Returårsak-koder Bruk til statistikk og regnskap
Page 2 of 8 OM DETTE DOKUMENTET VERSJONSHISTORIKK Versjon Beskrivelse Dato Hvem 1.0 Returårsak-koder 27.11.2013 AaGH 2.0 04.02.2014 BDR 3.0 INNHOLDSFORTEGNELSE OM DETTE DOKUMENTET... 2 VERSJONSHISTORIKK... 2 INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Forord:... 3 Opprette Returårsak-koder... 3 Lager-behandling... 4 Kontofeltet... 4 Bruk av returårsak-koder på Silent Touch kassene.... 4 Valg av returårsak... 5 Avslutning av returregistreringen på kassen... 6 Leverandør retur og bruk av returårsaks koder... 7 Administrativ behandling av returene... 7 Kode 0... 7 Kode 1... 8 Kode 2... 8 Kode 3... 8 Analyse av returårsaker som er registrert på kassen.... 8 Oppdatering til regnskap... 8
Page 3 of 8 Forord: Hovedhensikten med bruken av retur-årsakskoder er: Få kontroll og analysemuligheter på returer fra kundene. Få muligheter for å analysere returårsak mot den enkelte leverandør. Føre kontroll med selgeres bruk av retur på kassen. Få en integrert regnskapsmessig behandling av returer både fra kunder, men også leverandør-retur. Opprette Returårsak-koder Kjedekontoret utarbeider et sett med returkoder som blir overført til kassene. Dette styres ved å opprette kodene i BD80. Koder som skal benyttes til leverandør-retur (OF16) legges også inn i samme struktur, men vær oppmerksom på at alle kodene går til kassen. Lag en struktur som gjør det enkelt å skille mellom hva som skal brukes på kassen, og hva som er til leverandør-retur. Du velger selv koden og hva du skal kalle den, tenk på at det skal være enkelt å velge på kassepunktet.
Page 4 of 8 Lager-behandling Feltet «Lager-behandling» er svært avgjørende for behandlingen av den returnerte vare i butikkdatasystemet, og du styrer dette ved hjelp av statuskoder. 0 = vanlig salgbar vare i systemet. (Kan selges normalt) 1 = varen kan selges, men må rabatteres. (Kan selges normalt, men krever rabatt) 2 = ikke salgbar vare, kreditt kan kreves (Administrasjonen må foreta en aksjon fra leverandør for å få kreditnota fra leverandør) 3 = ikke salgbar, ødelagt vare (Varen skal kastes og tapsføres direkte) Kontofeltet Dette felt benyttes kun for alternativene 2 og 3 og fører til en debet postering på den konto du angir her, og kredit varekjøp/vareutgang. Du må selv i ettertid, f.eks. bokføre mot aktuell leverandør, konto for svinn etc. Den konto du angir fungerer som en interimskonto. Bruk av returårsak-koder på Silent Touch kassene. For bedre styring og endring i hvordan retur av varer skal slå ut i din butikks logistikksystem, blir du som salgsmedarbeider en viktig brikke for styring av systemet. Returkodene er svært viktige, returkodene bestemmer hvordan varen skal håndteres, og det er du som butikkmedarbeider som avgjør. Skann varen på normalt vis eller finn varen i riktig størrelse ved bruk av varesøk funksjonen. Trykk på «Meny» og deretter på «Retur». Varen vises med et negativt fortegn.
Page 5 of 8 I «Butikk» feltet legges butikknummer, i «Kasse» feltet legges kassenummer, og i «Bongnr» feltet legges bongnummeret på den opprinnelige bongen (hvis kunden har med seg kvitteringen). Trykk så «OK». Valg av returårsak Du vil etter denne registrering bli møtt av registreringsbildet for returårsak. Du trykker på feltet «Årsak» og vil få opp de valg alternativer som er bestemt at skal brukes. Du velger den aktuelle kode og taster ok.
Page 6 of 8 Avslutning av returregistreringen på kassen Hvis kunden skal ha pengene igjen for varen, avslutter du med å trykke på «Kontant». Det skrives ut to bonger på skriveren, en til kunden og en Returbong til dagsoppgjøret. På returbongen fyller kunden ut Navn, Adresse, Telefonnr og Signerer. Hvis kunden skal ha en tilgodelapp for varen, avslutter du med å trykke på «Til gode». Det skrives ut tre bonger på skriveren: 1. Den med strekkode er tilgodelappen til kunden. 2. Returbong til dagsoppgjøret. Det er en god regnskapsskikk at kunden også signerer returbongen ved utstedelse av tilgodelapp. 3. En kvittering. Begge de 2 siste arkiveres med dagsoppgjøret.
Page 7 of 8 Leverandør retur og bruk av returårsaks koder Ved føring av leverandør-retur i OF16 brukes også retur-koder som er definert i BD80. Dette kan for eksempel være hensiktsmessig der det benyttes returprogram til å registrere Svinn, da kan dette styres rett mot ønsket konto basert på oppsett i BD80. Historikk på returkoder fra leverandørretur, kan man få ved bruk av knappen Historikk i OF16. Historikken skrives ut pr leverandør, men rapporten som vises vil inneholde årsakskoden. Administrativ behandling av returene Retursystemet benytter en egen fil som administrerer, gir statistikkmuligheter samt oppdatering til regnskapssystemet og muligheter for analyse og kontroll. Det er de valgte koder for lagerbehandling på returårsaks kodene som styrer dette. 0 = vanlig salgbar vare i systemet. (Kan selges normalt) 1 = varen kan selges, men må rabatteres. (Kan selges normalt, men krever rabatt) 2 = ikke salgbar vare, kreditt kan kreves (Administrasjonen må foreta en aksjon fra leverandør for å få kreditnota fra leverandør) 3 = ikke salgbar, ødelagt vare (Varen skal kastes og tapsføres direkte) Kode 0 Denne kode fungerer slik at det dannes analysemuligheter, dvs. at den kommer med i statistikker som viser returer registrert av selger i butikk.
Page 8 of 8 Kode 1 Denne kode fungerer slik at det dannes analysemuligheter, dvs. at den kommer med i statistikker som viser returer registrert av selger i butikk. I tillegg vil denne kunne gi grunnlag for behandling og regnskapsregistrering av retur, basert på returårsak. Det gis også muligheter for å dokumentere og kontrollere retur gitt av selgere opp mot returårsaker. Kode 2 Denne kode fungerer slik at det dannes analysemuligheter, dvs. at den kommer med i statistikker som viser returer registrert av selger, butikk. I tillegg vil denne kunne gi grunnlag for behandling og regnskapsregistrering av reklamasjoner basert på returårsak, ovenfor en eller flere leverandører. Det gis også muligheter for å dokumentere, analysere returårsaker for en gitt leverandør. Kode 3 Denne koden fungerer slik at det dannes analysemuligheter, dvs. at den kommer med i statistikker som viser returer registrert av selger i butikk. I tillegg vil denne kunne gi grunnlag for behandling og regnskapsregistrering av tap opp mot en returårsak. Det kan også bygges inn automatposteringer mot fastsatt og innregistrert tapskonto. Analyse av returårsaker som er registrert på kassen. Det vil bli utviklet analyseprogram i rapporteringsverktøyet CS-reporting. Oppdatering til regnskap. Oppdatering til regnskap (RE35) oppdaterer også returer i henhold til kontooppsett i BD80.