OSLO- OG AKERSHUSHØGSKOLENES STUDENTSAMSKIPNAD PROTOKOLL FRA STYREMØTET

Transkript

1 OSLO- OG AKERSHUSHØGSKOLENES STUDENTSAMSKIPNAD PROTOKOLL FRA STYREMØTET Tilstede: Fredrik Arneberg, Anders Bondehagen, Vegard J. Jæger, Annette Tandberg, Elise Halvorsrød, Tove Bull-Njaa, Gunnar Rein Olsen (kl ) Marthe Dirdal (vara fra kl og medlem fra kl ), Grethe Røsok, Sepp Mantell og Geir Texnes. Forfall: Andreas Adolfsen Observatører: Ada Svartnes, Guri Skansen, Kari Rosenstrøm og Trond Bakke Fra administrasjonen møtte John Hvidsten og Manka Willms (referent) GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN Godkjent Sakene er protokollert i den rekkefølge de ble behandlet SAK 30/09 PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Styret vedtar administrasjonens forslag til protokoll fra møtet SAK 31/09 STATUSRAPPORT MED REGNSKAP Bolig: Ca 120 boliger på Ullevål avvikles, men vi tar i bruk en leierett på ca. 100 boliger fra SiO slik at situasjonen blir omtrent som den var Studentbarnehagene: Barnehagene har nå fått medhold i kravet om endret beregningsgrunnlag fra og med høsten Dette innebærer drøyt 1. mill. i øket tilskudd per år. Idrett: Muligheter for studentene på HiAk å få trene i nytt sentralbygg på Kjeller når det er ferdig bygget. Turnhallen øker å øke avgiften med ca. kr. 300 per semester. Opprettholdes den pris avvikler vi samarbeidet. Disse plassene kan overføres til Studentidretten til SiO. Spisestedene. Brukerutvalgene er viktige for å få systematiske tilbakemeldinger fra kundene. Spisestedenes arbeid med å få disse utvalgene til å fungere bra, har gitt ulike resultater. Dette må derfor følges opp videre, slik at både deltagelse og møtefrekvens gir grunnlag for løpende korrigeringer Markeds- og kommunikasjon Har fokusmøte angående utforming av OAS websider i morgen 1

2 Penelope Styret i Penelope er enige om at selskapet skal tilføres ressurser for økonomistyring og oppfølging, slik at daglig leder kan gjøre mer utviklingsarbeid. Ressursbehovet vurderes i sammenheng med behovet OAS har for å øke kompetansen i sin økonomi- og regnskapsfunksjon. Referatet fra siste møte i Arbeidsmiljøutvalget (AMU) var god informasjon. Regnskap Resultat nå er ca. kr dårligere enn budsjett, men innen året er omme er vi i budsjett eller muligens litt bedre enn budsjett grunnet: - Ute av studentboligene (innleide) på Ullevål som var dyre - Spisestedene vil merke resultater av omorganisering og sparetiltak - Studentbarnehagene vil få det tilskuddet som det er jobbet mye og lenge for å få på plass. - Rentenedgang i Husbanken vil slå positivt ut for oss. Låneavtalen mellom URBO og OAS er bra for begge. Lånet er basert på fastrente 4,5% og avdragsfrihet i 5 år. Scanning har vært et prøveprosjekt med URBO. URBO mener det fungerer godt, men det er fremdeles noe arbeid som gjenstår. Prosjektet skal nå evalueres og vi håper å komme i gang med hele OAS i løpet av høstsemesteret. Styret tar statusrapporten til etterretning. SAK 32/09 OPPSUMMERING 2008 Revisor godkjente regnskapet for 2008 med kommenterer som ble lagt frem i denne saken. Revisor ga oss ekstra hjelp i årsoppgjøret noe som gjorde at vi kom i havn, men som også har hatt en kostnadsside. Vi håper å unngå dette til neste år ved å gjøre noen ansettelser. Vi har levert en prøve på segmentregnskap for å få tilbakemelding fra departementet. For 2009 må det leveres segmentregnskap. Styret tar til etterretning det arbeidet som er gjort med årsrapport og segmentregnskap og de tiltak som er iverksatt for å bedre kvalitet og kontinuitet i regnskapsarbeidet. SAK 33/09 ØKONOMI I SPISESTEDENE Noe av årsaken til den dårlige økonomien i spisestedene skyldes for høy personalkostnad, for mye delegering og for mange oppgaver til seksjonslederne. De har hatt for bredt ansvar. Noe av dette blir nå ført over til det sentrale nivået. 2

