Referat fra forbundsstyremøte Torsdag kl Scandic Hotell Solli

Transkript

1 Ullevål stadion Referat fra forbundsstyremøte Torsdag kl Scandic Hotell Solli Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Kristin P. Gilbert (KG) Atle Nilsen (AN), ikke på sak FS-101/16-18 og FS-106/16-18 Lars Hugo Berg (LHB) May Brit Osaland (MBO) Terje Selnes (TS) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Nina Fjellet (NF) Veronika Reinhaug (VR), på O-sak 47, O-sak 48, O-sak 49, O-sak 50, O-sak 51 og FS-98. Ingen Tilstede fra komiteene: Ingen Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren (ØL) Flavia Suarez Rueda på O-sak 51/16-18 Marianne Eikeland på sak FS-98/16-18

2 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 47/16-18 Regnskap pr med prognose O-sak 48/16-18 Aktivitetsrapport administrasjonen O-sak 49/16-18 Aktivitetsrapport styret O-sak 50/16-18 Sak 6/16 i Domsutvalget O-sak 51/16-18 Status Rytmisk Gymnastikk Styresaker FS-97/16-18 Budsjett 2018 FS-98/16-18 Strategisk plan vurdering FS-99/16-18 Representasjoner og møteplan FS-100/16-18 Organisering av administrasjon oppgavefordeling FS-101/16-18 Klage på uttak landslag RG fra Asker Turnforening FS-102/16-18 Kjetil Folkvord kandidat til UEG TC-TG FS-103/16-18 Strategiseminar 2018 FS-104/16-18 Kvalifiseringskriterier Nordisk RG, tropp, duo og trio FS-105/16-18 Fullmakt til generalsekretær i fm sak i Domsutvalget FS-106/16-18 Prinsipielle problemstillinger knyttet til landslag

3 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Det ble meldt inn en sak under eventuelt. Den ble gitt følgende nummer og tittel: O-sak 51/16-18 Status Rytmisk Gymnastikk Orienteringssaker O-sak 47/16-18 Regnskap pr med prognose Generalsekretæren orienterte om at man ved forrige regnskapsrapport, datert , hadde et forventet overskudd på kr Prognosen pr viser et forventet overskudd på Det gjenstår fortsatt lønnsutbetalinger i desember 2017, samt ferdigstilling av opptelling av varelager. I tillegg er det flere av prosjektene i konkurranseavdelingene som ikke er helt ferdige, både hva gjelder inntekter og kostnader. Dog er det slik at prognosen forventes i all hovedsak å holde. O-sak 48/16-18 Aktivitetsrapport administrasjonen Den framlagte aktivitetsrapporten ble anerkjent fra forbundsstyret og det ble bemerket at den ga et godt bilde på det høye aktivitetsnivået som er på alle områder i administrasjonen. Forbundsstyret ønsker at det videreføres med rapportering basert på denne malen også videre til de kommende møtene. O-sak 49/16-18 Aktivitetsrapport styret Rapporten blir komplettert med innsendinger fra styremedlemmene, og ny rapport distribueres. O-sak 50/16-18 Sak 6/16 i Domsutvalget Generalsekretæren orienterte om innhold og framdrift i saken som skal behandles i NIFs domsutvalg 9. og 10. januar. Saken vil gå for lukkede dører. O-sak 51/16-18 Status Rytmisk Gymnastikk Landslagssjef Flavia Suarez Rueda orienterte om status i arbeidet. Det er nå startet opp treningsarbeid, og man har gjennomført samlinger for utøvere og møter med klubber, hovedtrenere og trenere. Forbundsstyret uttrykte støtte til de tiltak som er iverksatt og de planer som ble skissert for videre arbeid. Styresaker FS-97/16-18 Budsjett 2018 Budsjett 2018 har vært til behandling i to tidligere møter med fokus på rammer og overordnede drøftinger. Saken sees også sammen med FS-100/16-18 Organisering av

4 administrasjonen oppgavefordeling. I sammenheng med budsjettdiskusjonen er det også utarbeidet en oversikt over nøkkeltallsfordeling av forbundets totale kostnader både historisk og som verktøy for vurdering av Generalsekretæren redegjorde for de forutsetninger som lå til grunn for budsjettet som ble framlagt. Det er fortsatt mange usikkerhetsmomenter knyttet til budsjettet, både på inntekts og kostnadssiden, slik at korrigeringer må forventes i løpet av tidlig Generalsekretæren gjennomfører samtaler og vurderinger med konsulenter og komiteer, og budsjett 2018 kan godkjennes når rammen viser minimum ,- i overskudd. Det forutsettes ny budsjettvurdering når tilskuddene er kjent. Ytterligere krav om innsparing som følge av svikt i inntekter vil kunne måtte gjennomføres. FS-98/16-18 Strategisk plan vurdering Forbundsstyret diskuterte grundig det utkastet til plan som forelå til møtet, og man hadde flere betraktninger omkring den totale aktiviteten i forbundet sett under ett. Hovedtyngden av det som skjer rundt om i landet er rettet mot bredden, dette gjelder både omsetning og aktivitet. Tidligere planer har vært mest rettet mot forbundsnivået, mens man nå ønsker å lage en plan som favner en større del av aktiviteten i forbundet. Den nye planen vil også synliggjøre arbeidsfordelingen i forbundet, noe som sammen med vurderingen av regioner, jfr. sak FS-96/16-18 og FS-100/16-18 kan medføre mulige effektiviseringer av enkelte oppgaver. Strategisk plan må avspeile de oppgaver og behov organisasjonen skal løse, og samtidig være slik at vi tilpasser oss det samfunnet vi er en del av og vår egenart gjennom våre idretter. Styret vurderte den foreløpige planen opp mot innspillene fra lagsundersøkelsen, og ser det som viktig at man synliggjør breddeaktivitetene, kompetansearbeidet og anleggssatsningen tydelig, både gjennom innhold og struktur. Planen bør etter styrets mening få et noe større fokus mot markedsarbeid og kommunikasjon, en tydeliggjøring som bør kunne bidra til at man arbeider mer med markedsarbeid på inntektssiden. Noe av kritikken mot tidligere planer har vært at de ikke har hatt en god nok vurdering på realismen. Den foreløpige planen anses også å være for ambisiøs sett i forhold til de inntektskilder og volumer man nå kan forvente. Samtidig så vil den planlagte veksten kunne medføre en bedring i ressurstilgangen på sikt. Planen og kommunikasjonen omkring den må være tydelig på de krav toppidrettssatsningen medfører for forbundet totalt sett. Slik det er nå så er det vanskelig å se en ytterligere økning av ressurstilgangen til toppidrett ut over det man ser for seg i budsjett Det må også sees mer på at man betaler for det man deltar på slik at man pr. nå ikke legger ytterligere økonomisk belastning over på bredden. Generalsekretæren, sammen med Marianne Eikeland fra arbeidsgruppen, redigerer strategisk plan ut ifra innspillene fra møtet og fra personalseminaret forut for styremøtet. Endelig høringsutkast godkjennes

5 av forbundsstyret før utsending til kretser og komiteer senest onsdag FS-99/16-18 Representasjoner og møteplan Forbundsstyret gikk igjennom de konkurranser og kretsting som var avklart og fordelte oppgavene som vist i tabellen nedenfor. Representasjoner 2018 Oppdatert Tid Arrangement Arrangør/sted Representanter Januar 26.jan Forbundstyremøte Ullevål stadion, US-2011 Alle Kretsledermøte Thon hotell Ullevål stadion Alle Februar Forbundstyremøte Ullevål stadion, US-2011 Alle Mars Kretsting Hedmark May Brit Osaland Nordisk mesterskap RG Asker turnforening Kristin Gilbert Kretsting Østfold Strømstad Terje Selnes, Lars Hugo Berg Kretsting Telemark Bø Nina Fjellet 14.mar Forbundstyremøte Ullevål stadion, US-2011 Alle Kretsting Aust- og Vest Agder Kristiansand Siv Langerød-Erichsen NM, RG junior Straen May Brit Osaland, Atle Nilsen Påske April NM, TeamGym junior Holmen Tropp og Turn Kristin Gilbert Nordisk mesterskap, TeamGym junior Joensuu, Finland NM, RG senior Utlyst Forbundsstyremøte i Bodø Bodø Alle 27.apr Åpent forum, Bodø Bodø Alle Forbundsting, Bodø Bodø Alle Mai NM, troppsgymnastikk nasjonale klasser junior SK STAGs Turngruppe Representasjonene gjennomføres i henhold til oversikten. Konsulenter for de aktuelle tiltakene og representantene sørger gjensidig for å avklare praktiske detaljer omkring representasjonene. FS-100/16-18 Organisering av administrasjon oppgavefordeling Generalsekretæren redegjorde for hovedinntrykket fra de samtalene som var gjennomført med alle ansatte i løpet av høsten Hovedtrenden er at det er god balanse mellom den kompetansen vi rår over, og de oppgavene som skal løses. Det rapporteres fra kretsene om at tid / ressurser i økende grad brukes på rutinemessige oppgaver innad, mer enn å brukes utadrettet på behov i organisasjonen. Totalt sier flere at de opplever for stor arbeidsmengde / antall oppgaver i forhold til den tid som er til rådighet. NGTF som organisasjonen står overfor et markant skifte, hvor ambisiøse mål gitt av styrket landslagssatsning skal kombineres og balanseres med tilsvarende ambisiøse mål for utvikling av breddeaktiviteten i forbundet. Dette fordrer en grundig gjennomgang av organisatoriske behov med et strategisk perspektiv. I tillegg til vurdering av dagens kompetanse og innspill gitt av forbundsadministrasjonen, må samlede organisatoriske behov og tiltak derfor også ses i lys av eksterne omgivelser, samfunnsmessig utvikling og de strategiske muligheter og utfordringer NGTF står overfor i fremtiden. I denne vurderingen er det også viktig å vurdere samlet behov knyttet til ledelseskapasitet og ledelseskompetanse.

6 NGTF har en fin utvikling hva gjelder både kvalitet og vekst i antall medlemmer. Vi har store utfordringer når så mange ønsker å delta i våre aktiviteter. Samfunnet rundt oss er i endring, krav og forventninger fra deltagere er i endring. Mulighetene våre for å øke kapasitet, kvalitet og stadig tilby gode konsepter, gode trenere og riktig utstyr, er avgjørende for at veksten skal fortsette og opplevelsen av Gym og turn skal bli positiv. Det er derfor viktig at forbundets arbeid samlet sett bidrar akkurat dette. I den sammenheng støtter forbundsstyret generalsekretærens anbefalinger om å se på mulighetene for at man organisere enkelte felles oppgaver slik at de løses ett sted på vegne av flere. Budsjettforslaget 2018 er i utgangspunktet satt opp for å ivareta noe av det som ble rapportert som utfordringer gjennom forslag til å se på tiltak for effektivisering, samtidig som det foreslås en styrking på de områder som det blir pekt på i gjennomgangen. Det er ikke inkludert økt ledelseskapasitet i budsjettforslaget som foreligger. Forbundsstyret vil gjøre en endelig vurdering av samlede organisatoriske behov og tiltak, med tilhørende konsekvenser for budsjett 2018 og langtidsbudsjett. Det gjennomføres et arbeid for å se på organiseringen og struktureringen av arbeidet knyttet til bredde og klubbutvikling. Styret forelegges et foreløpig innspill til dette i styremøtet 26. januar. Deltagerne på kretsledermøtet involveres også i problemstillingen på møtet januar Utredningen leveres for behandling i forbundsstyret 28. februar Det utarbeides et mandat for dette arbeidet før det igangsettes. På styremøte i februar vil forbundsstyret også diskutere samlede organisatoriske behov og tiltak, gitt de muligheter og utfordringer som NGTF står overfor i fremtiden og resultatet av nevnte utredning. Herunder nødvendig ledelseskapasitet og ledelseskompetanse FS-101/16-18 Klage på uttak til landslag RG fra Asker Turnforening Asker Turnforening har sendt inn klage på landslagsuttak adressert til forbundsstyret. Uttak til landslag og representasjoner er et ansvar som ligger til landslagssjef og styret er ikke ankeinstans på uttak. Generalsekretæren besvarer henvendelsen fra Asker Turnforening. FS-102/16-18 Kjetil Folkvord kandidat til UEG TC-TG Det ble gjennomført aktuelle valg under UEG kongressen i begynnelsen av desember. Teknisk komité TeamGym (TC-TG) skulle i den forbindelse utvides fra fem til syv medlemmer lik som de andre konkurransegrenene. Resultatet av øvrige valg på kongressen førte til at det ikke var nok kandidater til alle plassene i TC-TG, og UEG har i etterkant sendt ut forespørsel om det finnes aktuelle kandidater i medlemsforbundene. Leder i TKTR, Kjetil Folkvord, er forespurt, og vil gjerne stille som kandidat for Norge til dette vervet. Kjetil Folkvord fremmes som kandidat til medlem av UEG TC-TG. Forbundskontoret sørger for innsending av nødvendige dokumenter.

7 FS-103/16-18 Strategiseminar 2018 I 2017 ble det gjort store endringer på det tradisjonelle «Kretsenes seminar». Forbundsstyret ønsket å bruke seminaret som en arena for å arbeide med ny plan for NGTF frem mot forbundstinget i Seminaret ble omdøpt til «strategiseminar», og formen ble radikalt endret fra å være en blanding av fellesmøter og «separatmøter»/ delte fora mv, til å være et felles møte hele helgen med mye gruppearbeid i blandete grupper. Evalueringen fra deltakerne er generelt veldig positive, både i forhold til ny form på seminaret, innhold og gjennomføring. Folk har opplevd å delta på noe viktig, og det ligger igjen en forventning om å se igjen innspillene sine i ny plan som legges frem. I 2018 har vi en nylig vedtatt strategisk plan gjeldende fra 2019, og det er naturlig at seminaret knyttes til oppfølgingen av den i arbeidet mot det første virkeåret. Det sees som positivt at deltakerne jobber i grupper på tvers av bakgrunn, roller og arbeidsområder. I tillegg til å ha fokus mot virkningen av ny plan, så bør hovedtema ta utgangspunkt i vår virksomhetsidé: «Grunnlaget legges i gym og turn». Diskusjonstemaer og gjennomføringsform velges i etterkant av forbundstinget slik at man kan få en best mulig innretning i forhold til intensjonen. Forbundsstyret er kjent med at den vanlige datoen vil kollidere med gjennomføringen av Golden Age, men velger likevel å opprettholde datoene Seminaret gjennomføres Fokus i seminaret tar utgangspunkt i virksomhetsideen «Grunnlaget legges i gym og turn». Innføring av ny virksomhetsplan må også være sentralt tema i seminaret, da gjerne sett mot valgte fokusområde. Redaksjonskomiteen opprettholdes og arbeider videre med innhold og organisering når ny strategisk plan er vedtatt. FS-104/16-18 Kvalifiseringskriterier Nordisk RG, tropp, duo og trio De framlagte kriteriene er tidligere behandlet av TKRG i deres møte 29.11, og av landslagssjefen Mesterskapet, som er et mesterskap for senior og junior lag, senior og junior tropp, og senior og junior duo/trio, avholdes mars 2018 i Asker, Norge. Landslagssjefen i RG gjør uttak av individuelle gymnaster til Nordisk. Gymnaster som blir vurdert er gymnaster på landslaget i senior og junior. I Nordisk mesterskap kjører hvert lag totalt 16 program, hvorav de 3 beste resultatene pr. redskap teller i lagsummen. 3-5 juniorgymnaster tas ut den seniorgymnaster tas ut den Det endelige uttaket gjøres av landslagssjefen basert på en helhetsvurdering av landslagsgymnastenes totale konkurransebilde og idrettsfaglig vurdering. Uttaket offentliggjøres 5. februar 2018 Norges Gymnastikk- og Turnforbund vil i tillegg til individuelt og lag, delta med følgende: 2 seniortropper.

8 2 juniortropper. 2 senior duo/trio tropper. 1 junior duo/trio tropp. Kvalifiseringskriterier for Nordisk RG, tropp, duo og trio er som følger: TKRG gjør uttak av tropp og duo/trio til Nordisk. Følgende konkurranser gjelder som uttak til Nordisk Mesterskap i senior og junior tropp og duo/trio: - Twentyfour Cup Njård januar - Twentyfour Cup Skjeberg februar Gymnaster som ønsker å kvalifisere seg må delta i begge konkurransene. Forfall fra en av konkurransene pga. skade/sykdom meldes fra på mail til marianne.halberg@gymogturn.no. Det må leveres legeattest. Gyldig forfall meldes i fra om på dommermøte slik at alle klubber er informert. Dersom en utøver ikke deltar i begge konkurranser (pga sykdom, skade e.l.), men resultatet i en konkurranse tilsier at gymnasten er en styrke for laget, gjøres en totalvurdering av TKRG. Det tas ut 2 juniortropper til Nordisk Mesterskap, der de to øverste på ranking etter kvalifiseringskonkurransene blir tatt ut. Det tas ut 2 seniortropper til Nordisk Mesterskap, der de to øverste på ranking etter kvalifiseringskonkurransene blir tatt ut. Det tas ut 1 junior duo/trio til Nordisk Mesterskap, der den øverste på ranking etter kvalifiseringskonkurransene blir tatt ut. Det tas ut 2 senior duo/trio til Nordisk Mesterskap, der de to øverste på ranking etter kvalifiseringskonkurransene blir tatt ut. Uttak for tropp og duo/trio til Nordisk offentliggjøres senest 5. februar. FS-105/16-18 Fullmakt til generalsekretær ifm sak i Domsutvalget Sak 6/16 skal opp til behandling i Idrettens domsutvalg og I den sammenheng gis generalsekretæren fullmakt til å uttale seg i rettssaken på vegne av Norges Gymnastikk- og Turnforbund. Forbundsstyret gir generalsekretæren fullmakt til å representere NGTF som part i de muntlige forhandlinger i sak 6/16 for NIFs Domsutvalg. FS-106/16-18 Prinsipielle problemstillinger knyttet til landslag Asker Turnforening har sendt inn en henvendelse angående det de mener er prinsipielle problemstillinger knyttet til landslag RG. Det framkommer ingen konkrete forslag eller prinsipielle problemstillinger som ligger til styret å behandle. Generalsekretæren besvarer henvendelsen fra Asker Turnforening. Møtet hevet kl Øistein Leren (sign.) Generalsekretær

9