Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF

Transkript

1 65335_rapport_ :48 Side A Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 14/ Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 65335_rapport_ :48 Side B Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF Publikasjoner fra Kommunerevisjonen i Oslo 1/2004 Evaluering av bydelers forvaltningspraksis. Utprøving av Kommunekompasset i Bydel St. Hanshaugen-Ullevål 2/2004 Statlige tilskudd 3/2004 Er nøkkeltallene i KOSTRA pålitelige? Pleie og omsorg i fem bydeler i /2004 Vedlikehold av skolebygningene. Erfaringer med ansvarsdelingen mellom skolene og Undervisningsbygg 5/2004 Intern kontroll i og rundt IT-systemer. Samlerapport /2004 Kjøp og salg av sykehjemsplasser mellom bydelene 7/2004 Saksbehandling i Trafikketaten 8/2004 Intern kontroll i økonomiforvaltningen. Samlerapport /2004 Styringsinformasjon i eldreomsorgen i bydelene Grorud og Romsås 10/2004 Kjøp av sykehjemstjenester. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 11/2004 Oslo kommunes kjøp av sykehjemstjenester fra privat leverandør. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging av tjenesteleveransen U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 12/2004 Friluftsetatens inntekter 13/2004 Midtåsen sykehjem. En gransking av avtaler og økonomi 14/2004 Styringsinformasjon i sosialtjenesten. Bydel Søndre Nordstrand 15/2004 Styringsinformasjon i hjemmetjenesten. Bydel Sagene 16/2004 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg KF. Fokus på gjennomføringsfasen 17/2004 Tilsyn i bydelene 18/2004 Effektiv rapportering med KOSTRA? 19/2004 Bydelenes bruk av omsorgslønn 20/2004 Kommunenes rutiner for håndtering av nye regler for kompensasjon av merverdiavgift. 21/2004 Serviceerklæringer i hjemmetjenesten i Bydel Bjerke. 22/2004 Sykefravær i PRO-sektoren. Rutiner og tiltak i Bydel Nordre Aker. 23/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes tilsyn 24/2004 Gerica i pleie og omsorgssektoren 25/2004 Kvalitet i skolen: Elevenes kompetansenivå i basisfag i ungdomsskolen 26/2004 Rapportering av måloppnåelse i grunnskolen 27/2004 Legevakten gjennomgang av interne kontrollrutiner knyttet til økonomi og regnskap 28/2004 Samkjøpsavtaler - beslutningsgrunnlag og utnyttelse 29/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes oppfølging og kontroll 30/2004 Barne- og familieetatens godkjenning og kvalitetskontroll av barneverninstitusjoner. Oppfølging av rapport 15/2003 1/2005 Regelverk produksjon og forvaltning 2/2005 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk. 3/2005 Legevakten bruk av overtid 4/2005 Selvkost lovpålagt renovasjon 5/2005 Selvkost Vann- og avløpsavgift 6/2005 Evaluering av forvaltningspraksis i Bydel Stovner 7/2005 Intern kontroll: effekt prosjektets delleveranse innkjøp/faktura/regnskap 8/2005 Kvalitet i sykehjem Langerud sykehjem 9/2005 Intern kontroll i økonomiforvaltningen samlerapport 10/2005 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Boligbygg Oslo KF 11/2005 Bedre utnytting av KOSTRA 12/2005 Serviceerklæringer i Samferdselsetaten 13/2005 Intern kontroll i og rundt IT-systemer For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se

3 65335_rapport_ :48 Side 1 Rapport 14/2005 Forord Kommunerevisjonen 1

4 65335_rapport_ :48 Side 2 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 2 Kommunerevisjonen

5 65335_rapport_ :48 Side 3 Rapport 14/2005 Innhold Hovedkonklusjon Sammendrag Innledning Revisjonen i Oslo Havn KF - metode Problemstillingene Valg av revisjonsomfang Revisjonskriteriene Revisjonens fremgangsmåte Revisjonen i Oslo Havn KF - kriterier og resultat Revisjon av anskaffelsen Revisjonskriterier for anskaffelsen Resultat, vurderinger og anbefalinger Revisjon av deler av import og eksportprosessene, lasting og lossing og fakturering av havneavgifter Revisjonskriterier for vurdering av deler av import og eksportprosessene, lasting og lossing og fakturering av havneavgifter Resultat og vurdering Forbedringsprosessene i styringssystemet Revisjonskriterier for vurdering av forbedringselementene og strukturen i styringssystemet Resultat Oppsummering fra revisjonen Mottatte kommentarer og revisjonens vurderinger Kommentarer fra Oslo Havn KF Kommunerevisjonen vurderinger av mottatte kommentarer Vedlegg 1 Intervjuede Vedlegg 2 Generelt om styringssytemer Hva er et styringssystem? Hva et styringssystem kan inneholde? Nytten av et styringssystem Faren ved å bygge for omfattende styringssystemer Vedlegg 3 Systemet i Oslo Havn KF Beskrivelse av systemet Kommentar til omfanget av systemet Endringer i Oslo Havn KF og i det dokumenterte systemet Sertifikatene Kommentar til fjerning av sertifikatet Strukturen i styringssystemet Oppsummering til strukturen i styringssystemet Vedlegg 4 Oversikt over dokumenter innhentet i revisjonen Oslo Havn KFs tilbakemeldinger på revisjonen og rapporten Kommunerevisjonen 3

6 65335_rapport_ :48 Side 4 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 4 Kommunerevisjonen

