Marine Cybernetics 04.04.13 Samhandlingsverktøy som strategisk virkemiddel
Hvem er vi? Lars Kristoffersen IT-Manager, Marine Cybernetics Roger Flataker Rådgiver, EVRY 2
Agenda Mål og strategi Angrepsmetode Løsning Oppsummering 3
Marine Cybernetics Bidrar til sikrere og mer lønnsomme skip og offshoreinstallasjoner gjennom tredjeparts testing av datamaskin-baserte kontrollsystemer ved hjelp av Hardware-In-the-Loop (HIL) test-teknologi. Ansatte er høyt utdannede fra 17. forskjellige nasjonaliteter Hovedkontor i Trondheim Ca. 70 ansatte Opererer over hele verden Stikkord for leveranser: Høy kvalitet og integritet og kundeverdi To kjerneprosesser: Operations og R&D 4
EVRY Lokalt til stede Nærhet til kunder 50 byer med leveransekapasitet 11 regionale steder med spesialist kompetanse Kulturell intimitet Lokalt språk Enkel å gjøre forretning med Diversifisert og proaktivitet Sterk lokal beslutningskraft Entusiastiske og motiverte medarbeidere Kundetilpassede leveransemodeller Møter behovene til storkunder og SMB med egne leveranseenheter Samfunnskritiske tjenester Bank og finans Offentlig sektor Sterkt lokalt eierskap Posten 40% Telenor 30% Notert på Oslo Børs siden 1997 100+ ansatte 5
6 Mål og strategi
Ulike roller ulike utfordringer Project Engineer Project Manager COO CMO Quality Director «Vanskelig å finne guidelines og dokumentasjon» «Vanskelig å finne personer som man kan spørre» «Vanskelig å få oversikt over aktive prosjekter og hvem som jobber med hva» «Alle prosjektlederene gjør ting på sin måte» «Strukturen på dokumentene våre er ikke god nok» «Har ikke en enkel oversikt over de fartøy vi jobber på» «Dokumentasjonen knytter til fartøyene er ikke lagret på ett sted» «Det er vanskelig å se status i de forskjellige leveransene til våre kunder» «Vi har ingen god delingsarena med våre kunder og leverandører» «Vi har ikke god nok kontroll på at våre gudelines blir fulgt, prosessene er lite synlige» «Vi har ikke god nok kontroll på økonomien i prosjektene våre.» 7
Mål og strategi for prosjektet 8. Sikre at alle oppgavene blir utført 9. Bedre oversikt over fremdrift og økonomien i prosjektene 10. Gjennomføre alle prosjekter i hht guidelines. Kvalitet Deling og kommunikasjon 1. Dele informasjon på tvers av prosjekter 2. Forbedre kommunikasjon med kunder 3. Lettere å finne felles informasjon 4. Utnytte samlet kompetanse 11. Gjøre det enklere å ta kontakt med personer med rett kompetanse 12. Gjøre informasjonen tilgjengelig «overalt» Tilgjengelighet Produktivitet 5. Fjerne «waste» 6. Bruke mindre tid på å lage rapporter 7. Forenkle informasjonsflyten 8
9 Angrepsmetode
Angrepsmetode Ønsket å fokusere på forretningsverdi Prioritere det som gir mest verdi først Metodikk «Scrumish» ble valgt Bygge del for del SharePoint ble valgt som plattform SMART Point startpakke ble valgt 10
Prosessen Oppstart Definisjon/ Workshop (er) Løsningsbeskrivelse/ Product Backlog Gjennomføring/ Oppfølging Hva kan kunden selv? Forretningsbehov Målsetninger Vurdere omfang Mål og mening Utfordringer Behov Brukere Innhold Struktur Brukerhistorier Akseptansekriterier Scope Prioritering Prioritering Planning Standup Retrospect Review 12
Prioritet 1 - Operations Dialog Håndtere leads Salgsprosess Gjennomføre prosjekt Produsere rapporter Ekstern kundeweb Kommunisere Dokumenter Produkter Kommunikasjon Kontroll på dokumenter Kontroll på oppgavene Økonomstyring Integrert med økonomisystem Integrert med LOB Dette er det som gir verdi hos MC, vi starter der. 13
1 4 Løsningen
Mål: Lett tilgang til det som skjer i selskapet. Funksjoner Findings Mine siter Viktige hendelser Ta pulsen (Happyness Index) Feedback RSS 15
Vessels Mål: Vise alle fartøy som er knyttet prosjekter og statusen på pågående prosjektene i tillegg til å vise hva som er på vei inn. Funksjoner Integrasjon med ERP Aggregering av data fra prosjektene Kategorisering prosjekttyper 16
Kan starte i CRM Custom action i CRM, som starter Wizard for opprettelse av «Vessel Site» i SharePoint. Informasjonen fra CRM blir med over til SharePoint 17
Vesselsite Mål: Få oversikt over prosjektene på hvert enkelt fartøy, kontaktpesoner og kontrakter.. Funksjoner Integrasjon med CRM Aggregering av data fra prosjektene Kategorisering prosjekttyper 18
Prosjektsiten Mål: Få oversikt over prosjektene på hvert enkelt fartøy, kontaktpesoner og kontrakter.. Funksjoner Integrasjon med CRM Aggregering av data fra prosjektene Kategorisering prosjekttyper Integrasjon med ERP 19
Prosjektsiten Genereres ut i fra tasklist (Skifter farge etter status) Oppgavelista genereres på basis av type prosjekt som velges i Wizarden. Guideline lenkes direkte til prosedyren som vedlikeholdes ett sted. Progress er integrert med ERP og henter ut live data om påløpte timer, prognose og ETC. 20
Kompetanse i Lync MÅL: Gjøre kompetansen i selskapet søkbar og lett tilgjengelig Kunne kommunisere med leverandører og kunder Funksjoner: Søk i profil informasjon i MySite Integrert med mobiltelefon Vise tilgjengelighetsstatus, integrert i SharePoint, Outlook og i Office. Chat, Video og skjermdeling 21
2 2 Oppsummering
Situasjonen nå.. Project Engineer Project Manager COO CMO Quality Director «Jeg finner det jeg trenger for å jobbe i prosjektene» «Enkelt å få opp alle aktive prosjekter med fremdrift og milepæler «Enkelt å få oversikt over alle dokumentene på fartøy og prosjekt» «Etter at felles plattform ble etablert, kjøres prosjektene tilnærma likt» «Får nå oversikt over alle fartøyene vi jobber på og hva som er status på de ulike leveransene på en enkel måte» «Arbeidsmetodene våre har blitt standardisert, noe som øker kvaliteten på leveransene» «Får god oversikt over de leveransene vi har og hvilke prosjekter som er pågående» «Våre kunder og leverandører deler informasjon med oss direkte, og vi med dem. Alt på ett sted.» «Prosessene har blitt mer synlige og vi har fått bedre kontroll på guidelines, men ikke helt i mål» «Etter at vi har fått integrasjonen med Maconomy ser vi lettere hvordan vi ligger an i prosjektene.» 23
Hva er neste steg Migrering til SP 2013 Forbedre dokumentstrukturen Integrasjon med Jira Forbedring av Søkemulighet Utnytte site mailbox Offline sync med Skydrive Pro 24