Kontrollutvalget i Tysfjord kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag 11. desember 2017, kl , ved rådhuset i Tysfjord, formannskapssalen. Sakskart Sak 35/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 6. november 2017 Sak 36/17 Sak 37/17 Sak 38/17 Sak 39/17 Sak 40/17 Sak 41/17 Sak 42/17 Sak 43/17 Utbetaling fra Nordlaks til havbruksfondet Saker til oppfølging manglende tilbakemelding Formannskapssak 1/17 Kjøp av areal på industriområdet Svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2) og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet Revisjonsbrev nr. 18 manglende svar Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune NKRFs Kontrollutvalgskonferanse orienteringssak Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2016 orienteringssak Sak 44/17 Møteplan 2018 Sak 45/17 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 5. desember 2017 Narvik, 5. desember 2017 Hålogaland Revisjon AS Ann-Aashild Hansen Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgets leder Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 6. november 2017 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 6. november 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 6. november 2017

3 Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, kommunestyresalen Fra sak: Til sak: 14/17 34/17 Fra kl.: Til kl.: 09:30 13:20 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide (sak 14/17 17/17 og sak 26/17 34/17) Bjarne J. Langmo (sak 18/17 27/17) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fungerende økonomileder Idar Kintel var tilstede i møtet under behandling av sak 17/17 24/17 og sak 34/17. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen og kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug var tilstede i møtet under behandling av sak 17/17 27/17. 3 av 3 medlemmer møtte. Vara var tilstede for ett av medlemmene i deler av møtet. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 1

4 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 14/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 5. april 2017 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2017 godkjennes. Protokoll fra møte 5. april 2017 ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 15/17 Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune orienteringssak Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Tysfjord kommune Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 16/17 Negativ revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF orienteringssak Negativ revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på særregnskapet for Stetindhallen Tysfjord KF Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ revisjonsberetning Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 2

5 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 17/17 Årsregnskap Tysfjord kommune Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet tok en grundig gjennomgang av revisors funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen var også tilstede i møtet, og kom med kommentarer og innspill. Fungerende økonomileder Idar Kintel var tilstede i møtet, og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for 2016 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 3

6 Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 4

7 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 18/17 Revisjonsbrev nr. 18 Redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 18. Oppdragsansvarlig revisor gjennomgikk revisjonsbrev nr. 18. Forholdene som var tatt opp i brevet ble diskutert i møtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 18 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 18 fra administrasjonssjefen innen 1. desember 2017, med kopi til ekstern revisor. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 5

8 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 19/17 Oppsummeringsbrev årsregnskap Tysfjord kommune orienteringssak Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Revisor hadde forespeilet utsending av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 i løpet av uke 44. Brevet var imidlertid ikke klart for behandling, og vil bli behandlet på et senere tidspunkt. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 behandles når det foreligger. Enstemmig vedtak Sak 20/17 Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til særregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Inge Johannessen tok en gjennomgang av utført revisjon av særregnskapet, samt revisors funn gjennom revisjonen. Fungerende økonomileder Idar Kintel svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til særregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtatt Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for 2016 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 6

9 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 21/17 Oppsummeringsbrev Stetindhallen Tysfjord KF 2016 orienteringssak Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016, som var sendt fra revisor til driftsleder i Stetindhallen Tysfjord KF. Revisor redegjorde for innholdet i brevet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 7

10 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtatt Sak 22/17 Manglende svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2) Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget følger opp at revisjonsbrevet blir tilfredsstillende besvart. Kontrollutvalget sendte melding om vedtak i sak 09/17 Svar på revisjonsbrev nr. 16, og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet til kommuneadministrasjonen 2. mai Av vedtaket i sak 09/17 framgår det at «Kontrollutvalget ber administrasjonssjefen om å svare på revisors forespørsel i brev av 4. januar 2017, med kopi til kontrollutvalget, innen 16. mai 2017.» Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt svar på henvendelsen, men er informert om at revisor har etterlyst svar i epost til økonomileder 24. oktober Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget følger opp at revisjonsbrevet blir tilfredsstillende besvart. Enstemmig vedtatt Sak 23/17 Svar på revisjonsbrev nr. 17 Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Økonomileder Mari Hegge har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 17. Revisor redegjorde for innholdet i svarbrevet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Administrasjonens svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 8

11 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 24/17 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Revisor hadde vurdert administrasjonens tilsvar på revisjonsbrev nr. 17. Revisor redegjorde for sin vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 25/17 Beboerregnskap Prestegårdstunet sykehjem 2016 orienteringssak Kontrollutvalget tar mottatt revisjonsberetning på beboerregnskapene for 3 beboere ved Prestegårdstunet sykehjem for 2016 til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt revisjonsberetning på beboerregnskapene for 3 beboere ved Prestegårdstunet sykehjem for Revisor redegjorde for innholdet i mottatt revisjonsberetning. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar mottatt revisjonsberetning på beboerregnskapene for 3 beboere ved Prestegårdstunet sykehjem for 2016 til orientering. Enstemmig vedtak Sak 26/17 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune - orienteringssak Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. I Fylkestingets møte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune behandlet. Med bakgrunn i vedtakene har kontrollutvalgene for kommunene i Nordland mottatt kopi av invitasjon til Andøy kommunes kontrollutvalg til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland. Av saksdokumenter knyttet til vedtakene i Nordland fylkeskommune fremgår det at Salten kommunerevisjon, Ytre Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 9

12 Kontrollutvalget i Tysfjord Helgeland kommunerevisjon og kommunerevisjonen i Lofoten skal være del i utredningsprosessen vedrørende dannelse av felles revisjonsenhet. Tysfjord kommune har i dag ikke tilknytning til noen av disse involverte partene. Revisor og sekretariatet redegjorde for mottatt invitasjon i møtet, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. Enstemmig vedtak Sak 27/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - orienteringssak Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 28/17 Valg av revisor til fellesnemnd Tysfjord vest/hamarøy Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda velges Salten kommunerevisjon IKS. I felles kommunestyremøte Hamarøy og Tysfjord 17. august 2017 ble det i KS sak 57/17 Valg av revisor til fellesnemnd fattet følgende vedtak: «Fellesnemnda får fullmakt til å velge revisor etter innstilling fra kontrollutvalgene.» Før saken ble behandlet valgte kontrollutvalgets leder Ann Aashild Hansen å erklære seg inhabil. Dette som følge av at hun er ansatt som økonomisjef i Hamarøy kommune. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 10

13 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda Tysfjord vest/hamarøy velges Salten kommunerevisjon IKS. Enstemmig vedtak Sak 29/17 Valg av revisor til fellesnemnd Tysfjord øst/narvik Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda velges KomRev NORD IKS. I møte i Fellesnemnd for kommunesammenslåing Narvik, Ballangen og Tysfjord 26. juni 2017 ble det i sak 001/17 Konstituering av fellesnemnd fattet følgende vedtak vedrørende valg av revisor: «Valg av revisor til Fellesnemnda gjøres på et senere tidspunkt.» Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget sender saken til behandling i fellesnemnda med følgende innstilling til vedtak: Som revisor for fellesnemnda Tysfjord øst/narvik/ballangen velges KomRev NORD IKS. Enstemmig vedtak Sak 30/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Tysfjord kommune Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 12. september Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Tysfjord kommune i bestilling. Med bakgrunn i at Narvik kommune vil overta Tysfjord kommunes økonomifunksjon fra 1. januar 2018, ansees det som lite relevant å gjennomføre det planlagte forvaltningsrevisjonsprosjektet. Når Plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet i kommunestyret 16. desember 2016, ble kontrollutvalget gitt «myndighet til å gjøre endringer i planen i Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 11

14 Kontrollutvalget i Tysfjord planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse.» Kontrollutvalget ønsker heller å bestille en forvaltningsrevisjon på Selvkosttjenester, jf. prioritert prosjekt nr. 2 i Plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget besluttet å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester, som var prioritet nr. 2 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon. Det er kommunens revisor KomRev NORD IKS som utfører forvaltningsrevisjon for Tysfjord kommune. Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å utarbeide forslag til prosjektskisse til neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak Sak 31/17 Budsjett Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 12

