Tongane, 5590 Etne ÅRSRAPPORT 2013 TJENESTELEVERANSE ORGANISERING AV ØYANE ASVO AS: Selskapet er f.o.m. 2013 eigd 50% av Etne Kommune og 50% av Vindafjord Kommune. Ordførerne Sigve Sørheim og Ole Johan Vierdal utgjør generalforsamling. Styret for 2013: Harald Lindevik styreleder, Terje Halleland nestleder, Ole Stølås, Aagot Sogn og Kari Synnøve Velde Haugen styremedlemmer, Gerd S. Sørhus, Reidar Håvås og Elin Ø. Rødne varamedlemmer. Ny daglig leder f.o.m. 1/5-13 : Siv Bente Stople Østbø Personalleder/attføringsleder: Sollaug Rafdal Eljervik Vaskerileder: Gro Marie Jespersen Arbeidsledere VTA og APS: Sollaug R. Eljervik, Gro Marie Jespersen, Kåre Sørheim, Sylvi Sørheim, Tone Elisabeth Vae, Reidun Vae Holmen Tillitsvalgt ordinær: Reidun Vae Holmen Tillitsvalgt VTA/APS: Kåre Sørheim Ordinært ansatte: 18 stillinger, herav 13 årsverk. 6 menn ( 4 årsv.) og 12 kvinner ( 9 årsv. ) VTA varig tilrettelagt arbeid Øyane Asvo AS har totalt 24 VTA plasser. 15 av disse tilhører Etne kommune, de resterende 9 hører til i Vindafjord kommune. Pr. 01.01.13 hadde vi totalt 23 personer inne på VTA tiltak. Fordelt på 22 hele, og 1 halv plass. To av våre deltakere fra Etne Kommune ønsket å redusere stillingene sine i løpet av det første halvåret. Vi fikk inn en ny deltaker i den ene halve stillingen umiddelbart, mens den andre halve ledige plassen ble stående tom i seks måneder. Av Vindafjord kommune sine ni tildelte plasser, var det 1,5 plass ledig pr 1/1-13. Dette var plasser som stod ubenyttet gjennom hele året. F.o.m august ble ytterligere en halv plass ledig. Slik at det i årets fem siste måneder var totalt to ledige VTA plasser fra denne kommunen. Øyane Asvo har både i møter, samt via post og mail, gjentatte ganger gjort NAV Vindafjord og NAV sentralt i Rogaland oppmerksomme på de ledige plassene. Pr 31.12.13 har vi 2 ledige plasser på VTA her hos oss. Begge disse plassene tilhører NAV Rogaland. 1
APS arbeidspraksis i skjermet virksomhet Vi har to godkjente APS plasser ved Øyane Asvo AS. Disse tilhører NAV Hordaland. Fra 1/1-13 og ut mai måned hadde vi deltakere inne i begge disse plassene. I juni var det kun en halv plass som var aktiv, mens vi i juli måned hadde to deltakere inne fordelt på 1,5 plass. Når vi kom til august var begge APS plassene ledig. I løpet av september fikk vi inn tre deltakere i deltidsstillinger. Alle tre var fortsatt i arbeidstrening her hos oss ved årets utgang. I de første månedene av 2013 hadde vi to personer på venteliste. En av deltakerne gikk over i arbeidspraksis i ordinær virksomhet i mars måned, mens en annen gikk til det ordinære arbeidsmarkedet i mai. En person var kun inne en kort periode på forsommeren, denne ble skrevet ut igjen i juli av helsemessige årsaker. Den andre APS deltakeren vi hadde inne i juli, gikk over til ordinær virksomhet i august. Siden vi hadde færre personer inne i APS plassene i juni-august enn hva vi hadde fått tilsagn til, kunne vi ha en ekstra person inne mot slutten av året. Dette for å kunne nytte de tildelte midlene fra NAV. Det er ved årets slutt, en person på APS venteliste ved bedriften. FRAVÆR : Tiltaksdeltaker, menn FRAVÆR: Tiltaksdeltaker, kvinner Mulige dagsverk 2013: 2808 Mulige dagsverk 2013: 1638 Fravær 1-3 dager: 13 Fravær 1-3 dager: 87 Fravær 4-16 dager: 65 Fravær 4-16 dager: 45 Fravær mer enn 16 dager: 229 Fravær mer enn 16 dager: 407 Faktisk utførte dagsverk: 2501 Faktisk utførte dagsverk: 1099 Sum fravær: 307 Sum fravær: 539 Totalt fravær: 10,9% Totalt fravær: 32,9% Seks av deltakerne har vært langtidssjukemeldte, mens tre andre har hatt flere lengre fraværs-perioder av helsemessige årsaker. RAPPORTERING Det ble sendt rapporter som avtalt på våre