VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 18.05.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Kjell Arne Johansen tlf 913 25 694 Øvre Eiker Kommune, Rådmannen Stasjonsgata 24 3300 Hokksund VEDTAK OM PÅLEGG SKOLEPROSJEKTET MED SKOLEN SOM ARBEIDSPLASS VEDRØRENDE INNEKLIMA OG VEDLIKEHOLD Det vises til tilsynsrapport med varsel om pålegg vedrørende inneklima og vedlikehold, datert 23.03.2009, hvor det ble gitt en frist til 30.04.2009 for å komme med eventuelle kommentarer. Arbeidstilsynet har ikke mottatt noen kommentarer fra Øvre Eiker kommune. Sammendrag av funn fra gjennomførte tilsyn i tre skoler: Gjennom tilsynene fra tre skoler (Hokksund, Vestfossen og Røren) ble det avdekket følgende forhold som direkte eller indirekte er relevant i forhold til kommunens systematisk arbeid med inneklima og vedlikeholdssituasjonen som kan innvirke på arbeidstakernes helse: På Hokksund skole er trange kontorarbeidsplasser blant de største arbeidsmiljøutfordringer. Leder og verneombud er ikke kjent med skoleeiers rutiner for prioritering og oppfølging av rapporterte feil og mangler ved bygninger og installasjoner. Lukt/fukt utenfra, spesielt ved SFO og 1.-2. trinn skaper hodepine for ansatte. Våte klær medfører dårlig inneklima. SFO har generelt dårlig tilrettelagte lokaler med blant annet mye støy. Vertikal støy mellom klasserom. På Vestfossen skole er bygningsmassen opprinnelig fra 1965 og har siden gjennomgått en større ombygging i 2000. For 3-4 år siden ble det installert nytt ventilasjonsanlegg. Dette har vist seg å ikke fungerer etter forutsetningene. Inneklima oppgis å være årsak til mye syke folk, de fryser om vinteren og svetter om sommeren, samt mye synlig støv. Dette gir blant annet utslag i helseproblemer med hyppig bruk av nesespray og migreneanfall relatert til spesielle rom. Kontorarbeidsplasser, spesielt ved Eiken oppgis å være for små. Tross opplevd godt arbeidsmiljø stilles det spørsmål om årsaker til høyt sykefravær. Langtidsprioriteringer ligger på vent, som for eksempel solavskjerming, luftinntak på SFO og liten romkapasitet. Som innspill til vedlikeholdsplaner for bygning og installasjoner, benyttes lister /resultater fra vernerunder, men dette blir det ikke fulgt opp. På Røren skole er bygningsmassen fra 1966 og har siden gjennomgått en større renovering og ombygging i 2007. Arbeidsmiljøet oppgis å være bedre enn noensinne og begrunnes blant annet med skolen endelig er oppjustert på inneklima, samt oppgradert og funksjonelle arbeidsrom for lærere. Ventilasjon, støy og akustikk oppleves å fungere bra. Spesielt lyddemping oppleves av SFO til å være bra. Varme pga drivhuseffekt i noen rom, samt sterkt overlys gjenstår. Vaktmester oppgis å være en person som medvirker og involverer rektor ved behov til forslag til vedlikeholdsplaner. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4193 indre-ostland@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771659 2307 Hamar INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 62 59 54 90
VÅR REFERANSE 2 Oppsummer fra disse tre tilsynene viser at Øvre Eiker kommune har utfordringer knyttet til inneklima og faktorer som påvirker dette. Det viser også at det nytter med gode prosjekter, som erfaringer fra Røren skole viser. I tilsynsprosessen fremkom det blant annet at skoleeier har følgende: Rutinebeskrivelse for HMS-arbeidet i Øvre Eiker kommune, nedfelt i årshjulet. Mal for årsplan for HMS-arbeid Mal for årsrapport for HMS-arbeid Systemet QM+ som styringsverktøy Dokumentasjon på innreguleringsrapporter for de ulike skolene Dokumentasjon på driftsmessige forutsetninger knyttet til ENØK-tiltak for de ulike skolene Årshjulet viser på et overordnet nivå hva som skal ligge inne av aktiviteter og fordeling av ansvar. Malene for årsplan og rapport er kun en mal og viser ikke hva som er spesifikt knyttet til inneklima og vedlikeholdsområdet. Kontroll av innregulering er i seg selv viktig, for å kartlegge luftmengder i forhold til oppsettet til anlegget. Dette er likevel ingen kartlegging av det faktiske inneklimaet. Er anlegget riktig dimensjonert i utgangspunktet? Er bruken av de ulike arealer det samme som når ventilasjonsanlegget ble prosjektert? Det er også andre faktorer som virker inn på inneklima enn bare luftmengder. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Ingen spesifikk rutine for kartlegging av inneklima Ingen dokumentasjon på gjennomførte kartlegginger Ingen dokumentasjon på vedlikeholdsstrategi (kravspesifikasjoner mv ) Ingen tidfestet vedlikeholdsplan Ingen dokumentasjon på tidfestet plan for rehabilitering utover ordinært vedlikehold Ingen dokumentasjon på Rådmannens vurdering av om vedlikehold på dette nivået vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene Ingen dokumentasjon på om resultat av tilstandskartlegging og prioritering av vedlikehold og rehabilitering har vært lagt frem for politiske utvalg/kommunestyre eller annet styrende organ Ingen dokumentasjon som synliggjør medvirkning fra ansatte/verneombud/amu ved verken kartlegginger eller prioriteringer i forhold til vedlikehold eller rehabiliteringer Etter oppsummeringsmøte 24.03.2009, er det mye som tyder på at Øvre Eiker kommune har mye på plass i forhold til punktene ovenfor. Arbeidstilsynet velger likevel å legge disse manglene til grunn for begrunnelse og varsel om pålegg. Kommunen får dermed mulighet får å kvalitetssikre og eventuell justere egne rutiner og utføre eventuelle kartlegginger innenfor de gitte frister. På bakgrunn av tilsynsprosessen gir Arbeidstilsynet derfor følgende pålegg:
VÅR REFERANSE 3 Begrunnelse for pålegg: 1. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at skoleeier har et system for kartlegging av inneklima og forhold som innvirker på inneklima. Arbeidstilsynet har heller ikke mottatt dokumentasjon på systematisk kartlegging av helsefarer og problemer knyttet bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Det ble antydet i oppsummeringsmøtet den 24.03.2009 at kommunen har aktiviteter for kartlegginger mv., men at dette ikke er fremkommet i dokumentasjon. Forhold som påvirker inneklima omfatter mer enn tilbakemelding om behov fra virksomhetene, tilfeldige vernerunderapporter, befaringer og kontroll av luftmengder. Disse aktivitetene er i seg selv viktige, men dette fanger nødvendigvis ikke opp arbeidsmiljørelaterte faktorer som påvirker arbeidstakernes opplevelse og erfaringer. Kartlegging må blant annet omfatte: Brukernes rapporterte opplevelse og erfaringer Meldte helseproblemer Målinger av inneklimafaktorer i nødvendig grad (CO2/luftmengder, temperatur, radon, belysning/synsforhold, støy, trekk). Opplistningen er ikke uttømmende. Tilstandvurdering av bygninger og installasjoner. Kommunen har ikke fremlagt noe dokumentasjon som underbygger disse forholdene. Videre må kommunens system for kartlegging ivareta følgende: Hvem som kartlegger eller kontrollerer (kan være flere nivåer) At det foreligger oppdragsavtaler/instrukser (hva kontrolleres og med hvilke tidsintervaller?) At det finnes skriftlige rapporteringsrutiner (også for rektorer/skoler) At det er en oppdragsgiver/mottaker i kommunen med ansvar for samordning og oppfølging. 2. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjon som viser at Øvre Eiker kommune har en overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi). Arbeidstilsynet har heller ikke fått rådmannens vurdering av om nivået kommunens vedlikehold ligger på, vil være tilstrekkelig for å oppnå og opprettholde tilfredsstillende inneklima i skolene. Det er kjent gjennom omfattende undersøkelser av tilstanden til skolebygninger at mange kommuner har et betydelig etterslep i vedlikeholdet. Dette bidrar til at bl.a. inneklima ikke er tilfredsstillende. I lys av dette er det derfor vesentlig at kommunen har etablert en klar strategi for vedlikehold som sikrer gode nok innspill i forhold til de faktiske forholdene som innvirker på inneklima og vedlikehold. Skoleeiers overordnede vedlikeholdsstrategi bør omfatte: Kravspesifikasjoner som setter mål for tilstand eller ytelse som skal overholdes (kan bl.a. være konkret referanse til verdier i forskrifter og normer)
VÅR REFERANSE 4 Hvilke konkrete forhold som bør omfattes av vedlikeholdsplaner, se vedlegg 3 i varsel om tilsyn Rutiner for behandling av avviksmeldinger fra skoleledelsen om feil/mangler vedrørende inneklima Rutiner for vurdering og revisjon av vedlikeholdsplaner Hvordan vedlikeholdsoppgaver organiseres (kommune, oppdragstakere og skoler) Rutiner/praksis for dokumentasjon av gjennomført vedlikehold (eks. loggbok) Kriterier som legges til grunn for prioritering av omfattende rehabiliteringsoppgaver 3. Arbeidstilsynet har ikke mottatt en tidfestet plan for prioritering og gjennomføring av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å oppnå tilfredsstillende inneklima. Tidfestet plan for omfattende vedlikehold/rehabilitering ut over det som systematiske forebyggende vedlikeholdet kan ivareta, bør omfatte: a. Kriterier for prioritering og referanse til kartlagte forhold som er grunnlag for prioritering b. Prioritert plan for de aktuelle skolene som angir tiltak og tid for gjennomføring c. Dokumentasjon eller referanse til aktuelle saker angående politisk behandling og prioritering Kommunens tilbakemelding må kunne dokumenterer hva som legges inn av premisser og krav ved utvikling av en tidfestet plan og prioriteringer 4. Arbeidstilsynet har ikke mottatt dokumentasjonen som viser: a) medvirkning fra ansatte, verneombud eller AMU i forbindelse med kartlegging eller prioriteringer i forhold til den overordnede planen for vedlikehold. b) at planer og prioritering er politisk forankret gjennom behandling i politiske utvalg/kommunestyre. Pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Øvre Eiker kommune skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte systematisk kartlegge helsefarer og problemer knyttet bygninger og installasjoner med hensyn til forhold som kan påvirke inneklima for derved å kunne sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. System for kartlegging skal dokumenteres skriftlig. Jf Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6.
VÅR REFERANSE 5 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Øvre Eikers kommunes skriftlige system for å sikre systematisk kartlegging og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 2. Øvre Eiker kommune skal i samarbeid med arbeidsgiver og ansatte utarbeide vedlikeholdsstrategi og planer for systematisk vedlikehold, og gjennomføre de tiltak som er nødvendige for å sikre at inneklima til enhver tid er tilfredsstillende. Overordnet vedlikeholdsplan (vedlikeholdsstrategi) skal dokumenteres skriftlig. Jf. Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler 6, 7 og 8, arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Øvre Eikers kommunes skriftlige overordnet vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsplan og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 3. Øvre Eiker kommune skal utarbeide en tidfestet plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering for de skolene der normalt forebyggende vedlikehold ikke vil være tilstrekkelig alene til å utbedre mangler og å oppnå tilfredsstillende inneklima. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c) jfr. forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt kopi av Øvre Eiker kommunes tidfestede plan for prioritering av omfattende vedlikehold/rehabilitering og som viser at også de forhold som er nevnt i begrunnelsen for pålegget ivaretas. 4. Øvre Eiker kommune skal sørge for at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Jf. arbeidsmiljøloven 3-1 (1) Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en bekreftelse på hvordan Øvre Eiker kommune har utarbeidet et system som sikrer at kartlegging og utarbeiding av vedlikeholdsplaner gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant. Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen
VÅR REFERANSE 6 Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Klagerett Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Indre Østland. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Med hilsen Arbeidstilsynet Indre Østland Jan Wulfsberg Muggerud tilsynsleder (sign.) Kjell Arne Johansen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Hokksund barneskole, Rektor Lars-K Groven Stasjonsgata 24 3300 Hokksund Hokksund barneskole, Verneombudet Stasjonsgata 24 3300 Hokksund Røren skole, Rektor Anders Sørumshaugen Stasjonsgata 24 3300 Hokksund Røren skole, Verneombudet Stasjonsgata 24 3300 Hokksund Vestfossen skole, Verneombudet Stasjonsgata 24 3300 Hokksund Øvre Eiker kommue, Hovedverneombudet Stasjonsgate 24 3300 HOKKSUND Vestfossen barneskole v/rektor Kai Solberg Rådhuset 3300 Hokksund Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak