Kommunalt innkjøpssamarbeid løsning for å sikre kompetanse i B/A anskaffelser! Thore Amundsen Innkjøpssjef Felles innkjøpsfunksjon i Gjøvikregionen

Transkript

1 Kommunalt innkjøpssamarbeid løsning for å sikre kompetanse i B/A anskaffelser! Thore Amundsen Innkjøpssjef Felles innkjøpsfunksjon i Gjøvikregionen

2 Gjøvikregionen, ca innbyggere, korte fakta Ca 7000 Ca Gjøvik Gjøvik som regionsenter, liten arealdel av fylket men ca 40 % av befolkningen. Tung på industri, handel, utdanning, landbruk og tjenesteyting En del av Sør Oppland Ca 6000 Ca Ca Til sammen 5 stillinger på innkjøp før sammenslåing av innkjøpsfunksjonen. Anskaffelsesvolum på brutto ca 1,5 mrd

3 Samarbeid en strategi? Sikre tilgang til kapasitet og kompetanse i eiendomsforvaltningen? Reelt ønske om å ivareta sine oppgaver Fokus på oppgaver og totale kostnader En innkjøpsstrategi for å få tak kapasitet og kompetanse til rimelig pris? Fokus på pris på kompetanse / kapasitet Hva med oppgaven og den totale kostnaden?

4 Samarbeid hvorfor og virkelighet? Alle i samme bransje Redusere risikoen for å være sårbar Øke evnen til å rekruttere Øke kompetansen Styrke kvalitetssikringen av anskaffelser Mer ressurser til og for gevinstrealisering Tydeligere i leverandørmarkedet Økt evne til intern rådgiving Redusere risikoen for brudd på anskaffelsesregelverket og feil anskaffelser Bygge opp felles plattformer på verktøy, maler, databaser, standarder, rutiner, kontraktsoppfølgingssystemer De store off.bygherrer klarer seg selv. Har kapasitet og kompetanse Resten er i varierende størrelse Alle skal ivareta eiers strategi på eiendomsforvaltning og operasjonalisere denne. Mye ressurser går til drift og rapportering, lite til utvikling Mye innleie av ARK, RI-alle fag og PRO på grunn av bla lite ressurser og kapasitet Hvem er det da som operasjonaliserer eiers strategi og legger premisser for teknisk standard, sentrale driftssystemer etc? Hvem er de reelle innkjøperne?

5 Mer virkelighet.. Utstrakt låning av hverandres konkurransegrunnlag Gir det et godt resultat? Hva med kompetansen til å bruke konkurransegrunnlaget riktig? Et konk.grunnlag er ofte et ledd i en strategisk eiendomsforvaltning er den lik over alt og hva innebærer det? Er en ytelses-/systembeskrivelse fra en kommune utformet med mye kompetanse og ressurser, gjerne også vedtatt, kan den brukes rett over i en annen kommune? Ved innleie andres konkurransegrunnlag blir gjort gjeldende Oppbygning, Bok 0, spes- og alm vilkår.ulike regler priv/off sektor Er disse i tråd med eiers strategi på eiendomsporteføljen, risiko mv Hvordan følge opp, kapasitet, tid og kompetanse? Stort ønske om samarbeid for å øke kompetanse Mange ulike samarbeidsformer mer eller mindre avtalte, forumer, sak til sak etc.

6 Hva ønsker man å oppnå? Å bedrive profesjonell og effektiv eiendomsforvaltning for eier profesjonell eiendomsdrift I tråd med eiers strategi, langsiktig, kosteffektiv, dekke brukers behov på kort og lang sikt, ha tilstrekklig med egen kompetanse til å håndtere fagfeltet på vegne av eier. Dette koster, men hva er prisen på det motsatte? Veier å gå? Hvem tjener på det? Alle. Både store og små kommuner, men mest de som har minst ressurser/kompetanse ift oppgaven

7 Samarbeidsformer Avtalte Komm.loven, FOA AS, IKS, Vertskommuneløsning Stiftelse, utvidet egenregi (kontrollkriteriet) Hvordan påvirker selskapsformen eierskapsfokuset eller interessen? Definering av formål roller, ansvar, oppgaver og finansiering og kontroll Krever pol. Vedtak Fasevis tilnæring, f.eks PLP metodikk Ikke avtalte Sak til sak, felles anskaffelser - prosjektvis Foreningsmodellen Nettverk, utveksle erfaring Forum, Kan enkelt og raskt avtales og reguleres

8 Ikke avtalte samarbeid Sak til sak kjøp / Prosjektkjøp Samarbeidet bør reguleres, Formål, roller, ansvar, oppgaver, finansiering, uttreden, risiko, uenighet ved tildeling, kontroll, hvem følger opp kontrakten, hva ved kontraktsavvik på kjøpers side? Hvem er kjøper, hva omfattes-beskrivelse-standardisering, inngåelse, drift og forvaltning av avtaleforholdet Foreningsmodellen, Vedtekter Formål, f.eks lik sak sak men ved kjøp i et lengre perspektiv, hva omfattes inngåelse, drift og forvaltning, f.eks innen energi, forsikring. Forum. Nettverk osv Formål er å utveksle og dele erfaringer, dvs øke kompetansen Ønske å heve eller beholde kompetanse, sikre ressurstilgang i fellesskap, behov for standardiseringer og metodiske arbeidsmåter. F.eks kunnskap om å være en profesjonell bestiller. Oppnå kvalitative og økonomiske fordeler. Raskt og enkelt, men krever at man har noe kapasitet og kompetanse

9 Alternativer til laveste TCO Samarbeid for å sikre tilgang til kapasitet og kompetanse Kjøpe alt eksternt fra gang til gang, overlate alt til andre Ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse selv Uansett valg ha alltid en strategi. Det å ikke ha en strategi er og et valg

10 Erfaringer fra en vertskommunemodell Gevinster tilbakeføres eierkommunene direkte Lave driftskostnader og god kontroll for eier ift eierskapsinteressen Økte stordriftsfordeler Høyere effektivitet Kvalitative fordeler økt samarbeid/nettverk mellom fagmiljøer Økt standardisering enhetligere arbeidsmåter, vilkår, dokumenter, arbeidsmåter, reglementer, strategier mv. Kommunens interesser likevel ivaretatt selv ved vakans, reduserer risiko Økonomiske og kvalitative gevinster Utfordring å bære staur

11 Strategisk eiendomsforvaltning Samme byggeår 30 års drift Samme budsjett Fokus på strategisk eiendomsforvaltning Fokus på utgifter Takk for meg