Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Framlagte saker er godkjent av rådmann.

Transkript

1 Møteinnkalling Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, Midtre Gauldal rådhus Dato: Tidspunkt: 16:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Gruppemøter fra kl Framlagte saker er godkjent av rådmann. Sign. Støren, den Erling Lenvik

2

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 22/11 PS 23/11 Innhold Lukket Arkiv- Saksnr Saker til behandling Referatsaker Saker til behandling Ombygging/tilbygg av Budal skole og barnehage 2011/ /957 PS 24/11 Ombygging/tilbygg Singsås barnehage 2011/ /960 PS 25/11 Endring i reglement for Midtre Gauldal kommunestyre /601 PS 26/11 Evaluering Trondheimsregionen /1293 PS 27/11 Ny hovedbankavtale X 2011/1256 PS 28/11 Tilbud om kjøp av aksjer i ST - gruppen AS 2011/1307 PS 29/11 Valg av kommunens representanter i Budal Flerbrukshus 2011/1490

4

5 Saker til behandling

6 PS 22/11 Referatsaker

7 Saker til behandling

8 Saker til behandling

9 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2011/957-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for oppvekst og kultur 13/ Formannskapet 34/ Kommunestyret 23/ Saksbehandler: Berit Stornes Ombygging/tilbygg av Budal skole og barnehage 2011/2012 Dokumenter i saken: Saksopplysninger Bakgrunn for saken: I handlingsprogram med økonomiplan er det i investeringsbudsjettet vedtatt rehabilitering av Budal barnehage. Tilsyn og ny godkjenning understreker nødvendigheten av dette. Befolkningsutvikling for barnegruppen 0-6 år og derav økt behov for barnehageplasser medfører i tillegg at Budal barnehage slik den står i dag har for lite godkjent areal til å kunne gi tilbud til barn med rett til barnehageplass i Budal. Vedtatte rammer for rehabilitering ivaretar ikke behovet i forhold til HMS og økt behov for leke- og oppholdsareal. Faktaopplysninger: Kunnskapsdepartementets veileder for godkjenning av barnehage sier at kommunen ved behandlingen av søknad om godkjenning skal foreta en konkret vurdering av barnehagens egnethet i forhold til de krav som kan utledes av 1 og 2 om barnehagens formål og innhold. Av disse bestemmelsene framgår det blant annet at barnehagen skal være en pedagogisk virksomhet som skal gi barna gode utviklings og aktivitetsmuligheter. Dette medfører krav til utforming, innhold og bemanning. Barnehagens fysiske rammer, dvs. lokaler og uteområde, må være egnet for barnehagedrift. Etter 2 skal barnehagen blant annet gi barn muligheter for lek, livsutfoldelse og meningsfylte opplevelser og aktiviteter i trygge og samtidig utfordrende omgivelser. Dette pålegget stiller

10 mange og varierte krav til barnehagens lokaler, uteområde og inventar, som må utformes på en måte som tar hensyn til små barns behov for fysiske utfordringer og som fremmer lek, læring og omsorg. Barnehagen skal ta hensyn til barnas alder og funksjonsnivå, og tilgjengelighet for alle må være et viktig hensyn ved utforming av barnehagen. Barnehagens fysiske omgivelser må ha kvaliteter som stimulerer motorisk utvikling gjennom lek og fysisk utfoldelse og samtidig være trygge for barn i ulike aldersgrupper. Uteområdene må derfor være egnet, både i utforming og størrelse, for variert lek og utfoldelse under trygge forhold. Beskrivelse av inne og uteareal ved Budal skole og barnehage i dag: Budal barnehage er en kommunal heldagsbarnehage for barn i alderen 0-6 år. Barnehagen er lokalisert i Flerbrukshuset sammen med skolen, og er organisert som oppvekstområde med felles enhetsleder. Budal flerbrukshus eies av et aksjeselskap med eget styre. Aksjeeiere er Budal samfunnshus og Midtre Gauldal kommune. Kommunen har størst andel av aksjene og tre representanter i styret. Budal samfunnshus har to representanter. Budal samfunnshus drifter og leier ut samfunnshusdelen. Budal barnehage startet driften i nåværende lokaler i august Barnehagen drives i et areal som leies av samfunnshuset. Det består av et stort leke og oppholdsrom, i tillegg til et mindre leke- og oppholdsrom som også benyttes til tørking av klær og hvilerom for litt eldre barn. Barnehagens lagerrom fungerer som hvilerom for de yngste. Gangen innenfor hovedinngang til samfunnshus blir brukt som lekeareal. Stellerom og toalett er det som tidligere var toaletter for samfunnshuset. Dette er rom uten vindu og kjøleaggregat fra kjølerom gjør rommet varmt og gir meget dårlig inneklima. Garderober er trange for barnegruppens størrelse. I perioder må klær og sko også tørkes her noe som påvirker inneklimaet i sterk grad. Lokalene ble utvidet ved å ta i bruk et rom i 2. etasje i tillegg til eksisterende lokaler i Dette arealet har en rømningsvei via trapperom til 1.etasje, og en rømningsvei via tilstøtende rom (annen branncelle) og til et sikkert sted i 2.etasje. Rømning via annen branncelle er ikke tillatt. Rømningsvei skal være egen branncelle. I dette tilfellet er tilstøtende rom ikke i bruk og arealene er ryddige og oversiktlige slik at rømningssikkerheten er tilfredsstillende. Dersom arealene tas i bruk til andre formål er rømningsveien ikke godkjent. Barnehagen deler kjøkken med samfunnshuset. Arrangement i samfunnshuset medfører også trafikk til og fra kjølerom med adkomst fra barnehagens leke- og oppholdsareal. Barnehagens lokaliteter er lite egnet for funksjonshemmede. Handikaptoalett finnes i Flerbrukshusets underetasje. Heis finnes i nærheten av toalettet, men det er til dels trang atkomst gjennom barnehagen for å komme til heisen. Barnehagens garderober er atskilte og trange og med et aktivitetsrom i 2. etasje, er lokalene generelt lite egnet for funksjonshemmede. Barnehage og skole har felles personalareal i 2. etasje i skoledelen av flerbrukshuset. Dette arealet er ikke tatt med i rehabiliteringsprosjektet, men har også stort behov for oppussing. I forbindelse med ny godkjenning av barnehagen ble det gjennomført befaring etter Barnehagelov, Forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skoler og branntilsyn. Tilsynet ga en del avvik og barnehagen er gitt midlertidig godkjenning til Barnehagen har et inngjerdet uteområde sammen med skolen som er stort og variert, og gir rom for trygg lek, utfoldelse og utfordringer til alle årstider. Handlingsprogram med økonomiplan for perioden har følgende vedtak for rehabilitering/påbygg ved Budal barnehage:

11 Budal skole og barnehage I økonomiplan er det avsatt 3 mill. kroner i 2011 og ytterligere 4 mill. kroner i Det er stort behov for rehabilitering. Spesielt har barnehagen behov for nye arealer. Behov for oppussing rehabilitering av skolen arealer og fornying av tekniske anlegg bla luftbehandlingsanlegg. Barnehagen og skolen har tilhold i flerbrukshuset i Enodd sentrum. Det er noen formelle problemer med at kommunen ikke står som eneeier av bygningsmassen. Kommunen har i utgangspunktet ikke lov til å låne penger for å investere i ting som kommunen ikke eier, en regner likevel med at det skal finnes løsninger slik at planlagte tiltak kan gjennomføres. ( Merknad: Etterfølgende saksfremlegg tydeliggjør at arbeidene som må utføres er mer omfattende enn tidligere antatt og kostnadsrammen må korrigeres. ) Universell utforming Ikke alle våre offentlige bygg er godt nok tilrettelagt for funksjonshemmede. Det er stort fokus og nye bestemmelser når det gjelder universell utforming. For å få dette godt nok må det gjøres noen tiltak. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skoler- Kommunestyrevedtak av I 1997 kom forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skoler. I den sammenheng gjorde Kommunestyrets et vedtak som presiserer innhold i forskriften for barnehager og skoler i Midtre Gauldal kommune: Kravet om tilgjengelighet for orienterings- og bevegelseshemmede innebærer god adkomst utenfra, gode interne forbindelser og god fremkommelighet. Under betegnelsen funksjonshemmet kommer også personer med syns- eller hørselshemminger. En må ta med i beregningen at funksjonshemmede kan ha større arealbehov enn andre barn og det må avsettes plass til lagring av tekniske hjelpemidler. Uteområdene må planlegges slik at en reduserer mulighetene for å dra sand og skitt inn i bygningen. Det må finnes mulighet for utendørs spyling. Det må finnes mulighet for oppbevaring og tørking av tøy. I skoler anbefales garderober utstyrt med låsbart garderobeskap for hver enkelt elev. Arealnormer: Inneareal for barn over 3 år: minimum 4 m2 netto leke- og oppholdsareal pr barn. Inneareal for barn under 3 år: minimum 5,5 m2 netto leke- og oppholdsareal pr barn. Disponibelt lekeareal ute: minimum 6 ganger leke- og oppholdsareal inne Mulighet til aktivitet og hvile: Små barns behov for søvn må tilfredsstilles her må en ta hensyn til individuelle behov i nært samarbeid m/foreldre i forhold til tidspunkt for søvn og lengde på sovetid. I barnehager m/barn under 3 år bør det være egne rom som kun benyttes til søvn/hvile. Soving ute må foregå på en trygg plass, helst med overbygging, der personalet har mulighet for jevnlig tilsyn. Leke- og oppholdsareal er det areal som faktisk står til disposisjon for barnas lekeaktiviteter. Rom som garderobe, sove/hvilerom og kjøkken regnes normalt ikke med i leke- og oppholdsarealet.

12 For å ha full fleksibilitet, også i forhold til organiseringsformer, endret antall barn i gruppen og for at inntak av funksjonshemmede barn skal redusere antallet barn, kan det være hensiktsmessig å bygge større enn minimumskravene tilsier. Barnehagedekning og behov Budal barnehage hadde pr barn fordelt på 5 småbarn og 23 store barn. Barnehagen har 9 skolestartere høsten Ved hovedopptak forelå søknad fra 6 nye søkere i tillegg til endring av oppholdstid. Ved oppstart nytt barnehageår høsten 2011 vil barnehagen ha 27 barn fordelt på 4 småbarn og 23 store barn. Barnehagen har ett barn på venteliste. Budal barnehage er godkjent med et leke- og oppholdsareal på 137 m2. Etter branntilsyn er 47 m2 av leke- og oppholdsarealet bare godkjent dersom det ikke er aktivitet i tilstøtende rom i 2.etg. Opptak av barn med rett til barnehageplass og venteliste krever fra høsten 2011 et leke- og oppholdsareal på 100 m2. Tilleggsareal til soverom, stellerom, toaletter, garderobe og kjøkken er etter barnegruppens størrelse for lite slik det er i dag. Vurdering Budal skole og barnehage dagens situasjon: Budal skole og barnehage er preget av slitasje og manglende vedlikehold. Arealet er fordelt på to etasjer. I første etasje er det få muligheter til å dele arealet inn i områder for større og mindre barn eller for eksempel rolig aktivitet og mer fysisk lek. Andre etasje kan kun benyttes når det er tilstrekkelig bemanning tilstede. Det vil si at barnehagen er inndelt slik at det gir lite frihet for barn å benytte alt areal uten organisering og styring/kapasitet i voksenressursen. Når deler av arealet i tillegg benyttes til sambruk medfører dette lite fleksibilitet. Budal barnehage har barn i alderen 0-6 år. Barnehagen har som beskrevet ikke areal som enkelt lar seg dele inn i områder for større og mindre barn. Dette påvirker både trygghet for yngre barn og behov for fysisk utfoldelse og aktivitet for de eldste barna. Barnehagen synes å være dårligst egnet for de yngste barna. Leke- og oppholdsarealet vurderes ut fra dette samlet som lite egnet ut fra lovfestede krav i Rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver som pålegger barnehagen å ivareta barns medvirkning, legge til rette for blant annet trygghet, lek og læring, aktivitet og hvile, utforsking og nysgjerrighet ut fra det enkelte barns alders- og modningsnivå. Garderober og stellerom har for liten plass til å ivareta den funksjon som av- og påkledning og bleieskift har for blant annet begrepslæring, sosiale ferdigheter, motoriske ferdigheter og omsorg i tråd med Rammeplanen. Stellerom og toaletter er i meget dårlig forfatning og uhygienisk med tanke på renhold og smittevern. Kombinasjon av tørkerom, leke- og oppholdsareal og hvilerom for de største barna er ikke tilfredsstillende i forhold til inneklima og mulighet til å hvile ved behov. Det samme gjelder soverom for de minste barna som også fungerer som lager. Flerbruk av offentlige anlegg bør generelt vurderes når det er mulig med tanke på effektiv utnyttelse av ressurser. Det bør likevel ikke være slik at sambruket skal skje i samme tidsrom på døgnet slik det fungerer i Budal flerbrukshus, der samfunnshusdelen blant annet brukes til

