Oslo kommune Kommunerevisjonen. Rapport 3/2005. Legevakten. Bruk av overtid. Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

Transkript

1 Oslo kommune Kommunerevisjonen Rapport 3/2005 Legevakten Bruk av overtid 2005 Kommunerevisjonen integritet og verdiskaping

2 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/2005 Tidligere publikasjoner fra Kommunerevisjonen 1/2004 Evaluering av bydelers forvaltningspraksis. Utprøving av Kommunekompasset i Bydel St. Hanshaugen-Ullevål 2/2004 Statlige tilskudd 3/2004 Er nøkkeltallene i KOSTRA pålitelige? Pleie og omsorg i fem bydeler i /2004 Vedlikehold av skolebygningene. Erfaringer med ansvarsdelingen mellom skolene og Undervisningsbygg 5/2004 Intern kontroll i og rundt IT-systemer. Samlerapport /2004 Kjøp og salg av sykehjemsplasser mellom bydelene 7/2004 Saksbehandling i Trafikketaten 8/2004 Intern kontroll i økonomiforvaltningen. Samlerapport /2004 Styringsinformasjon i eldreomsorgen i bydelene Grorud og Romsås 10/2004 Kjøp av sykehjemstjenester. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 11/2004 Oslo kommunes kjøp av sykehjemstjenester fra privat leverandør. Tilrettelegging for styring, kontroll og oppfølging av tjenesteleveransen U. Off., jf off. l. 6, 1. ledd punkt 2, bokstav a 12/2004 Friluftsetatens inntekter 13/2004 Midtåsen sykehjem. En gransking av avtaler og økonomi 14/2004 Styringsinformasjon i sosialtjenesten. Bydel Søndre Nordstrand 15/2004 Styringsinformasjon i hjemmetjenesten. Bydel Sagene 16/2004 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Undervisningsbygg KF. Fokus på gjennomføringsfasen 17/2004 Tilsyn i bydelene 18/2004 Effektiv rapportering med KOSTRA? 19/2004 Bydelenes bruk av omsorgslønn 20/2004 Kommunenes rutiner for håndtering av nye regler for kompensasjon av merverdiavgift. 21/2004 Serviceerklæringer i hjemmetjenesten i Bydel Bjerke. 22/2004 Sykefravær i PRO-sektoren. Rutiner og tiltak i Bydel Nordre Aker. 23/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes tilsyn 24/2004 Gerica i pleie og omsorgssektoren 25/2004 Kvalitet i skolen: Elevenes kompetansenivå i basisfag i ungdomsskolen 26/2004 Rapportering av måloppnåelse i grunnskolen 27/2004 Legevakten gjennomgang av interne kontrollrutiner knyttet til økonomi og regnskap 28/2004 Samkjøpsavtaler - beslutningsgrunnlag og utnyttelse 29/2004 Barn i fosterhjem: Bydelenes oppfølging og kontroll 30/2004 Barne- og familieetatens godkjenning og kvalitetskontroll av barneverninstitusjoner. Oppfølging av rapport 15/2003 1/2005 Regelverk produksjon og forvaltning 2/2005 Offentlige anskaffelser etterlevelse av regelverk. For mer informasjon om Kommunerevisjonen og våre rapporter se

3 Legevakten bruk av overtid Forord Kommunerevisjonen 1

4 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/2005 Innhold 1 Formål, konklusjoner og anbefalinger Bakgrunn og formål Hovedkonklusjon Anbefalinger Tilbakemeldinger Problemstillinger Metoder og gjennomføring Revisjonskriterier Observasjoner og vurderinger Omfang Kontrollene Hovedkonklusjon Mottatte tilbakemeldinger og kommentarer Vedlegg Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester Kommunerevisjonen

5 Legevakten bruk av overtid 1 Formål, konklusjoner og anbefalinger 1.1 Bakgrunn og formål Som en fortsettelse etter gjennomgangen av interne kontrollrutiner knyttet til økonomi og regnskap ved Legevakten, har vi i denne fasen rettet undersøkelser mot overtidsbruken i etaten. Dette gjør vi på bakgrunn av våre tidligere observasjoner hvor vi har merket oss at omfanget av overtidsbruken ved Legevakten skiller seg merkbart ut fra andre virksomheter i kommunen. Vi er kjent med at også Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester er i ferd med å gjennomgå rutinene for overtidsbruken ved Legevakten. Vi anbefaler byrådsavdelingen å ta hensyn til våre funn når de nye retningslinjene for Legevakten skal utformes. Formålet med denne gjennomgangen har vært å vurdere om overtidsgodtgjørelsen ved virksomheten er i henhold til gjeldende regelverk har et omfang i tråd med forutsetningen om at overtid generelt skal brukes unntaksvis 1.2 Hovedkonklusjon Legevakten er i en spesiell situasjon som gjør at det jevnlig vil være behov for å pålegge overtid for å sikre nødvendig bemanning for at tilbudet til publikum ikke skal svekkes. Gjennomgangen av overtidsbruken i 2004 viser at Legevakten har gått ut over gjeldende bestemmelser for overtidsbetaling. Dette gjelder også overtidsbetaling for legene, jf. særavtale med Den norske lægeforening hvor adgangen til overtidsarbeid er utvidet i forhold til det ordinære regelverket. Ifølge Legevakten benyttes overtid for å sikre kompetent bemanning til enhver tid. Våre undersøkelser gir indikasjoner på at Legevakten har basert sin virksomhet på overtid som en fast ordning i betydelig omfang. Dette er i strid med forutsetningene om at overtid i kommunen bare skal benyttes unntaksvis. Legevakten er i en vanskelig økonomisk situasjon, og bruk av overtidsbetaling i det omfanget som her foreligger medfører merkostnader for etaten. For øvrig kan våre funn og vurderinger oppsummeres slik: det arbeidet cirka timer overtid per oktober Ifølge overtidsstatistikken fra lønnssystemet var det 45 personer som per oktober 2004 hadde arbeidet mer enn 200 timer overtid. Av disse hadde 16 personer arbeidet mer enn 300 timer overtid. Med et par unntak, arbeides det overtid innen de fleste stillingsgrupper. Overtidsgodtgjørelse er benyttet jevnt gjennom hele året og varierer fra 1,0 til 1,4 millioner kroner per måned. Det er i noen tilfeller utbetalt overtid med 133 % til ansatte som ikke jobber turnus. Dette er ikke i samsvar med regelverket. Det er utbetalt T-tillegg 1 til enkelte ansatte som arbeider i fast stilling på dagtid. Vi har sett fire tilfeller der sykepleiere får T-tillegg for kvelds- og nattarbeid, uten at det fremgår av turnusplanen at de jobber kvelds- eller nattskift. Dette er i strid med regelverket. Totalt utgjør dette kr for disse fire personene i Ett av disse eksemplene gjelder en av de sykepleierne (FF) som har mye overtid og er omtalt i punkt 5. Det utbetales overtidsgodtgjørelse til arbeidstakere som ikke er fast ansatt ved Legevakten. For eksempel har leger ved en rekke ekstravakter fått utbetalt 200 % overtid fra første arbeidede time. For disse har det ikke blitt gitt ordinær timelønn først. Ordningen med 200 % overtid, og overtid generelt, forutsetter at man i forkant har fylt opp timer tilsvarende full stilling (per dag, per uke eller maksimalt antall timer per år). Vi stiller spørsmål ved at bruken av 50 % overtidskompensasjon utgjør bare 4,4 % av total overtidskompensasjon per oktober Normalt skal det gis 50 % overtidsgodtgjørelse før man går over på høyere satser. Vi har sett en rekke tilfeller der det er gitt 100 % overtidsbetaling fra første time der 50 % ville vært korrekt ut i fra regelverket. Det er en skjev fordeling av utbetalt overtidsgodtgjørelse mellom personer innenfor samme stillingsgruppe. Enkelte har fått utbetalt overtidsgodtgjørelse i betydelig omfang, opp mot 800 timer per oktober 2004, mens andre innenfor samme stillingsgruppe har få overtidstimer. Overtid utgjør per oktober cirka 11,9 millioner kroner. Dette utgjør cirka 12 % av ordinær lønn (fastlønn inklusive tillegg og timelønn). Til sammen er 1 T-tillegg er lørdags-, søndags-, kvelds-, og nattillegg som blir utbetalt med et likt beløp per måned. Kommunerevisjonen 3

6 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/ Anbefalinger Vi anbefaler at praktiseringen av overtidskompensasjon innskjerpes i tråd med gjeldende regelverk. Vi er kjent med at Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester har styrket Legevakten med en personalsjef, blant annet i den hensikt å endre rutinene for bruk av overtid ved Legevakten. Kommunerevisjonen støtter dette tiltaket. Videre anbefaler vi at det anskaffes et bedre system for planlegging av vakter. Med bedre planlegging antar vi at Legevakten vil få bedre oversikt over behovet for å innkalle ekstra arbeidskraft og vi antar at dette vil kunne redusere omfanget av overtid med de høyeste satsene. Det er en tidkrevende oppgave å gjennomgå overtidslister i det omfang det her er snakk om ettersom man må ha en spesiell etterkontroll av hver enkelt i forhold til turnusplaner og et omfattende regelverk for øvrig. Vi har merket oss at legenes timelister er attestert av direktøren. Vi anbefaler at det vurderes å delegere denne oppgaven. 1.4 Tilbakemeldinger Den foreløpige rapporten ble 15. desember 2004 sendt på høring til Legevakten og byråden for velferd og sosiale tjenester. I brev av 17. januar 2005 har vi mottatt én samordnet høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester (VST). Av denne fremgår det at VST og Legevakten samarbeider tett for å følge opp alle sider ved de forhold Kommunerevisjonen har avdekket i sine rapporter, samt at opprydding med sikte på å avlegge korrekt regnskap for 2004 har høyeste prioritet. Det fremgår også at ureglementert bruk av overtidskompensasjon for Legevaktens ansatte ble stoppet av den nye etatsledelsen med umiddelbar virkning i desember Det er nedsatt en egen arbeidsgruppe for å utarbeide et system for honorering av deltidsleger, i samsvar med gjeldende regler og avtaler i Oslo kommune. Arbeidsgruppen fikk frist til 17. januar 2005, og et utkast er utarbeidet. Av vedlegg til høringsuttalelsen fremgår det at VST i perioden oktober desember 2004 har styrket Legevakten ved å beordre inn økonomisjef, personalsjef og direktør. 2 Problemstillinger I denne undersøkelsen har vi fokusert på følgende problemstillinger: Er utbetalingen av overtid innenfor regelverket for overtid i Oslo kommune, eller andre avtaler som er inngått med organisasjonene? Hvordan lønnes ekstravakter for personer som ikke har ansettelsesforhold i Oslo kommune? Hvorfor utbetales i hovedsak 200 % og 100 % overtid, og i veldig liten grad 50 % overtid? Hvor mange arbeider overtid ved etaten, hvilke grupper arbeider mest overtid, og hvor mye utgjør overtid i forhold til øvrig lønn? Er det perioder hvor det er vesentlig mer overtidsbruk enn andre perioder eller benyttes overtid jevnt gjennom året? I denne undersøkelsen har vi lagt vekt på det økonomiske aspektet ved å gi kompensasjon for arbeidsinnsats i form av overtidsbetaling. Vi understreker at vi ikke har fokusert på den arbeidsmiljømessige siden av overtidsarbeidet og eventuelle overskridelser i forhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser. 3 Metoder og gjennomføring Vi har gjennomgått overtidsbruken for de ansatte ved etaten som har fått mer enn 300 timer overtid utbetalt i perioden januar september Som grunnlag har vi benyttet turnusplaner der vi har mottatt slike, overtidslister og lønnsbilder fra lønnssystemet NLP. På grunnlag av tall i regnskapssystemet Agresso per 31. oktober 2004, har vi foretatt enkelte sammenligninger av omfanget av de ulike overtidsstørrelser (50 %, 100 %, 133 % og 200 %) og sett på hvor mange som arbeider overtid, hvilke stillingsgrupper som arbeider mest overtid, og hvor mye overtiden utgjør i forhold til den øvrige lønnen. 4 Kommunerevisjonen

7 Legevakten bruk av overtid 4 Revisjonskriterier Om overtid og merarbeid i personalhåndboken for Oslo kommune fremgår følgende: «I fellesbestemmelsene kap heter det at overtidsarbeid skal innskrenkes mest mulig og at arbeidstakeren skal varsles i så god tid som mulig. Lovens forbud mot å bruke overtid som fast ordning, sammenholdt med den snevre adgangen til å bruke overtid, medfører at overtid må brukes unntaksvis. Der det viser seg å være et forholdsvis jevnt behov for overtids- og merarbeid over lengre tid, bør øket bemanning vurderes. Arbeidsgiveren eller den som i hans sted leder virksomheten, er ansvarlig for at lovens bestemmelser om overtid/mertid og om arbeidstidens lengde overholdes.» Vi viser til Dokument 25 Oslo kommunes overenskomster med arbeidstakerorganisasjonene vedrørende lønns- og arbeidsvilkår for arbeidstakere i Oslo kommune: Det sies at pålagt arbeid ut over den ordinære arbeidstid for hel stilling er overtidsarbeid og skal innskrenkes mest mulig. For pålagt overtidsarbeid betales overtidsgodtgjøring etter bestemmelsene i kapittel 11 i Dok. 25. Bestemmelsene i dette kapittelet kommer til anvendelse dersom ikke annet er fastsatt i tariffavtale. Slik avtale er fastsatt for legene i særavtale med Den norske lægeforening for tariffperioden og tilsvarende for perioden Leger ved allmennlegevakten I henhold til særavtalen med Den norske lægeforening, vil legene i en del tilfeller kunne tilstås et overtidstillegg på 200 %: «4.3 Særlige godtgjørelser for leger ved allmennlegevakten Dersom det oppstår vakant skift som ikke kan dekkes ved vikar, kan ekstravakttjeneste pålegges de faste leger. For aktive timer betales timelønn %. Dersom grensene for samlet overtid etter arbeidsmiljøloven 50 nr. 1 og 2 overskrides, tilstås en godtgjørelse med timelønn %. Alternativt kan ekstravakttjenesten avspaseres time for time med fradrag av timelønn i beregnet godtgjøring, jf. 1. og 2. avsnitt over. 4.4 Godtgjørelse for uforutsett ekstravakt/skift Uforutsett ekstraskift/vakt lønnes med timelønn % fra første time uavhengig av lengden på tjenesteplanen. Det forutsettes at lege som har ordinært arbeid dag etter uforutsett ekstraskift/vakt gis forsvarlig hvile uten trekk i lønn. Når driften tillater det, kan det avtales at beregnet tid for uforutsett ekstravakt/skift avspaseres time for time. Prosenttillegget skal da utbetales. Tilsvarende gjelder når overlege unntaksvis påtar seg uforutsett ekstravakt/skift i underordnet vaktskift. 4.5 Tilfeldig overtid, herunder ekstraordinær tilkalling på fritiden Generelt For tilfeldig overtid utbetales overtidsgodtgjørelse med 100 % tillegg til den ordinære lønnen. Har legen avtalt tjenesteplan med frivillig utvidet tjeneste ut over 11 timer per uke, betales timelønn % for all overtid, vakant skift og uforutsette ekstravakt/skift. For overtidsarbeid som ikke finner sted umiddelbart før eller etter ordinære skift, godtgjøres som om arbeidet varte i minst to timer.» Vi er kjent med at Legevakten har tolket særavtalen slik at alle leger som tar ekstravakter på allmennlegevakten skal få utbetalt 200 % overtidsbetaling, uavhengig av om de har et fast ansettelsesforhold eller ikke ved Legevakten. Kommunerevisjonen forstår imidlertid avtalen slik at det bare er de faste ansatte legene ved Legevakten som kan få godtgjort 200 % overtid. Arbeidstakere som har ansettelse hos andre arbeidsgivere enn Oslo kommune, har ikke krav på overtidsgodtgjørelse før man har jobbet full dag, full uke, eller et fullt årsverk i Oslo kommune. Høyesterettsdommen av 11. september 1998 (Furuseth-dommen) underbygger også dette: «Loven er således ikke til hinder for at en arbeidstaker tar arbeid hos to forskjellige arbeidsgivere, og på den måten får en samlet arbeidstid som overstiger lovens maksimum. Kommunerevisjonen 5

8 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/2005 Arbeidsgiveren plikter ikke i et slikt tilfelle å gripe inn for å begrense arbeidstiden, og arbeidstakeren har ikke rett til overtidsbetaling.» Arbeidstakere som er ansatt i andre virksomheter i Oslo kommune, har imidlertid krav på overtidsgodtgjørelse fra første time når de jobber utover 100 % stilling i Oslo kommune. Overtid generelt Øvrig personale, og overtid for leger som ikke faller inn under tilfellene over, skal følge de generelle bestemmelsene for overtid i Oslo kommune: For overtidsarbeid mellom og betales 50 % tillegg. Mellom kl og 07.00, på søn- og helligdager og på dager før disse, etter ordinær arbeidstids slutt, betales 100 %. Under særlige forhold for kortere tidsrom eller hvor arbeidet gjør det nødvendig, kan arbeidsgiver når tillitsvalgte er enige i det, forskyve arbeidstiden. Det betales da 50 % tillegg for den tiden som faller utenom den ordinære arbeidstiden. Godtgjøring utbetales med de samme begrensninger som følger av fellesbestemmelsene kap.11. Varsel om forskjøvet arbeidstid skal så vidt mulig gis tre dager i forveien og aldri mindre enn én dag i forveien /3 % overtidstillegg I henhold til fellesbestemmelsenes kap. 11, (og personalhåndboken punkt ), vil arbeidstakere som har ordinær tjeneste på søndag og helgedager for overtidsarbeid på helgedager mellom søndager, julaften, 1. og 2. juledag, nyttårsaften, 1. nyttårsdag, påskeaften, 1. påskedag, pinseaften, 1. pinsedag, 1. og 17. mai, få 133 % overtidstillegg. Av dette må forstås at ansatte som ikke går i turnus, eller er ansatt i stilling på dagtid fra mandag til fredag, ikke kan motta 133 % overtidstillegg. 5 Observasjoner og vurderinger 5.1 Omfang Utbetalt overtidsgodtgjørelse utgjør per oktober cirka 11,9 millioner kroner. Dette utgjør cirka 12 % av ordinær lønn (fastlønn inklusive tillegg og timelønn). Enkelte har fått utbetalt overtidsgodtgjørelse i stort omfang, helt opp mot 800 timer per oktober Til sammen er det utbetalt overtidsgodtgjørelse for cirka timer per oktober Ifølge lønnsrapporter er det omtrent 250 faste ansatte etter delingen av virksomheten fra oktober Av disse har cirka 30 % redusert stilling. Ifølge overtidsstatistikken fra lønnssystemet var det 45 personer som per oktober hadde fått utbetalt overtidsgodtgjørelse for mer enn 200 timer i Av disse hadde 16 personer fått utbetalt overtidsgodtgjørelse for mer enn 300 timer. Vi har sett på regnskapsført overtid per måned fra januar til og med oktober Det er belastet fra 1,0 til 1,4 millioner kroner i overtid per måned. Dette viser at det ikke er måneder som skiller seg ut spesielt, men at overtid er benyttet jevnt gjennom hele året. 5.2 Kontrollene Som utgangspunkt for våre kontroller har vi brukt NLP-rapport 563 Overtidsstatistikk for septemberlønn Denne viser overtid hittil i år for alle som har fått utbetalt overtid i perioden januar september 2004 (dvs. overtid jobbet i perioden desember 2003 august 2004). Oversikten viser 27 personer med mellom 150 og 200 timer overtid og 32 personer med mer enn 200 timer overtid i perioden. Vi har begrenset kontrollen til de 14 personene som har fått utbetalt lønn for mer enn 300 timer overtid per september Nedenfor følger resultatet av gjennomgangen for de enkelte medarbeidere som vi valgte ut for nærmere kontroll av overtidslister og registreringer i lønnssystemet i perioden januar september: En driftstekniker En driftstekniker i 100 % stilling har fått overtidsbetalt for 314 timer i den undersøkte perioden (356 timer per oktober). All overtiden er godtgjort med 100 % og 133 % overtidsbetaling. Vedkom- 6 Kommunerevisjonen

