@ Utdanningsdirektoratet vår saksbehandler: Ronny Alver Gursli Direkte tlf: 23302781 ronny.a Iver.gursl i@utdanningsdirektoratet.no vår dato: 13.04.2011 Deres dato: 25.03.2011 vår referanse: 2010/4963 Deres referanse: Steinerskolen p~ Fosen Postboks 147 7129 Brekstad Att: Styrets leder John Ivar Mogseth Vedtak om pålegg om retting - endelig tilsynsrapport Utdanningsdirektoratet har gjennomført tilsyn med Steinerskolen p~ Fosen i perioden 26.11.2010 til dags dato. Varsel om vedtak ble sendt styret i stiftelsen 14.03.2011. Vedtak Utdanningsdirektoratet fatter i dag vedtak om p~legg om retting, jf. privatskoleloven 7-2a første ledd. Innholdet i vedtaket framkommer av tilsynsrapporten som følger som vedlegg til dette brevet. Klageadgang Vedtaket kan p~klages i henhold til forvaltningsloven. Klagefristen er tre uker fra underretning om vedtaket har kommet fram til styret i Stiftelsen Rudolf Steinerskolen p~ Fosen jf. forvaltningsloven 28 og 29. For mer om klageadgang se tilsynsrapporten kapittel 9. Utdanningsdirektoratet gjør oppmerksom p~ at tilsynsrapporten er et offentlig dokument. Ti lsynsrapporter publiseres rutinemessig p~ Utdanningsdirektoratets nettsted etter at klagefristen har utløpt. Med hilsen ~~ ~,y H~vard Tvinnereim avdelingsdirektør ~l~~ R~dgiver Vedlegg: Tilsynsrapport av 14.04.2011 Kopi: Fylkesmannen i Sør - Trøndelag, Statens Hus, E C Dahls gate lo, 7012 Trondheim Schweigaards gate 15 B, Oslo arg.nr.:
e Utdanningsdirektoratet V~r saksbehandler: Ronny Alver Gursli Direkte tlf: 23302781 ronny.alver.gursli@utdanningsdirektoratet.no V~r dato: 13.04.2011 Deres dato: V~r referanse: 2010/4963 Deres referanse: Steinerskolen på Fosen Postboks 147 7129 Brekstad Att: Styrets leder John Ivar Mogseth ENDELIG TILSYN S RAPPORT ST I F T ELSEN STEINERSKOLEN PÅ FOSEN Org.nr: 879 277 302 Postboks 9359 Grøn land, 0135 Oslo post@utdanningsdirektoratet.no 7694 OS 10879
@ Utdanninasdirektoratet Side 2 av 19 1 Tilsyn med private skoler - økonomiforvaltning... 3 2 Om gjennomføringen av tilsynet.......4 3 Inntak - reglement og praksis...... 6 Rettslig utgangspunkt... 6 Funn og vurderinger...... 7 4 Beregning og innkreving av elevpenger... 8 Rettslig utgangspunkt... 8 Funn og vurderinger... 9 5 Kr a v t i Ire gns k a p et... 10 Re t t s I i gut gan 9 s p u n k t... 10 Fu n n o 9 v u r der ing e r... 12 6 A nve n del sea v t i I s kud dog eie v pen 9 er... 12 Re t t s I i gut gan 9 s p u n k t... 12 Fu n n o 9 v u r der ing er... 14 7 5 tyr e t s o P P 9 a v e r kny t tet t i I t i I s kud d sf o r val t n ing en... 15 Re t t s I i gut gan 9 s p u n k t... 15 Fu n n o 9 v u r der ing er... 16 9 p å leg gom re t t ing... 18 www.utdanningsdirektoratet.no
@ Utdanningsdirektoraret Side 3 av 19 1 Tilsyn med private økonomiforvaltning skoler Privatskolene er på grunnlag av sine godkjenninger etter privatskoleloven betrodd den viktige oppgaven med å forestå barn og unge opplæring. Privatskolenes virksomhet er fullfinansiert gjennom elevpenger og statlige tilskudd. Privatskolenes individualiserte midler, i form av ovennevnte ressurser, er således beregnet på bakgrunn av hva det etter en normalberegning koster å drive en kvalitativt god skole og til å oppfylle elevenes rettigheter til en likeverdig opplæring med elevene i den offentlige skole. I 2009 ble det utbetalt ca 2,6 milliarder kroner i statstilskudd fordelt på de om lag 300 skolene som per i dag er godkjent etter privatskoleloven. Av denne grunn stiller lovgiver krav til hvordan statstilskuddet og skolepengene skal benyttes, nærmere bestemt at disse midlene