Protokoll fra styremøte i LNU 9. okt 2012 i Øvre Slottsgate 2b

Transkript

1 Ref: SS doc Protokoll fra styremøte i LNU 9. okt 2012 i Øvre Slottsgate 2b Møtet ble satt kl Tilstede: Leder Gunhild Grande Stærk, Bård Skaar Viken, Jan Thomas Hagen, Christine Storø, Stian Seland, Mikal Kvamsdal, Naresh Sugandiran, Edvin Søvik, Sigrid Rege Gårdsvoll og Vibeke Sundsbø (ansattes representant). Forfall: Solveig Marie Claussen, Bo Alexander Granbo, Elin Marie Haga Stabbetorp, Irene Dotterud, Ole Aleksander Østhassel, Ina Bjørnrå og Elizabeth Toft Erichsen. Fra sekretariatet: Generalsekretær Martin V. Østerdal, Synnøve Seljeflot, Signe Nylend Ilner, Hans Johan Grjotheim, Johanne Halsnes Århus, Runa Brandal Myklebust, Lars Rottem Krangnes, Marion Godager Tveter, Aurora Nereid, Helena Gonzales Lindberg, Karianne Bergset Austnes, Ragnar Eggesvik. Sakene ble behandlet i denne rekkefølge: 36 38, 43, 39 42, 44 46, P-sakene Sak 36/ Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 37/ Referat og protokoller 1. Protokoll fra styremøte Protokoll fra AU-møtene og AU-protokoll var ikke utsendt med styreinnkallingen, men er sendt ut tidligere med AU-innkallinger. Protokoll fra styremøtet ble godkjent og AUprotokollene ble tatt til orientering.

2 Sak 38/ Orienteringer Saker under utvikling ved generalsekretær Martin Østerdal Forvaltning Martin Østerdal skal vitne i Fordelingsutvalgets rettssak mot SOS Rasisme tirsdag i neste uke. SOS Rasisme ønsker at saken skal gå for lukkede dører, de vil ikke møte med partsrepresentant og prøver å avskjære Fordelingsutvalgets vitner. Ankesaken til SOS Rasisme mot LNU skal opp i Gulating Lagmannsrett desember. Fra LNU vil Martin Østerdal og Marit Aspaas være tilstede hele tiden, mens Synnøve Seljeflot vil delta på deler av rettssaken. Pant er tatt i eiendom av Kjell Gunnar Larsen og advokat.no. LNU må vurdere om vi eventuelt rettslig skal forfølge parter som har tatt pant etter eventuelt tvangssalg av eiendom. Kompetansearbeid To oppdrag er ledige til styremedlemmer på Lån-en-LNUer, blant annet til Norges Blindeforbund. Interessepolitikk Det blir frokostmøte 29. november. Tema blir budsjetthøsten og politiske prioriteringer i frivillighetspolitikken. Trine Skei Grande kommer, samt en framstående representant for Ap. Det er kommet 320 millioner ekstra i budsjettet for 2013 i momskompensasjon. Vi vet at noen organisasjoner allerede får mer i momskompensasjon enn det de har i momskostnader gjennom forenklet søknadsmodell. LNU vet at mange lokallag får for lite. En hurtigarbeidende arbeidsgruppe er satt ned av Frivillighet Norge for å lage forslag til ny modell for beregning av grunnlagstall. Resultatet skal opp på Frivillighet Norge sitt årsmøte i desember. Tema som blir tatt opp her vil være fradrag (lønn med mer), beløpsgrenser for modellene, dokumentasjonskrav, hvordan flere organisasjoner kan komme inn i ordningen. Første møte i arbeidsgruppen var i dag, og Martin Østerdal representerer LNU. Ekspertseminaret gikk veldig bra. Rundt 50 deltagere fra Finland, Sverige, Danmark, Norge, Island, Færøyene, Grønland og Åland. For to uker siden kom regjeringens FN-melding. Det er tre store konkrete gjennomslag: 1) Man får en gjennomgang av delegatordningen for å strømlinjeforme denne på tvers av departement. LNU er alt i dialog med

