Teknisk vinteruke 2007 en grunnleggende forutsetninger for riktig kjø av tjenester NBEF Storefjell 6. mars 2007 o-fm Olav Egil Sæbøe www.pro-fm.no
Olav Egil Sæbøe P Consulting Undervisning, eiendomsforvaltning/fm Universitet og høyskoler (Norge, Finnland) Rådgiving, privat og offentlig sektor i Norden Arbeide i europeiske faglige nettverk Foredragsvirksomhet, nasj. og internasj. 2001-2003 Fagansvar for FM. Celexa Eiendomsforvaltning AS Nå: Aberdeen Property Investors 1994 2000 Konsernansvar for Nordea Norges (da: K-banks) driftseiendommer
Disposisjon Noen definisjoner Når er kjøp av tjenester et aktuelt alternativ? Grunnleggende vurderinger Noen sjekkpunkter
Mange definisjoner. - her er et sett: Out-tasking Enkelt-tjenester som kjøpes hos eksterne og koordineres/ledes internt Utkontrahering Kontrakt med en ekstern leverandør for å utføre funksjoner som ellers kunne vært utført internt Partnering En form for arbeidsfellesskap mellom oppdragsgiver og avtalepart. Outsourcing Fellesbegrep for prosesser hvor støttetjenester endres fra å være interne til å bli ivaretatt av en ekstern leverandør ofte sammen med overtagelse av medarbeidere
Når blir kjøp av tjenester et alternativ?
Ledelsens vurderinger Strategiske En avklaring av hvilke funksjoner som inngår i selve primærvirksomheten, og som etter en strategisk vurdering alternativt kan kjøpes eksternt, og om eksternt kjøp kan innebære risiko for tap av kjernekompetanse eller annen uakseptabel form for risiko Økonomiske Dokumentere grunn til å anta at en ekstern leverandør skal kunne levere mer kostnadseffektivt enn den interne organisasjon Organisatoriske Hva kan eventuelt hensiktsmessig inngå i en pakke? Har organisasjonen kompetanse til å kjøpe og følge opp leveransene?
Strategiske vurderinger Når primærvirksomheten er høyteknologisk, produksjonen komplisert Når teknologi-utviklingen er rask og støtte-teknologien må følge etter (eller helst være foran!) Når primærvirksomheten tar opp nye oppgaver Når risikoavlasting er i fokus Når kostnadsreduksjoner er i fokus Når virksomheten skjerper avkastningskrav på eiendomsforvaltningen Når sterkere primærvirksomhet-fokus stiller større avlastningskrav
Økonomiske vurderinger Hva er intern-produksjonskostnadene for de enkelte tjenestene? Hvordan er de dokumentert? Er de relatert til korresponderende inntekts-kilde? Kan de benchmark es mot kolleger og mot markedet? Hvordan har kostnadsutviklingen vært? Hvordan er forholdet mellom faste og variable kostnader (direkte + indirekte!)? Hva er overhead-kostnads - %? Hva er total støttetjeneste-kostnad pr. arbeidsplass? kan disse kostnadene benchmark es? Gir kritisk masse full handlefrihet til valg mellom intern/ekstern løsning?
Organisatoriske vurderinger Er det kompetanse-overlapping mellom kjerne-kompetanse og støttekompetanse som må tas hensyn til? Er det koblinger mellom primær-produksjon og støttefunksjoner som vanskelig kan adskilles (teknologi, arbeidsfordeling, organisasjonsmønster)? Er det kontroll- og sikkerhetsforhold som kan påvirke valgene? Hvordan er alderstrukturen i internproduksjonen? Hvis outsourcing kan bli et alternativ: Hvordan er de ansattes betingelser i forhold til det eksterne leverandørmarkedet og hva kan det innebære (pensjon, goder, etc)? Sosiale forhold? Miljøforhold?
Blir tjenestekjøpene vellykket? Gode kontrollspørsmål (1 Er definisjonene av tjenesteomfang og -innhold i anbudsmodus? Er avtalebetingelser og avtalestandarder for aktuelle typer tjenester godt gjennomtenkt? Er kravspesifikasjonene beskrevet i ytelsesuttrykk ikke som rutiner og prosedyrer? Er det en funksjonelt logisk gruppering av funksjoner som vurderes kjøpt i pakke? Er bestillerkompetanse og kontroll ivaretatt i avtalegrunnlaget?
Blir tjenestekjøpene vellykket? Gode kontrollspørsmål (2) Er avtalestrukturen fleksibel ( dynamisk ) og kan fange opp endringer i oppdragsgivers behov i avtaleperioden? Er der prestasjons-incentiver i honorarstrukturen? Er der et godt nok grunnlag for benchmark ing av kvalitet og kostnad etter at avtale er inngått? Hvis en tjeneste endres til å bli kjøpt eksternt: avklarer implementeringsplanen ansvar, avhengigheter og suksessfaktorer på en betryggende måte? Er relasjonene mellom bestiller og leverandør avtalt på de ulike nivåer og med arbeidsform, -innhold og frekvens? Er avtalepartneren finansielt solid, nå - og forventet i avtaleperioden?
www.pro-fm.no