HØRING- BYRÅDETS TILSYNSANSVAR OVENFOR BYDELENE

Transkript

1 Bydel Grünerløkka Oslo kommune Bydel Grünerløkka Saksframlegg Arkivsak: Arkivkode: 039 Saksbeh: Veronica Bruce Saksgang Møtedato Bydelsutvalget HØRING- BYRÅDETS TILSYNSANSVAR OVENFOR BYDELENE Bakgrunn: På bakgrunn av kontrollutvalgets vedtak vedrørende Kommunerevisjonens gjennomgang av bydel Nordstrands økonomi, skal byrådet skal legge fram sak 23/07 om byrådets tilsynsansvar ovenfor bydelene. Finanskomiteen har fått byrådets sak til behandling. Før komiteen avgir sin innstilling ønsker man bydelsutvalgenes syn på byrådssaken særlig med hensyn til ansvarsforhold og tiltak. Saken følger vedlagt. Byrådet har foretatt en gjennomgang av det formelle grunnlag for tilsynsansvaret, styringssystemets premisser, styringsdialogen og styringsinformasjon. Utgangspunktet er at det gjennom styringssystemet er utviklet en grunnleggende balanse mellom overordnede styringsbehov og bydelsutvalgets ansvar og myndighet. Bydelsordningen har gitt gode resultater både i form av god tjenesteproduksjon og stort sett god økonomistyring gjennom lang tid. Byrådet har også gjennomgått og gitt en nærmere redegjørelse av iverksatt utviklingsarbeid for å forsterke sitt tilsyn. Byrådet vurderer at det ikke er behov for å endre tilsynsansvaret gjennom formelle endringer i styringssystemet eller endringer i den bruk av styringsvirkemidler som er praktisert i de senere årene. Saken retter seg mot tilsyn av på det administrative og økonomiske området. Tilsyn på fagområder er ikke vurdert i saken. Saken har ikke økonomiske og administrative konsekvenser utover det som er beskrevet om byrådets utviklingsarbeid knyttet til styringsinformasjon og styringsprosesser. Sammendrag/ Vurdering: Kap. 2 og 3 Tilsynsfunksjon og premisser som følger av Oslo kommunes styringssystem. Byrådet tar i saksframstillingens kap. 2 opp hjemler og bakgrunn for de ulike nivåers tilsynsansvar og i kap. 3 opp hvilke premisser Oslo kommunes styringssystem med det parlamentariske forhold mellom bystyret og byrådet, byrådets instruksjonsmyndighet ovenfor bydelen og bydelsutvalgets myndighet, legger for tilsynsansvaret. Ut i fra en prinsipiell og teoretisk vurdering kan systemet framstå som innbygde motsetninger som kan føre til store styringsutfordringer. Byrådet peker imidlertid på at praksis så langt har vist en stor grad av systemlojalitet og at dette har gått seg til gjennom pragmatiske løsninger og konkrete mekanismer for anker. Bydel Grünerløkka Postadresse: Telefon: Bydelsadministrasjonen Postboks 2128 Grünerløkka Telefaks: Oslo e-post: postmottak@bga.oslo.kommune.no

2 2 Kap 4 Rapportering Tilsynsansvaret omfatter plikten til å innhente informasjon fra virksomhetene. Byrådet skal gjennom sin rapportering til bystyret bekrefte at virksomhetene drives i tråd med bystyrets mål og rammer, eller opplyse om avvik. Bydelsreglementets 5-1 hjemler bydelsutvalgets rapporteringsplikt til byrådet/bystyret. Bestemmelsen fastsetter at bydelsutvalget har en rapporteringsplikt og at bystyret fastsetter hvor omfattende rapporteringen skal være, mens byrådet fastsetter frist og innhold på mer detaljert nivå. Byrådet foreslår ingen endringer i dette reglementet, men påpeker at grunnlaget for all informasjon lages i bydelsadministrasjonen og at en prosess for bedre rapportering må omfate alle ledd, både sentrale organers utforming av retningslinjer og systemer og virksomhetenes innrapportering av data. Kap.5 Rapportering om avvik - anke over bydelsutvalgets vedtak Bydelsdirektørens plikt til å forlange et vedtak brakt inn for bystyret er hjemlet i bydelsreglementets 5-3. Bestemmelsen omhandler anke når bydelsutvalgets vedtak strider mot lov, forskrift eller kommunens overordnede retningslinjer. Byrådet vurderer at det ikke er behov for å endre regelverket om anke. Kap. 6 Rapportering om avvik - byrådets virkemidler Byrådets tilsyn er hjemlet i bydelsreglementets 5-2. Bestemmelsen pålegger byrådet en handleplikt ved betydelige avvik hvor de skal fremme forslag til bystyret med korrektive tiltak/instruksjon av bydelsutvalget. Bestemmelsen har ikke vært benyttet. Hovedbildet er at bydelsutvalgene har forholdt seg lojale til bystyrets rammer og overordnede retningslinjer. Etter byrådets vurdering er det likevel viktig at bestemmelsen består. Bydelsdirektøren har ingen merknader til dett. Kap. 7 Særlig om direkte valg til bydelsutvalg Byrådet har vurdert om overgang til direkte valg har vil bety en svekket overordnet styringsevne, men legger til grunn at de nye bydelsutvalgene vil holde seg lojalt til gjeldene regleverk og viktige forutsetninger. Byrådet har ikke vurdert det som nødvendig å fremme forslag om endringer i bydelsreglementet som følge av ny valgordning. Kap. 8 Tilsyn med bydelsadministrasjonen. Bydelsdirektøren har ingen merknader til kapitel 8 tilsyn med bydelsadministrasjonen. Kap. 9 Tiltak for bedre rapportering og oppfølging, Byrådet mener at det er behov for at byrådets tilsynsfunksjon ovenfor bydelene blir forsterket ytterligere gjennom forbedring av styringsprosesser og styringsdialog. En del tiltak er gjennomført de to siste årene. I 2007 er det aktuelt å iverksette nye tiltak. Tiltak for å bedre datakvalitet i budsjett og regnskap. I følge byrådet er en kritisk suksessfaktor framover å ha tilstrekkelig kvalitet på datagrunnlaget i budsjett og regnskap. Dette omfatter blant annet følgende forhold:

3 3 Korrekt fordeling av budsjett Korrekt periodisering av budsjett Pålitelig kontering i regnskapet God anordning av regnskapet. Bydelsdirektøren ser det som positivt at byrådet understreker viktigheten av både et korrekt budsjett og et korrekt regnskap, Et riktig regnskap med rett kontering og rett periodisering (anordning) er av grunnleggende betydning for å kunne ha en god styring og god kvalitet på rapporteringen. Byrådet peker på at det er en varierende kvalitet på når det gjelder regnskapsføring og budsjettering på KOSTRA. For å bedre kompetansen i bydelen er det nedsatt en egen KOSTRA gruppe. For bydelens strategi, planlegging og styring er det et godt hjelpemiddel å kunne sammenligne seg over tid med andre bydeler. Bydelsdirektøren mener derfor det er viktig at dette arbeidet fortsetter og at denne gruppen også bidrar til enhetlig forståelse på bruk av kostrafunksjoner der hvor det vanskelige grenseganger mellom de ulike funksjonene, slik at man får et best mulig sammenligningsgrunnlag. Regnskapsføring i rett periode. Bydelen legger vekt på å ha en god anordning i regnskapet og fører alle større utgifter på pleie og omsorg og barnevern etter anordningsprinsippet. Fordi systemet i kommunens felles fakturasentral ikke kan føres på flere perioder og anordne regnskapet er anordningen i bydelens regnskap blitt betydelig svekket ved innføringen av felles fakturasentral. Bydelsdirektøren ber om at arbeides for at systemet skal gi mulighet for føring på flere perioder. Byrådet påpeker i saken at det er behov for å gjennomgå rutiner og praksis for internfakturering mellom kommunale virksomheter. På flere områder får bydelene opplysninger på etterskudd og i enkelte tilfeller så sent på året at dette påvirker muligheten til korrekt anordning av regnskapet og muligheten til å lage gode prognoser. Bydelsdirektøren understreker at dette er et problem for bydelen og at det er svært viktig å få til bedre rutiner for internfakturering. Obligatorisk månedsrapportering til bydelsutvalgene. Byrådet påpeker at det er viktig at bydelsutvalget gis informasjon om økonomisk status med en slik hyppighet og et slikt innhold at det kan ivareta sitt ansvar etter bydelsreglementet. I 2007 vil det bli vurdert om det bør skje en viss standardisering av månedsrapportering til bydelsutvalget, hvor det kan være aktuelt at det stilles krav om at rapportene sorterer økonomi og tjenestedata etter funksjonsområde og KOSTRA funksjoner. Bydelsdirektøren ser det som viktig at bydelsutvalget får god informasjon om økonomisk status, imidlertid bør det ikke bli et krav om at bydelsutvalget skal behandle økonomisk rapport månedlig. Dette kan øke hyppigheten på bydelsutvalgsmøter og gi økte kostnader. Økonomirapportering bør være en fast sak på bydelsutvalgsmøtene. Da bydelsutvalget vedtar budsjett på funksjonsområder og KOSTRA rapporter anser bydelsdirektøren det som naturlig at rapportering til bydelsutvalget foregår på det nivået. Forbedret økonomisk rapportering fra bydelen til byrådet. Løpende og systematisk oppfølging av bydelene skjer på flere måter og blant annet gjennom: Gjennomgang av bydelsutvalgenes budsjettvedtak

