Datatilsynet. P360 Brukerhåndbok. Brukerhåndbok for saksbehandlere i P360. Arkivet 14. februar 2014 SP6

Transkript

1 Datatilsynet P360 Brukerhåndbok Brukerhåndbok for saksbehandlere i P360 Arkivet 14. februar 2014 SP6

2 Innhold 1 Skrivebord/startsiden Standard skrivebord Vinduene i Public Hjelp-funksjon Hovedmeny Hurtigtaster Arbeidslister for saksbehandler Sak Dokument Oppgaver Prosjekt Kontakt Favoritter SØK Globalt hurtigsøk Velg søkeomfang Søketips Returnere til søkeresultatet Utføre et hurtigsøk Søketips Returnere til søkeresultatet Søketips Hurtigsøk og Globalt hurtigsøk Generelle søketips Utføre et utvidet søk Arbeide søkeresultat Konfigurer visninger Legg til ny visning Funksjoner i detaljvinduet når det åpnes fra søk Favoritter Lagre søkekriteria som Favoritt (dynamisk søk) Lagre rader som favoritt (Statisk søk) Redigere favoritter Redigere en dynamisk favoritt Redigere en statisk favoritt Legge til flere rader Redigere en statisk favoritt Fjerne rader Slette favoritt

3 3.5 Søke med Favoritter Sak Opprette ny sak Redigere en sak (saksopplysninger) Unnta en sak fra offentligheten Opprette merknad på sak Registrere saksreferanse (kryssreferanse) Opprette dokument fra sak Dokument Opprette dokument Opprette dokument basert på eksisterende Lagre som Redigere et dokument (dokumentkort) Opprette ny kontakt ved dokumentregistrering Ny virksomhet Unnta et dokument fra offentlighet Opprette merknad på dokument Opprette fil ved hjelp av mal Klipp og lim fra word-dokument Versjonshistorikk Lagre eksisterende word-fil i Public360 Kopi av Word-filer Vise, redigere, sjekke ut eller sjekke inn filer Importere filer Slette en fil Redigere filegenskaper (endre filnavn) Gi rettigheter på dokument Samarbeid om dokumenter Saksbehandling Besvare et dokument med et nytt dokument Avskrive dokument med kode Ekspedere dokument til arkiv Arbeidsflyt Sende dokument til godkjenning eller gjennomgang Arbeidsflyt: Sende dokument til gjennomgang (kommentering) Arbeidsflyt: Sende dokument til godkjenning Arbeidsflyt: Kommentere et dokument (til gjennomgang) Arbeidsflyt: Godkjenne et dokument Avbryte arbeidsflyt

4 1 Skrivebord/startsiden 1.1 Standard skrivebord Som standard skrivebord er webdelen Min status lagt til hos den enkelte bruker. Du kan du tilpasse skrivebordet i 360 etter behov. På skrivebordet kan du plassere webdeler med arbeidslister, viktige dokumenter, snarveier, arbeidsrom og annet. Du kan gjerne lage flere skrivebord, for eksempel med funksjoner tilpasset de oppgavene du vil utføre. Se Hjelp-funksjonen for mer informasjon Opprette personlig skrivebord. 4

5 1.2 Vinduene i Public 360 Vinduene inneholder mange forskjellige elementer. Bildet neden for viser hvordan vinduene er inndelt. Hjelp-funksjon 5

6 1.3 Hjelp-funksjon Hjelp finner du under Spørsmålstegnet til høyre for globalt søk (øverst i høyre hjørne): 1.4 Hovedmeny Dette er menyen for hovedfunksjonene i Public360. Her finner du blant annet menyknappene Ny og Søk som du bruker når du vil opprette og søke etter elementer Knappen Hjem bringer deg til startsiden. 6

7 1.5 Hurtigtaster Public360 har innebygget hurtigtaster og snarveier. Hurtigtastene aktiveres ved å trykke på tasten ESC. De tilgengelige tastevalgene vises nå som lapper over elementene. Ved å trykke på en bokstav forflytter du deg til eller aktiverer funksjonen. Trykk ESC på nytt hvis du vil skjule hurtigtastene. 7

8 1.6 Arbeidslister for saksbehandler Arbeidslistene finner du i hurtigvelgeren til venstre i Public Sak Mine åpne saker Historikk Viser saker som ikke er avsluttet og som du er ansvarlig for (saksbehandler). Eks. saken er ikke avsluttet fordi vi har bedt om en redegjørelse. Viser sakene som du sist har arbeidet med Dokument Til fordeling Ubesvarte Korrespondanse under arbeid Godkjente dokumenter Filer under arbeid Til info siste måned Viser saksdokumenter hvor mottak er registrert i din avdeling, men mangler saksbehandler. Når dokumentet er fordelt, fjernes det fra listen. Viser alle saksdokumenter som du har mottatt for behandling. Når du har besvart eller avskrevet dokumentet vil det fjernes fra listen. Viser alle saksdokumenter hvor du er ansvarlig og som enda ikke er sendt til arkivet for ekspedering og journalføring. Oversikt over dokumenter su har sendt i arbeidsflyt som er godkjent. Viser dine utsjekkede filer. Dvs. filer som du for tiden har under redigering. Filer som redigeres ligger bare på ditt arbeidsområde som bare du har tilgang til. Når filen sjekkes inn til dokumentlageret fjernes det fra denne listen. NB: Alle filer må være sjekket inn før et dokument sendes i arbeidsflyt eller til ekspedering. Viser alle saksdokumenter som er innkommet siste måned og hvor du er kopimottaker. Oversikt Historikk Gir deg hurtig oversikt over dokumenter i din avdeling med ulike status og i angitte tidsintervall. i arbeidslisten velger du ønsket liste fra rullegardinen Vis. Viser alle saksdokumenter som du sist har arbeidet med. 8

9 1.6.3 Oppgaver Oppgaver Sendte oppgaver Frister Historikk Lister alle arbeidsflytoppgaver hvor du er satt opp som mottaker samt andre aktiviteter hvor du er satt ansvarlig. Lister alle oppgaver i arbeidsflyt igangsatt av deg. Viser alle frister (påminnelser) for alle oppgaver du må huske eller gjøre innen en viss dato. Viser oppgavene som du sist har arbeidet med Prosjekt Foreløpig ikke tatt i bruk Kontakt Historikk viser virksomhetene, kontaktpersonene og privatpersonene som du sist har arbeidet med Favoritter I tillegg til søkefunksjonene inneholder Public360 mange nyttige favoritter. Nederst i hurtigmenyen finner du lagrede favoritter. For hvordan du lager en favoritt, se kapittel 3. 9

10 2 SØK 2.1 Globalt hurtigsøk Feltet Globalt hurtigsøk finner du øverst til høyre hjørne av Public 360. Dette feltet kombinerer flere søkefunksjoner. I dette feltet kan du søke i alle opplysninger registrert i Public 360 og fulltekstsøke i filinnhold. Et søk kan for eksempel gi treff både i kontakter, dokumenter, saker og filinnhold. Feltet egner seg godt når du raskt vil finne et element som du er på jakt etter Velg søkeomfang Alle disse ordene (OG). Søket returnerer de elementer som inneholder alle ordene i søket. Med dette alternativet kan du enkelt begrense søket ved å skrive inn flere ord. Rekkefølgen spiller ingen rolle. Noe av disse ordene (ELLER). Søket returnerer de elementer som inneholder ett eller flere av de spesifiserte ordene i søket Søketips For søketips, se punkt 2.3 eller Hjelp-funksjonen Returnere til søkeresultatet Klikk på smulenavigasjonen for å returnere til søkeresultatet 10

