Protokoll fra styremøte 15.06.10 Vedlagt er protokoll fra styremøte 15.06.10, protokoll fra hastesaker behandlet av styreleder og administrerende direktør i henhold til fullmakt og protokoll fra styremøte 25.08.10. Forslag til vedtak: Styret vedtar protokoller framlagt av administrasjonen. Oslo, 08.09.10 Adm. dir. PROTOKOLL FRA STYREMØTET 15.06.2010 Tilstede:, Jarl H. Holdø (vara for Andreas Adolfsen), Halvor Moen, Mouna Arntsen Benounis, Kai Roger Vatne, Tove Bull-Njaa, Marthe Dirdal (vara for Gunnar Rein Olsen), Mattis Schrøder, Anne Karine Lie, Grethe Røsok Forfall: Andreas Adolfsen og Gunnar Rein Olsen Fra administrasjonen møtte, Kari Rosenstrøm, Guri Skansen, og Trond Bakke Møtet startet kl. 17.00 og sluttet kl. 19.30 GODKJENNING OG INNKALLING AV DAGSORDEN Godkjent SAK 21/10 PROTOKOLL FRA FORRIGE STYREMØTE Styret vedtar det framlagte forslag til protokoll fra møte 05.05.2010. SAK 22/10 STATUSRAPPORT. Statusrapporten ble gjennomgått avdeling for avdeling, Det ble stilt spørsmål ved om det var hensiktsmessig bruk av ressurser å innføre nye nettsiden nå siden det kan være aktuelt å endre igjen til nyttår. Styret ba administrasjonen forta fornyet vurdering særlig sett i forhold til den omdømmemessige effekten overfor studentene. Syret kommenterte de endringer som kan komme i forhold til tildeling av boliger for internasjonale studenter etter en eventuell sammenslåing med SiO. Førskolelærermangelen og OAS evne til å rekruttere og beholde kvalifisert arbeidskraft ble kommentert. Styret tar statusrapporten til etterretning. SAK 23/10 ØKONOMISK RAPPORTERING TIL STYRET. Administrasjonen redegjorde for de rapporter som normalt sendes til styret og presenterte forslag til utvidelse slik styret hadde anmodet om i siste møte. Styreleder presenterte et eksempel på alternativ presentasjonsform og nøkkeltall. Styret diskuterte saken og ønsket å få presentert et alternativt forslag som kunne fungere som et godt styringsverktøy for styret i forbindelse med halvårsregnskap og årsregnskap. Styret tar administrasjonens orientering om regnskapsrapporteringen til etterretning og ber styreleder og adm. direktør i fellesskap utarbeide et revidert forslag til neste styremøte.
SAK 24/10 HMS PLAN. Styret diskuterte formen på planen og hadde også en del kommentarer til innholdet. Styret ønsker for ettertiden å få presentert en plan som er mer overordnet og at de dokumenter som legges fram til styrebehandling er anonymisert. Styret ba derfor administrasjonen om å fjerne det utsendte saksdokumentet fra intranettsidene fordi det inneholder opplysninger om identifiserbare personer som kan oppfattes som sensitive Styret uttrykte at planen er et godt utgangspunkt for HMS-arbeidet ute i de respektive avdelingene. Styret tar den framlagte HMS-planen til etterretning og ber administrasjonen legge fram en revidert plan som er annonymisert og mer overordnet til neste møte. SAK 25/10 TRENINGSTILBUDET I OAS. Styret ble orientert om status på samtaler med aktuelle treningssentra. Styret støtter administrasjonens vurderinger og gir administrasjonen fullmakt til å inngå avtaler med aktuelle treningssentra 26/10 ØKONOMISK STATUS I SPISESTEDENE. Styret registrerte at spisestedene var inne i en positiv utvikling flere steder, men at det fortsatt var grunn til bekymring, særlig på Fyrhuset og at det fortsatt er behov for ytterligere forbedringer. Styret uttrykte ønske om å få beskrevet de ulike konseptene i generelle vendinger slik at det økte styrets innsikt i det arbeidet som gjøres og det tilbudet som gis på det enkelt sted. Dette kan f. eks gjøres i form av en matrise som kan presenteres i statusrapporten som skal legges fram på neste møte. Styret tar spisestedenes orientering til etterretning og ber om en kortfattet overordnet beskrivelse av de ulike konseptene i spisestedene til neste møte 27/10 SAKER FRA VELFERDSRÅDET I tilegg til de utsendte sakene ble det delt ut en ekstra sak. Saken gjaldt støtte til utendørskonsert i forbindelse med semesterstart sendt inn fra IU på HiO. Styret besluttet at de ville behandle tilleggssaken sammen med de øvrige sakene fra Velferdsrådet. Styret støttet på innstillingen fra Velferdsrådet når det gjaldt de utsendte sakene. Styret