMS-STAB OG EKSTERNE HMS-RESSURSER ROLLER OG ANSVAR I LINJEN ARBEIDSMILJØ, KVALITET OG HMS-ØKONOMI LOVKRAV HMS-POLITIKK FOR HELSE SØR-ØST RHF SØS VISJON, VERDIER OG LEVEREGLER MANDAT OG PROSESS MÅL OG STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER MÅL MÅL- OG RESULTATOPPFØLGING STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER TILTAK STYRKET MÅL- OG RESULTATOPPFØLGING FOR LEDERE PÅ ALLE NIVÅER HMS INTEGRERT I VIRKSOMHETSSTYRING OG VIRKSOMHETSKULTUR STYRKET INNSATS PÅ HMS KOMPETANSEUTVIKLING FOR LEDERE, MEDARBEIDERE OG VERNEOMBUD STYRKET SAMORDNING OG KUNDEVENNLIGHET FRA HMS-STAB OG STØTTESYSTEMER STYRKET IVARETAKELSE AV HMS VED ENDRING OG OMSTILLING IVARETAKELSE AV YTRE MILJØ PERSONVERN OG INFORMASJONSSIKKERHET VOLD OG TRUSLER HMS FORBEDRINGSKULTUR OG SYSTEMATISK LÆRING AV FEIL SUKSESSFAKTORER RISIKOVURDERING VEDLEGG PROSESS - HOVEDAKTIVITETER ARBEIDSGRUPPENS MEDLEMMER SITUASJONSANALYSE REFERANSEMØTER REFERANSER VEDTATTE STRATEGIER INNEN HMS-OMRÅDET Sikkerhetsstrategi SØ Avfallsstrategi SØ

4 4 / 20 1 SAMMENDRAG Sykehuset Østfold har dyktige og dedikerte medarbeidere og ledere. Det gjøres mye godt HMS- og IA-arbeid i SØs enheter. Styret i SØ har vedtatt at SØs strategiske arbeid med Helse, indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en helhet i strategiske prosesser og styringsdokumenter. Det er i tråd med føringer fra Helse Sør-Øst RHF som eier. «Velkommen til Sykehuset Østfold, et fantastisk spennende sted å jobbe, med dyktige kolleger!»» Adm. direktør Just Ebbesen Samling for 70 nye medarbeidere, HMS-arbeid er et linjeansvar. Ansvaret for helhetlig strategisk HMS-ledelse i SØ er tillagt divisjon Facility Management (FM) gjennom ny stilling som, og styrets vedtak om helhetlig HMS-tilnærming. HMS-stab er organisert i ulike enheter i SØ. Arbeidsmiljøutvalget vedtok å utarbeide ny HMS-strategi for SØ. En arbeidsgruppe med representanter fra klinisk virksomhet og HMS-stab har utarbeidet HMS-strategien. Med forankring hos direktør FM har en ledet arbeidet. Arbeidsgruppen har involvert berørte fagmiljøer internt og eksternt. SØs hovedmål for HMS-arbeidet anbefales å være: Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader «Hver gang vi har møte i konsernledelsen og i styret, starter vi med HMS som første sak». Konsernsjef Dag Mejdell, Posten Norge BA Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, Et trygt og stimulerende arbeidsmiljø er viktig for at medarbeidere og ledere skal prestere og gi best mulig pasientbehandling. Økt nærvær og færrest mulig skader er god HMS-økonomi. Det er satt mål for jobbnærvær, jobbtilfredshet, krav til håndtering av trusler og voldssaker, ytre miljø, brannsikkerhet, beredskap og klinisk virksomhet og stabers «kundetilfredshet» med leveranser fra HMS-stab. Som strategiske innsatsområder anbefales: 1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS 2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur 3. Økt innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud 4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer 5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling 6. Ivaretakelse av ytre miljø Det anbefales tiltak knyttet til innsatsområdene. Et godt arbeidsmiljø med systemer og kultur for kontinuerlig forbedring, skal gjøre det trygt å melde fra om uønskede hendelser og forbedringsområder. Hensikten med å analysere årsaker til og konsekvenser av feil er å lære av det og hindre at de gjentar seg, å få til forbedring og å få økt kvalitet på tjenestene. Arbeidsgruppen har angitt suksessfaktorer for å realisere HMS-strategien, og gjort en risikovurdering i forhold til å nå hovedmålet for HMS. «En kan ikke være opptatt av pasientsikkerhet uten å være opptatt av Helse, Miljø og Sikkerhet for de som jobber i helsetjenesten». Helse- og omsorgsminister Bent Høie Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse,

5 5 / 20 2 BAKGRUNN Det gjøres mye godt HMS- og IA 3 -arbeid i SØs enheter. Sykehuset Østfold har dyktige og dedikerte medarbeidere og ledere. SØ hadde pr totalt ansatte med kvinner og menn, og årsverk. I tillegg var det ved årsskiftet 50 lærlinger, 264 studenter og 47 turnusleger i SØ. Brutto driftsbudsjett for SØ er i 2014 kr , hvorav lønnskostnader utgjør kr (66 %). 2.1 HMS som helhet Styret for SØ fattet følgende vedtak i sak 54-14: «Styret bifaller administrerende direktørs anbefaling om at Sykehuset Østfolds strategiske arbeid med Helse, indre og ytre Miljø og Sikkerhet (HMS), skal fremstå som en helhet i fremtidige strategiske prosesser og styringsdokumenter.» SØs helhetlige tilnærming er i tråd med Helse Sør-Øst RHFs resultatmål i «Prosjektdirektiv for Prosjekt HMS-styring i Helse-Sør-Øst» datert : «Etablere et overordnet rammeverk for HMS-styring i regionen», samt «Koordinere fagområdet HMS på tvers av fagavdelinger i det regionale helseforetaket». Tabell 1: Helhetlig HMS Helse Miljø - indre og ytre Sikkerhet Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø Helsefremmende tiltak, forebygging, sykefraværsoppfølging, inkluderende arbeidsliv (IA), ergonomi Luft, lys, ergonomi, støy Vold- og trusselsituasjoner Organisatorisk arbeidsmiljø Ledelse, psykososiale forhold, bedriftskultur, informasjon, medvirkning Avfall Avfallshåndtering, lagring og levering Utslipp og forurensning Stoff, væske eller gass til luft, vann eller i grunnen Energiforbruk, transport, støy og rystelser, lys og annen stråling Grunnsikring En tilstand uten uønskede hendelser med fare for liv og helse, eller skade på materiell og omgivelser Gass, kjemikalier, bygningsmasse, produkt, elektriske anlegg, råvarer Brannvern og eksplosjonsvern Beredskap Kjemisk helsevern Kjemikalier, gasser Strålevern Smittevern Personvern og informasjonssikkerhet SØs informasjon skal være forsvarlig beskyttet, enten den er lagret på papir, elektronisk eller i medarbeidernes hoder Organisatoriske premisser for godt HMS-arbeid: Klare mål og faglige krav, nødvendig kompetanse 4 Rolleklarhet og tydelig organisering, god internkontroll: rutiner og prosedyrer Åpenhet og trygghet som grunnlag for god avviks- og forbedringskultur 3 Inkluderende arbeidsliv. IA er en del av HMS. 4 Definisjon av kompetanse: holdninger, kunnskap, evner og ferdigheter (Strategisk kompetanseledelse, Linda Lai, 2013).

6 6 / Intern HMS-stab og eksterne HMS-ressurser HMS-stab er organisert i ulike enheter i SØ. Ansvaret for helhetlig strategisk HMS-ledelse i SØ er tillagt FM gjennom ny stilling som fra august Styrets vedtak om helhetlig HMS-tilnærming understøtter dette. Divisjon FM HR-stab Tabell 2: Intern HMS-stab Enheter Roller Oppgaver/ansvar Stab Fag og pasientsikkerhet Avdeling Teknologi og IKT Senter for laboratoriemedisin Radiologisk avdeling Beredskap Direktør FM HMS-avdelingen, miljøingeniør, miljøvert, yrkeshygieniker Eiendomsavdelingen eiendomssjef, sikkerhetsansvarlig, sikkerhetskonsulent HR-direktør HR-avdelingen HR-sjef, HR-rådgivere, HRkonsulenter, organisasjonspsykologer, spesialkonsulent HMS, IA-rådgiver Direktør Avd. kvalitet og pasientsikkerhet Kvalitetssjef, pasientsikkerhet, systemadministratorer Jurist: personvern og informasjonssikkerhet, pasientsikkerhet Fag og kompetanseavdelingen 5 Kompetansesjef, rådgivere Direktør Teknisk avdeling Teknisk sjef, brannverningeniør IKT-avdeling Teknisk sjef, informasjonssikkerhetsleder Seksjon for smittevern Smittevernoverlege, smittevernsykepleiere, tuberkulosekoordinator Strålevernkoordinator Strålevernkontakt i avdelinger som bruker røntgenutstyr Administrerende direktør prehospital avdeling HMS-avdelingen: strategisk HMSledelse, lederstøtte, HMS-systemer, HMS-prosedyrer, interne HMSrevisjoner, opplæring, risikostyring, arbeidsmiljøutvalget, indre og ytre miljø, samarbeid med verneombud og tillitsvalgte Eiendomsavdelingen: sikkerhet Lederstøtte og opplæring HR, HMS og IA, AKAN, endrings- og forbedringsarbeid, lederutvikling, medarbeider-undersøkelsen, personaladministrative rutiner og systemer, HMS handlingsplan, vernerunder, kontakt med tillitsvalgte Kvalitetsarbeid, brukerundersøkelser, internrevisjoner/ tilsyn, avvikshåndtering Synergi, risikovurderinger, EK - dokumentstyring, pasientsikkerhet Fagutvikling - koordinering og organisering, kompetansestyring Datasikkerhet, personvern og informasjonssikkerhet, avfallshåndtering, brannvern Arbeider for at pasienter og ansatte ikke skal utsettes for infeksjoner. Smitteforebygging, undervisning og veiledning Strålevernkoordinator: fagkonsulent for alle avd. som benytter ioniserende stråling. Kontaktperson Statens strålevern. Utarbeide rutiner for bruk og vedlikehold av verneutstyr Beredskap: strategisk leder Beredskap: taktisk leder 5 Bl.a. samarbeid om grunnkurs HMS for ledere og verneombud.

7 7 / 20 Bedriftshelsetjenesten Tabell 3: Eksterne HMS-ressurser Enheter Roller HMS oppgaver NAV Arbeidslivssenter Østfold IA-rådgivere Regionalt HMS-forum i Helse Sør-Øst Regionalt HMS-ledermøte i Helse Sør-Øst Fagkyndig- og rådgivende aktør jf. arbeidsmiljølovens 3-3 Ressurs- og kompetansesenter for et inkluderende arbeidsliv SØs kontaktpersoner Faglig nettverksforum for HMSledere, HMS-rådgivere og hovedverneombud Faglig nettverksforum for er eller tilsvarende roller Bistå SØ i helsefremmende arbeid, forebygging, sykefraværsoppfølging. Info, opplæring etc. Deltar i AMU Bistå SØ i arbeidet med å redusere sykefraværet, styrke jobbnærværet og forbedre arbeidsmiljøet Formidle gode eksempler og synliggjøre beste praksis innen HMS. Pådriver til kontinuerlig forbedring av HMS-arbeidet i helseregionen 2.3 Roller og ansvar i linjen HMS-saker skal løses i linjen, på lavest mulig nivå og så tidlig at fysiske og psykiske skader/belastninger forebygges, konsekvenser reduseres og SØs påvirkning på ytre miljø holdes på lavest mulig nivå. - Administrerende direktør: ansvar for alt HMS-arbeid som øverste leder - og seksjonsleder: ansvar for HMS-arbeidet innen sitt ansvarsområde - Verneombud: ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet og ytre miljø - Medarbeider: ansvar for å medvirke i HMS-arbeidet, og å skape trivsel og et trygt og helsefremmende arbeidsmiljø Aktiv involvering av medarbeidere, verneombud og tillitsvalgte på alle nivåer og alle enheter i organisasjonen er en forutsetning for godt HMS-arbeid. Adm. direktør Seksjonsleder Medarbeider Figur 1: Roller i HMS-arbeidet Vernetjenesten 2.4 Arbeidsmiljø, kvalitet og HMS-økonomi Systematisk HMS-arbeid gir en sikker og trivelig arbeidsplass som er en forutsetning for god kvalitet i pasientbehandlingen. Økt nærvær og fravær av skader er god HMS-økonomi. Forsvarlig kvalitet i pasientbehandlingen og god pasientsikkerhet En sikker og helsefremmende arbeidsplass Kvalitets- og styringssystemet (EK) skal understøtte og videreutvikle en kultur for kontinuerlig forbedring og læring av uønskede hendelser, som involverer brukere, ledere og medarbeidere. Det skal være trygt å varsle om kritikkverdige forhold internt i SØ. 2.5 Lovkrav Lovkravene til systematisk HMS-arbeid setter minstestandard for HMS. HMS-økonomi Økt nærvær, økt medarbeider-tilfredshet og færre skader Figur 2: Kvalitet og HMS-økonomi Arbeidsmiljølovens formålsparagraf 1: «Å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.» Utdrag fra internkontrollforskriften fra HMS (IK-HMS) 1: «Gjennom krav om systematisk gjennomføring av tiltak, skal denne forskrift fremme et forbedringsarbeid i virksomhetene innen: o arbeidsmiljø og sikkerhet o forebygging av helseskade eller miljøforstyrrelser fra produkter eller forbrukertjenester o vern av det ytre miljø mot forurensning og en bedre behandling av avfall slik at målene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen oppnås.» Videre fremgår i IK-HMS 4: «Virksomheter som omfatter både arbeidstakere og kunder/brukere, f.eks. sykehus, skoler, barnehager og hoteller har ansvar for helse, miljø og sikkerhet for begge grupper.»