11 2.2 Utføre et hurtigsøk Hurtigsøk består bare av ett søkefelt men søker til gjengjeld på tvers av de mest brukte feltene for det valgte elementet. Alle dataene lagret i Public360 indekseres med jevne mellomrom. Indekseringen sørger for hurtig respons og derav navnet på søket. Klikk på menyknappen Søk og velg deretter den elementtypen du vil søke etter (eks. sak, dokument eller kontakt) Velg hurtigsøk og velg søkeomfang Alle disse ordene (OG). Søket returnerer de elementer som inneholder alle ordene i søket. Med dette alternativet kan du enkelt begrense søket ved å skrive inn flere ord. Rekkefølgen spiller ingen rolle Noe av disse ordene (ELLER). Søket returnerer de elementer som inneholder ett eller flere av de spesifiserte ordene i søket. Skriv inn søkektriterium Skriv inn hele søkeord Hurtigsøk returnerer bare elementer som inneholder alle ordene i søket ditt. Du kan derfor enkelt avgrense søket ved å legge til ekstra ord. Rekkefølgen spiller ingen rolle. Hvis du er usikker på skrivemåten kan du skrive inn begynnelsen av ordet og avslutte med prosenttegn (%). Prosenttegnet erstatter et vilkårlig antall tegn i ordet. Utfør søket ved å klikke på knappen Søk eller trykke RETUR. Alle elementer som oppfyller søkebetingelsen vises i resultatlisten Søketips For søketips, se punkt 2.3 eller Hjelp-funksjonen. 11

12 2.2.2 Returnere til søkeresultatet Klikk på smulenavigasjonen for å returnere til søkeresultatet 12

13 2.3 Søketips Hurtigsøk og Globalt hurtigsøk Søkefeltene Hurtigsøk og Globalt hurtigsøk bruker en annen søkemotor og fungerer forskjellig fra utvidet søk. For tips og mer informasjon om mulighetene i søkene, se Hjelp-funksjonen i Public (øverst til høyre i skjermbildet). NOEN SØKETIPS Hurtigsøk søker i utgangpunktet på hele ord. Hvis du er usikker på skrivemåten kan du skrive begynnelsen av ordet og avslutte med et prosenttegn (%). Prosenttegnet erstatter et vilkårlig antall tegn i ordet Søkeordene kan skrives i hvilken som helst rekkefølge. OM SPLITTETEGN Som standard er hurtigsøk satt opp med splitte- eller deletegn. Når du skriver inn slike tegn i søkefeltet vil hurtigsøk tolke dem som blanke. Splittetegnene i seg selv er ikke søkbare Generelle søketips Ved søk på paragraf: ikke bruk mellomrom etter paragraftegnet. Eks. 7 Bruk anførselstegn for å søke etter ett eksakt sett med ord Min sak 13

14 2.4 Utføre et utvidet søk Utvidet søk gir deg flere søkefelter som du kan bruke hver for seg eller i kombinasjon. I motsetning til hurtigsøk og globalt hurtigsøk, består utvidet søk av et antall søkefelter som er koblet mot tilsvarende felt i databasen. Utvidet søk gir treff når verdiene som brukes i søkefeltene stemmer med verdiene lagret i databasen. Utvidet søk er som standard satt opp med felter som skal dekke de fleste behov ved søk etter elementer i den valgte elementtype. Man kan legge til ytterligere felter i utvidet søk, se Hjelp-funksjonen i Public. Klikk på menyknappen Søk og velg deretter den elementtypen du vil søke etter (eks. sak, dokument, kontakt eller fil) Velg fanen Utvidet søk Søkevinduet som åpnes har felter tilpasset for søk ette elementer av den valgte elementtypen (eks. sak eller dokument) I søkevinduet fyll inn verdier i de feltene du vil bruk i søket Tittel-feltet: Velg nøyaktig uttrykk for å søke etter alle elementer med nøyaktig ord eller uttrykk. Med dette søket kan du også skrive inn starten på ordet eller teksten du vil søke etter Velg Alle disse ordene (OG) for å søke etter alle elementer som inneholder alle de spesifiserte ordene. Velg Noe av disse ordene (ELLER) for å søke etter alle elementene som inneholder ett eller flere av de spesifiserte ordene. I utvidet søk trenger du ikke bruke prosenttegnet i slutten av søkefeltet, dette setter Public360 inn automatisk. Beskrivelser av alternativer i søkevinduet: I rene tekstfelter angis søkeverdi ved å skrive inn begynnelsen av ordet eller teksten du vil søke etter. I felter som har rullegardinlister velger du søkeverdi ved å klikke på pilen og deretter velge verdi fra listen. 14

15 I felter som har en Hent-knapp til høyre for feltet, velger du søkeverdi ved å skrive inn noen få bokstaver eller ord og deretter trykke RETUR. Løsningen vil da hente opp alle feltverdier som begynner med bokstavene eller ordene du skrev inn å la deg velge verdi blant disse. Enkelte felter kan ha en søkeknapp i tillegg til Hent-knappen. Søkeknappen åpner et nytt søkevindu som gir deg flere muligheter ved søk etter feltverdier. Verdien du velger i det nye søkevinduet hentes tilbake inn i feltet. I felter som har en kalender til høyre for feltet velger du dato ved å klikke på knappen og deretter velge ønsket dato. Søk i filinnhold Hvis du er i søkevinduet for Dokument eller Fil har du i tillegg feltet Filinnhold. Dette feltet søker i filinnholdet på filene koblet til dokumentene lagret i løsningen. Dette feltet krever at du skriver inn hele ord og finner bare filer som inneholder alle ordene i søket ditt. Du kan derfor enkelt avgrense søket ved å legge til ekstra ord. Ordenes rekkefølge spiller ingen rolle Tell antall treff Velg Handlinger og klikke på Tell for å telle hvor mange treff søket gir. Antallet treff vises over resultatlisten. Klikk på knappen Søk for å utføre søket. Alle elementene som oppfyller søkebetingelsene vises i resultatlisten. 15

16 2.5 Arbeide søkeresultat Når du har utført et søk, vises søkeresultatet nederst i søkevinduet. Nedenfor finner du en kort beskrivelse av funksjonene du har tilgjengelig i resultatlisten når du har utført et søk. Skjul felter automatisk ved søk Kryss av i dette feltet for å skjule søkefeltene når søket utføres. Ved å skjule søkefeltene får du mer plass til visningen av søkeresultatet. For å vise feltene igjen, klikk på plussikonet øverst i søkevinduet Vise flere søkefelter Utvidet søk viser i utgangspunktet bare de mest brukte søkefeltene for elementene Sak, Dokument og Fil. Hvis du vil ha flere søkemuligheter, krysser du inn i sjekkboksen Vis flere søkefelter. 360 husker dette valget slik at neste gang du åpner søkevinduet vil det åpnes i samme modus Se flere treff Resultatlisten etter et søk viser vanligvis bare de første treffene. For å se flere treff bruker du bla-knappene for å bla deg til neste eller forrige side i søkeresultatet. Lagre søkekriterier Lagrer dine søkekriterier i en favoritt. I og med at det er søkekriteriet som lagres blir søket dynamisk. Et dynamisk søk vil vise innholdet i databasen akkurat når du bruker det, og kan således gi et forskjellig søkeresultat fra gang til gang. Mer om Favoritter, se kapittel 3 Lagre valgte rader Lagrer de valgte radene i en favoritt. Mer om Favoritter se punkt XX Nullstill søkekriteria Nullstiller feltene i vinduet slik at det blir klart for innlegging av nye verdier. Handlinger Kopi Kopierer de valgte radene til utklippstavlen. Resultatet kan du for eksempel lime inn i et dokument eller et Exel regneark. Handlinger Skriv ut Sender innholdet i fanen til skriveren. Handlinger Eksporter til regneark Sender innholdet i fanen til en rapport i MS Exel. Skriv ut dokumenter 16

17 I søkevinduet for Dokument har du mulighet til å skrive ut dokumenter (alle filene slås sammen til en stor fil). Vis alle elementer i søkeresultatet Det maksimale antallet elementer som kan vises i søkeresultatet begrenser seg til 250. Hvis du vil vise alle elementene i resultatlisten (som overstiger 250) krysser du av i sjekkboksen Vis alle Konfigurer visninger Legg til ny visning Å definere dine egne listevisninger Søkeresultat Lar deg definere dine egne listevisninger. Visningene du legger til vil bli tilgjengelig som et valg på menyknappen Vis For mer informasjon gå på Hjelp-funksjonen og søk på Opprette nye søkeresultatvisninger Funksjoner i detaljvinduet når det åpnes fra søk Bla i resultatet Når du åpner et element fra søkeresultatlisten, vises to ekstra knapper i elementets detaljvindu. Med disse to knappene kan du bla deg frem til hhv. forrige og neste treff i siste søkeresultat Returnere til søkeresultatet Klikk på smulenavigasjonen som du finner over elementets kontekstmeny for å returnere til søkeresultatet 17

18 3 Favoritter Du kan lagre søk som du vil ta vare på som Favoritter. Disse vil være tilgjengelig under søkefanen Favoritter OG fra Favoritter nederst på hurtigvelgeren. Ønsker du å lage en global favoritt som er tilgjengelig for alle, ta kontakt med arkivet (du må være logget på som administrator for å lagre en favoritt som er tilgjengelig for alle). Fra søkefanen Favoritter: Fra Favoritter nederst i hurtigvelgeren: 18

19 3.1 Lagre søkekriteria som Favoritt (dynamisk søk) Når du har laget et søk som du vil ta vare på, kan du velge å lagre det for å bruke det igjen senere. Dine lagrede søk vil gjøres tilgjengelig i søkefanen Favoritter og fra Favoritter nederst i hurtigmenyen. I og med at det er søkekriteriet du her velger å lagre blir søket dynamisk. Et dynamisk søk vil vise innholdet i databasen akkurat når du bruker det, og kan således gi et forskjellig søkeresultat fra gang til gang. Utfør et søk Bruk Hurtigsøk eller Utvidet søk til å utføre det søket du vil lagre en favoritt av. Klikk på knappen Søk for å sjekke at søket gir deg ønskede data. Juster eventuelt kriteriene. Velg Handlinger og klikk på Lagre søkekriterier. Når dialogboksen 'Lagre søkekriterier' åpnes, gir du søket et beskrivende navn og eventuelt en utfyllende beskrivelse. Hvis du ønsker at søket ditt (Favoritten) skal vær tilgjengelig i Min status (på skrivebordet) kan du velge å legge favoritten i den listen. I feltet Vis i webdel Velg da Min status Klikk OK for å lagre favoritten Søkekriteriene er tilgjengelig hvis du velger Rediger favoritt (fra søkefanen Favoritter) 19

20 3.2 Lagre rader som favoritt (Statisk søk) Når du har utført et søk kan du velge å lagre ett eller flere av elementene funnet i søket slik at du har den lett tilgjengelig senere. Radene du lagrer vil gjøres tilgjengelig i søkefanen Favoritter og fra Favoritter nederst i hurtigmenyen. I og med at det er de valgte radene som du velger å lagre, betegner vi favoritten som statisk. Statisk fordi favoritten vil gi deg de samme radene hver gang du bruker det. Utfør et søk Bruk Hurtigsøk eller utvidet søk til å søke frem dataene du vil lagre. Klikk på knappen Søk for å utføre søket. Velg rader Marker i søkeresultatlisten hvilke rader du vil lagre. Velg Handlinger og klikk på Lagre rader. Når dialogboksen Lagre rader åpnes, skriver du inn et passende navn for favoritten. Klikk OK for å lagre favoritten. Favoritten kan nå bruke i dine søk 20

21 3.3 Redigere favoritter Merk: Har du favoritter du har opprettet for en stund siden (før mai 2013) er det dessverre ikke mulig å redigere disse. Nye favoritter må opprettes (som du senere også kan redigere) Redigere en dynamisk favoritt Klikk på menyknappen Søk og velg elementet med den favoritten du vil redigere Åpne mappen Favoritter Fra rullegardinlisten Velg favoritt velg Mine og deretter den favoritten du vil redigere Klikk på knappen Rediger favoritt til høyre for feltet Dialogboksen Rediger favoritt vil nå åpnes med de eksisterende søkekriteriene Endre de ønskede kriteriene Hvis du vil endre på favorittens egenskaper, klikk på knappen Egenskaper. Her kan du også legge til favoritten i listen Min status (Vis i webdel) Klikk Fullfør for å lukke dialogboksen og lagre endringer 21

22 3.3.2 Redigere en statisk favoritt Legge til flere rader Når du først har opprettet en statisk favoritt kan du enkelt legge til flere rader i denne favoritten Bruk hurtigsøk eller utvidet søk til å søke frem de nye dataene du vil lagre i (statisk) favoritt klikk på knappen Søk for å utføre søket Marker i søkeresultatet hvilke rader du vil lagre Lagre radene og velg favoritt Velg Handlinger og klikk på Lagre rader Når dialogboksen lagre rader åpnes, krysser du først av i sjekkboksen legg til i favoritt. En rullgardinliste vises til høyre for sjekkboksen med en liste over dine eksisterende statiske favoritter. Fra rullegradinlisten velg favoritten som du vil legge de nye radene inn i Klikk OK for å lagre 22

23 3.3.3 Redigere en statisk favoritt Fjerne rader Åpne fanen Favoritter for elementet som inneholder favoritten du vil arbeide med. Fra listen Velg favoritt velg Mine og deretter ønsket favoritt Klikk på knappen Søk for å vise hvilke rader favoritten inneholder Marker i søkeresultatlisten de radene du vil fjerne. Velg Handlinger og likk på Slett rader for å fjerne de valgte radene fra favoritten 23

24 3.4 Slette favoritt Klikk på menyknappen Søk og velg elementet med favoritten du vil slette. Fra rullegardinlisten velg favoritt velg Mine og deretter favoritten du vil slette Klikk på knappen til høyre for valgt favoritt Klikk OK på spørsmålet om å slette favoritt Merk: Du kan bare slette dine egne favoritter 24

25 3.5 Søke med Favoritter Dine lagrede søk vil være tilgjengelig i søkefanen Favoritter. Klikk på menyknappen Søk, velg den elementtypen du vil søke etter og velg fanen Favoritter. Velg om du vil bruke en favoritt som du har laget (Mine), eller om du vil bruke en global favoritt (Globale) Velg den favoritten du vil bruke. Du utfører søket ved å klikke på knappen Søk Favorittene er også tilgjengelige fra listen Favoritter nederst på hurtigvelgeren: 25

