PROSJEKTSKISSE. Prosjektfase 5 REVISJON. Sjekke om kvalitetssystemet praktiseres som planlagt, og at det gir de virkningene vi ønsker.

Transkript

1 PROSJEKTSKISSE Prosjektfase 5 REVISJON. Sjekke om kvalitetssystemet praktiseres som planlagt, og at det gir de virkningene vi ønsker. - For å innhente grunnlagsinformasjon til forbedring av systemet Et samarbeidsprosjekt mellom Årstad bydel, Fyllingsdalen bydel og Høgskolen i Bergen, vernepleierutdanningen. Bergen

2 OM REVISJON AV KVALITETSSYSTEMET Våren 2002 skal vi gjennomføre en REVISJONSFASE. Det betyr i praksis at vi systematisk skal gjennomføre en undersøkelse av om bydelene etterlever retningslinjer i kvalitetssystemet, og om det er et hensiktsmessig hjelpemiddel for å oppnå det vi ønsker. For å kunne få svar på hvordan ledelse og ansatte i tjenesten praktiserer kvalitetssystemet, og hvilke virkninger det får må vi inn i bofellesskapene å snakke med leder, noen ansatte og bl.a. sjekke hvordan kvalitetssystemet er brukt. Dette ene og alene for å avdekke feil/mangler med systemet slik at vi kan forbedre det. Vi ser allerede før denne fasen med revisjon at det er rom for forbedringer (se siste side - Observerte feil/mangler ved systemet før revisjon) 1. Først en liten oppsummering her og nå situasjon. I samarbeidsprosjektet mellom Høgskolen i Bergen vernepleierutdanningen og Årstad og Fyllingsdalen bydel er til nå følgende faser gjennomført: 1. Kartlegging av indikatorer høsten Utvikling av kvalitetssystem våren Implementering av kvalitetssystem høsten Utarbeidelse av et veiledningshefte høsten 2001/vår 2002 (dette vil bli ferdig i løpet av februar og etter alle solemerker vil det bli sendt ut til bydelene i første halvdel av mars). I disse dager er bofellesskapene i gang med å ta i bruk kvalitetssystemet. De har nå gjennomført vurderinger av hvor tilfreds brukerne er med tjenestene, av kvaliteten på de tjenestene som utvikles og leveres til den enkelte bruker, og til slutt kvaliteten på bofellesskapets Rammer og støttesystemer. Videre har boligene gjennomført møter med pårørende/hjelpeverger. De har avviklet planleggingsdag og utarbeidet årsplaner for forbedring på individ- og systemnivå. De har i denne perioden også formidlet resultater fra kvalitetsvurderinger, hvilke kompetanse boligen besitter og ønsker tilført, og hvilke støtte de ønsker fra avdelingssjef i videre kvalitetsarbeid. Avdelingssjef har så utarbeidet tilbakemeldinger til bofellesskapene basert på forannevnte. 2. Om hensikten med revisjon. Denne fasen gjennomføres for å få tilstrekkelig tiltro til (kvalitetssikre) at kvalitetssystemet praktiseres som planlagt, og at det gir de virkningene vi ønsker. En slik gjennomgang vil avdekke eventuelle feil/mangler ved systemet informasjon som er nødvendig når det skal forbedres/endres. Vi må innhente objektive bevis for å sjekke om følgende praktiseres:!" Etterlevelse av arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring.!" Etterlevelse av prosedyrer for enkelthandlinger i denne arbeidsprosess.!" Kvalitetsledelse: #" Om avdelingssjef kontrollerer og støtter bofellesskapene i deres arbeid med å etterleve retningslinjer i kvalitetssystemet. #" Om faglig leder i bofellesskapet (avdelingsleder ev. avdelingslederassistent) sikrer at enkelthandlinger i arbeidsprosess utføres som angitt i prosedyrer. #" Om faglig leder i bofellesskapet følger opp og støtter ansatte i deres utførelse av forbedrende tiltak jamfør årsplaner.

3 Vi må innhente objektive bevis for at kvalitetssystemet gir de virkningene vi ønsker:!" Samarbeid mellom de ulike bofellesskapene ved utveksling av realkompetanse.!" Samarbeid mellom den enkelte bolig og bydelens faglige og administrative ledelse (avdelingssjef). Om fagkomponenten i samarbeidet er styrket.!" Kontinuerlig forbedring og sikring på individ- og systemnivå.!" Felles plattform og fremgangsmåte i boligenes arbeid, og om oppmerksomhet og innsats styres mot prioriterte tiltak.!" Effektiv bruk av ressurser: Forholdet mellom oppnådde resultater (her grad av brukertilfredshet) og tilgjengelige ressurser (her ved faglig ledelse og rammer for faglig arbeid). 3. Gjennomføring. Omfanget av revisjon var 6 bofellesskap (3 i Årstad bydel og 3 i Fyllingsdalen bydel). Revisjonen omfatter arbeidet med arbeidsprosess og prosedyrer for 2 av brukerne og boligens Rammer og støttesystemer. Dette planlegges gjennomført på ulike måter:!" Intervju samtale med avdelingssjefene i bydelene.!" Intervju samtale med lederne for disse 6 bofellesskapene.!" Intervju samtale med 2 ansvarlig personal i hvert bofellesskap.!" Ved hendelsesregistrering: Sjekke datoer for utfylte prosedyrer og hvordan de er utfylt.!" Måle effektivitet: Ved å sammenstille tidligere vurderinger av struktur- og resultatkvalitet (gjennomført våren 2001) med dagens kvalitetsvurderinger på de samme områdene og for de samme brukerne. Bofellesskap som er omfattet av revisjonen:!" Fantoftsåsen!" Svaneviksveien!" Sollien!" Storåsen!" Gullstølbotn!" Vestre sikthaugen Årstad bydel Fyllingsdalen bydel Periode for revisjon blir fra ultimo februar og hele mars. I løpet av denne perioden vil disse boligene få besøk av Johan som da skal gjennomføre revisjonen som antydet ovenfor (se også skisse for revisjon på neste side). Hele April måned går med på omarbeidelse/forbedring av kvalitetssystemet, i denne perioden også utarbeidelse av en rapport fra revisjon. Bofellesskapene som er nevnt ovenfor må forbedre revisjon:!" Finne frem og kopiere opp utfylte prosedyrer for 2 av brukerne og boligens Rammer og støttesystemer!" Avsette en time intervju samtale med avdelingsleder!" Avsette tid til intervju samtale med ansatte som har brukt/fylt ut prosedyrer ca 2 timer. Lederne i bofellesskapene må avsette tid til intervju samtale SNAREST. Da plan for revisjon ikke kan utarbeides før de har meldt når de passer til JOHAN TLF:

4 SKISSE FOR REVISJON Kvalitetsrevisjon: Systematisk og uavhengig undersøkelse for å fastslå om kvalitetsaktiviteter og resultatene av dem stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og er hensiktsmessige for å oppnå målene (NS-ISO 8402). Tema/område for revisjon Hva skal revideres? Hvordan revidere? Verifisere at kvalitetssystemelementene eksisterer og er iverksatt ved å innhente objektive bevis for hvordan kvalitetssystemet praktiseres. $" Om arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring etterleves. $" Avdekke eventuelle mangler med arbeidsprosessen. $" Om prosedyrer for enkelthandlinger i arbeidsprosess etterleves. $" Avdekke eventuelle mangler med prosedyrer. Kvalitetsledelse: $" Hva avdelingssjef gjør for å sikre at bofellesskapene etterlever retningslinjer i kvalitetssystemet. $" Hva faglig ledelse i bofellesskapet gjør for å sikre at enkelthandlinger i arbeidsprosess utføres som angitt i prosedyrer. $" Hva faglig ledelse i bofellesskapet gjør for å følge opp og støtte ansatte i deres utførelse av forbedrende tiltak jamfør årsplaner.!" Sjekke datoer for utfylte prosedyrer for 2 brukere i 6 boliger!" Sjekke datoer for utfylte prosedyrer på systemnivå. Intervjue faglig leder i bofellesskapet vedrørende:!" Erfaringer boligen har med arbeidsprosessen.!" Hva som kan gjøres for å forbedre arbeidsprosessen.!" Sjekke hvordan prosedyrer er utfylt for de samme 2 brukerne og på systemnivå. Intervjue ansvarlig personal vedrørende:!" Erfaring som er gjort med prosedyrer!" Hva som kan gjøres for å forbedre disse.!" Intervjue avdelingssjef i fht kontroll og støtte av boligene i deres etterlevelse av kvalitetssystemet.!" Intervjue avdelingsledere ifht i hvor stor grad avdelingssjef har tatt kontakt for å kontrollere og støtte boligen i deres etterlevelse av KS. Intervjue ansvarlig personal!" Om faglig ledelse i bofellesskapet gav informasjon og veiledning før utførelse av prosedyrer.!" Om faglig ledelse forhørte seg om hvordan det gikk etter prosedyrer var utført.!" Eventuelle andre måter faglig leder sikret utførelsen på.!" Intervjue ansatte om faglig leder i bofellesskapet har følgt opp deres arbeid jamfør årsplaner. Verifisere systemets evne til å oppnå fastsatte mål for kvalitet ved å innhente objektive bevis for hvordan kvalitetssystemet virker. $" Samarbeid mellom de ulike boligene ved utveksling av realkompetanse. $" Samarbeid mellom den enkelte bolig og bydelens faglige og administrative ledelse. $" Kontinuerlig forbedring av tjenestene på individnivå. $" Kontinuerlig forbedring av rammer og støttesystemer i boligen på systemnivå. $" Kvalitetssystemets virkning på det faglige arbeidet i boligen; om det for ansatte representerer en felles plattform og fremgangsmåte i tjenesteproduksjon. styring av oppmerksomhet og innsats inn mot prioriterte forbedrende tiltak. $" Effektiv bruk av ressurser: samsvar mellom oppnådde resultater (her grad av brukertilfredshet) og tilgjengelige ressurser (her faglig ledelse og rammer for faglig arbeid)!" Sjekke om TM 1 antyder koplinger mellom personer og boliger.!" Sjekke om utveksling av kompetanse reelt skjer mellom boligene.!" Sjekke hva avdelingssjef melder på TM2 vedrørende hvilke bistand han/hun kan gi ved iverksetting av tiltak.!" Intervjue faglig ledelse i bolig om innholdet i samarbeid med avdelingssjef har endret seg (om den nå mer dreier seg om det faglige arbeid).!" Sjekke datoer for utfylte prosedyrer for brukerne.!" Sjekke datoer for utfylte prosedyrer for boligens rammer og støttesystemer. Intervjue ansatte:!" om de kan beskrive rekkefølgen i og hensikten med arbeidsprosess for kontinuerlig forbedring.!" om de er kjent med prioriterte tiltak på årsplaner for de 2 brukerne.!" For Svaneviksveien, Fantoftsåsen, Sollien og Storåsen sjekke score på disse områdene og for de samme 2 brukerne for så å beregne effektivitet.!" Sammenstille dette med de vurderingene disse gjorde våren Bergen 7. februar 2002 HiB vernepleierutdanningen v/johan Bruland

