INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 4 AJOURHOLD / NY STILLING... 5 Opprettelse av ny stilling... 5 Ansvarlig / Medansvarlig... 7 Søknadsfrist... 8 En side / fire arkfaner... 8 Godkjent for flere språk... 10 Stillingsbeskrivelse... 11 Arbeidssted og søkekriterier... 13 Erfaring og Egenskaper... 15 Utdanningsnivå og utdanningsretning... 16 Ingress til stillingsannonsen... 16 Bilde / logo til stillingsannonsen... 17 Forhåndsvisning av stillingsannonse... 18 Språk... 18 PUBLISERING AV ANNONSE... 24 Publiseringssteder... 24 Angi publiseringsdata... 24 Endringer i annonsen... 26 Stoppe publisering... 27 Kopiering av stilling... 27 Side 1 av 88
KANDIDATHÅNDTERING... 30 Gjennomgang av kandidatlisten... 31 Kommunisere med kandidater... 33 Søkerlister... 35 Sette status på kandidater, uten utsendelse av brev/epost... 35 Sette status på kandidater med utsendelse av e-post/brev... 37 Sette status på kandidater og lag engangs dokumentmal før utsendelse av e-post/brev... 38 Sette status og lag samtidig en ny gjenbrukbar dokumentmal... 40 Innkalling til intervju med kobling til rekrutteringskalender... 41 Loggtekst for kandidater... 45 Avslutning av oppdrag... 47 Utskrift av brev og e-post... 47 Arkivering... 49 ASSISTENT... 50 Aktivitet... 51 Intervju... 51 Melding... 52 SELSKAPSREGISTER... 53 Navn og organisasjonsnivå for overstyring i stillingsannonse og flettedokumenter... 53 Opprettelse av ingress... 53 Opprettelse av bilde... 56 Slette ingress... 58 Sletting av bilde... 58 Side 2 av 88
CV-ADMINISTRASJON... 59 Knytte kandidat til stilling... 59 Slette søknad... 61 Matche kandidater... 62 Slette matchet kandidat... 65 Screening... 67 MINE SIDER... 72 Rapportplanlegger... 72 Rapportplanlegger fra rapportsenteret... 73 Hvordan vil den planlagte rapportkjøringen se ut nå?... 76 Rekrutteringskalender... 76 Kommunikasjonssenter... 77 Velge mottakere... 78 ADMINISTRASJONSMENY... 83 Annonsetips... 83 Opprette brukere... 84 Side 3 av 88
INNLEDNING WebCruiter har utviklet og levert webbaserte rekrutteringsløsninger siden 2000. Frem til WebCruiter AS ble etablert som eget selskap i 2003, var WebCruiter en enhet i ett av Norges ledende rekrutteringsselskaper. På bakgrunn av denne tette tilknytningen til et rekrutteringsfaglig miljø, ble WebCruiterproduktets grunnleggende forståelse for rekrutteringsprosessens mange krav til rik prosesstøtte sikret. Våre språkuavhengige nettbaserte rekrutteringsløsninger forenkler, kvalitetssikrer og effektiviserer våre kunders hverdag. Denne brukerveiledningen tar bl.a. for seg følgende temaer: Opprettelse av stillinger Publisering av annonser Håndtering av kandidater med tilhørende statussetting og logging CV-administrasjon Rekrutteringskalender Kommunikasjonssenter Diverse faste registre Noen av temaene i brukerveiledningen vil være rolleavhengig. Det betyr at dersom man har en rolle som saksbehandler, vil man f.eks ikke ha tilgang til administrasjonsmenyen. Side 4 av 88
AJOURHOLD / NY STILLING Opprettelse av ny stilling Gå inn på menyen Stilling og velg Lag / vedlikehold stilling Start med å velge hvilket selskap / avdeling stillingen skal opprettes på. Trykk på den lille boken. Etter at selskap / avdeling er valgt, kan man begynne å fylle inn feltene. Referansenummer genereres automatisk, men kan overstyres manuelt. Intern stillingstittel er kun til internt bruk, og vil ikke vises for søkerne. Side 5 av 88
Innholdet i feltet Selskapsnavn / avdeling vil automatisk vises i stillingsannonsens overskrift. Det er imidlertid mulig å overstyre selskapsnavn / avdelingsnavn som vises i annonsens overskrift. Dersom man ønsker å endre på overskriften, kan man hake av i feltet Visningsnavn i annonse og skrive inn ønsket tekst. Tips: Man kan se hvor i selskapsregisteret en stilling hører hjemme ved å holde musemarkøren over selskapsnavnet se eksempel under: Side 6 av 88
Ansvarlig / Medansvarlig Brukerne har i utgangspunktet tilgang til alle stillingene innenfor den avdelingen / enheten hvor de er plassert. Ansvarlig og medansvarlig for stillingen velges ved å benytte nedtrekksmenyen. Disse vil automatisk få opp denne stillingen under Mine stillinger når de logger seg på WebCruiter. Navnet på ansvarlig person for stillingen kan også hentes inn i brevmalene. Brukere kan velges som medansvarlig for en stilling selv om stillingen ligger under et selskap / avdeling de ikke har tilgang til. Brukeren vil da kun se den valgte stillingen og ikke andre stillinger opprettet under avdelingen. Side 7 av 88
Søknadsfrist Velger man å la feltet for søknadsdato stå blankt vil det i annonsen stå Snarest. En side / fire arkfaner I feltet Annonsevisning velger du mellom to ulike visninger av stillingsannonsen. Ved å velge Èn side presenteres hele stillingsannonsen samlet. Ved å velge Fire arkfaner splittes Ansvar, Kvalifikasjoner, Vi tilbyr og Søk stilling opp. En side: Side 8 av 88
Fire arkfaner: Side 9 av 88
Hvis man velger knappene Forrige / Lagre og Neste / Lagre er det ikke nødvendig å lagre før man går til neste side. Det er mulig å ikke ta i bruk denne funksjonen. Man kan da sende en e-post til kundestøtte: customersupport@webruiter.no. Dersom man ikke ønsker denne nye funksjonen, er det viktig å huske å lagre før man velger og gå til neste side. Når man har lagret første siden, blir arkfanen Vis Annonse tilgjengelig. Her kan man gjennom hele prosessen se hvordan annonsen blir seende ut etter som man legger inn data. Godkjent for flere språk NB! Dette er kun for de med flerspråklig løsning. Skal annonsen være tilgjengelig på flere språk, må disse språkene velges i skjermbildet. For at annonsen skal kunne godkjennes, må annonsen på forhånd være laget på det språket du ønsker (se eget kapittel om språk). Side 10 av 88
Kontaktperson(er) for stillingen Kontaktperson kan settes inn på følgende måter: Register brukere av WebCruiter velges fra nedtrekksmeny (krever ikke lagring) Manuell innlegging felter fylles ut manuelt (husk å lagre) Tips: Vi anbefaler å oppgi kontaktpersoner uten e-postadresse. Ved å oppgi e-postadresse kan man oppleve at søknader sendes direkte til denne. Stillingsbeskrivelse Når informasjon om stillingen skal presenteres kan man gjøre følgende: fylle tekst direkte inn i felter benytte forhåndsdefinerte standardtekster kopiere fra et annet dokument Side 11 av 88
Ved å klikke på boken vil du få tilgang til å hente forhåndsdefinerte standardtekster. Standardtekster finner man under menyen Administrasjon og Administrere annonsetips. Se kapittel om annonsetips. I oversikten over standardtekstene krysser man av for de valgene man ønsker å bruke og velger Kopier for å få dem med seg over i stillingsbeskrivelsen. Side 12 av 88
Arbeidssted og søkekriterier På høyre side i bildet under kommer det frem en rekke med nedtrekksmenyer som benyttes i forbindelse med angivelse av arbeidssted, bransje, fagfelt, samt rolle. Innholdet i disse menyene har din virksomhet selv bestemt og de kan justeres etter behov. NB! Annonser havner på Jucan.no, stillingsportalen for alle WebCruiters kunder. For at annonsen skal vises korrekt på Jucan, er det svært viktig at bransje og fagfelt er valgt, samt at korrekt besøksadresse er fylt ut. Når du registrerer postnummer vil sted automatisk fylles ut. Det som velges innenfor feltene Bransje, Fagfelt og Rolle vil ikke synes i annonsen på egen hjemmeside, men de vil fungere som søkekriterier for kandidater som søker blant ledige stillinger og/eller har aktivert jobbagenten. Det kan gjøres flere valg pr. felt, Hvis det i stillingsbeskrivelsen er valgt flere søkekriterier, vil kandidaten få treff ved å velge en av kriteriene. Bransje, fagfelt og Ønsker du kartfunksjon på Finn eller Jucan må du fylle ut korrekt adresse på Arbeidssted Sjekk at kartet virker ved å klikke på tegnestiften. Tips! Fyll ut disse feltene så får søkeren treff på sin jobbagent, og søk blant ledige stillinger. Side 13 av 88
Dersom du ikke ønsker å fylle ut adressen hver gang du lager en annonse, kan du legge denne inn i Selskapsregistret. Det er nå også lagt til en kartposisjoneringsfunksjon for korrekt geolokalisering av annonsen på Jucan.no. Bruk denne for å kontrollere at arbeidsstedet er korrekt plassert i kartet. Er plasseringen feil, dra kartnålen til korrekt posisjon og trykk OK. (se under) Bruk eventuelt zoomeknappene på venstre side i kartbildet (+ eller -) for å tilpasse kartutsnittet. Side 14 av 88
Erfaring og Egenskaper Feltene Erfaring og Egenskaper kan enten fylles ut manuelt eller ved å benytte seg av forhåndsdefinerte standardtekster. Dersom man ønsker å benytte standardtekster, klikker man på boken og velger de standardtekstene man ønsker å kopiere inn. Side 15 av 88
Utdanningsnivå og utdanningsretning Feltene Utdanningsnivå og Utdanningsretning på høyre siden av skjermbildet fylles ut ved hjelp av nedtrekksmenyer. Ønsker man å fjerne noe man har valgt her, gjøres dette ved å klikke på det aktuelle valget inne i feltet. Deretter trykker man på på høyre side. Innholdet i disse feltene vises i stillingsannonsen, men har ingen konsekvenser i forhold til søk blant ledige stillinger eller jobbagent. Ingress til stillingsannonsen En ingress er en beskrivelse av virksomheten eller den avdelingen / enheten stillingen tilhører. Man kan bygge opp et eget bibliotek med ingresser for eksempel tilpasset ulike avdelingsnivåer i en bedrift. Dette gjøres i Selskapsregistret under menyen Administrasjon. Det er kun administratorer / superbrukere som har tilgang til dette menyvalget. Det er hvor brukeren er opprettet i selskapsregisteret som styrer hvilke ingresser vedkommende har tilgang til, eller kan opprette selv. Se eget kapittel under Selskapsregister. For å velge en ingress, trykke man på en av de tilgjengelige ingressene i skjermbildet: Side 16 av 88
Bilde / logo til stillingsannonsen Ved presentasjon av en annonse er kan man legge inn en firmalogo eller et illustrasjonsbilde. Dette kan legges inn via Selskapsregister i et bibliotek man hele tiden kan oppdatere med nye bilder, logoer etc. Selskapsregistret ligger under menypunktet Administrasjon. Det er kun administratorer / superbrukere som har tilgang til dette menypunktet. Se eget kapittel under Selskapsregister. For å velge et bilde / logo, trykker man på en av de tilgjengelige bildene / logoene i skjermbildet: Side 17 av 88
Forhåndsvisning av stillingsannonse Dersom man klikker på arkfanen Vis annonse, vil en alltid kunne se den ferdige stillingsannonsen. Det er lurt å gå gjennom annonsen og sjekke den for eventuelle feil. Ved å klikke på de ulike arkfanene vil man få opp de aktuelle temaene. Eksemplet viser annonse med en side (stillingen kan alternativt ha arbeidsoppgaver, kvalifikasjoner, vi tilbyr og søk stilling fordelt på 4 arkfaner). Språk Prinsippet ved flere språk: Prinsippet for språk vil gjelde både annonse og CV. I beskrivelsen vil det kun vises til annonse. Hvis man skal opprette en annonse og ønsker at denne skal kunne leses på flere språk, vil man i WebCruiter fortsatt bare ha én annonse, men den ene annonsen vil være oversatt til flere språk. Altså: man oppretter ikke en ny annonse når man skal ha annonsen på nytt språk. Fordelen med dette er at alle søkere uansett hvilket språk de har søkt via vil havne på samme søkerliste. Dersom man har WebCruiter på flere språk, må man gjøre følgende: Start med å lage annonsen i det foretrukne språket (i eksemplet bokmål). 1. Trykk på globus i høyre hjørne og velg foretrukket språk 2. Lag annonse helt ferdig i dette språket husk å lagre for hver arkfane Side 18 av 88
Lage annonse på flere språk Annonse på foretrukket språk er nå ferdig. Om man vil ha annonse også på andre språk, må man gjøre følgende: Velg et annet tilgjengelig språk, ved å gå på globusen øverst i høyre hjørne Alle felter som er fylt ut i foretrukket språk må fylles ut i nytt språk. Dette for at annonsen skal være lik på begge språk Bruk globus (til høyre for feltet). Globusen vil vise hva som er lagt inn i dette feltet på andre språk Når alt er oversatt, må man gå tilbake til fanen Lag/ vedlikehold stilling. Her legger man til det nye oversatte språket i feltet Godkjent på flere språk og trykker lagre. NB! Hvis ikke alle felter er oversatt vil man ikke kunne legge til det nye språket og godkjenne stillingen. Side 19 av 88
Tips: Hvis man ikke får lagret godkjent språk, kan det være fordi man har brukt ingress eller screening i annonsen og at disse ikke er oversatt. Oversettelse av Ingress: Gå inn på menyen Administrasjon, Selskapsregister. Velg avdelingen hvor ingressen ligger i treet til høyre. Under Flere funksjoner ligger Gå til ingress-register. Man finner frem ingressen man ønsker å oversette. Side 20 av 88
Bytt språk ved hjelp av globusen øverst i høyre hjørne. Ingressen som skal oversettes, vil komme frem uten navn. Oversett ingressen og gi den et navn, trykk lagre. Ingressen eksisterer nå både på norsk og engelsk, og vil endre seg automatisk på annonsen når man skifter språk. NB! Man skal altså ikke lage en ny ingress for nytt språk, men oversette den man har laget på foretrukket språk. Oversettelse av Screeningen: Side 21 av 88
Screeningen må godkjennes på alle språk som er tilgjengelige for søkerne uansett hvilke språk stillingsannonsen er godkjent på. Velg Administrere screening fra Administrasjonsmenyen. Man velger deretter screeningen man ønsker å oversette. Bytt språk ved hjelp av globusen øverst i høyre hjørne. Screeningen som skal oversettes, vil nå komme frem uten navn eller innhold. Alle spørsmål og svar må oversettes. I globusen til høyre for linjen, vil teksten som er lagret på andre språk stå skrevet. Side 22 av 88
Når alle feltene er oversatt, går man tilbake til side én, sjekk at det er haket av for godkjent og trykker deretter Lagre endring. Side 23 av 88
PUBLISERING AV ANNONSE Når stillingen er ferdig kvalitetssjekket, er den klar for publisering. Etter å ha valgt Publisering av annonse får man opp et skjermbilde hvor man må velge Registrer ny publisering. Publiseringssteder De aktuelle publiseringskanalene for virksomheten kommer til syne og man velger den aktuelle publiseringskanalen ved å trykke på det grønne ikonet til venstre for teksten. NB! Alle stillinger må publiseres på hjemmesiden og / eller intranett, og man må alltid publisere annonsen til hjemmeside før man publiserer til ev. Finn, Nav etc. Angi publiseringsdata Her angir man perioden stillingen skal være publisert på det aktuelle publiseringsstedet. Stillingen vil automatisk fjernes fra nettstedet klokken 24:00 på datoen for siste publisering. For at annonsen skal bli publisert må status være Godkjent annonse. Husk å lagre. Publiseringen legger seg i listen over alle stedene stillingen er publisert. Side 24 av 88
