Prismodell for brukervalg på hjemmebaserte tjenester. Bærum kommune, Pleie og omsorg

Transkript

1 Prismodell for brukervalg på hjemmebaserte tjenester Bærum kommune, Pleie og omsorg August 2014

2 Innhold Bakgrunn for notat... 2 Opplegg for prisberegning... 2 Valg av faktureringsmodell... 3 Vedtakstimer eller utført timer... 3 Egen pris pr besøk... 4 Inndeling i tjenestetyper... 5 Oppsummering - sammensetning av prismodell... 6 Produksjonstall... 6 Tidskartlegging... 7 Definisjon av begrepet direkte brukertid... 7 Gjennomført kartlegging uke 10, Ny tidskartlegging... 8 Resultatene fra tidskartlegging - hjemmesykepleie... 9 Resultatene fra tidskartlegging praktisk bistand Resultater av tidskartlegging hjemmesykepleie - natt Oppsummering av tidskartlegging Beregning av timepris Lønnskostnader Tillegg Administrasjon, ledelse og drift

3 Bakgrunn for notat Dette notatet skal beskrive hvordan kommunen har kommet fram til priser som skal brukes i konsesjonsavtalene med private leverandører av tjenestene praktisk bistand og hjemmesykepleie. Videre redegjøres det for valgt faktureringsmodell og oppgjørsform. Med faktureringsmodell menes hvilke priselementer som er inkludert i faktureringen av tjenester. Med oppgjørsform menes hvilket fakturagrunnlag som skal utarbeides og kontrolleres. Prisene er utarbeidet i 2014 pris- og lønnsnivå. I avtalen må det innarbeides forventet lønns- og prisvekst for 2015, samt eventuelle endringer som følge av vedtak i kommunens handlingsprogram som påvirker hjemmetjenesten. Opplegg for prisberegning Kommunen har tatt utgangspunkt i regnskapsåret 2013 ved beregning av priser. Det er hentet ut grunnlagsdata som representerer hele kommunens ambulerende tjeneste og det er gjort relevante korrigeringer på de tjenestesteder som har ansvar for annen tjenestetype enn det som ligger til grunn i konsesjonen. Datagrunnlaget for prisberegningen omfatter regnskapstall på driftsutgifter, lønnsopplysninger, fraværsstatistikk, vedtakstimer og resultatet fra gjennomført tidskartlegging. Finansieringsmodell og oppgjørsform er vurdert og valgt ut fra kommunens erfaring med brukervalg på praktisk bistand og brukerstyrt personlig assistanse, og erfaringer med finansieringsmodell for kommunens egen tjenesteproduksjon. Videre er det vurdert i forhold til gjeldende modell som ligger til grunn for Oslo kommune sin brukervalgsordning. 2

4 Valg av faktureringsmodell Når kommunen skal velge faktureringsmodell i konsesjonsavtalen for brukervalg er det en rekke elementer som spiller inn, og kommunen har vurdert hvilke fordeler og ulemper som kan oppstå ved ulike alternativer. Videre har kommunen definert noen mål som må innfris for valgt modell. Modellen skal være enkel og kreve så lite administrasjon som mulig. Modellen skal bidra til å gi et korrekt fakturagrunnlag for tjenesten som leveres Modellen skal gi nødvendig økonomisk grunnlag for kvalitativt gode tjenester Kommunen har vurdert spesielt to kostandsdrivere knyttet til valg av modell. Med kostnadsdrivere menes her elementer som ved endring i volum bidrar til endring i variable kostnader. For hjemmebaserte tjenester er dette antall timer tjenester til bruker og antall gjennomførte besøk hos bruker. For timer av tjenester til bruker har kommunen vurdert om det er vedtakstimer eller utførte timer som skal legges til grunn i fakturagrunnlaget. For besøk hos bruker har kommunen vurdert om dette skal faktureres med egen pris eller inkluderes i pris per time. I tillegg har kommunen vurdert hvilken inndeling av tjenester som er hensiktsmessig. Det er i hovedsak resultater fra tidskartleggingen som danner grunnlaget for inndeling i ulike timepriser for tjenestene. Vurderingen av inndeling omfatter også hvordan påslag for diverse tillegg skal håndteres. Vedtakstimer eller utført timer Vedtakstimer er det estimatet for tid som Tildelingskontoret utarbeider ved tildeling av vedtak om praktisk bistand og hjemmesykepleie. Utførte timer er det antall timer som leverandør dokumenterer utført pr besøk/oppdrag. Utmåling av vedtakstid av Tildelingskontoret gjøres med utgangspunkt i et standard tidsestimat for ulike aktiviteter. Alle førstegangs vedtak gjennomføres med bakgrunn i et besøk og grundig kartlegging av brukers behov, slik at vedtaket blir justert etter brukers situasjon og behov. Tildelingskontoret har kontinuerlig fokus på at vedtakstid skal utmåles med så like forutsetninger som mulig av alle saksbehandlere. Lengde på vedtaksperioden settes i forhold til brukers situasjon, slik at det med jevnlig frekvens skal gjennomføres revurderinger, og vedtakets tidsestimat kan bli korrigert. Ulempen med vedtakstid er at den ikke gir et korrekt antall timer av brukers behov for tjenester fra dag til dag. Vedtakstiden er utmålt basert på et gjennomsnitt, som oftest målt i timer pr uke. Derfor vil hver bruker enkelte dager ha behov for mer tid og andre dager noe mindre tid. Kommunenes rutiner krever at leverandøren må melde behov for revurdering dersom timene i vedtaket over tid ikke samsvarer med behov. For at utført tid pr besøk skal kunne dokumenteres og gi et korrekt grunnlag for faktura, anser kommunen at den eneste måten å gjennomføre dette på er ved elektronisk registrering ved start og slutt på besøk/oppdrag, for eksempel ved bruk av strekkode-system. Manuell 3

