Referat fra forbundsstyremøte

Transkript

1 Referat fra forbundsstyremøte Fredag kl Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Stig Nilssen Ole Ivar Folstad Hilde Thorstensen Rosvold Veslemøy Viervoll Morten Bråten Ragnhild Mauseth Eva Sunde Ingen Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren Torill Aas Sundby på sak 44/08-10 Hermod Buttedahl på sak 49/08-10 Tilstede fra komiteene: Ingen Godkjent pr

2 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 14/08-10 Regnskap pr og O-sak 15/08-10 Aktivitetsrapport fra styret O-sak 16/08-10 Aktivitetsrapport fra administrasjonen O-sak 17/08-10 Status Gymnaestrada Styresaker Sak 40/08-10 Kretsting og lagsmøter 2009 Sak 41/08-10 Budsjett 2009 Sak 42/08-10 Komiteer Sak 43/08-10 Bestemmelser om startberettigelse Sak 44/08-10 Landsturnstevnet 2013 Sak 45/08-10 Aktivitetsplan / milepæler 2009 Sak 46/08-10 UEG MTC-WTC møte i Norge Sak 47/08-10 VM i Sportsdrill 2010 Sak 48/08-10 Kriterier Sportsdrill EM Sak 49/08-10 Plikter og rettigheter for dommere Sak 50/08-10 Frisk Forsikring Sak 51/08-10 Logo Idrettens Grunnstige Sak 52/08-10 Politiattester i NGTF Sak 53/08-10 Møteplan for forbundsstyret

3 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble meldt inn 1 saker under eventuelt. De ble gitt følgende saksnummer: Sak 53 Møteplan forbundsstyret. Orienteringssaker O-sak 14/08-10 Regnskap pr og Forbundsstyret ønsker en oversikt over forbundets likviditetsstrøm, samt en prognose for årets resultat i neste møte. Administrasjonen lager de ønskede oversikter til neste møte. Regnskapet ble ellers tatt til orientering. O-sak 15/08-10 Aktivitetsrapport fra styret Det ble diskutert litt i forhold til hvorvidt det er tilstrekkelig kommunikasjon mellom kretsene og styrerepresentantene i forbundsstyret. Det er ønskelig at fadderne for de ulike kretser får referat fra styremøtene i kretsene. Rapporten ble oppdatert i løpet av møtet. Tatt til orientering. O-sak 16/08-10 Aktivitetsrapport fra administrasjonen Rapporten vitner om stor aktivitet på alle områder. Tatt til orientering. O-sak 17/08-10 Status Gymnaestrada Den utsendte rapporten ble gjennomgått. Styret ble informert om de siste bevegelser i saken, og det forestående møtet med Gyro Event. Tatt til orientering. Styresaker Sak 40/08-10 Kretsting og lagsmøter 2009 Forbundsstyret gikk igjennom de ulike temaene som man ser som viktigst å kunne informere om under kommende kretsting og lagsmøter. Administrasjonen lager en presentasjon som alle kan ha som utgangspunkt for sine innlegg. Administrasjonen produserer presentasjonen innen Sak 41/08-10 Budsjett 2009 Forbundsstyret diskuterte de overordnede rammene for budsjettet med utgangspunkt i de siste signalene man har fått fra Idrettsstyret, samt på bakgrunn av regnskapsrapportene. Det er enighet om å fortsette arbeidet med stillinger i kretsene, samt at det gjøres rom for en ny stilling på forbundskontoret. Plasseringen av stillingen i kretsene må gjennomdrøftes ut ifra innmeldte behov og ønsker i løpet av den nærmeste tiden. Utlysning bør foretas i løpet av desember, med søknadsfrist

