PROSJEKTRAPPORT Prosjektnavn: «Friskere i Eidskog» Prosjektansvarlig/prosjekteier (PA) Prosjektgruppe (PG) Styringsgruppe (SG)

Transkript

1 PROSJEKTRAPPORT Prosjektnavn: «Friskere i Eidskog» Prosjektleder: Sigrid Lindkjølen, HMS-konsulent Eidskog kommune, e-post: sigrid.lindkjolen@eidskog.kommune.no, tlf: Prosjektansvarlig/prosjekteier (PA) Kommunalsjef i enhet for helse og omsorg, Evy Anne Vestli Heggen. Prosjektgruppe (PG) Avdelingsleder Borgen boligtjenesten, Yvonne Kristiansson Avdelingsleder 1A sykehjemmet, Anne Lise Sandbakken NAV Arbeidslivssenteret, Vibeke Aasvestad Sandvik/Jorunn Lundquist Glåmdal HMS-tjeneste, Christine Rode-Christoffersen KLP, Mette Jørgensen Styringsgruppe (SG) Hovedtillitsvalgt Odd Sverre Jahren Hovedverneombud Ole Martinsen Enhetsleder helse og omsorg, Evy Anne Vestli Heggen Personalrådgiver, Oddvar Høgberg Rådmann, Helge Meyer

2 Innhold Bakgrunn for prosjektet Mål og målgrupper Gjennomføring av prosjektet Evaluering av prosjektet Økonomi Oppsummering - videreføring 2

3 Bakgrunn for prosjektet Bakgrunn for oppstart av prosjektet var et generelt høyt og økende sykefravær blant ansatte i Eidskog kommune. De største tjenesteområdene i enhet for helse og omsorg; sykehjemmet, boligtjenesten, hjemmesykepleien og hjemmehjelpen, var mest belastet. Mål og målgrupper mål Hovedmålet var å forebygge sykefraværet og øke arbeidsnærværet i enhet for helse og omsorg Prosjektgruppa valgte ut ifra hovedmålet to satsingsområder/ delmål: 1. Å gjennomføre en prosess for å skape en helsefremmende arbeidsplass i 2 utvalgte avdelinger i enhet for helse og omsorg. 2. Å gjennomføre kompetanseheving i oppfølging av ansatte, for avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud Målgruppe for prosjektet Ansatte i enhet for helse og omsorg. I delmål 1 var målgruppen ansatte ved Eidskog sykehjem avdeling 1A og Boligtjenesten avdeling Borgen. Avdelingene ble valgt på bakgrunn av at de hadde høyest sykefravær innen sitt tjenesteområde i I delmål 2 var målgruppen alle avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud i enhet for helse og omsorg. Gjennomføring av prosjektet Gjennomføring av delmål 1 Helsefremmende arbeidsplass Målet med dette satsingsområdet var at vi i samarbeid skulle gjennomføre en prosess for å skape en helsefremmende arbeidsplass i de utvalgte avdelingene og på den måten kunne bidra til en bedre helse for de ansatte og redusert sykefravær. Ansvarlig for gjennomføring og organisering av prosessen var Christine Rode-Christoffersen ved Glåmdal HMStjeneste. Helsefremmende arbeid innebærer en prosess som gjør det mulig for individer, grupper og organisasjoner å øke kontrollen over faktorer som påvirker helsen, og gjennom det forbedre den. Endring i holdninger og handlinger. En teori er at ansatte som opplever bedre helse på arbeidsplassen vil trives bedre, produsere mer eller yte bedre, og dermed kunne bidra til å øke lønnsomheten til bedriften. Forskning viser at påvirkningsmulighet og delaktighet er viktig for helse og trivsel på arbeidsplassen. I helsefremmende prosesser er ofte prosessen i seg selv med på å bedre helsen. Med bakgrunn i dette kan man anbefale et gruppebasert arbeid i de enkelte avdelingene for å skape en helsefremmende arbeidsplass. Prosessen bestod av 3 samlinger, der de ansatte fikk møtes uforstyrret i 1, 5 time per samling. De som hadde vakt skulle erstattes med vikarer. Den første samlingen inneholdt noe teori om helse og helsefremmende arbeidsplasser, samt gruppearbeid. Temaet for gruppearbeidet tok utgangspunkt i et godt arbeidsmiljø og de ansatte satte selv ord på hva det er som kjennetegner et slikt arbeidsmiljø. Alle punktene som kom frem ble skrevet ned og benyttet som utgangspunkt for neste samling. De ansatte skulle også tenke gjennom hva de ønsket å prioritere til neste samling. I den andre samlingen gjorde de ansatte en prioritering av arbeidsmiljøforholdene og bestemte i plenum hva avdelingen skulle arbeide videre med. Avdelingen ble delt i små grupper på 2- (3) ansatte som skulle tenke gjennom hvert sitt arbeidsmiljøforhold, konkretisere og komme med forslag til tiltak. 3

