Varamedlemmer: Helge Mordt (IR), Ann Karin Helgesen (HS), Camilla B Halstvedt (LU), Guri Barstad (ØSS), Ketil Isaksen (Bibi)

Transkript

1 FoU-utvalget INNKALLING TIL MØTE Dato: Tid: Sted: Halden - Styrerommet Medlemmer: Stein Haugom Olsen (leder), Anna -Lena Kjøniksen (IR), Finn Samuelsen (HS), Hilde Afdal (LU), Sigmund Kvam (ØSS), Beathe Due (IT), Karmenlara Ely (Akademiet), Else Norheim (Bibi), Mali Gudrun Bæverfjord (stud.), Jo Ese (stip.), Ellen Høy-Petersen (sekretær) Varamedlemmer: Helge Mordt (IR), Ann Karin Helgesen (HS), Camilla B Halstvedt (LU), Guri Barstad (ØSS), Ketil Isaksen (Bibi) Saksliste: 32/13 Godkjenning av referat fra møtet (5 min). Referat følger vedlagt. 33/13 Retningslinjer for fremgangsmåte ved søknad om eksterne FoU-midler (20 min) Saksframlegg følger vedlagt 34/13 Måltall for FoU-produksjon på avdelingene (20 min) Saksframlegg følger vedlagt 35/13 Retningslinjer for tildeling av FoU-tid (30 min) Saksframlegg følger vedlagt 36/13 Orienteringssaker (15 min) Vedlagt følger (1) Mandat og sammensetning av lokale FoU-utvalg (2) Instruks for lokale FoU-ledere (3) Stillingsbeskrivelse for dekanstillinger (4) Stillingsbeskrivelse for professorstillinger (5) Stillingsbeskrivelse for førstestillinger 37/13 Eventuelt

2 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 32/13 REFERAT TIL STEDE: Medlemmer Forfall Ikke møtt Referent Organ: Dato: Sted: FoU-utvalget Halden Stein Haugom Olsen(leder), Finn Samuelsen(HS), Else Norheim(bibliotek), Karmenlara Ely(AK), Unni Hagen(LU), Mali Gudrun Bæverfjord(studentrep. HS), Sigmund Kvam(ØSS) Ann Karin Helgesen (stip.) Kjell Ove Kjølaas (Studie og forskningsenheten) Beathe Due(IT),Ole Kristian Førrisdahl (IR), Elise Jamissen SAK 25/13 Ny studentrepresentant i FoU-utvalget Referansedokumenter NEI Den nye studentrepresentanten, Mali Gudrun Bæverfjord (HS) presenterte seg for resten av utvalget. Oppfølging SAK 26/13 Godkjenning av referat fra møtet Referansedokumenter JA Ingen kommentarer, referat godkjent. Oppfølging SAK 27/13 Status om utvalgets økonomi og planer for høsten/våren Referansedokument NEI Det ble vedtatt at referatet sendes høgskolestyret med en oppfordring om å se på FoU utvalgets myndighet til å fordele midler. Oppfølging SAK 28/13 Innspill til Regjeringens langtidsplan for forskning og høyere utdanning Referansedokumenter JA Etter en håndsopprekking rundt bordet ble det vedtatt at saken trekkes. Saken går videre til ledergruppen og sees i sammenheng med strategisk plan. Oppfølging Ledergruppen SAK 29/13 Status for FoU-relevante ting i 100-dagersplanen Referansedokumenter NEI Stein gjorde rede for status og relevante vedlegg til saken. Se saksunderlag for kulepunktene som ble diskutert. Noen punkter som kom frem under diskusjonen: - Stillingsinstruks skal ikke lenger kalles dette, men det skal være et dokument som skal brukes som en retningslinje, uten arbeidsrettslig kraft. - Biblioteket ønsker representanter inn i de lokale FoU utvalgene, dette må tas opp på ledermøte. Oppfølging Ledergruppen SAK 30/13 Stipendiatrepresentant i FoU-utvalget Referansedokumenter NEI Forslaget om Jo Ese aksepteres, og vedtaket blir som foreslått i saksunderlaget. Oppfølging SAK 31/13 Orienteringsaker Referansedokumenter NEI 1

3 Det ble orientert om rapportering av FoU-aktivitet og publikasjoner i CRISTin for Frist for rapportering av 2013 er 31.januar Oppfølging SAK 32/13 Eventuelt Referansedokumenter Dokument utdelt på møtet Karmenlara Ely delte ut et utdrag fra stortingets innstilling knyttet til behandlingen av Forskingsmeldingen 2013, ang. kunstnerisk utviklingsarbeid. Oppfølging 2

4 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 33/13 Interne rutiner for FoU-søknader om eksterne midler, som krever godkjenning på institusjonsnivå Generelt Enkelte søknadstyper om eksterne midler krever kvalitetssikring og godkjenning på institusjonsnivå. I praksis vil dette som regel si at høgskoledirektøren føres opp som prosjektansvarlig og dermed aksepterer at høgskolen stiller seg bak søknaden. Direktøren bruker lokal og sentral FoU-koordinator/leder til å gjennomgå søknadene for å sjekke om de oppfyller formalia og evt. foreslå forbedringer. For at en slik kvalitetssikring og godkjenning av søknader på institusjonsnivå skal ha mening og hensikt må det foreligge et søknadsutkast senest 4 uker før søknadsfristen. Før prosjektsøknad/skisse sendes fra avdelingen (1) Seks uker før søknadsfristen: Prosjektleder sørger for å informere dekan og lokal og sentral FoU-koordinator/leder om at en skal søke om eksterne prosjektmidler, og hvilken utlysning det er snakk om. Det er en forutsetning for institusjonell godkjenning av søknaden at fagavdelingen v/dekan legger ved en kort, faglig vurdering av søknaden som godtgjør at søknaden og søkerne fyller de faglige kravene som stilles i utlysningen. Det er videre en forutsetning at fagavdelingen v/dekan godkjenner den bruk ressurser som er forutsatt i søknaden, og påtar seg de økonomiske forpliktelser prosjektet vil ha for avdelingen. Budsjettet for søknaden skal synliggjøre avdelingens egenandel. Økonomiteamet i lokal studiestedsadministrasjon er behjelpelig med å sette opp budsjett. (2) Fire uker før søknadsfristen: Prosjektleder sender søknadsutkast til lokal og sentral FoUkoordinator. Søknader som ikke overholder 4-ukersfristen godkjennes ikke for innsending. (3) Tre uker før søknadsfristen: Prosjektleder møter lokal og sentral FoU-koordinator og diskuterer hvordan søknaden besvarer utlysningen. Et par kolleger kan gjerne inviteres med på møtet. (4) En uke før søknadsfristen: Prosjektleder sender ferdig søknad til sentral FoU-koordinator som sørger for endelig kvalitetssikring og evt. anbefaler at direktøren godkjenner søknaden. (5) En dag før søknadsfristen: Prosjektleder varsler direktøren og sender inn ferdig søknad. Søknad med vedlegg, budsjett og erklæring fra fagavdelingens dekan legges inn i saksarkivsystemet og videresendes til direktøren gjennom dette. 1

5 Suksesskriterier for søknader (1) Alle formalkrav til søknad/søker/vedlegg må være oppfylt. (2) Problemstillingen i søknaden må være relevant for utlysningen. (3) Søknaden bør inneholde en oversikt over status på området, og over hvordan søkeren/søkerne har bidratt til feltet tidligere. (4) Oversikt og fokusering er langt viktigere enn volum. (5) Søknaden må være ryddig og velskrevet. (6) Ha realistiske ambisjoner - ikke overselg. (7) Søknaden må formuleres slik at de som behandler søknaden overbevises om at prosjektet vil klare å frembringe gode forskningsresultater, nye løsninger/og eller ny innsikt

6 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 34/13 Måltall for FoU produksjon på avdelingene Måltallene fastsettes for kalenderåret. Avdelingene bes om å sette måltall for følgende: Antall artikler på nivå 2 Antall artikler på nivå 1 Antall monografier på nivå 2 Antall monografier på nivå 1 Ferdigstilte utviklingsprosjekter Det rapporteres ved avslutningen av kalenderåret hvert år. Det settes mål for kalenderåret i løpet av januar i det aktuelle året

