Referat fra forbundsstyremøte Fredag kl Thon Hotel Arena, Lillestrøm

Transkript

1 Referat fra forbundsstyremøte Fredag kl Thon Hotel Arena, Lillestrøm Tilstede fra styret: Forfall fra styret: Atle Nilsen (AN) Lars Hugo Berg (LHB) Veronika Reinhaug (VR) May Brit Osaland (MBO) Terje Selnes (TS) Nina Fjellet (NF) fra kl (Deltok ikke på sak O-sak 9, O-sak 10, O-sak 11, O-sak 12, O-sak 13, O-sak 14, O- sak 15 og FS-17/16-18) Siv Langerød-Erichsen (SLE) Kristin P. Gilbert (KG) Tilstede fra komiteene: Brian Carlsen på FS-17/16-18 Tilstede fra administrasjonen: Øistein Leren (ØL) Hermod Buttedahl på sak FS-17/16-18 Henning Ottersen på sak FS-17/16-18 Marianne Eikeland på sak FS-18/16-18 og FS- 19/16-18 Christine Ellingsen på sak FS-19/16-18 Margrete Morken på FS-20/16-18

2 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste Orienteringssaker O-sak 09/16-18 Regnskap pr O-sak 10/16-18 Saker i domsutvalget O-sak 11/16-18 Aktivitetsrapport fra styret O-sak 12/16-18 Aktivitetsrapport fra administrasjonen O-sak 13/16-18 Toppidrettsprosess TM / TK / RG / TR O-sak 14/16-18 World Gym for Life Challenge O-sak 15/16-18 Status Mysoft Styresaker FS-17/16-18 Orientering fra Team Norge UNNTATT OFFENTLIGHET FS-18/16-18 Klubbutvikling i NGTF FS-19/16-18 Mandat for komite for utdanning FS-20/16-18 Mandat for teknisk komite Gymhjul FS-21/16-18 Oppnevning av tekniske komiteer FS-22/16-18 Søknad om kreditt i NIF konsernkonto FS-23/16-18 Organisere for å realisere

3 Saksliste Åpning Godkjenning av innkalling og saksliste. Det ble ikke meldt inn saker under eventuelt. Orienteringssaker O-sak 09/16-18 Regnskap pr Generalsekretæren orienterte om regnskapet, og det ble drøftet hvor sikre eller usikre anslagene på de enkelte tiltakene var. Forbundsstyret brukte særlig tid på de større inntekts- og utgiftspostene hvor større deler av resultatvirkningen fortsatt ikke er sikker. Generalsekretæren varslet at man synes å ligge an til et resultat på ca. 0,-, gitt at man ikke gjør endringer i budsjettet og bevisst styrer annerledes. Generalsekretæren mente samtidig at en grundig gjennomgang ville avstedkomme muligheter for omdisponeringer og justeringer som ville kunne gi styringssignaler mot et mer positivt resultat. Forbundsstyret var klare på at det var nødvendig å gjøre en slik gjennomgang, da et 0,- resultat ikke ville være akseptabelt å styre mot, og at man også ønsket et justert budsjett å styre etter. Vedtak. Generalsekretæren går igjennom regnskap og budsjett. Resultatet av gjennomgangen og forslag til nytt budsjett legges fram for forbundsstyre i telefonmøte kl Resultatet bør helst være i nærheten av opprinnelig budsjett. O-sak 10/16-18 Saker i domsutvalget Forbundets advokat er i gang med vitnesamtalene. Domsutvalgets sekretariat har meddelt at den ene saken vil bli tatt til domsutvalget med skriftlig behandling. Vitnehøringene fortsetter i forhold til den andre saken. Tas til etterretning. O-sak 11/16-18 Aktivitetsrapport fra styret Forbundsstyret drøftet oppsettet på aktivitetsrapportene, og var enige om at formen vil gjøre det mulig å følge bedre med på hvilke mål i Langtidsplanen som det jobbes med mellom hvert styremøte. Det er en vurderingssak hvor omfattende man gjør det, og her vil man ha et bedre grunnlag ved neste rapport. Forbundsstyret drøftet også hvorvidt man skulle rapportere på status på ulike tiltak man er involvert i, f.eks gjennom å bruke trafikklys som indikator. (grønn, gul, rød) Tas til etterretning. Endringer i rapportering og eventuell bruk av indikering av måloppnåelse vurderes etter neste rapport. O-sak 12/16-18 Aktivitetsrapport fra administrasjonen Rapporten var dessverre ikke sendt ut til styret i tide, men ble sendt ut under møtet. Forbundsstyret vil bruke denne og neste rapport som grunnlag for beslutning om nivået på rapporten er riktig for å vise hva som er gjort i administrasjonen i perioden. Jfr. ellers kommentarer til O-sak 12/ Tatt til etterretning.

4 O-sak 13/16-18 Toppidrettsprosess TM / TK / RG / TR Atle Nilsen orienterte om prosessen så langt. Det har vært gjennomført to work-shop som danner et godt grunnlag for ytterligere avklaring av hvilke tiltak som må iverksettes på kort og lang sikt innen de ulike grenene. Tatt til etterretning. O-sak 14/16-18 World Gym for Life Challenge Generalsekretæren orienterte om status for påmeldingen og øvrig arbeid så langt. Det er grunn til å være rimelig fornøyd med påmeldingen fra resten av verden, men det er litt få norske deltagere. Tatt til etterretning O-sak 15/16-18 Status Mysoft Orienteringen hadde fokus på hvorvidt det noen gang var gjennomført en kapasitetstest på systemet. Generalsekretæren er ikke kjent med at det spesifikt har blitt gjort det på vår portal, noe som vil bli undersøkt. Tatt til etterretning. Styresaker FS-17/16-18 Orientering fra Team Norge UNNTATT OFFENTLIGHET FS-18/16-18 Klubbutvikling i NGTF Marianne Eikeland la fram hovedinnholdet i saken. Det er to hovedpoeng i tilknytning til denne saken. Det ene er at NGTFs ambisjonsnivå slik det framgår av vedtatt LTP ikke er i tråd med Idrettspolitisk dokument. Det andre hovedpoenget er at vi i forrige LTP hadde en ambisjon og noen forslag til virkemidler som vi ikke har prøvd ut. Klubbutvikling er et fastlagt system fra NIF hvor det finnes en felles veilederutdanning. Dette er kurs og prosesser for klubben og de retter seg mot ledelse og styret, både hva gjelder drift og utvikling. Tiltaket har endret seg over år, og der det før var en pakke er det nå gjerne en oppstart med et besøk og så går man videre derifra. Det finnes også en annen prosess som starter med startmøte, og så utfordres klubben på de områder de selv er med på å identifisere. NGTFs rolle er å være veileder, og noen kretser kjører nå dette som klubbesøk hvor man tar tema for tema. Det er en erkjennelse at besøk i mange lag ikke gir noen særlig stor effekt, men det er samtidig ingen tvil om at det er stort behov i mange lag for å gjennomføre klubbutviklingen. En utfordring man har er at det er et skille mellom særidrettslag og fleridrettslag når det gjelder slike prosesser. Dette gjør det noe vanskeligere å få effektivitet ut av tiltakene, samtidig som vi også kan lene oss mer på idrettskretsene og forsøke å få mest mulig ut av samarbeidet. Vi bør kanskje også sikte oss mer inn bare mot lederne i lagene, både ansatte og valgte.

5 Klubbesøk er en del av klubbutvikling, men erfaringen er helt klart at effekten der er også avhengig av hvem som utfører besøket. Det er bred enighet om at klubbutviklingspakken er god. Klubbutviklingsarbeidet er et sentralt område for styret, og styrene i lagene har klart et ansvar for det. Forbundsstyret drøfter saken med kretslederne under kretsledermøtet. Forbundsstyret vil konkludere på videre framdrift som del av plan- og budsjettarbeidet. Siktemål må være å bringe balanse mellom praktisk gjennomføring av egne målsettinger og intensjon i IPD. FS-19/16-18 Mandat for komite for utdanning Både forbundstinget og administrasjonen mener det er behov for en komite for utdanning. Vi har i flere saker sett behovet for en komite/gruppe som kan foreta en helhetlig vurdering av innhold og materiell til de nye trenerkursene opp imot kompetansekravene og andre føringer som den vedtatte trenerløypa gir. Det er ulike personer som lager selve kursene for oss basert på deres innsikt og fagkompetanse. I tillegg vil det være ønskelig at man også sørger for at vi har en god helhet og sammenheng i det vårt utdanningstilbud. Administrasjonen har også ved flere tilfeller savnet et godt diskusjons -og rådgivningsforum for arbeidet med lederkompetanse og klubbutvikling. Vi har i dag flere som har gjennomført veilederutdanning, og som kan være aktuelle for et slikt diskusjonsforum. Vi ser også at det er flere ansatte som kunne bidra godt i arbeidet med helhetlige vurderinger og i forhold til klubbutvikling. En tradisjonell oppnevning til komite vil utelukke denne kompetansen, og ville føre til en stor gruppe dersom de skulle trekkes med i tillegg til en fulltallig komite. Det oppnevnes en arbeidsgruppe på inntil fem personer, bestående av frivillige og ansatte. Gruppen må bestå av personer med innsikt og kunnskap i forhold til både metode, pedagogikk og organisering i tillegg til at den knytter til seg nødvendig fagkompetanse ved behov. Gruppen gis følgende mandat: -være forbundsstyrets rådgivende organ på områdene trener -og lederutdanning, og klubbutvikling. Gruppen kan fatte vedtak på området, og fremmer saker for styret gjennom konsulent. Overordnede strategier avgjøres i forbundsstyret. Gruppen kan i enkelte saker utvides med de utdanningsansvarlige i de tekniske komiteene og breddekomiteen. Administrasjonen setter opp en liste over aktuelle personer som drøftes med presidenten før forespørsler gjøres. Gruppen oppnevnes av styret når personer er klarlagt. FS-20/16-18 Mandat for teknisk komite Gymhjul Aktiviteten i gymnastikkhjul har vært diskutert gjentatte ganger i forbundsstyret. Hovedbekymringen til forbundsstyret har vært at antall aktive har gått stadig nedover, og antallet deltagere i NM har etter hvert blitt så lavt at man har stilt spørsmålstegn ved om det skal kunne opprettholde status som mesterskap. I seniorklassen har det i 2016 vært en aktiv utøver, mens det i junior har vært noen flere.

6 Under Ungdomslekene på Lillehammer i 2015 var det både junior NM og senior NM i tillegg til rekruttklasser, og da ble deltagertallet totalt mellom 30 og 40, hvorav det var to seniorer. Det er registrert om lag 100 utøvere innen gymnastikkhjul totalt i NGTF. I 2015 ble det arrangert to ekstraordinære lagsmøter for å drøfte problemet med at det var så liten rekruttering. Det ble i disse møtene pekt på utfordringer med trenere, utfordringer med treningstid, kostnader til utstyr og at grenen har så liten utbredelse at miljøet blir lite og sårbart. Det var flere deltagere på møtene, deriblant også flere komitemedlemmer og internasjonal representant i IRV, som var villige til å forsøke å gjøre andre tiltak enn bare konkurranser for å skape ny aktivitet og rekruttering. Det ble i disse møtene, og i påfølgende møter med teknisk komite påpekt at man ville måtte vurdere ressursbruken til denne grenen, både i økonomiske midler og administrativ støtte fra kontoret. Det har også vært enighet om at man ikke så det hensiktsmessig å gjøre store endringer før årets VM var ferdig, og at man så skulle i gang med ny syklus. De ressurspersoner som har vært med på møtene er også representert på forslagslisten til ny komite. NM 2017 er tildelt Spydeberg, men det må likevel vurderes om det kan gjennomføres og anerkjennes som et Norgesmesterskap basert på at deltagelsen i 2016 var så lav. Konkurransen kan vurderes gjennomført uten å få status som Norgesmesterskap. Det oppnevnes ikke ny teknisk komite for Gymnastikkhjul pr Det skal opprettes en arbeidsgruppe bestående av inntil 4 personer som får følgende oppdrag: 1: Utvikle, planlegge gjennomføring og gjennomføre rekrutteringstiltak for rekrutt, junior og senioralder. 2: Vurdere og gjennomføre endringer i konkurransesystemet slik at det kan bidra til økt rekruttering. Forbundsstyret vil kunne stille noen økonomiske midler til rådighet basert på gode og gjennomarbeidede planer for rekrutteringsarbeid. Arbeidsgruppen får en kontaktperson i forbundsadministrasjonen, men det settes ikke av dedikerte ressurser i administrasjonen til grenen. All konkurranserelatert aktivitet må foregå på full egenfinansiering og administreres ikke gjennom forbundskontor eller kretskontor. Arbeidsgruppen utarbeider forslag til minimumskrav for antall deltagere i henholdsvis junior og senior nasjonal konkurranse Gymnastikkhjul 2017 for at det skal kunne benevnes Norgesmesterskap. Arbeidsgruppen rapporterer til administrasjonen v/ kontaktperson kvartalsvis, første gang i forbindelse med at gruppen presenterer plan for arbeidet i 2017 for forbundsstyret i deres møte Arbeidsgruppen presenterer også forslag til minimumskrav for NM Gymnastikkhjul 2017 til dette møtet. Aktiviteten vurderes på nytt i forbindelse med budsjett 2018.