3 politisk ledelse for operasjonalisering av dette. 2) Etter initiativ fra FN- Habitat, er nå ideen tatt av Ban Ki Moon selv, og han ønsker nå å opprette en spesialutsending for ungdom rett under generalsekretæren. 3) Regjeringen vil bidra økonomisk til at det opprettes et FNs Ungdomsforum f.eks. etter mønster av Det internasjonale urfolksforumet. Ungdom og deres organisasjoner kan her påvirke FNs politikk og arbeid i dialog med medlemsland. I løpet av de neste ukene skal vi gi innspill til Arbeiderpartiets programprosess. Det er booket inn møte med Sp. Det blir lagt vekt på å jobbe inn merknader hos opposisjonen i tillegg til offisielle høringer. Generelt oppfordres styremedlemmene til å delta mer aktivt på LNU sine arrangementer. LNU trenger et aktivt styre som kjenner hele LNU og hele medlemsmassen. b) Tildelinger siden sist styremøte Restmiddelsøknader er kommet inn på Demokratimidlene fra KFUK-KFUM Speiderne, Albansk Ungdom og Stecak. Mangfold og Inkludering hadde søknadsfrist 1.oktober. 32 søknader er kommet inn, og tildeling vil skje 31.oktober. Internasjonal rådgiver Karianne Bergset Austnes orienterte om tildeling på Informasjonsstøtten Nord/Sør. God bredde i tema i organisasjonenes Nord/Sør arbeid. Oppfølgingsbesøk/kontrollbesøk på Frifond organisasjon har startet. c) Media siden sist styremøte Se eget vedlegg på styrets side. Informasjonsrådgiver Marit Aspaas orienterte. De to FN-delegatene er i New York og deres innlegg ble holdt i natt. UN-Habitat delegaten vår Lise Weltzien har hatt innlegg i Aftenposten. Det har blitt jobbet mye med statsbudsjettet. d) Nytt fra styremedlemmene Bård Skaar Viken: Deltatt i intervjukomiteen for GS-ansettelse, var innom på Nordisk ekspertseminar, deltatt på AU-møter, vært på møter om interessepolitisk strategi. Hatt mye dialog med Elizabeth på europaspørsmål. Jan Thomas Hagen: Deltatt på AU-møter. Var i Finland i midten av september på møte i Nordisk-Baltisk for å diskutere kandidater foran valget. Var i St. Petersburg på møte i Europarådet med ministre med ansvar for ungdom. Tema var Youth Rights, men ingen ting ble vedtatt. Deltatt på Nordisk ekspertseminar.

4 Stian Seland: Deltatt på kontaktkonferansen til BLD, deltatt på opplæringsseminar hos Fordelingsutvalget, deltatt på statsbudsjettfrokost og vært på første møte i arbeidsgruppa for organisasjonsutvikling. Christine Storø: Hatt flere møter i Arbeidsgruppa Nord/Sør. Det blir en spennende nord-sør-kampanje. Mikal Kvamsdal: Deltatt på møte om interessepolitisk strategi. Bo Alexander Granbo: Deltatt på AU-møter og på planleggingsmøte av høstkonferansen. Naresh Sugandiran: Hatt et møte i nettverket på hiv/aids. Sigrid Rege Gårdsvoll: Skal holde kurs i kveld for flere av medlemsorganisasjonene. e) Orientering fra leder Gunhild Grande Stærk Jobbet med på oppstart av arbeidsgruppen for organisasjonsutvikling Jobbet med GS-ansettelse Deltatt på BLDs Kontaktkonferanse og Nordisk ekspertseminar Jobbet med å gi ut prisen for årets barne- og ungdomskommune Jobbet med planlegging av høstkonferansen, programmet blir endelig satt i morgen. Deltatt på statsbudsjettdagen. Jobbet med forvaltningsstrategien. Skal begynne med planlegging av nytt barne- og ungdomspolitisk program (BUP) og styreturne ganske snart. Vil sende ut mail snart om styreturne. Orienteringene ble tatt til orientering. Sak 39/ Kompetansestrategien (diskusjon) Generalsekretæren har lagt opp til at kompetansestrategien skal diskuteres på dette styremøtet, og bli vedtatt på styremøtet den 6. november. Kompetansestrategien er en av tre overordnede strategier i LNU, som ligger til grunn for prioriteringene i LNUs aktivitetsplan og budsjett. Organisasjonsrådgiver Signe Nylend Ilner ledet diskusjonen. Gunhild Grande Stærk, Martin Vonstad Østerdal, Mikal Kvamsdal, Christine Storø, Jan Thomas Hagen, Signe Nylend Ilner, Bård Skaar Viken, Karianne Austnes. Generalsekretæren tar med seg innspillene fra styret i det videre arbeidet med LNUs Kompetansestrategi