var også positive til å støtte utekonserten, men ønsket å få en del tilleggsopplysninger før de ønsket å fatte endelig beslutning. Styret ba administrasjonen ta kontakt med søkeren og be om en grundigere søknad. Styret ønsket å få opplyst hvilke planer arrangøren hadde for sikkerheten, sanitære forhold, renovasjon på området, diverse godkjenninger og andre arrangementstekniske spørsmål. I tillegg ønsket styret et mer omfattende og kvalitetssikret budsjett der kostnaden til alle de nevnte tiltak var innarbeidet. Styret ønsket også å formidle til arrangøren at beløpet kunne øker utover de 85 000 det var søkt om og at de ble bedt om å engasjere en artist som har bred appell og som har et image som er forenlig med det OAS og HiO står for. Styret bevilger inntil 21 354,40 + mva til kjøp av lydutstyr til Hvelvet studentpub. Styret bevilger videre inntil kr 35 000 (kr 100 per person) til sponsing av båttur i forbindelse med fadderordningen på SAM. Styret er positive til søknaden fra IU. Styret ber adm. dir og styreleder ta endelig stilling til søknaden når den mer detaljerte redegjørelsen for de arrangementtekniske forhold og nytt budsjett foreligger. Styret utvider fullmakten til å gjelde beløp utover 50 000. 28/10 OPPNEVNING AV NYTT MEDLEM TIL VELFERDSRÅDET. Marthe Dirdal har trukket seg fra vervet som varamedlem til styret og som medlem av velferdsrådet med virkning fra 1/8 2010. Samarbeidsrådet velger nytt varamedlem til styret. Styret oppnevner medlem til Velferdsrådet. Styret oppnevner Jan Duvaland som nytt medlem til Velferdsrådet med funksjonstid fra 1/8 2010 29/10 STATUS OAS SiO Styret tar administrasjonens orientering om fusjonsarbeidet til etterretning 30/10 STYREEVALUERING OG STYREMØTER. Styreleder opplyste at han i løpet av de nærmeste ukene ville sende ut et spørreskjema for at styrets medlemmer skulle evaluere styrets arbeid første halvår. Resultatene skal danne grunnlag for en diskusjon på første møte til høsten. Styret fastsetter følgende møteplan for høsten 2010: Onsdag 15. september Torsdag 14. oktober Onsdag 10. november
Onsdag 15. desember Alle møtene begynner kl 17.00 Styreleder Halvor Moen Nestleder Trond Bakke Adm.dir. Referent PROTOKOLL FRA HASTESAKER BEHANDLET AV STYRELEDER OG DIREKTØR Tilstede:, Referent: SAK 31/10 FINANSIERING KONSERT FADDERPERIODEN 2010 Denne saken var behandlet av styret i møte 16.06.10, ref vedtak i sak 27/10. Styret ba der om at styreleder og direktør sluttbehandlet saken når ytterligere opplysninger var hentet inn. Dette skjedde 16.07.10, og følgende vedtak ble formidlet i brev til søkerne, som var fadderstyret ved ingeniørutdanningen ved HiO: Vi viser til søknad datert 16.07.10, og bevilger med dette kr 105.000,- fra Velferdsfondet, til konsert på St.Hanshaugen, mandag 23.august. Bevilgningen er gitt under følgende forutsetninger: - At bydelsoverlegen godkjenner arrangementet - At dere som arrangører disponerer det utstyr/de ressurser som forutsettes fra de instanser som godkjenner arrangementet (Oslo kommune, politiet og bydelsoverlegen) - At arrangementet synliggjøres for studentene ved alle høgskoler tilknyttet OAS (alle inviteres) - At OAS synliggjøres som konsertens sponsor på alt materiell som framstilles i forbindelse med arrangementet (annonser, plakater, flyers og lignende) Dette gjelder også ved markedsføring via sosiale medier (Facebook, twitter og lignende) - At det i etterkant leveres et regnskap for arrangementet Lykke til med et arrangement som kan bidra til en god studiestart for studentene! Oslo, 16.07.10 ------------------------------------ ------------------------------------------ Styreleder OAS Adm.dir. OAS SAK 32/10 BILJARDBORD TIL SAMFUNNET HIO Denne saken ble hastebehandlet av styreleder og direktør pga det åpenbare behovet for å få en avklaring før semesterstart. Vedtaket ble formidlet i brev til søker, som var Samfunnet ved HiO: Vi viser til søknad om støtte fra Samfunnet Bislet, datert 11.08.10 med tilhørende tilbud fra Biljardexperten Norge AS. Fordi Samfunnet uttrykker et sterkt ønske/behov om å ha tilbudet tilgjengelig ved semesterstart, har styreleder og direktør funnet det riktig å hastebehandle søknaden, uten at den har vært i Velferdsrådet eller styret.
Det er godt innarbeidet praksis at Velferdsfondet ikke støtter innredning eller møbler, men er positive til aktiviteter og aktivitetsrettet utstyr. Styreleder og direktør finner det derfor riktig å bevilge det omsøkte beløpet fra Velferdsfondet Kr 23.280,- til Samfunnet Bislet. ------------------------------------------- -------------------------------------------- Styreleder OAS Direktør OAS PROTOKOLL FRA STYREMØTET 25.08.10 Tilstede:, Halvor Moen, Mouna Arntsen Benounis, Andreas Adolfsen, Kai Roger Vatne, Tove Bull-Njaa, Gunnar Rein Olsen, Mattis Schrøder, Anne Karine Lie, Grethe Røsok Fra administrasjonen møtte (referent) Møte ble gjennomført på Lysbu, kl. 12.00 12.30, i forlengelsen av felles styreseminar med SiO. GODKJENNING OG INNKALLING AV DAGSORDEN Godkjent SAK 33/10 FUSJONSPROSESSEN OAS-SIO. FRAMDRIFT OG AKTIVITETER Pga manglende vedtak fra KD angående fusjonen, er det nødvendig at styret gir et fornyet mandat til OAS deltakere i styringsgruppen (styreleder og direktør). Deres fullmakt har hittil basert seg på at arbeid som innebærer konkret systemendring, samt dobbeltarbeid, anskaffelser og eksterne kostnader i den forbindelse, først skal startes opp når vedtak foreligger. Den løpende dialogen med departementet, samt det forslag til lovendring som nå foreligger gir imidlertid høy grad av sikkerhet for at KD vil komme med et positivt vedtak så snart lovendringen er gjennomført. Risikoen for at arbeidet nevnt ovenfor skal være unødvendig, vurderes derfor som svært liten, og det er derfor hensiktsmessig at fusjonsarbeidet går videre med sikte på fusjonsdato 01.01.11. Det er samtidig klart at det finnes en reell mulighet for at lovendringen ikke vil bli gjennomført tidsnok til at denne datoen kan opprettholdes. Dette vil i tilfelle bety at OAS må kunne fungere og framstå som en selvstendig juridisk enhet, med et helhetlig, selvstendig tilbud til studentene også etter 01.01.11. Styret har forståelse for at dette krever at det må gjøres et klart valg i god tid før jul, og at OAS administrasjon må arbeide for en selvstendig løsning etter dette tidspunktet, dersom vedtak fra KD da ikke foreligger. Styret gir styreleder og direktør fullmakt til å videreføre fusjonsarbeidet i regi av styringsgruppen OAS-SiO, uten at det foreligger fusjonsvedtak fra Kunnskapsdepartementet (KD) Dette innebærer fullmakt til å gjennomføre detaljplanlegging, tekniske anskaffelser, avtaleinngåelser og bruk av eksterne ressurser i det omfang som er nødvendig i forhold til målsettingen om at fusjonen skal tre i kraft 01.01.11. Fullmakten gjelder fram til OAS styremøte 10. november. Eventuelle konsekvenser av manglende vedtak fra KD på dette tidspunktet vil bli behandlet av styret Styret ber om å bli holdt løpende orientert om fremdriften i fusjonsarbeidet, i forhold til de milepæler som man tidligere har fått informasjon om. Styreleder Halvor Moen Nestleder