Referat fra møte i Forum for fagskolestatistikk tirsdag 11. november 2014 kl i Lånekassens lokaler i Søndre gate 14, Trondheim

Transkript

1 Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS NORWEGIAN SOCIAL SCIENCE DATA SERVICES Harald Hårfagres gate 29 N-5007 Bergen Norway Tel: Fax: Org. nr /14 MES/AMD Referat fra møte i Forum for fagskolestatistikk tirsdag 11. november 2014 kl i Lånekassens lokaler i Søndre gate 14, Trondheim Tilstede: Forfall: Christin Drangsland, NOKUT Solveig Borgen, NOKUT Siv Frost, Lånekassen Gretha Sakshaug, Lånekassen Rita Aanerud, SSB Øyvind Alseth, Helsedirektoratet Bård Inge Thun, Nasjonalt fagskoleråd Knut Erik Beyer-Arnesen, Nasjonalt fagskoleråd Joar Nybo, KD Kristin Gåsemyr, NSD Maren Saxe, NSD André Kristiansen, KD 14/14 Godkjenning av innkalling og saksliste 15/14 Godkjenning av referat fra forrige møte. Det var ingen merknader til referatet fra møtet 15. mai 2014, og det er dermed regnet som godkjent. 16/14 Status for august- og oktoberrapporteringen DBH-F orienterte om fagskolenes rapporteringer til fristene 15. august og 15. oktober. Hovedinntrykket er at det tekniske rundt rapporteringen nå går ganske smertefritt og at skolene rapporterer til fristen. Kvaliteten på innrapporterte data varierer i midlertid enormt fra skole til skole. Dermed bør det settes inn ulike tiltak for å sikre høy kvalitet i dataene som leveres. Et av hovedproblemene i de sakene der det kreves størst ressurser for å rydde opp, er at skolene ikke har orden på læreplaner og dermed mangler oversikt over detaljene i utdanningene de tilbyr. Da er de heller ikke i stand til å rapportere korrekte data til DBH-F, noe som igjen har resultert i forsinkelser i overføring av data til både SSB og Lånekassen. NOKUT og DBH-F ble enige om å samarbeide om en gjennomgang av skolenes utdanningstilbud. DBH-F starter arbeidet, og NOKUT er med i prosessen der det er behov, blant annet i de tilfellene der skoler må kontaktes for å avklare navn/struktur på utdanningstilbud. En særlig nøye gjennomgang blir gjort av de maritime fagskolene for å sørge for at skolenes utdanningstilbud stemmer overens for alle studiesteder. Det undersøkes også om det er mulig å forenkle de maritime skolenes rapportering. Slik det er nå rapporterer de til både DBH-F og Altinn. DBH-F og Avdelingskontorer / District Offices OSLO: NSD. Universitetet i Oslo, Postboks 1055 Blindern, 0316 Oslo. Tel: nsd@uio.no TRONDHEIM: NSD. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, 7491 Trondheim. Tel kyrre.svarva@svt.ntnu.no TROMSØ: NSD. HSL, Universitetet i Tromsø, 9037 Tromsø. Tel: solvi.anderssen@uit.no

2 /14 2 NOKUT vil også utarbeide et skriv som tydeliggjør viktigheten av at skolenes rapportering er korrekt. I første omgang vil DBH-F prioritere kvalitetssikring og innføring av nye kontroller for å sikre at data ved neste rapportering er bedre enn ved tidligere rapporteringer. Når dette arbeidet er fullført, vil det være aktuelt å sette opp nye kurs for rapporteringsansvarlige. I mellomtiden er det viktig at medlemmene i forumet ser hva de selv kan gjøre for å bevisstgjøre fagskolene, særlig ledelsen, ansvaret de har for at data som rapporteres inn er korrekt. I forbindelse med diskusjonen rundt oppdateringen av informasjon om utdanningstilbudene, tok SSB opp problemstillingen rundt de nye NUS-kodene som SSB har tilordnet. Oppdateringen av disse er av stor betydning for SSB som blant annet har ansvaret for den internasjonale rapporteringen av fagskoleutdanninger. DBH-F har fått oversendt en oversikt over kodene, men de er foreløpig ikke oppdatert i databasen. Dette på grunn av at det ikke finnes noen konverteringsfil fra gammel til ny NUS-kode, og at filen DBH-F har mottatt fra SSB inneholder så mange ulikheter i utdanningstilbudene fra det skolene selv har rapportert inn til DBH-F, at det må en fullstendig gjennomgang til før tilbudene i listen kan matches opp med databasen slik at NUSkodene kan oppdateres. DBH-F har lenge etterlyst en fullstendig oversikt over NOKUT-godkjente utdanningstilbud som inneholder tilbudskoder, NUS-koder og annen relevant informasjon, til allmenn bruk ved kvalitetssikring og oppdatering av data, som i dette tilfellet. Siden dette ikke har eksistert for fagskolesektoren har som tidligere nevnt, NOKUT og DBH-F gått sammen om en gjennomgang som vil resultere i en oppdatert liste. Så snart den er klar vil NUS-kodene oppdateres i DBH-Fs database, og skolene vil bli informert om de nye kodene. Når dette vil skje avhenger av hvor omfattende arbeidet med gjennomgangen av skolenes utdanningstilbud vil vise seg å være. SSB etterlyste også publisering av NUS-kodene på NOKUTs nettsider, noe NOKUT skulle undersøke muligheten for, men som også vil henge sammen med den store oppdateringsjobben som pågår. 