For publisering til Finn må feltene fylles ut før du lagrer, og så velge «Overfør til Finn.Jobb». Annonsen blir synlig på Finn.no etter ca 15 minutter. For publisering til NAV må du lagre og så velge «Send e-post». Annonsen skal være registrert hos Nav.no innen 24 timer. I stillingsoversikten vises stillingen nå med grønt, gult eller rødt lys: Et grønt lys angir at stillingen er publisert. Gult lys indikerer at statusen på stillingen ikke er godkjent eller at man har valgt å publisere den frem i tid. Rødt lys indikerer at publiseringsdatoen / søknadsfristen for stillingen har utløpt eller at stillingen er avslått av den som skal godkjenne annonsen. Ønsker man å endre på publiseringsstatusen, kan dette gjøres ved å klikke på trafikklyset. Hvis man ønsker å forlenge søknadsfristen, innebærer det to operasjoner: Side 25 av 88
være grønn Endringer i annonsen Dersom man har endringer i annonsen eller publiseringsdato behøver man ikke republisere til hjemmeside / internett, det skjer automatisk. Endringene vil også oppdateres automatisk på Jucan.no. Hvis annonsen er publisert på eksterne publiseringskanaler som Finn, NAV etc, må man sende over annonsen på nytt. Det gjør man ved å velge publiseringsstedet ved det grønne pil-ikonet, gjøre f.eks endringer på søknadsdato, og send over annonsen på nytt. Annonsen kan kun publiseres hos Finn i 42 dager/6 uker. Har du behov for at en annonse er utlyst utover 42 dager, kan du republisere den samme annonsen fra WebCruiter ved å klikke på «Overfør som ny annonse». Merk da at Finn tar betalt for republiserte annonser som om det var en ny annonse som ble publisert. Side 26 av 88
For endringer til Nav gå til publiseringen, skriv i kommentarfeltet hvilken stilling det gjelder og hvor endringen er, og velg «Send e-post». Den oppdaterte annonsen sendes da over til NAV, som endrer teksten manuelt innen 24 timer. En ny logglinje vil bli lagt til nederst på skjermbildet. Det betyr ikke at annonsen er publisert i flere utgaver, men at annonsen er republisert. Stoppe publisering Du kan stoppe en publisering manuelt før den angitte publiseringsdatoen går ut. Gå inn på hver av publiseringskanalene og stopp publiseringene der. For hjemmeside og intranett kan du endre statusen fra «Godkjent annonse» til «Publisering avsluttet» og Lagre. Stillingen fjernes da også fra Jucan.no. For å avslutte en annonse på Finn.no velger du «Stopp FINN-annonsen». For å avslutte annonse hos NAV velger du alternativet «Stoppmelding» Lagre Send e-post. Kopiering av stilling Ved enkelte anledninger kan det være greit å ta utgangspunkt i en eksisterende stilling for å opprette en ny stilling. OBS! Det er viktig at man kopierer stillingen i stedet for bare å redigere og republisere den gamle stillingen for at kandidatlister, rapportering etc. skal bli korrekt og oversiktlig. Eksempel: Man ønsker å lage en annonse for en selgerstilling, og gjør et søk for å sjekke om det ligger noen slike stillinger inne fra før som kan kopieres. Side 27 av 88
Finn stillingen du ønsker å kopiere fra ved å fylle ut valgfrie felter i Lag / vedlikehold stilling og trykk på knappen Finn. Dersom det finnes noen stillinger som matcher dine søkekriterier, vil de listes opp på høyre side i skjermbildet: Tips: Vil man se alle stillinger, lar man feltene være blanke. Velg stillingen du vil kopiere fra i listen. Gå på menyen Flere funksjoner og velg Kopier aktiv stilling. Stillingen er nå kopiert og klar for redigering. Den kopierte stillingen vil være uten kontaktpersoner, ingress og bilde. Når en stilling er kopiert vil den interne stillingstittelen alltid starte med Copy of. Side 28 av 88
Side 29 av 88
KANDIDATHÅNDTERING Etter hvert som søknadene på en stilling kommer inn, kan man til enhver tid gå inn i kandidatlisten for å få en oversikt over de som har søkt. Følgende skjermbilde fremkommer: Ønsker man å sortere kandidatene, kan man gå inn via nedtrekksmenyen og gjøre dette. Man kan også velge å bare vise søkere med en type status. Fjern da hakene til de statusene man ikke vil se. For å se på flere CV er og søknader i ett bilde, velg Funksjoner, valgte kandidater og Vis / skriv ut CV. Her vil man få opp CV og søknader for de kandidater man har valgt. NB! Man må huske å sette kryss i ruten til høyre for å få frem den enkeltes CV og søknad. Side 30 av 88
Når man klikker på Vis / skriv ut CV vil man få følgende valg: Vis CV m/søknad Skriv ut CV Skriv ut CV og søknad Skriv ut CV og vedlegg Skriv ut CV, søknad og vedlegg Gjennomgang av kandidatlisten For å se på CV og søknad til den enkelte kandidat, klikker man på navnet til kandidaten i kandidatlisten. Følgende skjermbilde vises: Side 31 av 88
For å bla i kandidatlisten, kan man trykke på knappen Neste CV. Fra nedtrekksmenyen Gå til kan man se på kandidatens søknader og vedlegg. Ved å velge Søknader, vil en oversikt over kandidatens søknader kommer frem. Ønsker man å se nærmere på en spesiell søknad, gjøres dette ved å klikke på det grønne pil -ikonet til venstre Ved å klikke på valget Vedlegg i Gå til - menyen, kan man se nærmere på kandidatens vedlegg. Dette kan være vitnemål, attester, bilde etc. Denne kandidaten har et vedlegg som er en attest. Ved å klikke på Åpne vil vedlegget åpnes og skrives ut dersom det er ønskelig. Ved å klikke på valget Logg i Gå til -menyen, kan man se nærmere på kandidatens logg. Man kan også gå inn via tallet under kolonnen logg i kandidatlisten. Vi får opp 3 logg - hendelser på denne kandidaten. Side 32 av 88
Fjerner man haken for bare logg på aktivt oppdrag, vil man få en totaloversikt over kandidatens logghendelser. I alt er det 4 logghendelser for denne kandidaten. Ved å klikke på det grønne pil-ikonet vil man få opp den aktuelle logghendelsen. Kommunisere med kandidater Når man ønsker å kommunisere med kandidater, finnes det flere muligheter til dette: Man kan gå inn i kommunikasjonssenteret via Mine sider. Her vil man bl.a. få mulighet til å sende e- post, interne meldinger etc. Man kan sende e-post fra kandidatlisten via Funksjoner, valgte kandidater Side 33 av 88
I enkelte tilfeller kan man ha behov for å kommunisere direkte med en eller flere kandidater. Dette kan gjøres ved først å markere de aktuelle kandidatene i kandidatlisten. Velg funksjoner, valgte kandidater, Lag e-post og E-post til valgte kandidater. Etter å ha valgt E-post til valgte kandidater kommer dette bildet opp: Side 34 av 88
Søkerlister Ønsker man å ta ut en søkerliste, velger man Lag søkerliste under Funksjoner, valgte kandidater. Ulike søkerlister kan tas ut og disse kan sorteres etter ulike kriterier. Valget Avansert søkeliste gir muligheten til å definere din egen liste ut fra et sett med forhåndsdefinerte valg. Ved å trykke på Vis utenfor den aktuelle søkerlisten, vil en rapport bli generert i pdf-format. Denne rapporten kan man enten velge å lagre, skrive ut eller videresende direkte via e-post til aktuell saksbehandler/leder. Legg merke til at de offentlige listene inneholder alle søkere (3), mens de resterende inneholder de kandidater som ble valgt i kandidatlisten (2). Sette status på kandidater, uten utsendelse av brev/epost Først velger man hvilke kandidater man skal gi en status. Her kan man velge samtlige samtidig ved å bruke pluss tegnet, eller eller velge én eller flere enkeltkandidater ved å benytte avkrsyningsboksen for den enkelte kandidat. I eksemplet under er valgt status Aktuell for intervju. Side 35 av 88
Når man velger denne statusen, kommer man inn i siden for å registrere statusen for alle valgte kandidater. Der ser man hva gjeldende status på kandidaten(e) er, og kan enten velge å endre status eller bekrefte den valgte: De valgte kandidatene har da fått endret status fra Aktuell grovsortering til Aktuell for intervju. Side 36 av 88
Sette status på kandidater med utsendelse av e-post/brev Noen av kandidatstatusene medfører utsending av brev/e-post til kandidatene. Disse statusene har dokumentmaler knyttet til seg. Når en slik status settes, vil e-post/brev basert på denne bli sendt ut umiddelbart når statusen settes, med mindre man velger å legge dokumentene i en kø for senere behandling. I eksemplet under er statusen Avslagsbrev 1, ikke nådd opp valgt for en kandidat: Da får man opp dette bildet: Ved å velge forstørrelsesglasset får man opp en forhåndsvisning av brevet slik at man kan se innholdet og eventuelt gjøre endringer før man sender det ut. Når man nå klikker Sett status på valgte kandidater går brevet ut uendret. Når man nå velger knappen Sett status på valgte kanidater går brevet ut uendret. Side 37 av 88
Sette status på kandidater og lag engangs dokumentmal før utsendelse av e-post/brev Som beskrevet over er det mulig å endre innholdet i brevene/e-postene som skal sendes ut før man sender dem. Dette kan være upraktisk i de tilfellene hvor man skal endre teksten til flere kandidater. Det blir arbeidskrevende å endre teksten for en og en kandidat. Da er det mindre arbeid å gjøre det samlet ved å endre malen. Side 38 av 88
Arkfanen Endre mal for alle valgte mottakere velges. Tallet i parentes (4) viser antall kandidater endringen vil gjelde for, dvs. det antallet kandidater man valgte å sette ny status på. Teksten i malen kan enkelt endres slik at e-postene/brevene for alle valgtre kandidater endres tilsvarende: Her er det lagt til en setning. Så velger man knappen Ny variant. Vinduet vil da se slik ut: Øverst i vinduet ser man at man er i ferd med å lagre en ny engangsmal. Man velger så Lagre endringer og lukker vinduet (evt. kan man velge arkfanen Forhåndsvisning for å se hvordan e-postene/brevene ser ut med den nye malen). Tilbake på statussiden ser man at den nye malen vil bli sendt kandidatene. Side 39 av 88
Nå gjenstår det bare å sette status ved å bruke knappen Sett status på valgte kandidater. Da settes det status i systemet og e-post går ut. Brev vil legge seg i utskriftkø. Man kan også velge at e-postene skal legge seg i utskriftkøen. Sette status og lag samtidig en ny gjenbrukbar dokumentmal I prosessen beskrevet over er det mulig å endre malen og lage en engangsmal for brev/e-post som skal sendes ut. Hvis man ser for seg at denne malen kan bli benyttet i fremtiden også, kan man velge å hake av i boksen Gjenbrukbar mal. Da vil man lage en mal som kan benyttes ved en senere anledning. Systemet krever at man gir malen et navn og en beskrivelse. Når man lagrer få man opp dette bildet: Side 40 av 88
Den nye gjenbrukbare malen er nå lagret og man ser den øverst i bildet med navn og beskrivelse. Om man ønsker å fjerne den, benyttes knappen Fjern mal Innkalling til intervju med kobling til rekrutteringskalender For å innkalle kandidater til intervju via rekrutteringskalenderen, går man inn i kandidatlisten for den aktuelle stillingen. Velg aktuell kandidat, og hak av i boksen som beskrevet over. NB! Man kaller kun inn 1 kandidat om gangen. Man velger deretter Funksjoner, valgte kandidater og f.eks. status 1. gangsintervju som vist i skjermbildet under: Da får man opp dette bildet: Side 41 av 88
I Status -feltet står det angitt hvilken status man er i ferd med å sette på kandidaten. Ved å trykke på klokkesymbolet, får man anledning til å registrere tid og varighet for intervjuet og eventuelt kommentarer knyttet til innkallingen. Ved og hake av i boksen Send intervjuinnkalling, kommer det opp mulighet for å velge sted for intervjuet samt velge dokumentmal for intervjuinnkalling. Valget man gjør av tidspunkt og sted for intervju vil automatisk legge seg inn i e-posten for intervjuinnkallingen (gjelder når kun én kandidat er valgt). Teksten forhåndsvises når man klikker på forstørrelsesglasset. Man kan da også redigere den før utsendelse. Dette intervjuet blir da synlig i rekrutteringskalenderen som er et menyvalg under MINE SIDER. Side 42 av 88
Ved å trykke på Outlook symbolet, importeres hendelsen til Outlook om man ønsker å følge opp avtalen der i stedet for i WebCruiter. Det er ikke mulig å synkronisere motsatt vei. Ønsker man å kalle inn kollegaer til intervjuet, gjøres dette fra Outlookavtalen. Den grønne haken lar deg merke hendelsen som utført. «X»betyr at hendelsen slettes. Hendelsen over har en rød farge noe som betyr at den ikke er utført. Når intervjuet er gjennomført vil fargen endre seg til grønn. Oppfølging av kandidat med kobling til rekrutteringskalender For å følge opp en kandidat med kobling til rekrutteringskalenderen, går man inn i visningsbildet for kandidatens CV. Velger Flere funksjoner og deretter Registrer aktivitet som vist i skjermbildet under: Side 43 av 88
Følgende skjermblide fremkommer: Man har her mulighet til å legge inn oppfølgingsplaner av kandidater ved å velge dato og tidspunkt. Legg deretter inn notater med kommentarer tilknyttet oppfølgingen. Husk å lagre! Registrerte aktiviteter vil vises i rekrutteringskalenderen med gul farge: Side 44 av 88
Loggtekst for kandidater Når man setter status på kandidatene kan man skrive en kommentar til statussettingen i loggtekst feltet. Side 45 av 88
Loggteksten bør inneholde data hvis kandidaten skiller seg ut på en måte som gjør at man ønsker å ta spesielle hensyn i prosessen. Huker man av i OBS feltet i tillegg, vil det fremkomme et utropstegn ved kandidatens navn i Kandidatlisten. I bildet kan man ellers velge om dokumentet skal sendes med en gang og derved legges i ut-boksen, eller om man skal legge meldingen i en kø som gjør at man senere må sørge for at dokumentet faktisk sendes ut via menyvalget Utskrift av brev/e-post i menyen Kandidathåndtering. Tilbake til Kandidatliste ser man den oppdaterte statusen på kandidaten: Skulle man sette feil status på en kandidat, får man tilgang til Logghendelser ved å trykke på tallet i kolonnen «Logg for aktuell kandidat». Da får man opp dette bildet. Side 46 av 88