9 Legevakten bruk av overtid mende er overført til Ullevål sykehus fra 1. oktober og Legevakten (LVE) har ikke kunnet fremskaffe turnusplanen, men timelistene viser at mye av overtiden er på hverdager før kl Dette skal normalt godtgjøres med 50 % overtid. På overtidslistene er det flere ganger (222 timer) påført Extravakt for NN. Vi kan ikke se av lønnssystemet at noen med dette navnet er ansatt ved LVE. Vi har fått opplyst at tidligere ansatt NN som sluttet i 2001, fortsatt står på skiftplanen som et «ledig» skift og at det er brukt overtid for å fylle opp dette hullet i skiftplanen. To sjåfører To sjåfører i 100 % stilling har fått overtidsbetalt for henholdsvis 439 og 354 timer i den undersøkte perioden. Med unntak av 2,5 timer er all overtid godtgjort med 100 % og 133 % overtidsbetaling. Sjåførene er overført til et privat firma fra 1. september og LVE har ikke kunnet fremskaffe turnusplanene. Timelistene viser at mye av overtiden er på hverdager før kl som normalt sett skal honoreres med 50 % overtid. Sju sykepleiere Sykepleier AA AA har fått overtidsbetalt for 727 timer i den undersøkte perioden (886 timer per november). AA har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % og 133 % overtid. AA er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før AA har krav på overtidsbetaling. Vi har fått opplyst at vedkommende jobber i fast stilling på Ullevål sykehus. Sykepleier BB BB har fått overtidsbetalt for 600 timer i den undersøkte perioden (727 timer per november). BB har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % og 133 % overtid. BB er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før BB har krav på overtidsbetaling. Ifølge Arbeidsgiver/Arbeidstakerregisteret er BB ansatt på fulltid i en virksomhet utenfor Oslo kommune. Sykepleier CC CC har fått overtidsbetalt for 586 timer i den undersøkte perioden (612 timer per november). CC jobber i to 50 %-stillinger ved LVE. All overtiden er godtgjort med 100 % og 133 % overtidsbetaling også for tidspunkter som skulle vært godtgjort med 50 % overtid. Sykepleier DD DD har fått overtidsbetalt for 450 timer i den undersøkte perioden (486 timer per november). DD er fast ansatt i 82 % stilling. DD har fått 100 % overtid fra første time utover 82 % stilling. DD skulle hatt ordinær timelønn opp til 100 % stiling og deretter overtidsbetaling. Sykepleier EE EE har fått overtidsbetalt for 445 timer i den undersøkte perioden (543 timer per november). EE er fast ansatt i 100 % stilling. Så godt som all overtiden er godtgjort med 100 % og 133 % overtidsbetaling også for tidspunkter som skulle vært godtgjort med 50 % overtid. Sykepleier FF FF har fått overtidsbetalt for 375 timer i den undersøkte perioden (443 timer per november). FF er fast ansatt, men inngår ikke i turnusplanen (jobber bare på dagtid i den faste stillingen). All overtiden er utført på lørdager, søndager og helligdager og er godtgjort med 100 % og 133 % (52 timer). Arbeidstakere som ikke inngår i skiftplanen har ikke rett på 133 % overtid. FF mottar også månedlig T-tillegg for kvelds- og nattarbeid (utbetalt kr per november 2004) til tross for at FF ikke inngår i en turnusplan med kvelds- og nattarbeid. Sykepleier GG GG har fått overtidsbetalt for 333 timer i den undersøkte perioden (422 timer per november). GG har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % og 133 % overtid. GG er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før GG har krav på overtidsbetaling. Fire leger Lege HH HH har fått overtidsbetalt for 458 timer i den undersøkte perioden (558 timer per november). HH har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % (25,5 timer) og 200 % (432,75 timer) overtid. HH er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før HH har krav på overtidsbetaling. Lege II II har fått overtidsbetalt for 395 timer i den undersøkte perioden (474 timer per november). II har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % (18 timer) og 200 % (377 timer) overtid. II er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før II har krav på overtidsbetaling. Kommunerevisjonen 7