4 4 Ordinær måneds- og tertialrapportering Forsterket oppfølging av bydeler Lederoppfølging av bydelsdirektørene. Byrådet legger vesentlig vekt på å videreføre utviklingen av en sterkere styringsdialog med bydelsdirektørene. Byrådets målsetting er at styringsinformasjonen skal bli mer tilgjengelig og mer oppdatert også gjennom året- og i tillegg mer presis og ensartet for bydelssektorene samlet sett. Bydelsdirektøren mener det er viktig at styringsinformasjonen blir mer tilgjengelig og oppdatert. Når det gjelder økonomi og tjenesterapportering bruker bydelen mye tid og ressurser på å rapportere til ulike instanser som byrådet, SSB, fylkesmannen med mer. For å få en god kvalitet på rapporteringen er det viktig at dette samordnes i mest mulig grad. Det byrådet ønsker å få rapportering om må avveies mot tidsbruk, egen nytte for virksomheten, og kvalitet på de data man får inn. Det er også et problem at fagsystemene (oskar, gerica, familia med mer) ofte leverer dårlig data i forhold til de nøkkeltall byrådet ønsker å få opplysninger om. Bydelsdirektøren ber om at det jobbes med leverandørene av systemene for å kunne ta ut de nøkkeltall som byrådet ønsker. Videre gis det ofte så kort tidsfrist mellom periodeavslutning og frist for rapportering (som for 1 tertial 2007) at det ikke er mulig å levere prognoser og analyser av god kvalitet. Bydelsdirektøren mener at det er av avgjørende betydning for rapportenes kvalitet at det gis nok tid mellom periodeavslutning og frist for rapportering. Oppsummering. Bydelsdirektøren har følgende merknader til byrådssak 23/07 Byrådets tilsynsansvar ovenfor bydelene. Bydelsdirektøren ser det som positivt at byrådet understreker viktigheten av både et korrekt budsjett og et korrekt regnskap, Et riktig regnskap med rett kontering og rett periodisering (anordning) er av grunnleggende betydning for å kunne ha en god styring og god kvalitet på rapporteringen. Bydelsdirektøren mener det er viktig at arbeidet med å bedre KOSTRA kompetansen i bydelene fortsetter og at denne gruppen også bidrar til enhetlig forståelse på bruk av kostrafunksjoner der hvor det vanskelige grenseganger mellom de ulike funksjonene, slik at man får et best mulig sammenligningsgrunnlag. Bydelsdirektøren er av den oppfatning at fordi systemet i kommunens felles fakturasentral ikke kan føre på flere perioder og anordne regnskapet er anordningen i bydelens regnskap blitt betydelig svekket etter innføringen av felles fakturasentral. Bydelsdirektøren ber om at det arbeides for at systemet skal gi mulighet for føring på flere perioder. Bydelsdirektøren understreker at dårlige rutiner for internfakturering mellom virksomhetene er et problem for bydelen og at det er svært viktig å få til bedre rutiner for internfakturering Bydelsdirektøren ser det som viktig at bydelsutvalget får god informasjon om økonomisk status, imidlertid bør det ikke bli et krav om at bydelsutvalget skal behandle økonomisk rapport månedlig. Dette kan øke hyppigheten på bydelsutvalgsmøter og gi økte kostnader. Økonomirapportering kan bli en fast sak på bydelsutvalgsmøtene. Bydelsdirektøren mener det er viktig at styringsinformasjonen blir mer tilgjengelig og oppdatert. Når det gjelder økonomi og tjenesterapportering bruker bydelen mye tid og ressurser på å rapportere til ulike instanser som byrådet, SSB, fylkesmannen med mer. For å få en god kvalitet på rapporteringen er det viktig at dette samordnes i mest mulig grad. Det byrådet ønsker å få rapportering om må avveies mot tidsbruk, egen nytte for

5 5 virksomheten, og kvalitet på de data man får inn. Det er også et problem at fagsystemene (oskar, gerica, familia med mer) ofte leverer dårlig data i forhold til de nøkkeltall byrådet ønsker å få opplysninger om. Bydelsdirektøren ber om at det jobbes med leverandørene av systemene for å kunne ta ut de nøkkeltall som byrådet ønsker. Videre gis det ofte så kort tidsfrist mellom periodeavslutning og frist for rapportering (som for 1 tertial 2007) at det ikke er mulig å levere prognoser og analyser av god kvalitet. Bydelsdirektøren mener at det er av avgjørende betydning for rapportenes kvalitet at det gis nok tid mellom periodeavslutning og frist for rapportering. Bydelsdirektørens forslag til vedtak: Bydelsutvalget slutter seg til bydelsdirektørens merknader. Tage Guldvog fung. bydelsdirektør.