Her kan man slette rader i loggen. Man kan også endre logg-kommentaren. Man kan dog ikke sette statuser her, da må man tilbake til Kandidatlisten. Avslutning av oppdrag Når en kandidat er ansatt (status kandidat ansatt) og alle andre kandidater har fått status med avslagsbrev, må brev / e-post skrives ut / sendes. Av sikkerhetsmessige årsaker blir ikke brev som er generert under statussetting sendt automatisk. De legger seg i en utboks for kontroll og endelig utsendelse. Endelig utsendelse gjøres via menyen Kandidathåndtering og Utskrift av brev / e-post. Utskrift av brev og e-post For å skrive ut brev / e-post til kandidatene velger man Utskrift av brev / e-post fra menyen Kandidathåndtering. Følgende skjermbilde fremkommer: Side 47 av 88
Hensikten med bildet er å skrive ut brev / e-post som man har lagt i kø og ikke har sendt. Over listen av ikke utsendte brev / e-post ligger et antall søkefelt som er nærmere forklart i tabellen under. Hensikten med disse feltene er å begrense antall treff i listen hvis man ønsker å finne spesifikke utskriftsjobber når listen er lang. Den øverste delen av bildet er søkefelt. Se forklaringen i tabellen under: 1 Søkefelt. Man fyller ut ett eller flere kriterier, og trykker knappen Søk. 2 Vis ubehandlede/usendte meldinger. 3 Vis behandlede/sendte meldinger (historikk). 4 Vis kun meldinger for aktiv stilling. En stilling må være vist som aktiv i linje for pålogget bruker. 5 Søk frem meldinger ihht. valgte søkekriterier. 6 Send meldinger for valgte rader (dvs. de radene som er haket av i kolonnen helt til venstre). Brev blir vist i eget vindu når man trykker Send, og må skrives ut separat. 7 Kanseller valgte meldinger. Først må de meldingene som skal slettes hakes av i boksen utfor meldingen til venstre. Da får man opp et bilde som spør hvilken status kandidaten skal ha etter at man har kansellert. Det er obligatorisk å gå kandidaten en status. Statusen kan godt være den samme som nå. 8 Forhåndsvisning av meldinger for valgte rader. 9 Klikker man på lupen får man opp et vindu for forhåndsvisning av meldingen, med endringsmulighet for meldinger som kan endres. 10 Utropstegnet indikerer at meldingen bør sees på (med lupen, 9) og oppdateres manuelt før utsending, da meldingen f.eks. kan inneholde datoer som er blitt foreldet hvis meldingen har ligget usendt i listen en stund. Se også verktøytipset på utropstegnet for forklaring. Side 48 av 88
Arkivering I WebCruiter er det en funksjon for å arkivere en stilling. Når man er ferdig med å behandle kandidatene og alle brev/e-post(er) er skrevet ut, er stillingen klar for arkivering. Arkivering i denne sammenheng betyr at du flytter stillingen vekk fra oversikten som du automatisk får opp på skrivebordet ditt når du går inn i hovedmenyen Stilling og Stillingsoversikt. NB! Må ikke forveksles med en eventuell integrasjon mot arkivløsning. Arkivering av stillinger (annonse, kommunikasjon, søkerlister) til eksterne arkivsystemer krever en egen integrasjonsmodul, hvor det settes opp regler for hvilke dokumenter som skal arkiveres og når de skal arkiveres. Arkivering av stilling Dette gjøres enkelt fra Stillingsoversikt. Her trykker man på selve symbolet for arkivering trykket på symbolet for arkivering vil stillingen forsvinne fra oversiktslisten.. Etter å NB! Før stillingen flyttes til arkiv sjekker løsningen om alle publiseringer er avsluttet, og at alle søkere er ferdigbehandlet. Du kan se arkiverte stillinger ved å hake av i rubrikken Arkiverte stillinger. Side 49 av 88
ASSISTENT WebCruiter har en assistent som vil gi den enkelte bruker et varsel når en hendelse inntreffer. Eksempler på hendelser som assistenten vil varsle kan være følgende: man har mottatt en melding tidspunkt for en kandidatoppfølging eller intervju inntreffer en tidsplanlagt rapport eller langvarig rapportkjøring er klar Når en hendelse inntreffer varsles brukeren med at det fremkommer en Assistent -meldingsboks øverst i venstre hjørne: Generelt: Assistenten vil kunne varsle om 3 ulike hendelser; aktivitet og/eller intervju og/eller melding Meldingsboksen vises kun et kort øyeblikk før den automatisk lukkes. Deretter vises den som et rødt blinkende ikon øverst i venstre hjørne. Dette betyr at det er uleste meldinger eller nye hendelser som ikke er behandlet. Den røde knappen vil lyse inntil man har åpnet melding/aktivitet. Man kan klikke på linjen(e) som dukker opp og man vil da automatisk komme til kommunikasjonssenterets innboks. Side 50 av 88
Aktivitet Aktivitet er en hendelse som vil kunne varsles av assistenten. For eksempel: oppfølging av en oppgave Nedenfor vises et eksempel på en aktivitet som er blitt varslet via assistenten: Intervju Intervju er en hendelse som vil kunne varsles av assistenten. Nedenfor vises et eksempel på et intervju som er blitt varslet via assistenten: Side 51 av 88
Melding Melding er en hendelse som vil kunne varsles av assistenten. Dette kan for eksempel være: en e-post en rapport Nedenfor vises et eksempel på en melding som er blitt varslet via assistenten: Side 52 av 88
SELSKAPSREGISTER Navn og organisasjonsnivå for overstyring i stillingsannonse og flettedokumenter Hvilke(t) selskap/avdelingsnavn som fremkommer i annonser på Jucan og i brevmaler, kan man styre her. Det anbefales at bruk av denne funksjonaliteten gjennomføres i samarbeid med Brukerstøtte. Opprettelse av ingress Når man skal opprette bilder, logoer og ingresser for et selskap / avdeling, gjøres dette ved å gå inn via menyvalget Selskapsregister under Administrasjon i hovedmenyen. Først må man finne selskapet / avdelingen man ønsker å lage / endre ingressen på. En liste over selskapene finner man ved å huke ut for Se selskapsstruktur som tre, og taste på + tegnet. Har du mange selskap kan du legge inn et søkekriterium i ett av feltene før du søker. Side 53 av 88
Man velger selskapet man vil legge inn ingress på ved å klikke på navnet til selskapet. Ønsket selskap legger seg da inn i skjermbildet. Under menyen Flere funksjoner velger man Gå til ingress-register : Side 54 av 88
En oversikt over dette selskapets / avdelingens ingresser kommer frem. Man skriver eller kopierer inn ingress teksten man ønsker å lage. Deretter trykker man på Lagre profil. Gi ingressen et navn (profilnavn) slik at man kjenner igjen ingressen i listen. Den nye ingressen finner man igjen under oversikten på høyre side, og den er nå klar til å tas i bruk. Side 55 av 88
Opprettelse av bilde NB! Bildene kan ikke være større enn 200 piksler i bredde og bør ikke være høyere enn 200 pixler. Bilder som overstiger 200 pikslers bredde blir skalert ned automatisk i annonsevisningen, men vi anbefaler at du skalerer ned bildet selv før du laster det opp. Ved opprettelse av et bilde / logo for et firma / avdeling gjøres ved å gå inn via valget Selskapsregister fra menyen Administrasjon. Først må man finne selskapet / avdelingen man ønsker å lage / endre bildet på. En liste over selskapene finner man ved å huke ut for Se selskapsstruktur som tre, og taste på + tegnet. Har du mange selskap kan du legge inn et søkekriterium i ett av feltene før du søker. Når det aktuelle firmaet/avdelingen er valgt, velger man Gå til bilde-register. Man får opp bilder av de tidligere innlagte bildene. Klikk på NY for å legge inn et nytt bilde: Side 56 av 88