5 2013. Et endelig utkast blir lagt fram for styret på styremøtet 6. november. Sak 40/ Forvaltningsstrategien Utviklingsmålene fra LNUs langtidsplan som ble vedtatt på BUT gir en treårig retning for LNUs forvaltningsarbeid. I diskusjonssak har styret gitt retning til forvaltningsteamete (FOT), slik at vi nå kan presentere en ettårig strategi for Styret har også bidratt med tre representanter i utarbeidelsen av strategien. Rammen for denne styresaken er at styret kan: 1. Vurdere om strategien henger sammen med utviklingsmålene fra BUT 2. Be om utsettelse/revidering av strategien dersom den gir feil retning 3. Gi en prioritering av de viktigste målene og tiltakene i strategien slik at sekretariatet kan utarbeide aktivitetsplan for 2013 Organisasjonsrådgiver Ragnar Eggesvik presenterte saken. Bård Skaar Viken, Ragnar Eggesvik, Martin Østerdal, Gunhild Grande Stærk. Styret vedtar forvaltningsstrategien for 2013 Sak 41/ Forvaltningsmanualen Forvaltningsmanualen for LNUs støtteordninger har tidligere fulgt som vedlegg til den årlige forvaltningsstrategien. Generalsekretær har valgt å ta den ut av strategien slik at manualen blir behandlet som et eget administrativt dokument. Organisasjonsrådgiver Ragnar Eggesvik presenterte saken. Tilleggsforslag fra Mikal Kvamsdal, s. 2 femte kulepunkt: Legge til enkel Vedtatt. Mikal Kvamsdal, Martin Østerdal, Ragnar Eggesvik, Bård Skaar Viken, Gunhild Grande Stærk. Styret vedtar Forvaltningsmanual for LNUs støtteordninger med vedtatte endring.

6 Sak 42/ Revidering av retningslinjer: Ungdomsbevilgningen Ungdomsbevilgningen Nord/Sør er en støtteordning som forvalter midler fra Norad. LNU fordeler rundt 1.5 millioner til organisasjonene som søker støtteordningen. I gjennomsnitt har støtteordningen rundt prosjekter hver søknadsrunde. Hovedformålet ved støtteordningen er ungdoms deltakelse, organisasjonsutvikling og økt kunnskap om Nord/Sør tema. Søkerne kan per dags dato søke om forprosjektstøtte på og hovedprosjektstøtte på Disse støttebeløpene har stått uendret i en årrekke, og Generalsekretæren ser nå et behov for å justere disse. Dette vil innebære en endring på forprosjektstøtte fra til og hovedprosjektstøtte fra til Internasjonal rådgiver Karianne Bergset Austnes presenterte saken. Edvin Søvik, Naresh Sugandiran, Martin Østerdal, Karianne Bergset Austnes, Mikal Kvamsdal, Christine Storø. Retningslinjer for Ungdomsbevilgningen Nord/Sør med nye beløpsgrenser ble vedtatt. Sak 43/ Hviterussland: Samarbeid med Rada Siden 2008 har LNU hatt et økonomisk prosjektsamarbeid med det ikkeregistrerte hviterussiske ungdomslandsrådet Rada. Dette er LNUs eneste bilaterale samarbeidsprosjekt. Da LNU søkte om ettårig støtte for 2009, tilbød UD LNU en treårig rammeavtale for Radasamarbeidet fra , som LNU takket ja til. Denne avtaleperioden er nå over, og LNU er i ferd med å sluttrapportere for disse tre årene til Utenriksdepartementet. LNU har i flere omganger og i dialog med revisor bedt Rada utbedre de årlige regnskapene med mer nøyaktig informasjon og bedre scannede (leselige) bilag. For 2011 gjelder også at en ikke har fått de reelle vekslingskursene mellom rubler og de andre valutaene i regnskapet, og hvor mye Rada har i restmidler er derfor vanskelig å si sikkert. Rubelbeløpene slik de nå står i regnskapet er basert på rubelkursen den dagen pengene ble brukt; ikke den dagen de ble vekslet. De rubeltallene som ikke viser tilbake på bilagsførte kostnader i rubler er altså konstruerte tall. Internasjonal rådgiver Marion Godager Tveter presenterte saken. Martin Østerdal, Bård Skaar Viken, Gunhild Grande Stærk, Synnøve Seljeflot, Christine Storø, Marion Godager Tveter, Jan Thomas Hagen.