13 minnesamvær ved begravelser og barnehagen mister tilgang til kjøkken samtidig som det er nødvendig å gå gjennom barnehagearealet for å komme til kjølerom. Budal skole og barnehage fremtidige behov: Med bakgrunn i prognoser fra SSB som tilsier stor vekst i kommunen de neste årene er det grunn til å anta at Budal oppvekstområde også øker noe i 0-6 åringer i årene fremover. En rehabilitering og utbygging av Budal skole og barnehage bør ivareta både eksisterende behov for areal og framtidige behov. a) Budal barnehage har tilnærmet uendret barnetall ved oppstart barnehageåret Barnehagen har få småbarn. Uten at dette er dokumentert, kan det ha sammenheng med barnehagens egnethet for de minste barna. Barnehagen har lav dekningsprosent for de yngste barna i forhold til andre deler av kommunen. b) En rehabilitering av barnehage og skole slik det arealmessig ligger i dag gir store utfordringer for å ivareta krav til HMS og brannsikkerhet. Dette gjelder den grad av vedlikehold og oppussing som vil være nødvendig. I tillegg vil dette berøre samfunnshusets behov for sambruk. c) Plassering av barnehagen der den er gir også utfordringer i forhold til arealbehov. Barnehagen er ved oppstart høsten 2011 avhengig av arealet i 2.etasje for å ivareta lovfestet krav. Dette leke- og oppholdsarealet er midlertidig godkjent under forutsetning av at tilstøtende areal ikke blir benyttet. Utredning av barnehagebehov og godkjenning av barnehagen har synliggjort behov for flytting av barnehagens areal og ombygging, nybygg og rehabilitering av skoledelen i flerbrukshuset for å ivareta lovfestede krav. d) I forhold til geografi og størrelse på barnegrupper bør det fortsatt tenkes ett oppvekstområde med èn skoledel og èn barnehagedel under samme tak. Dette gir gode muligheter til å videreutvikle den pedagogisk plattformen det er arbeidet med. Det gir også gode vilkår for å lykkes bra i overgangen fra barnehage til skole. En samlokalisering kan også gi fleksibel bruk av arealer og bemanning over tid, dersom svingninger i befolkningsvekst varierer mellom å være størst i barnehagealder eller skolealder. Ombygging/tilbygg 2011/ planløsning/kostnader Med bakgrunn i overstående har Arkitektkontoret Arkiplan A/S på oppdrag fra Midtre Gauldal kommune utarbeidet forslag til arealdisponering og planløsning for Budal skole og barnehage. Arkiplans forslag viser et mindre tilbygg mot øst som inneholder nytt inngangsparti/garderobe for skolen samt et tilbygg i 2 etasjer mot vest med brutto golvareal ca. 105 m2 pr. etasje. Dette arealet inngår i barnehagens arealer i underetasje og i skolens areal i 1.etasje. Øvrige tilpasninger er gjort innenfor dagens yttervegger og berører arealer i underetasje og i 1. etasje. I 2. etasje er ikke gjort endringer i forhold til dagens planløsning og standard. Ombyggingsarbeidene i underetasje og i 1. etasje er av vekslende vanskelighetsgrad og omfang. Ut ifra vurdert grad av ombygging er arbeidene karakterisert og kalkulert i 3 kategorier: 1. Tung ombygging -Fjerning av alle skillevegger, himlinger, golvoverflater, tekniske installasjoner -Betongsaging og hullboring/branntetting i brannvegger -Nye vegger og dører -Nye himlinger -Nye golvoverflater

14 -Nytt opplegg for alle tekniske fag 2. Middels ombygging -Som ovenfor,men i mindre omfang vedr. riving og behov for nyinstallasjoner -Nytt opplegg for ventilasjon 3. Lett ombygging -Ny overflatebehandling på bestående flater -Mindre bygningsmessig og tekniske tilpasninger -Nytt opplegg for ventilasjon Foreliggende tegninger fra Arkiplan A/S viser omfang av de forskjellige grader av ombygging i respektive arealet/etasjer. Gjennomføring av nødvendige byggearbeider med utgangspunkt i foreliggende planforslag medfører at både skole og barnehage må inn i andre lokaler i byggeperioden. Det er ikke tatt stilling til hvordan man løser oppgaven med midlertidige lokaler på dette stadiet i prosessen. Men for at en skal kunne ha et bilde på økonomisk konsekvens i denne sammenheng er det i nedenforstående kostnadsoverslag medtatt kostnader med brakkeløsning for både skole og barnehage. Overslaget er basert på bruk av 30 brakkenheter, til sammen ca. 540 m2 golvareal. Alternativ løsninger /konsekvenser dersom det ikke bevilges økte ressurser: Dersom det ikke bevilges økte ressurser for rehabilitering og påbygg ved Budal skole og barnehage slik skisse fra Arkiplan må det utredes andre alternativer for å ivareta lovkrav og behov for skolen og barnehagen 1. Eksisterende barnehageareal rehabiliteres og utvides med godkjent leke- oppholdsareal i tilknytning til eksisterende areal. Skoledelen rehabiliteres for å ivareta krav til HMS og skolemiljø. 2. Skoledelen rehabiliteres og det etableres en ny barnehage for den del av barnegruppen som eksisterende barnehage ikke har godkjent areal for/plass til. Lokalisering av en slik løsning, enten det er i Flerbrukshuset, brakker eller lignende er ikke vurdert. Slike løsninger vil sannsynligvis være driftsmessig dyrere da erfaring viser at små barnehager er forholdsvis mer kostbar i drift enn større barnehager. Dette har blant annet sammenheng med utnyttelse av bemanning, materiell og utstyr. Disse alternativene gir også mindre mulighet til sambruk av areal, bemanning, inventar og utstyr mellom skole og barnehage. I tillegg vil det pedagogiske samarbeidet få dårligere vilkår. Det er ikke startet utredning av et disse alternativene pr. dato. Økonomiske konsekvenser Kostnadsoverslag Utarbeidet pr Grunnlag: Tegninger fra Arkiplan A/S datert Underetasje -Tilbygg: Kr ,- -Tung ombygging: Kr ,- -Middels ombygging: Kr ,- -Lett ombygging: Kr ,-

15 2. 1. etasje -Tilbygg: Kr ,- -Nytt tak ved inngangsside øst: Kr ,- -Tung ombygging: Kr ,- -Middels ombygging: Kr ,- -Lett ombygging: Kr , etasje -Ingen tiltak 4. Midlertidige lokaler for skole og barnehage -Her medregnet tilrigging og drift av 30 stk. brakker av samme type som benyttet for midlertidig skoledrift ved Soknedal skole: Kr ,- Sum totale utbyggingskostnader, inkl. mva.: Kr ,- Bevilget sum til utbygging av Budal skole og barnehage iflg. vedtatt investeringsplan: Kr ,- Tilleggskostnader for foreliggende planforslag: Kr ,- Finansiering: Budal oppvekstområde var i ØP satt opp med en finansiering på 7 mill. kr, 3 mill. kr. + 4 mill. kr. Det viser seg at for å gjøre Budal Flerbrukshus velegnet for den drift som pt. er i bygget må det bevilges ytterligere 10,815 mill. kr. For å finansiere denne tilleggsbevilgningen foreslåes følgende: 1. Benytte kortsiktig kapital knyttet til formuen. 6,6 mill. kr Formuen består av langsiktige midler, kraftfondet, og kortsiktige midler avsatt til skoleformål tidligere. Denne avsetningen ble gjort i september 2007 med 20 mill. kr. Av disse er 16 mill. benyttet i skole utbyggingen de senere år og resterende samt avkastning siden 2007 benyttes til å dekke inn tilleggskostnaden. 2. Lån 4,215 mill kr. De årlige kostnadene knyttet til dette tilleggslånes fordeler seg slik: Rente ( 3,6%, 40 år) Avdrag : Totalt : kr kr kr Det vil kunne bli aktuelt å søke rentekompensasjonsordningen til Husbanken knyttet til investeringen. Utfordringen vil være å kalkulere hvor stor del av denne investeringen som er knyttet til skole og hvor stor del som er knyttet til barnehage. Gitt at tilskudd kommer vil dette justere ned rentekostnadene knyttet til investeringen.

16 Finansieringen av dette tiltaket vil være å nedjustere Økonomiplanens rentebane slik at den frigjør rente midler tilsvarende kapitalkostnadene. Ny rentebane : ,45 3,95 4,4 4,7 Dette er en nedjustering av vedtatt rentebane med 0,15%, hvilket frigjør kr for de lån kommunen har i sin vedtatte portefølje, hvorav halvparten benyttes til å finansiere denne tilleggsbevilgningen. Denne finansieringen presser rentemarginen i porteføljen og skaper utfordring ved rask renteøkning. Rådmannens innstilling 1. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner fremlagte skisseprosjekt fra Arkiplan AS 2. Midtre Gauldal kommune garanterer for låneopptak for Budal Flerbrukshus på kr , for ombygging og tilbygg i skole og barnehage. Kostnader til midlertidige lokaler med mer må holdes på et minimum. 3. Midtre Gauldal kommune inngår avtale med Budal flerbrukshus ift betjening av låneopptaket. 4. Kostnadene innarbeides i økonomiplan Rådmannen gis fullmakt til å igangsette arbeid med detaljprosjektering, anbudsinnhenting, antakelse av anbyder og igangsetting av byggearbeidene samt inngå avtale med Budal Flerbrukshus. Tabell : År/ konto / art Rammeomr, ansvar Tjeneste funksjon Prosjekt Beløp Saksprotokoll i Utvalg for oppvekst og kultur Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak 6. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner fremlagte skisseprosjekt fra Arkiplan AS

17 7. Midtre Gauldal kommune garanterer for låneopptak for Budal Flerbrukshus på kr , for ombygging og tilbygg i skole og barnehage. Kostnader til midlertidige lokaler med mer må holdes på et minimum. 8. Midtre Gauldal kommune inngår avtale med Budal flerbrukshus ift betjening av låneopptaket. 9. Kostnadene innarbeides i økonomiplan Rådmannen gis fullmakt til å igangsette arbeid med detaljprosjektering, anbudsinnhenting, antakelse av anbyder og igangsetting av byggearbeidene samt inngå avtale med Budal Flerbrukshus. Tabell : År/ konto / art Rammeomr, ansvar Tjeneste funksjon Prosjekt Beløp Saksprotokoll i Formannskapet Aina Reppe fremmet følgende forslag: Det forutsettes at plan- og byggekomiteen involveres i det videre arbeidet. OK-utvalgets innstilling med Reppe s tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak 1. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner fremlagte skisseprosjekt fra Arkiplan AS 2. Midtre Gauldal kommune garanterer for låneopptak for Budal Flerbrukshus på kr , for ombygging og tilbygg i skole og barnehage. Kostnader til midlertidige lokaler med mer må holdes på et minimum. 3. Midtre Gauldal kommune inngår avtale med Budal flerbrukshus ift betjening av låneopptaket. 4. Kostnadene innarbeides i økonomiplan Rådmannen gis fullmakt til å igangsette arbeid med detaljprosjektering, anbudsinnhenting, antakelse av anbyder og igangsetting av byggearbeidene samt inngå avtale med Budal Flerbrukshus. 6. Det forutsettes at plan- og byggekomiteen involveres i det videre arbeidet. Tabell : År/ konto / art Rammeomr, ansvar Tjeneste funksjon Prosjekt Beløp

18

19 Saksframlegg Arkivnr. Saksnr. 2011/960-1 Utvalg Utvalgssak Møtedato Utvalg for oppvekst og kultur 14/ Formannskapet 35/ Kommunestyret 24/ Saksbehandler: Berit Stornes Ombygging/tilbygg Singsås barnehage 2011/2012 Dokumenter i saken: Saksopplysninger Bakgrunn for saken: I handlingsprogram med økonomiplan er det i investeringsbudsjettet vedtatt rehabilitering/påbygg av Singsås barnehage. Tilsyn og ny godkjenning understreker nødvendigheten av dette. Befolkningsutvikling for barnegruppen 0-6 år og derav økt behov for barnehageplasser medfører i tillegg at Singsås barnehage slik den står i dag er arealmessig for liten til å kunne gi tilbud til barn med rett til barnehageplass i Singsås. Økt behov for leke- og oppholdsareal er ikke en del økonomisk vedtak som foreligger. Faktaopplysninger: Kunnskapsdepartementets veileder for godkjenning av barnehage sier at kommunen ved behandlingen av søknad om godkjenning skal foreta en konkret vurdering av barnehagens egnethet i forhold til de krav som kan utledes av 1 og 2 om barnehagens formål og innhold. Av disse bestemmelsene framgår det blant annet at barnehagen skal være en pedagogisk virksomhet som skal gi barna gode utviklings og aktivitetsmuligheter. Dette medfører krav til utforming, innhold og bemanning. Barnehagens fysiske rammer, dvs. lokaler og uteområde, må være egnet for barnehagedrift. Etter 2 skal barnehagen blant annet gi barn muligheter for lek, livsutfoldelse og meningsfylte opplevelser og aktiviteter i trygge og samtidig utfordrende omgivelser. Dette pålegget stiller mange og varierte krav til barnehagens lokaler, uteområde og inventar, som må utformes på en måte som tar hensyn til små barns behov for fysiske utfordringer og som fremmer lek, læring og

