Spørsmål og svar til Fjellinjens anbudskonkurranse for anskaffelse av inkassotjenester, lagt ut på doffin.no 26. nov 2013

Transkript

1 Spørsmål og svar til Fjellinjens anbudskonkurranse for anskaffelse av inkassotjenester, lagt ut på doffin.no 26. nov Sp. Dato nr: inn: Spørsmålet i anonymisert form: Vi er i gang med vår gjennomgang av dokumentasjonen til anbudet. Vår jurist [ ] har stilt spørsmål til hvordan løsningsgradsgaranti og mulige refusjoner er satt opp. Vi viser til de retningslinjer som følger av Finanstilsynets rundskriv av 18/2012. Vi forstår jussen i dette slik at det er en åpning for avtale om løsningsgradgaranti i kombinasjon med refusjon i tilfeller hvor det ikke påføres debitor salær etter salærforskriften. Man er da utenfor området som nevnte retningslinjer regulerer. Når det gjelder ordinær inkassoportefølje synes en slik løsning å være mer problematisk, og vi får ikke dette helt til å stemme med hva det er adgang til å avtale med hensyn til lovlig payback. Har dere hatt en dialog med Finanstilsynet i fm utarbeidelse av ovennevnte? [A] er et relativt nyetablert inkassoselskap (datterselskap av [ ]). Da [A] er relativt nyetablert, kan vi dessverre ikke oppfylle alle kvalifikasjonskravene som står i konkurransegrunnlaget. Blant annet: Svar: Svar på dette spørsmålet blir publisert 27. november. I lys av den påpekte problemstillingen forlenges tilbudsfristen herved frem til kl. 11:00. Spørsmålsfristens utløp utsettes frem til Oppstart av tjenesten utsettes frem til Konkurransegrunnlaget blir oppdatert slik at det reflekterer dette og lagt ut på doffin.no. Fjellinjen vil ikke gi en bekreftelse på at en leverandører er kvalifisert i denne anskaffelsen. Vurdering av dette vil først skje etter at leverandørene har levert tilbud. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskravene blir behandlet etter forskrift om offentlige anskaffelser Det gjøres oppmerksom på at regnskap og kredittvurdering ikke er kvalifikasjonskrav, men dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene

2 Regnskap 2 siste år inkl. noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger Kredittvurdering [A] [ ] kan stille en morselskapsgaranti for økonomisk sikkerhet for evnen til å gjennomføre kontrakten. Vil evt. legge ved [ ] to siste årsregnskap og [ ] sin kredittvurdering. Undertegnede og daglig leder for [A] kommer ifra [ ], hvor vi har opparbeidet oss god kompetanse om bompengekrav. Videre har [ ] veldig mange bompengeselskap som kunder i dag, noe som vil være en stor fordel for Fjellinjen. Formålet med denne mailen er å få en bekreftelse på at [A] er kvalifisert til å levere et tilbud på «Inkasso Fjellinjen AS», ihht konkurransegrunnlaget, datert «Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget» og «Leverandøren skal være kredittverdig» er oppfylt. Det gjøres også oppmerksom på at dokumentasjon på at kvalifikasjonskravene er oppfylt skal innleveres sammen med andre tilbudsdokumenter. Dersom leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjonen oppdragsgiver har anmodet om, kan leverandøren godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver anser egnet, jf. Støtter leverandøren seg på andre foretak for å bli kvalifisert skal det innleveres dokumentasjon (forpliktelseserklæring eller lignende) for at leverandøren har rådighet over de ressursene som er nødvendige for å bli kvalifisert. Følgende uttrekk fra FADs Veileder til reglene om offentlige anskaffelser er egnet til å forklare dette nærmere. Selve veilederen er tilgjengelig på ninger_og_brosjyrer/2012/veileder-offentligeanskaffelser/9.html?id=696175#note116 En leverandør kan støtte seg på andre foretaks finansielle og økonomiske styrke og tekniske eller faglige kvalifikasjoner, uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom dem, jf og Leverandøren skal i et slikt tilfelle kunne dokumentere at han har tilgang til disse andre foretakenes kapasitet. Forskriften angir at en skriftlig avtale vil være en mulig måte å dokumentere dette på. Det vil også være adgang til å kunne dokumentere dette på annen måte som oppdragsgiver anser egnet, i tråd med forskriftens 17-8 femte ledd. Adgangen til å påberope seg muligheten er ikke begrenset til konsernforhold eller lignende. Bestemmelsen gjør det lettere for nystartede og små selskaper å få mulighet til å levere til det offentlige. Det avgjørende er at leverandøren har evne til å oppfylle kontrakten, ikke hvordan denne evnen oppstår Hvor stor andel av kravene fra 2012 utgjør avgiftskravene, altså de som ikke salærbelastes? Hva er dagens gjennomsnittlige løsningsgrad 60 dager etter at beløpet er sendt til inkasso, fordelt på de ulike kravstypene (Avtalekunder og Fullpriskunder) per bompengeselskap? I 2012 utgjorde fullprissakene (avgiftskravene) ca % av alle inkassosaker. Løsningsgrader (hovedstol) for 2012 er: Fullpriskunder 41% Avtalekunder 78%