5 dokumentasjon fortløpende eller på slutten av arbeidsdagen, er tidkrevende og gir svært usikre resultat. Kommunen har i dag ikke et fagsystem som kan håndtere elektronisk dokumentasjon av utført tid. Ved overgang til nytt dokumentasjonssystem vil dette utredes nærmere. Det anbefales derfor at konsesjonsavtalen baseres på fakturering av vedtakstid og ikke utført tid. Spørsmål om fakturering av utført tid eller vedtakstid må vurderes på nytt før første periode av konsesjonsavtalen går ut. Ved fakturering av vedtakstid og ikke utført tid, må kommunen sikre at bruker faktisk mottar tjenester i henhold til vedtak og at leverandøren ikke reduserer tiden med tjenester på bekostning av tjenestekvalitet til bruker. Vedtaket som sendes i brevs form til bruker angir hvilke oppgaver som skal utføres og hvor ofte bruker skal ha besøk. Kommunen vil gjennomføre stikkontroller for å sikre at bruker mottar tjenester i henhold til vedtak. Klager på tjenesteutførsel skal dokumenters og gjennomgås jevnlig. Det påpekes at leverandøren manuelt må dokumentere i fagsystemet utført tid praktisk bistand som er grunnlag for kommunens fakturering av egenbetaling til bruker. Erfaring fra gjennomført tidskartlegging og kommunenes tidligere praksis for registrering av leverte timer, viser at utførte timer direkte brukertid ligger lavere enn vedtakstimene i samme periode. Våre erfaringer samsvarer med erfaringstall fra Oslo kommune. Årsaken til avviket skyldes blant annet at estimerte timer i vedtaket skal ha tatt høyde for brukerens variasjon i behov, og reelt behov hos bruker er ofte lavere. Kommunen har gode rutiner for å sjekke at vedtak oppdateres, men det vil allikevel alltid være noe etterslep på revurderinger. Dette gjør at vedtak der behovet er blitt lavere, ikke nedjusteres raskt nok. Der tjenestebehovet hos bruker øker blir vedtaket revurdert raskere. Samlet lønnsregnskap for 2013 indikerer også at utførte timer er lavere enn vedtakstimene for Timeprisen skulle ha vært nedjustert 18% for å ta høyde for denne differansen Kommunen har som kontinuerlig mål å redusere avvik mellom vedtakstimer og utførte timer. Både private leverandører og kommunens tjeneste vil bli fulgt opp i forhold til revurdering av vedtak, samt følging av rutine for å sette midlertidig stopp på brukere som i en kortere tidsperiode ikke skal ha tjenester. Lønnskostnaden per vedtakstime nedjusteres med 15% for å dekke differansen mellom vedtakstid og utført tid. Egen pris pr besøk Antall besøk og tid som medgår til reise har stor betydning for hvor effektivt tjenesten kan utføres. Ved korte besøk må mer av tiden gå til reise og ikke direkte brukertid. Resultater fra tidskartleggingen i 2014 viser antall besøk pr time direkte brukertid, hvor mye tid tjenesten bruker på forflytning/reisetid mellom oppdrag og hvor lang tid hvert oppdrag i snitt tar. 4