17/14 Oppsummering fra Lånekassen om rapportering av avsluttende vurdering for vår 2014 Kort tid etter fristen 15. august mottok Lånekassen bearbeidede uttrekk av filene for avsluttende vurdering fra DBH-F. Dette gjaldt alle skoler der det ikke ble funnet feil i rapporteringen. Lånekassen er veldig fornøyd med å få tilsendt filene så kort tid etter rapporteringsfristen fordi de kan starte arbeidet med resultatene tidlig. Data fra skolene som rapporterer før sommeravslutning neste år, kan dermed sendes Lånekassen før ferien. Når det gjelder kvaliteten på innrapporterte data har Lånekassen og DBH-F samme inntrykk, nemlig at det er store variasjoner mellom skolene. En større andel skoler har hatt problemer med rapporteringen, spesielt gjelder dette private fagskoler hvor Lånekassen har mottatt avsluttende vurdering for første gang (høst 2013 og vår 2014). Feilrapporteringen har ført til et omfattende og tidkrevende kontroll- og opprydningsarbeid for Lånekassen og DBH-F. Konsekvenser ved feil/manglende rapportering: Studenter får feil vedtak. (Feilaktig avslag eller støtte blir utbetalt til studenter som ikke har rett til dette). Studenter får feil omgjøring av lån til stipend. (Feil beløp for mye eller for lite i stipend). Studenter kan få stipend omgjort til lån i ettertid. Det kan ligge informasjon på sider som studenten ikke kjenner seg igjen i. Økt antall henvendelser fra studenter, både til Lånekassen og DBH-F.

3 /14 3 Lengre saksbehandlingstid i Lånekassen. DBH-F og Lånekassen må bruke tid på å kvalitetssikre data og det tar lenger tid før data blir lest inn i Lånekassens systemer. Lånekassen ønsker i likhet med DBH-F at skolene i større grad tar ansvar for egen rolle i rapporteringen, og foreslår blant annet KD og NOKUT som aktører med mulighet til å legge press på skolene. Forumets representanter fra Nasjonalt fagskoleråd tilbyr seg å kontakte aktuelle fagskoler i de tilfellene skolene kan ha nytte av en samtale om skolens ansvar og plikter i forbindelse med rapporteringen. NOKUT minnet om at de gjerne vil ha informasjon om skoler som har problemer med å følge opp rapporteringen, blant annet slik at det kan være med i vurderingen når det avgjøres hvilke skoler som velges ut til revisjon. DBH-F vil følge opp og informere partene i de tilfellene der skolene unnlater å følge opp rapporteringen på tilfredsstillende vis. 18/14 Gjennomgang og kvalitetssikring av utdanningstilbud og emner Grunnet de mange avvikene i fagskolenes rapportering og mangelen på en velfungerende oversikt som kan benyttes for å korrigere disse, har DBH-F som mål å gjennomgå og kvalitetssikre både utdanningstilbud og emner for alle fagskoler innen neste rapportering. I prosessen vil skolene informeres om godkjente koder, navn og stavemåter for både utdanningstilbud og emner, og minnes om å ikke avvike fra disse. Det vil også undersøkes om det i fremtiden vil være mulig å lette skolenes rapportering av utdanningstilbud og emne, for eksempel ved at det kun rapporteres i de tilfellene det er endringer i tilbudet. NOKUT vil bidra i prosessen, blant annet ved å sende ut et skriv til skolene som understreker viktigheten av å ha orden i læreplaner og vite hva de tilbyr, slik at de er i stand til å rapportere inn korrekte data. DBH-F ble også anbefalt å kontakte Vigo, for å se om deres emnebase for de offentlige fagskolene kan benyttes i arbeidet. 