3 I forhold til rettslig inkasso fremkommer det ikke av Konkurransegrunnlaget hvem som dekker de offentlige utleggene. Vil Kunde dekke disse utleggene? Vil Leverandør gis tilgang til Kundes fakturahotell for å besvare henvendelser fra debitor/bilist? Dersom Kunde trekker saker underveis i inkassoprosessen kan det ha påløpt Leverandør omkostninger. Vil Leverandør i slike tilfeller få dekket påløpte omkostninger? Hva er antall saker, hovedstol og løsningsgrad for saker oversendt i juli, august, september, oktober, fordelt på de ulike kravstypene (Avtalekunder og Fullpriskunder) per bompengeselskap? Vil saker som enten er feilsendt, trukket eller hvor debitor er konkurs trekkes ifra beregningsgrunnlaget «oversendt til inkasso» ved avlesning? Kan dere angi fordeling av saker på person- og foretakskrav? Vi viser til konkurransegrunnlag inkasso for Fjellinjen AS lagt ut på Doffin og gjør oppmerksom på at [ ] har høye, etiske krav til vår profesjonelle inkassoleveranse. Finanstilsynet har, gjennom rundskriv 18/2012 «Retningslinjer for inkassators adgang til å inngå avtaler om tilleggsytelser i forbindelse med inkassooppdrag payback», nedtegnet strenge krav overfor inkassators Fjellinjen dekker offentlige utlegg i forbindelse med inndrivelse av kravene. Ja, leverandørene vil få tilgang til fakturahotellet Fjellinjen dekker alle offentlige utlegg. Leverandøren vil ikke få dekket sine kostnader. Tilbaketrukne saker tilbakeføres i verdien av tildelte saker, slik at løsningsgraden beregnes av tildelte saker redusert med tilbaketrukne saker. Fjellinjen gir ikke slike detaljopplysninger, men viser til opplysninger om realisert løsningsgrad for 2012 for henholdsvis fullpriskunder og avtalekunder. Tilbaketrukne saker tilbakeføres i verdien av tildelte saker, slik at løsningsgraden beregnes av tildelte saker redusert med tilbaketrukne saker. Såfremt en kunde allerede er konkurs på oversendelsestidspunktet, vil saken blir trukket og motregnet i beregningsgrunnlaget. Hvis kunder går konkurs etter oversendelsesdatoen inngår kravet i beregningsgrunnlaget. Denne opplysning er dessverre ikke tilgjengelig, men personrelaterte saker utgjør hovedparten av kravene. Svar på dette spørsmålet blir publisert 27. november. I lys av den påpekte problemstillingen forlenges tilbudsfristen herved frem til kl. 11:00. Spørsmålsfristens utløp utsettes frem til Oppstart av tjenesten utsettes frem til Konkurransegrunnlaget blir oppdatert slik at det reflekterer dette og lagt ut på doffin.no.

4 anledning til å levere garantert løsningsgrad og honorar utover ytelser som ikke anses å ha en kvalitetsforbedrende effekt. På bakgrunn av ovennevnte, kan følgelig ikke [ ] inngi tilbud iht. konkurransegrunnlagets punkt 6. Imidlertid gjør vi oppmerksom på at andre punkter iht. konkurransegrunnlaget, er punkter [ ] kan levere. Vi ber opplyst om Fjellinjen opprettholder punkt 6 eller om det allikevel skulle være av interesse å motta underlag fra [ ] Har spørsmål til deg ang. behandling av forsinkelsesrente: Behandles forsinkelsesrenten ulikt for ubetalte passeringer inkl. avgifter kontra avtalekunder? Tilfaller innbetalte forsinkelsesrenter oppdragsgiver eller inkassoleverandør? Hei, I punkt 2.1 Omfang legges det til grunn et årlig antall inkassosaker på Hvordan er dette fordelt i forhold til inkasso av ubetalte passeringer (punkt 2.2.1) og inkasso for avtalekunder (punkt 2.2.2)? Har et spørsmål til hvordan det er tenkt ang. fordeling av portefølje (etter det tidspunktet hvor Fjellinjen kan dele porteføljen). Vil de tre valgte leverandør motta 20% av både sakene Alle forsinkelsesrenter tilfaller Fjellinjen. Det beregnes forsinkelsesrenter av hovedstolen på avtalekunder. Det beregnes omkostningsrente på tilleggssalær ved rettslig pågang. Det foreligger ingen fordeling av opplyste saker. Alle tre selskaper opererer innenfor samme bransje med tilnærmet lik fordeling. Leverandørene vil bli tildelt alle typer saker og vil således få en blandet portefølje. Oversendelse av saker vil skje løpende. I praksis betyr dette at hver leverandør vil få en fil med avtalekrav hver 3. uke og en fil med fullpriskrav hver 3. måned.

5 som gjelder ubetalte krav avtalekunder og 20% av sakene som gjelder ubetalte Videre lurer jeg på om refusjonsandelen gjelder både for ubetalte krav avtalekunder og ubetalte Eller gjelder tildelingskriteriet kun for ubetalte