6 Antall besøk pr time direkte brukertid Dir. Reisetid i brukertid pr minutter pr besøk i besøk minutter Andel reisetid Hjemmesykepleie 18 % 3,0 6,5 20 Hjemmesykepleie - natt 26 % 1,8 22,6 33 Praktisk bistand 16 % 2,2 7,0 27 Med de lønnsforutsetningene som legges til grunn for timeprisen ville dette gitt følgende priser pr besøk og fratrekk på vedtakstimeprisen: Hjemmesykepleie Hjemmesykepleie - natt Praktisk bistand Lønnskostnad pr time Pris pr besøk Fratrekk på pris pr vedtakstime Kommunenes praksis i egen budsjettfordelingsmodell har, inntil nå vært ikke å ha egen pris pr besøk, og det er ikke etablert rutiner i dagens system for rapportering på antall gjennomførte besøk. Konsekvensen av ikke å ha egen pris per besøk er negativ dersom antall besøk øker forholdsmessig mer enn vedtakstimer, og dersom gjennomsnittlig tid pr besøk går ned. Dersom det ikke er variasjon i det gjennomsnittsberegnede grunnlaget, vil det ikke ha noen konsekvens at dette er innarbeidet i pris pr vedtakstime. Av hensyn til mål om forenkling av modellen, forutsettes det at det ikke vil være betydelige endringer i antall besøk eller tid pr besøk i kontraktsperioden. Forutsetningene bør evalueres før ev. utløsing av opsjon på avtalen. Inndeling i tjenestetyper Dagens inndeling av tjenestetyper innenfor ambulerende tjenester er: Praktisk bistand Hjemmesykepleie Hjemmesykepleie natt Ulikheter i kostnadsnivået for disse tjenestene er i hovedsak knyttet til kompetansekrav, krav til tjenestedokumentasjon/indirekte brukertid, og tidslengde pr besøk. Hvor mye tid som må påregnes til tjenestedokumentasjon og reise pr vedtakstime er avgjørende i forhold til beregnet timepris. Praktisk bistand har lavere krav til kompetanse på bemanningen. Videre varer hvert besøk i gjennomsnitt lenger, da oppdrag som handling og rengjøring tar lenger tid enn korte besøk med hjemmesykepleie. Tid som medgår til dokumentasjon for en ansatt i løpet av en arbeidsdag er kortere enn for hjemmesykepleie og mer av tiden kan brukes i direkte brukertid. Praktisk bistand bør derfor prises som egen tjeneste. 5

7 Hjemmesykepleie og hjemmesykepleie natt har i dagens tjeneste noe ulik fordeling på kompetanse på bemanningen. I tillegg viser tidskartleggingen at hjemmesykepleie på natt har lengre tid pr besøk enn hjemmesykepleie på dag/kveld. Det er også forskjell i kartlagt andel direkte brukertid mellom natt og dag/kveld. I løpet av en nattevakt er deler av tiden rolig og andel indirekte brukertid eller pause er høy. Den største forskjellen i andel direkte brukertid og reisetid ser man imidlertid på tjenestetilbud til brukere med svært omfattende tjenestetilbud. Dette gjelder vedtak er det skal være tilgjengelig bemanning hele tiden, og hvor bruker mottar tjenester kontinuerlig gjennom en ansatt sin vakt. Direkte brukertid er for disse oppdragene 100%. Oppdrag av denne typen har de seneste årene økt i omfang. Bærum Kommune vil derfor skille ut dette som en egen tjeneste; hjemmesykepleie med stasjonær bemanning. Oppsummering - sammensetning av prismodell Dagens dokumentasjonssystem, der det ikke er lagt til rette for elektronisk dokumentasjon av utført tid, er i denne omgang avgjørende grunn for at kommunene går for fakturering av vedtakstid og ikke utført tid. Det er også en fordel at dette gir en enklere modell som tar mindre tid å administrere. Det forutsetter imidlertid at kommunen og leverandøren etablerer et godt samarbeid knyttet til revurdering av vedtak. Samtidig som nytt dokumentasjonssystem er under innføring, utredes muligheten for elektronisk dokumentasjon av utført tid. Det er mulig at innføringen av et slikt system ikke nødvendigvis er så omfattende, men den kunnskapen sitter ikke kommunen med på dette tidspunkt. Kommunen inkluderer reisetid i timeprisen og fakturerer ikke dette med egen pris pr besøk. Ved utløp av konsesjonsavtaleperioden bør kommunen gjennom tidskartlegging kontrollere om forutsetningene har endret seg og om dette gir grunnlag for endring i timeprisen. Det foreslås følgende inndeling med egne grunnsatser for timepriser: Praktisk bistand Hjemmesykepleie Hjemmesykepleie - natt Hjemmesykepleie - stasjonær Det presiseres at hjemmesykepleie stasjonær, er sidestilt med ordinær hjemmesykepleie i alle andre deler av konsesjonsavtalens dokumenter. Det foreslås at alle tillegg; kveldstillegg, natt-tillegg, helgetillegg og helligdagstillegg faktureres med egne satser som kommer i tillegg til grunnsatsen pr tjenestetype. Produksjonstall I kommunen rapporteres det månedlig på antall vedtakstimer. Det skilles mellom tjenestene praktisk bistand og hjemmesykepleie, samt om tjenestene gis i avdelinger med ambulerende tjenester eller i bolig med service. Noen avdelinger har ansvar både for bolig med service og ambulerende tjenester. Det vil i praksis si at de ansatte her gir tjenester til både beboere i bolig med service og til hjemmeboende lokalisert i nærheten av bolig med service. For disse avdelingene er vedtaksvolum grunnlag for fordelingsnøkler som brukes for å beregne andeler 6

