Vår ref. 11/397-2 033 /LUNM Medlemmar og varamedlemmar Dato 16.08.2011 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Det vert med detta innkalla til møte: Dato: 25.08.2011 Tid: 09:00 12:00 Sted: Møterom Vrådal, kommunehuset. Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: marianne.lundeberg@temark.no eller tlf 90114543. Vara møter berre etter eiga innkalling. Innkallast: Sak: 17/11 Forvaltningsrevisor Anne Hagen Stridsklev KL:09:00 Sak: 17-18-19 og 23/11 Rådmann Hans Bakke Kl:09:00 Sak: 20/11 Økonomisjef Rune Pedersen ca KL 11:00 Vedlagt følgjer sakene 16/11-23/11 for Heidi Åmot Leiar Marianne Lundeberg Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
Sakliste for Kviteseid kommune - kontrollutvalet Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 16/11 11/363 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 07.04.2011 17/11 11/210 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR 729 011 NAV OG KOMMUNEN 18/11 11/211 STATUS PÅ EIGARSKAPSMELDINGA I KVITESEID KOMMUNE 19/11 10/363 KOMMUNESTYRESALEN I KVITESEID KOMMUNE 20/11 11/368 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEFEN I KVITESEID KOMMUNE 21/11 11/370 BUDSJETT 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I KVITESEID KOMMUNE 22/11 11/37 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 23/11 11/366 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.08.2011
Sak nr. 16/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 07.04.2011 Arkivsaksnr.: 11/363 Arkivkode: 033 16/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Møteprotokollen frå 07.04.2011 godkjennast. Møteprotokollen frå 07.04.2011 leggast fram for godkjenning i møtet. Vedlegg: -Møteprotokoll 07.04.2011 Sak 16/11 Side 3 av 13
Sak nr. 17/11 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT NR 729 011 NAV OG KOMMUNEN Arkivsaksnr.: 11/210 Arkivkode: 216 14/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet 17/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Kviteseid kommune - kontrollutvalet i møte den 07.04.2011 sak nr. 14/11: Vedtak i Kviteseid kommune - kontrollutvalet godkjenner prosjektskisse NAV og kommunen som den ligg føre. Telemark kommunerevisjon IKS kan informere riksrevisjonen og internrevisjonen i NAV om oppstart og innhald av forvaltningsrevisjonsprosjekt nr: 729 011 NAV og kommunen. Behandlinga i Kviteseid kommune - kontrollutvalet I sak: 10/514 blei Forvaltningsrevisjonsplanen 2010 2011 rullert. Nav kommunen blei prosjekt for 2010 2011. Telemark kommunerevisjon IKS blei beden om å lage ein prosjektplan som leiar skulle godkjenne etter fullmakt frå utvalet. Prosjektleiar har gjeve informasjon om ønsket innhald i prosjektet. Prosjektskisse blir lagt fram for godkjenning i møtet. NKRF: einfo 09/21 Samhandling ved revisjon av Nav-kontorer Både Riksrevisjonen og Navs internrevisjon ga uttrykk for at de ønsker mer informasjon om kommunerevisorenes revisjon av Nav-kontorene. NKRF ble bedt om å orientere bedriftsmedlemmene om dette ønsket, samt om å minne om intensjonen bak rutinene for samhandling, som er å bidra til hensiktsmessig og effektiv ressursbruk gjennom koordinering i utførelse av revisjoner. Det er inngått en samhandlingsavtale som tilsier at partene informerer hverandre når det revideres. si innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapporten til vitande og ber Rådmann redgjere for kva som er gjort med fylgjande tilrådingar til kontrollutvalsmøte våren 2012: For å oppfylle lovkrav til dokumentert internkontroll må kommunen utarbeide rutinar og retningslinjer for dei tenestene som kontoret har ansvar for. Kommunen bør arbeide vidare med å utvikle handlingsprogrammet til å bli eit effektivt styringsverktøy, m.a. ved å sette konkrete mål og resultatkrav for Nav-kontoret. Sak 17/11 Side 4 av 13
Sak 17/11 Delegasjonsreglementet bør oppdaterast. Det bør avklarast kva oppgåver som ligg til Nav og kva som ligg til andre delar av kommunen. Nav-kontoret bør utarbeide dei planar ol. som samarbeidsavtala krev. Avtala med Nav-fylke bør justerast dersom ein meiner at den er ukorrekt eller ikkje formålstenleg slik den ligg føre. Kviteseid kommune - kontrollutvalet i møte den 07.04.2011 sak 14/11 Vedtak i Kviteseid kommune - kontrollutvalet godkjenner prosjektskisse NAV og kommunen som den ligg føre. Telemark kommunerevisjon IKS kan informere riksrevisjonen og internrevisjonen i NAV om oppstart og innhald av forvaltningsrevisjonsprosjekt nr: 729 011 NAV og kommunen. Behandlinga i Kviteseid kommune - kontrollutvalet I sak: 10/514 blei Forvaltningsrevisjonsplanen 2010 2011 rullert. Nav kommunen blei prosjekt for 2010 2011. Telemark kommunerevisjon IKS blei beden om å lage ein prosjektplan som leiar skulle godkjenne etter fullmakt frå utvalet. Prosjektleiar har gjeve informasjon om ønsket innhold i prosjektet. Prosjektskisse blir lagt fram for godkjenning i møtet. NKRF: einfo 09/21 Samhandling ved revisjon av Nav-kontorer Både Riksrevisjonen og Navs internrevisjon ga uttrykk for at de ønsker mer informasjon om kommunerevisorenes revisjon av Nav-kontorene. NKRF ble bedt om å orientere bedriftsmedlemmene om dette ønsket, samt om å minne om intensjonen bak rutinene for samhandling, som er å bidra til hensiktsmessig og effektiv ressursbruk gjennom koordinering i utførelse av revisjoner. Det er inngått en samhandlingsavtale som tilsier at partene informerer hverandre når det revideres. Vedlegg: -forvaltningsrevisjonsrapport nr 729 011 Nav og kommunen Side 5 av 13
Sak nr. 18/11 STATUS PÅ EIGARSKAPSMELDINGA I KVITESEID KOMMUNE Arkivsaksnr.: 11/211 Arkivkode: 034 12/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet 18/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Kviteseid kommune - kontrollutvalet i møte den 07.04.2011 sak nr. 12/11: Vedtak i Kviteseid kommune - kontrollutvalet Saka vert teken til vitande. Behandlinga i Kviteseid kommune - kontrollutvalet Rådmann Hans Bakke orientera utvalet om status på eigarskapsmeldinga i Kviteseid kommune. Administrasjonen har tatt tak i eigarskapsmelding i samband med saka selskapskontroll på Kviteseid Arbeidssamvirke kor kommunestyret vedtok at det skulle utarbeidast ei eigarskapsmelding. Tor Borgenvik har sakshandsamaransvaret for saka. Fristen vert sett til 01-09-2011. Målet er å få ferdig eit utkast til formannskapsmøte 01.juni og kommunestyret 16.juni 2011. Hovuddrag: 1. Oversyn over det eigarskapet Kviteseid har i dag. 2. 2.Ein generell del om: Grunngjeving(ar) for kommunalt eigarskap (og indirekte dermed også ikkjeeigarskap ) Sterke og svake sider ved ulike selskapsformer. (Døme aksjeselskap, stifting, Selskap med begrensa ansvar, kommunale føretak, Interkommunalt samarbeid, Interkommunale selskap.) Rutinar for val til styre og representantskap/generalforsamling. Rapporteringsrutinar mellom eigarrepresentantar i selskapa og FSK/KST/ordførar/Rådmann. Vi ser klare manglar på dette området i dag. Rutinar for politisk eigarskapsdrøfting generelt (som t.d årleg eller ein gang per kommunestyreperiode) 3.Ein spesiell del for konkrete selskap i Kviteseid, der vi i denna omgang plukkar ut ved sida av Arbeidssamvirket VTK og Kviteseid Veskst, fordi dei er størst. Tanken er så at vi på bakgrunn av denna veldinga og handsaminga av den kjem tilbake med bidrag til den spesielle delen for dei andre selskapa vi har eigarskap i. (Hovuddrag tatt frå e-post levert til rådmann for kontrollutvalgsmøte 07.04.2011) Sak 18/11 Side 6 av 13
