Det innkalles til møte i Forum for fagskolestatistikk torsdag 23. april kl i NOKUTs lokaler i Drammensveien 288, Oslo

Transkript

1 Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste AS NORWEGIAN SOCIAL SCIENCE DATA SERVICES Harald Hårfagres gate 29 N-5007 Bergen Norway Tel: Fax: Org. nr /15 MES/AMD Det innkalles til møte i Forum for fagskolestatistikk torsdag 23. april kl i NOKUTs lokaler i Drammensveien 288, Oslo SAKSLISTE: 01/15 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/15 Godkjent referat fra forrige møte, 11. november VEDLEGG 03/15 Status for marsrapporteringen 04/15 Fagskolenes rutiner for registrering av fødselsnummer 05/15 Rapportering av avsluttende vurdering for studenter som har klaget på karakter 06/15 Gjennomgang og kvalitetssikring av utdanningstilbud 07/15 Fagskolenes organisasjonsdata 08/15 Endringer i spesifikasjonen 09/15 Oppfølging av NOKUTs ønsker for rapportering og bruk av statistikken 10/15 Innrapportering av personaldata 11/15 Eventuelt /MES Avdelingskontorer / District Offices OSLO: NSD. Universitetet i Oslo, Postboks 1055 Blindern, 0316 Oslo. Tel: nsd@uio.no TRONDHEIM: NSD. Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, 7491 Trondheim. Tel kyrre.svarva@svt.ntnu.no TROMSØ: NSD. HSL, Universitetet i Tromsø, 9037 Tromsø. Tel: solvi.anderssen@uit.no

2 / /15 Godkjenning av innkalling og saksliste 02/15 Godkjent referat fra forrige møte, 11. november VEDLAGT 03/15 Status for marsrapporteringen Årets første rapportering var leveringen av foreløpig årsregnskap fra de femten fagskolene med støtte fra Kunnskapsdepartementet. Alle rapporterte innen fristen. Fagskolenes studentrapportering hadde frist 15. mars. I forkant av fristen la DBH-F ned et stort arbeid for å legge til rette for heving av kvaliteten på de dataene skolene rapporterer inn. Bakgrunnen for dette var at selv om det rent tekniske rundt rapporteringen begynner å bli godt innarbeidet i sektoren, så har det vært stor variasjon i kvaliteten på dataene som rapporteres. Utvidede kontroller og tettere oppfølging av enkeltskoler har avdekket at flere har manglet en godt nok avklart struktur rundt blant annet utdanningstilbud, emner og studieprogresjon. For mange skoler er det også avvik mellom skolens NOKUT-godkjente utdanningstilbud og tilbudene studentene rapporteres inn på. I løpet av det siste året har vi derfor gitt en-til-en veiledning og opplæring til fagskoler der det er avdekket strukturelle feil i rapporteringen, for å sikre at senere rapporteringer kommer inn korrekt. Det har vært ressurskrevende, men viktig for å heve kvaliteten i fagskolestatistikken. Arbeidet har også lagt grunnlaget for at vi fra og med rapporteringen 15. mars kunne innføre en lang rekke nye automatiske kontroller i databasen, for i så stor grad som mulig å sikre at dataene skolene laster opp er korrekte. En gjennomgang i etterkant av rapporteringen viser stor forbedring i det innkomne datamaterialet, noe også Lånekassen har kommet med tilbakemeldinger på. Til marsrapporteringen leverte alle 96 fagskoler studentdata til fristen. Det var imidlertid to skoler som ikke leverte Revisorrapport til Helsedirektoratet i tide. Begge skolene har forklart at forsinkelsen oppsto fordi fylkeskommunen ikke hadde revisorrapporten klar. I etterkant av rapporteringen tok Treider fagskoler kontakt for å informere om at i forbindelse med at Imente i Drammen avviklet sin virksomhet i høst, ble de forespurt om å ta over og avslutte de påbegynte utdanningen innenfor regnskap. Rapporteringsansvarlig var usikker på om noen hadde rapportert inn data for disse studentene, da dette ikke var gjort fra Treider sin side. Undersøkelser viste at det ikke var rapportert noe for de gjeldende studentene, og den manglende rapporteringen fører til at det er søkt KD om å etterrapportere. Det har vært flere liknende tilfeller med manglende rapportering de siste årene, og i de tilfellene der forumets medlemmer er involvert i overføringen av utdanningstilbud og studenter fra en skole til en annen, bes det om at skolene informeres om viktigheten av at rapporteringen opprettholdes også etter overtakelsen. NSD orienterer. 04/15Fagskolenes rutiner for registrering av fødselsnummer Muligheten til å rapportere inn en student med fiktivt fødselsnummer er kun ment i de tilfellene der studenten har et utenlandsk fødselsnummer som ikke passer med rapporteringsformatet. Imidlertid er det i forbindelse med en av årets nyinnførte kontroller i databasen oppdaget at flere skoler har benyttet fiktive fødselsnummer på studenter som samtidig er registrert inn som norske statsborgere. Fra og med 15. mars-rapporteringen må slike feil rettes opp før rapporteringen går gjennom, for å hindre slike feilrapporteringer. Av skolene som ble stoppet i kontrollen i vår, fikk alle bortsett fra Treider fagskole hentet inn fødselsnummer på de aktuelle studentene for gjeldende rapportering. Fra Lånekassens side har det også før samordningen vært et krav om at skolene måtte registrere korrekt fødselsnummer på studentene når de rapporterte.