4 Stillingen på forbundskontoret knyttes tett opp til generalsekretæren. Denne stillingen bør også lyses ut i desember med søknadsfrist Det vurderes å bruke eksternt firma i denne rekrutteringsprosessen. Den stillingen som blir ledig når en av de ansatte går av med AFP , lyses også ut i løpet av desember med søknadsfrist Stillingen innarbeides i budsjettet som 100% stilling budsjettet må også ta høyde for at NGTF skal arrangere VM i Sportsdrill i 2010 i Bergen, FIG-Council på Lillestrøm i 2009, deltagelse på Gym for Life Challenge i Dornbirn samt eventuelle andre stevner hvor vi bør være for å fremme vår søknad om WG Den foreslåtte økningen til aktivitetene på mellom % sett i forhold til 2008 budsjettet opprettholdes i det videre arbeidet. Generalsekretæren og administrasjonskonsulenten forestår det videre arbeidet med stillinger i kretsene. Generalsekretæren iverksetter utlysningene av de sentrale stillingene etter å ha foretatt en vurdering av behovet for og kostnadene ved å innhente ekstern bistand i rekrutteringen til den nyopprettede stillingen. Kostnader til de nevnte prosjektene innarbeides i budsjettet som kommer til behandling i desembermøtet. Sak 42/08-10 Komiteer Forbundsstyret gikk igjennom innkomne forslag til personer i de ulike komiteene. Den nåværende gymnastikkomiteen videreføres ikke, og det opprettes ikke noen ny komite på dette området. Det legges opp til at det kan opprettes arbeidsgrupper med avgrensede ansvarsområder og funksjonstid der hvor det er behov for det. I det daglige arbeidet er konsulentene ansvarlige for framdrift og gjennomføring av de tiltak som vil bli vedtatt i budsjett Visepresident og generalsekretær gjennomfører de siste punktene i framdriftsplanen og oppnevning foretas i forbundsstyremøte i desember. Sak 43/08-10 Bestemmelser om startberettigelse NGTFs bestemmelser om startberettigelse ble vedtatt før Idrettens barnerettigheter ble vedtatt av idrettstinget i mai Det må derfor foretas en justering av ordlyden i NGTFs bestemmelser. Ny tekst i punkt 1.2 i våre bestemmelser om startberettigelse og overganger. Den nye teksten er i henhold til Idrettens Barnerettigheter og lyder: Barn til og med det året de fyller 12 som melder overgang fra et lag innen samme idrett skal ha full rett til å delta i konkurranser for et nytt lag straks overgangen er registrert. Endringen innføres umiddelbart. Sak 44/08-10 Landsturnstevnet 2013 Til fristens utløp var det innkommet søknader fra Tønsbergs Turnforening, Drammens Turnforening, Asker Turnforening og Hamar Idrettslag, turngruppa. Ingen av søknadene var utfyllende, og for å kunne gjøre en mest mulig objektiv evaluering foretok komiteen befaring til alle søkerstedene. Det ble samtidig gitt anledning for søkerne å gi en

5 utfyllende orientering om sin søknad, samt være med på befaring av de aktuelle anleggsstedene, noe alle kandidatene benyttet seg av. Hovedkriteriene i retningslinjene er: Arena o Utendørs arena o Innendørs arena o Haller for konkurranse o Arena for workshops Innkvartering o skoler o hoteller o annet Intern kommunikasjon. Kompakthet Økonomi De fire søkerne ble ansett å være likeverdige i forhold til: lokalisering av stevnekontor opplegg for måltider kommunikasjon til aktuelt stevnested sosiale tilbud Disse momentene ble derfor ikke tillagt vekt i rangeringen av søkerne. I opprinnelig søknad hadde Hamar og Elverum sendt inn felles søknad om arrangementet med massearrangementene på Hamar og alle konkurransene på Elverum. Dette er ikke i tråd med vedtak på forbundstinget i Trondheim som tilsier arrangement av alle stevnets deler på samme sted. Hamar og Elverum oppfattes således av komiteen som to ulike steder med ca 30 km i mellom, og søkeren fikk derfor mulighet til å revidere sin søknad om å satse kun på et geografisk sted. Søkeren valgte Hamar. Søknadene Ingen av søknadene var komplett i forhold til etterspurt info. Dette gjelder bl.a. Komplette kart som viser plassering av ulike fasiliteter som er nevnt i søknaden. Avstander mellom de enkelte arenaer man vil bruke angitt i km. Oversikt over skoler med kapasiteter Oversikt over hoteller med kapasiteter Økonomisk vurdering av kostnadsnivå. Tiltak man må utføre for å arrangere et komplett stevne, eksempelvis utstyr til NM-er, tribuner osv. Alternativ plan dersom dårlig vær. I det videre kalt Plan B. Komiteen har likevel valgt å gjennomføre befaring på foreliggende grunnlag. Befaringen bar derfor mye preg av at komiteen måtte foreta en stedlig orientering om plassering av ulike arenaer og overnattingssteder, og ikke minst evaluering/forslag til løsning for de ulike delene av et stevne, og dermed hvilke og hvordan arenaene burde utnyttes. I tillegg til å vurdere arenaene, så også gruppa på de skisserte mulighetene for innkvartering, kommunikasjonen internt i arrangementet og de geografiske forhold i form av avstander mellom arenaene, til sentrum og til innkvartingssteder. Alle søkere ble vurdert ut fra ovenstående kriterier. Kriteriene ble vektet og det ble foretatt en rangering mellom de fire søkerne på hvert enkelt punkt. Ut fra ovenstående var det Hamar IL, turngruppa som kom best ut totalt sett.

6 Hamar IL s Turngruppe tildeles det tekniske ansvaret for å arrangere Landsturnstevnet Administrasjonen tar initiativ til inngåelse av kontrakt. Sak 45/08-10 Aktivitetsplan / milepæler 2009 Forbundsstyret vurderte den foreslåtte malen for aktivitetsplan. Den tas med som et hjelpemiddel i oppsettet av arbeidet for 2009, og søkes benyttet i arbeidet med utarbeidelsen av kommende års budsjett. Det søkes utarbeidet en oversikt over kommende aktiviteter i sammenheng med utarbeidelsen av budsjett for Sak 46/08-10 UEG MTC-WTC møte i Norge Forbundsstyret diskuterte det framlagte forslaget, og ønsker å følge opp sine tidligere vedtak om økt internasjonalt engasjement. NGTF ønsker derfor å stille som vertskap for UEG MTC og WTC møte i 2009, men tidspunktet kan ikke være mai. NGTF har allerede da ansvaret for FIG-Council. I vurderingen av aktuelt sted for møtet, veier hensynet til søknad om WG-2015 tyngst, og møtet vil derfor bli avholdt i østlandsområdet. NGTF stiller seg positive til å arrangere møte for de tekniske komiteene for turn kvinner og menn i UEG, da dette anses å være i tråd med den internasjonale strategien som NGTF har vedtatt. NGTF inviterer de to tekniske komiteene til å holde sitt desembermøte 2009 i Norge. Tidspunkt avklares nærmere. Arrangementet vil gjennomføres i østlandsområdet, og sees i sammenheng med at NGTF søker arrangøransvar for WG Økonomiske forhold knyttet til arrangementet avklares og eventuelle kostnader innarbeides i budsjett Generalsekretæren er ansvarlig for arrangementet. Sak 47/08-10 VM i Sportsdrill 2010 Forbundsstyret tok den foreløpige organisasjonsplanen til etterretning som et utgangspunkt for den videre struktureringen av arbeidet. Det ble understreket viktigheten av å avklare prinsipper for den økonomiske fordelingen slik at den kan innarbeides i kontrakter som inngås mellom NGTF som arrangør, og krets og lag som bidragsytere. Det må identifiseres ulike inntektsområder og ansvar og økonomiske forhold avklares i forhold til det. Følgende prinsipper søkes lagt til grunn, men vil kunne endres gjennom vedtak i forbundsstyret: 1: Det føres eget regnskap for prosjektet. 2: Regnskapet føres av NGTF og er åpent for krets og lag som bidrar i prosjektet 3: Alle ut- og innbetalinger foregår gjennom NGTF. 4: NGTF er økonomisk ansvarlig for prosjektets gjennomføring, herunder eventuelt underskudd. 5: Alle kostnader skal dekkes før eventuelt overskudd foreligger. Avklaringer av hvilke kostnader som skal kunne dekkes av prosjektet avklares fortløpende mellom partene. På inntektssiden er alle inntekter inkludert i fellesskapet i prosjektet, herunder også kiosksalg, billettinntekter med mer. 6: Krets og lag kan bidra inn i prosjektet gjennom innskudd av kapital i forberedelsesfasen eller i form av arbeidsinnsats før og under gjennomføring. 7: Overskuddet fordeles i henhold til innsats, jfr. punkt 6.

7 Generalsekretæren arbeider videre med prosjektet i henhold til prinsippene og utkastet til organisasjonsplan. Det utformes utkast til avtaler som godkjennes i styringsgruppen for arrangementet. Inntil styringsgruppe er oppnevnt, godkjennes eventuelle avtaler av forbundsstyret. Sak 48/08-10 Kriterier Sportsdrill EM Forbundsstyret vurderte de foreslåtte kriteriene, og var av den oppfatning at man som hovedregel skal kvalifisere seg til internasjonale representasjonsoppdrag gjennom å konkurrere i samme klasse som man skal konkurrere i. Det er også forbundsstyrets oppfatning at kriterier, inkludert oversikt over aktuelle konkurranser, skal være godkjent i styret før de gjøres gjeldende. Dette av hensyn til den informasjonsplikt som foreligger i forbindelse med at gymnaster skal kunne forberede seg optimalt til konkurransene. Uttakskonkurransene for EM-2009 er: - Opplandspokalen på Lillehammer februar NM JR med Nasjonal konkurranse SR i Ålesund mars -09 Alle individuelle rekrutter og juniorer som stiller til uttak må gjøre obligatoriske øvelser, elite klasse i tillegg til nasjonal klasse i alle de konkurransene som er tellende som uttak. Alle individuelle seniorer må i minst en av konkurransene før EM gjøre kortprogram for å kunne bli uttatt til EM. Gymnastene må ha deltatt i minst en av kvalifiseringskonkurransene og de bør ha oppnådd følgende poengsum i minst en av kvalifiseringskonkurransene: Ind sr 42 poeng Ind jr 35 poeng Par jr 35 poeng Par sr 38 poeng Tropp 38 poeng Poengsummer for rangering av utøverne baseres på gjennomsnittskarakteren som utøverne oppnår i de tellende konkurransene. Dersom utøver(e) ikke deltar i begge konkurransene, teller den ene konkurransen alene. Teknisk komite Sportsdrill foretar endelig uttak basert på en helhetsvurdering etter siste kvalifiseringskonkurranse. Sak 49/08-10 Plikter og rettigheter for dommere Forbundsstyret ble orientert om endringene fra nåværende gjeldende dokument og fram til det dokumentet som foreslås vedtatt. Det ble understreket at de nye plikter og rettigheter vil gjøres gjeldende for nasjonale konkurranser, og at kretser og lag må foreta eventuelle tilpasninger ut ifra deres behov. De reviderte plikter og rettigheter for dommere i NGTFs konkurransegrener ble vedtatt og gjort gjeldende for nasjonale konkurranser fra 1. januar Plikter og rettigheter for dommere i NGTFs konkurransegrener Gjeldende fra 1. januar 2009 Som dommer plikter du å 1. Gi beskjed til forbundskontoret senest 3 uker før gjeldende konkurranse dersom du

8 ikke kan dømme. Dette gjelder også oppsatte reserver. Dersom du ikke overholder denne fristen kan du bli stilt økonomisk ansvarlig for de kostnader det medfører. 2. Ta kontakt med arrangør 14 dager før konkurransen dersom du ikke har mottatt noe informasjon. 3. Møte forberedt til dommeroppgaver, og holde deg ajour med gjeldende reglementer. 4. Møte i dommerantrekk i henhold til reglementet. 5. Levere kopi av skattekort til arrangøren senest på dommermøtet. Dersom dommere som har eget firma/enkeltmannsforetak ønsker å sende egen faktura, må de gjøre arrangøren oppmerksom på dette. 6. Dømme i henhold til NGTFs dommered: Dommere i NGTF skal la seg lede av sportens ånd, vise lojalitet og sverge å dømme rettferdig etter beste evne uten at gymnastenes navn, klubb eller nasjonalitet påvirker dømmingen. 7. Opptre lojalt overfor dommerkollegaer, vedrørende dommergjerningen. Respektere uenigheter innad i dommersettet og det endelige resultatet dommerne samlet har kommet fram til. 8. Delta på den offisielle banketten som arrangøren tilrettelegger. Alle skal vise måtehold og sunn fornuft i enhver situasjon i forhold til alkohol/andre rusmidler. 9. Delta på dommerseminar som arrangeres og eventuelt andre faglige tiltak du får invitasjon til. Som dommer har du følgende rettigheter 10. Arrangør avklarer reisemåte og reisetidspunkter med hver enkelt dommer og bestiller aktuelle billetter. Arrangør dekker reiseutgifter, billigste reisemåte, som er dokumentert med kopi av aktuelle bilag. Arrangøren dekker utgifter til flybilletter hvor det er nødvendig. Det skal tilstrebes å bruke tog eller buss til og fra flyplass. Utgifter til taxi dekkes mot kvittering kun dersom annen transport ikke er hensiktsmessig/tilgjengelig. Der hvor det er mest hensiktsmessig å benytte bil er kr. 3,- pr. km gjeldende. Ved spesielle tilfeller avtales bruk av bil på forhånd. Arrangør kan kreve at flere dommere reiser i samme bil ved store avstander. Passasjertillegg: Kr. 0,75 pr. km. 11. Arrangøren betaler eventuelle dommere som må ha ankomst dagen før kr. 200,- i matpenger/diett slik at de kan ivareta egen middag. Eventuelt et tilbud om et varmt måltid. 12. Arrangør betaler dommere kr. 500,- i honorar når de dømmer hel dag (4 timer eller mer), og kr. 250,- for halv dag (under 4 timer). Tiden regnes fra dommermøtets start til premieutdelingen er ferdig. Grensen for innrapporteringsplikt for hver arrangør er kr ,- i løpet av et kalenderår. Dommere som har eget firma/enkeltmannsforetak kan sende egen faktura til arrangøren. 13. Arrangør ivaretar servering av mat og drikke på dommermøtet, og servering av tilstrekkelig med mat og drikke i løpet av konkurransen i forhold til konkurransens varighet. 14. Arrangør reserverer eget bord til dommerne ved banketten. Hvis arrangør ikke tilrettelegger bankett, betaler arrangør hver dommer kr. 200,- i matpenger/diett slik at de kan ivareta egen middag. Arrangør er ikke ansvarlig for dommere som eventuelt ikke deltar på banketten. 15. Arrangør ivaretar overnatting på hotell i dobbeltrom med frokost. Dommere som eventuelt ønsker enkeltrom må betale tillegget for dette selv. 16. Arrangør betaler eventuelle dommere som har reisetid på 3 timer eller mer hjem etter konkurransen kr. 200,- i matpenger/diett. Eventuelt et tilbud om et måltid før avreise. Sak 50/08-10 Frisk Forsikring

9 Forbundsstyret ble informert om de siste utviklingene i prosjektet, og hvilken status det var i forhold til sentral arbeidsgruppe og pilotklubber. Bestandsprovisjon til lagene er 3% av forsikringssummen. De 20 første pilotklubbene gis kr ,- i engangsutbetaling i henhold til utformet avtale om utbetaling i to avdrag og forpliktelse til å gjennomføre aktiviteter og bidra med informasjon til kommende lag som starter opp arbeidet. Sak 51/08-10 Logo Idrettens Grunnstige Forbundsstyret sluttet seg til innstillingen fra konsulenten om at Flyveren (dvs. den opprinnelige logoen) er den logoen som symboliserer best og forbindes mest med Idrettens Grunnstige. Forbundsstyret mener det bør gjøres et arbeid med å se på alle logoene for breddeaktivitetene på et senere tidspunkt. NGTFs profilhåndbok endres slik at flyveren er den formelle logoen for Idrettens Grunnstige. Sak 52/08-10 Politiattester i NGTF NGTF er ansvarlig for at trenere og ledere som har oppdrag i NGTF, og hvor oppdraget faller innenfor de vedtatte regler for krav om politiattest, har forevist slik attest. Forbundsstyret oppnevner følgende to personer som ansvarlige for oppfølging av arbeidet med politiattester: Ansvarlig i NGTF: Vararepresentant: Generalsekretær Øistein Leren Visepresident Veslemøy Viervoll Følgende funksjoner/personer skal framvise politiattest: Trenere / hjelpetrenere som deltar på forbundets samlinger hvor det deltar mindreårige eller funksjonshemmede, dette gjelder både innen konkurransegrener og breddetiltak. Delegasjonsledere, dommere og medlemmer av delegasjonsledelsen, på reiser hvor deltagere er mindreårige eller funksjonshemmede. Sak 53/08-10 Møteplan forbundsstyret Møteplan for 2009 tas til behandling i neste møte. Neste møte er i Oslo. Øistein Leren (sign.) Generalsekretær