7 65335_rapport_ :48 Side 5 Rapport 14/2005 Hovedkonklusjonen Kommunerevisjonen fant at Oslo Havn KF har en praksis som er i tråd med de systembeskrivelsene som gjelder for de undersøkte aktivitetene. Revisjonen omfattet: Anskaffelse på ca. 26 millioner Tilrettelegging av Hjortneskaia for ny cruiseferge til Color Line Deler av import og eksport prosessen, lasting og lossing og fakturering av havneavgifter Oslo Havn KFs forbedringsprosesser i styringssystemet Kommunerevisjonen anbefaler at Oslo Havn KF vurderer noen mindre endringer i rutinebeskrivelsene for anskaffelser. Disse endringene gjelder kvalitetssikring av kontrakt og mottak av tilbud. Sammendrag Oslo Havn KF har et omfattende og detaljert styringssystemet som beskriver arbeidsprosessene på havnen. Virksomheten var inntil juni 2004 sertifisert i henhold til ISO standardene for kvalitets- og miljøstyring. Ledelsen har valgt å avslutte kvalitetssertifiseringen, men har opprettholdt sitt sertifikat på miljø. Kommunerevisjonen har gjennomgått tre aktiviteter i Oslo Havn KF og vurdert om praksis er i henhold til det dokumenterte styringssystemet kalt: Kvalitet & helse, miljø og sikkerhetssystemet. Ansatte som Kommunerevisjonen var i kontakt med vurderte systemet som nyttig i deres arbeid og de var opptatt av å få til forbedringer via systemet. Et eksempel på en nyttig praksis er å registrere, evaluere og føre statistikk over alle uønskede hendelser og bruke resultatene som innspill til systemforbedringer. Som følge av Fjordbyutviklingen står Oslo Havn KF overfor betydelige strukturelle omstillinger i de nærmeste årene. Omstillingene vil kreve fleksibilitet av hele organisasjonen. Ledelsen ved Oslo Havn KF har erfart at et omfattende og detaljert styringssystem kan virke hemmende for endringsprosesser og arbeider med bl.a. forenkling av prosedyrene. En problemstilling er at styringssystemet er strukturert i henhold til organisasjonen og inndelt i avdelinger, mens arbeidsprosessene går på tvers av avdelingene. Høringsuttalelsen fra Oslo Havn KF er plassert i vedlegg 5 og mottatte kommentarer og revisjonens vurderinger av disse er beskrevet i kapittel 5 Kommunerevisjonen 5

8 65335_rapport_ :48 Side 6 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 1. Innledning Hensikten med systemrevisjoner generelt er å bekrefte om virksomhetens aktiviteter og deres resultater er i overensstemmelse med virksomhetens dokumenterte system. Hvis systemet er basert eller sertifisert i forhold til en overordnet standard vil revisjonen også vurdere om systemet er i overensstemmelse med dette. En systemrevisjon vil også omfatte vurderinger av om virksomhetens system ivaretar kravene fra vedtak og interne bestemmelser i kommunen i tillegg til generelle regler og lover. 2. Revisjonen i Oslo Havn KF metode Oslo Havn KF har et styringssystem: Kvalitet & helse, miljø og sikkerhetssystemet (K&HMS systemet), som tilfredsstiller kravene i de internasjonale standardene både for kvalitetsstyring og miljø. Sertifikatet på kvalitetsstyring løp ut i juni Av det Kommunerevisjonen kjenner til er Oslo Havn KF den virksomheten som har det mest utviklede ISO baserte systemet i Oslo kommune. For en nærmere redegjørelse for styringssystemer generelt og innholdet i Oslo Havns styringssystem, se vedlegg 2 og Problemstillingene Revisjonen søkte å finne svar på disse tre problemstillingene: 1. Er praksis i overensstemmelse med virksomhetens beskrevne K&HMS system og andre krav? 2. Hvilke utfordringer og muligheter for forbedring har systemet i Oslo Havn KF? 2.2 Valg av revisjonsomfang Hvilke deler av havnen som revisjonen skulle omfatte ble valgt av Kommunerevisjonen på bakgrunn av innspill fra ledelsen i Oslo Havn KF og byrådsavdeling for Miljø og Samferdsel. Den konkrete anskaffelse og hvilke deler av eksport og importprosessen ble også bestemt av Kommunerevisjonen. 2.3 Revisjonskriteriene Revisjonskriteriene i en systemrevisjon er i første rekke kravene i virksomhetens beskrevne system, altså Oslo Havn KFs eget K&HMS system. Andre kravskilder er standarden ISO 9001:2000 og videre vedtak og bestemmelser i Oslo kommune i tillegg til regler og lover. Hvilke kriterier hver del av revisjonen ble vurdert mot er beskrevet i neste kapittel under hver revisjonsdel. 2.4 Revisjonens fremgangsmåte Revisjonen besto av 2 dagers gjennomgang (den 10. og 19. november) med intervjuer av en prosjektleder for en anskaffelse, en ledende havneinspektør og miljø- og kvalitetssjefen. Det dokumenterte kvalitetssystemet var gjennomgått på forhånd av Kommunerevisjonen. Sjekklister ble utarbeidet for revisjonsområdene; anskaffelsen, kvalitetssystemet og eksport og importprosessen i terminalavdelingen. Sluttmøte ble holdt fredag 3. desember 2004 og foreløpige funn ble presentert for representanter fra Oslo Havn KF. Oslo Havn KFs tilbakemeldinger på revisjonen og rapporten er vedlagt. 6 Kommunerevisjonen