20 omsorg. Barnehagen skal ta hensyn til barnas alder og funksjonsnivå, og tilgjengelighet for alle må være et viktig hensyn ved utforming av barnehagen. Barnehagens fysiske omgivelser må ha kvaliteter som stimulerer motorisk utvikling gjennom lek og fysisk utfoldelse og samtidig være trygge for barn i ulike aldersgrupper. Uteområdene må derfor være egnet, både i utforming og størrelse, for variert lek og utfoldelse under trygge forhold. Beskrivelse av inne og uteareal ved Singsås barnehage i dag Singsås barnehage er en kommunal heldagsbarnehage for barn i alderen 0-6 år. Barnehagen er en del av Singsås oppvekstområde med felles enhetsleder. Singsås barnehage holder i dag til i lokaler som ble bygd i 1987 for Singsås Sparebank. Singsås private barnehage startet driften i deler av nåværende lokaler i I august 2006 kjøpte kommunen bygget og det ble ombygd for barnehagedrift. Siste tilpasning/ombygging i så henseende ble utført i Singsås private barnehage og Singsås kommunale barnehage ble sammenslått til en kommunal barnehage. Det ble opprettet en 2-avdelings barnehage hvorav en småbarnsavdeling. Bestående bygg består av hovedetasje med full kjeller under. Bygningens brutto golvareal pr. etasje er på ca. 220 m2. Kjelleren er i relativt god bygningsmessig forfatning og benyttes i dag hovedsakelig til lager og personalgarderobe for barnehagen, og i mindre grad til lager for lokale lag/organisasjoner. Personalareal for øvrig består av to små rom på til sammen 15 m2 som skal ivareta funksjoner som kontor, arbeidsplasser og personalrom for ansatte. Singsås barnehage har to litt større rom til leke- og oppholdsareal der det ene har kjøkkenet som en del av dette arealet. Barnehagen har ett felles kjøkken. Dette har ikke plass til kjøleskap med lagringskapasitet tilsvarende barnegruppens størrelse. Det er derfor satt kjøleskap i kjelleren i tillegg. Det er to mindre rom til lek og aktivitet der det ene i tillegg benyttes til soverom og lager. Barnehagens garderober er små og vil gi store utfordringer for en rullestolbruker. I tillegg er garderobene eneste lagringsplass for barnevogner i tillegg til lekerom/soverom. Ved branntilsyn ble det gitt avvik for at manglende branncelleinndeling og konstruksjoner etter lovfestede krav. Trange garderober fikk avvik som rømningsveier, og ombygging ga rømningsveier gjennom annen branncelle. Singsås barnehage har et lite inngjerdet uteområde som er flatt, dekket med asfalt på store deler av området og har lite skjerming mot sol. Området gir lite variert rom for utfoldelse og utfordringer. Uteområdet er inngjerdet og ligger inntil fylkesveien på den ene siden. Det oppleves ikke støy eller støvproblemer fra veien. Like utenfor inngangsporten er innkjøring til et bolighus. Parkeringsplassen deles med kirken og det parkeres helt inn til grinden ved barnehagen ved aktivitet i denne. I forbindelse med ny godkjenning av barnehagen ble det gjennomført befaring etter Barnehagelov, Forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skoler og branntilsyn. Tilsynet ga en del avvik og barnehagen er gitt midlertidig godkjenning til Handlingsprogram med økonomiplan for perioden har følgende vedtak for rehabilitering/påbygg ved Singsås barnehage: Singsås barnehage ligger inne i vedtatt økonomiplan med 5,750 mill. kroner i Barnehagen har behov for bygningsmessig utvidelser til garderober, lekearealer og ny barnevogngarasje. Samtidige er det behov for oppgradering av tekniske anlegg, drenering, kloakkavløp, luftbehandlingsanlegg, etc.

21 Uteområdet må utvides og opparbeides spesielt når det gjelder utvendige lekearealer, men også atkomst og parkering, arealer for bringing og henting, må planlegges og opparbeides. En regner så langt med at vedtatt bevilgning er tilstrekkelig. Det gjenstår å få endelig avklaring og hjemmelsoverføring for arealene rundt barnehagen, men en regner med at dette kan ordne seg slik at utbygging og opparbeidelse kan starte i Universell utforming Ikke alle våre offentlige bygg er godt nok tilrettelagt for funksjonshemmede. Det er stort fokus og nye bestemmelser når det gjelder universell utforming. For å få dette godt nok må det gjøres noen tiltak. Forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skoler- Kommunestyrevedtak av I 1997 kom forskrift om miljørettet helsevern i barnehage og skoler. I den sammenheng gjorde Kommunestyrets et vedtak som presiserer innhold i forskriften for barnehager og skoler i Midtre Gauldal kommune: Kravet om tilgjengelighet for orienterings- og bevegelseshemmede innebærer god adkomst utenfra, gode interne forbindelser og god fremkommelighet. Under betegnelsen funksjonshemmet kommer også personer med syns- eller hørselshemminger. En må ta med i beregningen at funksjonshemmede kan ha større arealbehov enn andre barn og det må avsettes plass til lagring av tekniske hjelpemidler. Uteområdene må planlegges slik at en reduserer mulighetene for å dra sand og skitt inn i bygningen. Det må finnes mulighet for utendørs spyling. Det må finnes mulighet for oppbevaring og tørking av tøy. I skoler anbefales garderober utstyrt med låsbart garderobeskap for hver enkelt elev. Arealnormer: Inneareal for barn over 3 år: minimum 4 m2 netto leke- og oppholdsareal pr barn. Inneareal for barn under 3 år: minimum 5,5 m2 netto leke- og oppholdsareal pr barn. Disponibelt lekeareal ute: minimum 6 ganger leke- og oppholdsareal inne Mulighet til aktivitet og hvile: Små barns behov for søvn må tilfredsstilles her må en ta hensyn til individuelle behov i nært samarbeid m/foreldre i forhold til tidspunkt for søvn og lengde på sovetid. I barnehager m/barn under 3 år bør det være egne rom som kun benyttes til søvn/hvile. Soving ute må foregå på en trygg plass, helst med overbygging, der personalet har mulighet for jevnlig tilsyn. Leke- og oppholdsareal er det areal som faktisk står til disposisjon for barnas lekeaktiviteter. Rom som garderobe, sove/hvilerom og kjøkken regnes normalt ikke med i leke- og oppholdsarealet. For å ha full fleksibilitet, også i forhold til organiseringsformer, endret antall barn i gruppen og for at inntak av funksjonshemmede barn skal redusere antallet barn, kan det være hensiktsmessig å bygge større enn minimumskravene tilsier. Barnehagedekning og behov Pr hadde Singsås barnehage 35 barn fordelt på 10 små og 25 store barn. Barnehagen har 8 skolestartere høsten Ved hovedopptak forelå søknad fra 16 nye søkere og 3 søkere som ønsket overføring fra annen barnehage.

