Godkjent R E F E R A T. fra møte i Studentsamskipnadens hovedstyre onsdag 27. april 2011 kl på stort møterom, 4 etasje i Domus Athletica.

Transkript

1 Godkjent R E F E R A T fra møte i Studentsamskipnadens hovedstyre onsdag 27. april 2011 kl på stort møterom, 4 etasje i Domus Athletica. Til stede: Fredrik Øren Refsnes (leder), Magnus Hovengen, Jenny Nygaard, Marianne Høva Rustberggard (nestleder), Are Folkeson Arneberg, Britt Næsje, Anne Karine Lie, Tove Kristin Karlsen, Jens P. Tøndel, Tove Bull-Njaa (vara for Ann Elisabeth Wedø). Forfall: Ann Elisabeth Wedø Fra administrasjonen: Lisbeth Dyrberg, Inger Hegstad Krüger, Odd Wilhelmsen, Nina Langeland. I tillegg møtte revisor Knut Nyerrød, BDO, til sakene 53/11 og 54/11, Marit Eskeland til sak 48/11, og Tom Olstad til sakene 49/11, 50/11, 51/11 og 52/11. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 42/11, 43/11, 53/11, 54/11, 44/11, 49/11, 50/11, 51/11, 52/11, 45/11, 46/11, 47/11, 48/11 og 55/11. ORIENTERINGSSAKER: 42/11 Godkjenning av innkalling og dagsorden Utsendt innkalling og dagsorden ble godkjent. 43/11 Bekreftelse referat styremøtet Referatene var godkjent pr. mail og ble lagt frem til underskrift på møtet /11 Adm. direktørs orienteringer - Referat fra møte i studentboligene Notat til styret for studentboligene evaluering To på rommet - Brev fra Kunnskapsdepartementet vedr semesteravgift - Høringsuttalelse SiO forslag til ny samskipnadslov - Høringsuttalelse Samskipnadsrådet forslag til ny samskipnadslov - Kunnskapsbyen Lillestrøm - Brev til medlemsinstitusjonene vedr fristasjon På møtet ble delt ut endelig høringsuttalelse fra SiO til ny samskipnadslov. Søknaden om tilslutning til Kunnskapsbyen Lillestrøm er behandlet med positivt vedtak, og det egenproduserte barnehagetilbudet på Kjeller avvikles derfor mvf høsten Søkere

2 overføres til Kunnskapsparken barnehage på Kjeller, alternativt til kommunale barnehager i Skedsmo kommune. Invitasjon til medlemsmøtet er sendt ut vedlagt brev til medlemsinstitusjonene der det orienteres om de styrevedtatte fristasjonsprinsippene. Disse vil bli gjennomgått på medlemsmøtet. Videre ble orientert om status for henvendelser fra utdanningsinstitusjoner som vurderer å søke tilslutning til SiO. Styret ba om at administrasjonen utarbeider forslag til retningslinjer for styrets behandling av de enkelte henvendelsene. Styret tok saken til orientering. 45/11 Regnskapsrapport mars 2011 Til saken var på mail sendt ut regnskapsrapport pr mars Dokumentet ble delt ut i møtet. Ass. direktør Inger Hegstad Krüger orienterte. Avvikene ift budsjett pr. inntekts-/kostnadsart og pr. virksomhet ble gjennomgått. I det fremlagte regnskapet er det usikkerhet knyttet til periodisering av regnskap i forhold til budsjett pr mars Det er utarbeidet nye rutiner for periodisering av regnskap mot budsjett. I regnskapet for Studentkafeene er det ytterligere usikkerhetsmomenter, bl.a. knyttet til regnskapsføring av varelager ved årsskiftet og til omsetning catering. Styret tok saken til orientering. Styret ber om at budsjettet 2011 for Studentboligene gjennomgås for kvalitetssikring av drifts-/vedlikeholdskostnader etter sammenslåingen mellom OAS og SiO. 46/11 Status handlingsplan kvartal - Handlingsplan 2011 med statusrapportering pr. første kvartal Styret uttalte at handlingsplanen viser at dette er et godt styrings- og oppfølgingsverktøy og at de innlagte endringer styrker verktøyet ytterligere. Styret tok status handlingsplan 2011 til orientering. 47/11 Årsrapporter 2010: HMS, Likestilling - Notat: Sammenstilling av HMS-arbeidet i SiO i Notat: Sammendrag likestillings- og mangfoldsarbeid i virksomhetene i 2010 og planer for Årsrapport for AMU - SiO miljørapport 2010 var sendt ut pr mail. Dokumentet ble i tillegg delt ut i møtet

3 Styret ba om at eventuelle alvorlige ulykker rapporteres umiddelbart og særskilt til styret. Videre ønsket styret status og utvikling i IA avtalen i Studentkafeene. Sykefraværet i SiO viser en nedgang i 2010 i forhold til 2009, men er likevel fortsatt høyt og høyere enn gjennomsnittet i Norge. Dette til tross for at trivselsundersøkelsen gjennomført i 2010 viser gjennomgående gode resultater der SiO scorer bedre enn normen det bl.a. måles mot. Det skal til et senere styremøte/-seminaret i oktober utarbeides en nærmere analyse av sykefraværet, der fraværet bl.a. korrigeres for graviditetsrelatert fravær i Studentbarnehagene. Styret uttalte videre at det er bra at SiO har kommet videre i miljøarbeidet. Miljørapporten for 2010 er detaljert og fyldig. Styret tok saken til orientering: DISKUSJONSSAKER: 48/11 Tjenestetilbud Studenthelsetjenesten høst 2011 (saken utsatt) VEDTAKSSAKER: 49/11 Strømsak Hafslund - SiO Notat av 7.4 med vedlegg fra administrasjonen i Studentboligene Styret sluttet seg til administrasjonens anbefaling om at SiO, så langt det er praktisk mulig, legger til rette for at det gjøres opp med leietakere som på bakgrunn av feilmålingen er for mye fakturert. Styret ba om å bli orientert om den videre oppfølging av saken. Styret for Studentboligene har innstilt følgende overordnet modell overfor Hovedstyret: - Leietakere på Kringsjå som har hatt leieavtale fra får tilbakebetalt for mye fakturert energikostnader knyttet til feilmåling av strøm - Leietakere med leieavtale i SiO i perioden får tilbakebetalt for mye fakturert husleie knyttet til feilmåling av strøm - SiO går bredt ut med informasjon for å nå ut til tidligere beboere. Hovedstyret vedtok modell og prinsipp for tilbakebetaling til berørte leietakere som innstilt fra styret i Studentboligene. 50/11 Studentboligene - depositum Til saken var sendt ut forslag til nye depositumssatser.

4 Bakgrunnen for forslaget er bokført tap på fordringer, som medfører økte avskrivninger som igjen vil påvirke husleienivået i Studentboligene. Styret drøftet konsekvensene og utfordringene endringene kan medføre for vanskeligstilte kvotestudenter/øvrige internasjonale studenter og ba administrasjonen sørge for at det også etableres unntaksvise løsninger som ivaretar denne gruppen. Depositumsatsene i Studentboligene skal med virkning fra utgjøre om lag 2 mnd husleie. 51/11 Tildelingsreglement - Studentboligene - Nytt reglement for tildeling av studentboliger i SiO Tildelingsreglementet har vært til behandling i styret i Studentboligene etter behandling og innstilling fra Velferdstinget i Oslo og Akershus. Styret drøftet de innlagte endringene. I forhold til prioritering av internasjonale studenter, vil en videreføring av tidligere praksis være i samsvar også med nytt reglement. Styret ba om at administrasjonen forbereder en større sak vedrørende internasjonalisering og boligsituasjonen til styreseminaret i oktober. Styresaken skal være faktabasert og bl.a. vise utviklingen i antall internasjonale studenter i boligene over tid, forventet utvikling fremover i forhold til utdanningsinstitusjonenes internasjonaliseringsstrategier samt en oversikt over avtaler inngått med utdanningsinstitusjonene om garantiordninger. Erfaringer fra semesterstart høsten 2011 skal redegjøres for i saken. Reglement for tildeling av studentboliger vedtas som innstilt fra styret i Studentboligene. Reglementet trer i kraft /11 SiO Eiendom Sandakerveien (kun styret) 53/11 Årsregnskap, årsberetning og konsernregnskap SiO 2010 Revisor Knut Nyerrød, BDO, møtte til saken. Årsberetning, årsregnskap og konsernregnskap med noter og kontantstrømoppstilling. Revisor gjennomgikk hovedtallene i årsregnskapet samt noter til regnskapet. Styret vedtok det fremlagte årsregnskap, årsberetning og konsernregnskap 2010 for SiO.

5 54/11 Årsregnskap, årsberetning og konsernregnskap OAS 2010 Revisor Knut Nyerrø, BDO, møtte til saken. Årsberetning, årsregnskap og konsernregnskap med noter og kontantstrømoppstilling for OAS. Revisor Knut Nyerrød gjennomgikk hovedtallene i årsregnskapet samt noter til regnskapet. Styret vedtok det fremlagte forslag til årsregnskap, årsberetning og konsernregnskap 2010 for OAS. 55/11 Eventuelt Ingen saker meldt. Møtet slutt kl Referat v/ Lisbeth Dyrberg Neste møte: onsdag 15. juni 2011 kl , på stort møterom, 4.etg. DA.