7 FS-21/16-18 Oppnevning av tekniske komiteer Generalsekretæren orienterte om status innenfor arbeidet med de ulike komiteene. Pr. dato gjensto det en del avklaringer, men de fleste av navnene som kunne være aktuelle var avklart. Generalsekretæren gis fullmakt til å arbeide videre og godkjenne oppnevninger som er i tråd med gitt informasjon etter hvert som de avklares. FS-22/16-18 Søknad om kreditt i NIF konsernkonto NGTF hadde i henhold til årsregnskap 2015 et underskudd på kr ,- Dette medførte at man ved årsslutt stod med negativ egenkapital på kr Budsjett 2016 er pr lagt opp til å gi et overskudd på ,- Likviditetsmessig så har overgangen fra et kalenderår til et annet alltid vært den vanskeligste perioden. NGTF har inntekter fra forbundsavgifter som normalt betales inn fra lagene i løpet av juni og juli, basert på fakturaer som sendes ut i mai. Fakturaene baserer seg på medlemstallet fra idrettsregistreringen, og i 2016 ble ikke de klargjort for sent i juni. Faktureringen ut til lagene ble dermed tilsvarende senere, og likviditeten til forbundet forskyves tilsvarende. I 2015 søkte NGTF også om kreditt. Vi søkte da om til sammen 3 millioner i kreditt. Erfaringen fra 2015 er at det holdt akkurat, og det synes ikke å være grunnlag for å si at ikke tilsvarende skulle være tilfellet i år. Tidspunktet for søknad er tidligere, basert på at den endringen vi har sett knyttet til utfaktureringen av forbundsavgiften. Forbundsstyret godkjenner at man søker om kreditt i NIF konsernkonto for perioden omkring årsskiftet Størrelsen på nødvendig kreditt beregnes av generalsekretær og legges fram for styret for endelig godkjenning gjennom vedtak av søknaden. FS-23/16-18 Organisere for å realisere I tråd med FS-12/16-18 så ser forbundsstyret behov for et større fokus på hvorvidt man er fornuftig organisert og har en riktig fordeling av ansvar og arbeidsoppgaver innad i administrasjonen og mellom forbund og krets. Det kan også være behov for å se på arbeidsform innad i styret og komiteer, slik man har startet opp knyttet til toppidretten. Forbundsstyret ser at det i en slik prosess kan være gunstig med en ekstern konsulent til å bistå i prosessen. NGTF er en stor og mangfoldig organisasjon, slik at det er veldig viktig med god forventningsavklaring med ekstern konsulent i oppstarten av en slik gjennomgang. Generalsekretæren kjenner organisasjonen godt, og det vil være naturlig at framdriften i prosessen avklares gjennom initielle møter mellom konsulent og generalsekretær. Saken tas opp til ny vurdering i forbindelse med budsjettgjennomgang Møtet hevet kl Øistein Leren (ref.) Generalsekretær