For å hente opp bildet / logoen fra egen PC trykker man Bla gjennom eller «Browse». Klikk på det aktuelle bildet som ønskes lastet opp og velg Open eller Åpne når riktig bildet er valgt. Legg en beskrivende tekst til bildet i beskrivelsesfeltet. NB! For å lagre bildet klikk på diskett - symbolet For å endre bildet etter at det er laget klikk på den grønne pilen Global: Huk av for denne dersom bildet skal være tilgjengelig for alle avdelingene. Standard: Huk av for denne dersom bildet skal være standard for alle annonsene på den valgte avdelingen Jucan: Huk av for denne dersom du ønsker at dette bildet skal være standard for stillingslistingen på Jucan.no (gjelder ikke for bildet i selve annonsen). På denne måten vil din virksomhet fremstå enhetlig med samme bilde/logo i Jucan søkeresultatsiden. NB! Dersom du velger å huke av for Jucan på et bilde på øverste nivå og på en av avdelingenes bilder, vil bildet på nederste nivået i avdelingsstrukturen være gjeldende for stillingen. Stillingslistingen på Jucan.no vil se slik ut: Side 57 av 88
Slette ingress Ønsker man å slette en ingress, gjøres dette ved å gå inn via valget Selskapsregister fra Administrasjon under hovedmenyen. Deretter velges Ingress i menyen Flere funksjoner. Klikk på for å se ingressene. Velg den aktuelle ingressen som ønskes slettet fra registeret ved å klikke på den. Når ingressen har kommet frem i feltet - trykker man Slett profil. Sletting av bilde Gå inn via Selskapsregister under Administrasjon fra hovedmenyen. Her velger man arkfanen Bilde for det aktuelle selskapet / avdelingen man ønsker å slette. Bildene / logoene for det aktuelle selskapet / avdelingen kommer frem. Trykk på symbolet for sletting ved siden av bildet. Side 58 av 88
CV-ADMINISTRASJON Knytte kandidat til stilling I enkelte tilfeller får man inn manuelle søknader. Det vil si søknader som ikke er registrert i WebCruiter, men sendt på papir eller via e-post. For å få registrert disse må et minimum av opplysninger legges inn på CV-delen og man må knytte kandidaten opp mot den aktuelle stillingen som søker. Vi legger inn vedkommendes CV via valget CV-administrasjon fra menyen Kandidathåndtering : Legg inn de nødvendige opplysningene om kandidaten (de merket med rød stjerne ). For at kandidaten skal kunne fullføre sin CV, husk å legge inn kandidatens e-postadresse. Tast deretter inn referansenummeret på stillingen eller trykk alternativet Finn stilling. Når alle data er registrert trykk på lagre, og man får en melding om at CV er registrert. Brevet / e-posten CV innlagt manuelt vil automatisk sendes til kandidaten. (Sjekk at kandidaten ligger inne med e-postadresse hvis ikke må brevet skrives ut og sendes kandidaten via post). Vi skal nå kople den registrerte CV en opp mot en stilling (vi søker på stillingen for kandidaten). Har du referansenummeret til stillingen kan du legge dette inn i feltet referansenr: nederst på bildet: Side 59 av 88
Trykk på Lagre - knappen og kandidaten har søkt på stillingen. Etter å ha trykket Lagre - knappen får man automatisk opp en bekreftelse på at CV og søknad er registrert. Gå inn via valget Kandidatliste og sjekk at vedkommende kandidat står oppført på kandidatlisten: Side 60 av 88
Brevet / e-posten Svarbrev søknad mottatt er nå generert automatisk og sendt til vedkommende. (Sjekk at kandidaten ligger inne med e-postadresse hvis ikke må brevet skrives ut og sendes vedkommende via post.) Svarbrevet legger seg som en logg på kandidaten. Slette søknad Dersom en kandidat ønsker å trekke søknaden før søknadsfristen utløp gjøres dette ved først å søke opp kandidaten fra valget CV-administrasjon under menyen Kandidathåndtering. Deretter velges Søknader fra Flere funksjoner menyen på høyre side. Kandidatens søknader finner du nederst på bildet (OBS! det kan hende du må scrolle ned for å se alle søknadene). Ved å klikke på det grønne pil-ikonet utenfor den aktuelle stillingen som kandidaten har søkt, aktiviserer man stillingen. Side 61 av 88
Når stillingen kommer frem kan den slettes via knappen Slette. Legg merke til at teksten på søknaden er Manuelt lagt inn det er fordi denne søknaden er registrert av administrator / superbruker og ikke lagt inn av søkeren selv. Matche kandidater Å matche kandidater kan gjøres fra flere steder i applikasjonen. Finner du for eksempel kandidater i en søkeliste som du ønsker å matche mot en annen stilling, kan du gjøre dette fra menyen Funksjoner/ valgte kandidater og Match mot annen stilling. Når man velger Match mot annen stilling vil det åpne seg en mulighet for å søke frem stillingen man skal matche kandidaten(e) mot. Finn stillingen ved hjelp av å klikke på boken stilling. og velg Match kandidat til valgt Side 62 av 88
Man kan også matche ved å trykke på kandidat i kandidatlisten. Under Flere funksjoner menyen, kan man velge følgende: Ved aktiv bruk av CV basen, kan man søke frem kandidater for så å Matche de opp mot aktuelle stillinger. Man velger først den aktuelle stillingen man ønsker å jobbe med. Gå deretter inn på menyen Kandidathåndtering og velg Kandidat CV - søk : NB! Husk at dette valget ikke genererer noen status (logg) på kandidaten, kandidaten vil heller ikke få søknad mottatt e-post eller bli med på de to faste søkelistene Offentlig søkerliste og Utvidet Side 63 av 88
søkerliste. Hvis en matchet kandidat etter å ha blitt kontaktet ønsker å søke stillingen, knytt ham som søker til stillingen (se eget kapittel). Gå inn via Kandidat / CV-søk fra hovedmenyen. Man skriver inn søkekriterier på kandidater som en ønsker å Matche opp mot stillingen trykk deretter Søk. I eksempelet ovenfor har man valgt å søke etter kandidater som har jobbet med prosjekter (fritekst = prosjekt). Dette søkekriteriet finnes under arkfanen Stilling. Man kan velge å søke på flere kriterier samtidig, samt velge om søket skal inneholde treff på alle kriteriene eller bare en av de (se Og / Eller) Man får opp en liste over aktuelle kandidater som har treff på prosjekt. Dersom man ønsker å matche flere opp mot stillingen, markeres de kandidatene man vil matche (felt helt til høyre i listen). Trykk på Funksjoner, valgte CV-er og velg Match mot aktiv stilling. Gå til kandidatlisten for den aktuelle stillingen og du vil finne statusen Matchet på den kandidaten vi valgte (Tegnet for Matchet er symbolet Person med forstørrelsesglass ). Husk at statusen Matchet på en kandidat ikke er en reell status i den forstand at vedkommende kandidat er å betrakte som en vanlig søker. OBS! Får du ikke opp kandidaten sjekk at du har haket av for Vis matchede. NB! En kandidat som er Matchet må eventuelt kontaktes og forespørres om hvorvidt vedkommende er interessert i å søke den aktuelle stillingen eller ikke. Side 64 av 88
Slette matchet kandidat Dersom man ønsker å slette en Matchet kandidat fra kandidatlisten, gjøres dette ved å gå inn via valget CVadministrasjon fra menyen Kandidathåndtering. Her søker man opp den aktuelle kandidatens CV ved å fylle inn for eksempel etternavn og trykke Finn CV Velg kandidaten du vil jobbe med fra listen og gå deretter til nedtrekksmenyen Flere funksjoner og velg Søknader. Side 65 av 88
For å få opp stillingen som kandidaten er Matchet opp mot, må rubrikken Vis matchede være haket av. Rubrikken finner du rett over listen over søknader. For å aktivisere den Matchede stillingen trykker man på det grønne pil - ikonet. Stillingen er nå aktivisert i feltet dette ser man bla. ved at Referansenr. og Intern stillingstittel er fylt ut øverst på siden og at stillingen i listen er sort. For å slette kandidaten fra stillingen trykk på knappen Slette. Side 66 av 88