9 65335_rapport_ :48 Side 7 Rapport 14/ Revisjonen i Oslo Havn KF - kriterier og resultat 3.1 Revisjon av anskaffelsen Kommunerevisjonen valgte å gjennomgå anskaffelsesprosjektet Tilrettelegging av Hjortneskaia for ny cruiseferge til Color Line. Revisjonen gjennomgikk anskaffelsesprosessen fra behovsdefinering til undertegning av kontrakt. Vi vurderte ikke det reelle innholdet i kontrakten eller prosjektets økonomiske resultat. Om anskaffelsen Kaia skulle stå ferdig til , som var datoen for den nye fergens første anløp. Budsjettet for 2004 var 52,4 mill. kroner, som ble redusert med 30 mill. kroner ved bystyrets vedtak av , sak 317. Årsaken til reduksjonen var at man valgte en rimeligere løsning. Prosjektet ble gjennomført i henhold til kontrakten, men pga. massejusteringer og uforutsette hendelser (eksempel; et stag røk under bygging) som Oslo Havn KF måtte ta det økonomiske ansvaret for, ble budsjettet overskredet Revisjonskriterier for anskaffelsen For Oslo Havn KFs anskaffelsesvirksomhet gjelder reglene for forsyningssektoren (virksomheter som er oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon). Oslo Havn KF har utarbeidet egne rutinebeskrivelser for anskaffelser. De er nedfelt i Rutinehåndbok fellesrutiner kap Rutine for innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggsarbeider. Rutinehåndboken er i tråd med følgende regelverk: Lov om offentlige anskaffelser av nr 69, sist endret Forskrift om innkjøpsregler for oppdragsgivere innen vann- og energiforsyning, transport og telekommunikasjon (forsyningsforskriften), nr 1424 Oslo kommunes regler for anskaffelser av varer og tjenester og bygg- og anleggsarbeider, vedtatt av bystyret , sist endret Oslo kommunes regler for ansvar og myndighet i anskaffelsesprosessen, vedtatt av bystyret , sist endret I Oslo Havn KFs rutinebeskrivelse finnes en beskrivelse av Anskaffelsesprosessen del 1 som beskriver 17 punkter i prosessen som skal følges i obligatorisk rekkefølge (punktene ). Det følger også en veileder til disse punktene Resultat, vurderinger og anbefalinger Revisjonen fant at anskaffelsesprosessen ved prosjektet Tilrettelegging av Hjortneskaia for ny cruiseferge til Color Line fulgte kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og Oslo kommunens interne regler, men to unntak beskrevet under. Vi kontrollerte aktivitetene i anskaffelsesprosessen mot de obligatoriske punktene i Oslo Havn KFs egen rutinebeskrivelse (punktene ), som er mer detaljert enn forskriften om offentlige anskaffelser, men bygger på Oslo kommunes interne regler og er tilpasset Oslo Havn KFs virksomhet. Nedenstående skjematiske fremstilling viser i kolonnen Prosess planleggingsfasen punktene i rutinebeskrivelsen. Kolonnen Aktivitet viser de innkjøpsaktivitetene som ble revidert i denne anskaffelsesprosessen i forhold til rutinebeskrivelsen. Kommunerevisjonen 7

10 65335_rapport_ :48 Side 8 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF PROSESS PLANLEGGINGSFASEN AKTIVITET Anskaffelsens behovsdefinering og verifisering Utfylt "Kvalitetsskjema for større anskaffelser" både for konsulentbistand og for byggeentreprisen TAT - Tverrfaglig anskaffelsesteam Etablert prosjektgruppe med representanter fra Color Line, terminalavd., nautisk avd, og teknisk avd. Riyad Zen Al-Den prosjektleder. TAT (tverrfaglig anskaffelsesteam) ikke opprettet. Oslo Havn KF anså dette ivaretatt av prosjektgruppen. Juni 2003 Konsulentbistand fra Norconsult AS etter anbudskonkurranse. Skal bistå med: Utarbeidelse av forprosjekt Detaljprosjektering av total teknisk løsning Utforming av beskrivende mengdeoppstilling Bistand ved kontrahering av entreprenør Oppfølging under gjennomføring av prosjektet. Kommunens standardkontrakt for "Oslo kommunes kjøp av prosjekteringsoppdrag til fast pris" er benyttet. Utfylt "Kvalitetsskjema for større anskaffelser" for konsulentbistand, og "Skjema for saksopprettelse" arkivstemplet Kommunal anskaffelseskomité oppnevnt av kommunaldirektør MOS Kvalitetssikring og registrering Utfylt sjekkliste for igangsetting av prosjektering. Utfylt "Kvalitetsskjema for større anskaffelser" for entreprenørarbeidene, og "Skjema for saksopprettelse" arkivstemplet Konkurransegrunnlag Benyttet HAVs egen standard som bygger på kommunens "Mal for konkurransegrunnlag under terskelverdiene" Kvalitetssikring av konkurransegrunnlaget Innkjøpsseksjonen har undertegnet for kvalitetssikring på "Kvalitetsskjema for større anskaffelser". Anskaffelseskomiteen hadde noen kommentarer som førte til mindre justeringer Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin databasen Utsendelse av konkurransegrunnlag Sendte ut konkurransegrunnlaget til alle samtidig Leverandørkontakt i tilbudsperioden Avholdt felles tilbudsbefaring for alle tilbydere og skrev referat fra befaringen. Ingen spesiell kontakt med enkeltleverandører i tilbudsperioden Mottak av tilbud Se anbefaling under. (Tilbud mottas av arkivet eller resepsjonen. Mottatte tilbud stemples med dato, klokkeslett og signeres av personen som mottar.) Registrering og åpning av tilbud Tilbudene merket med fortløpende nummer og "Åpningsprotokoll" signert av to personer. Åpnet dagen etter fristen Registrering i arkivet Alle tilbudene registrert elektronisk ved scanning av første side. Avviste tilbud er blitt sendt tilbake. Kun det godtatte tilbudet blir oppbevart Vurdering og innstilling Vurdert av konsulent og prosjektleder. Innstilling godkjent av avdelingsleder og havnedirektør Kvalitetssikring av innstilling Innkjøpsseksjonen undertegnet for kvalitetssikring Kontraktsforhandling Forhandlet med de tre laveste tilbyderne. Konsulenten bisto i forhandlingene. Referat fra forhandlingsmøtene vedlagt innstillingen Meddelelse om tildeling av kontrakt Alle tilbydere fikk skriftlig meddelelse om utfallet av forhandlingene Kvalitetssikring av kontrakten Se anbefaling under. (Innkjøpsseksjonen skal kvalitetssikre utkastet til kontrakt.) Undertegning av kontrakt Kontrakt av undertegnet av havnedirektøren. 8 Kommunerevisjonen

11 65335_rapport_ :48 Side 9 Rapport 14/2005 Tabellen viser at rutinebeskrivelsen er fulgt på alle sentrale punkter. Vi har imidlertid kommentarer til to av punktene: Punkt Kvalitetssikring av kontrakten Involverte personer skal få mulighet til å lese kontrakten før underskrivelse Ansvar: Innkjøpsseksjonen. Det finnes intet kontrollspor som viser at denne kvalitetssikringen er gjennomført ved denne anskaffelsen. Rutinen legger ikke opp til at det skal kvitteres på kontrakten eller på eget skjema for dette punktet. Kommunerevisjonen anbefaler derfor at man lager et kontrollspor for denne kvalitetssikringen. Punkt Mottak av tilbud: Tilbud stemples og registreres med ankomstdato og klokkeslett samt hvem som har mottatt. Ansvar (iflg. veileder): Arkiv og resepsjon. Kommunerevisjonen anbefaler at det vurderes om dette punktet er nødvendig å ha med i rutinebeskrivelsen for anskaffelser. En vanlig postrutine hvor ankommet post datostemples og journalføres, synes å kunne dekke dette punktet. Kontroll av at tilbudene ikke er åpnet dekkes naturlig av punkt Revisjonen fant ikke stemplede tilbudskonvolutter eller lignende i arkivet. Konvolutten tilbud leveres i skal merkes på en slik måte at det går frem hva det gjelder (jf. konkurransegrunnlaget) slik at den ikke åpnes ved mottak. Om konvolutten ikke merkes tilstrekkelig og derved åpnes ved mottak kan dette være avvisningsgrunn. Hensikten med dette punktet går ikke uttrykkelig frem av rutinebeskrivelsen eller veilederen, men det kan være for å redusere risikoen for tilbudsfiksing, dvs. tilbud endres etter mottak, men før åpning. 3.2 Revisjon av deler av import og eksportprosessene, lasting og lossing og fakturering av havneavgifter Revisjonen valgte å se på import- og eksportprosessene. Disse prosessene omfatter i nautisk avdeling forhåndsregistrering av båtenes ankomst og alle aktiviteter frem til innkreving av avgifter. Om aktivitetene på terminalavdelingen Terminalavdelingen er under omlegging med sammenslåing av tidligere geografiske områder og nedbemaning. Oppgavene er en blanding av inspeksjoner, manuelle journalføringer av tidspunkt for ankomst, avgang, hva som lastes, losses og kundebehandling. For de områdene hvor Oslo Havn KF ikke har kontrakter om fast arealdisponering med leietagerne må terminalen jevnlig kontrollmåle leietakeres utnyttelse av lagringsplassen. I tillegg innhenter de skjemaene Melding av last fra kundene og klargjør fakturaer i datasystemet Portwin. Revisjonen valgte tre anløp: Lystind, stykkgods, Grønnlia, Frisian Trader, container, Ormsund, Tevla, bulk, Søndre Kongshavn kai, og sjekket: Manifest mot Melding til Oslo Havn om passasjerer og lossing av gods (skjema 605). Anløps-, kai- og vareavgift Revisjonskriterier for vurdering av deler av import og eksportprosessene, lasting og lossing og fakturering av havneavgifter Aktivitetene vi valgte er beskrevet i rutinehåndbokens fellesrutiner i kap Prosess - import og Prosess - eksport, og prislisten Krantakster og andre vederlag Resultat og vurdering av revisjonen Revisjonen fant ingen avvik og registrerer at det pågår et arbeid med å forhandle frem faste leieavtaler av arealer på kaien og forenkling av avgiftsystemet. Et eksempel på hvor komplisert avgiftssystemet er kan beskrives gjennom faktureringsanløpet av skipet Frisian Trader. Dette skipet har fast ankomst flere ganger i uken. Pga omfattende tall og kodebasert materialet fikk vi ikke bekreftet antallet containere mot Meldingen mot lastedeklarasjonen, vare- og bryggeavgift. Fordi dette er automatisert i et eget plukksystem anser vi sjansen for feil som liten. Etter spørsmål til økonomiavdelingen viste det seg at dette tilfeldige anløpet resulterte i 24 fakturaer. En for anløp- og kaiavgift, 3 for vareavgift, og 16 for byggeavgift, (inkludert 1 container som fremdeles står på kai etter anløpet og vil bli fakturert senere), 4 for krantjenester. Totalt: 24 fakturaer, fordelt på fire kunder for et skip som kommer flere ganger i uken. En av grunnene til det høye antallet fakturaer per anløp er at Oslo Havn KF må forholde seg til mottakere av varene (ved bryggeavgift), og også avsendere av varene (for vareavgift) i stedet for kun speditøren. Kommunerevisjonen er kjent med at det pågår et arbeid med å forenkle dette. 3.3 Forbedringsprosessene i styringssystemet Revisjonen fant at Oslo Havn KF har flere forbedringsmekanismer bygget inn i styringssystemet som skal bidra til å vedlikehold og utvikling. Disse er blant annet: Kommunerevisjonen 9

12 65335_rapport_ :48 Side 10 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF Kundeundersøkelse er utført hvert år siden 1995 med en spørreundersøkelse tilsendt havnens største kunder. Resultatene sammenstilles og analyseres. Ledelsens gjennomgåelse av systemet (endringer, rapporteringer, forbedringer, revisjonsarbeid, kundeundersøkelser) og vurdering om systemet fungerer tilfredsstillende. Dette var utført i januar 2003 og skal holdes på nytt i januar 2005 for år Referatet viser at kravet i standarden er oppfylt. Årsplaner. I årsplan for 2004 er overordnet planer omsatt i delmål med frister og ansvarlige. Overordnede målsettinger dekker drift, sikkerhet, miljø, bemanning, kompetanse, miljøsikring og to delmål er satt til K&HMS systemet: HAVs styringssystemet skal utvikles til å være effektivt og bli raskere å redigere. Integrere kvalitetssystemet i ordinær ledelse (ledelsesprosesser). Avvikssystemet i Oslo Havn KF heter HAV-rapporter og omfatter registrering og behandling av uønskede hendelser 1, avvik og forbedringsforslag. Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav eller brudd på skriftelige instrukser/prosedyrer iht. K&HMS-systemet, HMS-lovgivningen, ISO 9001 og ISO Alle som oppdager en uønsket hendelse har ansvar for å melde fra, rette opp eller begrense skaden og registrer dette (4.2.7 HAV-rapport - Registrering og behandling av uønskede hendelser, avvik og forbedringsforslag). Avviksregistreringene samles opp i en statistikk som viser antall havrapporter fordelt på kategorier. Revisjonen merket seg at uønskede hendeler som naboklager mottatt på terminalen, var registrert og vi fant disse igjen i samlestatistikken. Hvis noen hendelser skulle få konsekvenser eller hyppigheten øke, har Oslo Havn KF et systematisk grunnlag til å bedømme omfanget i HAV-rapportsystemet. Resultatmåling og kvalitetskrav blir fulgt opp i HAV rapportene, i kundeundersøkelsen og i ledelsens gjennomgang. Kundenes kjennskap til kvalitetskravene er også målt i kundeundersøkelsen. Interne revisjoner - Oslo Havn KF har en egen gruppe ansatte med kvalifikasjoner til å utføre revisjoner på aktivitetene og se disse opp mot det beskrevne K&HMsystemet Revisjonskriterier for vurdering av forbedringselementene og strukturen i styringssystemet Fra standarden valgte vi å vurdere hvordan Oslo Havn KF søkte å forbedre sitt system. Punkt 4.1 f) Organisasjonen skal iverksette nødvendige tiltak for å oppnå planlagte resultater og kontinuerlig forbedring av disse prosessene. Under punkt 8, er det krav om å måle kundens tilfredshet (8.2.1), utføre intern revisjoner (8.2.2), kontroll med produkter med avvik (8.3) og forbedring (8.5) Resultat av revisjonen Revisjonen vurderer at Oslo Havn KF tilfredsstiller standardens krav og har et omfattende system med flere mekanismer innebygd som skal videreutvikle systemet og derfor arbeidet på havnen. Kommunerevisjonen fant ingen avvik. 1 Uønsket hendelse menes her farlige situasjoner som har ført til eller kunne ført til skade på mennesker, materiell eller miljø. Klage fra kunder, omgivelser og naboer registreres som en uønsket hendelse. 10 Kommunerevisjonen

13 65335_rapport_ :48 Side 11 Rapport 14/ Oppsummering Revisjon av anskaffelsen viste at Oslo Havn KF har et detaljert beskrevet system som følger reglene for innkjøp. Revisjonen fant at praksis i det reviderte prosjektet fulgte systembeskrivelsen. Revisjonen har to anbefalinger om kvalitetssikring av kontrakter og mottaksregistrering av tilbud. Revisjonen av tre anløp for lasting, lossing og fakturering av havneavgifter fant ingenting å bemerke. Gjennomgangen av forbedringsprosessene bygd inn i K&HMS systemet viste at Oslo Havn KF har flere systematiske forbedringselementer som virkemidler til å forbedre systemet. I tillegg til revisjonen beskrevet overfor, har Kommunerevisjonen registrert og beskrevet i vedleggene at havneledelsen ser utfordringer med omfanget av havnens dokumenterte system (vedlegg 3.1) og avdelingsvise inndeling (se vedlegg 3.4). Revisjonen forstår utfordringene og har i vedlegg 3.4 beskrevet hvordan systemet følger organisasjonen, mens arbeidsprosessene og verdiskapningen går på kryss av denne. Dette hindrer oversikt og prosessflyt. Oslo Havn KF har opplevd at oppfyllelse av standardens krav ikke nødvendigvis gir et fleksibelt system (vedlegg 3.4). Fjerning av sertifikatet vil også fjerne den disiplineringen en ekstern revisjon gir, selv om miljøsertifikatet fortsatt dekker noen deler. Kanskje kan sertifikatfjerningen gi initiativet til en ny fase i K&HMS systemet i Oslo Havn KF, men det er ingenting som tyder på at dette vil skje uten en ekstra innsats for forenkling eller omlegging av systemstrukturen. Kommunerevisjonen 11

14 65335_rapport_ :48 Side 12 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF 5. Mottatte kommentarer og revisjonens vurderinger Nedenfor presenteres hovedtrekkende av de mottatte kommentarene til rapporten fra Oslo Havn KF og revisjonens vurdering av disse. 5.1 Kommentarer fra Oslo Havn KF Oslo Havn KF kommenterte den foreløpige rapporten i brev av (se vedlegg 5). Havnen er fornøyd med revisjonen av anskaffelsen, og vil vurdere et mer systematisk kontrollspor til funnet om kvalitetssikring av kontrakt. Når det gjelder funnet om mottak av tilbud, tolker vi svaret til at Oslo Havn KF er tilfreds med dagens praksis, og ikke ønsker å forenkle rutinebeskrivelsen. Oslo Havn KF vurderer at revisjoner generelt er tidskrevende for de reviderte. Samtidig vurderer havnen at det er tilfredsstillende å ha fått gjennomgått og kontrollert deler av systemet. Oslo Havn KF skriver at revisjonen var godt gjennomført og at rapporten er oversiktlig og presis. Oslo Havn KF har oppfattet prosjektets hensikt som noe uklar. Videre etterspør havnen hensikten med å legge ISO 9001-standarden til grunn for revisjonen. I tillegg vurderer de at den siste formuleringen i vedlegg 3 "havneledelsen finner den avdelingsvise inndelingen i systemet som en hemmende faktor i omstillingen" er for bastant og unyansert. 5.2 Kommunerevisjonen vurderinger av mottatte kommentarer Kommunerevisjonen takker for tilbakemeldingene. Revisjonen la ISO 9001-standarden til grunn for revisjonen, som en basis for å vurdere Oslo Havn KFs eget system, for å kunne påpeke mulige svakheter i forhold til en helhetlig standard. Siste formulering i vedlegg 3, "at havneledelsen finner den avdelingsvise inndelingen i systemet som en hemmende faktor i omstillingen", er revisjonens tolkning av innhentede fakta. Kommunerevisjonen tar til etterretning innsigelsen fra Oslo Havn KF og har fjernet tolkningen. Oslo Havn KF mener at "motivasjonen for revisjonen var noe uklar" og viser til vedlegg 2 og 3, og mener at Kommunerevisjonen la "stor vekt på å hente ut erfaringer fra systemoppbyggingen i bedrifter". Dette er riktig, en del av vår motivasjon for prosjektet har vært å skaffe erfaring med et omfattende og velfungerende kvalitetssystem. 12 Kommunerevisjonen

15 65335_rapport_ :48 Side 13 Rapport 14/2005 Vedlegg 1 Intervjuede Revisjonen har vært i kontakt med følgende personer: Åpningsmøte hovedskuret, 10 november 2004 Einar B. Siger, innkjøpsjef Inger M. Evensen, plan og utbyggingssjef Riyad Zen Al-Den, overingeniør utbygging og prosjektleder Torild Jørgensen, miljø og kvalitetssjef Intervju om anskaffelsen med Riyad Zen Al-Den, overingeniør utbygging og prosjektleder Åpningsmøte på terminalavdeling syd, 10 november 2004 Tove Solvang, bryggeavgift Ole Heggelund, sikkerhetsinspektør Jan-Erik Schjølberg, ledene havneinspektør Intervju på terminalavdelingen med Jan-Erik Schjølberg, ledene havneinspektør Intervju om kontroll og avgiftene med Tommy Svendsen, avgiftsjef Intervju om styringssystemet med Torild Jørgensen, miljø og kvalitetssjef Sluttmøte, 3 desember 2004 Inger M. Evensen, plan og utbyggingssjef Torild Jørgensen, miljø og kvalitetssjef Tommy Svendsen, avgiftsjef Rubi S.Sivasubramariam, arkivleder Kommunerevisjonen 13

16 65335_rapport_ :48 Side 14 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF Vedlegg 2 Generelt om styringssytemer 2.1 Hva er et styringssystem? ISO standarden har en egen ordliste for ord og utrykk. Den har betegnelsen: NS-EN- ISO 9000:2000. (NS står for norsk standard, ES står for europeisk standard, ISO står for Internasjonal Standard for Organisasjons) Styringssystem; Styring; koordinerte aktiviteter for å rettlede og styre en organisasjon. System; er en samling elementer som er innbyrdes beslektet eller gjensidig påvirker hverandre for å etablere politikk og mål og fremgangsmåte for å oppnå disse målene. Merknad; et styringssystem for en organisasjon kan omfatte system for kvalitetsstyring, økonomistyring, etc. Andre ord som kan brukes synonymt med styringssystem er kvalitetssystem, kvalitetssikringssystem, kvalitetsstyringssystem og internkontrollsystem. I et styringssystem er kritiske aktiviteter identifisert og skissert skriftlig. Utførelsen av disse aktivitetene er sikret for eksempel ved opplæring, en beskrevet rutine eller en sjekkliste. 2.2 Hva et styringssystem kan inneholde? Styringssystemet i en virksomhet omfatter systematiske aktiviteter for å sette mål, prioritere oppgaver, fordele ressurser og kompetanse, overvåke tjenesteproduksjon og følge opp resultater. Systemet kan for eksempel omfatte rutiner for planlegging, oppfølging, opplæring, ansettelser, innkjøp, utvikling, testing, informasjonshåndtering, kontroller, dokumentstyring, rapportering av feil og klager og håndtering av disse, måling og analyse av resultater, mv. Styringssystemet kan dokumenteres i en håndbok eller elektronisk. 2.3 Nytten av et styringssystem Et godt styringssystem skal sikre at kritiske aktiviteter utføres som planlagt. Systemet skal gi oversikt over kritiske grensesnitt, ansvar, målsettinger og gjør det lettere å forbedre prosessene. Systemet skal legge til rette for at ledelsen kan prioritere resursene der hvor det oppstår feil og mangler. Utarbeiding av systemet vil gi kunnskap til virksomheten om viktige prosesser og mindre viktige oppgaver. Et godt styringssystem gjør arbeidet mer uavhengig av enkeltpersoner og det er lettere å rotere oppgavene mellom personer. Et godt styringssystem forebygger feil og bidrar til optimal tjenesteproduksjon i henhold til nedfelte krav. Det reduserer videre omfanget av 'brann-slukkings-aktivitetene'. Brannslukking kalles det når virksomheten kun 'reparerer' problemer (retter opp og beklager) uten å løse problemene slik at det ikke skal skje igjen. Fordi systemet oppfordrer de ansatte til å registrere uønskede hendelser og føre statistikk over gjentagende feil er det lettere å prioritere forbedringsarbeidet. Gjentagende problemer krever en systematisk tilnærming, kompetanse og forståelse for hvordan ting henger sammen i virksomheten for å fjerne årsaken til problemene. Tilfredsstillende bruk av styringssystemer vil derfor kunne lede til mer effektiv ressursbruk og riktigere kvalitet på tjenestene. 2.4 Faren ved å bygge for omfattende styringssystemer En stor andel av bedrifter som etablerer styringssystemer mot ISO standarden oppgir at systemet har kostet mer enn effekten ved bruken av systemet. Grunnen er ofte at systemet blir for omfattende. Det er lett å miste oversikt og la alle prosesser behandles likt enten de er kritiske eller mindre kritiske. Det er komplisert å identifisere hvilke prosesser som trengs å sikres og til hvilket detaljeringsnivå. Å kunne identifisere kritiske aktiviteter krever prosessforståelse og kunnskaper om hvor feil og mangler kan oppstå, potensielle flaskehalser og forståelse av årsakssammenhenger. Hvordan lage enkle 'sikringer' som sjekklister, opplæringstester, sørge for erfaringsoverføring mellom for eksempel vaktskift krever kompetanse. Avgjørende om virksomheten lykkes kan være om de som er ansvarlige og som utfører oppgavene selv tar ansvar for prosedyrene. Dette krever at nesten alle får forståelse for hvorfor de skal ha et system, hvordan systemet fungerer og spesielt om hvordan man lager enkle prosedyrer. Å starte med målinger i produksjon, av prosesser og resultater krever erfaringer, prøving og lang innkjøringstid. Alt dette krever kompetanse spesielt hos lederne. En prinsipiell betraktning fra Kommunerevisjonen er at for omfattende styringssystemer kan være en risiko i større omstillingsprosesser som krever fleksibilitet og kreativitet. Ofte kan det være arbeidskrevende og tilpasse rutiner til nye arbeidsformer. Alternativt og ideelt kan arbeidsrutinene brukes som grunnlag når endringene blir planlagt og da ville endringsprosessen av det beskrevne systemet vært lettere. 14 Kommunerevisjonen

