Godkjent R E F E R A T. fra møte i Studentsamskipnadens Hovedstyre mandag 3. desember 2012 HIOA, rom 301, Pilestredet 46.

Transkript

1 Godkjent R E F E R A T fra møte i Studentsamskipnadens Hovedstyre mandag 3. desember 2012 HIOA, rom 301, Pilestredet 46. Til stede: Marianne Høva Rustberggard (leder), Magnus Nystrand, Torkil Vederhus, Britt Næsje, Anne Karine Lie, Jens P. Tøndel (til kl ), Tove Kristin Karlsen (fra kl ), Hanne Marie I Pedersen-Eriksen, Ann Elisabeth Wedø og Are Folkeson Arneberg. Fra administrasjonen: Lisbeth Dyrberg, Nina Langeland, Inger Hegstad Krüger. I tillegg møtte Marit Eskeland til sak 105/12, Dordi Sylte til sak 106/12, Karin Herou og Odd Wilhelmsen til sakene 110/12 og 111/12. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 94/12, 95/12, 99/12, 102/12, 103/12, 100/12, 105/12, 106/12, 111/12, 112/12, 101/12, 107/12, 96/12, 97/12, 98/12. I møtet ble saksnavn på sak 99/12 endret til Organisasjons- og styringsstruktur. ORIENTERINGSSAKER: 94/12 Godkjenning av innkalling og dagsorden Utsendt innkalling og dagsorden ble godkjent. 95/12 Bekreftelse referat styremøtet Referatet var godkjent pr. mail og ble lagt frem for underskrift i møtet /12 Adm. direktørs orienteringer Til saken var sendt ut følgende dokumenter: - Referat fra styremøte i studentboligene Rapportering nøkkeltall Studentboligene - Notat vedrørende lederkriterier og ledelsesplattform, medarbeiderkriterier og medarbeiderplattform. - Søknad om tilskudd til studentboligbygging I møtet ble HR-strategi og kopi av Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av studentsamskipnader 2011 (dok 3: sidene 78-85) delt ut. Adm. direktør orienterte. Styret tok saken til orientering. 97/12 Regnskap pr oktober 2012 Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Regnskapsrapport pr. oktober 2012

2 Det ble på møtet vist til prognose fremlagt og gjennomgått under sak 103/12 Budsjett. Styret tok saken til orientering. 98/12 Handlingsplan 2012 rapportering pr november Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Handlingsplan 2012 med statusrapportering pr. november. Styret tok saken til orientering. VEDTAKSSAKER: 99/12 Organisasjons- og styringsstruktur Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Notat Organisasjons- og styringsprinsipper Adm. direktør Lisbeth Dyrberg innledet. Økonomidirektør Inger Hegstad Krüger orienterte. Forenkling og tydeliggjøring av konsernet har vært målsettingen med redegjørelsen og gjennomgangen. For administrasjonen er organisasjons- og styringsstrukturen utgangspunkt for videre arbeid med mål- og resultatstyring og fullmaktsstrukturer i konsernet. Organiseringen skal legge til rette for implementering av SiOs foretaksstrategi. Styret uttalte at det er et fornuftig utgangspunkt å gjennomgå strukturene, men at det med fordel kan settes mer fokus på å beskrive Hovedstyrets rolle. Det er positivt at styret får et mer bevisst og nærere forhold til kafé som på mange måter ikke skiller seg fra rammebetingelsene til trening. Styret etterlyste et oversiktlig organisasjonskart som viser konsernet som helhet i hht foreslått struktur. Organisasjonskart sendes ut med godkjent referat. - Begrepene Velferdsdivisjonen, Boligdivisjonen og Forretningsdivisjonen utgår - SiO Forretning AS endrer navn til SiO Eierskap AS. SiO Eierskap sin rolle blir å være holdingselskap til deleide aksjeselskap, aksjeselskap med kommersielt fokus og aksjeselskap under omdanning - Under forutsetning av skattefritak for Studentkafeenes kafévirksomhet og opprettholdelse av arbeidstidsbestemmelsene i Studentkafeenes overenskomst, skilles Studentkafeenes kafévirksomhet ut av AS et og etableres som en virksomhet i SiO. SiO Catering forblir et aksjeselskap eiet av SiO Eierskap. - Foreløpig opprettholdes Studentboligenes driftsstyre i sin nåværende form 100/12 Studentboligene - Tildelingsreglement Til saken var sendt ut følgende dokumenter: - Notat til styret for Studentboligene fra Studentboligenes administrasjon - Nåværende tildelingsreglement - Utkast til nytt tildelingsreglement

3 Utkast til referat fra behandling av saken i styret for Studentboligene var ettersendt til styret. Adm. direktør Lisbeth Dyrberg orienterte. Styret diskuterte de ulike elementene i endringsforslagene og sluttet seg til anbefalingene fra styret i Studentboligene med de endringer og presiseringer som fremkommer i vedtaket. Tildelingsreglement for studentboligene vedtas med de endringer som fremkom i møtet: - aldersgrense under definisjon av 1. semesterstudent settes til 23 år. Yngste førsteårsstudenter prioriteres før eldre - Ankeutvalget erstattes av Klagenemd der studentene har flertall (utgår som tidligere fra styret for Studentboligene) Reglementet trer i kraft /12 Merkevarearkitektur Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Notat med forslag til prinsipper for ny merkearkitektur i SiO. Kommunikasjonsdirektør Nina Langeland orienterte. Styret uttalte at presentasjonen var god og det er positivt å erstatte dagens studentprefiks med SiO som er lettere å kommunisere samtidig som SiO fremstår mer profesjonell. De praktiske løsningene synes gode og kostnadseffektive med rom for nødvendig fleksibilitet. Styret vedtar merkearkitektur for SiO (prinsippene), og tilhørende tilleggskostnader, kr ,- i samsvar med det fremlagte forslaget. 102/12 Handlingsplan 2013 Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Forslag til handlingsplan 2013 som foreslått. Økonomidirektør Inger Hegstad Krüger orienterte. Styret sa seg godt tilfreds med format og innhold i de fremlagte handlingsplanene. Dokumentet er et godt styringsverktøy og det er positivt at indikatorene er operasjonaliserbare. Mange økonomiske måltall er også viktig i denne perioden. Styret ba om en nærmere redegjørelse for måling av KTI-mål (målemetode, målefrekvens osv.) når det rapporteres på planen. Administrasjonen bes også se nærmere på hvordan risiko for at mål for sykefraværet ikke nås (alle virksomheter) da sykefraværet i SiO er høyt i dag. Styret vedtar handlingsplan for 2013 som foreslått 103/12 Budsjett 2013 (kun styret) 104/12 Målekriterier 2013 (kun styret)

4 105/12 Strategi Studenthelsetjenesten Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Forslag til strategi for Studenthelsetjenesten Til saken møtte leder for Studenthelsetjenesten, Marit Eskeland. Adm. direktør Lisbeth Dyrberg orienterte. Strategi for Studenthelsetjenesten vedtas som fremlagt. 106/12 Strategi Studentbarnehagene Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Forslag til strategi for Studentbarnehagene i Oslo og Akershus Til saken møtte leder for Studentbarnehagene, Dordi Sylte. Adm. direktør Lisbeth Dyrberg orienterte. Strategi for Studentbarnehagene vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Korrigert strategidokument sendes styret med referatet. 107/12 Styreinstruks, vedtekter og instruks daglig leder Til saken var sendt ut følgende dokumenter: - Styreinstruks for Hovedstyret - Vedtekter for Hovedstyret Styreleder Marianne Høva Rustberggard orienterte. Styreinstruks ble gjennomgått og kommentert i møtet. Styret melder eventuelle merknader pr mail. Fremlagte Vedtekter for Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus ble vedtatt. Styreinstruks vedtas på mail som avtalt i møtet. 108/12 Fullmakt til å avholde generalforsamling i SiO Forretning AS Styreleder Marianne Høva Rustberggard orienterte. Med bakgrunn i valg av medlemmer til Hovedstyret gjennomføres ekstraordinær generalforsamling i SiO Forretning AS for valg av styremedlemmer, i tillegg endres navn til SiO Eierskap AS med påfølgende endring av vedtekter (navn). Adm. direktør får fullmakt til å avholde ekstraordinær generalforsamling i SiO Forretning AS, for valg av nye styremedlemmer og endring av navn.

5 109/12 Møte-/ og arbeidsplan Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Utkast til Hovedstyrets møte- / og arbeidsplan Styret vedtar utkast til møte-/arbeidsplan for Hovedstyret 2013 på styreseminaret januar. Forslag møteplan sendes ut til nytt styre. 110/12 Blindern Athletica Til saken møtte idrettsdirektør Karin Herou og finansdirektør Odd Wilhelmsen. Til saken var sendt ut følgende dokumenter: Notat Blindern Athletica Day Idrettsdirektør Karin Herou og Finansdirektør Odd Wilhelmsen orienterte. Initiativet og skisse til løsning vurderes som godt og er også godt mottatt der det så langt er presentert på UiO. Det forutsettes at SiO utarbeider en skisse til finansieringsplan som presenteres for UiO før prosjektet som sådan legges frem for UiOs ledelse. Under forutsetning av at det inngås avtale med UiO om dekning av investeringen over fristasjonsbudsjett fra 2014 over 5-10 år, gir styret gir sin tilslutning til prosjektet innenfor en kostnadsramme 12 mnok. 111/12 Domus Athletica 1. og 2. etg Til saken møtte idrettsdirektør Karin Herou og Finansdirektør Odd Wilhelmsen. Til saken var sendt ut følgende dokumenter: notat om ombygging av 1. og 2. etg Domus Athletica. Finansdirektør Odd Wilhelmsen orienterte. Prosjektet omhandler resepsjons- og kontorlokalet i 1. etg. samt Studentidrettens kontorer i 2. etg. Prosjektets investeringskostnader er kostnadsberegnet i 4 alternativer. Styret uttalte at fleksible løsninger er positivt da det legges til rette både for flere aktiviteter, bedre samarbeid og ressursutnyttelse på tvers av eksisterende virksomheter som er til stede i DA. Idrettslagsaktiviteter trekkes ned til 1. etg. og sammen med kursaktiviteter i området og DA gjøres mer attraktivt for flere. Styret anbefaler alternativ 3: Ombygging uten nytt inngangsparti, men med oppgradering av sal 2 i 2. etg. innenfor en kostnadsramme på 16,2 mnok. Prosjektet gjennomføres og innarbeides i budsjettet for 2013, med effekt fra september. 112/12 Eventuelt Arbeidsinstruks og øvrige arbeidsvilkår for adm. direktør. (kun styret)

6 Møtet slutt kl Referat v/ Lisbeth Dyrberg Neste møte: Styreseminar januar Sted: Stort møterom, 4 etg, Domus Athletica.