26 4 Sak Elementet Sak bruker du til å samle opplysninger som hører sammen, og som redskap for å gruppere saksdokumenter. Dette gir deg god oversikt og du finner lett igjen dokumentene i saken. Når du har opprettet en sak i Public, får saken et sakskort som viser sakens detaljer. Alle kontakter, dokumenter og andre elementer som du knytter til saken, vil være tilgjengelig fra saksvinduet. 26

27 4.1 Opprette ny sak Klikk på menyknappen Ny og deretter Sak Fyll inn minimum obligatoriske felter, bla. sakens Tittel. Husk at sakens tittel er det man søker på når man skal finne frem saken i etterkant. Gi derfor saken en tittel som sier noe om hva saken handler om. Se interne skriveregler. Legg til saksfraser Hvis du eller din virksomhet ofte bruker den samme tittelen på dine saker, kan du få arkivet til å registrere frasen eller tittelen i Saksfraseregisteret i Public360. Når frasen er registrert, kan du bruke dem når du oppretter eller redigerer saker. Klikk på knappen Legg til saksfrase Velg stikkord Stikkordene må forhåndsdefineres og legges inn som faste valg. Dette er nytt i Public360 og benyttes derfor ikke pr. dd. Hvis saken skal skjermes fra offentligheten (unntatt offentlighet), må du endre tilgangskode og paragraf. Dette gjør det mulig å skjerme opplysninger som skal være underlagt bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Se punkt 4.5 Når du er ferdig med registreringen, avslutt med knappen Fullfør 27

28 4.2 Redigere en sak (saksopplysninger) Hent frem saken du vil redigere. Bruk hurtigvelgeren (eks. historikk) eller søk. Klikk på sakens kontekstmeny og deretter på Rediger egenskaper. Når dialogboksen 'Rediger egenskaper' åpnes, endrer du verdi i de ønskede felter. Klikk på knappen Fullfør for å registrere dine endringer 28

29 4.3 Unnta en sak fra offentligheten Når tilgangskode er forskjellig fra "U - Ugradert", kan saken skjermes for offentligheten. Dette gjør det mulig å skjerme opplysninger som skal være underlagt bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Opplysningene vil heller ikke inkluderes i rapporten Offentlig journal. Tilgangskodene bruker du for å begrense opplysninger som blir rapportert i Offentlig journal. Velg tilgangskode og paragraf Opprette eller åpne saken du vil skjerme. Fra rullegardinlisten Tilgangkode velg riktig tilgangskode (forskjellig fra U Ugradert ) Fra rullgardinen Paragraf velg riktig hjemmel Merk: Tilgangskode er en forutsetning for å kunne skjerme opplysninger Skjerme sakstittel / deler av sakstittel Når Tilgangskode er satt til en verdi forskjellig fra U Ugradert, kan teksten i feltet Tittel skjermes for offentligheten Fra rullegardinlisten Valg for Offentlig tittel velger du et av følgende alternativ: Sett Offentlig tittel lik tittel hvis tittelen ikke skal avskjermes Avskjerm hele den offentlige tittelen for å skule hele tittelen (Offentlig tittel settes til Avskjermet ) Skriv inn offentlig tittel manuelt for å åpne et Offentlig tittel felt hvor du kan registrere den offentlige tittelen 29

30 4.4 Opprette merknad på sak Merknader brukes til å registrere informasjon, beslutninger eller annen informasjon som kan støtte saken, dokumentet eller saksbehandlingen. Hent frem saken du vil skrive en merknad på. Bruk hurtigvelgeren eller søk. Åpne fanen Flere faner og velg Merknader. Klikk deretter på knappen Ny merknad. Veiviseren for 'Ny merknad' åpnes. Skriv inn merknadsfelt, beskrivelse og øvrige relevante felter. Fyll ut minimum obligatoriske felter (*) Velg merknadstype fra rullegardinlisten Merknadstype Forhåndsutfylt med MS - Saksbehandlingsmerknad Hvis du vil legge til en fil, klikk på knappen Bla gjennom (Browse) og bla deg frem til ønsket fil. Klikk deretter på knappen Legg til fil for å legge filen til merknaden (det kan bare knyttes en fil til en merknad) Hvis merknaden er skrevet på vegne av en kollega, velger du kollegaens navn i feltet På vegne av. Når du er ferdig med registreringen, avslutt med knappen OK 30

31 4.5 Registrere saksreferanse (kryssreferanse) Når du vil gjøre kolleger oppmerksom på at det finnes andre dokumenter eller saker som kan være nyttige å se på i forhold til saken eller dokumentet du arbeider med, kan du lage en sak- eller dokumentreferanse. Referansene du lager vil være toveis. Det vil si at saken eller dokumentet som du referer til, også vil peke tilbake til saken eller dokumentet ditt. Beskrivelsen nedenfor viser hvordan du kan lage en kryssreferanse mellom et dokument og en sak. På tilsvarende måte kan du lage referanser mellom sak sak, sak dokument eller dokument dokument. Hent frem saken (evt. dokumentet) hvor du vil referere til en annen sak. Bruk hurtigvelgeren eller søk. Åpne fanen Flere faner og velg Saksreferanser Klikk på knappen Ny saksreferanse Når dialogboksen Referanse åpnes, søker du frem den saken/dokumentet du vil referere til og skriver inn et eventuelt notat om sammenhengen. Klikk OK Klikk på saksnummeret eller sakstittelen (evt. dokumentet) for å åpne den refererte saken (evt. dokumentet) i detaljvinduet 31

32 4.6 Opprette dokument fra sak Hent frem saken du vil registrere dokument på. Bruk hurtigvelgeren eller søk. Når saken er åpnet, klikk på Nytt dokument under oversikten Dokumenter Velg saksdokument (journalpliktig saksdokument) Veiviseren 'Nytt dokument: saksdokument' åpnes. Fyll inn minimum obligatoriske felter (*). Følgende felter er forhåndsutfylt: Dokumentkategori Dokument ut Tilgangskode arves fra sak Tilgangsgruppe Public (Alle) Tilgangskode arves fra sak Paragraf arvet fra sak Fyll inn dokumentets tittel i feltet Tittel Her kan du kopiere sakens tittel. Legg til kontakter Velg eller søk frem mottaker i feltet Mottaker og evt. i feltet Kopi til Hvis ønsket kontakt ikke finnes i kontaktregisteret kan du legge inn en uregistrert kontakt Klikk på Ny kontakt (helt til høyre for feltet Mottaker). Velg Kontakttype Uregistrert kontakt. Fyll inn navn og adresse i feltene og klikk OK. Du kan også velge å legge inn en permanent kontakt i kontaktregisteret (for gjenbruk ). Se punkt 3.3. Merk: Klikk Enter når du har lagt inn postnummer, da vil poststed komme opp automatisk. Hvis dokumentet skal skjermes fra offentligheten (unntatt offentlighet), må du endre tilgangskode og paragraf. Dette gjør det mulig å skjerme opplysninger som skal være underlagt bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Se punkt XX Velg mal 32

33 Hvis du samtidig vil importere en fil, åpner du trinnet Filer og blar deg frem til filen du vil importere. Klikk deretter på knappen Legg til fil for å legge til filen. Avslutt registreringen av dokumentet ved å klikke Fullfør Filen produseres og du kan begynne å jobbe med dokumentet 33

34 5 Dokument Elementet Dokument bruker du når du vil gjenfinne eksisterende og produsere nye filer (som for eksempel brev og rapporter). Når du har opprettet et dokument i Public, får dokumentet et dokumentkort som viser dokumentets detaljer - som sakstilknytning, kontakter, merknader osv. Når du oppretter nye filer basert på mal fra dokumentvinduet, vil dokumentopplysninger og kontaktinformasjon flettes inn i filene. Alle kontakter, saker, filer og andre elementer som du knytter til dokumentet, vil være tilgjengelig fra dokumentvinduet. 34

35 5.1 Opprette dokument Du kan enkelt opprette nye filer i Public360. Når filene lagres i Public er det imidlertid viktig at det samtidig registreres noen opplysninger om dokumentet slik at dokumentet enkelt kan viderebehandles. Opprette nytt dokument Klikk på menyknappen Ny Dokument og Saksdokument Når veiviseren for Nytt dokument åpnes, fyller du minimum inn obligatoriske felter. Følgende felter er forhåndsutfylt: Dokumentkategori Dokument ut Tilgangskode U Ugradert Tilgangsgruppe Alle (Public) Hvis dokumentet krever sakstilknytning, søker du frem ønsket sak i feltet Sak, eller oppretter en ny sak ved å klikke Ny sak Fyll inn dokumentets beskrivelse i feltet Tittel Her kan man kopiere sakens tittel. Legg til kontakter Velg eller søk frem mottaker i feltet Mottaker og evt. i feltet Kopi til Hvis ønsket kontakt ikke finnes i kontaktregisteret, kan du legge inn en uregistrert kontakt. Klikk på Ny kontakt (helt til høyre for feltet Mottaker) Velg Kontakttype Uregistrert kontakt. Fyll inn navn og adresse i feltene og klikk OK. Du kan også velge å legge inn en permanent kontakt i kontaktregisteret (for gjenbruk ). Se punkt 5.4 Merk: Klikk Enter når du har lagt inn postnummer, da vil poststed komme opp automatisk. 35

36 Hvis dokumentet skal skjermes fra offentligheten (unntatt offentlighet), må du endre tilgangskode og paragraf. Dette gjør det mulig å skjerme opplysninger som skal være underlagt bestemmelser om taushetsplikt og personvern. for å unnta et dokument fra offentlighet, se punkt 5.5 Hvis du samtidig vil importere en fil, åpner du trinnet Filer og blar deg frem til filen du vil importere. Klikk på Legg til fil. Velg mal Klikk på Fullfør Filen produseres og du kan begynne å jobbe med dokumentet 36

37 5.2 Opprette dokument basert på eksisterende Lagre som Med "Lagre som" kan du opprette nye dokumenter basert på eksisterende. På denne måten kan du hurtig lage kopier av dokumentene (med tilhørende filer hvis du ønsker det), kopiere dokumenter til andre saker og lignende. Dette er nyttig å bruke når man produserer endelige kontrollrapporter. Søk frem og åpne dokumentet du vil bruke som utgangspunkt. Bruk hurtigvelgeren eller søk. Klikk på dokumentets kontekstmeny, velg Lagre som og Saksdokument Du kan nå redigere feltene, for eksempel Tittel (dokumenttittel) Du kan også koble til annen eller ny sak hvis du ønsker det. Velg/søk etter ønsket sak (evt. opprett ny sak) i feltet Sak. Hvis du også vil kopiere en eller flere av filene til det nye dokumentet, gå til trinnet Filer eller klikk på linken. I trinnet filer, klikk på linken øverst i veiviseren for å kopiere filene til det nye dokumentet. Du kan også hente inn andre filer ved å bla gjennom til ønsket fil. Kikk på Legg til fil. 37

38 Kryss av for filene du ønsker å kopiere Når du er ferdig, klikk Fullfør for å registrere det nye dokumentet Du har nå opprettet et nytt dokument basert på et eksisterende dokument i Piublic360 (kopiert dokument) Du har nå behov for endre på filnavnene Klikk på filens kontektsmeny og velg Rediger 38

39 5.3 Redigere et dokument (dokumentkort) Åpne dokumentet Hent frem dokumentet du ønsker å redigere. Bruk hurtigvelgeren eller søk. Rediger dokument Klikk på dokumentets kontekstmeny og deretter på Rediger egenskaper. Når veieviseren Rediger egenskaper åpnes, gjør du endringer i de feltene du vil oppdatere. Klikk Fullfør Merk: Hvis du allerede har produsert filen, vil ikke denne oppdatere seg (da må du flette på nytt eller redigere fil). Kun Dokumentkortet blir endret. For å redigere fil, se punkt

40 5.4 Opprette ny kontakt ved dokumentregistrering Ny virksomhet Når du oppretter et dokument, vil du vanligvis knytte tilo en eller flere kontakter. Hvis kontakten er registrert fra før, henter du enkelt kontakten fra kontaktregisteret. Beskrivelsen nedenfor viser hvordan du kan opprette en ny kontakt direkte fra veiviseren Nytt dokument Klikk på knappen Ny kontakt til høyre for feltet hvor du vil spesifisere en ny kontakt Du kan også opprette nye kontakter ved å klikke på knappen Ny kontakt i trinnet Kontakter I feltet Kontakttype velg Virksomhet Fyll ut virksomhetens Navn og minimum adresse og postnr/poststed. Merk: Klikk Enter når du har lagt inn postnummer, da vil poststed komme opp automatisk. Før du lagrer virksomheten i 360, må du kontrollere om det finnes dobbeltregistreringer basert på kombinasjonene navn og adresse før du fortsetter registreringen. For å gjøre dette, klikker du på knappen Kontroller navn. Når du er ferdig, klikk Fullfør for å lagre og avslutte. 40

41 5.5 Unnta et dokument fra offentlighet Når tilgangskoden er forskjellig fra U Ugradert, kan dokumentet skjermes for offentligheten. Dette gjør det mulig å skjerme opplysninger som skal være underlagt bestemmelser om taushetsplikt og personvern. Opplysningene vil heller ikke inkluderes i rapporten Offentlig journal. Tilgangskodene bruker du for å begrense opplysninger som blir rapportert i offentlig journal. Velg tilgangskode og paragraf Opprette eller åpne dokumentet du vil skjerme. Fra rullegardinlisten Tilgangskode velg riktig tilgangskode (forskjellig fra U Ugradert ). Fra rullgardinen Paragraf velg riktig hjemmel Merk: Tilgangskode er en forutsetning for å kunne skjerme opplysninger Når Tilgangskode er satt til en verdi forskjellig fra U Ugradert, kan teksten i feltet Tittel skjermes for offentligheten Fra rullegardinlisten Valg for Offentlig tittel velger du et av følgende alternativ: Sett Offentlig tittel lik tittel hvis tittelen ikke skal avskjermes Avskjerm hele den offentlige tittelen for å skule hele tittelen (Offentlig tittel settes til Avskjermet ) Skriv inn offentlig tittel manuelt for å åpne et Offentlig tittel felt hvor du kan registrere den offentlige tittelen Skjerme kontaktene Kryss av i feltet Avskjerm kontakter for å avskjerme eksterne kontakter (avsendere/mottakere). Se til høyre for feltet Tilgangskode. Hvis du vil skjerme opplysningene i ettertid, åpne fanen Kontakter (på dokumentkortet). Klikk på mottakerens kontekstmeny og velg Unntatt offentlighet Skjerme filer Filer som opprettes fra eller importeres til et dokument, vil automatisk få samme tilgangskode som dokumentet Merknader Merknader kan skjermes overfor eksternt hold ved å registrere en tilgangkode forskjellig fra "U ugradert". Dette er ment som informasjon. Merknader vises ikke i offentlig journal. 41