7 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 35/13 Retningslinjer for tildeling av FoU/KU tid ved HiØ FoU/KU tid ved HiØ tildeles på to måter. Normert FoU/KU tid tildeles i arbeidsplanen i det denne legges. Overføring av tid fra undervisning/administrasjon til forskning tildeles etter egen søknad. Tildeling av normert FoU/KU tid ved HiØ I KDs budsjettmodell for UH-institusjonene er lagt til grunn at det er knyttet: 20 % FoU-tid til lektorstillinger 30 % FoU-tid til førsteam/førstelektorstillinger 40% FoU-tid til professor/dosent stillinger Denne fordelingen er fulgt opp i HiØs interne budsjettmodell og avdelingene forventes å ta denne normen for tildeling av FoU tid som retningsgivende. FoU tid i arbeidsplanen er imidlertid ikke en betinget rettighet, men tildeles etter søknad opp til den angitte norm for stillingskategorien. Søknaden skrives på et enkelt skjema og vurderes av studieleder som gir anbefaling til dekan. Overføring av tid fra undervisning/administrasjon til forskning Søknad om friår/frisemester Avdelingen kan innvilge at en faglig ansatt får fri fra all undervisning og administrasjon i et eller to semester. Friår/frisemester kan søkes av alle som har vært ansatt i fast stilling i minst tre år og som er i full stilling på søknadstidspunktet. Søknad om friår/firsemester rettes til avdelingen og sendes FoU utvalget. Søknaden skal ledsages av en prosjektbeskrivelse som gir de nødvendige detaljer om det forskningsarbeidet som skal utføres i den perioden det søkes om midler for. Prosjektbeskrivelsen skal inneholde korte redegjørelser for Problemstillinger, hypoteser og metodevalg Bakgrunn og kunnskapsstatus (status quaestionis) Prosjektplan med milepæler Publiseringsplaner med konkret angivelse av potensielle publiseringskanaler (navn på tidsskrifter/forlag) Bibliografi På bakgrunn av denne prosjektbeskrivelsen vil FoU utvalget (om nødvendig i samarbeid med en ekstern konsulent) gi en faglig anbefaling om hvorvidt søknaden skal innvilges eller ikke. Hvorvidt søknad kan innvilges vil avhenge av undervisningssituasjonen i faget i det semester det søkes om fri. Dersom det er flere søkere innen samme fagområdet i samme semester, vil 1

8 søknadene prioriteres på grunnlag av en vurdering av faglig innhold, påtenkt publiseringskanal, internasjonaliseringsperspektiv*, resultater fra tidligere perioder med forskningsfri, og tidsrommet siden siste frisemester/friår/delvis undervisningsfri (det forutsettes normalt en karantenetid på minimum 5 semestre siden siste frisemester, og minimum tre semestre etter siste delvise undervisningsfri). (*Da høgskolen ønsker å oppmuntre til internasjonal nettverksbygging og øke graden av internasjonalisering i høgskolens FoU aktivitet, vil søknader som inneholder konkrete planer om opphold på minst en måned ved ikke skandinavisk lærested bli prioritert fremfor søknader som ikke inneholder slike planer.) Dekan i samråd med studieleder vil også vurdere innvilgelse/prioritering av søknader på grunnlag av avdelingens kompetanseplan og eventuelle andre behov som avdelingen har, blant annet undervisningssituasjonen i faget i den perioden det søkes om fri. Friår/semester kan ikke innvilges oftere enn hvert femte år/semester. Avdelingen fastsetter frister for søknad om friår/frisemester. Rapportering. Rapport om arbeidet utført i søknadsperioden leveres innen 2 måneder etter at søknadsperioden er avsluttet. Når det gjelder artikler/bøker skal rapporten inneholde tittelen på artikkelene/boken, publiseringssted, antatt publiseringstidspunkt, etc. Når det gjelder utviklingsprosjekter, også KU, må det angis hvordan prosjektet er offentliggjort og hva slags mottakelse det har fått/innflytelse det har hatt (impact). Delvis fritak fra undervisning Avdelingen kan innvilge at en faglig ansatt får delvis fri fra undervisning med formål å ferdigstille artikkel, bok eller utviklingsprosjekt det semesteret det søkes undervisningsfri for. Delvis fri fra undervisning begrenses til ett emne. Delvis fritak fra undervisning innvilges etter søknad. Når det gjelder artikler/bøker må det angis i søknaden hvor (tidsskrift eller forlag) artikkelen/boken tenkes publisert. Tidsskrift/ forlag må ha status minimum som nivå 1 i det norske registreringssystemet. Når det gjelder utviklingsprosjekter, også KU, må det angis hvordan prosjektet offentliggjøres. Søknaden rettes til avdelingen og sendes FoU utvalget som gir en faglig vurdering av søknaden. Delvis undervisningsfri kan søkes av alle som har vært ansatt i fast stilling i minst tre år og som er i full stilling på søknadstidspunktet. Hvorvidt søknad kan innvilges vil avhenge av undervisningssituasjonen i faget i det semester det søkes om fri. Dersom det er flere søkere innen samme fagområdet i samme semester, vil søknadene prioriteres på grunnlag av en vurdering av faglig innhold, påtenkt publiseringskanal, resultater fra tidligere perioder med forskningsfri og tidsrommet siden siste frisemester/friår/delvis undervisningsfri (det forutsettes normalt en karantenetid på minimum 6 semestre siden siste frisemester, og minimum tre semestre etter siste delvise undervisningsfri). Delvis fritak fra undervisning kan ikke innvilges oftere enn hvert fjerde semester. 2