17 65335_rapport_ :48 Side 15 Rapport 14/2005 Vedlegg 3 Systemet i Oslo Havn KF 3.1 Beskrivelse av systemet Oslo Havn KFs styringssystem tilfredsstiller kravene til den internasjonale standarden ISO 9001:2000 Systemer for kvalitetsstyring. Det betyr at Oslo Havn KFs system (både i praksis og dokumentert) regelmessig ble revidert av en ekstern akkreditert bedrift, i havnens tilfelle av Det Norske Veritas. Systemet kan derfor forventes å tilfredsstille kravene i standarden for å sikre et jevnt nivå på styring av resurser, arbeidsprosesser, forbedringer av systemet og ledelsens rolle og ansvar. Oslo Havn KFs kvalitetssystem ble sist revidert i januar 2004 og havneledelsen har siden valgt å oppgi kvalitet sertifikatet slik at det gikk ut i juni Enkelt skissert omfatter systemet til Oslo Havn KF beskrivelser og oppfølging av aktiviteter ved Nautisk avdeling, Terminalene, Teknisk avdeling, Økonomiavdelingen, Personalavdelingen etc. i tillegg til fellesprosedyrer for opplæring, interne revisjoner, intranettet, kvalitetsmål, analyse og forbedringsprosjekter, sikring av innkjøpsprosessen (se denne revisjonsrapporten), måling av brukerundersøkelser, oppføling av planer etc. etc. I tillegg har Oslo Havn nylig utarbeidet egne håndbøker for: Jernbanesporet som Oslo Havn eier og bruker Det elektriske anlegget For sertifisering og godkjenning av kranførere ISPS systemet (nye krav til sikkerhet på havnen etter ) Årsplanen er styrende for alt som skal prioriteres i I årsplanen finnes planer for forbedringsprosjektene, internrevisjoner og risikoanalyser. I dag omfatter det dokumenterte systemet i Oslo Havn KF mer enn 524 sider (felles ca 87 sider, nautisk 99 sider, teknisk 180 sider, økonomi 158 sider) i tillegg til håndbøkene omtalt overfor. Systemet er lagt in elektronisk og skjemaer, kart og oppdaterte versjoner kan lett hentes ned fra felles server Kommentar til omfanget av systemet Standardens 9001:2000 retningslinjer for omfang av det beskrevne systemet sier: Punkt Merknad 2 Omfang av dokumentasjon for systemet for kvalitetsstyring kan variere fra en organisasjon til en annen på grunn av a) størrelse på organisasjonen og type aktivitet, b) kompleksitet på prosessene og deres gjensidige påvirkning og c) kompetansen til personellet. Revisjonen kan ikke se det er gjort en vurdering av hvilke aktiviteter som er mest kritske, eller at detaljeringsgraden i prosedyrebeskrivelsene varierer og er tilpasset oppgavenes kompleksitet og kompetanse. Et initiativ til dette kan sporets i forbindelse med nedleggelse av sertifikatet, se 3.3 nedenfor. Oslo Havn KF har et dokumentert system som dekker mer enn 500 sider, og vi forstår at systemets eget vedlikehold krever mye arbeid for å opprettholdes slik det er i dag. 3.2 Endringer i Oslo Havn KF og i det dokumenterte systemet Oslo Havn KF opplever store endringer. Gjennomføring av Fjordbyvedtaket omfatter salg av eiendommer, flytting av aktiviteter, omorganisering med nedbemanning, større anskaffelser i form av ombygginger og utvikling av kaiene. Fordi organisasjonen er under omlegging vil også systemet måtte endres og ledelsens hensikt er å skjære bort alle unødvendige prosedyrer i endringsprosessen. Oppdateringer, utvikling og ansvar for systemet og håndbøkene ligger og utføres i linjen, mens de ansatte som arbeider med K&HMS-systemet er støtte for arbeidet og gir innspill og faglige råd. Systemet er i en omlegging til mer tema-baserte håndbøker. Fellesfunksjoner er trukket ut av håndbøkene for å lette oppdateringer. Funksjonsbeskrivelser (aktivitetsbaserte) foretrekkes mer enn stillingsbeskrivelser (ansvarsbaserte). 3.3 Sertifikatene På slutten av 2003 ble Oslo Havn resertifisert etter den nye ISO 9001:2000 standarden Systemer for kvalitetsstyring som er mer prosessorientert og har høyere krav til målinger, forbedringer, risikoanalyser og forbebyggende arbeid. Dette har medført mye arbeid for havnens ansatte. Oslo Havn KF har i juni 2004 besluttet å oppgi sitt kvalitetssystem-sertifikat (ISO 9001:2000) og vil beholde sitt miljøsertifikat (ISO sertifikat). Opprettholdelse av sertifikatet ville betydd et kontinuerlig press fra ekstern revisjon en gang i året hvor avvik mot standarden må lukkes og endringer og oppdateringer i systemet må utføres. Oslo Havn KF oppgir sertifikatet fordi de ikke oppfatter alle standardens krav som nyttige (eksemplene oppgis til å være kravet om statistiske teknikker og kalibrering av måleinstrumenter) og at Oslo Havn KF selv vil legge listen for hva som er kritisk og hvor- Kommunerevisjonen 15

18 65335_rapport_ :48 Side 16 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF dan de vil møte kravene. Sitatet nedenfor viser hvordan dette er tenkt: Avdelingene gis i oppdrag og vurdere hvilke overordnede forhold som må sikres og ivaretas videre fremover i det interne styringssystemet, og hva som eventuell kan fjernes eller som ikke er kritiske for oppdatering og oppfølging" (Oslo kommune, Havnevesnet, brev til MBU ). Mindretallet i ledelsen i Oslo Havns KF er bekymringen for oppdatering av systemet uten eksterne revisjoner på kvalitetssystemet (ref. ledelsens gjennomgang i 2003) Kommentar til fjerning av sertifikatet Oslo Havn KF har opplevd at oppfyllelse av standardens krav ikke nødvendigvis gir et fleksibelt system. Revisjonen ser at det er et missforhold mellom standardens intensjoner om at virksomheten selv skal bestemme hva som er kritisk og hvordan aktivitetene skal håndteres og at Oslo Havn KF mener at de måtte følge unyttige krav. Vi siterer fra standardens punkt 1.2 Anvendelse Dersom noen krav i denne standarden ikke kan anvendes på grunn av en organisasjon natur og typen av den produkter, kan utelatelse av krav(ene) vurderes. Ved å beholde miljøsertifikatet vil flere av systemkravene som er like i både miljø og kvalitetssertifikatet fremdeles bli reviderte gjennom en ekstern revisjon. Dette gjelder for eksempel ledelsens ansvar for å vurdere systemet regelmessig, krav om forbedringsprosjekter og avvikssystemet. 3.4 Strukturen i styringssystemet Ledelsens vurdering av systemet for 2003 finner at Oslo Havn trenger systemet og at det er særs nyttig ved håndhevelse av lover/regler og der hvor flere ansatte utfører samme jobb. Men dokumentasjonen er meget omfattende.og det kan være vanskelig å få oversikt på grunn av den avdelingsvise inndelingen. og systemet virker uhensiktsmessig ved gjennomføring av Fjordbyvedtaket. (Møtereferat; Ledelsens gjenomgang av K&HMS systemet 2003/2004, ). I følge årsplan for Oslo Havnevesen 2004, s10 har Oslo Havn KF tre hovedaktiviteter. Sørge for effektiv og rasjonell havnedrift og føre oppsyn med trafikken i havnedistriktet, samt å forvalte eiendommer og innretninger. Av disse går import og eksport prosessene (trygg farled, ankomst, avgang, lasting og lossing, lagring etc) på tvers av tre avdelinger (nautisk, terminal og økonomi). Fra skipet melder sin ankomst til trafikksentralen, lossing, lasting, lagring, etc og fakturering. Se sort pil i figuren under. HAVNESTYRET HAVNEDIREKTØR STAB INFORMASJONSSTAB NAUTISK AVDELING TERMINALAVDELING ØKONOMIAVDELING TEKNISK AVDELING PERSONALAVDELING Trafikksentral Eiendomsseksjon Innkjøp Plan og utbygging Sjødistrikt Vesthavna Regnskap/Arkiv Strategi og utredning Sydhavna Avgift og kontroll Tekn. fellestjenester Kranseksjon IT Vedlikeholdsseksjon Renholdsseksjon Miljø/Kvalitet 16 Kommunerevisjonen