15 Kontrollutvalget i Tysfjord Forslaget ble gjennomgått i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Enstemmig vedtak Sak 32/17 Invitasjon til fellesmøte kontrollutvalgene i Narvik, Ballangen og Tysfjord Ingen Med bakgrunn i at kommunene Narvik, Ballangen og Tysfjord (øst) skal slås sammen, ønsket kontrollutvalget i Narvik kommune å ta initiativ til et fellesmøte for de berørte kontrollutvalgene. Kontrollutvalget i Narvik kommune ønsket således tilbakemelding på om det ville være ønskelig med et slikt fellesmøte i begynnelsen av 2018, samt eventuelle innspill til saker som kan være aktuelle å ta opp i et slikt møte. Kontrollutvalget så at det kunne være hensiktsmessig med et slikt fellesmøte, og ønsket følgelig å takke ja til invitasjonen fra kontrollutvalget i Narvik. Kontrollutvalget drøftet forslag til saker som kunne være aktuelle å ta opp, og anbefalte i første omgang følgende saker: Kontrollutvalgets rolle Felles forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2019? Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget i Tysfjord kommune takker ja til invitasjonen fra kontrollutvalget i Narvik kommune, og vil utarbeide saker og innspill frem mot møtet. Kontrollutvalget anmoder sekretariatet å forberede en presentasjon til fellesmøtet, som gir et innblikk i kontrollutvalgets rolle, samt i bakgrunnen for at kontrollutvalget i Tysfjord kommune i 2016/2017 ønsket å konkretisere sin rolle. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 13

16 Kontrollutvalget i Tysfjord Sak 33/17 Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Sekretariatet redegjorde for at kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 34/17 Eventuelt 34.1/17 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 I forkant av kontrollutvalgsmøtet har revisor mottatt svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2016 til orientering. Enstemmig vedtak 34.2/17 Avtale med avgått rådmann Saken er unntatt offentlighet, jfr. kommuneloven 31, pkt. 3 Fungerende økonomileder Idar Kintel redegjorde for deler av avtalen som var inngått med avgått rådmann. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 14

17 Kontrollutvalget i Tysfjord /17 Tvistesaker Fungerende økonomileder Idar Kintel redegjorde for både potensielle, pågående og avsluttede tvistesaker i Tysfjord kommune. 34.4/17 Status økonomiavdeling Tysfjord kommune Fungerende økonomileder Idar Kintel redegjorde for status på økonomiavdelingen i Tysfjord kommune. Gjennom redegjørelsen fremkom det at fungerende økonomileder vil begynne i ny jobb 1. februar Det kom videre frem at det er avtalt at Narvik kommune vil håndtere Tysfjord kommunes økonomifunksjon fra 1. januar /17 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018 Samtlige ordinære medlemmer i kontrollutvalget i Tysfjord kommune ønsker å delta på NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Slik opplæring er tatt inn i innstilling til budsjett for kontroll og tilsyn Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å besørge påmelding til konferansen. Neste kontrollutvalgsmøte berammes til mandag 11. desember 2017 kl. 10:00. Møtet ble hevet kl. 13:20. Kjøpsvik, 6. november Ann-Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 6. november 2017 sak 14/17 34/17 Side 15

18 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 36/17 Sakstittel: Utbetaling fra Nordlaks til havbruksfondet Redegjørelse fra administrasjonen tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget er informert om at Havbruksnæringens fond i 2016 ble tilført kr 1 million fra Nordlaks AS. I formannskapsmøte 22. mai 2017 ble flere saker som gjaldt søknad om midler fra havbruksfondet vedtatt utsatt, og sendt tilbake til administrasjonen for videre utredning. Administrasjonen er invitert til møtet for å redegjøre for hvor disse sakene står pr i dag.

19 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 37/17 Sakstittel: Saker til oppfølging manglende tilbakemelding Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget har flere pågående saker der saksbehandling avhenger av tilbakemelding på konkrete forhold fra administrasjonen. Alle sakene var oppe til behandling i kontrollutvalgets møte 22. februar Kontrollutvalget har invitert kommuneadministrasjonen til møtet for å redegjøre for status på de enkelte saksforholdene: Sak 02/16 Rådmann og økonomileder var tilstede i møtet og orienterte. Kontrollutvalget fikk en generell orientering fra administrasjonen om hva som var gjort i etterkant av kommunestyrets vedtak (i sak 88/15). Kontrollutvalget har etterspurt en skriftlig tilbakemelding, og etterlyser dette. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i sak 02/16: «Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 88/15 innen utgangen av uke 14 i Kontrollutvalget avventer med å realitetsbehandle saken til neste møte.» Sak 06/16 Kontrollutvalget har i sak 06/16 forespurt administrasjonen om tilbakemelding på noen konkrete forhold tilknyttet behandling av kommunestyrets sak 88/15, som omhandlet forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2. Kontrollutvalget etterlyser tilbakemelding på følgende: 1. Det er innsendt et regnskapssammendrag til Nordland fylkeskommune på kr ifm. Utbetaling av spillemidler til Kunstgressbanen i Kjøpsvik. Kontrollutvalgets

20 rapport jfr. side 24 opererer med funn på kr En differanse på kr mellom innrapportert regnskap og kontrollutvalgets funn. 2. Befaring av vedr. gruslager. Begge representanter var etatsjefer i Tysfjord kommune da. Hvem var egentlig eier av grusmassen i 2008? 3. Det er utstedt både gavebrev og lovnader om tilskudd til Kjøpsvik Kunstgressbane? Er disse effektuert som angitt i søknadene som var grunnlaget for totalfinansieringen? 4. Det er investert i en traktor til kr Kjøpsvik Idrettslag fikk innvilget kr fra Havbruksfondet til investeringen. Slik det fremgår av vedlegg/regnskap kan det tyde på av Tysfjord kommune står som eier av traktoren. Hvem er registrert eier av traktoren i dag? Hvordan er tilskuddet fra Havbruksfondet anvendt til formålet? Sak 08/16 Kontrollutvalget ønsket i denne saken å se på prosjektet oppgradering av Musken vannverk. Til saken hadde kontrollutvalget bedt om å få sluttrapport på investeringen og forelagt hvordan anbudsprosessen rundt investeringen hadde vært. Rådmann, ordfører og teknisk sjef var tilstede i møtet og orienterte. På bakgrunn av orienteringen fattet kontrollutvalget følgende vedtak i saken: «Kontrollutvalget ber om å få tilsendt forarbeid, vedtak og sluttregnskap for oppgraderingen av Musken vannverk. Kontrollutvalget ber om å få spesifisert hvor materiell til investeringen er kjøpt og hvem som har utført jobben.» Kontrollutvalget har ikke mottatt tilbakemelding på ovennevnte forespørsel. Sak 09/16 Kontrollutvalget hadde til sak 09/16 bedt om å få forelagt kjøpekontrakt og dokumentasjon på alle kostnader som var påløpt i forbindelse med eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS. Det ble fattet følgende vedtak i saken: «I forbindelse med salget av TSA og leie av 7 leiligheter fra NSB Nordsalten Boliger AS bes det om skriftlig tilbakemelding på følgende: Kommunestyrets vedtak om salg av bygget, og skriftlig bekreftelse på om det er mottatt oppgjør for bygget. Alle spesifikasjoner, kontrakter, leieavtaler, skjøte Dokumentasjon som ikke finnes internt bes det ta kontakt med kjøper for kopi.» Kontrollutvalget har ikke mottatt tilbakemelding på ovennevnte forespørsel.

21 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 38/17 Sakstittel: Formannskapssak 1/17 Kjøp av areal på industriområdet Redegjørelse fra administrasjonen tas til orientering. Saksopplysninger: I forrige kontrollutvalgsmøte 6. november 2017 drøftet kontrollutvalget formannskapets sak 1/17 Kjøp av areal på industriområdet. Kontrollutvalget ønsker opplysninger rundt status og eventuell videre behandling av saken. Administrasjonen er invitert til møtet for å redegjøre.

22 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 39/17 Sakstittel: Svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2) og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet Svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2) og revisors vurdering av svar på revisjonsbrevet tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Utvalget utfører en del av sitt påse-ansvar ved å følge opp at revisor mottar tilfredsstillende svar på nummererte brev og oppsummeringsbrev sendt til kommunens administrasjon. Fungerende økonomileder Idar Kintel har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2), datert 6. november Revisor har vurdert administrasjonens tilsvar på det nummererte brevet. Vedlegg: Svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2) Revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 16 (del 2)

23 Thomas Jensen Fra: Idar Kintel Sendt: 6. november :05 Til: Inge Johannessen; Bjørg-Karin Karlsen-Steinhaug; Thomas Jensen Emne: Svar på revisjonsbrevnr 16 (del 2) Forbehold vedrørendebudsjett vesentligeavvikmellomregulert budsjett og regnskap Så lenge Tysfjord kommunes årlige driftsutgifter er så store iforhold til årligedriftsinntekter som de harværtde siste årene, vil detværevesentlige avvikmellombudsjettog regnskap. Deteride siste årene gjennomført reduksjoneridriftsom harhatt godeffekt, mender effektenikke har kommet tilsyne grunnetreduserte inntekter frarammetilskudd, konsesjonskraftogeiendomsskatt. Kommunen skalvedta enforpliktende plan for hvordan de skalbetale tilbakeakkumulertmerforbruk for de tidligere årene.detblevedtatten planfor 2017,men dener ikke godkjentavfylkesmannen.en ny planblirutarbeidetog skalvedtassammenmedbudsjett 2018og økonomiplan Varrudagáj - Medvennlig hilsen Idar Kintel Divtasvuona suohkan -Tysfjord kommune Tlf: Mob:

24 Thomas Jensen Fra: Bjørg-Karin Karlsen-Steinhaug Sendt: 8. november :57 Til: Thomas Jensen Kopi: Inge Johannessen Emne: VS: Svar på revisjonsbrevnr 16 (del 2) Hei! Vihar mottattsvarfra Idar Kintel pårevisjonsbrev nummer16(del2) som gjengitt nedenfor.vivelgerogsåågjøre vår vurdering av hans tilbakemelding som følger; KomRevNORDviser til svar fra Tysfjordkommune,ogvi tar svaret tilorientering.vi ser av svaretat kommunen har storeutfordringer da forpliktende plan for 2017 på hvordan de skalbetale tilbake akkumulert merforbruk for de tidligere årene ikke blegodkjent av Fylkesmannen, deter joikkeetgodt tegn. Ut fra informasjon fra kommunen antar viatdet blir et merforbruk på ca millioner i 2017også. Slik viserdet har kommunen enstor jobbforan seg for å komme i målmeden forpliktende plan med budsjett2018og økonomiplan Inge Johannessen Fra: Idar Kintel [mailto:idar.kintel@tysfjord.kommune.no] Sendt: 6.november :05 Til: Inge Johannessen <inge.johannessen@komrevnord.no>; Bjørg-KarinKarlsen-Steinhaug <b.karlsensteinhaug@komrevnord.no>; Thomas Jensen <tje@halogalandrevisjon.no> Emne: Svar pårevisjonsbrev nr16(del2) Forbehold vedrørendebudsjett vesentligeavvikmellomregulert budsjett og regnskap Så lenge Tysfjord kommunes årlige driftsutgifter er så store iforhold til årligedriftsinntekter som de harværtde siste årene, vil detværevesentlige avvikmellombudsjettog regnskap. Deteride siste årene gjennomført reduksjoneridriftsom harhatt godeffekt, mender effektenikke har kommet tilsyne grunnetreduserte inntekter frarammetilskudd, konsesjonskraftogeiendomsskatt. Kommunen skalvedta enforpliktende plan for hvordan de skalbetale tilbakeakkumulertmerforbruk for de tidligere årene.detblevedtatten planfor 2017,men dener ikke godkjentavfylkesmannen.en ny planblirutarbeidetog skalvedtassammenmedbudsjett 2018og økonomiplan Varrudagáj - Medvennlig hilsen Idar Kintel Divtasvuona suohkan -Tysfjord kommune Tlf: Mob:

25 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 40/17 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 18 manglende svar Kontrollutvalget etterlyser tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 18 fra administrasjonen. Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS sendte kommunen et nummerert brev nr. 18 i forbindelse med at de avga revisjonsberetning på Tysfjord kommunes årsregnskap for Det nummererte brevet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 6. november 2017 under sak 18/17, og det ble fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 18 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 18 fra administrasjonssjefen innen 1. desember 2017, med kopi til ekstern revisor.» I etterkant av møtet sendte sekretariatet melding om vedtak i saken til rådmannen. Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt svar på revisjonsbrev nr. 18. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 18

