Møteprotokoll Utvalg: Lokalstyret Tidspunkt: 12.11.2013, kl 19:00 Sted: Næringsbygget, 3. etg., møterom Newtontoppen Følgende faste medlemmer møtte: Funksjon Representerer Christin Kristoffersen Leder AP Geir Hekne Nestleder H Anita Paula Johansen Medlem AP Elise Strømseng Medlem AP Odd Gunnar Brøto Braathen Medlem AP Arild Olsen Medlem AP Trond Erik Johansen Medlem H Kristin Furu Grøtting Medlem TF Håvar Fjerdingøy Medlem TF Sølvi Jacobsen Medlem AP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Karin Mella Medlem AP Stine Eidissen Bya Medlem TF Stig Onarheim Medlem H Jørn Dybdahl Medlem KL Trond Ola Berg Medlem KL Følgende varamedlemmer møtte: Møtte for Svein Jonny Albrigtsen Karin Mella AP Roger Eriksen Stig Onarheim H Ingunn Ulvenes Løyning Trond Ola Berg KL Marina van Dijk Jørn Dybdahl KL Lene Villumsen Stine Eidissen Bya TF Andre frammøtte: Marlene Mellum Lars Ole Saugnes Svein Olav Ween Elin Dolmseth Anne Ellingsen Einar Buø Jørn Myrlund Tommy Pedersen Astrid Meek Ungdomsrepresentant Administrasjonssjef Konsulent Økonomisjef Daglig leder Oppvekstforetak KF Daglig leder Kultur- og fritidsforetak KF Kst. daglig leder Bydrift KF Kst. personalsjef Kst. plan- og utviklingssjef Merknader: Ingen merknader. Underskrift: Vi bekrefter at det som er ført i møteprotokollen er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet.. Christin Kristoffersen leder. Svein Olav Ween sekretær
Saksliste Utv.saksnr. PS 58/13 Tittel Referatsaker PS 59/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 1.10.2013 PS 60/13 Rapport om finansforvaltning pr. 31.8.13 PS 61/13 PS 62/13 PS 63/13 Tertialrapport pr. 31.8.13 (økonomi, personalforvaltning og måloppnåelse) Budsjettkorrigering: Investeringsprosjekter - Bydrift KF Budsjettregulering: Fendring, bygging av kulvert og nytt kaidekke - Longyearbyen havn PS 64/13 Budsjettkorrigering: Endret finansiering av div. investeringstiltak 2013 PS 65/13 Budsjettkorrigering: Administrasjonssystem for barnehage, skole, kulturskole og voksenopplæring PS 66/13 PS 67/13 PS 68/13 Budsjettkorrigering: Innkjøp av utstyr til kulturhuset og Svalbardhallen Museumsveien og øvrige elvekryssinger SNU 2 - Delprosjekt særskilt vurdering i forhold til fremtidig organisering av Longyearbyen havn PS 69/13 SNU 2 - Særskilt vurdering i forhold til fremtidig organisering av Longyear energiverk PS 70/13 PS 71/13 PS 72/13 Permisjon og fratredelse fra politiske verv. Suppleringsvalg Valg av foretaksstyrer for avviklingsperioden for foretakene Reglement for godtgjørelse til folkevalgte - bilgodtgjørelse Offentlig spørretid: - Spørsmål fra Malte Jochman vedr. praktisering av trygdeloven i forbindelse med rettigheter til utenlandske statsborgere med norsk arbeidsgiver i Longyearbyen (e-post mottatt 6/11-13). Spørsmålene som ble stilt gjelder forhold som ligger utenfor Longyearbyen lokalstyres mandat. Lokalstyrelederen ønsket likevel å orientere om hva som var gjort fra LLs side i forhold til de problemstillingene som saken gjelder. Før møtet var det også innhentet svar/kommentarer på spørsmålene fra NAV Tromsø, avd. Svalbard, og disse ble referert av lokalstyrelederen.
PS 58/13 Referatsaker Ingen merknader. RS 35/13 41/13 tas til orientering. PS 59/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 1.10.2013 Protokollen ble enstemmig godkjent. Protokollen fra lokalstyrets møte den 1.10.2013 godkjennes. PS 60/13 Rapport om finansforvaltning pr. 31.8.13 Rapport om finansforvaltning pr. 31.8.13 tas til orientering. PS 61/13 Tertialrapport pr. 31.8.13 (økonomi, personalforvaltning og måloppnåelse) Økonomisk rapport, nøkkeltall vedr personalforvaltningen og rapport om måloppnåelse i hht handlingsprogrammet pr. 31.8.13 tas til orientering. Budsjettkorrigeringer og premisser for avleggelse av regnskap 2013 vedtas som foreslått i vedlagte dokument. Tjenestene vann, strøm og fjernvarme behandles etter reglene om selvkost ved avslutning av regnskapet for 2013. Udekket beløp i Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF sitt investeringsregnskap 2012, kr. 210 665, finansieres ved bruk av foretakets disposisjonsfond. Budsjett 2013 korrigeres tilsvarende.
PS 62/13 Budsjettkorrigering: Investeringsprosjekter - Bydrift KF Vedlagte forslag til budsjettkorrigeringer i investeringsbudsjettet til Bydrift KF for 2013 vedtas. PS 63/13 Budsjettregulering: Fendring, bygging av kulvert og nytt kaidekke - Longyearbyen havn Havnestyrets forslag til budsjettkorrigering for prosjektene kaifendring og bygging av kulvert og nytt kaidekke vedtas. Budsjettet korrigeres tilsvarende. PS 64/13 Budsjettkorrigering: Endret finansiering av div. investeringstiltak 2013 Følgende investeringstiltak finansieres ved bruk av Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF sitt ubundne investeringsfond i stedet for med lånefinansiering: Tiltak: Beløp: Fjernavlesning el 250 000 Refundamentering trafokiosker 200 000 Kjøp boliger 4 000 000 Energibesparende gatelys 1 282 000 Bygging av veier 1 900 000 Avfallscontainere 600 000 Kommunalteknisk norm avløp 125 000 Sum 8 357 000 Investeringsbudsjettet for 2013 korrigeres tilsvarende.
PS 65/13 Budsjettkorrigering: Administrasjonssystem for barnehage, skole, kulturskole og voksenopplæring Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF sitt forslag til budsjettkorrigering av investeringsbudsjettet med kr. 300 000 for innkjøp av administrasjonssystem vedtas. Budsjettet korrigeres tilsvarende. PS 66/13 Budsjettkorrigering: Innkjøp av utstyr til kulturhuset og Svalbardhallen Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF sitt forslag til budsjettkorrigering av investeringsbudsjettet på til sammen kr 705 000 for innkjøp av utstyr til kulturhuset, bl.a. videodistribusjon og trådløse mikrofoner, og utstyr til Svalbardhallen vedtas. Budsjettet korrigeres tilsvarende. PS 67/13 Museumsveien og øvrige elvekryssinger Lene Villumsen (TF) satte fram flg. forslag nytt pkt. 1: Det anbefales å etablere en gangbru i stedet for ny kjøre-/gangbru. Midler brukes i stedet til å sette i stand broen ved Melkeveien. Ved alternativ avstemming mellom Villumsens forslag og administrasjonsutvalgets innstilling, ble innstillingen vedtatt med 14 mot 1 stemme. 1. Det anbefales å etablere en Unibridge-bru på Museumsveien med 4 meters bredde og gangfelt på 1,2 meter. 2. Lokalstyret ber administrasjonen å foreta en tilstandsvurdering og å komme med en anbefaling på fremtidige tiltak og prioriteringsliste på de øvrige elvekryssingene. Det settes av kr 100.000 til dette. Drifts- og investeringsbudsjettet til Bydrift KF korrigeres tilsvarende. 3. Tiltaket finansieres med låneopptak, med inntil kr 5,2 mill. Vedtaket tas med i utarbeidingen av budsjettet for 2014.
PS 68/13 SNU 2 - Delprosjekt særskilt vurdering i forhold til fremtidig organisering av Longyearbyen havn Geir Hekne (H) satte fram sitt forslag fra behandlingen av saken i PU på nytt: Longyearbyen havn blir organisert som et AS i fremtiden. Ved alternativ avstemming mellom forslagene ble partssammensatt utvalgs innstilling vedtatt med 10 mot 5 stemmer. Longyearbyen havn organiseres som en enhet innenfor valgte 2-nivåmodell. I henhold til havnestrategien kan det være aktuelt å vurdere en annen organisering. PS 69/13 SNU 2 - Særskilt vurdering i forhold til fremtidig organisering av Longyear energiverk Geir Hekne (H) satte fram sitt forslag fra behandlingen av saken i PU på nytt: Longyearbyen Energiverk blir organisert som et KF i fremtiden. Ved alternativ avstemming mellom forslagene ble partssammensatt utvalgs innstilling vedtatt med 10 mot 5 stemmer. Energiverket organiseres som en avdeling innenfor valgte 2-nivå modell. PS 70/13 Permisjon og fratredelse fra politiske verv. Suppleringsvalg Odd Gunnar Brøto Braathen (AP) satte fram flg. forslag til nye varamedlemmer i AU fra AP: 1. Arild Olsen 2. Elise Strømseng 3. Karin Mella Administrasjonsutvalgets innstilling og Brøto Braathens forslag på nye varamedlemmer ble enstemmig vedtatt. 1. Sven-Erik Svendsen gis permisjon fra sine verv ut 2013. 2. I forbindelse med Viljar Hanssen og Kari Schrøder Hansens uttreden fra lokalstyret foretas flg.
suppleringsvalg: Som nytt fast medlem i administrasjonsutvalget for AP velges: Odd Gunnar Brøto Braathen Som nye varamedlemmer i administrasjonsutvalget for AP velges: 1. Arild Olsen 2. Elise Strømseng 3. Karin Mella PS 71/13 Valg av foretaksstyrer for avviklingsperioden for foretakene Lokalstyrelederen foreslo at de sittende styrene i foretakene velges som styrer i avviklingsperioden, dersom det ikke foreligger særskilt årsaker for endringer. Geir Hekne (H) foreslo at Roger Eriksen går inn som styreleder for Bydrift KF i avviklingsperioden. Administrasjonsutvalgets innstilling med lokalstyrelederens forslag på medlemmer og Heknes forslag til endring av styreleder i Bydrift, ble enstemmig vedtatt. For avviklingsperioden av foretakene 1.1.2014 1.4.2014, blir sammensetningen av foretakstyrene som følger: Longyearbyen lokalstyre Bydrift KF Medlemmer: Varamedlemmer: Roger Eriksen, leder H 1. Anita Johansen AP Arild Olsen, nestleder AP 1. Gerd Irene Sigernes AP Sølvi Jakobsen AP 2. Ingrid Dahn AP Tora Hultgren AP 3. AP Trygve Steen TF 1. Håvar Fjerdingøy TF 2. Frank Pettersen TF (Velges av de ansatte) Ansatte 1. Ansatte Longyearbyen lokalstyre Oppvekstforetak KF Medlemmer: Varamedlemmer: Anita Johansen, leder AP 1. Karin Mella AP Viljar Hanssen AP 2. Steve Daldorff Torgersen AP Stine Bya TF 1. Ane Bjørsvik TF 2. Kristin Furu Grøtting TF Torgeir Prytz, nestleder H 1. Roger Eriksen H (Velges av de ansatte) Ansatte 1. Ansatte 2. Ansatte (Velges av foreldrerådene) F.råd barneh. 1. F.råd barneh. 2. F.råd barneh. (Velges av foreldrerådet) F.råd skole 1. F.råd skole
Longyearbyen lokalstyre Kultur- og fritidsforetak KF Medlemmer: Varamedlemmer: Elise Strømseng, leder AP 1. Karin Mella AP Tom Ramberg AP 2. Trond Olsen AP 3. Tora Hultgren AP Gunnhild Antonsen, nestleder TF 1. Håvar Fjerdingøy TF 2. Anne Jahre TF Stig Onarheim H 1. Tove Kulsrud H (Velges av de ansatte) Ansatte 1. Ansatte 2. Ansatte 3. Ansatte (Velges av lag/foreninger) Lag/foren. Pers. vara: Lag/foren. Pers. vara: Oppgaver for styrene i denne perioden er å utarbeide årsregnskap, inkludert avviklingsregnskap og årsberetning for 2013, senest innen 1.4.2013 PS 72/13 Reglement for godtgjørelse til folkevalgte - bilgodtgjørelse Lokalstyreleder Christin Kristoffersen fratrådte under behandlingen av saken og lokalstyrets nestleder Geir Hekne trådte inn som møteleder. Følgende nye punkt tas inn i Reglement for godtgjørelse til Longyearbyen lokalstyres folkevalgte (nytt strekpunkt under overskriften Lokalstyreleder): - Lokalstyreleder skal ha utbetalt fast godtgjørelse for bruk av egen bil i tjenesten (p.t. kr. 1.358,- pr. mnd.).