19 65335_rapport_ :48 Side 17 Rapport 14/2005 Figuren viser at K&HMS systemet i Oslo Havn KF er inndelt etter avdelingene (teknisk, terminal, økonomi etc.) Siden import og eksportprosessene (trygg farled, ankomst, avgang, lasting og lossing, lagring etc) går på tvers av avdelingene har flere prosedyrer i nautisk-, terminal- og økonomiavdelingen enten felles grensesnitt eller dekker det samme området. Et eksempel er at både nautisk- og i terminalavdelingen har hver sin prosedyre som heter Stille kaiplass til disposisjon. Dette dupliserer behovet for prosedyrer i avdelingene og gjør oversikt vanskelig. Egne prosessrutiner er utarbeidet. Dette var det krav om under resertifiseringen til den nye ISO- 9001: 2000 standarden. Disse gir oversikt over arbeidsflyt og grensesnitt og arbeidet med dette oppgis å ha vært tidkrevende, nyttig og lærerikt. Disse prosessprosedyrene har ikke erstattet noen av de opprinnelige rutinene. At kranseksjonen har flyttet fra teknisk til terminal er et eksempel på at Oslo Havn KF samler inntilliggende driftsaktiviteter nærmere hverandre, etter prosesstankegangen Oppsummering til strukturen i styringssystemet Ledelsen i Oslo Havn KF vurderer at den avdelingsvise oppbygging hindrer oversikt. Årsakene er som vist over at prosessene går på tvers av den avdelingsvise oppdelingen. Kommunerevisjonen ser også problemet med at prosessprosedyrene som ble utarbeidet for resertifiseringen, er blitt duplikasjoner fordi de ikke har erstattet de avdelingsvise prosedyrene. I sluttmøte ble representantene fra Oslo Havn KF spurt om disse prosess- rutinene ble brukt. Svaret var nei. Dette arbeidet som kunne ha bidratt til å forenkle systemet gjorde det enda mer omfattende. Kommunerevisjonen 17

20 65335_rapport_ :48 Side 18 Systemrevisjon av utvalgte aktiviteter i Oslo Havn KF Vedlegg 4 Oversikt over dokumenter innhentet i revisjonen Informasjon innhentet på forhånd fra Oslo Havn 1 Årsplan for Oslo Havnevesen Fellesrutiner, prosessoversikter og systemrutiner 3 Rutiner for Økonomiavdelingen med anskaffelser 4 Rutiner for Terminalavdelingen Informasjon innhentet generelt 1. Agresso oversikt over belastinger (DIM4 heter Hjortneskaia og vi kan se undeleverandører) 2. Budsjettvedtak for MOS (byrådsavdeling for miljø og samferdsel) og prosjektbeskrivelse fra Forslag til budsjett Doffin utskrift 4. Konkuransegrunnlaget for Hjortneskaia 5. Dokumentene fra kvalitetssystemet for avdelingene Revisjon av anskaffelser Først økonomioppfølging av prosjektet 1. Ny standardgrunnlag for konkurransegrunnlag, laget i det siste etter mange nye erfaringer, nyutvikling av systemet 2. Kostnadsoversikt, første 3. Kontrakten med prosjekteringsoppdraget 4. Kontrakten med bygg og anleggsarbeidet 5. Fremdriftsplan for prosjektet 6. Foreløpig økonomirapportering Tertialrapportering Ny bevilling av 30 mill bort fra Hjertnes til Sydhavna, Anskaffelsen 1. Oppnevnelse av anskaffelseskomité fra MOS 2. Enkel prosjektskisse, før budsjettet er kommet 3. Sjekkliste ved igangsetting av prosjektering 4. Kvalitetsskjema ved større anskaffelser for konsulentbistand 5. og for entreprenør 6. Skjemaer for saksopprettelse for konsulent og entreprenør 7. Prosjektgruppe tilrettelging 8. Åpningsprotokoll konsulent 9. Åpningsprotokoll entreprenør 10. Referat fra avklaringsmøte med Multiconsult 11. Innstilling entreprenør 12. Innstilling konsulent 13. Forprosjektet fra Norconsult Terminal, kopier av 1. ankomstlogg 2. logg for leie av areal 3. logg for avgift for omlasting som ikke går med last 4. kranlogg Ormsund 5. Oversikt over farlig last Kvalitetssystemet 1. Ledelsens gjennomgang av K&HMS systemet 2003/ Ledermøte fra juni når de oppga kvalitetssertifikatet 3. MBU sak avvikling av kvalitetssertifikat 4. Protokoll fra MBU møte om det samme 5. Årsplan for Oslo Havnevesen 6. Hav rapport 7. Oppsummering av antall uønskede hendelser 8. Oppsummeringen i tall 9. Statistikken over Hav-rapporter 18 Kommunerevisjonen