3 Styret har tidligere påpekt den uheldige utviklingen i spisestedene og synes det har tatt for lang tid før administrasjonen har tatt grep. Tiltakene ser bra ut og det er positivt at det var en sammenligning med andre samskipnader. Styret ser positivt på at administrasjonen inviterer et utvalg av styrets vararepresentanter til å sitte i et utvalg som skal samarbeide med spisestedenes ledelse når det gjelder å utvikle spisestedene videre. Sammensetningen av utvalget avtales mellom styreleder og administrasjonen. På slutten av saksbehandlingen lukket styreleder møtet. Følgende ble ønsket protokollert fra den delen av møtet: Styret vurderte de tiltak og prioriteringer som framkommer av administrasjonens saksframlegg. Styrets mening er at: - Planen viser at administrasjonen nå tar de langvarige problemene på alvor. - Tiltakene er konkrete og målrettede og det avgjørende vil nå være gjennomføring og oppfølging. - Tiltak som nå gjennomføres ved de utsalgene som har de dårligste resultatene, må videreføres ved alle utsalg. - Det er positivt og nødvendig at endringsprosessen også omfatter organisasjon og ansvarsfordeling i avdelingen. Styret ber administrasjonen ha en grundig oppfølging av de nevnte tiltakene og ber om å få en oppfølgingssak i styremøtet i november. SAK 40/09 STUDENTBOLIGENE B-SAK (Behandlet i lukket møte) Styret mener at det aktuelle tilbudte arealet for studentboliger som er presentert av administrasjonen i møte er svært interessant, til tross for de spesielle forhold som er knyttet til eiendommen. Styret gir administrasjonen fullmakt til å arbeide videre med denne saken med sikte på en avklaring i forhold til Oslo kommune. Administrasjonen får fullmakt til å inngå avtale med Oslo kommune dersom det ikke dukker opp avgjørende nye momenter i saken. SAK 34/09 HMS-PLAN Interessant og konkret med fastsettelse av ansvar. Plandokumentet bør innledningsvis inneholde en beskrivelse/klargjøring av HMS-arbeidet i OAS. 3

4 Styret vedtar det framlagte forslaget til HMS-plan for høst 09 og vår 10. SAK 35/09 ENDRINGER I VEDTEKTENE FOR VELFERDSFONDET Krisefond: Etter diskusjon ble styret enige om at man for bevilgninger til krisesituasjoner kan følge de samme prosedyrer som gjelder andre saker som behandles av Velferdsrådet. Styret vedtar de foreslåtte endringer i vedtektene for Velferdsfondet. SAK 36/09 SAKER FRA VELFERDSFONDET Bekymring over at kun 2 av 5 medlemmer i Velferdsrådet møtte. Fikk forfall samme dagen. Saken fra Studentunionen ved Campus Kristiania ble behandlet direkte av styret, selv om den hadde kommet for sent til Velferdsrådet. Styret påpekte at det er et skille mellom det som arrangeres av Markedshøgskolen som er medlem i OAS og det som arrangeres av Fagutdanningen som ikke er medlem i OAS. Bevilget beløp ble endret i tråd med dette. Styret slutter seg til Velferdsrådets innstilling når det gjelder støtte til SAIHs konsert. Styret innvilger kr i underskuddsgaranti til Markedshøgskolens Into Campus Finale. SAK 37/09 ORIENTERING OAS/SiO OAS har forlenget sin høringsfrist til 18. September. Vedtak fattes i styremøte 30. september. SiO har i ettertid også utsatt sin høringsfrist, men både Universitet i Oslo (UiO) og SiO vil fatte sine vedtak før utgangen av juni. Det er vanskelig å få konkrete svar fra de rette instanser og personer i forbindelse med eventuell dokumentavgift på samskipnadenes boligmasse ved en eventuell sammenslåing. I juridisk forstand har ikke samskipnadsloven tatt høyde for denne problemstillingen (dokumentavgift) ved sammenslåing av studentsamskipnader. En helt ny samskipnad vil utløse en dokumentavgift på ca. 100 mill. Blir OAS lagt inn under SiO vil det utløse ca. 25 mill. Sannsynligvis vil det utløses dokumentavgift, men det kan også hende at man kan få et politisk vedtak for å gjøre et unntak. En jurist jobber med saken og administrasjonen vil komme tilbake med resultatet når det foreligger. Styret tar orienteringen om prosessen OAS/ SiO til etterretning. 4

