BÆRUM KOMMUNE. Spørsmål og svar. Navn på anskaffelsen. Tjenestekonsesjon i ambulerende tjenester (hjemmesykepleie og praktisk bistand) i Bærum kommune

Transkript

1 BÆRUM KOMMUNE PLO ADMINISTRASJON LEDELSE Spørsmål og svar Navn på anskaffelsen Doffin referansenr ArkivsakID 13/1463 Dato Tjenestekonsesjon i ambulerende tjenester (hjemmesykepleie og praktisk bistand) i Bærum kommune Nr. SPØRSMÅL SVAR 1. Vi lurer på om det er tillatt å levere inn en søknad med et svensk organisasjonsnummer? Vi viser til tjenestekonsesjonsgrunnlaget punkt 2 (2.2 og 2.3) vedrørende obligatoriske krav og krav knyttet til leverandørs organisatoriske og juridiske stilling. 2. Vedr. prismodell: Er det mulig å få en totaloversikt over hvor mange stillinger (årsverk totalt) Bærum kommune har for å dekke det oppgitte antall vedtakstimer? En totaloversikt over årsverk pr. tjeneste fordelt på stillingstype kan ikke tas ut av et system per d.d. Følgende % fordeling av kompetanse er lagt til grunn i timeprisen på bakgrunn av kompetansekartleggingen: 1. Praktisk bistand: 100 % assistenter 2. Hjemmesykepleie: 33 % sykepleier, 46 % helsefagarbeider/hjelpepleier og 21 % assistenter 3. Hjemmesykepleie natt: 50 % sykepleier og 50 % helsefagarbeider/hjelpepleier 4. Stasjonær bemanning: 100 % sykepleier 3. Vedr. prismodell: Ja, det er avvik, men kommunen tilstreber å erstatte med tilsvarende Besøksadresse: Arnold Haukelandsplass SANDVIKA Postadresse: 1304 Sandvika E-post: Org. nr: Bank: Telefon: Faks:

2 Er det avvik i fagfordelingen på de definerte vaktene? F.eks. at det arbeider helsefagarbeider på sykepleievakter? Ønsker i så tilfelle å få oversikt over dette. 4. Vedr. prismodell: Er det noen sykepleierstillinger som ikke er besatt eller besatt med annen kompetanse en planlagt? 5. Vedr. prismodell: Hvor stort var det faktiske sykefraværet i Bærum kommune for 2013, fordelt på korttid og langtidsfravær, og hva er tilsvarende tall hittil for 2014? 6. Vedrørende prismodell: Bærum kommune har beregnet at det er kun 85 % av vedtakstiden som faktisk utføres. Hva er årsaken til at ikke 100 % av vedtakstiden utføres? 7. Vedr. prismodell: Når effektiviteten er beregnet til eks. 55 % (andel direkte brukertid hjemmesykepleien), er det i dette tidsstudie hensyntatt 15 % ikke utførte vedtakstimer som nevnt i punkt 6? 8. Vedr. prismodell: Hvor stor andel av arbeidsdagene i løpet av året var benyttet til kurs, velferdspermisjoner (permsioner med lønn), etc. i gjennomsnitt på personellet innen dette virksomhetsområdet i 2013? kompetanse. Utlyste sykepleierstillinger i ambulerende tjeneste er tilgjengelig under «Jobb i Bærum» på kommunens internettside. Det finnes ingen samlet oversikt over hvor mange stillinger som er ledige i ambulerende tjenester, og det er tjenesteleders ansvar å vurdere hvilken kompetanse som skal besettes i ledige stillinger. Fraværet i ambulerende tjenester var totalt på 11,4 %, fordelt med 3,2 % på korttid og 8,2 % på langtid. Tilsvarende tall hittil i år pr juni er 12,3 % totalt, 3,1 % på korttid og 9,3 % på langtid. Med forbehold om at registering er a jour. Som beskrevet i notat om timepriser, er årsaken til avviket blant annet at estimerte timer i vedtaket skal ha tatt høyde for brukerens variasjon i behov, og reelt behov hos bruker er ofte lavere. Kommunen har gode rutiner for å sjekke at vedtak oppdateres, men det vil allikevel alltid være noe etterslep på revurderinger. Dette gjør at vedtak der behovet er blitt lavere, ikke nedjusteres raskt nok. Der tjenestebehovet hos bruker øker blir vedtaket revurdert raskere. I tidskartleggingen er andel direkte brukertid beregnet i forhold til arbeidstiden til de ansatte, uavhengig volumet på vedtakstimer. Korrigeringen på 15 % er knyttet til volumet på vedtakstimer og ikke arbeidstimer. Vi har ikke tall på hvor stor andel av arbeidsdagene som er brukt på ordinære kurs og forutsetter at det er en del av indirekte brukertid. Oppdekking av øvrig fravær er i timeprisen innarbeidet med 3,2 % påslag. Side 2 av 10

