Til fakultetsstyret ENDRING PRESISERING AV BUDSJETTMODELLEN FOR FAKULTET FOR Dato: 24. august 2014 VEDTAKSSAK Saksnr.: 24/14 Journalnr.: 2014/92 Saksbehandlere: Knut Sverre Bjørndalen Røang SAMFUNNSFAG Det har vært noen uklarheter i håndtering og tolking av budsjettmodellen til fakultetet. Dette skrivet skal avklare de forholdene.saksframstillinga tar for seg hvordan forvaltning av mer- og mindreforbruk skal bli fortatt fra år til år og hvordan det skal beregnes. Først og fremst må det være et samlet mindreforbruk på fakultetet for at det skal kunne overføres midler fra år til år. Dernest er det utdypet/drøftet 1) hvordan vi skal beregne mer- og mindreforbruk, 2) hva vi gjør med dem som aldri får mindreforbruk, men akkumulerer store mengder merforbruk, 3) hva vi gjør med andre enheter enn instituttene, og 4) hva vi teknisk gjør med midler som tilhører prosjekter. Gjeldende budsjettmodell ved Fakultet SAM I budsjettmodellen for Fakultet for samfunnsfag har vi et prinsipp om at enhetene skal ta med seg over- og underforbruk fra år til år. Den nåværende ordlyden er slik: «Forvaltning av «over- og underskudd»: Det enkelte institutt er selvstendig ansvarlig for sin økonomi og må ta ansvar for eget over- eller underforbruk. Det gjøres praktisks ved justering av budsjettrammen for påfølgende budsjettår med resultatet fra foregående regnskapsår. Når det gjelder Institutt for sosialfag hvor det er fire studielederområder med egne budsjetter og hvor den enkelte studieleder har budsjettansvar, så er prinsippet også her at det er instituttet som opparbeider et over- eller underskudd. Og dermed er studielederområdene solidarisk ansvarlige for økonomien i instituttet. Fakultetsstyret kan i helt ekstraordinære tilfeller disponere over- og underforbruk på annen måte enn det som framgår her.». Fakultetet har ikke gjennomført dette i praksis etter at modellen ble vedtatt. Dette fordi dette faktisk er vanskelig å håndtere. Avklaringer Først og fremst har ikke fakultetet som helhet hatt «overskudd», og dermed har det ikke vært noe å avsette/fordele, selv om noen enheter har gått med «overskudd» og andre enheter har gått med «underskudd». Det merforbruket vi har hatt, har vi dekket inn med tidligere års innsparinger. Men hovedregelen vil alltid være at fakultetet som helhet må ha mindreforbruk for at det skal være mulig å gjennomføre avsetning av mer- eller mindreforbruk på instituttnivå. Hvis fakultetet ikke har mindreforbruk, men i stedet har merforbruk, må dette bli dekket inn av tidligere års innsparinger. Det er dekanen som er ansvarlig for å ivareta dette. Tidligere års innsparinger kan være avsatt til forskjellige enheter, og dekanen må da ta en vurdering av hvordan fordelingen av merforbruksinndekningen skal være. Hvis det ikke er nok innsparing til å dekke
merforbruket, må restmerforbruket bli dekket inn ved reduksjon i budsjettet for kommende år. Det er dekanen som er ansvarlig for å ivareta dette og fastsette fordelingen av reduksjonene. Når det gjelder beregning av innsparing, så må også punkt fire nedenfor bli tatt med i betraktning. Så er det også slik at det er en del momenter som ikke er tydelig avklart. Blant de er: 1. Hvordan skal vi beregne mindre- og merforbruk («over- og underskudd»)? 2. Hva gjør vi med dem som aldri får mindreforbruk, men akkumulerer store mengder merforbruk? 3. Budsjettmodellen omhandler kun institutt. Hva med de andre enhetene? 4. Hva gjør vi teknisk med midler som tilhører prosjekter? 1) Hvordan skal vi beregne mer- og mindreforbruk Mer- og mindreforbruk kan beregnes på flere måter. a) Den enkleste måten er å ta inntektene og trekke fra kostnadene, men det sier kun noe om regnskapsmessig mer- og mindreforbruk. b) En annen måte er å se regnskapsresultatet opp mot budsjettet og det som var budsjettresultatet. Dette vil være en riktigere måte å se det på, for det er tross alt budsjettet som er lederens styringsverktøy og som vedkommende skal styre økonomi og virksomheten etter. Da vil spørsmålet om budsjettet er riktig eller ikke, kunne komme opp. Vår budsjettmodell tilsier som hovedregel at instituttene får tildelt midler etter andel studieplasser, produksjon av studiepoeng, studentutveksling og forskningsproduksjon. Men det er også slik at vi flere ganger har foretatt omfordeling av midler mellom instituttene når institutter ikke har budsjettert med bruk av alle sine midler og andre institutter ikke har inntekter nok til å dekke sine kostnader. Da kan det være sånn at et institutt som har avgitt midler i budsjettet fordi de ikke budsjetterte med bruk av alle sine midler, likevel kommer i en situasjon hvor regnskapsresultatet er dårligere enn budsjettresultatet. Og vise versa kan et institutt som har fått midler fra et annet institutt fordi de har høyere kostnader enn inntekter i sitt budsjett, få et bedre regnskapsresultat enn budsjettresultat. Konklusjon: Vi velger å konkludere med at det fornuftige vil være å ta utgangspunkt i budsjettet som vedtatt styringsverktøy, og at mer- og mindreforbruk beregnes ut fra forholdet mellom regnskapsresultatet og budsjettresultatet. Å ta andre forhold i betraktning når man beregner mer- eller mindreforbruk, vil bety at budsjettet ikke kan være et styringsverktøy, og det skal det jo være. 2) Hva gjør vi med dem som aldri får mindreforbruk, men akkumulerer store mengder merforbruk. Først og fremst vil det være viktig å sette i verk tiltak som skal gjøre at enheten ikke fortsetter virksomheten under slike rammebetingelser. Dekan har myndighet til å omfordele mer- og mindreforbruk mellom enheter, og ved behov, vil det måtte finne sted. Samtidig kan ingen enheter stole på andre og satse på at de ikke bruker sine midler. Derfor vil det være uholdbart for alle parter å drive over tid med merforbruk. Det er både fakultetsstyrets, dekanatets og instituttledelsens ansvar at det ikke vedvarer.
Konklusjon: Dekan kan omfordele mer- og mindreforbruk mellom enheter, men dette kan ikke være en varig løsning, og det er både fakultetsstyrets, dekanatets og instituttledelsens ansvar at det ikke vedvarer. 3) Budsjettmodellen omhandler kun institutt. Hva med de andre enhetene? Det vil selvfølgelig skje at både fakultetsledelsen m/strategimidler og felleskostnader/ administrasjon vil få avvik mellom budsjett og regnskap. Hvis det er et positivt avvik, så er det uproblematisk, for da blir det en avsetning for fakultetet. Hvis det er et negativt avvik, så må det dekkes inn. Det er også mulig å gjøre ved avsetning til neste år e.l. Men det prinsipielle spørsmålet er om alle disse enhetene eller ingen av dem skal overføre mereller mindreforbruk for sin egen del til påfølgende år. a) Fakultetsledelsen m/strategimidlene er femdelt. - Dette dekker bl.a. strategimidlene, og de skal utgjøre tre % av årets ramme, og det er fastsatt av høgskolestyret. Om vi bruker mer enn det ett år, så er det ikke anledning til å bruke mindre påfølgende år. Dermed er det ikke relevant å avsette mer- eller mindreforbruk for strategimidlene. - Videre kan det dekke kostnader for investeringer. Vi bruker ikke denne enheten i budsjettet, men jobber nå med en avklaring om vi må det eller ikke i framtida. Uansett så vil det kunne få betydelig konsekvenser for virksomheten om vi f.eks. må erstatte ødelagt utstyr ett år, og med det bruker mer enn vi hadde planlagt til investeringer. Da kan vi komme i en situasjon at vi ikke kan foreta nødvendige investeringer påfølgende år om vi overfører merforbruket til kommende år. - Enheten inneholder også budsjettet for dekanatet og fakultetsstyret. Dette er helt ordinær drift, og her kan man se for seg at mer- og mindreforbruk blir avsatt. Denne delen av budsjettet er nokså lite. - Enheten omhandler også avsetningene for rekrutteringsstillingene (doktorgradsstipendiatene), men dette prosjektet avregnes, og får dermed ikke betydning for resultatet. - Til siste brukes enheten til avregning for hele fakultetet, men det er ikke av betydning for resultatet. - b) Felleskostnader/administrasjon dekker to områder. - Det ene er felles driftskostnader for hele fakultetet. Det gjelder alle kostnader til kopimaskiner, rekvisita, personalkantine, hustrykkeri, vakthold osv., men det dekker også investeringer. Dermed kommer vi i samme problemstilling som for investeringer omtalt ovenfor. - I tillegg dekker den lønnskostnader til fakultetsadministrasjonen og særskilte driftskostnader for administrasjonen som kursdeltakelse og reisekostnader. Konklusjon: Vi velger å konkludere med at det vil være mulig å beregne og overføre et mer- eller mindreforbruk for dekanatets og fakultetsstyrets egen drift og for fakultetsadministrasjonens egen drift. Det vil også være mulig å beregne og overføre et mer- eller mindreforbruk på felles driftskostnader, men det må gjøres med en skjønnsmessig vurdering, fordi vi kan få påløpt uforutsette felleskostnader f.eks. ifm.
investeringer eller advokatkostnader hvis f.eks. en student velger å ha en rettsak mot høgskolen som vil være av en slik størrelsesorden at det vil bli umulig å redusere kommende års driftskostnader tilsvarende. De øvrige delene av disse enhetene er det ikke fornuftig å beregne mer- eller mindreforbruk for. Men det vil da for disse enhetene som for de andre, være viktig å lage gode og realistiske budsjetter. 4) Hva gjør vi teknisk med midler som tilhører prosjekter? Det er mange gruppe 1-prosjekter som inngår i det ordinære regnskapet. For mange av disse er midlene tildelt fra høgskolen sentralt, og for andre igjen er det fakultetet selv som har tildelt midler. Per i dag er det slik at for midlene som er tildelt fra høgskolen sentralt, så blir ubrukte midler automatisk overført til påfølgende år, mens vi selv kan vurdere hva vi vil gjøre med midler tildelt på fakultetet. Vår praksis er (vil bli) at minst mulig av midler tildelt på fakultetet blir videreført, men at midler satt av til sabbat og professor IIstillinger, blir videreført. Disse videreføringen medfører at det regnskapsresultatet som framlegges fra Avdeling for økonomi i Fellesadministrasjonen, ikke er reelt. Vi må trekke fra det som skal overføres, og da vil det faktiske regnskapsresultatet være lavere/dårligere enn det som framlegges fra Avdeling for økonomi. Det er dette korrigerte og faktiske regnskapsresultatet som vil ligge til grunn for beregning av mer- eller mindreforbruk (se punkt 1). Konklusjon: Vi velger å konkludere med beregning av mer- og mindreforbruk blir gjort av det regnskapsresultatet som framkommer etter at overføring av restmidler i gruppe 1- prosjekter er foretatt. FORSLAG TIL VEDTAK Forvaltning av mer- og mindreforbruk I utgangspunktet er den enkelte enhet og institutt selvstendig ansvarlig for sin økonomi og må ta ansvar for eget mer- eller mindreforbruk. Det gjøres praktisk ved justering av budsjettrammen for påfølgende budsjettår med resultatet fra foregående regnskapsår. Når det gjelder Institutt for sosialfag hvor det er flere studielederområder med egne budsjetter og hvor den enkelte studieleder har budsjettansvar, så er prinsippet også her at det er instituttet som opparbeider et over- eller underskudd. Og dermed er studielederområdene solidarisk ansvarlige for økonomien i instituttet. Dekanen kan disponere mer- og mindreforbruk på annen måte enn det som framgår her. For å kunne beregne mer- og mindreforbruk er det først og fremst en forutsetning at fakultetet som helhet har et mindreforbruk. Først da vil det være tilgjengelige midler å overføre. Et samlet merforbruk skal dekkes av tidligere års innsparinger, og dekan er ansvarlig for å ivareta dette ved å fordele merforbruket på de enheter som har oppsamlet innsparinger. Om det ikke er innsparinger nok til å dekke merforbruket, skal resterende merforbruk bli dekket med reduksjon i kommende års budsjett, og dekan er ansvarlig for å ivareta dette ved å fastsette hvordan budsjettreduksjonene skal fordeles. Beregning av mer- og mindreforbruk Mer- og mindreforbruk skal bli beregnet ut fra forholdet mellom regnskapsresultatet og budsjettresultatet. Regnskapsresultatet som skal bli brukt i denne beregningen skal være det
korrigerte regnskapsresultatet som framkommer etter at overføringer av restmidler til gruppe 1- prosjekter er foretatt. Mer- og mindreforbruk skal vi beregne for de enkelte enheter slik: - Instituttene, dekanatets og fakultetsstyrets egen drift og fakultetsadministrasjonens egen drift ut fra prinsippet beskrevet i avsnittet ovenfor. - Felles driftskostnader også ut fra prinsippet beskrevet i avsnittet ovenfor, men med en skjønnsmessig vurdering, fordi vi kan få påløpt uforutsette felleskostnader som vil være av en slik størrelsesorden at det vil bli umulig å redusere kommende års driftskostnader tilsvarende. De øvrige delene av disse enhetene er det ikke fornuftig å beregne mer- eller mindreforbruk for. - Strategimidler og andre fellesmidler beregner vi ikke mer- eller mindreforbruk for. Det vil for fakultetet være viktig å lage gode og realistiske budsjetter. Dag Jenssen dekan Marja Lundell fakultetsdirektør