4 I den tredje samlingen presenterte hver gruppe sin konkretisering og kom med forslag til tiltak for å oppnå de prioriterte arbeidsmiljøforholdene. Etter presentasjonen kom andre ansatte med utfyllende kommentarer, andre forslag osv. Resultatet ble henholdsvis 8 og 10 utvalgte miljøregler med tiltak og krav til holdninger, oppgaver, hverandre og brukere for å oppnå disse. Samlingene ble gjennomført med ca 1 måneds mellomrom. En avdeling gjennomførte samlingene i Kommunestyresalen, mens den andre benyttet egne lokaler. En avdeling hadde ca 95 % oppmøte på samtlige samlinger, den andre hadde 95 % på 1. samling og 33 % på de to resterende samlingene. Det var 22 ansatte per avdeling. Det er valgt en gruppe bestående av avdelingsleder og to ansatte som har ansvar for å holde liv i prosessen videre. Første møte er henholdsvis i august og september og gruppa vil bli veiledet av Christine Rode Christoffersen fra Glåmdal HMS-tjeneste. Det var opprinnelig tenkt at alle avdelingslederne i enhet for helse og omsorg skulle følge samlingene på en av avdelingene. Av hensyn til at det kunne virke hemmende på de ansattes deltakelse med så mange observander, ble det i stedet gjennomført et evalueringsmøte for avdelingslederne i etterkant av samlingene. Der fikk de informasjon om det arbeidet som er gjennomført på de to utvalgte avdelingene og de erfaringene ansatte og ledere har gjort seg. Gjennomføring av delmål 2 kompetanseheving i oppfølging av ansatte, for avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud Informasjonen som ble formidlet hadde til hensikt å forbedre rutiner for oppfølging av ansatte, både sykmeldte, de som står i fare for å bli sykmeldte og friske. Målgruppa var sammensatt av avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud med mål om at de ulike rollene skulle få bedre innsikt i egen og andres roller i oppfølgingsarbeidet. Hensikten var å skape et bedre grunnlag for samarbeid mellom de nevnte gruppene, noe som er meget sentralt i oppfølging av ansatte. Det har vært gjennomført fem samlinger a 3 timer: En samling med fokus på standardiserte oppfølgingsplaner. To samlinger med fokus på sykefraværsoppfølging; utarbeidelse av administrasjonsskjema, prosedyre for oppfølging av sykmeldte, samt kvalitet og effektivisering av oppfølgingsmøter. Det skulle opprinnelig vært to samlinger med fokus på oppfølging av friske arbeidstakere, men siste del av femte samling ble benyttet til presentasjon av ferdig utarbeidet prosedyre for sykefraværsoppfølging og administrasjonsskjema som er beskrevet i punktet ovenfor. Det ble derfor kun en og en halv samling til forebyggende og helsefremmende arbeid. Samlingene ble gjennomført med ca 1 måneds mellomrom i Kommunestyresalen. Totalt var det i gjennomsnitt ca 30 avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud som deltok på samlingene. Gjennomføring av prosjektprosessen i forhold til oppsatte aktivitetsplan og kommunikasjonsplan. Prosjektet er gjennomført i henhold til oppsatte aktivitetsplan og kommunikasjonsplan. Alle gjøremål er gjennomført innenfor oppsatte tidsfrister. Utover gjennomføring av tiltak under delmål 1 og 2 vil vi fremheve informasjonsskrivet HMS nytt, som er utgitt hver måned. Dette har inneholdt oppdatert informasjon om prosjektet og er lagt ut på intranett, sendt ut på e-post via enhetsledere til avdelingsledere og ansatte, sendt ut på e-post til representanter i Formannskapet, HOL komiteen, AMU og styringsgruppa ved hver utgivelse. Prosjektet har også medført at det har blitt etterspørsel etter oppgaver som opprinnelig ikke var planlagt inn i prosjektet. Det har vært mest etterspørsel etter ergonomisk vurdering av arbeidsplass og bistand til søknad om tilskudd til arbeidshjelpemidler. Det har blitt søkt og innvilget arbeidshjelpemidler til 10 ulike avdelinger/ grupper. Som et resultat av prosjektet er det også utarbeidet 4 nye overordnede prosedyrer: Forebygging og håndtering av vold og trusler Forebygging og håndtering av mobbing og trakassering Prosedyre for melding og håndtering av samarbeidsproblemer og konflikter Prosedyre for oppfølging av sykefravær 4

5 Evaluering av prosjektet Prosjektet evalueres ved at vi vurderer følgende forhold: I hvilken grad har prosjektet nådd målene? Grad av måloppnåelse. Hvordan har de ansatte opplevd tiltakene som er gjennomført? Jamfør delmål 1 og 2. Vurdering av prosjektprosessen Vurdering av faktorer som kan ha påvirket resultatene. Hva mener de ansatte kan gjøres for å redusere sykefraværet i enheten? I hvilken grad har prosjektet nådd målene? Grad av måloppnåelse. Vi har hovedsakelig valgt å evaluere sykefraværsstatistikk fra 1. kvartal 2012 sett i forhold til 1. kvartal 2011, da bakgrunn for prosjektet var et høyt men også økende sykefravær blant ansatte i Eidskog kommune. Vi vil allikevel kommentere statistikk fra de siste fem år. Statistikk vedrørende sykefravær for ansatte i Eidskog kommune er hentet fra programmet HRM. Tallene som presenteres inkluderer både egenmeldt og legemeldt sykefravær, hvis ikke annet er oppgitt. Alle tall er avrundet til en desimal. Tabell 1: Viser utvikling i sykefravær i Eidskog kommune 1. kvartal, siste fem år: ,3 % 9,0 % 8,2 % 11,3 % 9,0 % 0-0,3 pp -0,8 pp +3,1 pp -2,3 pp Tabell 2: Viser hva 2, 3 prosentpoeng reduksjon i sykefravær fra 1. kvartal 2011 til 1. kvartal 2012 utgjør i lønnsmidler: Redusert sykefravær beregnet i lønnsmidler for 1 mnd , ,- (mnd lønn)*9,6 årsverk Redusert sykefravær beregnet i lønnsmidler for 1. kvartal , ,- (mnd lønn)*9,6 årsverk* 3 mnd Det er totalt 418 årsverk i Eidskog kommune. Grunnlønn i en måned beregnet ut ifra en fagarbeiderstilling (hjelpepleier) med 10 års ansiennitet inkludert sosiale utgifter og et ulempetillegg på 4 900,- (natt/kveld) utgjør kr ,-. En reduksjon i sykefraværet på 2,3 prosentpoeng vil si at det har vært 9,6 årsverk mer tilstedeværelse per mnd. I lønnsmidler utgjør dette ,- per måned og ,- for 1. kvartal. Mer tilstedeværelse gir positive ringvirkninger som økt tjenesteproduksjon og mer fornøyde brukere, noe som igjen gir positive tilbakemeldinger til de ansatte. Det medfører også mindre bruk av tid til innleielse av vikarer for avdelingsledere og mindre belastning på alle ansatte i avdelingen. Det blir en positiv sirkel som igjen kan bidra til ytterligere reduksjon av sykefraværet. Fra 2008 til 2010 ble sykefraværet i kommunen redusert med 1,1 prosentpoeng før det i 2011 økte med 3,1 prosentpoeng. Vi har i prosjektperioden arbeidet systematisk, som beskrevet under gjennomføringen, for å snu denne trenden. Sykefraværet er i 2012 på nytt redusert med 2,3 prosentpoeng. 5

6 Tabell 3: Viser sykefravær og reduksjon i sykefravær på landsbasis og i Eidskog kommune fra 1. kvartal 2011 til 1. kvartal 2012: 1. kvartal kvartal 2012 Landsbasis 7,3 % 6,9 % Reduksjon i prosent/prosentpoeng på landsbasis -5,5 % reduksjon i sykefravær (0,4 pp) Eidskog kommune 11,3 % 9,0 % Reduksjon i prosent/prosentpoeng i Eidskog kommune På landsbasis er sykefraværet redusert med 5,5 % /0,4 prosentpoeng fra 1. kvartal 2011 til 1. kvartal 2012 ( ece) Lovendring i oppfølging av sykmeldte fra 1. juli 2011 og krav om tettere oppfølging trekkes frem som en sentral årsak til reduksjonen i fraværet. Eidskog kommune hadde i tilsvarende periode altså en reduksjon i fraværet på 14,9 % /1, 9 prosentpoeng mer enn landsgjennomsnittet. Enhet for helse og omsorg har hatt mer varierende sykefravær siste fem år. Fra 1. kvartal 2011 til 1. kvartal 2012 er fraværet kun redusert med 0,1 prosentpoeng. I forhold til prosjektet er det interessant å se at egenmeldingene for 1-8 fraværsdag har økt med 0,6 prosentpoeng. Langtidsfraværet er redusert med 0,5 prosentpoeng. Den nye