Protokoll fra styremøte i LNU 13. juni 2012 i Øvre Slottsgate 2b

Transkript

1 Ref: SS doc Protokoll fra styremøte i LNU 13. juni 2012 i Øvre Slottsgate 2b Møtet ble satt kl Tilstede: Leder Gunhild Grande Stærk, Bård Skaar Viken, Jan Thomas Hagen, Edvin Søvik, Elin Marie Haga Stabbetorp, Christine Storø, Ole Aleksander Østhassel, Stian Seland, Elizabeth Toft Erichsen, Mikal Kvamsdal, Bo Alexander Granbo, Ina Bjørnrå og Vibeke Sundsbø (ansattes representant). Forfall: Irene Dotterud, Naresh Sugandiran, Solveig Marie Claussen og Sigrid Rege Gårdsvoll Fra sekretariatet: Generalsekretær Martin V. Østerdal, Synnøve Seljeflot, Signe Nylend Ilner, Hans Johan Grjotheim, Karoline Fossland, Runa Brandal Myklebust, Ole Bruseth, Lars Rottem Krangnes, Marion Godager Tveter, Hanne Marte Furset, Marit Aspaas. Sakene ble behandlet i denne rekkefølge: 15 17, P-sak 5, 18 22, 24, P-sak 6, P- sak 3, P-sak 4, 23. Sak 15/ Godkjenning av innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. Sak 16/ Referat og protokoller 1. Protokoll fra styremøte Protokoll fra AU-møtene , , og Kommentar fra Stian Seland: Sigrid Rege Gårdsvoll var ikke tilstede på styremøtet Jan Thomas Hagen er leder for arbeidsgruppa for FN. Protokoll fra styremøtet blir godkjent. Referatene ble tatt til orientering.

2 Sak 17/ Orienteringer Saker under utvikling ved generalsekretær Martin Østerdal Forvaltning Lansering av nye frifond.no nettsider skjer snart. Frifond runder 1000 likes på Facebook. Vi er i slutten av saksbehandlingen på Frifond organisasjon. Akseptskjema blir sendt ut i løpet av kort tid. Siden vi får større andel av Frifond, fra 73,6 til 73,9%, så blir det en veldig liten økning på LNU. Det er en liten nedgang i lokallag (2010 tall) og en del store organisasjoner som er ute av ordningen. I fjor var NLM inne med 1/3 av lokallag og de er blant annet ikke med i år. Ganske stabilt i forhold til antall medlemmer i ordningen. Kompetansearbeid Nytt kursprogram for LNUs organisasjonsskole er laget. Programmet for høsten er både ambisiøst og med nye kurs som indesign, photoshop og digital storytelling. Brukerseminar blir felles for alle ordninger med felles økonomikurs og prosjektstøttekurs, men med parallelle seminar på ettermiddagen for den enkelte støtteordning. Interessepolitikk Idrettsmeldingen: Det blir lagt opp til ny tippenøkkel. Kulturandelen er i dag 36% hvor 2/3 av dette går rett inn i statsbudsjettet. Ca 12% av tippemidlene går til kulturfomål (Frifond, Kulturbygg og den kulturelle skolesekken) gjennom kongen i statsråd. I ny tippenøkkel skal kultur ned til 18%, men man tar vekk de 800 millionene som har gått rett inn i statskassen. Dette betyr ca 70 millioner mer til Frifond av totalt 200 millioner til kultur. Vi forventer dermed en god økning i Frifond de kommende år. Dette skal fases inn over flere år. LNU har sagt at vi er positive, men vi er opptatt av at kulturløftet står ved lag, og at det ikke blir mindre til kultur totalt sett. Høringsfrist gikk ut på fredag i forhold til samling av Frifond organisasjon. Saksbehandler i kulturdepartementet kan ikke opplyse om videre prosess, men de skal lese sakspapir, og departementet i utgangspunktet har stilt seg positive til LNUs høringsforslag. Grunnlovsendring på 16-årig stemmerett: SV foreslår med støtte fra Venstre et grunnlovsendringsforslag som blir behandlet etter stortingsvalget. Ligger inne som en mulighet for neste storting å vedta. Stemmerettsjubileum: I 2013 er det 100 år siden kvinner fikk stemmerett. Departementet ønsker at LNU skal ha en ny runde med demokratiagenter for å få opp valgdeltagelsen generelt blant ungdom. LNU utarbeider en

3 prosjektskisse etter diskusjoner i Interessepolitisk team. Oppstart blir foreslått i oktober med prosjektmedarbeider som ansettes fra januar b) Tildelinger siden sist styremøte Marion Tveter Godaker orienterte om tildeling på Demokratimidlene, 2. runde. c) Media siden sist styremøte Se eget vedlegg på styrets side. Marit Aspaas orienterte om blant annet innlegg i Klassekampen om Rio20+, svar på leder i Dagbladet om kontroll med tildeling av midler i forbindelse med SOS Rasime og oppslag i Dagsavisen om kommersielt press mot barn og unge. d) Nytt fra styremedlemmene Bård Skaar Viken: Vært på AU-møter inkludert et lang-au. Flere møter i interessepolitisk team. Deltatt med Lars og Mikal på møte om interessepolitisk strategi. Vært med i innstillingsutvalg for delegat til Rio, møte med UNhabitat, møte med Elizabeth om Europa. Jan Thomas Hagen: Arbeidsgruppa for FN-spørsmål har hatt møte departementet og han har deltatt på AU-møter. Ole Aleksander Østhassel: Vært på strategimøte for neste års arbeidsgruppe Nord/Sør og sittet i intervjukomiteen for ansettelse av ny organisasjonsrådgiver, Frifond barn og unge. Stian Seland: Deltatt på møter om saksbehandlingssystemet og planleggingsmøte i forhold til arbeidsgruppa for organisasjonsutvikling. Vært på møte med Gunhild og Signe om ny kompetansestrategi. Vibeke Sundsbø: Som tillitsvalgt har hun jobbet med lønnsforhandlinger, arbeidsmiljøundersøkelse og økonomisaken som blir framlagt på styremøtet. Christine Storø: Har vært på strategimøte for neste arbeidsgruppen Nord/Sør, deltatt på avslutningen av forrige arbeidsgruppe Nord/Sør og delte midler i fordelingsutvalget Nord/Sør. Elin Marie Haga Stabbetorp: Vært på møte med Martin om interessepolitisk strategi og deltatt på AU-møter. Elisabeth Toft Erichsen: Har vært i Brussel på ekspertgruppemøte om 16- årig stemmerett og deltatt på seminar i Europaparlamentet. Har hatt møte med Bård om Europa og holdt kurs for SAIH om medlemsmodellen. Mikal Kvamsdal: Deltatt på høring på Stortinget om ungdommens maktutredning og framholdt blant annet viktigheten av representativt ungdomsdemokrati og stemmerett for 16-åringer. Vært på uformelt møte om Interessepolitisk strategi, som styret skal diskutere på dagens styremøte. Bo Alexander Granbo: Vært på AU-møter.

4 Ina Bjørnrå: Vært med og innstilt på kandidat til Rio. Vært på koalisjonsmøte i Hviterussland der det ble vedtatt et memorandum of understanding som LNU må ta stilling til om vi ønsker å være med på. e) Orientering fra leder Gunhild Grande Stærk Jobbet med arbeidsgruppen for organisasjonsutvikling Styremøte i FN-sambandet med tema hva gjør vi videre med tusenårsmålene Medarbeidersamtale med Martin Østerdal Deltatt i priskomiteen for godt styresett som gir svanemerke til kommunene for godt demokrati og involvering av barn og unge Orienteringene ble tatt til orientering. P- sak 05/ Ansettelse av Organisasjonsrådgiver, Frifond barn og unge AU vedtok i AU-sak 1/ å lyse ut den faste stillingen som organisasjonsrådgiver, Frifond barn og unge. Stillingen ble lyst ut med søknadsfrist 7. juni Intervjukomiteen har bestått av Ole Aleksander Østhassel fra styret, Runa Brandal Myklebust fra sekretariatet og assisterende generalsekretær Synnøve Seljeflot, som har hatt rolle som saksbehandler. Ved søknadsfristens utløp hadde LNU fått inn 40 søknader. Seks stykker ble kalt inn til førstegangsintervju og tre til andregangsintervju. Assisterende generalsekretær Synnøve Seljeflot presenterte innstillingen. Jan Thomas Hagen, Vibeke Sundsbø, Ole Aleksander Østhassel, Christine Storø, Bo Alexander Granbo, Bård Skaar Viken, Synnøve Seljeflot, Mikal Kvamsdal, Edvin Søvik. Styret vedtar generalsekretærens innstilling. Johanne Halsnes Århus tilbys fast stilling som organisasjonsrådgiver, Frifond barn og unge i LNU. Sak 18/ Interessepolitisk strategi (diskusjon) Som forberedelse til diskusjon rundt utarbeiding av ny interessepolitisk strategi for 2013, ble styret bedt om å lese interessepolitisk strategi for Bård, Mikal

5 og Ellen Marie fra styret jobber sammen med interessepolitisk team med å utarbeide interessepolitisk strategi. Organisasjonsrådgiver Lars Rottem Krangnes ledet diskusjonen, som først skjedde i grupper deretter i plenum. Generalsekretær tar innspillene fra styret med seg i det videre arbeidet med interessepolitisk strategi. Sak 19/ Godtgjørelse og refusjon for styret i LNU LNU har egne retningslinjer for godtgjørelse og refusjoner til styret, sist revidert av styret 13. september Se vedlegg. De tre siste styreperiodene har det i punkt 8 vært vedtatt en frikjøpt leder på heltid. Denne ordningen ble senest evaluert i juni 2011 og med en ytterligere vurdering i september Reglene for godtgjørelse og refusjon for styremedlemmer er foreslått holdt på samme nivå som i fjor. Generalsekretær Martin Østerdal presenterte saken. Mikal Kvamsdal, generalsekretær Martin Østerdal, Synnøve Seljeflot, Ina Bjørnrå, Christine Storø, Bård Skaar Viken. I. Punkt 8 Honorar for AU-medlemmer i Godtgjørelse og refusjoner for styret i LNU skal lyde: Det samlede AU-honoraret til fordeling skal være kr inkludert arbeidsgiveravgift. AU-honoraret skal fordeles slik: Leder 80 % Nestleder 10 % AU-medlem 3,3 % x 3 Leder for LNU får i tillegg betalt ett avisabonnement, bredbåndstilknytning samt mobiltelefon. Målet med honorarene er ikke å betale for det arbeidet som er lagt ned, men å lette arbeidssituasjonen for de som legger ned et stort frivillig arbeid i LNU. Honorarene utbetales kvartalsvis for AUmedlemmene og nestleder og månedsvis for leder. For lederhonorar gjelder i tillegg disse bestemmelsene: - Honoraret fortsetter å løpe ved sykdom - Tillitsvalgte har anledning til å tegne private pensjonsforsikringer

6 - LNU bør utbetale honorar for sykemeldingsperioden dersom det skulle oppstå en sykemelding som overlapper avslutningen av ledervervet. II. Styret vedtar de foreslåtte retningslinjene for godtgjørelse og refusjoner for styret i LNU og gjør disse gjeldende for styreperioden III. Ledermandat behandles i egen sak. Sak 20/ Ledermandat I tråd med vedtak i sak om AU-mandat fra styremøtet i mai, legger med dette frem forslag til ledermandat. Det er gjort mindre justeringer fra fjoråret. Mandatet skal gi en retning for leder, og hvordan leder skal prioritere sin tidsbruk. Gjennom mandatet lages det og en ramme for samarbeidet mellom leder og generalsekretæren. Frikjøpt leder på heltid ble sist evaluert i 2011, og videreført. Styret kan vurdere om det skal evalueres på nytt før Barne- og ungdomstinget. Generalsekretær Martin Østerdal presenterte saken. Tilleggspunkt fra Gunhild Grande Stærk etter punktet om oppfølging av styret: Oppfølging av generalsekretær: Oppfølging av generalskretærs arbeid og iverksetting av styrets vedtak Gjennomføring av medarbeidersamtale med generalsekretær Forslaget ble vedtatt. Mikal Kvamsdal, Bo Aleksander Granbo, Christine Storø, Ole Aleksander Østhassel. Styret vedtar mandat for leder med tilleggspunkt. Sak 21/ Evaluering av ordningen med ungdomsdelegater til FN- fora Vinteren begynte LNU å se nærmere på FN-delegatordningen ved hjelp av en referansegruppe sammensatt av tidligere ungdomsdelegater og et styremedlem. Internasjonal rådgiver Hanne Marte Furset, ansvarlig for FNarbeidet i LNU, har vært sekretær for gruppa. Målet med evalueringen har vært å se på hvordan LNU kan bruke potensialet i delegatordningen bedre. Det vil si å sikre meiningsfull deltakelse, kontinuitet og

