Forespørsel fra. Festspillene i Bergen (FiB) heretter kalt oppdragsgiver, kjøp av flagg, bannere, pull-ups, skilt med mer

Transkript

1 Forespørsel fra Festspillene i Bergen (FiB) heretter kalt oppdragsgiver, på kjøp av flagg, bannere, pull-ups, skilt med mer

2 1. Innledning Om oppdragsgivere FiB ble etablert i 1953, og er den eldste og viktigste festivalen for musikk og teater i Norge. I administrasjonen er det 13 personer som arbeider med planleggingen og gjennomføringen av festivalen. FiB skal presentere kunst på høyeste nivå til flest mulig mennesker. Kjent for urframføringer og nye produksjoner innen musikk, dans og teater har FiB etablert seg som et senter for den nordeuropeiske kunstscenen. I løpet av 15 dager i månedsskiftet mai/juni presenteres rundt 150 arrangement på over 20 arenaer i og rundt Bergen. I tillegg har Festspillene et omfattende gratis uteprogram. For mer informasjon, se Anskaffelsens formål og omfang Festspillene i Bergen har til hensikt å inngå rammeavtale med leverandører som kan tilby produksjon av flagg, bannere, folier, skilt, med mer. I noen tilfeller vil det også være ønskelig med montering og demontering av produktene på arena og i byrom. Hovedelementene skal leveres innen 1. mai 2013, men det blir også annen sporadisk levering av produsert materiell. Anbudsforespørselen omfatter ikke tjenester knyttet til kreativt arbeid forbundet med disse produktene Oppdraget Tjenesten består av produksjon av en rekke produkter definert som profilflagg/bannere med mer, herunder flagg/bannere, vimpler, fasadebannere, arenaprofilering i form av folier, skilt, bannere, skilttavler, mobile skilt, string-ups/pull-ups, pressevegg/standsvegg, plaketter med mer. I kravspesifikasjonen har oppdragsgiveren valgt å legge vekt på å innhente tilbyders beskrivelse av tjenester. Tilbydere det inngås rammeavtale med vil i etterkant av signering motta prisforespørsler på produksjon av konkrete produkt. Forventede utgifter til profilflagg/bannere er budsjettert til totalt kr inkl. mva Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Rammeavtalens lengde er 1 år. Oppdragsgiver kan inngå rammeavtale med flere tilbydere Viktige datoer AKTIVITET DATO FAST/ESTIMERT Kunngjøring i Doffin Fast Frist for å stille spørsmål om Fast konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist kl. Fast Tilbudsevalueringer ferdig Estimert Forhandlinger Estimert Kontraktstildeling og signering Estimert 1.5. Kontakt

3 Oppdragsgivers kontaktperson i anbudsfasen er Mads Hundvin v/festspillene i Bergen, som kan nåes på telefon eller e-post mads@fib.no. Oppdragsgivers kontaktperson i kontraktfasen er Nina Lauvsnes v/festspillene i Bergen, som kan nåes på telefon eller e-post nina@fib.no. Spørsmål til konkurransegrunnlaget skal sendes skriftlig per epost til oppdragsgivers kontaktperson i anbudsfasen. Alle spørsmål vil bli besvart i anonymisert form og gjort tilgjengelig for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før tilbudsfristens utløp senest tre arbeidsdager etter at spørsmålene er mottatt av oppdragsgiver. Tilbyder skal ikke under noen omstendigheter rette spørsmål til andre hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. Dette kan medføre direkte diskvalifisering fra konkurransen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Språkkravet gjelder også selve tilbudet Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I. Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling Offentlighet Inntil valg av leverandør er foretatt kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, jf. offentligloven samt forskrift av 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, jf. offentligloven. Leverandørene skal levere en elektronisk utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet, jf. offentleglova Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med konkurransen og gjennomføringen av kontrakten skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den andre part. Taushetsplikten er likevel ikke mer omfattende enn det som følger av forvaltningsloven, jf. lov 10.februar 1967 eller tilsvarende sektorspesifikk regulering, samt etter