5 SAK 38/09 STYREPROTOKOLLER OG STYREDATOER HØST 09 Styret diskuterte om styreprotokollene skal gjøres tilgjengelig på OAS nettsider. Det er gunstig å ha et styreseminar før styremøtet 30. September hvor det skal fattes vedtak om en eventuell sammenslåing. Et seminar gir styremedlemmene en mulighet til å diskutere mer fritt. De vil også på den tid ha fått de høringsuttalelsene som er blitt sendt inn og vil ha mer kunnskap om hva som rører seg blant studentdemokratiet, høgskolene og OAS sine tillitsvalgte. Seminaret skal holdes på Kurs- og konferansesenteret på HiO. Alle avdelingssjefer må være tilgjengelig, eventuelt være med for å svare på spørsmål. De tillitsvalgte har som høringsinstans hatt sjansen til å uttale seg på forhånd, og trekkes ikke med på seminaret. Styret ber administrasjonen offentliggjøre (internett) de styreprotokoller som foreligger digitalt og er mindre enn 3 år gamle. Dette videreføres slik at godkjente protokoller legges ut. Møtedatoer høsten 2009: Torsdag 3. September kl Kurs for styret med Kai Sødal. Tema vil være hva som forventes av et styre Torsdag 3. september kl Styremøte Onsdag 23. September kl Styreseminar Onsdag 30. September kl Styremøte Torsdag 19. November kl Styremøte Torsdag 17. Desember kl Styremøte SAK 39/09 EVENTUELT Det under eventuelt ble lagt frem en orienteringssak som ikke hadde sakspapirer utsendt på forhånd. Forsamlinga (øverste organ i Studentparlamentet ved HiO) søker om utvidelse av en prosjektstilling med hovedansvar for Livet rundt kunnskapen. Stillingen på 50 % skulle vare til 1. September Det har vært et prosjekt finansiert 50 % av HiO og 50 % av OAS (Velferdsfondet). Det ble søkt om å forlenge stillingen ut Høsten vil gi mulighet til å evaluere og å kartlegge hvor stillingen skal høre til. Det er også et ønske at det blir sett på hvordan andre medlemshøgskoler kan benytte seg av en slik stilling. Det har vært møte mellom HiO, ledelsen ved Studentparlamentet ved HiO og OAS. Det var der stemning for å forlenge stillingen ut året med samme finansiering. På denne bakgrunn har styrets leder og OAS direktør benyttet sin fullmakt til å foreta bevilgninger opp til kr fra Velferdsfondet. Bevilget beløp er kr ,76 5

6 Styret tar orienteringen til etterretning. Direktøren takket for godt samarbeid i vårsemesteret og ønsket alle en god sommer. Forslag til vedtak: Styret vedtar administrasjonens forslag til protokoll fra møtet Fredrik Arneberg Styreleder Anders Bondehagen Nestleder John Hvidsten Direktør Manka Willms Referent 6