7 styrke forståelsen for og makt til ungdomsperspektivet. Hanne Marte Furset presenterte saka. Christine Storø, Jan Thomas Hagen, generalsekretær Martin Østerdal, Hanne Marte Furset, Bård Skaar Viken, Bo Aleksander Granbo, Gunhild Grande Stærk, Ole Aleksander Østhassel, Mikal Kvamsdal. Generalsekretæren ser det som nødvendig å arbeide videre med FN-delegatordningen og ta lærdom fra denne evalueringen. 1. Delegatkontraktene blir omarbeidet for å klargjøre forventningene til rollen som ungdomsdelegat 2. Vervet som ungdomsdelegat blir utvida til 16 måneder, med rekruttering i november/ desember 2012 og avsluttes med overlapp til mars Deltakelse i Arbeidsgruppa på FN-spørsmål er obligatorisk for alle ungdomsdelegater 4. LNU må sikre bedre samarbeid med fagdepartement i form av jevnlige møter og arbeide for en fellesmal for metode /forståelse for ungdomsdeltaking på tvers av departementene. 5. Det blir laget en strategi for å utvide rekrutteringsgrunnlaget til ungdomsdelegatordningen i samarbeid med AgFN. 6. Invitere alle ungdomspartiene til å finne en ny løsning for representasjon av ungdomspartiene som kan erstatte rulleringsordningen. 7. Ved tilbud om ytterligere representasjonsoppdrag så vil AU formelt vedta mens AgFN vurdere om vi har eksisterende delegatressurser som kan benyttes. Sak 22/ Nye økonomirutiner I revideringen av aktivitetsplanen i juni 2011 ble Utrede muligheten for en bedre løpende økonomikontroll i LNU tatt inn som et tiltak. Dette tiltaket har vært tatt med videre inn i aktivitetsplanen i Generalsekretæren orienterte styret i LNU om den økonomiske situasjonen på styremøtet 07. mars. Da ble det orientert om at generalsekretæren kom til å fremlegge en sak for styret om hvordan LNUs økonomiske rutiner og økonomistyring kan bli bedre. Målet er å sikre trygge og robuste rutiner tilpasset LNUs økonomi. Generalsekretær Martin Østerdal presenterte saken.

8 I tillegg til vedtaket under står styrets vedtak på forrige styremøte ved lag i forhold til saksbehandlingssystem. Nytt forslag fra Vibeke Sundsbø: Beholde punkt 1-4. Fjerne punkt 5 og 6 og erstatte det med: LNU skal hente inn ekstern kompetanse for å foreta en gjennomgang av LNUs økonomirutiner og økonomisystem. Formålet med gjennomgangen er å vurdere sikkerhet og effektivitet i dagens rutiner og foreslå tiltak for LNUs styre med det formål å sikre en trygg og effektiv økonomihåndtering. Tiltak som følge av denne gjennomgangen iverksettes innen 1. januar Generalsekretæren skal rapportere til styret om utviklingen av økonomiarbeidet og komme med forslag til ytterligere tiltak før budsjettet for 2013 vedtas. Tilleggsforslag fra Bård Skaar Viken til Vibeke Sundsbøs forslag: Har en intensjon om å utfase dagens papirbaserte system. Forslaget ble vedtatt inn i Vibeke Sundsbøes forslag. Nytt punkt til vedtaket fra Mikal Kvamsdal: Dersom man finner økonomiske rammer for å innhente ekstern kompetanse til å gjennomgå LNUs økonomisystem innenfor eksisterende budsjett delegerer styret fullmakt til Generalsekretæren til å gjøre dette. Dersom budsjettjustering vil være nødvendig, skal styre presenteres forforslag om dette dersom Generalsekretær finner dette hensiktsmessig. Forslaget ble vedtatt. Tilleggsforslag fra Gunhild Grande Stærk i tillegg til generalsekretærs forslag til vedtak: Økonomigruppen fortsetter å diskutere hvordan disse tiltakene fungerer. Forslaget ble vedtatt. Forslaget fra generalsekretær med de vedtatte endringene fra Mikal Kvamsdal og leder Gunhild Grande Stærk ble deretter satt opp mot Vibeke Sundsbøs forslag med det vedtatte forslaget fra Bård Skaar Viken. Forslaget til generalsekretær med endringer ble vedtatt med 6 mot 6 stemmer, med leders dobbeltstemme. Én avsto fra å stemme. Elizabeth Toft Erichsen, Martin Østerdal, Gunhild Grande Stærk, Mikal Kvamsdal, Vibeke Sundsbø, Synnøve Seljeflot, Bo Aleksander Granbo, Bård Skaar Viken, Christine Storø, Jan Thomas Hagen, Elin Marie Haga Stabbetorp.

9 Generalsekretæren får ansvar for at følgende tiltak settes i verk for å styrke økonomiarbeidet i LNU og sikre den økonomiske styringen: 1. Opplæringsrutinene ved nyansettelser gjennomgås og forbedres for å sikre en dekkende opplæring i økonomi, dette gjelder både den stillingsspesifikke og den generelle delen av opplæringen. 2. Alle ansatte skal ha tilbud om faste påfyllskoleringer i økonomi for å sikre at ansatte har den kompetansen som er nødvendig. Det skal gjennomføres oppfølging av den enkeltes faglige utvikling for å sikre at den økonomiske kompetansen er i tråd med det økonomiske ansvaret den ansatte har. 3. De skriftlige rutinene for LNUs overordnede økonomiarbeid utvides og forbedres slik at rutinene og støttedokumentene blir et reelt verktøy i arbeidet med økonomi. Det skal utarbeides veiledende maler for føring av skyggeregnskap og andre rutiner som det måtte være behov for. 4. Årshjulene for hver stilling revideres slik at de dekker og beskriver den enkelte stillings ansvar for økonomi. Årshjulene må oppdateres jevnlig slik at de gjenspeiler de overordnede rutinene som gjelder for hele LNU og skaper forutsigbarhet i de ansattes arbeidshverdag. 5. LNUs regnskapsføring gjøres mer tilgjengelig for de ansatte ved å utvikle eller kjøpe inn nytt system for økonomirutiner og løpende økonomikontroll. Derfor må det opp til vurdering om LNU skal bytte regnskapsfører eller om de ønskede endringene kan gjennomføres sammen med dagens leverandør. Som et første skritt må bilagshåndteringen digitaliseres og gi rom for kommunikasjon mellom sekretariat og regnskapsfører. Generalsekretær vil komme tilbake til styret om eventuelle budsjettmessige konsekvenser av endringene. 6. Utfase dagens papirbaserte system, til fordel for et heldigitalt sømløst økonomisystem. Dersom man finner økonomiske rammer for å innhente ekstern kompetanse til å gjennomgå LNUs økonomisystem innenfor eksisterende budsjett delegerer styret fullmakt til Generalsekretæren til å gjøre dette. Dersom budsjettjustering vil være nødvendig, skal styre presenteres for forslag om dette dersom Generalsekretær finner dette hensiktsmessig Økonomigruppen fortsetter å diskutere hvordan disse tiltakene fungerer.

10 Før 31. desember 2012 skal generalsekretæren rapportere til styret om utviklingen i økonomiarbeidet til LNU samt vurdere eventuelle ytterlige tiltak. Sak 23/ Evaluering av Barne- og ungdomstinget 2012 Barne- og ungdomstinget 2012 hadde 152 påmeldte deltakere noe som er en liten nedgang fra året før. For første gang ble BUT arrangert fra søndag til mandag. Dette kan være en del av forklaringen. I etterkant av Barne- og ungdomstinget ble det gjennomført en spørreundersøkelse blant deltakerne, vi fikk 71 besvarelser på evalueringen. Jevnt over vurderes BUT positivt. Evalueringen ligger vedlagt. Generalsekretær Martin Østerdal presenterte saken. Styret diskuterte blant annet punktene: Hvordan var debattene? og hvordan kan de ble bedre? Fungerte påvirkningstorgene? Klarte LNU å skape en tilhørighet for medlemsorganisasjonene? Hvordan kan man skape en sterkere felles identitet for organisasjonene? Hvordan fungerte det å ha BUT fra søndag til mandag? Styret vil ta diskusjonen på Facebooksiden som er blitt opprettet for styret. Generalsekretæren tar med innspillene i planleggingen av BUT Sak 24/ HMS- Håndboken HMS-håndboken revideres årlig i mai/juni samtidig med revisjon av personalhåndboken. HMS-håndboken inneholder beskrivelse av administrative rutiner og forelegges vanligvis ikke styret. Revisjonen skjer i et samarbeid mellom ledelsen, verneombud og tillitsvalgte på bakgrunn av endringer i lover, regler og forskrifter og innspill fra sekretariatet. Assisterende generalsekretær Synnøve Seljeflot la fram saken. Mikal Kvamsdal, generalsekretær Martin Østerdal. HMS-håndboken endres i tråd med endringene foreslått i vedlagte dokument. Sak 25/ Eventuelt

11 Møtekritikk Møtet slutt kl Ref: Synnøve Seljeflot