Arbeidsflyt i Public360 godkjenning og gjennomgang UiS 2017 Innhold Hvordan sende et saksdokument på arbeidsflyt... 1 Sende et dokument til godkjenning:... 1 Sende et dokument til gjennomgang:... 3 Hvordan behandle en oppgave du har mottatt på arbeidsflyt... 4 Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for godkjenning... 4 Elektronisk godkjenning... 5 Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for gjennomgang... 5 Hvordan trekke tilbake et saksdokument som er sendt på arbeidsflyt... 5 Hvordan sende et saksdokument på arbeidsflyt Du kan sende saksdokumenter til gjennomgang til en eller flere personer for evaluering, eller for å få kommentarer på et dokument. Denne arbeidsflyten anbefales hvis flere skal skrive i ett og samme saksdokument under arbeid (status R- Reservert). Du sender til godkjenning for å sende et eller flere dokumenter til leder, saksansvarlig eller en fagperson for godkjenning. En godkjenning fra leder fungerer som en elektronisk godkjenning hvor leder aktivt godkjenner dokumentet for utsendelse. Vi anbefaler at du abonnerer på godkjenning og gjennomgang under «Ansvarsvarsler» hvis du ofte mottar oppgaver på arbeidsflyt. Sende et dokument til godkjenning: 1. Klikk på knappen «Arbeidsflyt» og velg Godkjenning 1
2. Legg inn mottaker og trykk «Fullfør» 3. Du kan «overvåke» saksdokumentet du har sendt til godkjenning i detaljfanen eller arbeidsflaten saksbehandler under webdelen «Mine dokumenter som ikke er ferdigstilt» i kolonnen prosess. 2
Sende et dokument til gjennomgang: 1. Klikk på knappen «Arbeidsflyt» og velg Gjennomgang: 2. Når dialogboksen «Arbeidsflyt» åpnes, velger du mottakere på gjennomgangen. Du kan velge om alle mottakere skal motta oppgaven samtidig (Parallell) eller om de skal avløse hverandre (Sekvensiell). Når saksdokumentet sendes til gjennomgang til en mottaker anbefaler vi arbeidsflyten sekvensiell. Legg til mottakere og velg Fullfør: 3. Du kan «overvåke» saksdokumentet du har sendt til gjennomgang i detaljfanen eller arbeidsflaten saksbehandler under webdelen «Mine dokumenter som ikke er ferdigstilt» i kolonnen prosess 3
Hvordan behandle en oppgave du har mottatt på arbeidsflyt Saksbehandlere med brukerrollen Leder som har mottatt saksdokumenter til godkjenning eller gjennomgang finner oppgavene under arkfanen og webdelen «Oppgaver». I webdelen oppgaver vises saksdokumenter du har mottatt på arbeidsflyt (godkjenning/gjennomgang). For brukerrollen saksbehandler ligger disse oppgavene under arkfanen «Innkommende» og webdelen «Dokumenter mottatt på arbeidsflyt og mottatte oppgaver». Trykk deg inn på saksdokumentet som ligger til godkjenning eller gjennomgang: Brukerrolle Leder: Brukerrolle Saksbehandler: Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for godkjenning Du har tre valg muligheter for å behandle en oppgave til godkjenning: : Velg godkjenn skriv eventuell notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyt oppgaven og saksdokumentet får status «Godkjent» og kan E-ekspederes av avsender. : Velg Ikke godkjent og skriv eventuelt ett notat til avsender og bekreft med OK. Arbeidsflyten får status «Ikke godkjent» mens saksdokumentet fortsatt står i status R-reservert. Avsender må eventuelt redigere dokumentet på nytt og starte en ny arbeidsflyt (godkjenning). : Velg Send tilbake for å sende oppgaven for redigering tilbake til avsender. Oppgaven vises ikke i webdelen hos Leder men godkjenning ligger åpen hos avsender for redigering og eventuell utsending til ny godkjenning i samme arbeidsflyt. Saksdokumentet står fortsatt i status R-reservert. 4
Elektronisk godkjenning Ved elektronisk godkjenning av et saksdokument logges dette i Public360 og fungerer som leders underskrift, og man behøver da ikke å skrive ut brevet for å scanne det inn i systemet på nytt med signert versjon av dokumentet. Det vil være synlig for mottaker at dokumentet er elektronisk godkjent av leder da det i brevmalen allerede står «Dokumentet er elektronisk godkjent». Hvordan behandle en oppgave du har mottatt for gjennomgang Saksbehandler med brukerrollen Leder som har mottatt saksdokumenter til gjennomgang finner oppgavene under arkfanen og webdelen «Oppgaver». I webdelen oppgaver vises saksdokumenter mottaker har mottatt på arbeidsflyt (godkjenning/gjennomgang). For brukerrollen saksbehandler ligger disse oppgavene under arkfanen «Innkommende» og webdelen «Dokumenter mottatt på arbeidsflyt og mottatte oppgaver». 1. Du har tilgang til å redigere saksdokumentet, trykke OK og skrive eventuelt ett notat eller en merknad til avsender av arbeidsflyten. Vi anbefaler å velge status OK på arbeidsflyten og heller bruke notat- eller merknadsfeltet til kommentarer. Når man trykker OK får arbeidsflyten status lukket. Alternativt kan statusen «Ignorert» eller «Lukket» settes fra kontekstmenyen: Hvordan trekke tilbake et saksdokument som er sendt på arbeidsflyt Har du sendt et saksdokument til gjennomgang/godkjenning, da får avsender ikke ekspedere saksdokumentet før oppgaven er behandlet av mottaker. Blir ikke oppgaven behandlet eller du vil angre arbeidsflyten, kan avsender avslutte arbeidsflyten. Dette gjør du slik: 1. Klikk deg inn på aktiviteten i kolonnen «Prosess» 2. Klikk på aktivitetens kontekstmeny og velg Avslutt arbeidsflyt 5