4 offentleglova, se pkt over Leverandørs deltakerkostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, innlevering eller oppfølging av tilbudet og anbudsprosessen for øvrig vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandøren, eller involvere oppdragsgiver i noen form for økonomiske forpliktelser Returnering av tilbud Oppdragsgiver returnerer ikke leverandørenes tilbud Forbehold og endringer Vesentlige forbehold og endringer i forhold til konkurransegrunnlaget vil føre til avvisning av tilbudet. Forbehold og endringer skal angis presist og entydig slik at oppdragsgiver kan evaluere tilbudet uten å ta kontakt med leverandøren. Forbehold og endringer skal på en klar og utvetydig måte referere til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget, og skal inntas som vedlegg til tilbudet, jf. pkt. 3.1 nr. 3. Leverandøren skal tydelig angi hvilke konsekvenser eventuelle forbehold og endringer har for ytelsen, prisen og/eller andre forhold ved tilbudet Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud Kunngjøring av anskaffelsen Avtalen blir kunngjort ved melding til tilbyder via Doffin Rettelse, supplering og/eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer og/eller endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin senest 6 dager før kvalifikasjonsfristens utløp. 3. Krav til tilbudet 3.1. Tilbudsdokumentet Tilbud skal organiseres som følger: Seksjon Dokumentasjon 1 Tilbudsbrev som skal inneholde følgende:

5 Referanse til konkurransegrunnlaget Leverandørens navn, adresse, telefonnummer, organisasjonsnummer og faksnummer hvis tilgjengelig. Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og epostadresse Bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist, jf. punkt 3.2. Forpliktende underskrift fra en person med myndighet til å signere på vegne av leverandøren. 2 Kvalifikasjonskrav Skatteattester, jf. pkt. 4.2 Tilbyders redegjørelser, jf. pkt. 4.6, vedlegg 1 HMS egenerklæring, jf. pkt. 4.2, vedlegg 2 Firmaattest, jf. pkt. 4.3 Egenerklæring om krav til faglig etikk, korrupsjon, bedrageri, jf. pkt 4.5, vedlegg 3 Informasjon om eventuelle samarbeidspartnere, jf. pkt. 4.6 og referanseerklæring, vedlegg 5. Egenerklæring om krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. pkt. 4.7, vedlegg 4 3 Eventuelle forbehold eller endringer til konkurransegrunnlaget eller utkast til rammeavtale, jf. pkt Eventuell taushetsbelagt informasjon 5 Annen relevant informasjon 6 Signert taushetserklæring 3.2. Frist Se frist fastsatt i pkt. 1,4 for når tilbudet må være Oppdragsgiver i hende. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 2 måneder, regnet fra tilbudsfristen Levering Tilbudet må sendes eller leveres til: Postadresse: Festspillene i Bergen v/ Mads Hundvin Postboks 183 Sentrum NO-5804 Bergen Leveringsadresse: Vaskerelvsmauet 6 6. etg, 5014 Bergen Merk: Tilbudet kan ikke sendes per e-post. OBS: Tilbudet må merkes tydelig: «Flagg og bannere" 3.5. Innsendelsen Innbinding, pakking og merking

6 Tilbudet skal innbindes, pakkes og merkes på følgende måte: Tilbudet med all tilhørende dokumentasjon skal leveres i hard ringperm Permen skal ha disposisjon og innhold i henhold til strukturen i punkt 3.1. Det skal være skilleark for hvert punkt Arkene skal ikke være stiftet Tilbudet skal pakkes i lukket og nøytral konvolutt/innpakking. Tilbudets konvolutt/innpakking skal merkes med følgende informasjon: o «Tilbud profilprodukt» o Adresse fra punkt 3.4. o «Kontaktperson: Mads Hundvin» Antall kopier Tilbud skal leveres i 1 eksemplar. I tillegg skal det leveres 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbudet på CD eller minnepenn, samt 1 elektronisk versjon av sladdet tilbud/oversikt over hvilke deler man anser unntatt offentlighet i tråd med punkt 2.3. Elektronisk versjon skal være i PDF-format og/eller Microsoft Office format. Papirversjonen har forrang foran den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og/eller motstrid Tilbakekalling av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. Ved ønske om endring sender tilbyder inn et komplett nytt tilbud, ikke bare endringen. Tilbudene blir registrert med tid og dato når de ankommer oppdragsgiver, og siste ankomne tilbud vil bli gjeldende Avvisning av tilbudet Avvisningsreglene i FOA til kommer til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse Tilbudsregistrering og tilbudsåpning Tilbudene blir registrert og påført mottakstidspunkt når de mottas av oppdragsgiver. Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning Merverdiavgift Oppdragsgiver ønsker alle priser som blir oppgitt inkludert merverdiavgift og levering- /forsendelseskostnad. 4. Kvalifikasjonskrav 4.1. Om kvalifikasjonskravene

7 Leverandøren må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Leverandøren er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at tilbudet blir avvist, jf. FOA Obligatoriske krav KRAV Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. For arbeid som skal uføres i Norge skal leverandøren oppfylle norske HMS-krav. DOKUMENTASJONSKRAV Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Med skatteattester menes: For norske leverandører: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) for merverdiavgift utstedt av skattekontoret. For utenlandske leverandører: Utenlandske leverandører må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i det aktuelle landet ikke utsteder slike attester, skal leverandøren framlegge en erklæring som stadfester at alle skatter og avgifter er blitt betalt. Erklæringen skal være signert av leverandørens økonomidirektør/økonomiansvarlige. Utfylt og signert HMS-egenerklæring i henhold til FOA. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg nr Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. DOKUMENTASJONSKRAV Norske leverandører: Firmaattest. Utenlandske leverandører: Bekreftelse på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller foretaksregister iht. lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert Krav faglig etikk, korrupsjon, bedrageri med mer KRAV Dersom leverandørens organisasjon, ledere i organisasjonen eller eiere av organisasjonen er dømt for korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende, skal dette opplyses om. Forholdene vil bli vurdert i henhold til avvisningsreglene i FOA DOKUMENTASJONSKRAV Utfylt egenerklæring. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg nr. 3.

8 4.5. Krav til tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV Leverandøren skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne. Samarbeidspartnere/underleverandører: Leverandøren skal ha god erfaring fra lignende leveranser. DOKUMENTASJONSKRAV Det skal gis en beskrivelse av virksomheten og dens tjenester. Mal i vedlegg nr. 1 skal benyttes. Ved eventuelle samarbeidskonstellasjoner og bruk av underleverandør(er) skal leverandøren vedlegge følgende: Navn, adresse og organisasjonsnummer for underleverandør(er) Beskrivelse av hvilke deler av oppdraget ved tjenestekontrakter som skal ivaretas av underleverandør(er) Dersom leverandøren støtter seg på underleverandør(er) for å oppfylle et eller flere av kvalifikasjonskravene skal det gis tilstrekkelig dokumentasjon for underleverandør(er) til å kunne godtgjøre at kravet er oppfylt. Forpliktelseserklæring, samarbeidsavtale eller tilsvarende formell dokumentasjon som viser at leverandøren faktisk råder over nødvendige ressurser hos angitte underleverandører. Oversikt over de viktigste relevante oppdrag de siste 3 år. Kundenavn med kontaktinfo, ca. årlig verdi og overordnet om innhold i driftsleveransen skal fremgå av oversikten. Vedlegg nr. 5 skal benyttes. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kontakte referansepersonene som oppgis Sosial dumping KRAV Leverandøren skal oppfylle krav til lønns- og arbeidsvilkår, jfr. Reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av DOKUMENTASJONSKRAV Utfylt egenerklæring. Benytt gjerne vedlagte mal, se vedlegg nr Avgjørelsen 5.1. Tildelingskriterier for rammeavtale Kontrakten tildeles den eller de leverandørene(e) som har det økonomisk mest fordelaktige tilbud basert på kriteriene nedenfor. TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKT: Levering Leveringstid på eksempel Leveringssikkerhet og garanti Ferdig utfylt i vedlegg nr. 1, pkt. 1 og %

9 Produkteksempel og tjenester Ferdig utfylt i vedlegg nr. 1, pkt. 2 og 7. Med eventuelle skisser, tegning, foto og vareprøver % Service Åpningstider og kundeservice Rutiner for korrektur og godkjenning Erfaring Erfaring fra lignende leveranser Ferdig utfylt i vedlegg nr. 1, pkt. 4 og % Ferdig utfylt i vedlegg nr % 5.2. Tildelingskriterier for minikonkurranse(r) TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKT: Pris % Kvalitet Leveringstid % Leveringssikkerhet Skisse/vareprøve Utfyllende krav til dokumentasjon sendes ut ved utlysning av minikonkurranse(r) Rammeavtale og kontrakt Rammeavtale og kontrakt utarbeides av oppdragsgiver. Se vedlagt utkast til rammeavtale. Ved forbehold om endringer bes det om å spesifiseres i tilbudet, se pkt Evaluering Alle godkjente tilbud vil bli evaluert i forhold til tildelingskriteriene, der den beste tilbyder på hvert tildelingskriterium får maksimum score. De kvalitative tildelingskriteriene vil bli delt i forhåndsvektede underpunkter og deretter skjønnsmessig evaluert av oppdragsgivere. Dette med score per underpunkt hvor 6 er høyest og 0 er lavest. Basert på oppnådd aggregert score blir det beregnet samlet score per tildelingskriterium Forhandling Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal skje fortløpende i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige reglene i FOA 3-1. Etter at forhandlingsfasen er avsluttet vil oppdragsgiver legge tilbud med eventuelle endringer fra forhandlingsfasen til grunn for sin vurdering. Et eget evalueringsutvalg hos oppdragsgiver vil forestå forhandlingene og utarbeide innstilling om valg av leverandør i henhold til tildelingskriterier.

10 Protokoll Oppdragsgiver fører løpende protokoll for anskaffelsen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser Avslutning av konkurransen 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbud, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av leverandør og karensperiode Oppdragsgiver informerer alle leverandører som har levert tilbud skriftlig og samtidig om hvem oppdragsgiver har til hensikt å tildele kontrakt til så snart valg av leverandør er gjort. Meddelelsen vil inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden fra tildelingen gjøres kjent til kontraktsignering er planlagt gjennomført (kontraktsinngåelse). Dersom oppdragsgiver finner at tildelingsbeslutningen ikke er i samsvar med kriteriene for valg av leverandør kan beslutningen annulleres frem til kontrakt er inngått, se pkt Vedlegg Vedlegg 1: Tilbyders redegjørelser Vedlegg 2: HMS-erklæring Vedlegg 3: Egenerklæring faglig etikk, korrupsjon, bedrageri m.m. Vedlegg 4: Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår Vedlegg 5: Referanseerklæring Vedlegg 6: Utkast til rammeavtale

11 Kvalifikasjonsgrunnlagets vedlegg 2 HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager Date: (Signature)

12 Kvalifikasjonsgrunnlagets vedlegg 3 EGENÆRKLÆRING FAGLIG ETIKK, KORRUPSJON, BEDRAGERI MED MER. Leverandøren bes å krysse av nedenfor. Hvis ja skal det legges ved utdypende forklaring. Er organisasjonen, dens eiere eller ledere dømt for tilfeller av korrupsjon, bedrageri, hvitvasking av penger eller lignende: Nei Ja (utdypende forklaring legges ved denne erklæringen) Daglig leder (sign) Sted og dato Eventuelle kommentarer:

13 Kvalifikasjonsgrunnlagets vedlegg 4 Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår I samsvar med bestemmelsene i forskrift av om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter vil følgende plikter pålegges leverandøren: Leverandøren skal i sine kontrakter stille krav om at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal kreve at leverandøren og eventuelle underleverandører på forespørsel må dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal forbeholde seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønns- og arbeidsvilkår. Sanksjonen skal være egnet til å påvirke leverandøren eller underleverandøren til å oppfylle kontraktsklausulen. Leverandøren er kjent med at Oppdragsgiver skal gjennomføre nødvendig kontroll av om kravene til lønns- og arbeidsvilkår overholdes. Undertegnede leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: