Møtereferat : 6. januar 2015 Tilstede: Vegard Hovdal Lise Larsen Lovise Hovdal Anton Bryhn Torbjørn Nyborg Gaute Evenhus Jostein Øien Sak 1) Gå gjennom oppgaveliste fra forrige møtereferat. Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist 14-05 Undersøke pris og løsninger på banner med - logo Lise Larsen 14-11 Politiattest: Alle avdelinger skal Gaute Evenhus sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette. Vi må få avklart hvordan attestene skal sendes inn. 14-13 Medlemslister fra avdelingene: Lederne i alle Alle avdelingene må oversende medlemslister over aktive medlemmer i sine avdelinger. avdelingene 14-15 Finne ny revisor Innen utgangen av 14-19 14-21 14-24 14-26 14-27 Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie. Undersøke om medlemskontingent for friidrettsavd. kan reduseres. Be forbundet om begrunnelse for prisen. Sende skriftlig klage til bygdeallmenningen om at veien ikke går der det ble avtalt og at skiløypa har blitt smalere enn avtalen tilsier. Kontakte Levanger kommune for å høre om Levanger- Avisa har rett når det ser ut som idrettshall Arbeidsutvalget Friidrettsavdelinga 2014 kontingentkrav kommer
14-28 14-29 14-30 i Åsen har ramlet ut av budsjettet til fordel for hall på Moan. Sette opp leieavtale med strikkeklubben Legge ut web- sak om at medlemmer må komme med forslag til æresmedlemmer og medlemmer som kan få hedersdiplom. Finne plass til kopimaskin på klubbhuset. Arbeidsutvalget Torbjørn Nyborg og co. Når kopimaskinen kommer til klubbhuset. 14-31 Undersøke pris og løsninger Friidrettsavdelinga rundt bankterminal 14-32 Undersøke om det finnes Kjersti Husby startnummer som kan erstatte manglende nummer. 14-33 Lese gjennom og eventuelt Alle i hovedstyret Innen 13. november komme med innspill til sponsoravtale for kunstgressbanen fra Aasen Sparebank 14-05: Banner er bestilt. Regningen deles på alle avdelingene. Avsluttes. 14-11: Avdelingene venter på Gaute som står ansvarlig. Videreføres. 14-13: Alle avdelinger er mottatt av Torbjørn Nyborg. Avsluttes. 14-15: Ny revisor er funnet: Astrid Revhaug. Avsluttes. 14-19: Kurs ikke avholdt. Forsøker å få det til så snart som mulig. Videreføres. 14-21: Kommer litt tilbake til saken. Se under. 14-24: E- post er sendt, men ikke noe svar er mottatt. Det spøker for at vi legger ned friidrettsavdelinga for å unngå den rådyre kontingenten forbundet skal ha. Lignende tilfelle i Skjeldstadmark. Videreføres. 14-26: Brev ble ikke skrevet. Leder i bygdeallmenningen kontaktet idrettslaget. Det ble arrangert befaring og nytt møte avholdt 6. januar. Det er enighet om at vi skal finne en løsning. Et eget skriv skal komme som resultat av dette slik at endringer ikke endrer avtalen som står i dag, men får et vedlegg som inkluderer nye punkt. Videreføres som ny sak. 14-27: Det er vedtatt i kommunestyret at ny idrettshall i Åsen skal startes i 2018. Vi må følge med. Avsluttes. 14-28: Befaring avholdt og lokalene ble funnet i orden. De ønsker å leie én gang i måneden. Avtale blir laget. De skal betale 50 kroner per deltaker per gang. Avsluttes. 14-29: Ikke gjort. Videreføres. 14-30: Kopimaskin har kommet til klubbhuset, men har ikke fått plass enda. Planen er klar. Avsluttes. 14-31: Ikke gjort. Videreføres. 14-32: Kjersti ikke tilstede. Videreføres. 14-33: Ingen kommentarer kom inn. Avsluttes.
Sak 2) Godkjenne forrige møtereferat Kommentarer: Referatet har ikke blitt sendt ut. Saken må tas på neste møte. Forslag: Saken flyttes til neste. Sak 3) Årsmøte 2014 Info: Forslag til dato: 17. februar. Kommentarer: 17. februar er midt i vinterferien og passer veldig dårlig. Framskyndes for at Kjell Olav skal få vært med. Nytt forslag i møtet: 12. februar. Hvem står for servering? Vi bør ha bløtkake. Bestilling gjøres via Lise Larsen. Forslag: Dato: Torsdag 12. februar. Lise Larsen ordner med kake og kringle. Innkomne saker gås gjennom på minst én uke før årsmøtet. Dato kommer. Kjell Olav Einarsve sørger for at innkallingen kommer ut. Sak 4) Organisering klubbhus Info: For å ordne med klubbhuset foreslås det å vekke til liv husstyret igjen. Dette husstyret vil bestå av styremedlemmene som kommer fra Trim (Torbjørn Nyborg og Tore Reinås), som i dag sitter i styret til Treningssenteret. Torbjørn og Tore går da ut av styret til Treningssenteret. Klubbhuset har så mye aktivitet at det trengs egne personer som kan holde styr på bygget. Husstyret blir da en del av Trimavdelinga. Dette blir i tillegg til oppgavene som Trim har. Det trengs da én ekstra medlem til styret i Trimavdelinga som kun har to stykker i dag. Kommentarer: Ingen Forslag: Husstyret legges under Trimavdelinga og Torbjørn Nyborg og Tore Reinås går inn i dette. Forslaget legges fram for årsmøtet. Sak 5) Anlegg Info: Kunstgressbane er satt på vent pga. Statens Vegvesens innsigelse til innkjøring på E6. Grilstad har det ikke veldig travelt, men ønsker fortsatt å bygge ut. Idrettshall har, som tidligere nevnt, blitt vedtatt i kommunestyret. Oppstart av bygging skal skje i 2018. Sak 6) Regnskap Info: Kasserere må oversende regnskap til Kjell Stokkan så fort som mulig slik at alt blir klart til årsmøtet. Kjell Stokkan har for øvrig sagt at de er ferdig Sak 7) Medlemsregistrering Info: Medlemmer er kommet inn i klubbadmin. steg blir å få flest mulig av medlemmene til å gå inn på minidrett.no for å sjekke opplysninger og opprette familierelasjoner. Kommentarer: Alle avdelinger må gjennomføre idrettsregistrering slik at vi får LAM. E- post har blitt sendt ut til alle avdelingsledere. Forslag: sørger for å legge ut info på hjemmesida om minidrett og følger opp saken.
Sak 8) Eventuelt a. Projektor Info: Projektor og lerret blir installert i klubbhuset i løpet av uka. b. Påmelding til aerobic og spinning Info: Det er ønske om en snarvei til påmelding til aerobic og spinning på hjemmesida. I dag kreves det flere klikk for å komme til rett sted. Forslag: prøver å lage en snarvei til påmelding av aerobic og spinning på hjemmesiden. c. Frisør i klubbhuset Info: To forskjellige aktører har kontaktet oss for å starte frisørvirksomhet i klubbhuset. Utstyr har de selv. Vi må sørge for at lokalene blir litt penere, men trenger ikke å gjøre store endringer. Forslag til utleiepris: 3000 kroner i måneden. Minste lengde for avtale er 6 måneder. Kommentarer: Ingen Forslag: Vi åpner for å leie ut til frisør i klubbhuset. d. Egen gruppe for innkjøp av klubbklær Info: Det er foreslått at vi kan opprette en gruppe som er ansvarlig for bestilling av klær. Dette vil gjøre det enklere å få gode priser og holde styr på farger og merker. Kommentarer: Hvilke klær skal de ta ansvar for? Skidresser, sykkelklær, fotballdrakter, etc. Dette må vi finne ut av. En slags arbeidsinstruks bør lages som beskriver oppgavene. Alle klær bør håndteres av denne gruppa. De må få innspill fra avdelingene. Forslag: Leder kontakter de som kom med forslaget og ber de komme med forslag.. e. 2 personer til godkjenning av betaling Info: Alle avdelingene må sørge for at to personer skal signere med bank- ID for å godkjenne betalinger i nettbanken. Kommentarer: Vi bør ha bedre rutiner for håndtering av kontanter under arrangement. Forslag: Alle lederne sørger for at dette blir gjort i sine avdelinger. f. Friluftslivets år Info: Det er ønske om at Åsen skal fyre opp en varde på toppen av Stokkvola fra 13. januar til 14. januar. g. Skiutstyr Info: Skolen skal arrangere skidag og det er en del som mangler ski. De lurer på om idrettslaget kan sponse skolen med ski som de kan ha i bakhånd for slike dager. Kommentarer: Kan vi prøve å finne brukt utstyr på facebook? Det koster ikke all verden for fem par nye ski med sko og staver. Størrelser kan passe fra 1. til 3. klasse.
Forslag: Vi kjøper inn ski med skisko og staver. Maksimal sum for innkjøp settes til 5000 kroner. Flest mulig par med ulike størrelser må skaffes. Lovise Hovdal undersøker på skolen hvilke størrelser som trengs. legger ut sak på facebook. h. Løypemaskin Info: Løypemaskinen har stått med samme feil som forrige gang. Ny del er på vei. Egenandel på 10 000 kroner dekker kostnadene som er vesentlig høyere enn egenandelen. Skiavdelinga undersøker om dette er en svakhet på maskinen eller om det kan være feilbruk som er grunnen til havari. i. Hedersdiplom Info: Hovedstyret foreslår følgende medlemmer som kan få hedersdiplom på årsmøtet 2014 i :, Jostein Øien, Kjersti Husby, Frank Ude, Per Olav Skjesol og Kjell Stokkan. Forslag:, Jostein Øien, Kjersti Husby, Frank Ude, Per Olav Skjesol og Kjell Stokkan innstilles for hedersdiplom på årsmøtet 2014. Oppgaveliste: Nr. Beskrivelse Ansvarlig Frist 14-11 Politiattest: Alle avdelinger skal Gaute Evenhus sørge for at alle personer som trenger politiattest har dette. Vi må få avklart hvordan attestene skal sendes inn. 14-19 Oppfriskningskurs for hjemmesideredaktører: Prøve på nytt 14-21 14-24 14-29 14-31 14-32 Se på utleiemuligheter av klubbhuset og kjøreregler for slik utleie. Undersøke om medlemskontingent for friidrettsavd. kan reduseres. Be forbundet om begrunnelse for prisen. Legge ut web- sak om at medlemmer må komme med forslag til æresmedlemmer og medlemmer som kan få hedersdiplom. Undersøke pris og løsninger rundt bankterminal Undersøke om det finnes startnummer som kan erstatte manglende nummer. Arbeidsutvalget Friidrettsavdelinga Friidrettsavdelinga Kjersti Husby kontingentkrav kommer
15-01 Avklare lysløype- saken med bygdeallmenningen. 15-02 Sende regnskap til Kasserere i alle regnskapsførere avdelingene 15-03 Medlemsregistrering: Sørge for å få orden på KlubbAdmin og lage informasjon om løsningen som medlemmene skal få via hjemmesida 15-04 Undersøke hurtiglink til booking av aerobic og spinning på hjemmesida 15-05 Frisør i klubbhuset: Sørge for å Husstyret ved følge opp saken og bli enige om Torbjørn Nyborg avtale 15-06 Gruppe for klesinnkjøp: Høre med initiativtakerne om de er villige til å danne denne gruppa 15-07 Skaffe skiutstyr til skolen Torbjørn Nyborg og 15-08 Undersøke hva som er grunnen Skiavdelinga til havari av tråkkemaskina. v/anne Grete Reitan (ev. Jostein Øien som var på møtet) Så fort som overhodet mulig Før våren kommer Fortløpende Innen fredag 9. januar