42 5.6 Opprette merknad på dokument Hent frem dokumentet du vil skrive en merknad på. Bruk hurtigvelgeren eller søk. Åpne fanen Merknader. og klikk på knappen Ny merknad. Veiviseren for 'Ny merknad' åpnes. Skriv inn merknadsfelt, beskrivelse og øvrige relevante felter. Fyll ut minimum obligatoriske felter Velg merknadstype fra rullegardinlisten Merknadstype Forhåndsutfylt med MS - Saksbehandlingsmerknad Hvis du vil legge til en fil, klikk på knappen Browse og bla deg frem til ønsket fil. Klikk deretter på knappen Legg til fil for å legge filen til merknaden (det kan bare knyttes en fil til en merknad) Hvis merknaden er skrevet på vegne av en kollega, velger du kollegaens navn i feltet På vegne av. Når du er ferdig med registreringen avslutt med knappen OK 42

43 5.7 Opprette fil ved hjelp av mal Vanligvis oppretter du filen du vil skrive samtidig som du oppretter dokumentet i Public. Hvis man for eksempel glemmer å velge mal ved opprettelse av nytt dokument må man opprette fil ved hjelp av mal i ettertid. Nedenfor er det beskrevet hvordan du kan opprette en ny fil fra et eksisterende dokument Hent frem dokumentet du vil produsere filen fra (for eksempel dokumentet der du nettopp slettet en fil) Bruk hurtigvelgeren eller søk. I listen Filer, klikk Ny fil og Opprett ny fil ved hjelp av mal Dialogboksen Opprett ny fil ved hjelp av mal åpnes Fra feltet Velg mal, velger du malen du vil bruke. Klikk Produser. En fil basert på valgt mal opprettes. Dokumenttittel, kontakter, adresse og andre opplysninger (som er lagret på dokumentkortet) flettes inn i filen. Oppdater filen med ønsket innhold (tekst) og lukk filen. Når du blir bedt om å bekrefte at du vil sjekke inn filen, klikker du Ja. Klikk Lukk for å lukke dialogboksen og returnere til detaljbildet for dokument. 43

44 5.8 Klipp og lim fra word-dokument Versjonshistorikk Versjonshistorikk gir deg mulighet til å se på eldre versjoner og varianter av en fil. Du har også mulighet til å hente opp word-dokumenter for å klippe og lime tekst i nye dokumenter. Alle ut-dokumenter i Public360 blir automatisk formatkonvertert (til PDF) når dokumentet er endelig journalført av arkivet. Det er derfor pdf-formatet som vises i fanen Filer. For å finne word-filen må man derfor bruke versjonshistorikken som beskrevet nedenfor. Hent frem dokumentet som inneholder filen som du vil klippe ut tekst fra. Når du har hentet opp dokumentet, velg fanen Filer. Klikk på filens kontekstmeny og velg vis versjonshistorikk Dialogboksen versjonshistorikk åpnes. I dialogboksen vises filens inn og utsjekkingshistorikk samt alle manuelt importerte filversjoner og varianter Velg siste word-fil ved å klikke på Nr. Nå har du anledning til å klippe ut ønsket tekst fra wordfilen. 44

45 5.9 Lagre eksisterende word-fil i Public360 Kopi av Word-filer Du kan enkelt tilknytte en word-fil til Public360. Du velger selv om du vil lagre filen på et nytt dokument i Public eller om du vil knytte den til et eksisterende dokument. Du kan hente ut et word-dokument tilknyttet et dokument i Public til bruk i et helt annet (nytt) dokument i Public360. Hent frem word-dokumentet du vil gjenbruke (gå evt. på versjonshistorikk) Klikk på P360 i menylinjen Klikke deretter på Lagre som nytt dokument i 360 Skriv deretter inn dokumenttittel på det nye dokumentet du vil opprette: Klikk OK. Velg deretter saksdokument og klikk OK Fyll inn veiviseren : 45

46 - Velg hvilken sak du ønsker å lagre dokumentet på. Evt. opprette ny sak - Husk å velge Dokument ut (default er Generelt dokument skal prøve å endre på dette) - Legg til mottaker Klikk Fullfør og du får følgende melding. Dokumentet (kopi av fil) er opprettet på ny sak. Vær oppmerksom på at dokumentet (filen) nå har feil saksnummer/dokumentnummer! Dette må endres (redigeres) 46

47 5.10 Vise, redigere, sjekke ut eller sjekke inn filer Nedenfor finner du en kort beskrivelse av de forskjellige åpningsfunksjonene for filer. Vise/redigere fil: Hvis du bare skal lese en fil, kan du klikke direkte på filreferansen (filbeskrivelsen) Hvis du har skriverettigheter på filen, vil du får spørsmål om du vil redigere eller lese fil. Velg Skrivebeskyttet hvis du bare skal lese filen Redigere fil: Velg Rediger hvis du vil åpne filen for redigering. En åpen hengelås vises nå foran filnavnet for å illustrere for andre brukere at siste filversjon er under arbeid. (Filen vil således være tilgjengelig i arbeidslisten Filer under arbeid). En fil som er sjekket ut for redigering legges på ditt private arbeidsområde. Så lenge filversjonen er sjekket ut vil filen være utilgjengelig for andre brukere. Sjekke ut fil: Hvis du vil klargjøre filen for redigering men ikke vil åpne den nå, klikker du på filens kontekstmeny og velger Sjekk ut. Filen sjekkes ut til ditt private arbeidsområde, men åpnes ikke. Så lenge filversjonen er sjekket ut, vil filen være utilgjengelig for andre brukere Filen vil nå være tilgjengelig i arbeidslisten Filer under arbeid. Sjekke inn fil: Når du har ferdigredigert på en fil, bør filen sjekkes tilbake inn i dokumentlageret. Klikk på filens kontekstmeny og velg Sjekk inn. Filen sjekkes inn i dokumentlageret. Den åpne hengelåsikonet fjernes og filen vil være tilgjengelig for andre brukere. Filen kan også sjekkes inn fra arbeidslisten Filer under arbeid. Hak av for ønsket fil og klikk på Sjekk inn. 47

48 Angre rediger: Hvis du ikke vil ta vare på noe av det som er gjort på en fil etter siste utsjekk, kan du angre redigeringen. Dette vil gjøre filen nøyaktig slik den var før du sjekket den ut. Klikk på filens kontekstmeny og velg Angre rediger. Ingen ny filversjon vil opprettes. Filen fra forrige innsjekk fil vil følgelig være den aktive filversjonen. 48

49 5.11 Importere filer Denne funksjonen bruker du når du vil importere eksisterende filer til Public. Hent frem dokumentet du vil importere filen til. Bruk hurtigvelgeren eller søk. I listen Filer, klikk Ny fil og Importer filer Velg fil I dialogboksen Importer filer klikk på Bla gjennom (Browse) for å få opp filstrukturen. Når du har valgt ønsker fil, klikk på knappen Legg til fil Klikk OK for å importere filen til det valgte dokumentet 49

50 5.12 Slette en fil Åpne dokumentet Hent frem dokumentet som inneholder filen som du vil slette. Bruk hurtigvelgeren eller søk I listen Filer, klikk på filens kontekstmeny og velg Slett Hvis du vil slette filen permanent, krysser du av i feltet Slett permanent (ingen angrefrist) Klikk OK for å bekrefte slettingen 50

51 5.13 Redigere filegenskaper (endre filnavn) Klikk på filens kontekstmeny og velg Rediger egenskaper. Når dialogboksen Rediger filegenskaper åpnes, endrer du de ønskede egenskaper Du har her flere muligheter, nedenfor nevnes noen av dem. Endre beskrivelse I feltet Tittel kan du endre beskrivelsen slik at den blir mer dekkende for filens innhold. Eventuell endring vil vises i fanen Filer Velge tilknytningsform I feltet Tilknyttet som velger du hvordan filen skal være knyttet til dokumentet. Du kan endre tilknytningsform etter behov. Eks. hoveddokument, vedlegg eller forside hoveddokument. Klikk OK for å bekrefte endringen. 51

52 5.14 Gi rettigheter på dokument Samarbeid om dokumenter Du kan gi rettigheter til andre brukere for å for eksempel kunne redigere i ditt dokument. Dette er spesielt aktuelt i kontrollsaker hvor man jobber i team. Åpne dokumentet som du vil gi andre brukere rettigheter til. Klikk på fanen Rettigheter Klikk på evt. på Vis alt for å vise fanene Klikk på knappen Ny rettighet. Dialogboksen Ny rettighet åpnes. Her kan du gi rettigheter til en gruppe eller en kontakt (bruker) Når du har valgt gruppe eller kontakt, velger du hvilke rettigheter som skal gis. Med radioknappene Tilgangsnivå velger du hvilke rettigheter kontakten skal ha på det valgte element. Tilgangsnivå Lese gir kontakten eller gruppen tilgang til å søke frem og se på elementet. (Alle menyvalg for redigering av elementet vil være skjult). Tilgangsnivå Redigere gir kontakten eller gruppen i tillegg tilgang til å redigere elementet. Tilgangsnivå Slett gir kontakten eller gruppen i tillegg tilgang til å slette elementet. Velg deretter de handlinger du vil tillate kontakten (brukeren) å gjøre. Når de ønskede rettigheter er lagt inn, avslutt med knappen OK. Gruppen eller kontakten (brukeren) legges inn i rettighetslisten 52

53 6 Saksbehandling Her finner du beskrivelser for hvordan du utfører de vanligste oppgavene i forbindelse med saksbehandling. Når du arbeider med saksbehandling i Public360, vil du i hurtigvelgeren til venstre i vinduet finne snarveier som gir deg rask tilgang til funksjonene du vanligvis vil utføre. 53

54 6.1 Besvare et dokument med et nytt dokument Når du skal besvare et mottatt dokument, tar du vanligvis utgangspunkt i arbeidslisten Ubesvarte. Marker dokumentet du vil besvare og klikk Besvar Veiviseren Besvar dokument åpnes. Kompleter eventuelt de ferdigutfylte verdiene i feltene, minimum obligatoriske felter må registreres. Åpne steget Kontakter i veiviseren hvis du vil endre på mottakere/kopimottakere. Her kan du bl.a.: Legge til mottakere og kopimottakere (søk fra kontaktregisteret) ved å klikke på Legg til. Endre rolle på kontakter ved å klikke på Endre rolle. Eks. endre en avsender til kopimottaker eller lignende Legge inn ny uregistrert kontakt ved å velge Ny kontakt. Legge inn en ny (permanent) kontakt i kontaktregisteret, se punkt 5.4 Velg ønsket mal og klikk på Fullfør. Et nytt dokument opprettes og MS Word åpnes med en fil basert på den valgte malen. Dokumenttittel, mottaker, adresse og annen informasjon flettes inn filen. Oppdater filen med ønsket innhold og lukk den. Når du blir bedt om å bekrefte at du vil sjekke inn filen, klikk JA. Når filen er sjekket inn, kommer du tilbake til detaljvinduet for dokument. Ekspeder Når svaret er skrevet, godkjent og klart for ekspedering, sender du den til arkiv. Dette gjør du med knappen Ekspeder fra arbeidslisten Korrespondanse under arbeid eller fra detaljvinduet for dokument, se punkt

55 6.2 Avskrive dokument med kode Alle dokumenter som registreres i arkivet må avskrives. Hvis det ikke er behov for å behandle et inngående dokument ved å besvare det med et nytt dokument, kan du avskrive det ved å angi en avskrivningsmåte. Når du skal avskrive et dokument, tar du vanligvis utgangspunkt i arbeidslisten Ubesvarte Marker dokumentet du vil avskrive og klikk på knappen Avskriv. Når dialogboksen Avskriv dokument åpnes, velger du Svartype og skriver eventuelt inn en Merknad Valgene (avskrivningskoder) er: TLF Besvart per telefon TE Tatt til etterretning Merknaden kan for eksempel forklare årsaken til at dokumentet avskrives på annen måte enn et nytt dokument. Du kan også avslutte saken ved å krysse av i avkrysningsboksen for å avslutte saken. Klikk OK for å avskrive dokumentet. Dokumentet fjernes fra arbeidslisten Ubesvarte Dokumentdetaljene viser at dokumentet er avskrevet. Avskrivningsinformasjonen vises også i dokumentets kontaktkort. 55

56 6.3 Ekspedere dokument til arkiv Når et dokument du har opprettet er ferdig redigert, godkjent og klart for ekspedering til mottaker, ekspederer du det til arkiv. Forarbeid: Sjekk at filene som er knyttet til dokumentet er sjekket inn i dokumentlageret. Sjekk at informasjonen som er registrert om dokumentet er korrekt og tilstrekkelig Ekspeder Åpne arbeidslisten korrespondanse under arbeid (du kan også ekspedere fra dokumentvinduet) Merk dokumentet du vil ekspedere og klikk på knappen Ekspeder. Dialogboks Ekspeder dokumentet til mottakerne åpnes med ledeteksten Send dokument til arkiv Øverst vises informasjon om hvilket dokument som ekspederes. Hvis saken inneholder flere dokumenter som også kan besvares med dette dokumentet, krysser du av i listen Dokumenter som besvares. Midlertidig svar Kryss av i feltet Midlertidig svar hvis dokumentet du ekspederer er et midlertidig svar på dokumentmottaket. Avslutt sak Når du er ferdig klikk OK for å lagre. Hak av i avkrysningsboksen Avslutt sak hvis saken skal avsluttes. Dokumentet du sender til arkiv fjernes fra arbeidslisten Korrespondanse under arbeid og endrer status slik at det kan ekspederes (status F) 56

57 7 Arbeidsflyt Sende dokument til godkjenning eller gjennomgang Når du utarbeider dokumenter kan du ha behov for å konsultere andre eller få andre, for eksempel en leder eller en fagperson, til å gå gjennom eller godkjenne innholdet før dokumentet ferdigstilles. Når du sender dokumentet på en arbeidsflyt, opprettes det oppgaver som tildeles mottakerne i flyten. Når arbeidsflyten er startet vil du ha mulighet til å følge framdriften på dokumentet og enkelt kunne se eventuelle kommentarer. 57

58 7.1 Arbeidsflyt: Sende dokument til gjennomgang (kommentering) Denne funksjonen bruker du når du vil sende et dokument eller dokumentutkast til evaluering eller vil ha kommentarer på et innkommende dokument. Hent frem dokumentet du vil sende til gjennomgang. Fra arbeidslisten Under arbeid kan du merke ett eller flere dokumenter, klikke på knappen Arbeidsflyt og deretter Send til gjennomgang Du kan også klikke på dokumentets kontekstmeny og deretter på Send til gjennomgang (kommentering). Dialogboksen Send til gjennomgang åpnes. Velg type arbeidsflyt Velg om alle mottakerne skal motta oppgaven samtidig (Parallell) eller om de skal avløse hverandre (Sekvensiell). Velg mottakere Legg til en eller flere interne mottakere. De valgte mottakere vil automatisk bli tildelt rettigheter på dokumentet og filene etter hvert som de mottar oppgavene. Notat Her kan du legge inn instruksjoner eller forkalgeringer til mottakerne. Vis alle felter hvis du krysser av for vis alle felter har du mulighet til å legge inn forfallsdato og prioritet Klikk Fullfør Arbeidslisten Sendte oppgaver viser alle dokumenter som du har sendt til andre til godkjenning eller gjennomgang 58

59 7.2 Arbeidsflyt: Sende dokument til godkjenning Denne funksjonen bruker du når du har behov for å sende et dokument til leder eller fagansvarlig for godkjenning. Hent frem dokumentet du vil sende til godkjenning. Fra arbeidslisten Under arbeid kan du merke ett eller flere dokumenter, klikke på knappen Arbeidsflyt og deretter Send til godkjenning Du kan også klikke på dokumentets kontekstmeny og deretter på Send til godkjenning. Dialogboksen Send til godkjenning åpnes. Velg mottakere Legg til en eller flere interne mottakere. De valgte mottakere vil automatisk bli tildelt rettigheter på dokumentet og filene etter hvert som de mottar oppgavene. Notat Her kan du legge inn instruksjoner eller forkalgeringer til mottakerne. Vis alle felter hvis du krysser av for vis alle felter har du mulighet til å legge inn forfallsdato og prioritet Klikk Fullfør Arbeidslisten Sendte oppgaver viser alle dokumenter som du har sendt til andre til godkjenning eller gjennomgang 59

60 7.3 Arbeidsflyt: Kommentere et dokument (til gjennomgang) Når noen sender et dokument til deg for gjennomgang finner du arbeidsflyten igjen som en oppgave i arbeidslisten Oppgaver Dokumentene blir liggende i arbeidslisten inntil de er lukket. Åpne arbeidslisten Oppgaver. Klikk på beskrivelsen for oppgaven ( Tittel) du vil åpne (Til gjennomgang) Detaljvinduet for oppgaven åpnes. Fra dette vinduet kan du utføre oppgavene i arbeidsflyten. Lese instruksjoner, forfallsdato og prioritering I øvre del av vinduet vises detaljinformasjon om arbeidsflytoppgaven, samt eventuelle instruksjoner fra personen som har igangsatt arbeidsflyten. Forfallsdato Når forfallsdato nærmer seg, vises en gul bjelle 14 dager før forfall. Hvis forfallsdato overskrides, vil en rød bjelle vises. Merk at forfallsdato gjelder hele arbeidsflyten. Hvis det er etterfølgende mottakere, må de også utføre oppgaven innen spesifisert dato. Type Viser typen arbeidsflyt. Oppgavene som skal løses er avhengig av hva som er valgt. Vise mottakere Gruppen Oppgaver lister mottakerne og oppgavene i arbeidsflyten. Hvis du vil skjule mottakerne i etterfølgende oppgaver, fjerner du krysset fra feltet Vis alle. 60

61 Åpne filer For å åpne en fil for redigering, klikk på filen Velg om du vil lese eller redigere fil Når du er mottaker i en arbeidsflyt, er du som standard tildelt skriverettigheter i dokumentet Besvare arbeidsflyt/sett status Velg OK eller Ignorer Arbeidsflyten "Send til Gjennomgang", gir følgende statusvalg.: OK (lukket) Velg denne statusen når oppgaven er utført. Status på oppgaven settes til lukket. Hvis du er eneste mottaker vil arbeidsflyten avsluttes. Ignorer. Velg denne statusen hvis du vil hoppe over oppgaven og sende arbeidsflyten til eventuelle etterfølgende mottakere. Legg inn en kommentar til avsender Dette gjøres i feltet Notater. Disse notatene vil være synlige hvis man går inn i arbeidsflyten i ettertid. Klikk OK 61

62 7.4 Arbeidsflyt: Godkjenne et dokument Når noen sender et dokument til godkjenning finner du arbeidsflyten igjen som en oppgave i arbeidslisten Oppgaver. Dokumentene blir liggende i arbeidslisten inntil du har avsluttet dem. Åpne arbeidslisten Oppgaver og klikk på beskrivelsen for oppgaven du vil åpne (Til godkjenning) Detaljvinduet for oppgaven åpnes. Fra dette vinduet kan du utføre oppgavene i arbeidsflyten. I øvre del av vinduet vises detaljinformasjon om arbeidsflytoppgaven samt eventuelle instruksjoner fra personen som har igangsatt arbeidsflyten. Forfallsdato Når forfallsdato nærmer seg, vises en gul bjelle et gitt antall dager før forfall (Antallet dager styres av en innstilling i 360 Administrator). Hvis forfallsdato overskrides, vil en rød bjelle vises. Merk at forfallsdato gjelder hele arbeidsflyten. Hvis det er etterfølgende mottakere, må de også utføre oppgaven innen spesifisert dato. Vise mottakere Gruppen Oppgaver lister mottakerne og oppgavene i arbeidsflyten. Hvis du vil skjule mottakerne i etterfølgende oppgaver, fjerner du krysset fra feltet Vis alle. Åpne filer For å åpne en fil for redigering, klikk på filen Velg om du vil lese eller redigere fil Når du er mottaker i en arbeidsflyt, er du som standard tildelt skriverettigheter i dokumentet 62

63 Godkjenne arbeidsflyt/sett status Velg Godkjenn Ikke godkjenn eller Ignorer Arbeidsflyten Send til Godkjenning, gir følgende statusvalg: Godkjenn. Hvis du er eneste mottaker vil arbeidsflyten få status "Godkjent" og arbeidsflyten avsluttes. Hvis det er etterfølgende mottakere, får oppgaven status Godkjent og sendes til neste mottaker. Ikke godkjenn. Arbeidsflyten får status ikke godkjent og avsluttes selv om det skulle være etterfølgende mottakere. Avsender må korrigere dokumentet og starte ny arbeidsflyt. Ignorer. Velg denne statusen hvis du vil hoppe over oppgaven og sende arbeidsflyten til eventuelle etterfølgende mottakere. Legg inn en kommentar til avsender Dette gjøres i feltet Notater. Dette er uformelle notater. Klikk OK 63

64 7.5 Avbryte arbeidsflyt En arbeidsflyt kan avbrytes (hentes tilbake). Hent frem arbeidsflyten du vil avbryte feks. fra arbeidslisten Sendte oppgaver Klikk på arbeidsflytens kontekstmeny og klikk på Avslutt arbeidsflyt Dialogboksen Bekreftelsesdialog åpner seg. Klikk OK 64