skal komme elevene til gode, jf. privatskoleloven 6-3. Dette innebærer bl.a. et forbud mot kommersiell drift av private skoler og krav til at kostnader som pådras har relevans for skolevirksomheten og ligger innen for rammen av markedspris. Kontroll med privatskolenes økonomiforvaltning er av disse grunner påkrevet ut i fra samfunnsmessige hensyn. Statsforvaltningen er forpliktet til å påse at Stortingets bevilgninger og skattebetalernes penger blir benyttet i samsvar med intensjonen og derigjennom bidra til en kvalitativt god skole og opplæring for elevene. Ønsket om skjerpet kontroll med de private skolenes tilskuddsforvaltning var dessuten en vesentlig del av motivasjonen for at det operative tilsynet med de private skolene ble overført fra fylkesmennene til Utdanningsdirektoratet i august 2009. +47 2330 12 00 +47 23 30 1299 www.utdanningsdirektoratet.no NO 970018 131 MVA
e Urdanningsdirektorater Side 4 av 19 2 Om gjennomføringen av tilsynet Det overordnede temaet for tilsynet med Steinerskolen på Fosen har vært kontroll av skolens økonomiforvaltning. Tema for tilsynet har vært: Inntak - reglement og praksis, jf. privatskoleloven 3-1 Beregning og innkreving av elevpenger, jf. privatskoleloven 6-2 Krav til regnskapet, privatskoleloven 7-1 Anvendelse av tilskudd og elevpenger, jf. privatskoleloven 6-3 Styrets oppgaver knyttet til økonomiforvaltningen, privatskoleloven 5-2 Steinerskolen på Fosen har etterkommet Utdanningsdirektoratets pålegg om innsendelse av dokumentasjon. En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret 14.03.2011. I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret kunne kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Utdanningsdirektoratet mottok styrets tilbakemelding 28.03.2011. Tilsynet er avgrenset av valgt metodikk og rapporten presenterer lovbrudd som ble avdekket under tilsynet. Rapporten gir således ingen fullstendig tilstandsvurdering av privatskolen innenfor tilsynstemaets ramme. For en nærmere angivelse av hvilke forhold som har vært gjenstand for kontroll, viser vi til vedlegg 1 til den foreløpige rapporten. våre konklusjoner benevnes som lovbrudd og følges opp av pålegg. I t illegg opererer direktoratet med anbefalinger. Med lovbrudd menes forhold som er i strid med krav som følger av privatskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta endringer for å rette opp lovbruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er privatskoleloven 7-2a første ledd. Med anbefaling menes et råd fra Utdanningsdirektoratet som skolen ikke er rettslig forpliktet til å følge, men som etter vår oppfatning vil kunne bidra til å forbedre skolens rutiner knyttet til økonomiforvaltningen. I egenskap av å være øverste organ etter privatskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet. Om tilsynsrapporten Tilsynsrapporten som nå oversendes skolen er utformet blant annet på bakgrunn av opplysninger som framkommer i: +47 23 30 1299 www.utdanningsdirektoratet.no 7694 OS 10879
@ Utdannings direktoratet Side 5 av 19 - innsendt dokumentasjon fra styret/skolen (se oversikt i ved legg 1) - data fra Brønnøysundregistrene - informasjon på skolens nettsted Tilsynsrapporten har status som enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 første ledd. Enkeltvedtak kan påklages i henhold til forvaltningslovens reg ler for dette, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Se mer om klageadgang og regler for dette i kapittel 9 nedenfor. 