10 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/2005 Lege JJ JJ har fått overtidsbetalt for 381 timer i den undersøkte perioden (412 timer per november). JJ har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % (9,75 timer) og 200 % (371,75 timer) overtid. JJ er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før JJ har krav på overtidsbetaling. Lege KK KK har fått overtidsbetalt for 342 timer i den undersøkte perioden (380 timer per november). KK har fått godtgjort alle sine vakter ved LVE med 100 % (55,25 timer), 133 % (5,75 timer) og 200 % (281,5 timer) overtid. KK er ikke fast ansatt i Oslo kommune og skulle derfor hatt ordinær timelønn før KK har krav på overtidsbetaling. Sammenligning av en person med og uten overtid Som et eksempel har vi foretatt en beregning for en av de ovennevnte legene (KK) som urettmessig har fått 200 % overtidsbetalt for å vise forskjellen i lønnsutgifter for vedkommende med overtidsbetaling og hva vedkommende ville fått dersom ordinær timelønn hadde blitt utbetalt. Beregningen viste at KK per august 2004 hadde fått overtidsbetaling med kr for 342 timer. Dette er cirka kr mer enn vedkommende ville fått utbetalt ved avlønning etter ordinære timesatser, som ville vært cirka kr Hovedkonklusjon Legevakten er i en spesiell situasjon som gjør at det jevnlig vil være behov for å pålegge overtid for å sikre nødvendig bemanning for at tilbudet til publikum ikke skal svekkes. Gjennomgangen av overtidsbruken i 2004 viser at Legevakten har gått ut over gjeldende bestemmelser for overtidsbetaling. Dette gjelder også overtidsbetaling for legene, jf. særavtale med Den norske lægeforening hvor adgangen til overtidsarbeid er utvidet i forhold til det ordinære regelverket. Ifølge Legevakten benyttes overtid for å sikre kompetent bemanning til enhver tid. Våre undersøkelser gir indikasjoner på at Legevakten har basert sin virksomhet på overtid som en fast ordning i betydelig omfang. Dette er i strid med forutsetningene om at overtid i kommunen bare skal benyttes unntaksvis. Legevakten er i en vanskelig økonomisk situasjon, og bruk av overtidsbetaling i det omfanget som her foreligger medfører merkostnader for etaten. 7 Mottatte tilbakemeldinger og kommentarer Den foreløpige rapporten ble 15. desember 2004 sendt på høring til Legevakten og byråden for velferd og sosiale tjenester. I brev av 17. januar 2005 har vi mottatt én samordnet høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester (VST). Av denne fremgår det at bruk av overtid som utgangspunkt for å dekke alle vakter i turnus for sykepleiere ble stoppet av den nye etatsledelsen med umiddelbar virkning i desember På samme måte ble urettmessig overtidsgodtgjøring for Legevaktens ansatte leger stoppet. VSTs undersøkelser viste at overtidsgodtgjøring er benyttet rutinemessig som avlønning for deltidsleger, som arbeider i hovedsak hver 3. helg, men har sykehusstilling eller fastlegehjemmel som hovedverv. VST vurderte at umiddelbar stopp i etablert lønnsrutine for disse legene, ville medføre risiko for at Legevakten ikke kunne opprettholde legetjenesten i juleog nyttårshelgen. Det ble derfor nedsatt en egen arbeidsgruppe for å utarbeide et system for honorering av deltidsleger, i samsvar med gjeldende regler og avtaler i Oslo kommune. Arbeidsgruppen fikk frist til 17. januar 2005, og et utkast er utarbeidet. Overtid for andre stillingsgrupper er fra desember 8 Kommunerevisjonen

11 Legevakten bruk av overtid 2004 brakt inn i ordnede former, og skjer nå i samsvar med eksisterende regelverk. For øvrig skriver VST følgende om de forhold som ble påpekt i delrapport 1 (rapport 27/2204): «Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester samarbeider tett med Legevaktens ledelse for å følge opp alle sider ved de forhold Kommunerevisjonen har avdekket i sine rapporter. Arbeidet med å følge opp anbefalingene i delrapport 1 pågår kontinuerlig. Opprydding med sikte på å avlegge korrekt regnskap for 2004 har høyeste prioritet, samtidig som det forberedes for nye tilfredsstillende økonomistyringsrutiner i 2005, ved ny organisering hvor ansvar og myndighet tydelig fremgår. Fullmaktsstrukturer tilpasset dagens organisasjonsstruktur er utarbeidet og skriftlig nedfelt. Avtalene med UKE er gjennomgått og tydeliggjort, spesielt i forhold til innkreving av inntekter og månedlig avstemming. Det er igangsatt IKT-prosjekt som utreder behov og muligheter for anskaffelse av nytt tilfredsstillende IKT-system.» Av vedlegg til høringsuttalelsen fremgår det at VST i perioden oktober desember 2004 har styrket Legevakten ved å beordre inn økonomisjef, personalsjef og direktør. Kommunerevisjonen 9

12 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/2005 Vedlegg 1: Høringsuttalelse fra Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester 10 Kommunerevisjonen

13 Legevakten bruk av overtid Kommunerevisjonen 11

14 Forvaltningsrevisjonsrapport 3/ Kommunerevisjonen

15 Legevakten bruk av overtid Kommunerevisjonen 13

16 Oslo kommune Kommunerevisjonen Fredrik Selmers vei 2, 0663 Oslo Telefonnummer: Telefaksnummer: Grafisk produksjon: Mediehuset GAN 01.05