9 Avdelingen fastsetter frister for søknad om friår/frisemester. Rapportering. Rapport om status for arbeidet utført i søknadsperioden leveres innen 2 måneder etter at søknadsperioden er avsluttet. Når det gjelder artikler/bøker skal rapporten inneholde tittelen på artikkelen/boken, publiseringssted, antatt publiseringstidspunkt, etc. Når det gjelder utviklingsprosjekter, også KU, må det angis hvordan prosjektet er offentliggjort og hva slags mottakelse det har fått/innflytelse det har hatt (impact)

10 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 36/13-1 Mandat for og sammensetning av lokale FoU utvalg 1. Mandat Avdelingenes FoU utvalget skal være avdelingenes koordinerende og rådgivende organ i saker som gjelder forskning, faglig utvikling og formidling. Utvalget skal sammen med dekan fastsette avdelingens målsettinger og langsiktige satsninger innenfor FoU og arbeide for at avdelingens FoU mål blir nådd. FoU utvalget skal Utarbeide en FoU strategi for avdelingen som er i overensstemmelse med høgskolens strategiplan Ta initiativet til å danne og følge opp driften av FoU grupper ved avdelingen FoU utvalget behandler: Søknader om støtte til forskningsformål og publiseringsstøtte Søknader om forskningsterminer og kvalifiseringsmidler Søknader om midler fra forskergruppene Andre søknader om midler til forskningsrelaterte formål Det presiseres at FoU utvalget foretar en faglig vurdering av søknader om FoU midler og forskningsterminer og gir en faglig anbefaling til dekanen. Dekanen foretar den nødvendige ressursvurdering og avgjør om forskningstermin/forskningsmidler kan innvilges. 2. Sammensetning FoU utvalget består av avdelingens forskningsleder, og en representant m/ personlig vararepresentant fra hvert av avdelingens fagområder og en studentrepresentant. Avdelingens studieledere møter i utvalget etter behov. Medlemmene oppnevnes av dekan etter forslag fra fagområdene for en periode på fire år. Studentrepresentanten oppnevnes etter forslag fra studentene. Administrasjonen stiller sekretær for utvalget. 3. Ledelse FoU utvalget ledes av avdelingens FoU leder. 4. Innkalling og referat FoU leder er ansvarlig for å forberede saker som skal tas opp i utvalget. Leder av utvalget har også ansvaret for å kalle inn til møter, og innkallingen skal sendes ut minst en uke før møtet. Sakspapirer kan ettersendes eller legges fram i møtet om nødvendig. Sekretæren for utvalget skriver referat fra møtene og har ansvaret for at møteinnkalling og referat sendes medlemmene på e-post og publiseres på instituttets hjemmeside, slik at disse er allment tilgjengelige

11 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 36/13-2 Instruks for FoU-leder på avdelingsnivå Funksjonstid FoU-lederen oppnevnes av avdelingsstyret etter forslag fra dekan for en periode på fire år. Oppgaver FoU-lederen skal være en del avdelingens ledergruppe, skal lede avdelingens FoU-utvalg, og skal kalle inn til regelmessige møter i FoU-utvalget. Ledelse av FoU-utvalgets arbeid innebærer bl.a.: Arbeidet med avdelingens forskningsstrategi og gjennomføring av denne Behandling av søknader om støtte til forskningsformål og publiseringsstøtte Behandling av søknader om forskningsterminer og kvalifiseringsmidler Behandling av søknader om midler til forskergruppene FoU-leder skal følge opp avdelingens stipendiater, deriblant: Gjennomgå stipendiatenes framdriftsrapporter Forslå tiltak der fremdriften ikke er tilfredsstillende FoU-leder skal ta initiativet til og organisere forskergrupper innen avdelingen, og dernest følge dem opp: Innhente rapport om forskergruppenes aktivitet Vurdere forskergruppenes aktivitet og foreslå initiativer der hvor dette synes å være ønskelig/nødvendig FoU-leder skal initiere og lede arbeidet med å søke eksterne midler fra regionale forskningsfond, NFR og EUs rammeprogram. FoU-leder skal utarbeide avdelingens årlige forskningsrapport