19/14 Innføring av nye kontroller for å hindre feilrapportering DBH-F informerte kort om en rekke nye kontroller som vil iverksettes ved neste rapportering. De vil resultere i feilmeldinger hvis skolene forsøker å laste opp rapporter i Dimp som ikke følger veiledende tabelldokumentasjon. Det er enighet i forumet om at automatiserte kontroller, der det er mulig, er et godt tiltak for å øke kvaliteten på rapporteringen. 20/14 Forslag til endringer i spesifikasjonen DBH-F fremmet forslag om justeringer i spesifikasjonen før neste rapportering: 1. På forrige møte var det enighet om at skolene også skal rapportere inn emner der studenten har fått innpass/fritak. Det ble avklart at alternativet vil omfatte studenter som har fått innpass (godkjent annen utdanning) og fritak (grunnet arbeidserfaring ol.). Dette rapporteres i en samlet kategori kalt 2: Fritak/innpass. Endringen vil gjelde fra rapporteringen 15. mars DBH-F foreslo å fjerne feltet «Godkjenningsinstans» i filen for utdanningstilbud, fordi alle fagskoler bortsett fra Vea får utdanningstilbudene sine godkjent av NOKUT. (Vea har fått tillatelse av NOKUT til å opprette og godkjenne egne tilbud.) NOKUT informerte om at det er ønskelig at flere skoler får den samme forhåndsgodkjenningen som Vea, slik at de kan opprette og godkjenne egne tilbud. Dermed vil det være nyttig om dette fortsatt rapporteres inn. Det var imidlertid enighet om at DBH-F skal undersøke om det kan være mer hensiktsmessig at godkjenningsinstansen ligger registrert under tilbyder, i stedet som et felt i filen for utdanningstilbud.

4 / Siden alle godkjente utdanningstilbud har en godkjenningsdato, var det enighet om at det ikke bør være alternativer i feltet «Godkjenningsdato» i filen for utdanningstilbud. Verdiene «ukjent» og «ikke godkjent» blir dermed fjernet, slik at det ikke lenger skal finnes alternativer til å rapportere inn dato for godkjenning i feltet. 4. Rapportering av studentbetaling i filen for aktive studenter blir i dag kun korrekt om studenten gjennomfører på normert tid. Forumet diskuterte hva som er målet med denne rapporteringen, blant annet om det er inntektsstrømmen i løpet av et år, størrelsen på betalt studieavgift på normert tid, kostnad per studiepoeng eller totalkostnad per år (for studenten) man er ute etter her. Blant forslagene til forbedringer i rapporteringen av studentbetaling var muligheten for å endre spesifikasjonen slik at skolen rapporterer inn hva som er normalpris pr. semester. En annen mulig løsning gikk på heller å benytte summen fra filen for utdanningstilbud fordelt på normert tid. DBH-F vil se nøyere på spesifikasjonen som ligger til grunn for denne rapporteringen og forhøre seg med forumet igjen før det eventuelt gjøres endringer. 21/14 Etterrapportering av data Deltakerne på møtet i forumet 15. mai var alle positive til at fagskolene foreløpig skal ha muligheter til å etterrapportere data der det gjør statistikken mer korrekt. KD deltok i midlertid ikke 15. mai, og redegjorde dermed for eget syn på saken. De gjorde det klart at en eventuell etterrapportering av studentdata skal følge samme retningslinjer som for fagskolenes økonomirapportering. Det vil si at fagskolene i etterkant av rapporteringsfristen har to dager på seg til å rette opp tekniske feil. Endringer i rapporteringen ut over dette gjøres kun etter fullmakt fra KD, ved at DBH-F kontakter KD med informasjon om problemet og eventuelle konsekvenser av en etterrapportering. Også NOKUT vil informeres om skoler som ikke har rapportert, eller som ønsker å gjøre endringer ut over disse to dagene. For NOKUT er det interessant informasjon, blant annet i forbindelse med tilsyn. NOKUT reiste også spørsmålet om såpass strenge rutiner rundt en etterrapportering kan få skolene til å la være å melde inn feil av frykt for at KD og NOKUT skal bli klar over deres problemer med rapporteringen. Lånekassen var enig i at kriteriene for å etterrapportere skal være strenge. Samtidig må Lånekassen ha rett til korrekte data om samordningen med DBH-F skal fungere etter hensikten. Det er ingen optimal løsning hvis skoler som oppdager at de har gjort feil i rapporteringen av avsluttende vurdering, må henvende seg direkte til Lånekassen for å få rettet opp feilene. Da vil noe av grunnlaget for samordningen falle bort, samtidig som dataene hos DBH-F og Lånekassen ikke alltid vil stemme overens. For SSBs del er