Akershus fylkeskommune Sammen for nærvær 27.1 og 28.1 Tema: Forebygging og oppfølging av sykefravær Oppfølgingsplan og samtalen som verktøy Elsa Sæbø, arbeidsgiverlos Abdu Mokhtari, IA rådgiver NAV Arbeidslivssenter Akershus
Sammen for nærvær! Å øke nærværet Hvordan kan jeg som leder bidra? IA, 24.02.2015 Side 2
IA, 24.02.2015 Side 3
IA, 24.02.2015 Side 4
Jobb Tradisjonell modell sykefravær Objektiv diagnose Helseproblemer Mestringsproblemer Fravær Løsning: Bedre ansattes helse og tilrettelegging IA, 24.02.2015 Side 5
Jobb Utfyllende modell sykefravær Nye oppgaver Ny sjef Nyskilt Tidsklemma Mestringsproblemer Mangelfull kompetanse Subjektiv diagnose Omstilling Økt tempo Nye krav Nytt IT-system Helseproblemer Konflikt med kolleger Fravær Løsning: Bedre ansattes mestringsevne kollektivt og individuelt IA, 24.02.2015 Side 6
Helsefremmende arbeidsplass i et helhetsperspektiv
IA, 24.02.2015 Side 8
IA, 24.02.2015 Side 9
IA, 24.02.2015 Side 10
IA, 24.02.2015 Side 11
IA, 24.02.2015 Side 12
IA, 24.02.2015 Side 13
Bedriftens rutiner Egenmelding ftrl 8-23 8-26 Oppfølgingsplan, til sykmelder aml 4-6 Dialogmøte 1, helt sykmeldte aml 4-6 Oppdatert oppfølgingsplan, til NAV aml 4-6 1-8 dager 4 uker 7 uker 8 uker 26 uker 1 år Aktivitetskrav ftrl 8-4 Dialogmøte 2 ftrl 8-7a Dialogmøte 3 ftrl 8-7a Eksterne arbeidsrettede tiltak IA, 24.02.2015 Side 14
Erfaringer med oppfølgingsplan, et konkret resultat av samtalen/oppfølgingen? Forebygging og oppfølging av sykmeldte innebærer tiltak som skrives i en oppfølgingsplan Hvordan kan planen bli et godt redskap for leder og medarbeider? IA, 24.02.2015 Side 15
Ledelse og kommunikasjon Ulike samtaler i ulike faser Korte oppfølgingssamtaler Bry-seg-om-samtale/bekymringssamtale (forebyggende) Oppfølging av sykmeldte Tilbakeføring til jobb, planlegging og oppfølging Vanskelige Samtaler: Samtaler vi gruer oss for, gjerne utsetter. Det kan være tilbakemelding som skal gis, ubehagelige tema som skal tas opp IA, 24.02.2015 Side 16
Den gode samtalen i praksis Den gode samtalen læres ikke gjennom å lese om eller å høre om, men gjennom å gjøre selv og ved å få tilbakemelding. Derfor trening i den gode samtalen Men først likevel: Noen tips og deres egne erfaringer.. IA, 24.02.2015 Side 17
Funksjonsevne mistes gradvis derfor må vi ta initiativ så tidlig som mulig (Perski 2008) 100 % A Funksjonsevne B C 0% TID IA, 24.02.2015 Side 18
Når gripe inn? Endring i utføring av arbeid og atferd og dette varer over tid Konsentrasjon ukonsentrert Produktiv dårlig sluttføring Prioriteringer uorganisert Sosial isolering I tide for sent Uakseptabel atferd Humørsvingninger Ruset på jobben Hyppige korte fravær Mistenksomhet Tiltak som iverksettes Den gode samtalen, samarbeid, tilrettelegging, HMS/rutiner IA, 24.02.2015 Side 19
Hva er det som gjør en samtale vanskelig? Hva mener du er de viktigste grepene man bør gjøre for å få til gode samtaler? IA, 24.02.2015 Side 20
Grunnlag for gode samtaler Tydelig på hensikt og mål Vise interesse og omsorg verbalt og nonverbalt Åpne spørsmål Jeg budskap Ærlig på egen usikkerhet Sjekke egen og den andres forståelse underveis Samtaleledelse og struktur IA, 24.02.2015 Side 21
Gode grep i samtalen En tydelig formidler Si at du er urolig / bekymret Si hvorfor (konkret) du er urolig / bekymret Si at din bekymring kan være ubegrunnet at du kan ta feil Be om hjelp til å forstå! Legg inn pauser Nøkkelsetning: Vil det jeg sier nå føre til samarbeid om endring? En god lytter Åpen og nysgjerrig holdning - vis interesse Oppfølgingsspørsmål Kom på sporet spørsmål Tål pausene Sjekke forståelse underveis - oppsummer IA, 24.02.2015 Side 22