12 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 36/13-3 Stillingsbeskrivelse for dekan 1. Dekan er avdelingens faglige og administrative leder. Dekan rapporterer til rektor i faglige saker og til direktør i administrative saker. 2. Dekan utpeker en av studielederne som sin stedfortreder. 3. Dekan forbereder saker til avdelingsstyret og fremmer forslag til vedtak etter samråd med leder for avdelingsstyret. Dekan er også ansvarlig for at saker fra avdelingen som skal avgjøres i høgskoles styre blir forberedt i avdelingen. 4. Dekan er ansvarlig for å iverksette avdelingsstyrets vedtak. 5. Dekan er ansvarlig for at avdelingen når de mål som er fastsatt i strategiske planer og handlingsplaner, vedtatt av høgskolestyre og avdelingsstyre. Dekan er videre ansvarlig for at avdelingens drift skjer innenfor de økonomiske rammer disse styrene har trukket opp. 6. Dekan er ansvarlig for å utvikle avdelingens FoU-strategi. 7. Dekan er ansvarlig for å fastsette mål for avdelingens forskningsproduksjon og gjøre tilgjengelig de nødvendige ressurser for at disse mål kan nås. 8. Dekan er ansvarlig for at det blir foretatt en faglig vurdering av alle søknader om forskningstid og forskningsmidler og at prioriteres mellom søknader på grunnlag av den faglige vurderingen 9. Dekan er følger opp og støtter avdelingens professorer og dosenter i deres forskningsrelaterte virksomhet (spesifisert i stillingsinstruks for professorer og dosenter) 10. Dekan kan delegere til studieleder disponeringen av den del av personalets arbeidsplaner som er tildelt studieleders ansvarsområde. 11. Dekan har disponeringsrett over vedtatt budsjett. Denne myndighet kan delegeres videre til studieledere og kontorsjef innenfor de budsjettrammer avdelingsstyret har vedtatt. 12. Dekan har myndighet til å inngå avtaler om kjøp av varer og tjenester. Denne myndigheten kan delegeres videre til studielederne og kontorsjefen, innenfor ovenfor nevnte disponeringsrett over vedtatt budsjett. 13.Dekan har myndighet til å inngå avtale om engasjement av timelærere, gjesteforelesere, sensorer, inspektører og annen hjelp. Denne myndigheten kan delegeres videre til studieleder(e). 14. Dekan har myndighet til å inngå avtale om levering av varer og tjenester til eksterne oppdragsgivere. Denne myndigheten kan delegeres videre til studieleder(e). 15. Dekan har myndighet til å inngå samarbeidsavtaler med andre institusjoner. 16. Dekanen har arbeidsgiveransvar for avdelingens personale, og har ansvar for kontakten med arbeidstakerorganisasjonene i driftsenheten. Dekan er ansvarlig for at det gjennomføres medarbeidersamtaler med de ansatte. 17. Dekanen har ansvar for helse, miljø og sikkerhet på avdelingen, og har ansvar for å gjennomføre regulære vernerunder.

13 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 36/13-4 Professor Stillingsinstruks Plikter Forskning Bidra til høgskolens forskningsproduksjon og forskningspublikasjoner gjennom egen forskning. Initiere og lede forskning ved egen avdeling og, der hvor det er naturlig, forskning over avdelingsgrensene Initiere og følge opp søknader om eksterne midler Initiere og delta i forskergrupper innen sitt fagområde Veilede kolleger i deres forskning Assistere kolleger i å bygge ut nasjonale/internasjonale nettverk Ta initiativ til internasjonale konferanser i avdelingens/høgskolens regi Ta ansvar for å bygge en forskerkultur Undervisning og administrasjon Tilby undervisning til avdelingens studenter på alle nivåer i overenstemmelse med avdelingens behov (det forventes at professoren bidrar også til undervisningen på bachelornivå) Bidra til oppbygging av nye undervisningstilbud på bachelor og masternivå Delta i de utvalg og arbeidsgrupper som dekanen bestemmer Delta i bedømmelsen av doktoravhandlinger og i bedømmelseskomiteer ved tilsettinger og kompetanseopprykk

14 FoU utvalget. Møte Saksfremlegg, sak 36/13-5 Stillingsinstruks for førsteamanuensis/førstelektor Plikter Forskning Bidra til avdelingens FoU-produksjon og publisering gjennom egen FoU. Delta i utforming av søknader om eksterne midler Delta i forskergrupper innen sitt fagområde Utvikle nasjonale/internasjonale forskernettverk Ta initiativ til internasjonale konferanser i avdelingens regi Bidra til å bygge en forskerkultur Undervisning og administrasjon Tilby undervisning til avdelingens studenter i overenstemmelse med avdelingens behov Bidra til oppbygging av nye undervisningstilbud på bachelor og masternivå Delta i de utvalg og arbeidsgrupper som dekanen bestemmer Delta i bedømmelsen av doktoravhandlinger og i bedømmelseskomiteer ved tilsettinger og kompetanseopprykk