3 9. Vedr. prismodell: Er det riktig forstått at ansatte kun har 25 min pause i løpet av dagen, eller er dette i tillegg til den betalte matpausen? 10. Det vises til tjenestekonsesjonsgrunnlaget punkt 2.4 krav 6 hvor det følger at det kreves 1 års erfaring med tilsvarende oppdrag fra de siste tre årene. Spørsmålet er om dette kravet vil ansees oppfylt dersom slik erfaring kan dokumenteres hos de tilbudte ressurser, og ikke firmaet som sådan? Det understrekes at et krav om referanser fra tidligere leveranser kan gjøre det vanskelig for nyetablerte aktører å komme inn på markedet. Det understrekes at utvelgelsen av leverandører skal skje på grunnlag av objektive og ikke-diskriminerende kriterier, jf. loven 5 (4). Det bes om en avklaring på hvordan dokumentasjonskravet kan oppfylles for nyetablerte selskaper. 11. Er fordelingen av brukere i Bærum slik at den enkelte ansatte innenfor hjemmesykepleien går fra bruker til bruker, eller benyttes det bil? Og hvis det brukes biler hva er denne kostnaden pr. vedtakstime? Det stemmer at kartleggingen viste at pausen utgjorde 5,7 % som tilsvarer ca. 25 minutter, men de ansatte har i sin arbeidstid normalt 30 min. pause. Tilbakemelding fra tjenesten er at rapportering og pause ofte kombineres/går over i hverandre. Det kan derfor være at kartlagt tid til pause og indirekte tid ikke gjenspeiles korrekt i kartleggingen. Det har ingen konsekvens for timeprisen om indirekte tid er noe lavere og pause noe høyere. Kravene er stilt som kvalifikasjonskrav for å sikre at leverandør kan levere i henhold til kontrakten. Oppdragsgiver har betydelig skjønnsfrihet i forhold til hvilke kvalifikasjonskrav som stilles og hvor strenge kravene skal være for å skape sikkerhet for kontraktsmessig oppfyllelse, herunder hvor strenge dokumentasjonskravene skal være. Kravet vil ikke anses som oppfylt, dersom ikke leverandør kan dokumentere erfaringen. Ambulerende tjenester i Bærum er delt inn i geografiske distrikter, som igjen er delt i geografiske avdelinger. I sentrumsnære strøk med tett bebyggelse er det mulig å gå til fots mellom brukere, men tjenesten benytter i hovedsak bil. Når det gjelder driftsutgiftene utgjør regnskapsførte utgifter til transport ca. 25,- pr vedtakstime. 12. Standard kontraktsvilkår for kjøp av tjenester av s. 8, punkt 10.1 og 10.2: Se nytt vedlegg 8. Her framkommer det at prisene i hele 2015 skal være slik de nå foreligger og skal ikke påvirkes av lønnsoppgjør Dette er ganske Side 3 av 10

4 interessant når det i Prismodellen side 2, under Bakgrunn for notatet står: «Prisene er utarbeidet i 2014 pris og lønnsnivå». I avtalen må det innarbeides forventet lønns og prisvekst fr Vi må vel derfor kunne forvente at prisene for 2015 justeres i henhold til lønnsoppgjør som skjer for de ulike områdene? Under 10.2 framkommer det at Bærum kommune kan regulere priser i ordningen i henhold til omstillingstiltak som vedtas i kommunen. Medfører dette at dersom kommunen, f.eks. som en følge av innføring av fritt brukervalg må foreta rasjonaliserings/omstillingstiltak, og dette har en direkte virkning på kommunens kostnadsnivå, skal dette så gi utslag på prisene til leverandøren i dette tilfellet tolket som negativ prisutvikling? 13. I dokument 1A Kravspesifikasjonen s. 12 punkt Dokumentasjonssystem: Her forteller Bærum kommune at de planlegger å skifte dokumentasjonssystem fra dagens Helios til Profil. Dette forutsettes gjort før konsesjonsperioden starter, og er derfor ikke hensyntatt i prismodell. Men dersom dette blir forsinket, skal leverandør starte med Helios og deretter gå over til å benytte Profil (nytt system). Dette må leverandør beregne å gjøre uten noen form for prismessig kompensasjon for dette. Det kan ikke være slik at vi som leverandører skal bli økonomisk skadelidende uten kompensasjon dersom Bærum kommune ikke overholder sine egne frister? 14. I dokument 1A Kravspesifikasjonen s. 14 punkt Mobile løsninger: Her omtales det at Bærum kommune skal ta i bruk/bytte (det går ikke helt klart fram) mobile løsninger. Det er ikke skrevet noe om hvem som skal dekke kostnadene ved innføring av disse, og vi kan ikke se at dette er tatt med i prisgrunnlaget. Vi må vel derfor kunne forutsettes at dette dekkes av Bærum kommune? Prosjektet vedr. innføring av Profil er i rute og det er ikke noe som tyder på at det er forsinkelser per d.d. Leverandør bærer risikoen ved evt. å måtte starte opp med Helios før Profil. Se også svar på spørsmål 30. Hvem som skal dekke kostnad til innføring av mobilt utstyr fremkommer av punkt , tabell i siste avsnitt. It-relaterte kostnader/fagsystem er beregnet inn i pris per vedtakstime som en del av administrasjon, ledelse og drift. Se side 12 i vedlegg 3 Prismodell og beregningsgrunnlag. Side 4 av 10

5 15. Hvor mange biler har Bærum til bruk i tjenesten, inkl. egne, leide, og leasing biler? 16. Ang. tillegg, for å få utbetalt tilleggene må leverandøren dokumentere vedtakstimene, hva er god nok dokumentasjon, og hvordan vil de 15 % reduksjon av betaling påvirke utbetalingen? 17. For ansatte i Turnus vil de ha krav på sykepenger også av tilleggene, hvordan tar de 3,2 % til vikar i prismodellen høyde for tilleggene? 60 % av alle arbeidstimene har enten kveld og /eller helgetillegg i sine lønnstimer på toppen av sin utførende lønnstime. Dette tallet er et estimat basert på 50 timer uken er uten tillegg, og at kveldstillegget utbetales fra kl , samt alle helgetimene på 32 timer i løpet av en uke. 18. Erfaringstall viser at for hjemmesykepleie, utføres ca. 50 % av vedtakstimene på kveld, helg og helligdag. I prismodellen poengteres det at for å fakturere vedtakstimer med tillegg (kveld, helg eller helligdag) må disse dokumenteres som utført (s. 13, Tillegg). Ettersom kravet for å få fakturert for disse er at de skal dokumenteres, så må man samtidig anta at 100 % av vedtakstid utføres (samsvar mellom vedtakstid og utført tid). Vil dette da si at reduksjonen på 15 % stort sett bare gjelder dag vedtaks timer, og at reduksjonen på dagvedtakstimene er 30 %. Hvis dette er feil forstått kan dere forklare det? 19. Standard kontraktsvilkår for kjøp av tjenester: Under 10.2 framkommer det at Bærum kommune kan regulere priser i ordningen i henhold til omstillingstiltak som vedtas i kommunen. Medfører dette at dersom kommunen, f.eks. som en følge av innføring av fritt brukervalg må foreta rasjonaliserings/omstillingstiltak, og dette har en direkte virkning på kommunens kostnadsnivå, skal dette så gi utslag på prisene til leverandøren i dette tilfellet tolket som negativ Distriktene hadde 104 biler i I tillegg brukes i noe grad private biler som det gis bilgodtgjørelse for. Leverandør skal fakturere gjennomførte vedtakstimer som utløser tillegg. Tilleggene er ikke korrigert ned 15 %. Beskrivelse vil utarbeides basert på muligheter i kommunens nye dokumentasjonssystem. Det er lag til 3,2 % på tilleggene også, som dekker korttidsfravær. Faste tillegg for langtids sykmeldte dekkes fra NAV. Vedtaket angir i hovedsak ikke når på døgnet besøket gjennomføres. Det antas ikke at timer fakturert med tillegg tilsvarer 100 % av vedtakstiden, men er justert ift kapasitet og behov. Hvis vedtaket tilsvarer 100 timer i helg, forutsettes det at det i gjennomsnitt utføres 85 timer. Leverandør fakturerer 100 timer med ordinær sats. I tillegg faktureres det for utførte 85 timer med tillegg. Dersom Bærum kommune må redusere kostandene knyttet til pleie og omsorg som en følge av den totale økonomiske situasjonen for kommunen, kan dette også påvirke hjemmebaserte tjenester, og dermed også de som yter hjemmebaserte tjenester på vegne av kommunen. Innføring av konsesjon skal ikke alene påvirke dette. Side 5 av 10

6 prisutvikling? B Kontraktsformular 10.5 Medarbeiderundersøkelse: Det kreves at leverandør legger sine medarbeiderundersøkelser samtidig som oppdragsgiver (Bærum kommune) gjennomfører sine. Gjennomfører årlige medarbeiderundersøkelser, og dersom oppdragsgiver ønsker dette som et ledd i samarbeid, vil det være i orden for oss å gi innsyn i disse. Vi antar at det er en formuleringsfeil når Bærum kommune krever at vi skal samkjøre disse med Bærum kommunes dato for medarbeiderundersøkelser. Ettersom vi har leveranse i flere kommuner, vil vi ikke kunne etterkomme slike lokale krav, da dette vil kreve at vi som organisasjon ville måtte avholde flere undersøkelser årlig. Vi antar at Bærum kommune krever innsyn i resultat etter slike undersøkelser, og også stiller krav om en minimums frekvens, men ikke til samkjøring, er dette riktig oppfattet? 21. Dersom dere ikke kan ta ut antall årsverk i de ulike stillingskategorier, medfører dette at lønnstall lagt til grunn for prisberegningen kun er estimater/anslag? Man vet at et årsverk er 1846 timer, men man vet også at et produksjonsårsverk er ca timer, når man trekker fra tid til ferie, sykefravær, kurs og annet. Er Bærum kommune kjent med kostnad i egenregi pr. arbeidede time for praktisk bistand og hjemmesykepleie? NHO og KS har laget en veiledning og modeller for utregning av enhetskostnader innen hjemmesykepleie og praktisk bistand, har denne vært tatt i bruk for å finne reelle kostnader i egenregi? Ja. Grunnlaget for prisberegning er basert på lønnsopplysninger for en måned, mars 2014 og tidskartlegging. Samlet lønnsutgifter ift vedtaksvolum er avstemt mot totalt regnskap for I beregnet lønnskostnad pr 1846 timer er det medregnet lønn til ferievikarer og vikarer for korttidsfravær som vil dekke timene i ferie/fravær. I stedet for å trekke ifra timene er kostnaden lagt til. Mange av de samme prinsippene for beregning som i NHO/KS sin modell, er lagt til grunn for kommunens prisberegning. Kommunens artskontoplan er i henhold til KOSTRA, men har ikke samme 4-siffer detaljnivå som vedlegget i NHO/KS sin veileder. Kommunen har heller ikke regnskapsmessig skille mellom praktisk bistand og hjemmesykepleie. Side 6 av 10