26

27

28

29 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 41/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Kontrollutvalget godkjente, og vil legge til grunn, overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor datert 4. desember Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune i bestilling. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgår mulige problemstillinger som revisor kan undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune. Forvaltningsrevisor har tatt en gjennomgang av forslaget til prosjektskisse, og kommet med sine kommentarer til den. Forvaltningsrevisor har videre laget en Overordnet prosjektskisse. Sekretariatet redegjør for innholdet i forslag til prosjektskisse og i forvaltningsrevisors Overordnet prosjektskisse. Vedlegg: Forslag til prosjektskisse Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor m/vedlegg

30 PROSJEKTTITTEL: BAKGRUNN: Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Forfleretjenesterhvor brukerbetaling er regulert,nyttes selvkost som rammefor brukerbetaling.dette innebærer atkommunen måutarbeide et selvkostregnskap avdereellekostnadeneinnenfor deaktuelle tjenesteområdenefor å førekontrollmed atgebyrinntekteneikke overstiger kommunens selvkost. Eventueltoverskudd iselvkostregnskapet innenfor disseområdeneskalavsettes tilselvkostfond. Tysfjord kommune hargjennomgående høyere gebyrer enngjennomsnitteti sammenlignbarekommuner for sineselvkosttjenester. PROSJEKTLEDER/ PROSJEKTMEDARBEIDER: FORMÅL: KomRevNORD IKS fastsetter Et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området kan kontrollere at gebyrer for selvkosttjenester belastes innbyggerneihenhold til gjeldenderegelverk. ARBEIDSBESKRIVELSE: KomRevNORD IKS fastsetter PROBLEMSTILLING: 1. Har Tysfjord kommune beregnethenførbare kostnader til gebyrområdene korrekt, oggir selvkostkalkyleneet riktig uttrykkfor selvkost påde respektivetjenestene? 2. Har Tysfjord kommune behandlet de aktuelleselvkostfondene korrekt? 3. Får innbyggerneitysfjord kommune levertdevar-tjenestenesom dehar kravpåmed hensynpåkvalitet. REVISJONSKRITERIER: KomRevNORD IKS fastsetter METODE: Gjennomføringavprosjektet skalskjeisamsvar med prinsippeneivedtekter for kontrollutvalg og RSK 001 så langt den passer. For øvrig avgjør kommunens revisor selv metodevalgogavgrensinger, menenforutsetning er ateventuelleundersøkelser omfatter representative utvalg iforhold til formålet. PROSJEKTSTART: FORVENTET TIDSFORBRUK: FORVENTET DATO FOR FERDIGSTILLELSE KRITISKE FAKTORER: KomRevNORD IKS fastsetter

31 KomRev NORD Overordnet prosjektskisse KOMREV NORD Prosjekttittel: Kommune: Bakgrunn: Prosjektleder: Selvkosttjenester Tysfjord Kontrollutvalget i Tysfjord kommune vedtok i sak 30/17 å iverksette prosess med bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt «Selvkosttjenester», som er prioritet nr. 2 i den vedtatte planen for forvaltningsrevisjon i inneværende periode. Astrid Indrebø Et formål med prosjektet kan være å sikre at reglene og prinsippene for beregning av selvkost følges, slik at brukerbetalingene er i tråd med de faktiske kostnadene. KomRev NORD vil først etablere kontakt med Tysfjord kommune og få oppnevnt kontaktperson for prosjektet. Vi tar deretter kontakt med kontaktpersonen for å informere nærmere om prosjektet samt innhente nødvendig informasjon/dokumentasjon. Skriftlig dokumentasjon kan måtte suppleres med muntlig informasjon i form av intervjuer med sentrale administrativt ansatte. Rapportskrivingen vil foregå parallelt med datainnsamlingen. Etter at datainnsamlingen er avsluttet, sender vi rapporten til kommunen for verifisering av faktaopplysningene vi har skrevet i rapporten. Etter å ha mottatt og hensyntatt eventuelle korrigeringer av fakta, vurderer vi fakta opp mot de etablerte revisjonskriteriene. Deretter blir rapporten oversendt kommunen v/rådmann på høring, og vi innarbeider eventuelle høringsmerknader i rapporten eller legger dem ved som vedlegg. Til slutt ferdigstiller vi rapporten ved å konkludere og gi eventuelle anbefalinger før den blir sendt til sekretariatet for behandling i kontrollutvalget.

