Aust-Ag. Agder fylkeskommune. kontrollutvalget. Møteprotokoll fra Aust-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget. Møtedato:

Transkript

1 Aust-Ag Agder fylkeskommune kontrollutvalget Møteprotokoll fra Aust-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget Møtedato: Møtested: Møteleder: Forfall: KUBEN Dag Eide Odd Viktor Jørgensen Til stede: Leder Medlem Medlem Medlem Sekretær Dag Eide Lea Maria Andvik Ragnhild Thomassen Karen Landmark Line Bosnes Hegna Ass.fylkesrevisor Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tillitsvalgt Regionalsjef Næringssjef Øistein Strømsland Ketil Raknes Jens Olav Myre Kirsten Borge Wenche Fresvik Innkallinga ble godkjent. Saklista ble godkjent. Møteprotokollen fra møte ble godkjent. Sakene ble behandlet slik: 20/15, 21/15, 30/15, 22/15-29/15. Arendal, Dag Eide Leder Line Bosnes Hegna sekretær Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 20/15 15/588 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL /15 15/590 ORIENTERING OM NÆRINGSARBEIDET I AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE 22/15 15/582 ETABLERING AV NY REVISJONSENHET - AUST-AGDER REVISJON IKS 23/15 15/586 ORIENTERING FRA REVISOR 24/15 15/580 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "HVORDAN FØLGER AUST- AGDER FYLKESKOMMUNE OG STATENS VEGVESEN OPP DRIFTSKONTRAKTENE FOR FYLKESVEGEN 25/15 15/581 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER I /15 15/589 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER /15 15/594 OPPHØR AV REVISJONSOPPDRAG FOR ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS 28/15 15/592 AVTALE MELLOM FYLKESKOMMUNEN OG ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS OM OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR - MIDLERTIDIG LØSNING 29/15 15/595 FYLKESUTVALGETS VEDTAK OG /15 15/624 SAK BEHANDLET I ESA: BETALING FOR SKOLESKYSS - NETTBUSS SØR Side 2 av 7

3 Sak nr. 20/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Møteprotokoll godkjennes. Møteprotokollen ble lagt frem. Møteprotokoll godkjennes. Sak nr. 21/15 ORIENTERING OM NÆRINGSARBEIDET I AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE Kontrollutvalget tar saken til orientering. Regionalsjef Kirsten Borge og Næringssjef Wenche Fresvik presenterte næringsarbeidet i Aust-Agder fylkeskommune. Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak nr. 22/15 ETABLERING AV NY REVISJONSENHET - AUST-AGDER REVISJON IKS Innstilling til fylkestinget: 1. Aust Agder fylkeskommune slutter seg til utredningsrapporten. 2. Aust-Agder fylkeskommune går inn som medeier i Arendal Revisjonsdistrikt IKS/Aust-Agder Revisjon IKS. 3. Aust-Agder fylkeskommune vedtar selskapsavtalen for den nye revisjonsenheten, Aust-Agder Revisjon IKS. Side 3 av 7

4 4. Aust-Agder fylkeskommune velger Aust-Agder Revisjon IKS som ny revisor for fylkeskommunen fra Innstilling til fylkestinget: 1. Aust Agder fylkeskommune slutter seg til utredningsrapporten. 2. Aust-Agder fylkeskommune går inn som medeier i Arendal Revisjonsdistrikt IKS. 3. Aust-Agder fylkeskommune vedtar selskapsavtalen for den nye revisjonsenheten Aust-Agder Revisjon IKS. 4. Aust-Agder fylkeskommune velger Aust-Agder Revisjon som ny revisor for fylkeskommunen fra Sak nr. 23/15 ORIENTERING FRA REVISOR Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Assisterende fylkesrevisor orienterte utvalget om det løpende revisjonsarbeidet. Kontrollutvalget tar sakene til orientering. Sak nr. 24/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT "HVORDAN FØLGER AUST-AGDER FYLKESKOMMUNE OG STATENS VEGVESEN OPP DRIFTSKONTRAKTENE FOR FYLKESVEGEN Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «Hvordan følger Aust-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen opp driftskontraktene for fylkesvegene?» til orientering og ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger. Fylkesrådmannen orienterer kontrollutvalget om oppfølging av rapporten våren Side 4 av 7

5 Assisterende fylkesrevisor presenterte rapporten for utvalget. Kontrollutvalget innstiller til fylkestinget: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «Hvordan Aust-Agder fylkeskommune og Statens vegvesen opp driftskontraktene for fylkesvegene?» til orientering og ber fylkesrådmannen følge opp rapportens anbefalinger. Fylkesrådmannen orienterer kontrollutvalget om oppfølging av rapporten våren Sak nr. 25/15 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTER I 2015 Saken utsettes til neste møte. Nytt forslag fremmet om utsettelse av saken. Alternativ 1: Kontrollutvalget ber fylkesrevisjonen om å utarbeidet en vurdering av hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekt som har aktualitet for fylkeskommunen og som kan gjennomføres i revisjonsåret Alternativ 2: Kontrollutvalget ber fylkesrevisjonen gjennomføre følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: - Prosjektplan legges frem i neste kontrollutvalgsmøte. Sak nr. 26/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Sakene tas til orientering. Side 5 av 7

6 Sakene tas til orientering. Sak nr. 27/15 OPPHØR AV REVISJONSOPPDRAG FOR ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS Saken tas til orientering. Saken tas til orientering. Sak nr. 28/15 AVTALE MELLOM FYLKESKOMMUNEN OG ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS OM OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR - MIDLERTIDIG LØSNING Avtalen om oppdragsansvaret for regnskapsrevisjon mellom Aust-Agder fylkeskommune v/kontrollutvalget og Arendal Revisjonsdistrikt IKS godkjennes. Kontrollutvalgets leder og fylkesordfører avklarer med fylkesrevisjonen hvem som har ansvaret for de øvrige oppgavene som tilligger fylkesrevisjonen. Forslag om tilføyelse i vedtaket avsnitt to. Avtalen om oppdragsansvaret for regnskapsrevisjon mellom Aust-Agder fylkeskommune v/kontrollutvalget og Arendal Revisjonsdistrikt IKS godkjennes. Kontrollutvalgets leder avklarer med fylkesrevisjonen hvem som har ansvaret for de øvrige oppgavene som tilligger fylkesrevisjonen. Sak nr. 29/15 FYLKESUTVALGETS VEDTAK OG Side 6 av 7

7 Saken tas til orientering. Behandlinga i Aust-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget har ingen merknader. Saken tas til orientering. Sak nr. 30/15 SAK BEHANDLET I ESA: BETALING FOR SKOLESKYSS - NETTBUSS SØR På bakgrunn av EFTAs overvåkningsorgan (ESA) sin avgjørelse i saken om støtte til offentlig busstransport av 7.mai 2015, ber kontrollutvalget fylkesrevisjonen om å undersøke om eventuelt mangelfulle kontrollrutiner har ført til at man har utbetalt feilaktig støtte i denne saken. Kontrollutvalget vil i etterkant av overnevnte undersøkelse vurdere om det bør gjennomføres et større forvaltningsrevisjonsprosjekt for å undersøke om Aust-Agder fylkeskommune har tilstrekkelige rutiner for å kontrollere at man innenfor transportområdet, men også den øvrige fylkeskommunale virksomheten, har korrekte utbetalinger for tjenester man får utført av eksterne leverandører. Utvalget gjennomgikk saken og fylkesutvalgets vedtak fra 2. juni Nytt forslag ble fremme. Kontrollutvalget ber fylkesrådmann om en redegjørelse hva som har skjedd i saken, ESAs kjennelse i saken og hvilke konsekvenser det har for fylkeskommunen. Videre ber kontrollutvalget om en redegjørelse/vurdering av hva som har gått galt og hvilke tiltak som må iverksettes for å unngå lignende saker i fremtiden. Redegjørelsen legges frem for utvalget i neste møte ( ). Side 7 av 7