Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved. anskaffelse av renhold i:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel ved anskaffelse av renhold i: GA 01 DOMUS MEDICA GA 02 INSTITUTT FOR ORAL BIOLOGI GA 03 FARMAKOLOGISK INSTITUTT Juli 2012 Side 1 av 11

2 Innholdsfortegnelse 1. Innledning Bakgrunn Anskaffelsens formål Kunngjøring Oppdraget/Spesifikasjon Oppdeling av leveransen Gjennomføring av konkurransen Språk Konkurranseform Fremdrift for anskaffelsen Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Leverandørs deltakelseskostnader Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Offentlighet Krav til leverandøren Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Krav til organisatorisk, juridisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner Frist for levering av tilbud Leveringsadresse Merking Åpning og håndtering av tilbud Krav til tilbudet Tilbudsdokumentet: Tilbudets gyldighet Alternative tilbud Endring og tilbakekalling av tilbud Avgjørelsen Tildelingskriterier Avvisning Kontraktstype Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Forbehold Meddelelse Vedlegg Konkurransegrunnlag Side 2 av 11

3 1. Innledning 1.1 Bakgrunn Universitetet i Oslo (UiO), Teknisk avdeling er ansvarlig for alt renhold i UiO sine egne bygninger. I enkelte av de leide arealene besørges renholdet også av Teknisk avdeling. Teknisk avdeling har i dag flere løpende kontrakter som omfatter kjøp av renhold til UiO. For mer informasjon om UiO se Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er å kjøpe renhold i følgende bygninger: GA 01 DOMUS MEDICA GA 02 INSTITUTT FOR ORAL BIOLOGI GA 03 FARMAKOLOGISK INSTITUTT Nettoareal mandag til fredag: ca ,38 m². Det skal inngås en avtale med en leverandør. Oppstart av tjenesten vil være 1. november Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen og TED-basen. 1.4 Oppdraget/Spesifikasjon Se vedlagt utkast til kontrakt for ytterligere informasjon. 1.5 Oppdeling av leveransen Se punkt Gjennomføring av konkurransen 2.1 Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2 Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres som åpen anbudskonkurranse over EØS terskelverdi i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Kvalifikasjons- og konkurransegrunnlag sendes ut i samlet dokumentasjon (dette dokument). Søknad om deltakelse i konkurransen og tilbud skal leveres inn samtidig, og innen tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag Side 3 av 11

4 2.3 Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Aktivitet Dato Kunngjort i Doffin Fast Befaring Fast Frist for spørsmål til konkurransegrunnlag Fast Tilbudsfrist Fast Evaluering av kvalifikasjoner og tilbud September Estimat Kontraktstildeling September Estimat Kunngjøring av resultat September Estimat 2.4 Informasjonsformidling i søknads- og tilbudsfasen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å rette, supplere og endre konkurransegrunnlaget innen tilbudsfristen, iht. FOA Dersom oppdragsgiver retter, supplerer eller endrer konkurransegrunnlaget, skal rettelsene, suppleringene og endringene sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Eventuelle spørsmål tilbydere måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i matrisen i punkt 2.3 fremdrift for anskaffelsen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle tilbydere innen tilbudsfristens utløp. Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Alle henvendelser skal skje skriftlig på e-post til kontaktperson for denne anskaffelsen: Kontaktperson: E-post: Kristin Andresen innkjop@ta.uio.no 2.5 Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med tilbyder, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. 2.6 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil bli avholdt tilbudsbefaring. Dato: Klokkeslett: kl Oppmøtested: Sognsveien 9. Hovedinngang Domus Medica 2.7 Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Konkurransegrunnlag Side 4 av 11

5 3. Krav til leverandøren 3.1 Kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som vil få sine tilbud evaluert. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad om deltakelse blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal utføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgiveravgift utstedt av skatteoppkreverkontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren fremlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være godkjent og signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA vedlegg 2. Benytt gjerne vedlagte mal Krav til organisatorisk, juridisk og finansiell stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Konkurransegrunnlag Side 5 av 11