Ved å gå tilbake til kandidatlisten for stillingen vil man se at kandidaten nå er fjernet. Screening Screening benyttes i de tilfeller hvor man ønsker å grovsortere kandidatene ved hjelp av forhåndsdefinerte spørsmål. Disse spørsmålene må kandidatene besvare før de kan gå videre i søknadsprosessen. Resultatet av screeningen kommer frem som en poengsum ved kandidatens navn i kandidatlisten. Velg Administrere screening fra Administrasjonsmenyen. Gi et navn på screeningen som forteller hva den skal brukes til. (En screening kan benyttes flere ganger.) Når feltene Navn på prescreeningen og eventuelt Beskrivelse er fylt ut og lagret, henter du screeningen opp fra listen til høyre i skjermbildet: Side 67 av 88
For å aktivisere en ønsket screening, trykker man på det Grønne pil - ikonet. Trykk deretter på knappen Definer spørsmål og svar. Her kan vi starte med å definere spørsmål til screeningen. Spørsmål må defineres og lagres før svar kan legges inn. Når spørsmålet er ferdig definert - trykker man lagre. For å lage svar til spørsmålet må man aktivisere spørsmålet først. Dette gjøres ved å trykke på det grønne pil - ikonet. Når spørsmålet står i uthevet skrift, kan man begynne å definere svarene. Side 68 av 88
Svaralternativene til spørsmålet legges inn. Husk å vektlegge svarene med poeng og at du kan ha flere svaralternativer knyttet til et spørsmål. NB! Vær nøye med å gi svarene poengsummer som er entydige. Det vil si at det skal ikke være mulig gi forskjellig svar og oppnå samme poengsum. Når man er ferdig med å definere svarene til et spørsmål og har trykket Lagre, går man videre til neste spørsmål ved å trykke Blanke felter. Husk at screeningen må være merket Godkjent for at den skal bli tilgjengelig for bruk i en annonse. Side 69 av 88
Når svaralternativet på det siste spørsmålet er ferdig definert og Lagret er man ferdig med screeningen. Neste steg er å bruke den i en annonse. Man kobler screeningen til den aktuelle stillingen via valget Lag / vedlikehold stilling. Gå inn i nedtrekksmenyen og velg den aktuelle screeningen. For kandidater som skal søke en stilling m/screeningspørsmål, vil de i det øyeblikket de trykker Søk på stillingen få opp screeningspørsmålene. Den totale poengsummen kandidaten oppnådde gjennom sine svar, vil man finne i en egen kolonne. Det er mulig å sortere kandidatlisten etter poengsum. Side 70 av 88
Ved å trykke på screeningpoengsummen til den enkelte kandidat, vil man kunne se den detaljerte poengfordelingen. Side 71 av 88
MINE SIDER Under menyen Mine sider fra hovedmenyen kan man, dersom man har de rette tilganger, få tilgang til: Rapportplanlegger Rekrutteringskalender Kommunikasjonssenter Rapportplanlegger Under menyen Mine sider og Rapportplanlegger får man opp en kalenderoversikt som viser brukerens planlagte kjøringer av rapporter. Følgende skjermbilde fremkommer: Fra denne siden kan brukeren endre på kjøreplanene for den enkelte oppgave ved å klikke på symbolet Følgende vindu fremkommer: Side 72 av 88
Generelt om skjermbildet: man kan endre hyppighet, klokkeslett, starttidspunkt og sluttidspunkt når det er satt en kjøreplan for en oppgave vil man kunne velge eventuelle andre mottakere Typiske rapporter som kan være aktuelle å sette opp kjøreplan på er: en ukentlig kjøring med oversikt på status for stillingsoppdrag man er ansvarlig eller medansvarlig for statistikker oversikt over CV-profiler registrert siste x døgn (dersom rollen man har er satt opp med tilgang til CVsøk) Rapportplanlegger fra rapportsenteret Man kommer inn i rapportsenteret ved å gå inn på menyvalget Rapportsenter under Rapport fra hovedmenyen: Følgende skjermbilde fremkommer: Side 73 av 88
Man velger så en rapport for eksempel rapport 370 CV-liste. Følgende skjermbilde fremkommer: Ved å klikke på symbolet kjøreplanen: får man opp en side hvor man velger periode, tidspunkt og frekvens for Side 74 av 88
Dette skjermbildet inneholder følgende: Oppgavenavn: fremkommer automatisk ved at man velger en rapport når man kommer inn i rapportsenteret. Man velger en rapport og klikker på følgende symbol for å lage en ny kjøreplan. Hyppighet: hvor ofte ønsker man at rapporten skal kjøres. Her kan man velge å klikke månedlig, dag/uke med spesifikasjon av dag samt time. Må utfylles. Klokkeslett: tidspunkt for rapportkjøring. Her kan man velge å klikke på ikonet for klokkeslett for å hente opp et tidspunkt. Må utfylles. Starttidspunkt: viser dato for oppstart av oppsatt kjøreplan. Må fylles ut. Slutttidspunkt: viser dato for avslutning av oppsatt kjøreplan. Må fylles ut. Husk å lagre etter at skjermbildet er fylt ut. Tips: følgende vinduer fremkommer dersom man klikker på ikon for henholdsvis klokkeslett og starttidspunkt : Det er også mulig å velge Lagre og velg mottakere for å sende valgt rapport til en bruker i systemet eller til en e-post adresse. For mer informasjon om å velge mottakere, se eget kapittel Velg mottakere. Side 75 av 88
Hvordan vil den planlagte rapportkjøringen se ut nå? 1. Rapportsenteret: Når det er satt opp en kjøreplan for rapporten, vil ikon for kjøreplan endre seg i Rapportsenteret. Symbolet vises nå med en liten rød pil i tillegg til den grønne pilen: Følgende symbol vil fremkomme dersom man har satt opp en distribusjonsliste rapporten skal sendes pr e-post til en eller flere mottakere., dvs. at man har satt opp at 2. Rapportplanlegger: Dersom man går inn i rapportplanlegger kan skjermbildet nå se slik ut: Ved å klikke på flagget kan brukeren gjøre en oppgave inaktiv uten å slette oppgaven. Grønt flagg betyr at oppgaven har aktiv kjøreplan, mens rødt flagg betyr at oppgaven er stoppet). Rekrutteringskalender Under menyen Mine sider og Rekrutteringskalender får man opp kalenderoversikt som gir et oversiktsbilde over brukerens planlagte intervjuer planlagte oppfølginger av kandidater NB! Viser kun data som er registrert via kandidatlisten. Side 76 av 88
Generelt om skjermbildet: man kan bla i kalenderen og få oversikt over oppfølginger/intervjuinnkallinger intervjuinnkallinger som er sendt til kandidater vises i kalender Rødt innslag betyr intervjuhendelser som ikke er markert som utført Gult innslag betyr kandidatoppfølginger som ikke er markert som utført Grått innslag betyr at hendelsen er markert som utført ved å klikke på kalenderhendelsen får man opp detaljer fra intervjuinnkallingen man har mulighet til å overføre intervjuinnkalling til kalender på egen PC man kan slette et innslag fra kalenderen og man kan markere hendelsen som utført For flere eksempler på bruk at rekrutteringskalenderen, se kapittelet om Kandidathåndtering. Kommunikasjonssenter Under menyen Mine sider og Kommunikasjonssenter får man opp oversikt over meldinger og rapporter som er sendt via WebCruiter. Generelt om kommunikasjonssenteret: samlet kommunikasjonssenter som håndterer e-post og meldinger internt i løsningen sende meldinger internt i WebCruiter til brukere innboks for innkommende meldinger Side 77 av 88