prosedyren for oppfølging av sykefravær oppfordrer til bruk av egenmelding fremfor sykmelding de 8 første dagene, da dette ofte bidrar til kortere fraværsperioder. Dette ved siden av tettere oppfølging av sykefravær har vært sentrale temaer i delmål 2. Vi håper den svake -20,4 % reduksjon i sykefravær (2,3 pp) trenden i økt bruk av egenmelding fremfor sykmelding er et resultat av ny prosedyre samt gjennomføring av delmål 2. Samme tendens viser seg også i fraværet for samtlige ansatte i kommunen. Ser man på de to avdelingene som ble valgt ut til å delta i delmål 1 «helsefremmende arbeidsplass» er resultatene meget bra. Avdelingene ble, som nevnt, valgt ut på bakgrunn av at de hadde høyest fravær innen sitt tjenesteområde i Vi har derfor valgt å sammenligne fraværet 1. kvartal 2012 med grunnlaget de ble valgt ut ifra, altså fravær i En avdeling hadde i 2011 et fravær på 18,3 % og har 1. kvartal 2012 redusert dette til 13 %. Det utgjør en reduksjon i sykefraværet på ca 29 % (5,3 prosentpoeng). Den andre avdelingen hadde et fravær på 11,2 % som er redusert til 6, 8 % i samme periode. Det utgjør en reduksjon i sykefraværet på ca 39,3 % (4,4 prosentpoeng). Det vil si at disse to avdelingene gjennomsnittelig har redusert sitt sykefravær med 34,2 % (4,9 prosentpoeng). Tabell 4: Viser reduksjon i sykefraværsprosent og prosentpoeng i de utvalgte avdelingene sett i forhold til andre avdelinger med mer enn 10 ansatte innen samme tjenesteområde. Boligtjenesten: Avdelinger: Avdeling som deltok i prosjektet Resterende avdelinger innen samme tjenesteområde Sykefravær i prosentpoeng hele 2011 Sykefravær i prosentpoeng 1. kvartal 2012 Reduksjon/økning i sykefravær målt i prosentpoeng Reduksjon/økning i sykefravær målt i prosent 11,2 6,8 4,4 pp (reduksjon) Ca 39,3 % reduksjon i sykefravær 10,4 17,7 7,3 pp (økning) Ca 70,2 % økning i sykefravær 6

7 Eidskog sykehjem: Avdelinger: Avdeling som deltok i prosjektet Resterende avdelinger innen samme tjenesteområde (>10 ansatte) Sykefravær i prosentpoeng hele 2011 Sykefravær i prosentpoeng 1. kvartal 2012 Reduksjon/økning i sykefravær målt i prosentpoeng Reduksjon/økning i sykefravær målt i prosent 18,3 13,0 5,3 pp (reduksjon) Ca 29 % reduksjon i sykefravær 9,2 9,9 0,7 pp (økning) Ca 7,6 % økning i sykefravær Sammenligner man de to utvalgte avdelingene med resterende avdelinger i respektive tjenesteområde i samme periode som oppgitt ovenfor er også resultatene bra. Den utvalgte avdelingen i Boligtjenesten har redusert sitt fravær med 39,3 % (4,4 prosentpoeng), mens de to andre avdelingene har økt sitt sykefravær med gjennomsnittelig 70,2 % (7,3 prosentpoeng). Avdelingene har fra 22 til 28 ansatte. Sammenligner man avdelingene på Eidskog Sykehjem med over 10 ansatte har den utvalgte avdelingen redusert sitt fravær med 29 % (5,3 prosentpoeng). De fire resterende avdelingene har økt sitt sykefravær med gjennomsnittelig 7,6 % (0,7 prosentpoeng). Dette viser at de to utvalgte avdelingene har redusert sitt sykefravær betraktelig sammenlignet med resterende avdelinger innen samme tjenesteområde. Konklusjonen er at prosjektets hovedmålsetning om å øke arbeidsnærværet, i løpet av en kort tidsperiode, er oppnådd. Hvordan har de ansatte opplevd tiltakene som er gjennomført? Jamfør delmål 1 og 2. Metoden som er benyttet for å vurdere dette forholdet er gruppeintervju. Det er en kvalitativ metode hvor en gruppe mennesker diskuterer et tema med en intervjuer som leder og ordstyrer. Det finnes ulike varianter av gruppeintervju. Fokusgruppe betyr at gruppemedlemmene diskuterer et avgrenset tema, i dette tilfellet egen opplevelse av tidligere beskrevne tiltak under delmål 1 og 2. Gruppeintervju ble valgt fremfor individuelle intervjuer fordi det oppleves trygt for respondentene og man har muligheten til å utfylle hverandre. En svakhet ved metoden er at enkeltindivider kan være meget dominerende og styre gruppa. Respondentene ble tilfeldig plukket ut blant de som hadde minimum 2/3 fremmøte på samlingene. Gruppa bestod av 5-6 ansatte og intervjuet ble ledet av Mette Jørgensen fra KLP. Hun har ikke vært delaktig i tiltakene som ble evaluert. Det ble satt av 1,5 time til intervjuet og intervjuer noterte fortløpende. Intervjuene ble holdt i et møterom på sykehjemmet. Delmål 1: Å gjennomføre en prosess for å skape en helsefremmende arbeidsplass i 2 utvalgte avdelinger i enhet for helse og omsorg. Det ble gjennomført et gruppeintervju på hver avdeling. Begge avdelingene beskriver prosessen de har vært en del av som positiv for arbeidsmiljøet og anbefaler at den i fremtiden benyttes på flere avdelinger. På spørsmål om hvor egnet prosessen er til å gjennomføre på andre avdelinger i kommunen, svarer begge gruppene 10 på en skala fra 1-10 der 10 er veldig egnet. Det som fremheves som positivt er at de ansatte er blitt mer bevisst og reflektert over det som er bra på avdelingene. De tror ikke prosessen har endret arbeidsmiljøet, men den har hjulpet dem til å se det positive. På avdelingen med høyt fremmøte poengterer de også viktigheten av at de i fellesskap har diskutert hvordan de ønsker å ha det. Dette gir bedre rom for å ta opp problemstillinger og bidrar til at alle forsøker å gjøre forbedringer. Avdelingen med lite fremmøte poengterer derimot at denne faktoren virket negativt inn på prosessen. Kursholderen får skryt fra begge avdelinger for å være flink til å involvere alle. 7

8 Begge avdelinger hadde ønsket seg mer informasjon i forkant av prosessen og bedre tid på samlingene. Informasjonen er også oppfattet ulikt mht godtgjørelse for møtedeltakelse og innleielse av vikarer på de to avdelingene. Avdelingslederne er enig i at det burde vært satt av mer tid. De mener også at egne lokaler er bedre egnet enn Kommunestyresalen. De er fornøyd med kursholderen og mener de har lært noe konkret om det å arbeide helsefremmende. Et verktøy de kan benytte ved senere anledninger. Kursholderen oppsummerer sin opplevelse av kurset slik: De ansatte var meget positive og engasjerte. Dette bidro til mange gode innspill. Det ble knapt med tid, både når det gjelder antall samlinger og tid avsatt per samling. Vi bør forbedre informasjon i forkant av samlingene. Stort frafall i en av avdelingene var uheldig for prosessen. Delmål 2: Å gjennomføre kompetanseheving i oppfølging av ansatte, for avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud Det ble gjennomført et gruppeintervju. Respondentene representerte avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud. De ansatte synes det var positivt at avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud deltok på opplæringen sammen. På denne måten har de bedre grunnlag til å forstå hverandres roller og styrke samarbeidet ytterligere. De kan spille mer på lag Avdelingslederne opplevde på første samling at det var mye fokus på deres ansvarsområder og synes dette var negativt. De tillitsvalgte og verneombudene sier derimot at de har fått økt forståelse for hvor mye avdelingslederne må følge opp. Tillitsvalgte og verneombud fremhever at de har fått mer kunnskap til å formidle informasjon vedrørende oppfølging av sykefravær, tilrettelegging og de ansattes plikter til ansatte. Samtlige synes de har fått god innsikt i oppfølging av sykefravær. De hadde imidlertid ønsket seg bedre informasjon om samlingenes innhold i forkant, mer fokus på det friske, et mer komprimert innhold og konkrete verktøy for arbeid med et bedre arbeidsmiljø. Kursholderne oppsummerer sin opplevelse av samlingene slik: Det var en styrke at avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud deltok på opplæringen sammen. Dette gir en felles plattform/ forståelse for videre arbeid med oppfølging av ansatte og arbeidsmiljø. Vi fikk nyttige innspill fra prosjektgruppa og da spesielt avdelingslederne mellom samlingene. Dette gav muligheter for å korrigere underveis. Vi opplevde at det var utfordrende å skape engasjement i gruppa, men dette bedret seg etter hvert. Det var aktiv deltakelse på gruppearbeid, men lite i plenum. Kanskje dette kunne vært bedre med bruk av et annet lokale enn Kommunestyresalen? Hvordan gruppene deles inn er viktig for oppfølging mellom samlingene. Kortere tid mellom samlingene kunne vært mer effektivt. Begge delmål vurderes, av prosjektgruppa, som velegnet i forhold til prosjektets hovedmålsetning om å redusere sykefraværet. Delmål 2 gir et teoretisk grunnlag og felles plattform, mens man i delmål 1 blir presentert for et praktisk verktøy. Vurdering av prosjektprosessen Dette er en vurdering som er gjennomført av deltakerne i prosjektgruppa. Oppstarten av prosjektet var mest utfordrende og det tok ca to måneder å få på plass rammene for prosjektet. Det var blant annet usikkerhet knyttet til stillingsbeskrivelse, midler, i hvor stor grad en skulle følge tidligere utarbeidet prosjektplan og budsjett. Det ble også gjort store endringer i sammensetningen av prosjektgruppa. Det var i utgangspunktet ingen interne representanter i gruppa med unntak av prosjektleder. Dette ble endret to måneder etter oppstart og to avdelingsledere fra enhet for helse og omsorg ble representert. Glåmdal HMS byttet ut sin representant pga endret bemanning og NAV stat sin representant ble trukket ut av gruppa. Det ble tilslutt en fin sammensetning av interne og eksterne representanter, som har samarbeidet veldig bra gjennom hele prosjektprosessen. Alle parter har vært nyttig og bidratt på hver sin måte. Arbeidsfordelingen 8

9 har fungert bra og hatt en god flyt. De beskriver alle både samarbeid og prosess som lærerik. Representantene sier også at midler til prosjektledelse har vært en forutsetning for å kunne gjennomføre prosjektet. Det har vært avgjørende for måloppnåelse. Etter en utfordrende oppstart har selve gjennomføringen av prosjektet gått veldig bra. Alle tiltak er gjennomført som planlagt og i henhold til tidsplan. De eksterne aktørene har gjort korrigeringer underveis etter tilbakemeldinger fra de interne, noe som har vært nyttig for begge parter. De interne prosjektgruppedeltakerne poengterer at erfaring med prosessen i delmål 1 har gitt dem bedre grunnlag for utvelgelse av egnede avdelinger i en videreføring av prosjektet. De ser verdien i bruk av verktøyet i andre avdelinger. Prosjektleder har hatt god nytte av veiledning fra KLP. Informasjonsflyten internt i prosjektgruppa har fungert veldig bra, men det har vært diskutert om informasjonsflyten ut til ansatte kunne vært bedre dersom hovedtillitsvalgt og/eller hovedverneombud var representert i prosjektgruppa? Dialogen med styringsgruppa har fungert bra og det har vært møter annenhver måned med unntak av sommermånedene. Det har blitt informert om prosjektet i Formannskapet, HOL komiteen og AMU og det ble godt mottatt. Politikerne stilte blant annet spørsmål om hva de ansatte mente burde gjøres for å redusere sykefraværet. Dette spørsmålet ble tatt videre i gruppeintervjuene. Svarene de gav kan du lese i punktet hva mener de ansatte kan gjøres for å redusere sykefraværet i enheten? Vurdering av faktorer som kan ha påvirket resultatene Helsefremmende og forebyggende aktiviteter «Frisk ansatt» kan ha virket positivt inn på resultatene. Her nevnes spesielt rygg/nakke kurs og stressmestringskurs. Aktivitetene er arrangert parallelt med dette prosjektet og prosjektleder har også vært ansvarlig for gjennomføring. Alle aktiviteter er gjennomført som planlagt, for mer informasjon les brosjyren «Frisk ansatt». NAV stat Eidskog sin representant ble trukket fra prosjektgruppa. Denne faktoren, samt mange nye ansettelser av leger på Eidskog Legesenter i prosjektperioden, har svekket disse partenes samarbeid med prosjektgruppa. Andre faktorer som kan ha påvirket resultatene er: Langtidsfravær i lederrollene, skifte av ledere, omplasseringer, ny turnus, utskiftning av ansatte, tidsperspektivet i prosjektet, valg av lokaler og ikke minst lovendring i oppfølging av sykmeldte arbeidstakere fra 1.juli Hva mener de ansatte kan gjøres for å redusere sykefraværet i enheten? Alle tre gruppene som var til gruppeintervju i fm delmål 1 og 2 fikk ovennevnte spørsmål. Dette er svarene de gav: Kurs i forflytnings/ løfteteknikk og bruk av hjelpemidler bedre opplæring Flere/mer tilgjengelig hjelpemidler (lokalt lager) Kurs innenfor holdning/etikk Vanntrening for muskel/skjelettplager Riktig sko kommunen kunne dekke skotøy (harde gulv) Bedre kommunikasjon og samarbeid mellom ledelse og arbeidstakere Fortsette å arbeide med arbeidsmiljøet Høyere stillingsprosent Økonomi Prosjektet har fått ,- i KLP midler ,- er satt av til helsefremmende og forebyggende aktiviteter «Frisk ansatt», der ca ,- vil bli benyttet i De resterende ,- er satt av til prosjektet «Friskere i Eidskog». Prosjektet har i tillegg fått ,- i tilretteleggingstilskudd fra NAV Arbeidslivssenter. Det er per benyttet 16955,-, hovedsakelig til kjøp av tjenester og informasjonsskriv. Dekning av kostnader til lønn i fm gjennomføring av delmål 1 og evt. kostnader til tiltak/ oppfølging av delmålet er ennå ikke utbetalt. 9

10 Oppsummering - videreføring Forslag til videreføring med utgangspunkt i hva de ansatte mener bør gjøres for å redusere sykefraværet i enhet for helse og omsorg Respondentene fokuserte mye på hjelpemidler; tilgjengelighet til hjelpemidler, kurs i forflytnings/løfte teknikk og opplæring i bruk og valg av hjelpemidler. Viktigheten av dette sees i sammenheng med et økende antall tilrettelagte arbeidsplasser og mer belastning på friske arbeidstakere. Med utgangspunkt i ovennevnte ønsker er det satt opp et kurs i forflytnings/løfteteknikk og opplæring i bruk og valg av enkle hjelpemidler torsdag 6. september Kurset bygger på forflytning/ løfteprinsipper ikke ren teknikk og er dermed overførbart til alle daglige gjøremål. Dette er viktig mht totalbelastningen og evnen til å overføre noe man har lært i en situasjon til andre situasjoner. Ansvarlig for kurset er Handicare. Parallelt med oppsett av disse kursene har 6 grupper a 8-10 ansatte vært med å velge ut en forflytningspakke bestående av 8-10 enkle forflytningshjelpemidler. Det ble søkt om systemrettede tilretteleggingstilskudd til innkjøp av disse pakkene i juni og søknad ble innvilget i juli med full dekning. Hjelpemidlene ble bestilt i august og vil kunne tas i bruk på avdelingene i løpet av september. Kurset gjennomføres før utlevering av forflytningspakkene. Kurset vil gi dem en innføring i bruk og valg av disse hjelpemidlene og prosjektleder kan i etterkant bistå ute i det praktiske arbeidet. Fordelen med å ha disse enkle hjelpemidlene tilgjengelig til enhver tid er at de ansatte kan benytte dem etter behov. Det vil bidra til å kunne gjøre pasienter mer aktive i forflytning, noe som gir pasienten mer trening og den ansatte mindre belastning. Det er også mer effektivt at hver gruppe har egne hjelpemidler mht at de må være tilgjengelige når man trenger dem. Uten sistnevnte forutsetning blir hjelpemidlene sjelden benyttet. Mer spesifikke individuelle behov må søkes på den enkelte pasient. Respondentenes ønske om å fortsette å arbeide med arbeidsmiljøet ivaretas ved en videreføring og sammenslåing av delmål 1 og 2, beskrevet i punktet nedenfor. Kort oppsummering og forslag til videreføring og sammenslåing av delmål 1 og 2 Vi har tatt utgangspunkt i evalueringen og ser i hovedtrekk at de ansatte er positive til videreføring av delmål 1. Avdelingslederne beskriver at de har lært noe konkret om det å arbeide helsefremmende. Et verktøy de kan benytte videre. Avdelingene som deltok kan også vise til meget gode resultater i reduksjon av sykefravær, både sammenlignet med eget tjenesteområde, enheten, kommunen og landsgjennomsnittet. Kursholderen, avdelingslederne og de ansatte påpeker de samme forbedringspotensialene. Mer tid, både når det gjelder antall