3 /15 3 Det hadde vært nyttig med en avklaring om hvilke rutiner skolene har knyttet til å registrere/lagre fødselsnummer på studentene, og om det f.eks. er et krav at gyldig fødselsnummer fremgår av studentens kontrakt? Slik det er i dag, vil det, i de tilfellene der studenten endrer fra fiktivt til norsk fødselsnummer, eller ved feilregistrering av fødselsnummer på norsk student i løpet av studietiden, bli brudd i oversikten over studentens fremgang. Dette vil gjenspeiles i gjennomstrømmingsstatistikken, men kan om ønskelig unngås ved å muliggjøre rapportering av en endringsfil i disse tilfellene. Forumet bes komme med innspill. 05/15Rapportering av avsluttende vurdering for studenter som har klaget på karakter I etterkant av hver rapportering kommer det henvendelser fra fagskoler der studenter har klaget på karakterer og fått dem omgjort. Omgjøringen skjer gjerne ikke før etter at eksamensresultater for gjeldende semester er rapportert, og for fagskolene finnes det i dag ingen mulighet til å etterrapportere slike resultater til DBH-F. Dermed henvises gjeldende skole til å kontakte Lånekassen direkte med studentens nye resultat, og resultatet blir aldri en del av fagskolestatistikken. For UH-sektoren løses dette ved at resultater som omgjøres etter klage inkluderes i skolens neste rapportering. Etterrapporteringen, som kun gjelder eksamensdata, skjer også i de tilfellene der skolen har glemt eller unnlatt å rapportere inn studentresultater. Dette muliggjøres ved at det rapporteres et årstall og semester for når skolen rapporterer inn data, og i tillegg et eget felt med årstall og semester for når studenten avla eksamen. Det er mulig å benytte den samme løsningen for fagskolene. Dette vil i tilfelle innebære en endring i spesifikasjonen, men ingen oppdatering tilbake i tid i statistikken. For de studentene det gjelder vil resultatet telles med i semesteret det rapporteres inn i, og medføre en forskyving i tidspunkt for avlagt eksamen. Alternativet vil være at disse resultatene ikke blir rapportert inn i det hele tatt. Forumet bes ta stilling til om det er ønskelig at fagskolene får samme mulighet som UH-sektoren til å etterrapportere eksamensdata. 06/15 Gjennomgang og kvalitetssikring av utdanningstilbud NOKUT og DBH-Fs samarbeid om en gjennomgang av fagskolenes nesten 1500 godkjente utdanningstilbud er godt i gang og har så langt tydeliggjort at dette er en sektor i endring. I 2011 rapporterte 121 fagskoler data, i 2015, 96 skoler. En del av skolene er i perioden nedlagt, andre er slått sammen, blitt kjøpt opp, eller endt som studiesteder under andre fagskoler. I prosessen overføres utdanningstilbud og studenter mellom enheter, og navn og organisasjonsformer endres, ofte uten at skolene er flinke nok til å informere berørte parter om de strukturelle endringene som er gjort. På grunn av dette har gjennomgangen av utdanningstilbudene vist seg å være langt mer komplisert og tidkrevende en antatt, og den er fortsatt ikke fullført. Arbeidet vil resultere i en oppdatert oversikt over alle tilbydere, fagskoler, studiesteder og utdanningstilbud. Oversikten er basert på NOKUTs liste over godkjente utdanningstilbud, korrigert opp mot fagskolenes rapportering til DBH-F og justert etter kontakt med skolene. Oversikten er laget i et format som gjør at når den er ferdig, vil den kunne benyttes aktivt av både NOKUT, DBH-F og andre samarbeidspartnere. Den vil kunne lette kommunikasjon og overføring av data og sikre at alle parter sitter med korrekt og oppdatert informasjon om alle godkjente utdanningstilbud og fagskolene de tilbys ved.

4 /15 4 Oppdateringen har avslørt at for mange skoler er informasjonen de benytter om egne utdanningstilbud utdatert eller feil. I mange tilfeller har den alltid vært gjengitt feil, uten at skolen er klar over det. (Et eksempel er skoler som benytter et annet navn enn det NOKUT-godkjente på sine utdanningstilbud). Det bør avklares en videre strategi for hvordan DBH-F skal kunne benytte denne oversikten til å heve kvaliteten på fagskolestatistikken. NOKUT bruker gjennomgangen til å oppdatere sin informasjon på alle utdanningstilbud, og DBH-F bør gjøre det samme. Forumet bes komme med innspill til hvordan dette bør følges opp fremover. 07/15Fagskolenes organisasjonsdata I sammenheng med gjennomgangen av fagskolenes utdanningstilbud, har vi sammenholdt informasjonen skolene har rapportert inn om skoletilbyder, fagskole og studiested, med tilsvarende opplysninger i Brønnøysundregisteret. For en god del av skolene var det manglende samsvar mellom de to. Dette skyldes delvis at skolene har tolket det som etterspørres i Tabelldokumentasjonen ulikt, men også feilrapportering av organisasjonsdata ved registrering i DBH-F, og mangel på oppdateringer ettersom det har skjedd endringer i skolens organisasjonsstruktur. Det hadde særlig vært nyttig å få avklart om det finnes en felles fremgangsmåte for hvordan fagskolene, særlig de fylkeskommunale, skal registreres, både i navn og i organisasjonsnummer. Når det gjelder bruken av organisasjonsnummer varierer det veldig i om det er nummeret fra overordnet enhet eller en av de underordnede enhetene som benyttes. En av konsekvensene ved å oppgi feil organisasjonsnummer kan blant annet være at tall som fremkommer i KOSTRA (SSB), og som fylkeskommunene benytter, blir feil fordi SSB blant annet er avhengig av organisasjonsnumrene for å knytte skolene opp mot de ulike fylkene. I Tabelldokumentasjonen etterspørres blant annet informasjon om skoletilbyder, fagskole og studiested (se under), og denne bør snarest oppdateres slik at det ikke er tvil om hva som skal rapporteres i hvert felt. I forkant av dette vil det være nyttig at forumet tar en gjennomgang av fagskolenes levering av organisasjonsdata. I fremtiden vil DBH-F jevnlig minne fagskolene på at det må meldes fra om endringer i organisasjonsstrukturen: Skoletilbyder: Skoletilbyders org.nummer: Organisasjonsnummeret til skoletilbyder slik dette er innmeldt til Enhetsregisteret. Skoletilbyderens navn: Skoletilbyderens korrekte/formelle navn. Fagskole: Fagskolens org.nummer: Organisasjonsnummeret til den enkelte fagskole slik dette er innmeldt til Enhetsregisteret. 9 siffer. Alle fagskolene skal ha et eget organisasjonsnummer. Fagskolens navn: Fagskolens fulle navn. Studiested: Studiestedets org.nummer: Oppgis dersom lærestedet har et eget organisasjonsnummer. I de tilfelle der studiestedet ikke har eget organisasjonsnummeret settes det til et tomt felt. Studiestedets navn: Studiestedets fulle navn. Lenke til DBH-Fs nye oversikt over skoletilbydere med underenheter:

5 /15 5 Forumet bes komme med innspill til videre avklaring av rammene rundt rapportering av organisasjonsdata. 08/15 Endringer i spesifikasjonen Innpass/fritak: Det kom mange positive tilbakemeldinger fra fagskolene på at de fra og med marsrapporteringen fikk muligheten til å rapportere inn innpass og fritak for studenter, og tolv fagskoler rapporterte inn til sammen 355 avsluttende vurderinger som innpass/fritak. Det jobbes med å optimalisere løsningen for hvordan dette skal gjøres rent praktisk, og fra og med neste rapportering vil «innpass/fritak» mest sannsynlig få et eget felt i filen for avsluttende vurdering. Rapportering av studentbetaling: DBH-F har foreløpig ikke funnet en ny løsning på hvordan dette skal rapporteres, men rapporteringen slik den er nå, er ikke hensiktsmessig. Det jobbes videre med en alternativ løsning. NSD orienterer. 09/15 Oppfølging av NOKUTs ønsker for rapportering og bruk av statistikken Utfyllende informasjon ettersendes. NOKUT orienterer. 10/15 Innrapportering av personaldata Utfyllende informasjon ettersendes. NOKUT orienterer. 11/15 Eventuelt /MES