5 OBSERVERTE FEIL/MANGLER VED KVALITETSSYSTEMET FØR REVISJON 1. Mangler prosedyrer for:!" skjema til databehandling av kvalitetsvurdering 3 og 4!" oversiktsskjema som avdelingssjefene skal bruke når de skal behandle resultatmeldinger fra bofellesskapene 2. Mangler et møte med fagpersoner og primærkontakter FØR planleggingsdag der resultater fra kvalitetsvurderingene gås gjennom og forberedelse til planleggingsdag gjøres 3. Mangler en dag der selve årsplaner utarbeides altså etter planleggingsdagen 4. Noen av indikatorene er for lite konkrete, det er rom for misforståelser. Må gjøre tekst mer presis i indikatorpåstandene. 5. Kan få et inntrykk av at personalet noen ganger setter kryss mer eller mindre ukritisk. Kan bl.a. ha med å gjøre at de ikke helt forstår de misforstår. Dette kan unngåes ved at de får mulighet til å krysse i en vet ikke kolonne. 6. Kvalitetsvurderinger av tjenesteleverig møtet med bruker scorer urimelig høyt i forhold til vurderinger av andre kvalitetsområder. Dette sannsynligvis fordi personalet her evaluerer seg selv. Omformulere påstandene slik at det ikke bare er seg selv de skal vurdere, men også sine kollegaer. 7. For mange resultatmeldinger til avdelingssjef. Redusere antallet 8. Når boligene skal melde kompetanse og behov for tilførsel av realkompetanse knyttes dette i dag til kvalitetsområder. Dette gjør at leder føler seg hemmet når realkompetanse skal meldes. Bør lage prosedyre som gjør det mulig for leder å vurdere bofellesskapets samlede realkompetanse hva de er flink til. Altså ikke knytte dette til kvalitetsområder. 9. Føre over noe arbeid fra planleggingsdag til andre. På den første kan det være nok å presentere resultater fra kvalitetsvurderingene og jobbe frem forbedrende tiltak. På andre planleggingsdag lage årsplaner: prioritering av hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når for alle brukerne. 10. Justere kommunikasjon og dokumentasjon. Se på ATS skjema. 11. Systemet oppfattes av noen å være omfattende bør se på mulighetene til å forenkle det og lage en bedre oversikt. 12. Endre kvalitetsområder på årsplan på individnivå jamfør endringer evaulering/forbedring er nå slått sammen 13. justere prosedyreoversikt i forhold til nevnte endringer 14. Forlenge perioden. Mer tid mellom resultatmeldinger og tilbakemeldinger. Få plassert arbeidet med planene til etter nyttår (P1 og P2) 15. Vurdere om det bør være med en del som viser føringer fra sentralt og lokalt hold (lover, forskrifter, bystyrevedtak, bydelens politikk og mål) for det arbeidet som skal utføres i disse tjenestene, og en del der boligens effektivitet og produktivitet beregnes. Vil ikke ta mer tid i utførelse utfordringen er å finne en måte å gjøre dette på. 16. Kutte ut melding til byrådsavdeling for helse og sosiale tjenester. De har jobbet frem en egen.