Informasjonsstyringssystem KanJa Nome AS 1. Hensikt a. at nødvendig dokumentasjon blir utarbeidet og oppbevart på en forsvarlig måte b. at ansatte, interesseparter og publikum har relevant informasjon lett tilgjengelig og at informasjonsflyten er hensiktsmessig. c. at informasjon som er sensitiv oppbevares og håndteres på en forsvarlig måte d. at systemet er oppdatert og revidert 2. Bedriften informasjonsstyringssystem består av: a. Årshjul b. Prosedyrer for konfidensialitet c. Prosedyrer for klagehåndtering d. Rutiner for postbehandling (pkt 5) e. Rutiner møteinnkalling og referater (pkt 5) f. Hjemmeside (pkt. 5) g. Arkivering (pkt. 5) 3. Grunnleggende dokumenter Bedriftens mål og verdidokument og prosedyrene for konfidensialitet skal legges til grunn for det samlede informasjonsstyringssystemet. 4. Prosedyre for Revisjon Informasjonsstyringssystemet oppdateres etter hvert som det er behov for endringer. Systemet skal gjennomgå en samlet oppdatering og revisjon av avdelingsledermøtet i desember hvert år etter at det har vært drøftet i fellesmøte. Prosedyrene for klagebehandling og håndtering av konfidensiell informasjon skal oppdateres og evalueres på samme måte og til samme tid som det helhetlige informasjonsstyringssystemet. Revidert jan. 2011 1
Årshjulet skal godkjennes sammen med årsbudssjettet dvs. i løpet av desember. Årshjulet legges fram for styret til godkjenning etter at det har vært drøftet i avdelingsmøter, ledermøter og fellesmøte. Jfr, styret sak 14/06/10 har ansvar for at denne oppdateringen og evalueringen gjennomføres. 5. Rutiner 5.a Postbehandling Revidert jan. 2011 2 Ansvar Hva skal gjøres Arkivering Merknad Inn Post levers ca.kl. Kontorleder/daglig leder Åpne og sortere post - brev adressert til bedriften åpnes - brev adressert til enkeltperson og/eller avdeling leveres videre uåpnet / Post som åpnes og sendes videre og skal arkiveres tas kopi av. Dette gjelder ikke post vedr. brukere og tiltaksdeltakere. Denne arkiveres i den enkelte avdeling Dagl.leder/avdelingsleder Vurderer hvem som skal: - følge opp saken - informeres - tar nødv. kopier Kopi til: - arkiv for innkommet post - og i aktuelle permer/mapper Ansvar for at dokument legges i aktuelle permer/mapper, evt. videresndes til avdelngene for arkivering der. Avdelingsleder den Sørge for å åpne og følge opp Sørge for forsvarlig Posthylle i resepsjonen Skal behandles i tråd med regler om konfidensialitet.
Ansvar Hva skal gjøres Arkivering Merknad enkelte dokumenter som ikke er åpnet. Vurdere om andre skal informeres/ha kopi. Ut Den enkelte Utgående Brev og lignende leveres til sentralbordet Tar kopi til arkiv Legger i konvolutt Den enkelte Internpost distribueres av den enkelte i posthyllene Kontorleder/daglig leder Ta kopi av utgående post som arkivering i avdelngsarkiv. Dokumenter unntatt off. het tas det kopi av som legges i mappe/perm Sørge for at det tas kopi til arkiv Legge i arkiv Jfr.regler om konfidensialitet. skal i arkiv Elektronisk post (inn) Elektronisk post sendes til den enkeltes postadresse eller til felles adresse post@kanja.no /kontorleder Den enkelte Elektronisk post (ut) Den enkelte Sender ut Kopi til? Arkiveres? Går gjennom post@ og fordeler Rundskriv ASVL til alle ledere + styreleder Vurdere og følge opp post til egen adresse Kopi til? Arkivering? Oppfølging? Skrive ut det som skal arkiveres. Legge elektronisk versjon på server Skriv ut kopi til papirarkiv Legge elektronisk versjon på server Skriver ut kopi til arkiv Legger elektronisk versjon på server På starten av hver arbeidsdag Ikke send eport som inneholder konfidensiell informasjon. 5b Møter Revidert jan. 2011 3
Type møte Innkalling Referat Oppbevaring Merknad Generalforsamling Innkalling med saksliste til: - kommunen v. ordfører, rådmann, Helseog omsorgsleder - NAV Nome - Styret - KanJa avdelinger Innkalling u. saksliste: Kontrollutvalg Revisor Ansvar: Styremøte Innkalling med saksliste/saksdok. til: - styremedl. - Kommunens vararepr. - Avd. - Stedfortreder for dagl.leder - Kontorleder - Nav Nome Innkalling uten saksdok. - Kontrollutv Ansvar: Ledermøter Innkalles: Avdelingsleder A4, Revidert jan. 2011 4 Protokoll: Skrives av daglig leder og undertegnes av to personer valg av generalforsamling Sendes: -ordfører, rådmann, ho sjef - styremedlemmer og vara - Nav Nome - Revisor - Kontrollutvalg - avdelinger og avdelingsledere Referat/protokoll: Elektronisk versjon til styremdl. Referat følger sakspapirer til neste møte godkjennes der. Godkjent referat til tilsynsutvalg og revisor Ansvar for referat: Fordeling av referatskriving etter egen Originalinnkalling og protokoll m. alle sakspapirer limes inn i egen styreprotokoll. Ett sett oppbevares i egen styreperm hos daglig leder Avdelingslede oppbevarer i avdeling slik at papirene er tilgjengelige for ansatte Innkalling m. saksliste og godkjent protokoll limes inn i egen styreprotokoll. Alle styrepapirer oppbevares i egen styreperm som oppbevares hos daglig leder Alle avdelinger får styrepapirer og protokoller. Skal settes i perm og være tilgjengelig for alle Elektronisk referat arkiveres på: Faste saker: - Åpning (godkj. Innkalling, valg møteleder, valg referent, valg undertegning protokoll) - Regnskap - Årsberetning - Godtgjørelse til styret - Godtgjørelse til revisor - Valg I tillegg til faste saker: - Orientering om driften v. daglig leder /styreleder avgjør om saker skal unntas offentlighet Fast sak på alle møtene er: - godkjenning av referat fra forrige møte - orientering fra daglig leder Fast sak på alle møtene er: - godkjenning av referat fra
Type møte Innkalling Referat Oppbevaring Merknad VTA og TAS. Attføringsleder, kontorleder Ansvar: liste. Felles/avdelingsledermøter Oppbevares i perm hos møtedeltagerne skal være tilgjengelig for alle forrige møte - runde rundt bordet (dvs.en orientering fra hver av deltagerne) Møtedeltagerne har ansvar for å orientere vider fra avdelingsledermøtene til de ansatte i sine respektive avdelinger Fellesmøter Avdelingsmøter Allmøter VTA Innkalles: Alle ordinært ansatte i bedriften Ansvar: Saksliste settes opp av Avdelingsleder Ansvarlig: Avd.leder/attføringsleder VTA - alle ansatte i VTA - Referent: Den som har ansvar for referat fra ledermøtene Referat skal ha med hvem som er til stede på møtet Velges i møtet Ansvarlig: Referat skal ha med hvem som deltok Avd.leder/attføringsleder VTA Skal være tilgjengelig på: - oppslagstavle - kopi arbeidsledere - kopi daglig leder Elektronisk referat arkiveres på: Felles/fellesmøter Oppbevares i perm i avdelingene skal være tilgjengelig for alle Deles ut til alle på neste møte. Arkiveres elektronisk slik: Papirkopi i perm tilgjengelig for alle på avdelingsleders kontor I egen perm hos avd. leder/attf.leder Elektronisk versjon på Fellesområdet Tillitsvalgte Ved behov etter Referat eller protokoll - Arkiveres elektronisk på Faste saker: - informasjon fra daglig leder og fra avdelingene - godkjenning av referat fra forrige møte Fast sak i alle møtene er: - informasjon Mrk. Arkivering i tråd med regler for konfidensialitet Revidert jan. 2011 5
Type møte Innkalling Referat Oppbevaring Merknad Velferdsgruppe initiativ fra adm. eller tillitsvalgte. Ansvarlig: Tillitsvalgte Fellesforbundet kontakter/innkaller bistand fra avd. 8 ved behov Ansvarlig for innkalling: Innkalles: Medlemmer i gruppa Ansvarlig Sendes deltagerne. Adm ansvarlig for å informere internt Tillitsvalgte ansvarlig for å informere sine medlemmer. Gruppa velger referent. Referat sendes medlemmene og henges på oppslagstavle. adresse: Arkiveres i egen perm/mappe Ansvarlig daglig leder Arkiveres elektronisk på adresse: Referater og invitasjoner i egen mappe/perm hos daglig leder Aktiviteter og arrangementer i regi av velfredsgruppa går ut til alle i målgruppa i eget skriv/oppslag. Velferdsgruppa bestemmer hvem som har ansvar for dette samt administrasjon av påmelding m.v. Andre møter Ansvarlig for saksliste/innkalling vurderes i forhold til tema og deltakere Valg av referent på møtet. Viktig at møter dokumenteres med hovedinnhold, deltakere og hva en har blitt enige om Arkiveres elektronisk på relevant adresse og i relevant mappe/perm ut fra møtets innhold Fast sak i møtene er: evaluering av aktivitetene siden sist Deltakerne på møtet må vurdere hvem som skal informeres og hvordan dette skal gjøres 4.c Hjemmeside Ansvar Ajourhold Revidert jan. 2011 6
Ansvarlig for å legge inn stoff. - Bernt Isak Tufte Ansvarlig for at innhold er à jour: - ledergruppa Oppdateringer skal skje fortløpende. Ledergruppa skal ha en samlet revisjonsgjennomgang i august og januar hvert år 4d Arkivering: Prinsipper: - alle saker, dokumenter, møtereferater som angår driften skal arkiveres dette gjelder også epost - Generelle saker som angår bedriften arkiveres elektronisk på fellesområdet eller på adm. området. På åpen server - Saker som angår enkeltpersoner eller av annen grunn er av konfidensiell karakter lagres på lukket server - Prosedyrene for konfidensialitet skal følges ved arkivering av dokumenter Elektronisk arkivering: - Inngående og utgående dokumenter arkiveres i tråd med fordeling på åpen og lukket server og gjeldende mappestruktur - det tas backup av begge serverne hver dag som oppbevares innelåst i safe (ansvarlig er daglig leder og avd. leder VTA) Papirarkivering Inngående og utgående post skal arkiveres gjelder også det som sendes elektronisk: a) egen perm for utgående post b) egen perm for inngående post. c) Egne sakspermer/saksmapper d) Saker vedr.enkeltpersoner og annen konfidensiell informasjon arkiveres i egne sakspermer/mapper på den enkelte avdeling. Skal oppbevares utilgjenglig for uvedkommende. Revidert jan. 2011 7
Revidert jan. 2011 8