samlinger og tid avsatt per samling. Mer informasjon i forkant av samlingene. Bra oppmøte må også være en forutsetning og et krav for en god prosess. Når det gjelder delmål 2 mener både avdelingsledere, tillitsvalgte, verneombud at det har vært en styrke at de har deltatt på samlingene i fellesskap. Dette fremheves også som en styrke av kursholderne. Samarbeidet disse rollene imellom er avgjørende for videre arbeid med oppfølging av ansatte og arbeidsmiljø. Deltakerne mener de har fått god informasjon om oppfølging av syke arbeidstakere, men hadde ønsket seg mer konkrete verktøy innen helsefremmende arbeid. I utgangspunktet var det planlagt at alle avdelingslederne skulle delta på samlingene til en av de utvalgte avdelingene i delmål 1. Hensikten var å få lærdom/erfaring til å kunne gjennomføre lignende prosesser i egen avdeling. De ville i den sammenheng også blitt introdusert for et verktøy i helsefremmende arbeid, som de savnet under delmål 2. Dette ble ikke gjennomført mht at det ville blitt mange observander i forhold til ansatte, noe som kunne påvirket arbeidet negativt. 10

11 Med utgangspunkt i avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombudene sine ønsker om konkrete verktøy innen helsefremmende arbeid og en vellykket gjennomføring av delmål 1, foreslås det en videreføring der man setter dette sammen. Dette er prosjektgruppas konkrete forslag til videreføring av prosjektet 2012/deler av 2013: Prosjektgruppa vurderer det som en nødvendighet at man har en person til å lede prosjektet videre. Det foreslås derfor at man frikjøper 20 % av en stilling til prosjektledelse. Dersom en av de interne prosjektgruppedeltakerne er interessert anbefales det at de får tilbudet mht deres kjennskap til prosjektet. Prosjektgruppa velger ut 2-4 avdelinger/ grupper, som ser behov og ønsker å arbeide med å skape helsefremmende arbeidsplasser høsten 2012/ Avdelingsleder, tillitsvalgt og verneombud gjennomfører en opplæring i helsefremmende arbeidsplass som metode. Kurset/opplæringen ledes av Glåmdal HMS ved Christine Rode Christoffersen, i samarbeid med NAV Arbeidslivssenter. Avdelingsleder i samarbeid med tillitsvalgt og verneombud vil deretter kunne gjennomføre en prosess, som beskrevet i delmål 1, i egen avdeling. Her vil både avdelingsleder, tillitsvalgt og verneombud ha god nytte av en felles plattform/forståelse for oppfølging av ansatte og arbeidsmiljø, som det ble lagt et grunnlag for ved gjennomføring av tidligere beskrevne delmål 2. Alle vil også bli kjent med et konkret verktøy innen helsefremmende arbeid, som kan benyttes i flere sammenhenger. Det vil bli satt av tid til felles veiledning fra Glåmdal HMS med evt. bistand fra NAV Arbeidslivssenter underveis i prosessen. For å forsterke det teoretiske grunnlaget foreslås det at dagskurset «Sees i morgen» ved NAV Arbeidslivssenter settes opp i kommunen parallelt med igangsetting av ovennevnte prosess. Målgruppa for dette kurset er avdelingsledere, tillitsvalgte og verneombud. På bakgrunn av prosjektgruppas konkrete forslag til videreføring av prosjektet 2012/deler av 2013 anbefales følgende disponering av gjenstående KLP midler: Frikjøp av 20 % stilling for oppfølging av prosjektet høsten 2012 og deler av Det anbefales at en som har kjennskap til prosjektet leder det videre, fortrinnsvis en av avdelingslederne som har deltatt i prosjektet. Dette vurderes av prosjektgruppa for avgjørende for at prosjektet skal kunne videreføres. Kjøp av bedriftshelsetjenestetimer til opplæring og veiledning av helsefremmende arbeidsplass i 2-4 avdelinger som ser behov og ønsker å arbeide med å skape helsefremmende arbeidsplasser i Jamfør kort oppsummering og forslag til videreføring og sammenslåing av delmål 1 og 2. Frikjøp av arbeidstid, slik at avdelingsleder, tillitsvalgte og verneombud kan delta på kurset «Sees i morgen», som er en videreføring av de 5 gjennomførte samlingene med NAV Arbeidslivssenter i prosjektet. 11