8 8 / HMS-politikk for Helse Sør-Øst RHF I Helse Sør-Østs HMS-politikk fremgår følgende: «I Helse Sør-Øst er systematisk HMS-arbeid en del av «Godt arbeidsmiljø er en suksessfaktor for kvalitet og pasientsikkerhet.» Generalsekretær Geir Riise, Legeforeningen Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, det overordnede styrings- og kvalitetssystem, og skal bidra til å nå foretakets strategiske mål. Helse Sør-Øst RHF skal ha et styringssystem som bidrar til forbedringer av foretakets HMS-resultater ved å sikre at HMS blir integrert i planlegging, gjennomføring, oppfølging og forbedring av foretakets aktiviteter. HMS skal være en integrert del av linjeansvaret og innarbeides i den daglige drift og produksjon. Det skal være en gjennomgående systematikk med tanke på målformulering, aktiviteter og resultatoppfølging som er sporbar på alle nivå i virksomheten.» 2.7 SØs visjon, verdier og leveregler Visjon Sykehuset Østfold skal tilby gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi Verdier: kvalitet - trygghet - respekt Leveregler 1. Vi omgås pasienter og hverandre med høflighet og respekt. 2. Vi deltar i prosesser og er lojale til beslutninger. 3. Vi skaper resultater gjennom samhandling. 4. Vi ser muligheter, ikke begrensninger. 5. Vi representerer arbeidsplassen vår på en god måte. Figur 3: SØs styringspyramide Visjon, verdier og leveregler er vektlagt i det strategiske arbeidet og anbefalingene som gis. 2.8 Mandat og prosess Arbeidsmiljøutvalget vedtok å utarbeide ny HMS-strategi for SØ. Jf. vedtaket skal følgende ivaretas: - Tverrfaglig helhet for HMS-området jf. styrets vedtak i sak 54/14. - Tydelige mål med tilhørende tiltak og målbare evaluerings-/resultatkriterier. - Enhetlig samarbeidsstruktur for sykehusets HMS støtteapparat. - Tiltak for utvikling av ønsket HMS-kultur for hele helseforetaket. - Systemer, prosedyreverk og støttefunksjoner er lett tilgjengelige og brukervennlige. Eksterne referansemiljøer Adm. direktør Ledermøtet Direktør FM Arbeidsgruppe HMS-strategi Leder: - Ibruktakelse av nytt østfoldsykehus på Kalnes gis prioritet i. - Kunnskapsdeling gjennom «beste-praksis-læring» mellom sykehusets enheter. Adm. dir, HVO Arbeidsmiljøutvalget Figur 4 viser arbeidets organisering. Arbeidsgruppen har hatt 4 møter i perioden Involvering Arbeidsgruppen har lagt vekt på bredest mulig informasjon og involvering av berørte fagmiljøer i sykehuset, og i noen grad eksternt. Se vedlegg 7.1, 7.2 og 7.4. Foretakstillitsvalgte Interne referansemiljøer Figur 4: Organisering av strategiarbeidet

9 «Kunde» Helse - ytre Miljø 6 - Sikkerhet Revideres fom Dato: 9 / 20 3 MÅL OG STRATEGISKE INNSATSOMRÅDER 3.1 Mål Arbeidsgruppen anbefaler følgende hovedmål for SØs HMS-arbeid: Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader God måloppnåelse på alle måleindikatorer har positiv effekt for SØ som attraktiv arbeidsplass og overordnede mål knyttet til pasientbehandling og pasientsikkerhet. Måleindikator Tabell 4: HMS målkart Mål Jobbnærvær (målt i % sykefravær) 7,5 7 7,5 7,5 7,0 6,5 6,5 6,5 2. Jobbtilfredshet for medarbeidere og ledere Andel trusler og voldsskader overfor medarbeidere og ledere meldt i Synergi 9 (målt i %) Avfallsmengde (tonn) Redusert i f.t nivå: tonn 5. Avfallssorteringsgrad i % Øke til over 50 % i f.t nivå: 41 % 6. Energiforbruk (målt i MWh (megawattimer)) Redusert fra 2012-nivå: Mwh 7. Transport (målt i kilometer) 5 % reduksjon fra 2012-nivå: km Brannsikkerhet - Ingen stående avvik 11 ang. sikkerhet til pasienter og ansatte i alle SØ s bygg 9. Beredskap - Beredskapsplaner er oppdatert til enhver tid. 10. Klinisk virksomhet og stabers «kundetilfredshet» med HMS-stabs tjenester Beredskapsplaner er kjent og forstått hos alle ledere «År 1»: Min. 4,0 i kundetilfredshet på en skala 1-6 hvor 6 er svært tilfreds, og 1 er svært lite tilfreds (årlig måling) Nytt Østfoldsykehus Overordnet teknisk program for nytt østfoldsykehus gir føringer for HMS i prosjektering og gjennomføring. Det etableres løsninger og materialbruk som fremmer et godt innemiljø. 6 5, 6 og 7 gjelder SØs bygningsmasse pr Avfallssortering utover restavfall. 7 Sykefraværet var på 7,6 % for hele SØ pr Sykefravær pr var for hele SØ 8,4 %. 8 Kilde: snittscore basert på 7 spørsmål i medarbeiderundersøkelsen for Helse Sør-Øst er referanse med 75 som score. 9 SØs elektroniske verktøy for registrering, oppfølging og forebygging av uønskede hendelser, nesten-uhell og forbedringsforslag. 10 Det skal alltid gjøres en vurdering av om vold og trusler mot medarbeidere og ledere skal politianmeldes, jf. SØs prosedyre «Politianmeldelse. Sykehuset Østfold», EK-dok. nr. F/ Stående avvik = avvik som ikke blir lukket innen rimelig kort tid etter at eier selv er klar over avvikene.

10 10 / Mål- og resultatoppfølging Det heter at «det du blir målt på får oppmerksomhet». Strand (2004) peker i boken Ledelse, organisasjon og kultur på at «Mål retter oppmerksomheten mot handling. Mål mobiliserer til innsats. Mål skaper utholdenhet og vedvarende innsats». «Ryddighet på arbeidsplassen er et godt tegn på om man jobber godt med HMS og sikkerhet». Konsernsjef Dag Mejdell, Posten Norge BA Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse, I tillegg er det gøy å nå mål. Gode resultater bør anerkjennes og markeres. Rapportering Det anbefales rapportering av måloppnåelse og status på tiltak minst to ganger pr år til ledermøte og arbeidsmiljøutvalget. Strategiplanen som helhet anbefales revidert årlig. Tiltak bør legges ut i tid/år avhengig av administrativ og faglig kapasitet. 3.3 Strategiske innsatsområder Arbeidsgruppen anbefaler følgende strategiske innsatsområder: Tabell 5: Strategiske innsatsområder 1. Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer innen HMS 2. HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur 3. Økt innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud 4. Styrket samordning, tilgjengelighet og kundevennlighet fra HMS stab og støttesystemer 5. Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling 6. Ivaretakelse av ytre miljø Tilhørende tiltak fremgår av punkt

11 11 / 20 4 TILTAK 4.1 Styrket mål- og resultatoppfølging for ledere på alle nivåer Tabell 6 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 HMS-måleindikatorer integreres i lederavtale på alle nivåer 2 HMS-status settes på dagsorden som «sak 1» på administrerende direktørs ledermøter, avdelingsledermøter og personalmøter Adm. direktør Adm. direktør er Seksjonsledere Foretakssekretariatet, HRavdelingen Ledere Medarbeidere Verneombud 4.2 HMS integrert i virksomhetsstyring og virksomhetskultur Tabell 7 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 HMS-måleindikatorer integreres i lederavtale på alle nivåer 2 HMS-status settes på dagsorden som sak 1 på administrerende direktørs ledermøter, avdelingsledermøter og personalmøter 3 Lage en inspirerende og enhetlig grafisk profil og enhetlig begrepsapparat for HMS i hele SØ (systemer, info, prosedyrer o.a.) 12 4 Sikre at alle enheter har en velfungerende avtale, rolleforståelse og faste samarbeidsmøter mellom leder og verneombud (EK-prosedyre F/7.1-06) Adm. direktør Adm. direktør er Seksjonsledere Direktør FM Foretakssekretariatet, HRavdelingen Medarbeidere Verneombud Stabsdirektører HMS-stab Kommunikasjonsavd. BHT og NAV ALS 13 Seksjonsleder Vernetjenesten 5 Utforme «HMS vær sikker-regler» for medarbeidere og ledere ved SØ 14 Ledere, HMS-stab Vernetjenesten Tillitsvalgte 4.3 Styrket innsats på HMS kompetanseutvikling for ledere, medarbeidere og verneombud Tabell 8 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 Revidere innhold og form på kurset «HMS grunnopplæring for ledere og verneombud» 2 Etablere struktur for systematisk kunnskapsdeling gjennom «beste-hms-praksis-læring» mellom sykehusets enheter. Dette legges på SØs intranettsider under HMS HMS-stab, ledere Fag og kompetanseavdeling Vernetjenesten. BHT og NAV ALS HMS-stab er og seksjonsledere To faser: 1: 2: 2016 Fra 12 Å vurdere utvikling av HMS app 12 for tjenestetelefoner, nettbrett og PC er. Tilgang på HMS-verktøy. 13 BHT = bedriftshelsetjenesten. NAV ALS = NAV arbeidslivssenter. 14 Inspirert av Posten Norges «vær-sikker-regler». Konsernsjef Dag Mejdells innlegg på Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse

12 12 / 20 Tabell 8 (forts.) Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 3 Tilby opplæring i avdelinger og seksjoner på grunnlag av en risikovurdering, med felles opplæring i 15 : - forebygging og håndtering av vold- og trusselsituasjoner - ergonomi og forflytningsteknikk - smittevern, forebygging og tiltak HR-avdelingen Fag og kompetanseavdeling Seksjon smittevern Bedriftshelsetjenesten 4 Årlig en dags HMS-/IA oppdatering og motivasjonskurs for ledere og verneombud (erstatter 3 x 1 dag hvert 5. år) 5 HMS/IA fagseminar til inspirasjon og motivasjon for alle ledere (frivillig deltakelse, videreføring av nåværende tiltak) HRavdeling HMS-stab BHT og NAV ALS HMS-stab BHT og NAV ALS Styrket samordning og kundevennlighet fra HMS-stab og støttesystemer Tabell 9 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 HMS-stab i alle enheter utvikles som ett samordnet og lett tilgjengelig stab-/støttesystem, med enhetlig samarbeidsstruktur og felles serviceavtale overfor avdelinger og seksjoner 2 Etablere utviklings- og samhandlingsarena; to halvdagssamlinger pr år for medarbeidere og ledere med HMS-staber 3 besøker alle avdelinger 2 ganger pr år i fbm. med HMS handlingsplan og systematisk forbedringsarbeid 4 Intranett og alle HMS-/HR-verktøy revideres slik at verktøyene oppleves som en helhet 5 Interne HMS-revisjoner organiseres fra helhetlig med felles årlig revisjonsplan, en revisjonsgruppe hvor team på 2-4 fagpersoner gjennomfører HMS-revisjoner 6 Elektronisk «kundemåling» en gang pr år for måling av kundetilfredshet og grunnlag for kontinuerlig forbedring av HMS-stabs tjenester Direktør FM Direktør FM Stabsdirektører Alle i HMS-stab BHT og NAV ALS Alle i HMS-stab BHT og NAV ALS Seksjonsleder Verneombud HMS-stab Kommunikasjonsavdelingen, HMSstab, IKT-avdeling BHT og NAV ALS HMS stab Revisjonsledere, fagrevisorer, BHT og NAV ALS 16 Innen / 1. kvartal HMS-stab 15 Søke NAV Arbeidslivssenter Østfold om tilretteleggingstilskudd. 16 Medvirke i utforming av revisjonskonsept.

13 13 / Styrket ivaretakelse av HMS ved endring og omstilling Tabell 10 Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 Dokumenterte HMS risikovurderinger overordnet og for alle enheter før flytting og ibruktakelse av nye eller ombygde lokaler Prosjektleder Seksjonsleder 2 Systematisk informasjon overfor ledere og medarbeidere Prosjektleder 3 Benytte systematisk prosessforbedring som metode, for å sikre kvalitet og effektivitet i pasientbehandlingen, og forebyggende og korrigerende tiltak for HMS for medarbeidere og ledere. Eks.: forbedrings-/tavlemøter 4 Ivareta behov for støtte i det organisatoriske og psykososiale arbeidsmiljøet, med BHT som «beredskapsressurs» 5 HMS-utsjekk og oppfølging av alle enheter etter ibruktakelse av nye lokaler, nytt utstyr og nye arbeidsprosesser. Anslag: 2 mill kr 18 Seksjonsleder Prosessdirektør 17 Seksjonsleder Verneombud Medarbeidere Kommunikasjonsavdeling Seksjonsledere Medarbeidere Verneombud HMS-stab BHT og NAV ALS Vernetjenesten Seksjonsleder Verneombud Tiltakene gjelder for både nytt østfoldsykehus på Kalnes og øvrige lokasjoner. Foruten lovkrav beskriver SØ krav til risikovurdering ved endring og omstilling i EK 19 -prosedyre F/8-25. EK-prosedyre F/8-09 beskriver SØs modell for risikovurdering knyttet til HMS. BHT Ivaretakelse av ytre miljø Miljøpolitikk Tabell 11 Vi i Sykehuset Østfold tar felles ansvar for miljøet og skal ved kontinuerlig forbedring redusere energiforbruket og forurensning. Sykehusets miljømål, lover og forskrifter er styrende for vårt miljøarbeid Nr Tiltak Ansvar Medvirkning Oppstart 1 Sikre at SØ blir resertifisert i hht. ISO Direktør FM 2 Sikre at alle enheter har mål og tilhørende tiltak i HMS handlingsplan 3 Sikre optimal verdikjede for håndtering av restavfall på nytt østfoldsykehus Kalnes og andre lokalsjoner Seksjonsleder Seksjonsleder Vernetjenesten Verneombud Medarbeidere Seksjonsleder Teknisk avd. Årlig: 2016 Løpende Løpende 17 Prosessdirektør konsultert Anbefales avsatt som sentral pott. 19 Elektronisk kvalitetssystem. 20 SØ fikk skriftlig melding fra sertifiseringsorganet DNV GL om at SØ blir sertifisert i 2014.

14 14 / Personvern og informasjonssikkerhet 21 SØs informasjon skal være forsvarlig beskyttet, enten den er lagret på papir, elektronisk eller i medarbeidernes hoder. Arbeidsgruppen anbefaler at SØ innen utgangen av 2017 skal tilfredsstille krav i standarden ISO Informasjonssikkerhet eller tilsvarende standard. Sertifiseringsorganet DNV GL omtaler ISO som: «Et styringssystem for informasjonssikkerhet bidrar til å identifisere og redusere kritisk sikkerhetsrisiko, og hjelper derved virksomheten med å konsentrere innsatsen for informasjonssikring og databeskyttelse. Gjeldende politikk videreføres: Sykehuset Østfold skal etablere og vedlikeholde systemer som sørger for sikker håndtering og oppbevaring av personopplysninger, samtidig som opplysningene er tilgjengelige når det er bruk for dem. 4.8 Vold og trusler Vi ser en samfunnsutvikling som gir grunnlag for økt aktsomhet og bevissthet på sikkerhet og beredskap i forhold til mulige trusler og uønskede hendelser. Å bli utsatt for vold og trusler kan føre til alvorlige konsekvenser for medarbeidere og ledere både fysisk, psykisk og sosialt. SØ har nulltoleranse for vold og trusler mot medarbeidere, ledere, pasienter og besøkende. 4.9 HMS forbedringskultur og systematisk læring av feil Et godt arbeidsmiljø med systemer og kultur for kontinuerlig forbedring, skal gjøre det trygt å melde fra om uønskede hendelser og forbedringsområder i Synergi. «Ved alvorlige hendelser og hvis noe går galt, så er det utrolig viktig at dere melder det i Synergi. Da kan vi forbedre oss.» Adm. direktør Just Ebbesen Hensikten med å analysere årsaker til og konsekvenser av feil er Samling for 70 nye medarbeidere, å lære av det og hindre at de gjentar seg, å få til forbedring og å få økt kvalitet på tjenestene. Dersom medarbeidere og ledere handler i strid med gjeldende prosedyre, utøver dårlig skjønn, eller ikke følger vanlige regler for god oppførsel, krever det korreksjon på individnivå. Arntzen (2013) skriver følgende i boken Ledelse og kvalitet i helsetjenesten: «Hva som er god faglighet og god praksis, må defineres, etterleves og forbedres. Det er det kvalitet, pasientsikkerhet, ledelse og internkontroll først og fremst handler om.» Så også for HMS-arbeid. 21 Forankret gjennom involvering av informasjonssikkerhetsleder, hos avdelingssjef for IKT-avdelingen og direktør for Teknologi og IKT.

15 15 / 20 5 SUKSESSFAKTORER Arbeidsgruppen anbefaler at følgende tillegges vekt i realisering av HMS-strategien: - Administrerende direktør og alle ledere som gode rollemodeller innen HMS-arbeidet - HMS er og skal være en del av driften som et linjelederansvar i det daglige arbeidet - Å ivareta partssamarbeid med verneombud og tillitsvalgte, og involvering av medarbeidere - En godt samordnet HMS stab med klare mål for sine bidrag til SØs HMS-arbeid 6 RISIKOVURDERING Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i ovennevnte suksesskriterier og anbefalt hovedmål for HMS: Et sikkert og helsefremmende indre og ytre miljø som bidrar til høyt nærvær, god pasientsikkerhet og fravær av skader Risiko knyttet til realisering av strategien Mangelfull forankring og handlekraft hos ledere og medarbeidere Mangel på tid til å implementere HMSstrategien og jobbe aktivt med det ute i arbeidsmiljøene på avdelinger og seksjoner Ikke tilstrekkelig støtte til ledere i omstillingsarbeid Mangelfull kommunikasjon/informasjon til medarbeidere og ledere Mangelfull/feil prioritering av ulike HMS saker (ulik prioritering hos leder og vernetjenesten) For lite fokus på tiltak og forslag til forbedring Tabell 12: Risikovurdering Risikoreduserende tiltak 22 Fast agendapunkt i ledermøter HMS-måleindikatorer i lederavtalen Kompetanseutvikling og opplæring Lederstøtte Integrere HMS-arbeidet i eksisterende faste møte- og arbeidsstrukturer Forankre gjennomføring av tiltak i administrerende direktørs ledermøte Bevissthet på omfang av tiltak i Etablere innsatsgrupper, ressursteam Skaffe seg oversikt og be om bistand God kommunikasjonsplan Opplæring Fast punkt i ledermøter God kommunikasjon og likeverdig partsamarbeid mellom leder og verneombud. Medvirkning Systematisk HMS arbeid gjennom faste møtearenaer leder og verneombud Fast agenda på personalmøter Forbedring-/tavlemøter Alle ledere Ansvar Adm. direktør Leder, HMS stab Leders leder og HMS stab Leder og verneombud Leder Leder HMS sjef Leder og HMS stab Leder Leder og verneombud Leder og medarbeider Leder og verneombud Leder og medarbeider 22 BHT og NAV arbeidslivssenter involveres etter behov.

16 16 / 20 7 VEDLEGG 7.1 Prosess - hovedaktiviteter : Arbeidsmiljøutvalget mandat vedtatt : Hovedverneombud/verneombudenes dag - informasjon og innspill : Arbeidsgruppens møte : Møte med foretakstillitsvalgte - informasjon, gruppesumming og innspill : Arbeidsgruppens møte : Ledermøte - informasjon, gruppesumming og innspill : Arbeidsmiljøutvalget - beslutningssak : Arbeidsgruppens møte : Arbeidsgruppens møte : Anbefaling til ny HMS-strategi levert fra arbeidsgruppe : Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i møte med foretakstillitsvalgte : Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i ledermøte - beslutningssak : Ny HMS-strategi sluttført : Anbefaling til ny HMS-strategi behandles i arbeidsmiljøutvalget beslutningssak : Realisering og årlig revidering 7.2 Arbeidsgruppens medlemmer Arbeidsgruppen har rapportert til og forankret prinsipielle forhold hos direktør FM Trond Smogeli, som ved behov har kunnet forankre eventuelle avklaringer med administrerende direktør Just Ebbesen. Arbeidsgruppens medlemmer: - Terje Engvik, og leder for arbeidsgruppen, divisjon FM 23, tlf Jane Cathrin Larsen, rådgiver og sekretær for arbeidsgruppen, divisjon FM, tlf Eirin Paulsen, avdelingssjef Barneavdelingen. tlf Andreas Joner, avdelingssjef DPS Halden, tlf Merethe Johannessen, seksjonsleder i avdeling for sykepleie, tlf Bo Skauen, avdelingssjef prehospital avdeling og beredskapsleder, tlf Marit Flåskjer, kvalitetssjef, stab fag og pasientsikkerhet, tlf Nina Bøhn Kristiansen, HR-sjef, HR-avdelingen, tlf Anne Dybdrodt, hovedverneombud vernetjenesten, tlf koordinerende verneombud Linda Myllerup Jensen som stedfortreder i to møter - Tone Lie Nilsen, foretakstillitsvalgt, tlf Arbeidsgruppen har hatt 4 møter med en deltakelse på 93 %. 23 FM: Divisjon Facility Management (HMS-avdeling, Eiendomsavdeling, Sykehusservice (renhold, mat, internt servicesenter, portør))