alt som kan rettes slik at det blir korrekt, også tilbake i tid, en fordel, da de har en forløpsdatabase. For å sikre at de er oppdatert også med eventuelle etterrapporteringer, ønsker SSB fra og med neste høst data to år tilbake i tid fra DBH-F, slik at eventuelle endringer fanges opp. Forumet er enige i at fokus først og fremst må ligge på at skolenes rapportering er av best mulig kvalitet, slik at behovet for etterrapportering av data blir minst mulig. De nye kontrollene som innføres av DBH-F i forkant av neste rapportering, vil automatisk forbedre den innkomne datakvaliteten. I tillegg er det viktig å fortsette opplæringen av de rapporteringsansvarlige, blant annet med kurs, så fort det kan prioriteres. Til tross for tiltak for å bedre kvaliteten på rapporteringen, vil det fortsatt gjøres feil som skolene ønsker å rette opp i. For rapportering av «avsluttende vur-

5 /14 5 dering» er dette, for UH-sektoren, løst ved at skolene har mulighet til å etterrapportere eventuelle mangler ved neste rapportering. Denne muligheten har ikke fagskolene. Eneste mulighet for etterrapportering for fagskolene blir dermed å forhøre seg med DBH-F, som sender en forespørsel til KD. KD vurderer så om det skal gis fullmakt til å gjøre endringer i rapporteringen. 22/14 Status for innhenting av personaldata fra fagskolene Forumet har i tidligere møter vært positive til å utvide rapporteringen med personaldata. Det er i midlertid viktig at en ny rapportering ikke blir mer omfattende enn nødvendig. Spesielt NOKUT ønsker personaldata fra fagskolene og vil avklare egne behov for dette før neste møte. 23/14 Utvidelse av fagskolestatistikken på nett Fagskolestatistikken på nett er utvidet etter ønsker fra blant annet NOKUT og Helsedirektoratet, men arbeidet er forsinket grunnet den dårlige kvaliteten på fagskolenes rapportering. Så snart det blir mulig å prioritere dette vil mer statistikk bli tilgjengelig på nettsidene til DBH-F. Nettsidene vil da også gjennomgå en oppdatering og oppgradering. Det kan bli aktuelt å benytte samme kubeverktøy for fremstilling av statistikk som for øyeblikket testes ut på UH-sektoren. Forumet er positive til at nettsidene etter hvert vil inneholde et større antall standardrapporter, og kubeløsningen, dersom det viser seg at den fungerer for fagskoledata. En kombinasjon av disse vil kunne gi brukere av nettsidene flere valgmuligheter i sammensetningen av tabeller, slik at brukerne i mindre grad vil være avhengige av å be DBH-F om bearbeidere uttrekk. Forumet minner også om at det som for øyeblikket står høyest på listen over ønsker, er statistikk på gjennomstrømming. Dette er noe DBH-F er klar over, og som vil prioriteres i det videre arbeidet. 24/14 NOKUT orientering om behov og bruk av statistikk fra DBH-F NOKUT ønsker i første omgang å bruke statistikken fra DBH-F til å kartlegge gjennomstrømming. I den forbindelse er det interessant å finne ut hva som er normalen, for å kunne fastsette terskelverdier for avvik fra standarden, å se på fagskolepoengproduksjon per heltidsekvivalent, og gjennomstrømming i forhold til karakter. Foreløpig begrenses mulighetene for analyse av at det i datauttrekket fra DBH-F ikke er mulig å skille studentene på kull. NOKUT og DBH-F vil undersøke om det kan gjøres endringer i uttrekket for å få til dette. 25/14 Møte med Visma, utviklere av nytt nasjonalt skoleadministrativt system DBH-F orienterte kort om møtet med Visma i august, angående de offentlige fagskolenes fremtidige overgang til Vismas studieadministrative system. DBH-F avventer en oppdatering fra Visma med informasjon om deres ønsker for integrering opp mot Dimp og videre fremdriftsplaner. Ingen andre i forumet har for øyeblikket kontakt opp mot Visma i forbindelse med omleggingen, som etter planen starter i 2015 med Hordaland som pilotfylke. 26/14 Aktiviteter DBH orienterte kort om tidligere aktiviteter: Møte med representanter fra Visma 5. august. 27/14 Eventuelt /MES SSB informerte kort om at det vil komme egen gjennomstrømmingsstatistikk for fagskolene fra SSB i Fagskolene vil da fremstilles som en egen enhet, ikke underlagt videregående skoler som nå. Neste møte: 23. april 2015 kl hos NOKUT på Lysaker.