Vær forberedt dersom samtalen blir vanskeligere Motstand, uforståelighet, benekting Si at du fremdeles er bekymret Hold ut relasjonen! Avslutt samtalen Avtal neste møte Åpne opp for at hun/han kan ta kontakt før dette uten at det blir maktkamp/skamreaksjon IA, 24.02.2015 Side 23
Refleksjon og bevisstgjøring Refleksjon er en krevende aktivitet som det ikke alltid er like lett å håndtere alene. Veiledning skal nettopp fungere som hjelp til refleksjon. Økt bevissthet gjør at man lettere kan ta valg og se konsekvenser som gir mulighet for endring. Lauvås og Handal 2000 IA, 24.02.2015 Side 24
Samtalebroer er enkle grep som flytter fokus fra problem til ressurser og løsning IA, 24.02.2015 Side 25
FASENE I SAMTALEN Forberedelse og ta initiativ Starte Utforske Tiltak / løsninger Oppsummere, evaluere og avslutte Etterarbeid IA, 24.02.2015 Side 26
Utforskingsdelens innhold: én fase - fire deler! 1. Mål for samtalen innledende 2. Utforsking av problemet 3. Utforsking av ressurser 4. Oppsummering og presisering / justering av målet IA, 24.02.2015 Side 27
1. Mål for samtalen Noen eksempler på spørsmål: Hva skal være annerledes etter denne samtalen? Hva er det viktigste å snakke om i denne samtalen? Hva skal vi ha ut av denne samtalen? Når denne samtalen er over, hva skal vi da sitte igjen med? IA, 24.02.2015 Side 28
2. Utforsking av problemet Problemsnakk - Noen eksempler: Hva er de største utfordringene for deg akkurat når det gjelder.? Hvordan oppleves det? Hvor lenge har dette vært et problem / utfordring? Hvor ofte er det et problem / utfordring? I hvilke situasjoner oppleves det verre enn andre ganger? Hvem andre merker problemet? Hvordan påvirkes de rundt deg av problemet? IA, 24.02.2015 Side 29
3. Utforsking av ressurser Løsningssnakk - Noen eksempler Er det noen ganger problemet er mindre enn ellers? Hva er annerledes da? Hvordan merker du det? Hvordan merker andre det? I hvilke situasjoner er det ikke et problem? Hva er annerledes da? Er det noen ganger at de du omgås ikke legger merke til problemet? Hvis problemet plutselig forsvinner, hvordan vil du (og andre) merke det? Hva har du gjort så langt, som har vært til hjelp? Hva er det som gir deg håp om at det skal bli bedre? IA, 24.02.2015 Side 30 Hva ville være det første skrittet i riktig retning?
4. Oppsummering og presisering / justering av målet Hvis du nå, etter den innledende samtalen vår skulle si hva målet vårt med denne samtalen er, så Jeg oppfatter at målet vårt er formålet med denne samtalen er hvordan forstår du det? IA, 24.02.2015 Side 31
Viktig om utforskning: Gi den andre tid og rom til å sette ord på det som er vanskelig å sette/finne ord på. Bruk stillhet og ekko/speiling for å invitere til videre utforskning. Husk å bruke den andres ord og begreper og gjenta dem på en aksepterende måte. Oppsummer ofte underveis. IA, 24.02.2015 Side 32
Tiltak - løsninger Utforskerdelen (Mål og ressurser) har kimen til tiltak og løsninger Realismeprat IA, 24.02.2015 Side 33
Tips til løsninger og tiltak Samarbeid om å finne løsninger / tilrettelegging / tiltak. f.eks: Nå skal du og jeg sammen finne noen løsninger /tiltak. Bruk utforskedelen. Eksempler: Hva vil du foreslå, har du noen forslag/ideer? Noe av det du synes har vært til hjelp tidligere, kan vi bruke det nå? Noen / kollegaer som du samarbeider godt med (når du har det bra), kan de være til hjelp nå? Når vi snakket om hva som skulle komme ut av denne samtalen, foreslo du at kan vi bygge litt videre på det? Jobben må gjøres, hva foreslår du og hvordan kan jeg bidra? IA, 24.02.2015 Side 34
Oppsummere og avslutte En oppsummering for å sjekke felles forståelse og sikre oppfølging: Hva er vi enige om? Hvem gjør hva? En avslutning for å evaluere samtalen IA, 24.02.2015 Side 35
Oppgave Trening oppfølgingssamtale og oppfølgingsplan 1. Velg et case, bruk noen minutter til forberedelse 2. Gjennomfør samtalen og bruk tips som er gjennomgått 3. Skriv oppfølgingsplan IA, 24.02.2015 Side 36
Oppfølgingsplan Skal inneholde: en vurdering av arbeidstakers arbeidsoppgaver en vurdering av arbeidsevne aktuelle tiltak i arbeidsgivers regi aktuelle tiltak med bistand fra myndighetene plan for videre oppfølging IA, 24.02.2015 Side 37
Case : Tidlig samtale forebygge sykefravær.. Kari/Kai har endret seg i det siste. Det har vært noe korttidsfravær rundt helger og forsentkomming Den ansatte spiser lunsj alene og virker mer oppfarende enn tidligere Leder innkaller til en oppfølgingssamtale og oppfølgingsplan skal lages IA, 24.02.2015 Side 38
Case Oppfølging av sykmeldt Per har vært sykmeldt i snart 4 uker og som hans leder innkaller du ham til en samtale for å utarbeide en oppfølgingsplan ihht oppfølgingsrutinene. I de ukene som Per har vært syk har det vært liten dialog mellom deg og Per. Grunnen er at hans lege har sagt at det er for tidlig for Per å gå tilbake til jobb og Per har uttrykt ønske om at han vil være i fred. Per føler at han ikke strekker til hverken i jobb eller hjemme. For første gang i sitt liv kjenner han seg nedstemt og tiltaksløs. Han syntes det er vanskelig å være åpen om det på jobben. Han har alltid kommet godt overens med kollegene og blir sett på som en ressurs både faglig og sosialt. Kollegene har sett at over tid så har han endret seg. Han har blitt mer oppfarende, har trukket seg fra felles lunsj og har vært mye mer stille enn han pleier å være.. Du innkaller Per til en samtale på ditt kontor og dere skal lage en oppfølgingsplan Hvordan vil du som hans leder legge opp samtalen her? Hva kan være utfordringene? Hva kan du gjøre for at samtalen skal oppleves som positiv? IA, 24.02.2015 Side 39
Case: Langtids sykmeldt Lise jobber som lærer på en skole der det er en del utfordringer med enkelt elever. Hun har vært sykmeldt i snart 6 måneder. I disse månedene har det vært noe kontakt mellom den ansatte og leder Det har vært vanskelig å få til konkrete tiltak i en oppfølgingsplan Lise forteller om vond nakke og behandling hos fysioterapeut samt slitenhet. Hun har gitt uttrykk for at hun ønsker å komme tilbake men ikke til undervisning IA, 24.02.2015 Side 40
Den gode samtalen veien videre. Hva kan du ta med deg videre? Hva kan du fortsette med å gjøre? Hva kan du evt. gjøre mindre av? På hvilke måter skal dine medarbeidere merke at du er mer bevisst når du gjennomfører samtaler? IA, 24.02.2015 Side 41
Litteratur Eide og Eide (2006) Kommunikasjon i relasjoner, Gyldendal Akademisk, Oslo Langslet, Gro (2012) LØFT på sitt beste, Gyldendal Akademisk Spurkeland, Jan (2000) Relasjonsledelse, Tano Aschehoug Slinning, Erik og Haugen, Rune (2011) Helsefremmende lederskap. Gyldendal Akademisk Pettersen R.C & Løkke J.A. (2004) Veiledning i praksisgrunnleggende ferdigheter. Universitetsforlaget Oslo. Olsen, Bjørnar & Nystuen Pål (2010), En jobb å gjøre. Gyldendal IA, 24.02.2015 Side 42
Gode hjelpere I egen organisasjon: HR, HMS, VO, TV Bedriftshelsetjeneste NAV Arbeidslivssenter; egen IA rådgiver, kurstilbud, veiledning av ledere/veiledning av grupper av ledere, kompetansepåfyll, skreddersøm til bedriften innen ulike tema, arbeidsmiljøprosesser Informasjon om arbeid og psykisk helse: Boka: En jobb å gjøre av psykologene B. Olsen og P. Nystuen IA, 24.02.2015 Side 43
Navs tilbud og andre tilbud innen arbeid og psykisk helse Sees i morgen! Kompetansepakke til arbeidslivet Arbeidsgiverlos innen arbeid og psykisk helse Arbeidslivscoach innen inkludering/jobbstrategien Senter for jobbmestring Raskere tilbake, arbeidsgivertelefon: 75 42 64 06 KID/KIB kurs i kommunene, Angstringen, Selvhjelp Norge, Mental helse: Arbeidslivstelefonen IA, 24.02.2015 Side 44