22 Ved oppstart nytt barnehageår høsten 2011 vil barnehagen ha 43 barn fordelt på 17 småbarn og 26 store barn. Barnehagen har ett barn på venteliste. Singsås barnehage er godkjent med et leke- og oppholdsareal på 110 m2. Barnehagen har inneværende barnehageår venteliste da leke- og oppholdsareal setter begrensninger. Opptak av barn med rett til barnehageplass og venteliste krever fra høsten 2011 et leke- og oppholdsareal på 155 m2. Tilleggsareal til soverom, stellerom, toaletter, garderobe og kjøkken er etter barnegruppens størrelse for lite slik det er i dag. Vurdering Singsås barnehage dagens situasjon: Singsås barnehage slik den fremstår i dagens lokaliteter bærer noe preg av slitasje og at det er trangt om plassen. Dette gjelder spesielt areal til garderober og soverom. Barnehagen mangler helt tørkemuligheter for klær og sko. Dette påvirker innklimaet da dette må henge til tørk i garderobene. Dette har også betydning for fleksibelitet i forhold til uteaktivitet. Garderober og stellerom har for liten plass til å ivareta den funksjon som av- og påkledning og bleieskift har for blant annet begrepslæring, sosiale ferdigheter, motoriske ferdigheter og omsorg i tråd med Rammeplanen. Kombinasjon av lager og hvilerom for de yngste barna er ikke tilfredsstillende i forhold til hygiene og mulighet til søvn og hvile. Leke- og oppholdsarealet inne, ut fra dagens barnegruppe, er vurdert som egnet ut fra lovfestede krav. Rammeplan for barnehagens innhold og oppgaver som pålegger barnehagen å ivareta barns medvirkning, legge til rette for blant annet trygghet, lek og læring, utforsking og nysgjerrighet ut fra det enkelte barns alders- og modningsnivå. Leke- og oppholdsareal har betydning for konflikt- og støynivå. Barnehagens maksimale utnyttelse av arealet gir utfordringer i forhold til dette. Hovedetasjen er i god bygningsmessig stand og benyttes i sin helhet til barnehagedrift med tilhørende kontor og personalrom. En del veggoverflater av teglsten er uhensiktsmessige med tanke på renhold i denne type bygg og bør erstattes av glatt overflatemateriale. Golvbelegg er slitent og bør skiftes ut i alle rom. Tekniske anlegg må oppgraderes og tilpasses dagens standard. Dette gjelder spesielt ventilasjonsanlegget som yter langt under dagens krav hva angår luftmengder/luftutskifting i denne type bygg. Singsås barnehage fremtidige behov: Med bakgrunn i prognoser fra SSB som tilsier stor vekst i kommunen de neste årene er det grunn til å anta at Singsås oppvekstområde også øker noe i 0-6 åringer i årene fremover. En rehabilitering og utbygging av Singsås barnehage bør ivareta både eksisterende behov for areal og framtidige behov. a) Singsås barnehage øker barnetallet med 8 barn ved oppstart barnehageåret Barnehagen utnytter allerede arealet maksimalt i forhold til godkjenning. Dette medfører at behovet for økt areal ikke dekkes innenfor eksisterende bygg. Singsås barnehage trenger m2 lekeog oppholdsareal ut over eksisterende areal. I tillegg må det beregnes tilleggsareal til garderober, soverom etc. b) Skisseforslag fra Arkiplan med tilbygg på ca. 245 m2 brutto golvareal gir plass for en 3- avdelings barnehage (54 storbarnsenheter ) tar høyde for en videre økning på 6-8 barn ut over høstens barnegruppe. Med bakgrunn i usikkerhet om forventet økning av aldersgruppen

23 0-6 år kan dette synes noe knapt. Ut fra dette bør det vurderes å bygge noe større enn skisserte areal fra Arkiplan. Dette for å unngå ny påbygging etter få år som sannsynligvis vil medføre større kostnader samlet sett. Et slikt areal kan innpasses i den totale planløsningen med tanke på fleksibilitet i forhold til totalt barnetall og fordeling mellom store og små barn. En evt. utvidelse av areal på 100 m2 utover de allerede planlagte 245 m2 vil kunne bygges innenfor en kostnadsramme på ca. 2 mill. kroner. Dette vil da komme som et tillegg til beregnede tilleggskostnader på kr ,-. Utearealet bør utvides og forbedres i forhold til egnethet for lek- og aktivitetsmuligheter. Området stimulerer ikke til utforsking, nysgjerrighet og utfordringer i barnas aktivitet. I tillegg er det behov for å utbedre ankomst og parkering med hensyn til trafikksikkerhet. Tilbygg/ombygging Iflg. foranstående utredning og prognoser angående barnetall i området som sogner til Singsås Barnehage, er det behov for utvidelse av dagens barnehage. Dette gjelder så vel bygning som utvendige arealer til lekeområde, trafikkareal, parkering etc. Arkitektkontoret Arkiplan A/S ble derfor engasjert til å utarbeide et enkelt skisseforslag for ny barnehageløsning basert på ombygging av bestående bygg med nødvendig tilbygg. Skisseforslaget omfatter forslag til planløsning, plan som viser sammenføyning av takkonstruksjon for bestående bygg og tilbygg samt en enkel situasjonsplan. Planforslaget viser at det er behov for et tilbygg på ca. 245 m2 brutto golvareal på ett plan. Utomhusarealet er vesentlig utvidet i forhold til dagens situasjon i og med at Midtre Gauldal kommune har ervervet areal fra tilliggende eiendom i forbindelse med en større regulering i området. Det presiseres at foreliggende forslag må bearbeides nærmere i forhold til romorganisering, detaljering, bruk av utearealer etc. dersom dette utbyggingsforslaget skulle bli vedtatt. En evt. slik prosess vil bli gjennomført i nært samarbeid med aktuelle aktører tilknyttet drift og bruk av Singsås Barnehage. Vedtak i handlingsprogram med økonomiplan er i hovedsak basert på rehabilitering og mindre tilbygg for areal til garderober og vogner, oppussing av fysisk miljø og oppgradering av tekniske anlegg. Budsjettet gir ikke rom for nybygg som ivaretar arealbehovet ut fra dagens og fremtidens barnegruppe med rett til barnehageplass. Alternativ løsning/konsekvenser dersom det ikke bevilges økte ressurser: Dersom det ikke bevilges økte ressurser for påbygg ved Singsås barnehage som dekker behovet for areal, må det utredes alternative løsninger for lokalisering av en barnegruppe/avdeling i annet bygg. Eksisterende barnehage har ikke areal til barnegruppen fra høsten Det vil da bli nødvendig å etablere en barnehage med plass til barn. En slik løsning vil sannsynligvis være driftsmessig dyrere da erfaring viser at små barnehager er forholdsvis mer kostbar i drift enn større barnehager. Dette har blant annet sammenheng med utnyttelse av bemanning, materiell og utstyr. Det er ikke startet utredning av et slikt alternativ pr. dato. Drift av barnehagen i byggeperioden Nødvendige byggearbeider i forhold til foreliggende planforslag er tenkt gjennomført med oppstart i august/september 2011 og med ferdigstillelse sommeren Det er ikke aktuelt å drifte barnehage i dagens lokaler i den perioden byggearbeidene pågår. Dette medfører behov for midlertidige lokaler for barnehagen i denne perioden. I etter-