17 17 / Situasjonsanalyse Situasjonsanalysen for SØs HMS-arbeid er basert på arbeidsgruppens vurderinger og referansemøter. Tabell 13: Situasjonsanalyse Styrker - bevare og opprettholde - God arbeidsmoral hos ledere og medarbeidere - Høy fagkompetanse innen pasientbehandling - Åpenhetskultur - Det gjøres mye bra HMS-arbeid på mange enheter - Ny organisering og ledelse av HMS området med konkretisering og ansvarliggjøring - IA-avtalen - gode rutiner for sykefraværsoppfølging - Intern HMS-/IA-pris motivere og oppmuntre - Prosedyrer i EK 24 med høyt faglig nivå - God medvirkning fra verneombud og tillitsvalgte - Positivt med FTV 25 -møter med administrerende direktør - Positivt med «nærværsprosjekter» på sykefravær - Ledere og medarbeidere som er interessert i HMS-tema - Gode verktøy: pasientsikkerhetsundersøkelsen, medarbeidersamtaler, medarbeiderundersøkelsen, vernerunde med sjekklister, HMS handlingsplan, HMSprosessen på intranett - Personvern og informasjonssikkerhet: taushetserklæring, prosedyre, bevissthet omkring taushetsplikt yrkesstolthet. Få forsettlige brudd på taushetsplikten, meget få alvorlige avvik Muligheter - utnytte bedre - Nytt østfoldsykehus Kalnes: nytt bygg, nytt utstyr, nye arbeidsmetoder, flere fagområder er samlokalisert fantastisk mulighet - Ønskelig med løpende kvalitetsmålinger og tilbakemeldinger fra pasienter, derfor behov for å utvikle verktøy med bistand på gjennomføring - Bistand til risikovurdering/styring på HMS - Bruke avvikssystemet i større grad for HMS - Sikre godt partssamarbeid mellom leder og verneombud på alle nivåer i alle enheter, med faste møter - Synliggjøre HMS-arbeidet i organisasjonen - Få HMS-arbeidet inn i den daglige driften og utvikle en bedre HMS-kultur - Enda mer systematisk fokus på ergonomi og ergonomikurs for å forebygge og hindre unødvendig sykefravær - Enda mer fokus på de psykososiale belastninger ved trusler om vold, fysisk vold, spytting osv - Sikre at alle ansatte deltar i oppfølgingsmøte av medarbeiderundersøkelsen - Opprettholde innsats på nærværstiltak etter prosjekter - Personvern og informasjonssikkerhet: opplæring og informasjon til Internt Servicesenter, opplæring taushetsplikt/personvern med kurs for nyansatte, e-læring, HMS internrevisjoner Kritiske forbedringsbehov - løse - HMS handlingsplan alle enheter (100 %) skal ha aktiv HP, knapt 60 % har det, tiltak må iverksettes - Jobbe sammen om handlingsplanen etter vernerunden - Integrere HMS måleindikatorer i lederavtalen på alle nivåer - HMS på intranett: eget ikon på hovedside, samle alt i en «kanal inn» til alle HMS-verktøy tydeligere, bedre tilgjengelighet og brukervennlighet med enhetlig struktur - Enkelte ledere har for stort kontroll spenn ( medarbeidere) til å utøve synlig HMS relasjonsledelse - HMS som lovpålagt opplæringsprogram må forbedres her treffes ledere og verneombud - Sette ledere og andre bedre i stand til å gjennomføre et systematisk HMS-arbeid. Gi god opplæring og støtte til gjennomføring av risikovurderinger - Mer rapportering av avvik og uønskede hendelser krever opplæring i Synergi og oppfølging - Personvern og informasjonssikkerhet: strategiske mål, klargjøre alle interne og eksterne aktørers rolle og ansvar, bedre styring med tilgangsstyring for ansatte, øke saksbehandlingskompetanse P360 - Bedre ivaretakelse av basale smitteverntiltak på enkelte enheter (håndhygiene, ta av klokker, ringer, smykker, bruk av arbeidsklær) bør avkreve tiltak Spesielle utfordringer - håndtere - Voldsrisiko i f.t. til pasienter. Særlig aktuelt i akuttmottak (somatikk og psykisk helsevern), polikliniske og ambulante tjenester, teknisk support og renholdere - Kompetanse hos ansatte på voldsrisikovurderinger, og for hvordan helsetjenester ytes til pasienter med høy voldsrisiko - Nytt østfoldsykehus Kalnes: nytt bygg, nytt utstyr, nye arbeidsmetoder, flere fagområder er samlokalisert - Beredskap hos ledere og HMS-stab i forhold til det psykososiale arbeidsmiljøet under flytting, og etter ibruktakelse av Kalnes. Bruke BHT som ressurs - Gjøre HMS til en naturlig del av medarbeidere og lederes hverdag - Opprettholde arbeidsglede og motivasjon i flytteprosesser, endring og omstilling - Systematisk prosessforbedring evne til å løse utfordringer i sentrale arbeidsprosesser tilknyttet diagnostisering, behandling og oppfølging av pasient - Å løse store og små uforutsette utfordringer i nye arbeidsprosesser ved innflytting i nytt sykehus. Om vi ikke har gode systemer for prosessforbedring vil dette få effekt på arbeidsmiljø i form av tidspress, rolleuklarheter, konflikter faktorer som henger sammen med sykefravær - Åpen IKT-sikkerhetsmodell, dvs for stor tilgang mellom soner i SIKT-plattformen. IKT-beslutninger tas utenfor SØ. Tilgangsrettigheter større enn behov. Tjenester utenfor sykehuset ambulerende tjenester, ambulanse 24 Elektronisk kvalitetssystem 25 Foretakstillitsvalgte

18 18 / Referansemøter Eksternt : Helse Sør-Øst RHF, HMS-forum med er og rådgivere fra alle helseforetakene : Posten Norge BA, HMS-rådgiver Merethe Holten og HMS-direktør Johan Fredrik Swärd : SØs bedriftshelsetjeneste Unicare v/hovedkontakt og HMS-rådgiver Marte Kristoffersen og Anders Mikaelsen fra Ringvoll og Høyden BHT : Konsultasjon av Helse Sør-Østs prosjektleder Tom Østensen, «Prosjekt HMS-styring» : NAV Arbeidslivssenter Østfold. SØs IA-rådgivere Helge Bergheim og Frank Stensland, og avdelingsleder Erik Kielland. SØs spesialrådgiver HMS Arne Josefssen og IA-rådgiver Harald Lund : Helseforetakenes nasjonale arbeidsmiljøkonferanse, Gardermoen. Internt : HR stab, HR-avdelingen: Spesialrådgiver HMS Arne Josefsen. IA-rådgiver Harald Lund. HRrådgiverne Magnus Eriksen, Hege C Nilsen, Ane Grimsrud, Tone Svanholm, Sissel Haddeland, Line Svendsen, Reidar Huseby, Merethe N. Jørgensen, Ketil Haugen. Organisasjonspsykolog Rachel Lørum : verneombud på verneombudenes dag : avdelingskoordinator-møte for avdelingskoordinatorene for nytt østfoldsykehus Kalnes : seksjonsoverlege Ole Fredrik Lund, barne- og utpostanestesi Verneombud avdeling anestesileger/dnlf-repr i AMU. Anestesileger, Anestesiseksjon : administrerende direktør faste møte med foretakstillitsvalgte. Info og gruppearbeid : seksjonsleder Elisabeth Ødegaard, ambulant akutteam innen Psykisk helsevern, DPS Halden : direktør Helge Stene-Johansen og spesialrådgiver Carina Brimsholm. Prosjekt OU SØ : jurist Jostein Vist, avdeling fag- og pasientsikkerhet. Tema: personvern og informasjonssikkerhet : administrerende direktørs ledermøte. Info og gruppearbeid og : smittevernsykepleierne Grø Bøhler, Lars Varheim og Lena Johansen. Tuberkulosekoordinator Anne-Lise Dahlbo. Seksjon for smittevern : eiendomssjef Anne Charlotte Moe, sikkerhetsansvarlig Tore Bjørnstad og sikkerhetskonsulent Sveinung Eng. FM 26, eiendomsavdelingen. Tema: oppfølging av vedtatt Sikkerhetsstrategi SØ integrert i ny HMS-strategi og : jurist Jostein Vist, avdeling fag- og pasientsikkerhet, og informasjonssikkerhetsleder Lars Cato Skaar, avdeling Teknologi og IKT, IKT-avdelingen. Tema: Personvern og informasjonssikkerhet : fagansvarlig brannvern Rino Andre Eng. Avdeling Teknologi og IKT, Teknisk avdeling : avdelingssjef Knut-Erik Hymer ved Psykiatrisk akuttavdeling/psykiatrisk intermediæravdeling voksenhabilitering. Ass. avdelingssjef Kai Hansen, seksjonsleder Anne Lisbeth Hæreid, seksjonsleder Hege Stokstad Mathisen, avdelingsrådgiver Ove Fevåg, direktør FM Trond Smogeli. Tema: forebygging av voldog trusselsituasjoner mot medarbeidere og ledere : Bjørn Ragnar Hødahl, kommunikasjonsavdelingen. Tema: HMS på intranett og grafisk profil for HMS : teknisk sjef Hans Jørgen Torgersen, seksjonsleder Steinar Monge, seksjonsleder Asger Bentzen, avdelingskoordinator Marit Johanne Svingen. Avdeling Teknologi og IKT, Teknisk avdeling : HR-direktør Wenche Lyngholm. Tema: Konsultert på utkast til HMS-strategi : SØs arbeidsmiljøutvalg. Info og gruppearbeid / : konsultasjon av direktør FM Trond Smogeli, direktør Foretakssekretariatet Tore Krogstad, direktør OU SØ Helge Stene-Johansen, direktør bygg SØ Tore Dag Olsen. Tema: HMS ved ibruktakelse av nytt østfoldsykehus SØ : miljøingeniør Kristin Evju, miljøvert Kristine Olsen Bøe og yrkeshygieniker Øivind H. Olsen. FM, HMS-avdelingen. Tema: indre og ytre miljø : revisjonslederne Arne Josefsen og Ove Fevåg. Fagrevisorene Rebecca Inger Sof Dalbye, Kristin Evju, Kristine Olsen Bøe, Øivind H. Olsen og Linda Myllerup Jensen. Tema: interne HMS-revisjoner fra : avdelingssjef Knut-Erik Hymer ved Psykiatrisk akuttavdeling/psykiatrisk intermediæravdeling voksenhabilitering, verneombud Imre Frank Banfi, avdelingsrådgiver Ove Fevåg, seksjonsleder Eirik Jensen, seksjonsleder Lars Are Håkonsen, seksjonsleder Anne Lisbeth Hæreid, seksjonsleder Hege Stokstad Mathisen, stedfortreder Kristin larsen, seksjonsleder Birgitte Ysthede, seksjonsleder Unni Pedersen. Tema: forebygging av vold- og trusselsituasjoner mot medarbeidere og ledere. Tema: Forebygging og håndtering av vold- og trussel-situasjoner : avdeling akuttmottak v/sissel K. Hagen. Tema: forebygging av håndtering av vold- og trusselsituasjoner. 26 FM: Divisjon Facility Management