to APS plasser, det vil si hver tredje måned. Dette året har det vært behov for enda tettere oppfølging og rapportering for et par av deltakerne. For de som er inne på en VTA plass ( varig tilrettelagt arbeid ), er det i løpet av høsten sendt inn års-rapporter på alle tiltaksdeltakerne. INDIVIDUELLE AKTIVITETSPLANER: De individuelle aktivitetsplanene har vi holdt «levende» hele året. For APS deltakerne våre blir denne vanligvis evaluert og justert hver tredje måned. Men det har vært behov for å evaluere denne noe oftere for enkelte deltakere det siste året. For våre VTA deltakere evaluerer vi denne planen vanligvis en gang årlig. For noen av disse deltakerne har det også vært behov for flere evalueringer og justeringer i året som er gått. I denne planen omtaler vi et hovedmål som det jobbes mot. På veien mot dette hovedmålet, blir det stadig satt nye delmål. I dette arbeidet er deltaker selv stor påvirkningskraft. Det skal måles hvor mange av tiltaksdeltakerne som oppnår hovedmål, og hvor mange som oppnår delmål, som er nedfelt i den individuelle planen. De lokale NAV kontora kommer med konkrete bestillinger på hvilke områder de ønsker at APS deltakeren skal prøves ut i. Disse bestillingene fra NAV blir så lagt inn i den individuelle aktivitetsplanen, og blir fulgt tett opp med jevnlige evalueringer og justeringer av arbeidsleder og tiltaksdeltakeren selv. 2
RESULTAT fra de individuelle aktivitetsplanene: APS: 63 % har oppnådd hovedmål 80 % har oppnådd delmål Hovedmål for APS deltakerne har vært å få seg arbeid i det ordinære arbeidsmarkedet. I løpet av 2013 har vi hatt totalt 7 deltakere til de to plassene. Tre av disse er videre i arbeidspraksis ordinær. Mens de tre som hadde oppstart nå i høst, fortsatt er i arbeidspraksis her hos oss. Hvis vi ser på tall fra 2012, kan vi for 2013 se at noen flere har oppnådd hovedmål. Mens oppnådde delmål har noe nedgang. VTA: 76 % oppnådd hovedmål 82 % oppnådd delmål Hovedmål for VTA deltaker har dreid seg om å ha en trygg arbeidsplass å gå til, at en trives i hverdagen, og at arbeidsplassen er godt tilrettelagt etc. Når vi sammenligner med tall fra 2012, ser vi at det i 2013 var 2% færre som oppnådde hovedmål. Delmål var det 10% færre som oppnådde i 2013 sammenlignet med 2012. UNDERSØKELSER I juni måned hadde vi ute en kundeundersøkelse. Dette er en undersøkelse som er retta mot våre interesseparter innen tjenesteleveransen. Det vil si våre to eier-kommuner, samt NAV kontora i Etne og Vindafjord. Vi sendte ut totalt åtte spørreskjemaer, og fikk alle åtte besvarelser i retur. Hvis vi sammenligner med undersøkelsen foretatt i 2012, kan vi se at våre interessepartnere innen tjenesteleveransen, er noe mer fornøyd med våre tjenester i 2013. I september måned gjennomførte vi en trivsel-undersøkelse blant våre VTA og APS deltakere. Den inneholdt 10 påstander som deltakeren skulle besvare. De som hadde behov for det, fikk hjelp av sin arbeidsleder til besvarelsen. Av 25 mulige svar, fikk vi inn 23. Undersøkelsen var selvsagt anonym, besvarelsen ble lagt i låst postkasse. Siden brukerundersøkelsen i 2012 slo ut veldig positivt for oss, var vi spente på resultatet denne gang. Men vi ser at resultatet for 2013 er enda litt bedre enn året før. Resultat av begge undersøkelsene er vedlagt. MEDARBEIDERSAMTALER: I løpet av høsten har alle tiltaksdeltakere hatt medarbeidersamtaler med «sin» arbeidsleder. Resultatet av disse viser at de fleste er svært godt fornøyd med arbeidsdagen sin ved Øyane Asvo. I denne samtalen blir arbeidsleder og deltaker enige om hva det bør jobbes mer med, eller hvilke endringer som bør gjøres det neste året. De blir så enige om en dato for å evaluere avtalen