Tilstede: Kim-Jørand Bakkelund, Kari Gravseth, Lill Chanett O. Andersen, Monica Bjeglerud og Joachim H. Gaarder. Forfall:

Transkript

1 Lesja den Tlf: e-post: Møtereferat Chinchilla Norge Møtedato: Møtetid: 17:00 Møtested: Kolbu Tilstede: Kim-Jørand Bakkelund, Kari Gravseth, Lill Chanett O. Andersen, Monica Bjeglerud og Joachim H. Gaarder. Forfall: Kim-Jørand ønsket velkommen med servering av kake og kaffe. Han styrte møtet videre. Kari er referatkontrollør. Innkalling til møtet og sakliste er godkjent. Referat fra møtet er godkjent Sak 18/2013 Kasserer, feilføring Nåværende kasserer oppdaget en feilføring i regnskapet fra Tidligere kasserer har overført kr 1790,26 til 2012, men siden alle bilag ikke er tatt med her stemmer ikke denne summen. Dette stemmer heller ikke med årsoppgaven datert Nåværende kasserer har funnet feilen, og med en overføring av kr 1581,26 fra 2011 til 2012 er feilen rettet opp i. Videre informerer kasserer at ved årsskiftet hadde vi kr 1399,26 på konto, og dette stemmer med årsoppgaven. En del av lånet foreningen fikk fra leder og kasserer er tilbakebetalt. Foreningen har fortsatt stående et lån fra kasserer på kr 1854,-. Dette lånet gjelder betaling av nettsideårsavgift og gitter til utstillingsbur. Kasserer har også betalt for print av Chinchilla i Fokus.

2 Sak 19/2013 Fra dommergruppa: skrivefeil i «retningslinjer for utstillingsresultater i andre norske foreninger» i 3, tredje ledd. Slik det står nå lyder retningslinjene som følgende: - Dyr som har oppnådd championat i en annen norsk forening, født , må oppnå 2 x CERT i Voksenklassen ved en av Chinchilla Norges utstillinger for å oppnå championat. Det skal ikke være «oppnådd championat» men «oppnådd CERT» så 3, tredje ledd kommer til å lyde som følgende: - Dyr som har oppnådd CERT i en annen norsk forening, født , må oppnå 2 x CERT i Voksenklassen ved en av Chinchilla Norges utstillinger for å oppnå championat. Sak 20/2013 Informasjon angående mestvinnendepremieringer. Det er opprettet et system for å føre inn utstillingsresultater og regne ut årets mestvinnende. Som det står i reglementet for Årets Mestvinnende skal det deles ut ni førstepremier. Disse deles ut til Årets Junior, Årets Ungdyr, Årets Kjæledyr, Årets Chinchilla Hunn, Årets Chinchilla Hann, Årets Mestvinnende Chinchilla, Årets Veteran, Årets Champion og Årets NORD Champion. Styret er enige om at disse skal få pokal i lik størrelse, men med forskjellig inngravering. I de kategoriene der det deles ut 2. og 3.-plasser (og 4. og 5.) i tillegg vil vi dele ut pokaler i gradvis mindre størrelser, slik at alle pokalene til førsteplassene er like store, alle pokalene til andreplassene er hakket mindre, men like store, alle tredjeplassene er enda litt mindre men like store og så videre. Disse kommer også til å ha inngravering. I kategoriene Årets Mestvinnende Oppdretter, Årets Norske Oppdretter, Årets Mestvinnende Utstiller og Årets Flest Stilte Dyr kommer vi også til å dele ut pokaler i samme stil med inngravert tittel og årstall. Våre medlemmer ønsker seg også pokaler, og det er derfor ekstra gledelig for styret å kunne vedta dette. Siden pokalene mest sannsynlig kommer til å kun ha inngravert tittel og årstall kommer vi til å lage diplomer i tillegg med mer utfyllende informasjon om oppdretter/utstiller/dyr m.m. Lill Chanett har god kontakt med Trofé og skal dermed arrangere et møte med dem for å diskutere priser og inngravering. Sak 21/2013 Forslag angående hold av utstillinger. Dommergruppa foreslår å holde utstilling uansett antall påmeldte dyr. Chinchilla Norge har et bedømmingssystem som bedømmer hvert enkelt dyr uten å sammenligne med andre dyr. Dette fører til at uansett hvor mange dyr som er i en klasse vil dyrene få den samme bedømmelsen og

3 «konkurransen» vil dermed ikke lide selv om det er få påmeldte dyr. Styret er enige med dommergruppa om dette, og vi vedtar dermed å holde utstillinger uansett antall påmeldte dyr så lenge foreningen ikke taper penger på det. Sak 22/2013 Angående leie av dommere. Dommergruppa ønsker å utforme retningslinjer for innleide gjestedommere. Disse retningslinjene skal sikre kvalitet hos innleide dommere. Her vil det også komme frem hva slags «opplæring» som kreves for å være gjestedommer hos Chinchilla Norge. Siden gjestedommere i utgangspunktet er ferdig utdannet kommer denne «opplæringen» til å dreie seg om en innføring i vårt bedømmingssystem. På utstillingen vi skal ha den 23. februar har vi fått med oss Rebecka Wolden som gjestedommer, og vi kommer til å benytte denne anledningen til å se hva vi trenger og ønsker å ha med i retningslinjene. Dommergruppa vil legge frem et forslag til retningslinjer ved neste styremøte. Når det gjelder lønn/godtgjørelse for å være gjestedommer er styret litt usikre på reglene, og Kim- Jørand skal derfor undersøke dette nærmere. Sak 23/2013 Spørsmål fra medlem om hold av stands. Et medlem har sendt inn ønske om å holde stand på utstillingene til Chinchilla Norge. Dette er en privatperson som ønsker å selge artikler/produkter som skyer, kuber, hengekøyer m.m. Inntektene fra dette salget går da direkte til denne personen. Styret har inntrykk av at denne personen da får utnyttet våre utstillinger til egen fortjeneste. Vi har invitert Gnagarboden til å komme og holde stand, de har dessverre ikke hatt mulighet enda, men Gnagarboden har sponset oss med masse chinchillaprodukter og vi føler dermed at de gir en del til foreningen for å få holde stand. Styret mener derfor at dersom privatpersoner skal holde stand på våre utstillinger må foreningen få litt igjen for det, også siden de blir konkurrenter for foreningen som også har noen produkter til salgs der inntektene går direkte til foreningen. Vi kommer derfor til å gi dette medlemmet tillatelse til å holde stand på førstkommende utstilling siden Gnagarboden ikke har mulighet. Dette kommer til å være et forsøk for å se om det kan fungere. Styret har vedtatt at medlemmet må betale 10 % av sine inntekter denne dagen til foreningen slik at foreningen også får fordeler av dette. Eventuelle retningslinjer for privatpersoner som skal holde stand på utstillinger vil komme på plass dersom styret ser at det kan fungere. Sak 24/2013 Oppgavefordeling til utstillingen på Kolbu den Ansvarsfordelingen frem mot og under utstillingen ser slik ut: Kim-Jørand:

4 - Påmeldinger - Bur og lamper - Innsjekk og burbæring - Oppsett kvelden før Lill Chanett: - Helsesjekk - Bedømming - Premier - Etiketter til premiene med dato og sted. Kari: - Utstillingsansvarlig - Dommerelev - Poengregner - Premieutdeling Britt: - Kiosk og innkjøp - Lodd - Nøkkel til skolen Joachim vil hjelpe til der det trengs, blant annet med poengregning og burbæring. Sak 25/2013 Hvor mange utstillinger skal vi ha i år? Styret har vedtatt at vi skal ha fire utstillinger i løpet av 2013, to på våren og to på høsten. Førstkommende utstilling blir som nevnt lørdag den 23. februar. Videre blir det utstilling i kombinasjon med årsmøtet søndag den 7. april. Til høsten har vi satt opp to datoer med forbehold, vi foreslår den 21. september og den 16. november. Sak 26/2013 Årsmøte: utsettelse av dato, representanter til valg. På grunn av påsken har vi utsatt årsmøtet til søndag den 7. april. De som er på valg i år er nestleder, sekretær og juniorrepresentant. Kari stiller til gjenvalg som nestleder og Joachim stiller til gjenvalg som junoirrepresentant. Monica ønsker ikke å stille til valg, Kari har dermed sagt seg villig til å ta jobben som sekretær i tillegg. Leder og kasserer er ikke på valg i år. Sak 27/2013 Merking av offentlig post fra Chinchilla Norge

5 Vi har blitt oppmerksomme på at noe av posten som har blitt sendt ut fra Chinchilla Norge har hatt returadresse til en privatperson i styret. Dette gir litt feil inntrykk siden post fra Chinchilla Norge kommer fra hele styret, og ikke enkeltpersoner/privatpersoner. Vi har derfor vedtatt å skaffe returetiketter merket med «Chinchilla Norge» og adresse slik at vi unngår forvirring om hvor posten kommer fra. Sak 28/2013 Forslag om kontingent for registrert oppdrett i Chinchilla Norge Avlsrådet foreslår at for å ha registrert oppdrett i Chinchilla Norge må man betale en kontingent på kr 200,- i tillegg til medlemskontingenten. Ved å betale denne «oppdretterkontingenten» får man sju gratis stamtavler i året, og har man ikke brukt alle innen året er omme overføres de til neste år. Man får også gratis annonsering i medlemsbladet vårt og nettsidene våre. Sak 29/2013 Salgsartikler Det har kommet inn forslag fra kasserer om å kjøpe inn noen salgsartikler med logoen til Chinchilla Norge som vi kan selge i kiosken på utstilling eller via Chinchilla i Fokus. Dette er artikler som foreningen kan få inn en del penger på, siden vi får mye fortjeneste per artikkel. Styret har vedtatt å kjøpe inn krus, kalkulatorer og nøkkelringer. Siden foreningen har lite penger kommer kasserer til å legge ut for dette og bli tilbakebetalt når artiklene er solgt. Sak 30/2013 Innkommen post. Det er ingen innkommen post. Sak 17/2012 Eventuelt. Dommergruppa informerer om at det er bestilt rosetter til vinnere av Top Point på utstillinger. Disse rosettene kommer til å ettersendes til vinnere av Top Point. Siden vi får veldig gode priser og rabatter hos Trofé kommer vi til å høre om de har en banner eller lignende som vi kan henge opp på våre utstillinger for å reklamere litt. Chinchilla Norge Kari Gravseth Nestleder