6 Leverandøren skal ha tilstrekkelig finansiell styrke til å kunne oppfylle kontrakten. Leverandøren må ha ansvarsforsikring. Den leverandøren som tildeles kontrakt, skal være ansvarsforsikret for kr Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være såkalt rating (inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating) og skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon (for eksempel: Dun & Bradstreet, Creditinform, Lindorf eller tilsvarende institusjoner). Kopi av ansvarsforsikringspolise Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren må ha betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag og en størrelse som tilsier at de kan påta seg leveransen. OBS: Underleverandører til daglig renhold aksepteres ikke av UiO. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en kort og overordnet beskrivelse av virksomheten. En generell presentasjon av leverandørens organisasjon og totale bemanning. Ved bruk av samarbeidspartnere/underleverandører må dette beskrives. Liste over relevante oppdrag i løpet av de siste 3 år, med angivelse av størrelse, tidspunkt for gjennomføring, oppdragsgiver, bekreftet attest eller beskrivelse fra mottaker, navn/tlf.nr. på referanseperson hos oppdragsgiver (Oppdragsgiver skal bli gitt mulighet til å kunne kontakte referanseperson). 3.2 Frist for levering av tilbud Tilbud må være oppdragsgiver i hende innen kl. 13:00. Tilbud som ankommer oppdragsgiver for sent vil bli avvist. 3.3 Leveringsadresse Søknad om deltakelse og tilbudet skal leveres til: Universitetet i Oslo Teknisk avdeling Problemveien 7 Administrasjonsbygningen, 8. etasje Merk at tilbudet må leveres direkte til Teknisk avdeling. Universitetets postboks og e-post kan ikke benyttes. Konkurransegrunnlag Side 6 av 11

7 3.4 Merking Tilbud skal merkes: renhold 3.5 Åpning og håndtering av tilbud Det vil bli avholdt lukket åpning rett etter innleveringsfristen. Det vil bli skrevet protokoll fra åpningen. Leverandører har ikke anledning til å være tilstede under åpningen. Søknadene/tilbudene vil ikke bli returnert. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudsdokumentet: Det skal leveres tilbud på oppdrag som beskrevet i vedlagt utkast kontrakt vedlegg 1 leveransen. Tilbud inngår i dokumentasjon som leveres sammen med søknad om deltakelse. Innlevering, merking og frister er derfor like. Tilbud skal kun leveres elektronisk på minnestikk/minnepenn eller CD/DVD, merket med leverandørens navn. Tilbudet skal være strukturert i mapper fra A til E. Den enkelt mappe skal inneholde dokumenter som beskrevet nedenfor. Alle dokumenter skal være lagret i pdf format. Mappe D skal i tillegg også inneholde tilbudsskjema i excel format. Det skal ikke opprettes undermapper og filnavnet skal ikke overskride 40 tegn. A. Tilbudsbrev Tilbudsbrev som er datert og undertegnet. Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold. Forbeholdene må være presise og entydige, og med eventuelle kostnadsmessige konsekvenser. B. Dokumentasjon Kvalifikasjonskrav Tilbyder skal legge ved dokumentasjon i henhold punkt 3.1. C. Leverandørens løsningsforslag Tilbyder skal gi en detaljert beskrivelse/gjennomføringsplan/løsningsforslag av hvordan leverandøren vil gjennomføre oppdraget ved UiO. Punktene nedenunder skal besvares. 1. Bemanning/organisasjonsplan med navn og CV for nøkkelpersoner, beskrivelse av tilgjengelige personalressurser som skal benyttes ved gjennomføring av oppdragene ved UiO. 2. Hvordan vil håndtere avvik og klager ved gjennomføring av oppdragene ved UiO. 3. Hva slags kompetanse har de renholderne som skal benyttes ved gjennomføring av oppdragene ved UiO. 4. Hvilke opplæringsrutiner har leverandøren for sine renholdere som skal benyttes ved gjennomføring av oppdragene ved UiO. 5. Hvilke oppfølgningsrutiner har leverandøren for sine renholdere som skal benyttes ved gjennomføring av oppdragene ved UiO. Konkurransegrunnlag Side 7 av 11

8 Dette dokumentet vil inngå i kontrakten vedlegg 6. D. Prisskjema/tilbudsskjema Vedlagte Prisskjema skal fylles ut: Vedlagte tilbudsskjema renhold bygninger, OBS: Det ligger flere ark på filen. OBS:Tilbudsskjema vinduspuss sendes ut på e-post i august. Vedlagte tilbudsskjema tilleggsarbeider Skjemaene skal lagres både i excel og pdf. Ferdig utfylte tilbudsskjemaer vil inngå i kontraktens vedlegg 5. E. Taushetsplikt Tilbyder skal i tilbudet angi i eget dokument, med tydelig referanse til hvor aktuelle opplysninger er plassert i tilbudet, hvilke opplysninger i tilbudet tilbyder mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyder bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. 4.2 Tilbudets gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 90 dager, regnet fra tilbudsfrist. 4.3 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 4.4 Endring og tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Avgjørelsen 5.1 Tildelingskriterier Alle godkjente tilbud vil bli evaluert med score, hvor 10 er høyest og 1 er lavest. Ved lik totalsum vil poeng for pris bli avgjørende. Tildeling av kontrakt vil skje til det økonomisk mest fordelaktige tilbudet i forhold til tildelingskriteriene. Nedennevnte tildelingskriterier er angitt i vektet rekkefølge: Konkurransegrunnlag Side 8 av 11

9 Vekt Tildelingskriterium Dokumentasjon 45 % 35 % Pris - Totalpris for leveransen. - Timepris for bestillingsrenhold. - Forbehold som har innvirkning på pris. Kvalitet Tilbudsskjema. Leverandørens løsningsforslag. 20 % Ytelse/oppfyllelsestid - Oppgitt antall timer for utføring av renholdet og antall timer for renholdsleders tilstedeværelse. Tilbudsskjema. Tilbyder har et selvstendig ansvar for å dokumentere de ulike tildelingskriteriene. 5.2 Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA til komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn. 5.3 Kontraktstype Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontrakt. Det kan ikke tas vesentlige forbehold mot kontrakten. 5.4 Særlige kontraktsvilkår, jf. FOA 3-11 (2) Dersom det skal ytes tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som del av kontrakten konkurransen gjelder, skal følgende bestemmelse med krav om gjengs lønns- og arbeidsvilkår gjelde, jf. forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter: Leverandøren skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne regelen etterleves. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten skal inneholde tilsvarende bestemmelser. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiveren rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Summen som blir holdt tilbake skal tilsvare ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. Konkurransegrunnlag Side 9 av 11

10 Leverandøren skal på oppfordring legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkårene som blir benyttet. Dokumentasjonsplikten omfatter også underentreprenører (underleverandører). 5.5 Forbehold Eventuelle forbehold må spesifiseres i tilbudsbrevet. Forbeholdet må være presist og entydig, og skal være slik at oppdragsgiver kan vurdere avviket (prissette) uten kontakt med leverandøren. På generelt grunnlag vil vi minne om at tilbydere ved anbudskonkurranser hvor det ikke er anledning til å forhandle med tilbyderne bør være varsomme med å ta forbehold til konkurransegrunnlaget da det må avvises dersom det ikke er mulig å evaluere hva forbeholdene vil innebære for leveransen. 5.1 Meddelelse Beslutning om tildeling av kontrakt meddeles iht. FOA Vedlegg HMS-mal Utkast kontrakt med vedlegg Konkurransegrunnlag Side 10 av 11

11 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv., jf. Lov 17. juni 2005 nr Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm that we have taken in consideration the legislation for health, environment and safety as pursuant of the secondary law about the working to rule for health, environment and safety (The instruction for internal control), prescribed by Royal resolution 6 December 1996 pursuant to the worker protection (Lov om arbeidervern) act of 4. February 1977 no. 4 and the health and safety at work act (Lov om arbeidsmiljø mv.) of 17 June 2005 no We hereby accept that if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: Konkurransegrunnlag Side 11 av 11