de har gjort, et halvt år frem i tid. Resultatene fra medarbeidersamtalene er også tema på arbeidsleder/ledermøte i etterkant. KOMPETANSEHEVING: I løpet av våren gjennomførte alle ordinært tilsette førstehjelpskurs. I mars deltok daglig leder og personalleder på Lederkurs i regi Vindafjord arbeidsgiverforum. Tema her var: «den vanskelige samtalen», «hvordan motivere teamet» og «de fem grunnsteinene i ledelse» Når oktober kom ble det en hektisk kurs-virksomhet her hos oss. Først var det våre tiltaksdeltakere som hadde data-kurs i kantinen vår. Dette gikk over to kvelder og ble svært populært. Kursledere var tre av våre egne ordinært ansatte. Det at vi kjørte med tre «lærere» gjorde sitt til at hver enkelt fikk tett oppfølging, og dermed godt utbytte av kurskveldene. 3
Litt lenger ut i oktober deltok daglig leder, samt personalleder, på Kursutvalg Vest sin høstsamling i Øystese. Her deltok de på omvisning ved Storholmen VTA. Fikk innblikk i en multihandicappa sin hverdag, samt foredrag av Habiliteringstjenesten i Hordaland. Litt senere i oktober drog vaskerileder og arbeidsleder på urein side, til Oslo for å delta på Vaskeriteknikk 1 kurs. Dette kurset var i regi av Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn. Helt i slutten av oktober deltok personalleder på kurs arrangert av NAV Arbeidslivsenter Hordaland. Kurset`s navn var: «ses i morgen». Tema her var psykisk helse, hvor stor betydning arbeidsplassen kan ha for å gi livet mening, struktur, sosial tilhørighet, status og mestringsopplevelser. Dette er alle temaer som er veldig aktuelle her hos oss. Dessuten har fire av våre sjåfører tatt HMS kurs/sikkerhetskurs for å få klarering til å komme inn på industriområder ute hos flere av våre kunder. I opplæringsplanen vår for 2013 hadde vi også satt opp et kurs vi kalla «Asbergers syndrom». Dette har vi dessverre ikke klart å fått til dette året. Planen for 2013 forteller også at daglig leder og verneombud skulle gjennomføre HMS kurs. Begge disse kursa kommer på kompetansehevings-planen for 2014. Når vi har avviklet kurs ved bedriften, eller sendt noen av arbeidstakerne på kurs, kommuniserer vi alltid den nye kunnskapen med våre kollegaer i etterkant, både for evaluering og selvutvikling. Det blei i 2013 brukt totalt 23 dager på opplæring av personell som er direkte knytta opp mot tjenesteleveransen. I tillegg fikk tiltaksdeltakerne totalt 8 dagers kursing/opplæring i IKT. KLAGER/TILBAKEMELDINGER: Vi har tilbakemeldings-skjemaer lett tilgjengelig ved alle avdelinger. Arbeidstakerne er ved flere anledninger blitt oppfordret til å benytte disse. I løpet av hele 2013 er det kommet inn kun et ti-talls skjemaer. En av grunnene til dette kan nok være at de fleste problemstillinger som oppstår, blir løst der og da. Slike tilbakemeldinger kan en velge å melde inn anonymt (i postkassa) hvis en ønsker det. Det avhenger av tilbakemeldingens art hvordan den blir behandlet. Ved «enklere» saker tas disse opp i arbeidsledermøte, der det blir behandlet og gitt en tilbakemelding. Enten direkte til innmelder, eller i et allmannamøte hvis saken gjelder flere. Ved «tyngre» saker, blir disse behandlet i et ledermøte. Er saken «stor nok», må den helt til bedriftens styre. I alle saker er det selvsagt tilbakemeldinger, samt evalueringer der det er behov. INNOVASJONSPROSJEKT: Når vi ser på Årsplanen vår for 2013, samt handlingsplanen som er knytta opp til denne, ser vi at det er et par ting vi ikke har fått gjennomført. Grunnen til dette er at ombygnings-prosjektet i forbindelse med Sandeid Aktivitetshus har latt vente på seg. Slik at hverken handicap-rampe ved hoveddør, eller bedre forhold under lasting/lossing er kommet på plass. Dette er noe vi jobber videre med i 2014. Det innovasjonsprosjektet vi har dokumentert for 2013, er innkjøp av makuleringsmaskin. Vi så at vi hadde noen ungdommer som trengte alternative oppgaver. Gikk derfor til innkjøp av en makuleringsmaskin, og har vært en kjærkommen avveksling i arbeids-hverdagen. 4