7 LNU avslutter det økonomiske samarbeidet, men opprettholder videre politisk samarbeid gjennom YFJ, samt gir faglig oppfølging gjennom det årlige koalisjonsmøtet i juni, der LNU forplikter seg til å sende en eller to representanter årlig. Skulle Rada ønske å arbeide mer politisk og i større grad være i opposisjon til egne myndigheter, vil LNU være svært positive til å støtte dette på egnet vis. Sak 44/ Innmelding i Hovedorganisasjonen Virke Husforeningen har orientert Generalsekretæren om at de ansatte har meldt seg inn i fagforeningen Negotia. Dette har skjedd etter en lengre tids dialog mellom Husforeningen og generalsekretæren. En slik innmelding i en fagforening vil endre hvordan LNUs avtaleverk gjennom personalhåndboken er utformet. I vurderingen av mulige arbeidsgiverforeninger har det vært viktig å finne en forening som forhandler direkte med Negotia og en forening som har en tariffavtale som LNU kan passe inn i. De øvrige medlemsfordelene med medlemskapet har og vært vurdert, men har ikke vært utslagsgivende. Hovedorganisasjonen Virke har sammen med blant annet Negotia utarbeidet et avtale for HUK-virksomheter (Helse, utdanning og kultur), og har et eget område for frivillige og ideelle organisasjoner som en del av avtaleverket. Etter å ha sett på ulke arbeidsgiverforeninger fremstår Virke som det foreningen som passer best for LNU. Flere av LNUs medlemsorganisasjoner er allerede medlemmer av Virke. Generalsekretær Martin Østerdal presenterte saken. Stian Seland, Martin Østerdal. LNU melder seg inn i Hovedorganisasjonen Virke. Generalsekretæren får i oppdrag å forhandle med den lokale Negotia klubben om et nytt avtaleverk for LNUs personalpolitikk i tråd med tariffavtalen. Den nye avtalen legges frem for styret for endelig vedtak. Sak 45/ Tapsføring av krav Frifond barn og unge Frifond barn og unge behandler årlig rundt 2000 søknader. Hvis ikke alle tildelte midler blir brukt, kreves disse tilbake. LNU har to serier med krav; krav som ble innkrevd i gammelt system i FileMaker før 2010, og nye krav som ble opprettet etter at vi fikk nytt saksbehandlingssystem i mai 2010.

8 Totalt gjelder dette 91 krav på totalt 1,2 millioner kroner. Dette er penger som er inntektsført hos LNU, og som står som en del av kapital vi har til utdeling på Frifond barn og unge. Dessverre er dette penger som vi sannsynligvis ikke, eventuelt bare i begrenset grad, vil kunne få inn. 43 av disse sakene, på totalt kr er overført inkasso. LNU ønsker nå å tapsføre disse kravene, og om det skulle komme inn noe penger fra Intrum Justisia på disse kravene, vil de på dét tidspunktet bli inntektsført Frifond barn og unge, og igjen gå til utdeling. 21 av disse kravene (totalt kroner) har det blitt sendt ut inkassovarsel til, mens på 27 av kravene (totalt kroner) er det sendt flere purringer. Assisterende generalsekretær Synnøve Seljeflot la fram saken. Martin Østerdal, Naresh Sugandiran, Synnøve Seljeflot, Mikal Kvamsdal, Christine Storø. Uinnfridde krav på Frifond barn og unge fra før 2010 blir tapsført. Sak 46/ Saksbehandlingssystemet: Videre framdrift LNU deler årlig ut ca. 135 millioner gjennom saksbehandlingssystemet, og det er viktig for både støttemottakere, forvaltningsrådgiverne i LNU og for de vi skal rapportere til at vi kan stole på at tallene og rapportene som systemet genererer er korrekte. LNUs styre ble forelagt tre alternativer på styremøtet i et notat fra advokat Brandstad: 1. Å fortsette samarbeidet med Unicornis, 2. Å erklære hevning av hovedavtalen og underliggende driftsavtale(r) eller 3. Innlede forhandlinger mot en styrt avvikling/utfasing. Styret vedtok følgende: Styret gir generalsekretær fullmakt til å vurdere ulike handlingsalternativer og om nødvendig velge ny leverandør og fortsette arbeidet med å videreutvikle dagens saksbehandlingssystem. LNU har hatt formøte med én mulig ny leverandør, som skisserer at man kan bruke november og desember 2012 på feilretting av gammelt system. Januar 2013 kan brukes til å få opp en test-setting og gjøre noen forbedringer av systemet, før man i februar kan gå inn i produksjonssetting. De vil foreslå 1. mars som akseptansefrist. En avtale om drift hos Unicornis ut første kvartal vil derfor være greit. På seks ukers varsel kan LNU også be om å eventuelt få fornyet driftsavtalen med Unicornis med ytterligere 3 måneder, hvis tidsplanen som er skissert blir forsinket. Assisterende generalsekretær Synnøve Seljeflot la fram saken. Martin Østerdal og Mikal Kvamsdal vurderte seg selv som inhabile.

9 Stian Seland, Gunhild Grande Stærk, Bård Skaar Viken, Christine Storø, Jan Thomas Hagen. Settegeneralsekretær tar med seg styrets innspill i det videre arbeidet med å finne en ny leverandør av saksbehandlingssystemet. Møtekritikk. Møtet slutt kl Ref: Synnøve Seljeflot