32 1. Har Tysfjord kommune beregnet henførbare kostnader korrekt, og gir selvkostkalkylene riktig uttrykk for selvkost på VAR-tjenester? 2. Har Tysfjord kommune behandlet selvkostfondene for VAR-tjenestene korrekt? Revisjonskritier er krav, normer og/eller standarder som praksisen på det reviderte området skal vurderes i forhold til. Vi utleder revisjonskriterier fra følgende kilder: - Lov om kommunale vass- og avløpsanlegg - Lov om vern mot forurensinger og om avfall - Forskrift om begrensing av foruresning - H-3/14 Rundskriv for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, Kommunal- og moderniseringsdepartementet, Kommunale regnskapsstandarder om god kommunal regnskapsskikk, herunder KRS nr 6 Noter og årsberetning - Relevante vedtak, rutiner og reglementer i Tysfjord kommune Revisjonskriterier konkretiseres og bearbeides og kan derfor bli endret etter hvert som revisor framskaffer informasjon i prosjektet. Analyse av innsamlede dokumenter og regnskapsopplysninger samt eventuelle intervju av aktuelle personer i Tysfjord kommune som forestår selvkostberegningene. Januar 2018 Kritiske faktorer vil være knyttet til innsamling av data, dvs. samarbeidet med kommuneadministrasjonen i framskaffing av skriftlig dokumentasjon og muntlig informasjon. Dato: Sign: Astrid Indrebø Vedlegg: Notat til kontrollutvalget i Tysfjord datert Under forutsetning av at prosjektets aktiviteter kan gjennomføres som planlagt, jf. kritiske faktorer 2

33 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD NOTAT Til: Kontrollutvalget Tysfjord kommune Fra: KomRev NORD Dato: BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON AV SELVKOSTTJENESTER I TYSFJORD Vi viser til kontrollutvalgets vedtak i sak 30/17, hvor utvalget vedtok å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med selvkosttjenester som tema. I sekretariatets forslag til prosjektskisse fremgår tre problemstillinger: 1. Har Tysfjord kommune beregnet henførbare kostnader korrekt, og gir selvkostkalkylene et riktig uttrykk for selvkost på de respektive tjenestene? 2. Har Tysfjord kommune behandlet de aktuelle selvkostfondene korrekt? 3. Får innbyggerne i Tysfjord kommune levert de VAR-tjenestene som de har krav på med hensyn til kvalitet? Problemstilling 3 i sekretariatets forslag omhandler kvalitet i tjenestene. Revisor har ikke faglig kompetanse til å undersøke og vurdere kvaliteten på vann-, avløps- og renovasjonstjenester. Det er imidlertid mulig å gjennomføre brukerundersøkelse for å kartlegge hvor tilfredse brukerne er med kvaliteten på tjenestene de mottar. En eventuell brukerundersøkelse vil imidlertid kreve betydelige ressurser og gjøre forvaltningsrevisjonsprosjektet veldig omfattende. Tysfjord kommune har begrenset med forvaltningsrevisjonsressurser (200 timer i fireårsperioden), og prosjektet må derfor avgrenses. På bakgrunn av dette har vi ikke foreslått problemstilling om kvalitet i tjenestene i vår prosjektskisse. Med vennlig hilsen Astrid Indrebø e.f. Forvaltningsrevisor Notat Side: 1 av 1

34 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 42/17 Sakstittel: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse orienteringssak Redegjørelse fra sekretariatet tas til orientering. Saksopplysninger: Sekretariatet ble i forrige møte anmodet om å besørge påmelding av samtlige ordinære kontrollutvalgsmedlemmer i Tysfjord kommune til NKRFs Kontrollutvalgskonferanse Vedlegg: Program NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2018

35

36

37

38

39 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 43/17 Sakstittel: Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2016 orienteringssak Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016, som er sendt fra revisor til rådmannen i Tysfjord kommune. Vedlegg: Oppsummeringsbrev Tysfjord kommune 2016

40

41

42

43

44 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 44/17 Sakstittel: Møteplan 2018 Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget drøfter hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2018.

45 Tysfjord kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 45/17 Sakstittel: Eventuelt