8 som skal medregnes i grunnlaget for priser. Når det gjelder tidskartleggingen er disse avdelingene holdt utenfor. Det er vedtaksvolum i 2013 som ligger til grunn for beregning av timepriser. I løpet av dette året har det ikke vært gjennomført særskilte endringer i organisering eller andre forhold som påvirker vedtaksvolum eller kostnadene i vesentlig grad. Innenfor hvert enkelt distrikt kan det i løpet av et år være noen justeringer av grenser mellom avdelinger for å tilpasse seg funksjonell drift. Praktisk Hjemmesykepleie Hjemme- bistand NATT sykepleie Vedtakstimer Vedtakstimene skal til enhver tid gjenspeile et gjennomsnitt av brukers behov for tjenester. Vedtakene settes normalt i en tidsbegrenset periode. Lengden på vedtaket varierer og har sammenheng med brukers situasjon. Alle vedtak skal revurderes ved behov, og seinest før vedtakets sluttdato. Tildelingskontoret har ansvar for alle revurderinger, men leverandør plikter å melde behov for revurdering dersom situasjon for bruker endrer seg. For å sikre at vedtakene er oppdaterte, rapporteres det månedlig på andel tjenester der vedtaksperioden er utløpt. Dette skal være med på å sikre at bruker mottar tjenester etter faktisk behov. Nøkkeltallene skal gjennomgås av Tildelingskontoret og tjenesteleverandør i samarbeidsmøter. Det påpekes at brukers siste vedtak uansett er gyldig inntil tjenestebehovet har opphørt eller at Tildelingskontoret har endret vedtaket. At vedtaksperioden har utløpt skal derfor ikke ha noe å si for brukers tjenestetilbud. Tidskartlegging Bærum Kommune har i flere år gjennomført tidsavgrensede kartlegginger av hvordan tiden i hjemmebaserte tjenester fordeler seg på ulik aktivitet i hjemmebaserte tjenester. Det har blitt kartlagt detaljerte aktiviteter som har blitt oppsummert i 1. Ansikt-til-ansikt-tid (ATA-tid), 2. Indirekte tid og 3. Registrering og dokumentasjon. Definisjonen for ATA-tid har vært all tid sammen med tjenestemottaker. Reisetid har vært inkludert i indirekte tid. Erfaring fra andre kommuner viser at det er ulikt hva som defineres som direkte brukertid, eller det som Bærum har kalt ATA-tid. Det er naturlig at kommuner vil sammenlikne seg på hvilke andel direkte brukertid som oppnås, da det er et direkte resultat av hvor effektivt tjenesten utføres. Jo høyere andel direkte brukertid, desto mindre tid brukes på aktivitet som ikke er direkte relatert til bruker. Hvis direkte brukertid er lav går mer av ressursene til aktivitet som ikke er direkte tjenester til bruker. Definisjon av begrepet direkte brukertid Ved beregning av ny timepris har Bærum sett det nødvendig å omdefinere hva som legges i begrepet direkte brukertid i egen kommune. Definisjonen er nå tilnærmet lik de aktiviteter det fattes vedtak om fra tildelingskontoret. Definisjonen er også tilnærmet lik den som brukes i Oslo kommune. Definisjon direkte brukertid - Hjemmesykepleie: 7

9 Tid utført i brukers hjem, både i henhold til vedtak og uten vedtak grunnet akutt endret hjelpebehov hos bruker. Tid utført utenfor brukers hjem. For eksempel ærender med eller uten bruker, ringetilsyn, bestille/hente legemidler på apotek, legge medisindosetter for en eller flere brukere, pakke ut multidose, følge til lege, sykehus, ansvarsgruppe/-møter med eller uten bruker, koordinere eller utarbeide individuell plan. Definisjon direkte brukertid - Praktisk bistand/hjemmehjelp Tid utført i brukers hjem, både i henhold til vedtak og uten vedtak grunnet akutt endret hjelpebehov hos bruker. Tid utført utenfor brukers hjem. Eks. handling av varer, ærender med eller uten bruker, tekstilbehandling i fellesvaskeri/levere eller hente tøy på vaskeri. Gjennomført kartlegging uke 10, 2014 Bærum kommune, pleie og omsorg gjennomførte tidskartlegging for alle tjenestesteder under hjemmebaserte tjenester fordelt over uke 10 og uke 11, våren Kartleggingsskjema som ble benyttet er i hovedsak lik tidligere benyttet skjema i kommunen, men er forenklet ift kartlagte oppgaver. Der det tidligere har vært dokumentert på 27 ulike aktiviteter, ble det nå kun dokumentert på 7 aktiviteter. Det har tidligere ikke vært skilt på tjenestetypene praktisk bistand og hjemmesykepleie. Det ble nå utarbeidet egne skjema for hver av disse tjenestetypene. Det antas forskjeller i tid på de ulike aktivitetene innenfor hver av tjenestene, og timeprisene vil av den grunn være ulike. I tillegg ble det utarbeidet et eget skjema for hjemmesykepleie natt. Det ble fylt ut totalt 926 skjemaer for hjemmesykepleie, 196 skjemaer for praktisk bistand og 49 skjemaer for hjemmesykepleie natt. Totalt 16 avdelinger fordelt på alle 6 distriktene deltok i kartleggingen. Et distrikt med 2 avdelinger ble holdt utenfor oppsummeringen av resultatene fordi driften av ambulerende tjenester her er integrert i driften av omsorgsboliger. Skille mellom tjenestene praktisk bistand og hjemmesykepleie i tidskartleggingen har gitt usikkerhet knyttet til resultatene. På kommunens tjenestesteder er det ikke et organisatorisk skille mellom ansatte som yter hjemmesykepleie og praktisk bistand. Dette betyr at ansatte, avhengig av krav til kompetanse i de ulike oppdragene, utfører både praktisk bistand og hjemmesykepleie, også i samme besøk/oppdrag der det er hensiktsmessig. Dette ga en utfordring i forhold til å kartlegge på riktig tjenestetype. Ny tidskartlegging På grunn av usikre resultater, spesielt på praktisk bistand, ble det besluttet å gjennomføre en ny tidskartlegging for utvalgte avdelinger. Hjemmesykepleie natt, som er organisert som en avdeling, gjennomførte også ny kartlegging. For kartlegging av hjemmesykepleie ble de to avdelingene som hadde lavest og høyest andel direkte brukertid valgt ut. For praktisk bistand ble alle avdelingene i ett distrikt valgt ut. På dette distriktet er det 4 avdelinger, men hjemmehjelperne er organisert som et team med en egen koordinator. Teamet håndterer kun oppdrag på praktisk bistand. Det er derfor mindre usikkerhet til om riktig tjeneste er kartlagt. 8

10 Kartleggingsskjema ble videreutviklet med utfyllende informasjon og det ble gjennomført informasjonsmøter direkte med ansatte som skulle gjennomføre ny kartlegging. Ny kartlegging ble gjennomført i uke 25 og 26 og det ble innlevert 67 skjema for hjemmesykepleie natt, 133 skjema for hjemmesykepleie og 31 skjema for praktisk bistand. Kvaliteten på utfyllingen ble betydelig forbedret. Resultatene fra tidskartlegging - hjemmesykepleie 70,0 % 60,0 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 10,0 % 0,0 % Direkte tid Bomtur Indirekte tid Reisetid Utfylling av skjema Pause Gj.sn. Amb 49,6 % 0,5 % 23,0 % 17,6 % 3,3 % 6,0 % Gj.sn. Lavest/Høyest 51,7 % 0,5 % 21,8 % 15,1 % 3,8 % 7,0 % Gj.sn. Lavest/Høyest - NY 53,9 % 0,2 % 19,9 % 15,7 % 3,5 % 6,7 % Avdeling Lavest 44,2 % 0,6 % 27,4 % 16,9 % 4,0 % 6,9 % Avdeling Lavest - NY 51,0 % 0,2 % 21,9 % 18,0 % 3,6 % 5,3 % Avdeling Høyest 58,5 % 0,5 % 16,7 % 13,5 % 3,6 % 7,2 % Avdeling Høyest - NY 56,8 % 0,3 % 18,0 % 13,4 % 3,4 % 8,0 % I diagrammet er ny runde med kartlegging markert med stiplet søyle. Gjennomsnittlig andel direkte brukertid for den høyeste og laveste avdelingen økte fra 52 % til 54 % ved ny kartlegging i uke 25. Den laveste avdelingen økte betraktelig mens den høyeste avdelingen ble noe redusert. Dersom vi legger samme prosentvise endring til grunn for gjennomsnittet i Ambulerende, får vi følgende fordeling av andeler: 60% 50% 51,7 % 40% 30% 20% 21,0 % 18,2 % 10% 0% Direkte brukertid 0,3 % 3,0 % Bomtur Indirekte tid Reise Utfylling skjema 5,7 % Pause I tidskartleggingen er bomturer kartlagt særskilt for å avklare omfanget. Ved fakturering av vedtakstimer og ikke utførte timer, vil leverandøren uansett å få dekket bomturer. Det er i beregningen av timepris derfor summert andel direkte brukertid og bomtur, til sammen 52%. 9

11 Tid til utfylling av kartleggingsskjema utgjør 3% av tiden. Det legges til grunn at denne tiden normalt brukes til direkte brukerrettede oppgaver, og legges ved beregning av timepris til den direkte brukertiden på 52%, og gir ny andel direkte brukertid på 55 %. Resultatene fra tidskartlegging praktisk bistand 70,0 % 60,0 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 10,0 % 0,0 % Direkte tid Bomtur Indirekte tid Reisetid Utfylling av skjema Pause Gj.sn. Amb 52,7 % 1,1 % 18,3 % 18,0 % 3,5 % 6,3 % Gj.sn. Distrikt 4 57,5 % 1,3 % 10,2 % 21,6 % 3,0 % 6,4 % Gj.sn. Distrikt 4 - NY 60,8 % 1,8 % 9,4 % 19,0 % 3,7 % 5,3 % I diagrammet vises både resultat fra gjennomsnittet i ambulerende og for de 4 avdelingene i distrikt 4. Ny runde med kartlegging i distrikt 4 er markert med stiplet søyle. Gjennomsnittlig andel direkte brukertid økte fra 57,5 % til 60,8 %. Blant annet på grunn av misforståelse om kartlegging av direkte brukertid på handleoppdrag i første kartleggingsrunde, gikk reisetiden i andre kartleggingsrunde ned. Men også indirekte tid gikk noe ned. Utfylling av skjema og bomtur økte noe. Dersom vi legger samme prosentvise endring fra1. til 2. runde med kartlegging til grunn for gjennomsnittet i Ambulerende, får vi følgende fordeling av andeler: 60,0 % 55,7 % 50,0 % 40,0 % 30,0 % 20,0 % 16,8 % 15,9 % 10,0 % 0,0 % Direkte brukertid 1,6 % Bomtur Indirekte tid Reise Utfylling skjema 4,3 % 5,2 % Pause I tidskartleggingen er bomturer kartlagt særskilt for å avklare omfanget. Ved fakturering av vedtakstimer og ikke utførte timer, vil leverandøren uansett å få dekket bomturer. Det er i 10

12 beregningen av timepris derfor summert andel direkte brukertid og bomtur, til sammen 57,3%. Tid til utfylling av kartleggingsskjema utgjør 4,3% av tiden. Det legges til grunn at denne tiden normalt brukes til direkte brukerrettede oppgaver, og legges ved beregning av timepris til den direkte brukertiden på 57,3%, og gir ny andel direkte brukertid avrundet til 62 %. Resultater av tidskartlegging hjemmesykepleie - natt 45,0 % 40,0 % 35,0 % 30,0 % 25,0 % 20,0 % 15,0 % 10,0 % 5,0 % 0,0 % Direkte tid Bomtur Indirekte tid Reisetid Utfylling av skjema Pause Gj.sn. Nattjenesten 39,7 % 0,1 % 15,2 % 27,9 % 4,2 % 12,9 % Nattjenesten - NY 38,0 % 0,1 % 30,8 % 24,6 % 3,5 % 2,9 % Resultatene fra 2. runde med kartlegging viser høyere andel indirekte tid. Det er brukt mindre tid på både direkte brukertid, reise og utfylling av skjema. Størst forskjell er det allikevel på tid medgått til pause. Dette skyldes at det har vært usikkerhet ift hvordan rolig tid i løpet av natten skal kartlegges. Gjennomsnittet for de to kartleggingene legges til grunn i timeprisene. Forskjellen i direkte brukertid for ordinær hjemmesykepleie og hjemmesykepleie natt skyldes at det på deler av natten er mindre behov for tjenester, samt at mer av tiden går til reise. Natt-tjenesten er i Bærum Kommune organisert som egen avdeling som geografisk dekker hele Bærum. Oppsummering av tidskartlegging Erfaring fra tidskartleggingen gjennomført i 2014 viser at nøye gjennomgang av skjema og god informasjon er avgjørende for kvaliteten på tidskartleggingen. Metoden for gjennomføring av kartlegging var kjent for tjenesten fra tidligere år, men en del av begrepene og definisjonene som ble lagt til grunn var endret. Ved beregning av timepris er resultatene fra siste kartleggingsrunde lagt til grunn. Det er forutsatt at kvaliteten ved den 2. runden med kartlegging er vesentlig bedre, og prosentvis endring i resultatet fra denne, ble lagt til på gjennomsnittsresultatet for hele Ambulerende fra 1. kartleggingsrunde. Det er forutsatt at tiden som er brukt til tidskartlegging normalt vil gå til direkte brukertid. Det er mulig at noe av tiden til kartlegging er tatt fra pausetiden, men for øvrig må det forutsettes at tid til tidskartlegging ikke påvirker reisetid eller indirekte brukertid. 11

13 Bærum kommune har lagt til grunn følgende forutsetninger om tidsbruk i beregning av timepriser: Direkte brukertid Reisetid Annet Hjemmesykepleie 55 % 18 % 27 % Hjemmesykepleie natt 39 % 26 % 35 % Hjemmesykepleie, stasjonær bemanning 100 % 0 % 0 % Praktisk bistand 62 % 16 % 22 % Beregning av timepris Satser Praktisk bistand Hjemmesykepleie Hjemmesykepleie natt Stasjonær Lønn: Årslønn (regulativ) Lønn pr time 35,5 t/uke Feriepenger 12,00 % Vikar 3,20 % Pensjon 12,50 % Arbeidsgiveravgift 14,10 % Sum lønn pr time Andel direkte brukertid 62 % 55 % 39 % 100 % Sum pr vedtakstime (stasjonær 100%) 85 % Adm./ledelse og drift pr vedtakstime Pris pr vedtakstime Tillegg pr vedtakstime: Kvelds-/natt-tillegg pr time inkl. sos. utg. kr 55, Helgetillegg pr time inkl. sos. utg. kr 50, Helligdagstillegg inkl. sos. utg. 133,00 % Lønnskostnader Beregning av gjennomsnittlig årslønn er basert på opplysninger på alle ansatte, både faste og timelønnede fra lønnssystemet i mars 2014 for aktuelle tjenestesteder. Gjennomsnittet er basert på en vektet sammensetning av kompetanse i kommunenes tjeneste. Særskilt kompetanse som ikke kreves av private leverandører er hold utenfor. Lønnsnivået fra mars 2014 tilsvarer nivå i 2013, og er derfor økt med 3,9% til 2014-nivå i henhold til forutsetninger som er lagt til grunn i kommunens handlingsprogram for Et årsverk i turnus utgjør 1846 timer i året og lønnskostnaden pr time blir eksempelvis kr 177,- for praktisk bistand (jmf. tabell). Det forutsettes da at ferieperioden dekkes med ferievikarer. Avsetning til feriepenger er lagt til med 12%. 12

14 Kommunen har lagt til grunn 3,2% korttids sykefravær som tilsvarer sykefraværstatistikk til tilsvarende tjeneste i Ved langtidsfravær forutsettes det at sykelønnsrefusjoner fra NAV må gå til å dekke leverandørenes utgifter til vikarer. Det forutsettes at de private leverandørene har en god pensjonsordning for sine ansatte. Det er lagt til grunn 12,5% av pensjonsgivende lønn, noe som er over grensen på 7% for innskuddsbasert pensjon. Satsen tilsvarer det Oslo kommune i tidligere konsesjonsavtale har lagt til grunn for sin prisberegning. Etter påslag for arbeidsgiveravgift på 14,1% utgjør sum lønnskostnader pr brukertime eksempelvis kr 258,- for praktisk bistand (jmf. tabell). Resultatet fra tidskartleggingen viser at kommunens tjeneste på praktisk bistand bruker 62% av sin tid i direkte brukertid. Det vil si at for hver time ute hos bruker, trenger tjenesten 23 minutter til å gjennomføre annen aktivitet (reisetid, rapportering/dokumentasjon, pause, mm). Når vi medregner tid til annen aktivitet blir pris pr vedtakstime eksempelvis kr 417,- for praktisk bistand. Etter korrigering av differanse mellom vedtakstid og utført tid blir lønnskostnader pr vedtakstime kr. 354,-. Tillegg Leverandør må i sitt fakturagrunnlag dokumentere hvor mange vedtakstimer som utføres på kveld, helg, helligdag. Satsene er basert på gjeldende satser i Bærum Kommune. Alle tillegg er her beregnet med sosiale utgifter, og dekker både direkte brukertid, reisetid og annet/administrasjonstid. Administrasjon, ledelse og drift Administrative kostnader inkluderer administrasjon av kommunens programområde for Pleie og omsorg. Funksjonene som da dekkes og inkluderes er lønn og drift av: Toppledernivå: kommunalsjef og seksjonsleder Tjenesteledere og avdelingsledere Kvalitetsrådgiver og økonomirådgiver Bistand dokumentasjonssystem og driftskostnader til dette. Bistand merkantile funksjoner og regnskap. Toppledernivå, kvalitetsrådgiver, økonomi og dokumentasjonssystem er fordelt på alle tjenesteområdene i pleie og omsorg. Netto budsjett er brukt som fordelingsgrunnlag til de ulike tjenesteområdene. Ledelse av kommunens ambulerende tjeneste består av 6 årsverk distriktsledere og 17 årsverk avdelingsledere og ca 9 årsverk merkantile funksjoner. Medregnede lønnsutgifter til dette er korrigert for oppgaver/tjenester som ikke inngår i konsesjonsavtalen. Det forutsettes at administrative kostander er like fordelt uansett type tjeneste, og kostnaden per time er likt fordelt på alle tjenestetypene. Beregning av driftsutgifter er basert på regnskapet 2013 for aktuelle tjenestesteder. Regnskapet er korrigert for prosjekter som ikke er en del av ordinær drift, kjøp av vikartjenester, mva og øremerkede midler, samt refusjoner knyttet til lønn. For to tjenestesteder er det ikke regnskapsført husleie, strøm og rengjøring. Dette er lagt til basert på en gjennomsnittsberegning. 13

15 Fordeling av driftsutgiftene mellom praktisk bistand og hjemmesykepleie er gjort ut i fra vedtaksmengde. Utgifter til medisiner og medisinsk utstyr samt refusjon multidose er kun lagt til hjemmesykepleie. Det skilles ikke mellom hjemmesykepleie og hjemmesykepleie natt på drift og ledelse. For hjemmesykepleie - stasjonær er det ikke beregnet driftsutgifter til transport. Forsikring er en utgift som belastes sentralt, men er her fordelt forholdsmessig etter lønnsutgifter på kommunens tjenesteområder. Denne er innarbeidet i timepris pr vedtakstime. Driftsutgifter beregnet med utgangspunkt i regnskap 2013 er prisjustert med 1,4% til nivå i henhold til forutsetninger som er lagt til grunn i kommunens handlingsprogram for Sum administrasjon, ledelse og drift pr vedtakstime er eksempelvis kr 124,- for praktisk bistand (jmf. tabell). 14