FORBEDRINGSPROSJEKT: Dette året har vi dokumentert følgende prosjekter: INNKJØP AV PLASTKASSER PÅ HJUL: Plastsekker som vi pakker ulikt tøy i, ble ofte liggende og «flyte» under pakkebord. Vi gikk derfor til innkjøp av plast-kasser på hjul, i ulike størrelser. Hver sekke-størrelse fikk «sin» kasse. Det ble mer orden, og lettere å finne korrekt sekkestr. MERKING AV FERDSELSGATE GJENNOM VASKERIET: Tidlig på høsten-13 ble det merket opp en brann-gate. Dette for å ha en ferdselsåre som var fri for traller og vogner, slik at det skulle bli noe enklere å ta seg frem. MATTE - LAGERET: Dette lageret var tidligere på urein side. Nå er dette flytta, og vi har fått bedre plass. Mattene er nå sortert etter størrelse og kvalitet. Noe som gjør det oversiktlig og enkelt for sjåførene. ARBEIDSTØY AVD: Her er alt reparasjonsutstyr flytta, og samla på et sted. Noe som har ført til at dette arbeidet er blitt effektivisert. EVALUERING AV TJENESTELEVERANSEN: I slutten av november foretok vi en evaluering av tjenesteleveransen vår for 2013. Slik evaluering skal foretas årlig. Evalueringen skal belyse forhold som: «er våre tjenester godt nok kjent for potensielle brukere», «har vi støtt på hindringer for å kunne tilby helhetlige tjenester» etc. Vi har i store deler av 2013 hatt ledig kapasitet på VTA tiltaket fra Vindafjord kommune. Vi har ved flere anledninger gjort både kommunen, det lokale NAV kontoret, samt NAV Tiltak Rogaland oppmerksomme på de ubenytta plassene. RÅDGIVENDE UTVALG Øyane Asvo kalte inn til to RU møter i året som gikk. Det første møtet i midten av juni, det andre i midten av desember. Foruten daglig leder og personalleder, deltok daglig leder v/ NAV Etne, og en koordinator fra NAV Stord. På disse møtene hadde vi en gjennomgang av status på alle deltakerne som er inne på de ulike tiltaka. Her var NAV spesielt interessert i status på APS deltakerne. Vi hadde og en gjennomgang på hvordan rapporteringen vår hadde vært dette året. For APS deltakerne skal det også fra og med 2013 sendes resultat-rapportering to ganger årlig. Denne skal fortelle NAV hvor deltakeren har tatt veien etter endt løp ved Øyane Asvo. Det er også nytt fra 2013 er at Øyane Asvo skal være behjelpelig med å oppdatere en deltakers CV, før de er ferdig med tiltaksperioden her hos oss. NAV TILTAK, INTRO OG MARKED Den 17. oktober innkalte denne instansen oss til et samarbeidsmøte på Stord. De sentrale NAV myndigheter i Bergen deltok også på dette møtet. Saker som var oppe på møtet: - Status på arbeidsmarkedet - Øyane Asvo AS sin trivselsundersøkelse - Status på vår kvalitetssikring ( equass ) - Gjennomtrekken i APS tiltaket - Om vår utvikling ( innovasjon ) ANSVARSGRUPPEMØTER: En gang i måneden har en arbeidsleder fra oss deltatt på ansvarsgruppemøter i regi av Etne Kommune. På disse møtene deltok sosialkontor, lege og pårørende, representant fra kommunen og deltaker selv. Her blei det tatt opp ulike problemstillinger som vedrører hverdagen. Det blir orienter om de enkeltes allmenntilstand. Og Øyane Asvo gav tilbakemelding på hvordan deltaker fungerer i arbeidsdagen her hos oss. Er det ting som bør justeres/endres, er alle interesse-parter involvert i hvordan vi best mulig kan løse dette. Vi har også deltatt på slike møter med tiltaksdeltakere vi har fra Vindafjord Kommune. Det er kommunene som lager møteplan og kaller inn til disse møtene.
