Referat fra forbundsstyremøte Torsdag kl Ullevål stadion, Møterom US-2011

Transkript

1 Referat fra forbundsstyremøte Torsdag kl Ullevål stadion, Møterom US-2011 Tilstede fra styret: Kristin P. Gilbert (KG) Atle Nilsen (AN) Lars Hugo Berg (LHB) (meldte seg inhabil på sak FS-44/16-18) May Brit Osaland (MBO) Terje Selnes (TS) Nina Fjellet (NF) Forfall fra styret: Veronika Reinhaug (VR) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Tilstede fra komiteene: Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren (ØL) Stig Nilssen (telefon) og Torill Aas Sundby på O-sak 23/16-18 Marianne Eikeland på sak FS-39/16-18 Hermod Buttedahl på sak FS-40/16-18 Eivind Kolnes på sak FS-41/16-18, FS-42/16-18, FS-44/1618

2 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 23/16-18 Status Mysoft pr Styresaker FS-39/16-18 Agenda og plan for Kretsledermøtet januar 2017 FS-40/16-18 Kvalifiseringskriterer Nordisk TeamGym 2018 FS-41/16-18 Kriterier for valg av landsdekkende konkurranser FS-42/16-18 Dispensasjon fra bestemmelser om regioner FS-43/16-18 Budsjett 2017 FS-44/16-18 Nasjonale konkurranser RG 2017 FS-45/16-18 Datoer for styremøter våren 2017

3 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble meldt inn en sak under eventuelt. Denne ble gitt følgende nummer og tittel: Sak 45/16-18 Datoer for forbundsstyremøter våren 2017 Orienteringssaker O-sak 23/16-18 Status Mysoft pr Det innsendte rapporten ble gjennomgått og ulike punkter ble drøftet. Det ble satt fokus på den programutviklingen man har gjort i løpet av 2016, bl.a knyttet til synkronisering av medlemsmassen i ft idrettens base og påmeldingssystemet til Landsturnstevnet som også vil være tilpasset øvrige stevner og konkurranser. Forbundsstyret er ikke fornøyd med at lag ikke følger opp vedtak fra to forbundsting som sier at alle lag skal ta i bruk systemet. Styret vil ha en oppfølging på dette temaet på hvert møte. Styret satte ekstra fokus på at store lag nå må ta systemet i bruk, og administrasjonen må følge opp dette spesifikt overfor de aktuelle lagene. Det anslås at det vil være ca 1000 timers arbeid for å få alle de resterende lagene til å ta systemet i bruk. Det ble drøftet om det kunne være andre ansatte ut over de som allerede er engasjert i arbeidet som kunne bidra i dette. Administrasjonen må nå sende informasjon til lag som ikke har tatt i bruk Mysoft, med info om at man vurderer å fakturere lag for den forventede gebyrandelen. Administrasjonen må utvikle en framdriftsplan for hvordan vi kan få alle lag inn i systemet i løpet av Administrasjonen må lage en plan for hvordan vi skal benytte ulike allerede eksisterende møteplasser til å informere om kravet og mulighetene. Styret så også viktigheten av at man følger opp systemet innen konkurranselisens og trenerlisens. Tas til orientering, administrasjonen rapporterer tilbake på hvert styremøte. Styresaker FS-39/16-18 Agenda og plan for Kretsledermøtet januar 2017 Forbundsstyret drøftet grundig en foreløpig agenda for kretsledermøtet i januar Oppsummeringene fra sist kretsledermøte bør sendes ut sammen med agenda for kommende møte, samtidig som man ber om en statusrapport på hva som har skjedd i kretsen siden sist. Styret ser det som viktig å bidra til at kretsen blir satt i stand til å hjelpe lagene i arbeidet med å prioritere mål og planarbeid. I dette arbeidet må vi også sørge for at man

4 holder fokus på klubbens behov, men samtidig har et blikk for det som må prioriteres i henhold til overordnede planer. Innholdet i kretsledermøtet kan gjerne bli en praktisk gjennomføring av «Startmøte» slik at man blir tryggere på at det er noe som kretsene også kan gjennomføre i sine lag og derigjennom bidra til at flere lag kommer i gang med klubbutvikling. Administrasjonen arbeider videre med agendaen og planleggingen av gjennomføringen av møtet den FS-40/16-18 Kvalifiseringskriterer Nordisk TeamGym 2018 Teknisk komite Troppsgymnastikk hadde behandlet saken i sitt møte ifm. k-sak 075, ifm. k-sak 087 og ifm. k-sak 014. Nordisk mesterskap TeamGym junior 2018 avholdes tredje helg i april i Finland. Nordisk teknisk komites bestemmelser i forbindelse med mesterskapet: A. Hvert land kan delta med to tropper i hver klasse. B år (det året man fyller). Det er ikke rom for dispensasjoner fra aldersbestemmelsen. C. En tropp består av 8-12 gymnaster, to reserver og tre trenere. D. En gymnast kan kun representere et lag, men kan delta i både miks og kvinner eller menn. Kvalifiseringskonkurransen avholdes Dette er nødvendig for å rekke arrangørens frister ifm. mesterskapet på en tilstrekkelig god måte. Tropper som deltar i denne kvalifiseringskonkurransen kan ikke delta med utøvere som er 17 år i 2017 (fyller 18 år i 2018). Utøvere som fyller 12 år kan være med (fyller 13 år i 2018). Utøverne må altså være år i 2017 (det året man fyller). Arrangøren, Oslo Turnforening, informerer om dette i invitasjonen til kvalifiseringskonkurransen inkl. det tidligere kravet til arrangør om at TeamGym junior skal gjennomføres på lørdag. Kvalifiseringskriterier for Nordisk TeamGym 2018 Aktuelle tropper må delta i den ene kvalifiseringskonkurransen: * Nasjonal konkurranse , Oslo. De to beste troppene i hver klasse kan delta i mesterskapet. Ved eventuell lik poengsum vil den troppen med høyeste enkeltkarakter i et apparat gå foran. Den beste troppen i hver klasse gis delsubsidiering fra NGTF. Nest beste tropp i hver klasse tilbys deltakelse på full egenfinans. Delegasjonsledelse Komiteens forslag til delegasjonsleder er Birgit Iversen. Komiteen gis fullmakt til å avklare assisterende delegasjonsleder i samarbeid med administrasjonen senere. FS-41/16-18 Kriterier for valg av landsdekkende konkurranser Vedtaket i sak FS-28/16-18 åpner under Bestemmelse 4 for at det kan søkes om å arrangere inntil to nasjonale arrangement / konkurranser hvert år innen hver gren. Det vil være nødvendig å opprette noen kriterier for valg av hvilke konkurranser som skal

5 kunne godkjennes, og hvordan man skal prioritere de ulike konkurransene opp mot hverandre. I vedtaket sies det også at den enkelte utøver kun kan delta på ett slikt arrangement pr. år, og at dette også vil gjelde dersom det ene nasjonale arrangementet foregår i egen klubb. I selve vedtaket har vi brukt følgende kriterier: - tydelig aktivitetsrettet profil - tydelig sosial profil - kan ikke være bare tradisjonelle konkurranser - skal ha breddefokus på oppvisning, deltagelse og aktivitet I det konkrete arbeidet etter vedtaket har TKRG gått ut med frist for å søke om å gjennomføre en nasjonal konkurranse som også omfatter Minirekrutter, og det har kommet tre søknader. To av søknadene er på vårhalvåret, en er på høsthalvåret. To av søknadene er på sentralt østland, mens en er på sørlandet. Det melder seg da noen mulige kriterier som man kan tenke seg må vurderes: - geografi - sesong, sett i forhold til grenenes normale konkurranseår - søkerens tidligere erfaringer med konkurranser - konkurransens plass i helheten i det større arrangementet, jfr punkt 2f I tillegg blir det klart at det må opprettes en prosedyre med søknadsfrist og saksbehandling som gjør det mulig å få forutsigbarhet både for arrangører og de som skal delta på konkurransene. Landsdekkende konkurranser tildeles aktuelle arrangører for kommende år etter søknad. Søknadsfrist for alle grener settes til 15. oktober. Søknadene sendes til forbundskontoret v/konsulenten for den aktuelle gren. Denne konsulenten sørger for at aktuell teknisk komite foretar en vurdering av søknadene i henhold til følgende kriterier: Konkurransen skal: - ha en tydelig aktivitetsrettet profil - ha en tydelig sosial profil - ikke være bare tradisjonelle konkurranser - ha breddefokus på oppvisning, deltagelse og aktivitet Det gjøres i tillegg en vurdering av følgende faktorer: - geografi - plassering i sesong, sett i forhold til grenenes normale konkurranseår - søkerens tidligere erfaringer med konkurranser - konkurransens plass i helheten i det større arrangementet, jfr punkt 2f Innstilling fra komiteen oversendes konsulenten for barn og ungdom som sørger for samlet framstilling av alle søknadene til behandling i forbundsstyret innen midten av november.

6 For konkurranser i 2017 vil det være opp til den enkelte gren å bestemme søknadsfrist. Søkeprosedyren tilpasses da tidsmessig, men vedtak skal foretas i forbundsstyret. Vedtaket er vedtatt med virkning fra FS-42/16-18 Dispensasjon fra bestemmelser om regioner I sak FS-28/16-18 vedtas regionsinndeling for konkurranser innen NGTF for barn fra 9 år til og med det året de fyller 12 år. Region Nord: Finnmark, Troms, Nordland Region Midt: Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal Region Vest: Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland Region Sør: Vest-Agder, Aust-Agder, Telemark, Vestfold Region Øst: Buskerud, Oslo og Akershus, Østfold, Hedmark og Oppland. I høringene forut for behandlingen av FS-28, så tok TKTM til orde for flytende regionsgrenser, mens man i styrebehandlingen 5.12 valgte å forholde seg til faste grenser. I etterkant av vedtaket har vi mottatt innspill som viser at et lag i Vestfold som vil konkurrere i RG vil måtte reise ca. 16 mil til nærmeste klubb i egen region (Region Sør) for å kunne konkurrere, mens man har 8 klubber i en annen region (Region Øst) innenfor en radius på ca. 10 mil (6 10 mil). Med vedtak om faste grenser, har vi i dette tilfellet to mulige valg; - opprettholde vedtak og ikke tillate deltagelse utenom egen region - etablere praksis med mulighet for å søke dispensasjon Dersom man skal etablere praksis med mulighet for å søke dispensasjon, så må det defineres et sett av kriterier for at dispensasjon skal kunne innvilges. Vi må i tillegg avklare hvem som gis myndighet til å innvilge søknadene, og vi må sørge for at dette er en praksis NIF kan godkjenne. Forslaget som legges fram nedenfor bygger på tanken om at reisevei skal tillegges stor vekt i vurderingen av mulighet til å delta i konkurranser. Det kan søkes om dispensasjon til å delta på konkurranse i en annen tilstøtende region. Reiseavstand vil ligge til grunn for vurdering av dispensasjon. Avstanden til aktuell konkurranse kan ikke være lenger enn avstanden til det laget med samme aktivitet/gren som ligger lengst unna i egen region. Lag som ønsker slik dispensasjon må søke forbundskontoret v/barne- og ungdomskonsulent senest 1 måned før konkurransestart. Søknaden må inneholde: navn og alder på aktuelle utøvere medlemsnummer i Mysoft på aktuelle utøvere informasjon om reisevei / lengde til aktuell konkurranse informasjon om reisevei / lengde til nærmeste lag med samme aktivitet / gren i egen region kopi av invitasjonen til konkurransen

7 FS-43/16-18 Budsjett 2017 Forbundsstyret drøftet det framlagte budsjettet, og søkte etter ulike muligheter for å bringe budsjettet til et ønsket resultat. Det er utfordrende å skulle forsøke å sluttføre et budsjett så lenge regnskapet for 2016 ikke er klart, og man synes å ende med et underskudd. Forbundsstyret vurderte de ulike store inntektspostene og valgte å regne inn en medlemsvekst på 5% samt at man vil arbeide for å gjøre tiltak overfor målgruppen funksjonshemmede slik at den øremerkede budsjettposten der kan opprettholdes. Kretsenes seminar vil bli gjennomført, men dekningen av antall personer vil bli i henhold til tingvedtaket, dog slik at man dekker kostnaden bare for kretsleder og en til fra kretsen, samt den ansatte som uansett er forbundets ansvar. I tråd med diskusjonen i O-sak 23 så vil det vurderes hvorvidt man uansett vil begynne å sende faktura på gebyrandel til de lag som ikke har fulgt opp tingvedtakene om bruk av Mysoft. Forbundsstyret diskuterte også de ulike satsene på egenandeler som framkommer i konkurransebudsjettene, og det ble bedt om at administrasjonen gjør en beregning på hva man ville ende opp med i totalbudsjett ved å legge lik egenandel i alle grener. Administrasjonen ble også bedt om å gå igjennom alle avdelinger og tiltak på nytt og søke etter muligheter for innsparinger, eventuelt korrigeringer på forventede inntekter. Styret legger også til grunn at lønnskostnader knyttet til Gym for Life bør vises i det tiltaket, og ikke som del av den ordinære driften. Styret ønsker også at man på sikt synliggjør kostnadene mer i den enkelte aktivitet (avdeling) enn hva tilfellet er i nåværende budsjett. Budsjett 2017 tas opp igjen i styremøtet for endelig vedtak dersom man har fått på plass alle nødvendige forutsetninger som tilskudd fra NIF og andre store avgjørende elementer. Styret vil også vurdere resultat 2016 som del av budsjettarbeidet, og vil sikte inn mot å oppnå den ønskede kapitaloppbygningen over toårsperioden gjennom å korrigere resultat 2017 i henhold til resultat FS-44/16-18 Nasjonale konkurranser RG 2017 Lars Hugo Berg meldte seg inhabil. Det var kommet inn tre søknader fra aktuelle arrangører innen RG for 2017 innen den fristen TKRG hadde satt opp. De tre arrangementene som det ble søkt om var: Asker TF, Glade RG dager Skjeberg TF, Vårspretten, Tvedestrand TF, Tvedestrands høstkonkurranse I henhold til kriteriene som ble vedtatt i sak 41/16-18, så viser søknadene fra Asker TF og Skjeberg TF at de oppfyller de nevnte kriteriene om: - tydelig aktivitetsrettet profil - tydelig sosial profil - kan ikke være bare tradisjonelle konkurranser - skal ha breddefokus på oppvisning, deltagelse og aktivitet

8 I tillegg kan det anføres at: - Både Asker TF og Skjeberg TF er rutinerte arrangører av ulike konkurranser og tiltak for ulike aldersgrupper og nivåer. - Aktiviteten for de yngste synes godt integrert i helheten i arrangementet. - RG har normalt sin konkurransesesong på vårhalvåret Tvedestrand TF representerer et annet geografisk område enn de to andre søkerne, og søknaden ligger utenom den mest aktive nasjonale konkurransesesongen. Helhetsvurderingen av innholdet i søknadene tilsier ikke at disse to forholdene kan tillegges avgjørende vekt i denne søkerunden. Glade RG-dager, Asker TF og Vårspretten, Skjeberg TF, godkjennes som nasjonale arrangement innen RG i FS-45/16-18 Datoer for forbundsstyremøter våren 2017 Styret drøftet den tidligere oppsatte listen over styremøter, og det framkom behov for korrigeringer i listen. Forbundsstyrets møter for våren 2017 blir som følger: Ullevål stadion Ullevål stadion Ullevål stadion kl Ullevål stadion Møtet hevet kl Øistein Leren (ref.) Generalsekretær