mulighet for å se de meldingene man tidligere har sendt mulighet for å svare på og videresende meldinger mulighet for å knytte til vedlegg til interne meldinger og e-postmeldinger Fra menyvalget Kommunikasjonssenter kommer man inn i en innboks. Her vil man få en oversikt over innkomne meldinger og rapporter som er sendt via WebCruiter: Generelt om skjermbildet: man ser alle typer meldinger i en samlet liste man kan sortere på de ulike kolonnene ved å klikke på topplinjen i listen man kan klikke på grønn pil for å lese meldingen man kan hake av på en melding og velge blant forskjellige funksjoner i listen svar fra mottakere av meldinger som sendes ut via WebCruiter tilknyttet en WebCruiter bruker vil komme inn i Kommunikasjonssenteret i WebCruiter Velge mottakere Meldinger og kjøreplaner for rapporter kan distribueres (sendes) til flere mottakere. Det er funksjonalitet for å sende meldinger til brukere internt i WebCruiter, per e-post eller per SMS (for å benytte SMS-funksjonalitet, kreves det en egen avtale) Det er samme fremgangsmåte uansett hvilken type melding man skal sende og man klikker på knappen Finn mottakere fra sider der det er mulig. Side 78 av 88
I eksempelet nedenfor har man valgt Funksjoner og Ny - E-post fra hovedsiden til kommunikasjonssenteret. Skjermbildet vil da se slik ut: Man klikker på knappen Finn mottakere og følgende vindu fremkommer: Skjermbildet Velg mottakere inneholder 4 arkfaner: Velg firma/avdeling: her kan man velge å distribuere e-post til et firma eller en/flere underavdelinger Velg brukere: her kan man velge brukere fra WebCruiter Eksterne e-postadresser: her kan man velge å legge inn eksterne e-postadresser Alle valgte: viser utvalgte mottakere av e-post. Utvalget er et resultat av det som er valgt i de andre arkfanene Side 79 av 88
Arkfanen Velg firma/avdeling I denne arkfanen kan man velge å distribuere e-post til et firma eller en / flere underavdelinger ved å følge organisasjonsstrukturen som er allerede er lagt inn i WebCruiter. Man har mulighet til å krysse av for om man vil inkludere alle brukere på alle undernivåer av valgte firmaer / avdelinger. Husk å klikke på knappen Legg til før du går videre til neste arkfane. Arkfanen Velg brukere I denne arkfanen kan man velge brukere fra WebCruiter. Tips: Man har også mulighet til å søke frem brukere som er registret i WebCruiter ved å skrive inn navn og evnt. Tittel, og taste på Søk -knappen. Side 80 av 88
Arkfanen Eksterne e-postadresser I denne arkfanen kan man velge å legge inn eksterne e-postadresser. E-postadressene kan skrives rett inn eller man kan lime inn et antall e-postadresser (mail-løkke) fra for eksempel Outlook. Husk å klikke på knappen Legg til før du går videre til neste arkfane. Arkfanen Alle valgte I denne arkfanen vises utvalgte mottakere av e-post. Utvalget vil alltid være et resultat av det som er valgt i de andre arkfanene. Husk å klikke på OK -knappen for å velge mottakere. Side 81 av 88
Det er også mulig å sende en internmelding via kommunikasjonssenteret. I eksempelet nedenfor har man valgt Funksjoner og Ny - internmelding fra hovedsiden til kommunikasjonssenteret. Følgende skjermbilde fremkommer: Generelt om skjermbildet: Man kan velge mottakere ved å klikke på knappen Finn mottakere Man legger inn overskrift og tekst Man kan legge til vedlegg ved å taste finn og legg til vedlegg Klikk på Send melding - knappen når du er ferdig å legge inn overskrift og ønsket tekst. Kobling til kommunikasjonssenter Meldingen vil sendes til en intern bruker i WebCruiter og varsles denne via assistenten. En intern melding vil vises i kommunikasjonssenteret med følgende symbol: Side 82 av 88
ADMINISTRASJONSMENY Under menyen Administrasjon fra hovedmenyen kan man dersom man har de rette tilganger få tilgang til: Administrere annonsetips Dokumentmaler Brukere Annonsetips Ved å velge arkfanen Administrasjon og Annonsetips har man mulighet til å forhåndsdefinere setninger som er mye brukt i forbindelse med opprettelse av stillinger. Disse setningene vil man finne igjen under bøkene til de aktuelle rubrikkene Presentasjon, Beskrivelse, Vi tilbyr, Erfaring, Egenskaper, og Fag under Lag / vedlikehold stilling Man velger Administrere annonsetips og får opp skjermbildet for dette. I nedtrekksmenyen Tips type velger du hvilken type tips du vil redigere. Når tipstypen er valgt vil du få opp tipsene i tabellen under. Ønsker man å redigere eksisterende tips, klikker man på det grønne pil - ikonet til venstre for teksten. Ønsker man å slette en Tips - tekst gjøres dette ved å klikke på symbolet for sletting (rødt kryss) av den aktuelle teksten. ved siden Side 83 av 88
For å bekrefte slettingen av den aktuelle Tips - teksten trykker man OK! Opprette brukere Gå inn via Administrasjon og velg Brukere. Velg først hvilket selskap / avdeling den aktuelle brukeren skal opprettes på. Man kan velge å klikke på boka eller man kan velge direkte fra trestrukturen (klikk på + for å utvide treet). Rolletilgangen til den enkelte brukeren velges fra nedtrekksmenyen. Side 84 av 88
Felter merket med rød stjerne må fylles ut. Det anbefales at også de andre feltene fylles ut for å få en best mulig oversikt over brukerne av systemet. Administrator / superbruker som oppretter brukere med brukernavn og passord trenger ikke å manuelt skrive inn et passord. Dersom man ikke skriver inn et passord som er avtalt med ny bruker, må det sendes e-post til den nye brukeren. I e-posten vil det være en lenke til side hvor brukeren selv skriver inn eget, valgfrie passord. Dersom en bruker glemmer sitt passord, er det mulig for administrator / superbruker å sende ut e-post som inneholder en lenke til siden for endring av passord. For å registrere en bruker fylles alle obligatoriske felt ut. Datofeltene nederst fungerer som følger: Blank dato virker som før: ingen begrensning. Fra dato satt: Bruker kan ikke logge seg inn før denne dato. Til dato satt: Bruker kan ikke logge seg inn etter denne dato. Side 85 av 88
Begge datoer satt: Bruker kan ikke logge seg inn hverken før eller etter disse datoene. Når alle feltene er fylt ut trykker man Lagre og den aktuelle brukeren er registrert. Dersom det er satt datobegrensinger for en bruker, og denne forsøker å logge seg inn utenfor tilgangsperioden, får brukeren denne meldingen: Når ny bruker lagres, blir knappen Send e-post aktiv slik at bruker kan motta e-post med lenke. Ved klikke på lenken i e-posten, blir bruker tatt til en side for registrering av passord (minimum 6 karakterer. Det skilles på store og små bokstaver) Brukeren legger seg i en liste under registreringsfeltene. Side 86 av 88
I enkelte tilfeller kan det være ønskelig å endre tilgangen til en bruker. Det gjøres ved først å velge bruker fra listen, deretter velges ny rolle i nedtrekksmenyen. Husk å trykke på Lagre - knappen. OBS! Dersom man ønsker å slette en bruker, kan dette kun gjøres dersom vedkommende ennå ikke har brukt systemet. Personer som allerede har benyttet systemet kan ikke slettes statusen må da endres til Sperret / inaktiv bruker. Du kan også knytte en bruker som allerede er opprettet opp mot et annet selskap / avdeling. Velg avdeling og brukeren du vil kople opp mot ny avdeling. Hak av for Tilhørighet til annet selskap / avdeling. Klikk på boken og velg avdelingen du vil at brukeren skal ha i tillegg. Side 87 av 88