Sak 18/11 Inga forslag. Vedlagt følgjer kommunestyresak og eigarskapsmelding til fråsegn i kontrollutvalet. har tidlegare i sak 10/361 fått orientering om at arbeidet med eigarskapsmeldinga for Kviteseid kommune er satt i gang. Rådmann Hans Bakke orienterar utvalet om status på eigarskapsmeldinga per dags dato. Behandlinga i Kviteseid kommune - kontrollutvalet Rådmann Hans Bakke orientera utvalet om status på eigarskapsmeldinga i Kviteseid kommune. Administrasjonen har tatt tak i eigarskapsmelding i samband med saka selskapskontroll på Kviteseid Arbeidssamvirke kor kommunestyret vedtok at det skulle utarbeidast ei eigarskapsmelding. Tor Borgenvik har sakshandsamaransvaret for saka. Fristen vert sett til 01-09-2011. Målet er å få ferdig eit utkast til formannskapsmøte 01.juni og kommunestyret 16.juni 2011. Hovuddrag: 3. Oversyn over det eigarskapet Kviteseid har i dag. 4. 2.Ein generell del om: Grunngjeving(ar) for kommunalt eigarskap (og indirekte dermed også ikkjeeigarskap ) Sterke og svake sider ved ulike selskapsformer. (Døme aksjeselskap, stifting, Selskap med begrensa ansvar, kommunale føretak, Interkommunalt samarbeid, Interkommunale selskap.) Rutinar for val til styre og representantskap/generalforsamling. Rapporteringsrutinar mellom eigarrepresentantar i selskapa og FSK/KST/ordførar/Rådmann. Vi ser klare manglar på dette området i dag. Rutinar for politisk eigarskapsdrøfting generelt (som t.d årleg eller ein gang per kommunestyreperiode) 3.Ein spesiell del for konkrete selskap i Kviteseid, der vi i denna omgang plukkar ut ved sida av Arbeidssamvirket VTK og Kviteseid Vekst, fordi dei er størst. Tanken er så at vi på bakgrunn av denna veldinga og handsaminga av den kjem tilbake med bidrag til den spesielle delen for dei andre selskapa vi har eigarskap i. (Hovuddrag tatt frå e-post levert til rådmann for kontrollutvalgsmøte 07.04.2011) Vedlegg: -Eigarskapsmelding til fråsegn Side 7 av 13
Sak nr. 19/11 KOMMUNESTYRESALEN I KVITESEID KOMMUNE Arkivsaksnr.: 10/363 Arkivkode: 034 18/10 Kviteseid kommune - kontrollutvalet 19/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Saka vert teken til vitande. Rådmann Hans Bakke orienterar om status på arbeidet med kommunestyresalen i møtet. Kviteseid kommune - kontrollutvalet handsama i møte 26.08.2010 sak 18/10. Følgjande vedtak blei fatta: Vedtak i Kviteseid kommune kontrollutvalet: oppmodar medlemmane i kommunestyret til å ta ein diskusjon rundt Kviteseid kommunes kommunestyresal, med omsyn til: Talarstol Lydtehøve Utsmykking Utdrag frå: Saksprotokoll i Kommunestyret - 09.02.2011 Vedtak: Kviteseid kommunestyre skal framleis halde sine møte i kommunehuset. Kviteseid kommunestyre ynskjer at rådmannen kjem attende med ei ny planskisse over møblering og utgifter. Kommunestyret ynskjer seg utarbeidd to alternativ, med og utan talarstol. Sak 19/11 Side 8 av 13
Sak nr. 20/11 ORIENTERING FRÅ ØKONOMISJEFEN I KVITESEID KOMMUNE Arkivsaksnr.: 11/368 Arkivkode: 200 20/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Saka vert teken til vitande. Økonomisjef Rune Pedersen orienterar om den økonomiske situasjon i Kviteseid kommune. Sak 20/11 Side 9 av 13
Sak nr. 21/11 BUDSJETT 2011 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I KVITESEID KOMMUNE Arkivsaksnr.: 11/370 Arkivkode: 151 21/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2012 for Kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune med ei ramme på kr 672 000,- sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. s forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal fylgje formannskapets innstilling til kommunestyret. fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2012 i Kviteseid kommune. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid Kommune for 2012. sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Spesielt neste år da det kan bli nye kontrollutvals medlemmar som treng opplæring.det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Kviteseid kommune sitt reglement for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 4 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgs konferanse februar 2012. Samt dagskonferanse Vår og Høst i regi av sekretariatet. Sak 21/11 Side 10 av 13
Sak 21/11 Kviteseid kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Kviteseid kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Kviteseid kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Kviteseid kontrollutvalg - Budsjett for 2012 Godtgjørelse til folkevalgte, tapt arbeidsfortj. kr 33 000 Arbeidsgiveravgift kr 3 500 Møteutgifter, bevertning, reise kr 10 000 Opplæring/kurs/andre møter kr 30 000 Kontingentar og abonnement kr 2 500 Kjøp av tjenester kr 593 000 a. Revisjon (TKR) kr 470 000 b. Sekretariat (Temark) kr 83 000 c. Selskapskontroll og andre tjenester kr 40 000 Totalutgifter kr 672 000 Sekretariatet har samanholdt tala med rekneskap frå tidlegare år, se vedlegg,og ser at budsjett framlegget er tilstrekkeleg. Samt at det ligg inne nokre reservar for kjøp av tenester. Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr 672 000,-. for kontrollutvalet for 2012, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Vedlegg: -rekneskapsrapport for kontroll og tilsynsverksemda i Kviteseid kommune 2010 og 2011.. Side 11 av 13
Sak nr. 22/11 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Arkivsaksnr.: 11/37 Arkivkode: 216 5/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet 22/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Kviteseid kommune - kontrollutvalet i møte den 10.02.2011 sak nr. 5/11: Vedtak i Kviteseid kommune - kontrollutvalet i Kviteseid kommune bestiller plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 av Telemark kommunerevisjon IKS. ber om at planen for forvaltningsrevisjon er klar til første møte i 2012. Behandlinga i Kviteseid kommune - kontrollutvalet Leiar syner til tilbod frå revisjon om å utarbeide overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon. tar imot tilbodet. Forslag 1: Ingen merknad. Forslag 2: i Kviteseid kommune har fylgjande innspel til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: mottok eit tilbod frå Telemark kommunerevisjon IKS om overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. fatta vedtak om bestilling av ein slik overordna analyse i møte 10.02.2011 sak 5/11. Vedlagt følgjer brev frå kommunerevisjonen med ønske om innspel til planen frå sittande kontrollutval. Forskrift for kontrollutval 10 krev at kontrollutvalet skal lage ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Ein slik plan skal utarbeidast minst ein gong i valperioden. Planen skal byggje på ein overordna analyse av kommunen si verksemd. Med utgangspunkt i vurderingar av risiko- og vesentlegheit, skal analysen sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Det er kommunestyret som vedtek planen etter innstilling frå kontrollutvalet, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å endre planen i planperioden. Vedlegg: -plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 brev frå TKR IKS 01.07.2011. Sak 22/11 Side 12 av 13
Sak nr. 23/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 25.08.2011 Arkivsaksnr.: 11/366 Arkivkode: 033 23/11 Kviteseid kommune - kontrollutvalet Sakene vert tekne til vitande. Flytte møtet 17 november 2011 til 22 november 2011. Viser til : MELDING OM POLITISK VEDTAK - REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 07.04.2011 o (Kviteseid kommune - kontrollutvalet handsama i møte 07.04.2011 sak 15/11. Følgjande vedtak blei fatta: Vedtak i Kviteseid kommune - kontrollutvalet ber administrasjonen gje kontrollutvalet ein oversikt over kor mange brukarmøte som gjennomførast på KOS og PU-boligar i løpet av året til neste møte i kontrollutvalet 25.08.2011.) Sak 23/11 Side 13 av 13