7 22. Ettersom det er et avvik mellom definerte vakter og kompetanse, og dette ikke alltid dekkes av definert kompetanse, i hvilken grad påvirker dette prismodellen? Kan man med deres tall på effektiviteten på eks 55 % innen hjemmesykepleie (eks. natt), beregne da at det er ca. 300 ansatte i 100 % stillinger i tjenesten? Prismodellen har i hovedsak tatt utgangspunkt i faktisk kompetanse til stede pr mars Denne beregningsmetoden brukes som kontroll ved budsjettering av kommunens tjeneste. Men det korrigeres også for 15 % lavere utførte timer Vedtakstimer / 0,55 = lønnstimer / (timer i et årsverk) = I prismodellen er det sagt at vikar skal dekkes av sykelønnsrefusjonen fra NAV. Iht NAV dekkes følgende for sykelønnsrefusjon: Lønn eks brutto pr mnd. Følgende dekkes ikke: Vikaren i de første 16 dager med lønn Pensjon (Bærumstall 12 %, - KLP 22 % sykepleiere) fra dag 1 Feriepenger i perioden 12 % (NAV dekker 10,2 % de første 9,6 uker), etter dette, ingenting. Arbeidsgiveravgift på 14,1 % fra dag en Forsikringer Andel av timer som skal dekkes til kurs, og korte velferdspermisjoner (ref. svar på spørsmål 8, 23.09,14). Arbeidsgiveravgift refunderes av NAV Total forsikringskostnad er medregnet i timeprisen, uansett fast eller vikar. Kurs er medregnet i andel indirekte tid i tidskartleggingen. Det stemmer at 3,2 % fravær også må dekke korte velferdspermisjoner med lønn. Svar på spørsmål: I praksis har vikarer i korttidsfravær lavere lønnsnivå enn den faste ansatte. Det samme gjelder vikar for den ansatte som har langtids sykefravær hvor kommunen mottar refusjon fra NAV. Kommunen har i 3,2 % fravær beregnet lik gjennomsnittslønn for faste og vikarer. Det skal derfor ikke være store avvik ift de faktiske kostnadene. Basert på ovenstående informasjon blir spørsmålene da: Hvordan kan det matematisk forklares hvordan dette er tenkt, 3,2 % sykefravær og vedtakstimer og arbeidstimer som må utføres, da refusjonen fra NAV dekker kun 2/3 av kostnaden med ansettelsen? Kan man si at sykefraværet som er kalkulert inn er mindre en de Side 7 av 10

8 oppgitte 3,2 %, og nærmere 2,2 %, siden det er så mange kostnader som ikke er kalkulert inn? 24. Vedr. Prismodell og deres svar på spørsmål 7 i Bærum kommune beregner at 15 % av den totale vedtakstiden ikke utføres, og at dette er innkalkulert i prismodellen (at pris til leverandør for utført vedtakstime er kun 85 % av kostnaden for dem faktiske kostnaden (100 %)). Da må dette tolkes dithen at leverandører alltid vil være garantert 15 % flere fakturerbare timer enn den faktiske utførte tiden (opp og nedjusteringer av tid)? Dersom ikke leverandøren er garantert en slik modell, medfører dette at leverandører vil ha et tap tilsvarende differansen mellom 100 % tid og den faktiske utførte vedtakstiden dersom denne er høyere enn 85 %. Vil Bærum kommune gi en slik garanti? Men en slik garanti vil heller ikke gi leverandøren insitamenter for å jobbe tett mot tjenestekontor for at vedtak til enhver tid skal være oppdatert. Vil det ikke derfor være hensiktsmessig i et godt samarbeid at pris til leverandør er 100 % og at det kreves et nært samarbeid for at alle vedtak skal være i tråd med den faktiske utførte tiden? Kommunen garanterer ikke for 15 % flere fakturerbare timer enn faktisk utført tid. Kommunen betaler for 100 % av vedtakstimene pr måned, og etterspør kun utført tid på fakturerte tillegg i fakturagrunnlaget. Slik det også framgår av NHO/KS sin veileder for prisberegning er det flere årsaker til at utført tid normalt ligger under vedtakstid. Dette samsvarer med kommunens erfaringer. Pris pr vedtakstime fremkommer som sum lønn/vedtakstimer og skal dekke kostnadene for totalt utført tid. Dersom utført tid skulle vært fakturagrunnlaget ville nevneren i regnestykket vært 15 % lavere og timeprisen hadde blitt høyere. Men fakturerbare timer ville da også vært 15 % lavere. Kommunen anser det som forutsigbart for leverandør å fakturere for vedtakstimer og ikke utførte timer. Det forutsettes at leverandøren vil utføre tjenester i tråd med brukers behov. Dersom kommunen med nytt dokumentasjonssystem kan innføre pålitelige elektroniske løsninger for dokumentasjon av utført tid, vil kommunen revurdere hva som skal være fakturagrunnlaget. Kommunen ser at lønnsregnskapet for 2013 korrigert for pensjon og tillegg er ca. 18 % lavere enn 100% vedtakstid x timepris tilsvarer. 25. I KOSTRA oppgis det at Bærum kommune hadde 1,15 mrd. kr i brutto driftsutgifter til helse og omsorg for hjemmeboende (art 254) i Hvor mye av dette var kostnader til henholdsvis hjemmesykepleie og praktisk bistand? KOSTRA-funksjon 254 dekker et mye større tjenesteområde enn ambulerende tjenester med hjemmesykepleie og praktisk bistand. Blant annet brukerstyrt personlig assistanse, omsorgslønn, avlastning og omfattende tjenester i boliger til ulike brukergrupper. Side 8 av 10

9 Tjenesteområde for ambulerende tjenester med hjemmehjelp og praktisk bistand utgjør ca. 262 mill. Da er et distrikt holdt utenfor på grunn av samdrift med Bolig med service som ikke er adskilt regnskapsmessig. 26. Til krav 8 Kvalitetsstyringssystem / Internkontrollsystem: Det etterspørres beskrivelse av hvordan leverandørs tjenester planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes. Menes det her beskrivelse av tjenesten ut til bruker eller kvalitetsstyringssystem/internkontrollsystem og bruk/vedlikehold av dette? 27. Kapasitetstak innen hjemmesykepleie er minimum 105 timer pr uke. Samtidig er det klart i konkurransegrunnlaget at man starter med 0 brukere og selv må jobbe for å få «kunder». Stilles det krav til at man skal ha tilgjengelig personell til å dekke 105 timer/uke fra dag 1 før man har fått opp kundegrunnlaget? Eller holder det at man «tar imot de brukerne man får» inntil kapasitetstaket er nådd? 28. Vi har i tidligere informasjonsmøte oppfattet at man får betalt for vedtakstiden når man møter stengt dør. I kontraktsdokumentet pkt står at dersom i en periode på mer enn 1 dag ikke skal motta tjenester, skal dette dokumenteres som midlertidig stopp, og skal da ikke inngå i fakturakravet. Hva er frist for bruker når det gjelder å avbestille et besøk i henholdsvis hjemmesykepleie eller praktisk bistand? Vil vi få betalt dersom en bruker avbestiller besøket samme dag? Eller dagen før? 29. I kravspesifikasjonen for hjemmesykepleie pkt står at sikre leverandør der tolking i møter med personer som har begrensede norskkunnskaper osv. er nødvendig for å sikre kvalitet. Leverandør skal dekke kostnadene ved dette. Med kravet menes kvalitetsstyringssystem knyttet til leverandøren, altså leverandørs kvalitetsstyringssystem/internkontrollsystem og bruk/vedlikehold av dette. Det stilles ikke krav om at leverandør skal ha tilgjengelig personell til å dekke 105 timer fra dag 1 (kontraktsoppstart). Det stilles krav om å kunne ta imot de brukere som velger leverandør fortløpende inntil kapasitetstaket er nådd. Leverandør vil få betalt for besøk som avbestilles samme dag, men ikke for besøk som avbestilles til og med dagen før. Utover dette skal bortfall av tjenester dokumenteres i journalsystemet og fravær utover 1 dag skal ikke inngå i fakturakravet. Omfanget av bruk av tolk er lavt. Kostnaden pr time avhenger av tolkeleverandørens priser. Priser finnes på internett eller ved kontakt med leverandører av tolking. Side 9 av 10

10 Hva er omfang av bruk av tolketjenester i tjenestene i dag? Hva er kostnaden pr time? 30. I kravspesifikasjonene står at Bærum kommune skal bytte dokumentasjonssystem fra Helios til Profil i løpet av 1. kvartal Det står at dersom det blir forsinkelser vil leverandør måte bruke Helios først, og deretter innføre Profil. Bærum kommune bruker mobile løsninger ved dokumentasjon.( pkt ). Det står at dagens mobile løsning vil bli erstattet når nytt dokumentsjonssystem innføres. Leverandør er videre pålagt å ta i bruk den løsningen oppdragsgiver innfører. Betyr dette at leverandør ved en forsinket innføring av Profil, vil måtte kjøpe inn eksisterende mobile løsning nå, for deretter å måtte kjøpe inn nytt utstyr når Profil tas i bruk? Viser til spørsmål og svar nr. 13 over. Det vil ikke bli krevd at leverandør skal gå til innkjøp at mobile løsninger for bruk mot Helios dersom innføring av Profil forsinkes. Side 10 av 10