19 19 / Referanser - Arntzen, Elisabeth (2013). Ledelse og kvalitet i helsetjenesten. Gyldendal. - DNV GL (2014). Sertifiseringsorgan for ISO-standard. - Justis- og beredskapsdepartementet (2006), NOU 2006:6. Når sikkerheten er viktigst. Beskyttelse av landets kritiske infrastrukturer og kritiske samfunnsfunksjoner. - Helseforetakenes arbeidsmiljøkonferanse Helse Sør-Øst RHF (2009). HMS-policy fra Strategisk utviklingsplan Helse Sør-Øst RHF (des 2013). Regional strategi for Kvalitet og pasientsikkerhet Helse Sør-Øst RHF ( ). Plan for strategisk utvikling Helse Sør-Øst RHF (2014). Prosjektdirektiv for prosjekt HMS-styring i Helse Sør-Øst Karlsen, Jan Erik (2012). Forbi bunnlinjen. Balansert HMS-økonomi. Cappelen Damm. - Lai, Linda (2013). Strategisk kompetanseledelse. Fagbokforlaget. - Stortingsmelding nr 10 ( ) «God kvalitet trygge tjenester - Kvalitet og pasientsikkerhet i helse og omsorgstjenesten» - Strand, Torodd (2001). Ledelse, organisasjon og kultur. Fagbokforlaget. - Sykehuset Østfold (SØ) ( ). Administrerende direktør. Samlet plan SØ. - SØs Sikkerhetsstrategi for SØ Godkjent i ledermøte Styresak SØs styre, sak 54/14 ( ). Vedtak om strategisk tverrfaglig helhet innen Helse, Miljø og Sikkerhet. - SØs arbeidsmiljøutvalg, sak ( ). Vedtak om ny HMS-strategi for Sykehuset Østfold. - SØs Arbeidsutvalg SØ ( ). SØ avfallsstrategi SØs Arbeidsutvalg SØ ( ). Projektdirektiv; Ibruktakelse av Sykehuset Østfold Kalnes. - SØs Arbeidsutvalg SØ ( ). Nytt østfoldsykehus: Håndbok for klinisk ibruktakelse fase1(kib 1) og mellomfasen før KIB 2». 7.6 Vedtatte strategier innen HMS-området Sikkerhetsstrategi SØ Sikkerhetspolitikk Sykehuset Østfold HF skal ha åpne og tilgjengelig sykehus for alle. Pasienter, pårørende, besøkende, ansatte og studenter skal føle seg trygge og kunne ferdes dit de har behov for å komme, men ikke lenger. Strategiske delmål måloppnåelse innen En enhetlig opplæring som fremmer sikkerhetskulturen i hele organisasjonen, og sikrer at alle ansatte kjenner sitt sikkerhetsansvar, SØs sikkerhetspolicy og adgangsbestemmelser. 2. Sikkerhetsarbeidet skal ledes av en tydelig enhet som er synlig i hele organisasjonen. 3. Sikkerhetsarbeidet skal dokumenteres med et klart og tydelig rammeverk tilgjengelig for ansatte. 4. En balansert sikring som fremmer den daglige driften og visjonen om et åpent og tilgjengelig sykehus for ansatte og besøkende Avfallsstrategi SØ Mål: Sykehuset Østfold skal ha rasjonelle, miljøvennlige og trygge totalløsninger for avfallshåndtering som gir: 1. Ressurseffektiv avfallshåndtering til lavest mulig kostnad. 2. Miljøriktig avfallshåndtering i tråd med lovkrav og faglige normer. 3. Ivaretakelse av et trygt fysisk miljø for ansatte, pasienter, besøkende og omgivelser. 27 Ansvar oppfølging: divisjon FM, eiendomsavdelingen. 28 Ansvar oppfølging: divisjon FM, HMS-avdelingen.

20 20 / 20 Sykehuset Østfold HF Postboks 16, 1603 Fredrikstad