HOSPITERINGSAVTALER: Vi hadde i starten av året hospiteringsavtaler med to lokale bedrifter. Disse plassene er øremerket våre to APS deltakere. Målet med dette er at deltakerne gradvis skal kunne gå over i ordinær virksomhet. I løpet av våren fikk vi flere deltakere over i arbeidspraksis i ordinær virksomhet. Dette er noe vi kan takke våre hospiteringsbedrifter for. VERNERUNDER: Vi har hatt flere vernerunder gjennom året. Der har vi sett på feil, mangler, orden etc. Dette gjelder både HMS relaterte saker og mer maskin-tekniske saker. Vi tar også kontakt med arbeidstakerne på disse rundene, for å høre om de har ting som bør endres/fikses etc. Sakene er notert på en liste med tidsfrist og ansvarlig for utførelse. På denne måten er mange «småting» blitt tatt tak i, og rettet opp i, i løpet av året. Det er daglig leder, verneombud, personalleder og teknisk ansvarlig som gjennomfører vernerundene. Ved alle avdelinger er det blitt jobbet med verne- og sikkerhetsrutiner. Instrukser og oppslag, informasjon om farer, rydding og loggføring, samt fokusering på støy, tøy-støv og verneutstyr. VELFERD: Vi har et eget velferdsutvalg med tre arbeidstakere, en tiltaksdeltaker og to ordinært tilsette. Bedriften har kantine og vi har hatt åpent her på kveldstid for IT kurs. Vi har og en massasjestol og trimsykkel i tilknytning til kantina. Velferds-komiteen på huset fikk i oppdrag å skape litt påskestemning. Slik ble det både påske-egg, påske-harer og gule blomster i kantina. Og selvsagt måtte vi ha skikkelig påske-lunsj, med all den gode maten som hører til der. Vi arrangerte grillfest ute på Bjoa torsdag den 20.juni. Vi fikk låne hytta til Alfred, som er en av sjåførene våre. Der var det god plass til alle de 35 påmeldte. Det blei grill-kos, leker og premieutdeling til langt på kveld. Sola var fremme og maten smakte godt. Vi hadde også laget oss en flaske-post, der vi fortalte litt om oss selv, hvem vi var og hvor vi jobbet. Denne fikk vi ferje-mannskapet til å ta med seg midtfjords, for så å kaste den på «havet». Vi har enda ikke fått noen tilbakemelding på flaskeposten, så den seiler nok rundt på de 7 hav enda. Fredag den 6.desember var det tid for julebord. Dette året inviterte bedriften alle ansatte til Ryfylke Fjordhotell på Sand i Suldal. Vi koste oss med god tradisjonell julemat. Etterpå var det dans til levende musikk. Neste morgen var det en god og lang frokost, før vi startet på hjemturen. Det har vært mange positive tilbakemeldinger på dette, både fra tiltaksdeltakere og de ordinært ansatte. I adventsmåneden har vi vår egen kalender. Juletreet står fint pynta med sjokoladekuler fra og med den første i måneden. Hver dag er det en eller flere som får hente seg en kule fra treet. Så når jula ringes inn og de fleste av oss tar ferie, står treet ganske «ribba» tilbake. Vi har to gode pauser i løpet av dagen, de fleste av disse med brødmat. Men hver tirsdag har vi salat, eller en suppe, og nystekte grove rundstykker til lunsj. Mens vi har en varmrett i lunsjpausen hver fredag. Og selvsagt har vi også i år markert bursdager. 6