24 følgende kostnadsvurdering er forutsatt at en kan benytte gamle Singsås Skole i tilknytning til en midlertidig brakkeløsning til dette formålet. En ser da for seg en del tilpasningsarbeider i gammelskolen samt en midlertidig brakkerigg bestående av ca. 15 brakkenheter (til sammen ca. 270 m2 golvareal). Økonomiske konsekvenser Kostnadsvurdering Nødvendige kostnader for gjennomføring av tilbygg og ombygging etter Arkiplans skisse ved Singsås Barnehage fremkommer som følger: -Tilbygg ca. 245 m2: Kr ,- -Ombygging/oppgradering i bestående bygg: Kr ,- -Opparbeidelse av utomhusarealer: Kr ,- -Kostnader knyttet til midlertidige lokaler: Kr ,- Sum totale utbyggingskostnader inkl. mva.: Kr ,- Bevilget sum til Singsås Barnehage iflg. vedtatt investeringsplan: Kr ,- Tilleggskostnader for foreliggende planforslag: Kr ,- Tilleggskostnad ved større areal for fremtidig behov Kr ,- Finansiering: For å fullføre Singsås barnehage må det tilleggsbevilges 4,197 mill. kr. Tilleggsbevilgning finansieres med lån. Rente ( 3,6%, 40 år ) Avdrag : Totalt : kr kr kr Finansieringen av dette tiltaket vil være å nedjustere Økonomiplanens rentebane slik at den frigjør rente midler tilsvarende kapitalkostnadene. Ny rentebane : ,45 3,95 4,4 4,7 Dette er en nedjustering av vedtatt rentebane med 0,15%, hvilket frigjør kr for de lån kommunen har i sin vedtatte portefølje, hvorav halvparten benyttes til å finansiere denne tilleggsbevilgningen. Denne finansieringen presser rentemarginen i porteføljen og skaper utfordring ved rask renteøkning. Rådmannens innstilling 1. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner fremlagte skisseprosjekt utarbeidet av Arkiplan AS

25 2. Midtre Gauldal kommune bevilger kr ,- for ombygging og tilbygg Singsås barnehage. Kostnader til midlertidige lokaler m.m. må holdes på et minimum. 3. Kostnadene innarbeides i økonomiplan Rådmannen gis fullmakt til å igangsette arbeid med detaljprosjektering, anbudsinnhenting, antakelse av anbyder og igangsetting av byggearbeidene. År/ konto / art Rammeomr, ansvar Tjeneste funksjon Prosjekt Beløp Saksprotokoll i Utvalg for oppvekst og kultur Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak 5. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner fremlagte skisseprosjekt utarbeidet av Arkiplan AS 6. Midtre Gauldal kommune bevilger kr ,- for ombygging og tilbygg Singsås barnehage. Kostnader til midlertidige lokaler m.m. må holdes på et minimum. 7. Kostnadene innarbeides i økonomiplan Rådmannen gis fullmakt til å igangsette arbeid med detaljprosjektering, anbudsinnhenting, antakelse av anbyder og igangsetting av byggearbeidene. År/ konto / art Rammeomr, ansvar Tjeneste funksjon Prosjekt Beløp Saksprotokoll i Formannskapet Aina Reppe fremmet følgende forslag:

26 Det forutsettes at plan- og byggekomiteen involveres i det videre arbeidet. OK-utvalgets innstilling med Reppe s tilleggsforslag enstemmig vedtatt. Vedtak 9. Midtre Gauldal kommunestyre godkjenner fremlagte skisseprosjekt utarbeidet av Arkiplan AS 10. Midtre Gauldal kommune bevilger kr ,- for ombygging og tilbygg Singsås barnehage. Kostnader til midlertidige lokaler m.m. må holdes på et minimum. 11. Kostnadene innarbeides i økonomiplan Rådmannen gis fullmakt til å igangsette arbeid med detaljprosjektering, anbudsinnhenting, antakelse av anbyder og igangsetting av byggearbeidene. 5. Det forutsettes at plan- og byggekomiteen involveres i det videre arbeidet. År/ konto / art Rammeomr, ansvar Tjeneste funksjon Prosjekt Beløp

27 Saksframlegg Arkivnr. 014 Saksnr. 2011/601-5 Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 25/ Saksbehandler: Margret Innset Buberg Endring i reglement for Midtre Gauldal kommunestyre 7 Dokumenter i saken: 1 S Endring av 11 i reglement for Midtre Gauldal kommunestyre (spørsmål/interpellasjon) 2 X Reglement for Midtre Gauldal kommunestyre 3 X Særutskrift - Endring av 11 i reglement for Midtre Gauldal kommunestyre (spørsmål/interpellasjon) 4 X Reglement for Midtre Gauldal kommunestyre vedtatt med endringer S Endring i reglement for Midtre Gauldal kommunestyre 7 Saksopplysninger Kommunestyret vedtok i møte følgende endring i reglement for kommunestyrets virksomhet 11 c: Interpellasjoner og spørsmål behandles som siste sak i kommunestyret. Dette fører til at reglementets 7 Rekkefølgen for behandling av sakene også må endres. 7 4.avsnitt i vedtatte reglement lyder: Spørsmål, interpellasjoner og redegjørelser, jfr. 9, 10 og 11. behandles først. Vurdering Redegjørelser jfr. 9, samt offentlige spørsmål (innbyggerinitiativet) jfr. 10 bør fortsatt skje i starten av møtet. Dette gjelder særlig offentlig spørreordning der innbyggerne i kommunen kan fremme forslag som gjelder kommunens virksomhet.

28 Rådmannens innstilling Kommunestyret vedtar følgende endring i 7 rekkefølgen for behandling av sakene 4. avsnitt: Kommunestyret avsetter tid til redegjørelser ( 9) og offentlige spørsmål ( 10) før behandling av øvrige saker starter. Interpellasjoner og spørsmål behandles som siste sak.

29 Saksframlegg Arkivnr. 026 Saksnr. 2011/ Utvalg Utvalgssak Møtedato Kommunestyret 26/ Saksbehandler: Knut Dukane Evaluering Trondheimsregionen 2011 Dokumenter i saken: 1 I Evaluering Trondheimsregionen 2011 Trondheim kommune 2 S Evaluering Trondheimsregionen 2011 Saksopplysninger Trondheimsregionen regionrådet vedtok i møte i sak 9 følgende: I henhold til vedtektenes 3 legges vedlagt saksfremlegg fram for behandling i de sittende kommunestyrene. Saksfremlegget følger: Gjeldende vedtekt for Trondheimsregionen fastsetter følgende i 3, Forankring: Kommunestyrene behandler en sak om samarbeidet i Trondheimsregionen i slutten av hver valgperiode. Saken med vedtak tas opp av nytt kommunestyre i starten av valgperioden. Ut fra evaluering av perioden skal saken drøfte hva som er de viktigste aktuelle utfordringene regionen står overfor og hvordan arbeidet skal legges opp for å møte disse. Før valget i 2007 ble det gjennomført en intervjuundersøkelse blant de valgte medlemmene i Trondheimsregionen, se vedlegg 1. Undersøkelsen ga et meget nyttig utgangspunkt for utvikling av samarbeidet i Trondheimsregionen. Det ble gjennomført en omfattende prosess i etterkant av evalueringen, forslag til endringer ble lagt fram i Trondheimsregionens møte Saken ble så sendt til alle kommunestyrer med likelydende saksfremlegg, vedlegg 2. Kommunene sluttet seg til, og Trondheimsregionen vedtok endringene i møte , etterfulgt av vedtektsendringer som ble vedtatt i møte Denne omfattende runden ligger så pass nært tilbake i tid at det etter drøfting i rådmannsforum og i eget ordførermøte ikke anses å være hensiktsmessig å igangsette tilsvarende evaluering nå.

30 Under gjennomgås endringer som faktisk er gjort i henhold til vedtaket Så belyses utfordringer framover med utgangspunkt i først og fremst utviklingsplanen, næringsplanen og interkommunal arealplan (IKAP). Gjennomgang av endringsvedtaket i 2009 og realiseringen av dette: Under er endringspunkter i vedtaket beskrevet, gjennomføring er angitt med kursiv. Det politiske flertallet i den enkelte kommune, ved ordføreren, skal forvalte kommunens stemmerett. Konsensusprinsippet legges til grunn. Dette er gjennomført. Kommunene i Trondheimsregionen velger leder og nestleder blant ordførerne. Leder og nestleder utgjør arbeidsutvalget. Gjennomført med videreføring: AU er gitt en klarere funksjon gjennom formelle saksinnkallinger/protokoll. Det er fastsatt at arbeidsutvalget har inntil 4 ordførere som medlemmer og AU er gitt hastevedtaksfullmakt. Det fastsettes i ny vedtekt at AU innstiller til Trondheimsregionen i saker av prinsipiell karakter. Rådmannsutvalget og Trondheimsregionen samordnes. Saker som krever beslutning om handling/ressursbruk skal skje på grunnlag av saksframlegg utarbeidet av sekretariatet eller andre på oppdrag, framlagt av rådmannsutvalget ved leder. Saker som eventuelt krever beslutning i kommunestyrer/formannskap må deretter sendes disse for tiltredelse. Gjennomført med videreføring: Ved ansettelsen av daglig leder ble det fastsatt at daglig leder har ansvaret for å legge fram saker til rådmannsforum, AU og Trondheimsregionen-regionrådet, herunder forslag til vedtak/innstilling. Videre er det fastsatt som praksis at leder for rådmannsforum er rådmannen i den kommunen som har ordføreren som leder for Trondheimsregionen-regionrådet. Det er gjennomført at sekretariatet utarbeider felles saksfremlegg som behandles i alle kommunene i prinsipielle saker. Arbeidet i Trondheimsregionen-regionrådet og Intensjonsavtalen om interkommunalt samarbeid i rådmannsforum samordnes. (Begrunnelsen for dette var at det tidligere var rådmannsforum et selvstendig organ som hadde hatt ansvar for interkommunalt tjenestesamarbeid.) Gjennomført. Det er imidlertid gitt klare signaler om at tjenestesamarbeid ikke er Trondheimsregionens primæroppgave. Sekretariatet tilknyttes rådmannsutvalget ved leder (Iflg. tidligere praksis var dette rådmannen i Trondheim). Trondheim kommune administrerer sekretariatet på vegne av medlemskommunene. Oppfølging: Trondheim kommune som vertskommune formaliseres i pågående vedtektsendring. Det er vektlagt at vertskommunen ikke skal ha særskilt instruksjonsmyndighet i forhold til sekretariatet. Det legges derfor til grunn at daglig leder er administrativt ansvarlig for Trondheimsregionens virksomhet, og at Trondheimsregionenregionrådet er styre for virksomheten. Sekretariatsfunksjonen/oppfølging av rådmannsutvalget styrkes ved at samlet ressurs økes fra ca 0,4-0,5 årsverk i 2008 til minimum 1 årsverk fra Prosjektaktiviteten økes fra ca 1,9 årsverk i 2008 til ca 2,5-3 årsverk til prosjektrettet arbeid. Oppfølging: Gjennomført, med noe forsinkelse: Daglig leder tiltrådt i 1/1 stilling fra februar I løpet av 2010 er det tilsatt til sammen 2 årsverk i prosjekt. I tillegg er

31 det etablert ressurser for ytterligere innsats i relevante prosjekt. Finansiering skjer ved at medlemskommunene betaler en nærmere fastsatt årlig kontingent, samt ved støtte av Sør-Trøndelag fylkeskommune. Gjennomført i tilknytning til vedtatte utviklingsplaner. Kommunale tilskudd er fastsatt i alle kommunenes økonomiplaner. Fordelingsmodellen er at Trondheim kommune bidrar med 2 mill kr og de øvrige kommunene bidrar samlet med tilsvarende beløp: 50% flatt fordelt og 50% vektet i forhold til folketall. Det ble gjort en modifisering når Rissa og Leksvik ble medlemmer. Samtidig ble det avklart endelig i desember 2010 at Sør-Trøndelag fylkeskommune avsetter 0,5 mill kr til utviklingsprosjekt og 2,8 mill kr i næringsfond, forutsatt 50 % kommunal medfinansiering. Samarbeidet gis navnet: Trondheimsregionen samarbeid for utvikling. Som engelskspråklig undertittel på skriftlige dokumenter benyttes i tillegg: Trondheim Region - cooperation for development. Oppfølging: Logo som angitt ble utarbeidet og tatt i bruk. Imidlertid har tillegget samarbeid for utvikling ikke etablert seg, og har stort sett falt ut. Nå pågår drøfting om samlet grafisk profil og logo foreslås forenklet til bare Trondheimsregionen. Det er fokus på å synliggjøre og forbede internettportalen Andre tema som har vært drøftet i tidligere evaluering av Trondheimsregionen: Ett av de temaene som kom dårligst ut i evalueringen i 2007 var formidling/ informasjon om Trondheimsregionens arbeid til de øvrige formannskaps- og kommunestyremedlemmer, både før og etter møtene. I praksis har det vist seg vanskelig å etablere informasjonsrutiner i hver enkelt kommune. Hjemmesiden til Trondheimsregionen har blitt tilrettelagt slik at alle politikere lett skal finne møteinnkallinger og referat etc. Samtidig har sekretariatet vektlagt grundige referat fra møtene. Fra høsten 2010 er det etablert komplett epostregister for alle kommunstyre-/bystyrepolitikere og sekretariatet har sendt direkte nyhetsbrev til alle etter hvert møte i Trondheimsregionen. Kontakt med media har vært drøftet i flere sammenhenger, med ulike ambisjonsnivå. Det er nå systematisk kontakt med media i om møtevirksomheten. Tilsatt kommunikasjonsrådgiver bidrar i dette. Implementering av rikspolitikere i Trondheimsregionens virksomhet har vært drøftet uten at det har vært avklarte ambisjoner om dette. Dette er i liten grad fulgt aktivt opp. B. De viktigste aktuelle utfordringene som Trondheimsregionen står overfor framover Felles mål vedtatt i alle kommunestyrer/bystyret og fylkestinget er utgangspunktet De ti kommunene som samarbeider i Trondheimsregionen har i løpet av 2010 etablert enighet om felles mål for både arealutvikling og næringsutvikling. Felles retningslinjer for arealbruk og mål for næringsutvikling er vedtatt i alle kommunestyrer/bystyret og fylkestinget. Dette innebærer at vi har etablert en felles politikk i Trondheimsregionen, basert på gjensidig tillit og raushet. Avklaringene gir fortrinn både for å utvikle regionen og å ta vare på miljø- og naturressurser. Dette er de viktigste pilarene å videreutvikle samarbeidet ut fra.