3 Styr e t d e t s r ettsgrun nl a g og oppn e vn e l se R e tt s li g u tga n gspun kt Private skoler godkjent etter privatskoleloven skal ha et styre som øverste ansvarlige organ, jf. privatskoleloven 5-1 første ledd. Styret er ansvarlig for å drive skolen i samsvar med privatskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i denne og forutsetningene i skolens godkjenning, jf. 5-2 første ledd. Noen av oppgavene som loven eksplisitt legger på styret kan ikke delegeres videre. I forvaltningspraksis er det understreket at kravet om et styre som fungerer som øverste ledelse og ansvarlige ved skolen her helt sentralt i privatskoleloven. Styret ska l være oppnevnt i samsvar med det rettsgrunnlaget skolen er etablert i henhold t il, jf. privatskoleloven 5-1 første ledd. Steinerskolen på Fosen er en stiftelse, så i dette tilsynet er det reg lene i stiftelsesloven som er relevante. Utdanningsdirektoratets kontroll med dette kravet tar utgangspunkt i de opplysninger som er registrert om stiftelsens styre i Enhetsregisteret sammenholdt med dokumentasjonen fra skolen. Funn og vurd e rin ge r Etter privatskoleloven 5-1 skal hver skole ha et styre som øverste organ, og skolens styre skal oppnevnes i samsvar med det rettsgrunnlag som skolen drives etter. Dette betyr at Stiftelsesstyret er skolens øverste organ og som dermed har ansvar for å oppfylle styrets plikter i privatskoleloven. Av sakens dokumenter fremkommer det imidlertid at skolestyret utfører styrets pli kter etter loven. Det vises i denne sammenheng også til at det er leder av skolestyret som har signert ansettelsesavtalen med daglig leder og ikke leder av stiftelsesstyre. Det er stiftelsesst yret som må sørge for at skolen drives i samsvar med privatskolelovens og økonomiforskriftens krav til regnskap, bokføring og revisjon. Sli k Utdanningsdirektoratet forstår skolens organisering, ut i fra organisasjonskart og de innsendte møteprotokollene har skolen dermed ett stiftelsesstyre, som etter loven skal være skolens øverste organ, og ett skolestyre som faktisk opptrer som skolens øverste organ. Videre er det en leder for stiftelsesstyret og en leder av skolestyret, dette forsterker Utdanningsdirektoratets vurdering av at det opereres med to ulike styrer. Schweigaardsgate 15, Oslo 7694 OS 10879
e Utdanningsdirektoratet Side 6 av 19 Av sakens dokumenter fremkommer det at det er skolestyret, og ikke styret i stiftelsen, som har fungert som skolens øverste organ. Dette er ikke i samsvar med kravet i privatskoleloven 5-1 første ledd. I kapittel 4 og 5 er det dessuten konstatert at verken inntaksreglement eller skolepenger er vedtatt av kompetent organ. 4 Inntak reglement og praksis Rettslig utgangspunkt Enhver privatskole skal ha et inntaksreglement, jf. privatskoleloven 3-1. Inntaksreglement skal være fastsatt av styret, tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Formålet med inntaksreglement er å sikre at vilkårene for inntak av elever til private skoler er lik som for den offentlige skolen. Dette betyr at alle elever som søker skal få plass innenfor rammen av fastsatt elevtall ved skolen. Det følger av loven at de private skolene skal ha hele landet som inntaksområde. Søkere til private skoler skal derfor gis lik rett til utdanning og rett til likebehandling i inntaksprosessen som i den offentlige skolen. Inntaksreglementet kan ikke inneholde regler som positivt avgrenser hvem som kan søke om inntak til skolen. Som en følge av åpenhetskravet kan reglementet heller ikke inneholde regler om opptakskrav, for eksempel intervju. De skal ikke diskrimineres for eksempel ut i fra personlige forutsetninger, behov for spesialundervisning eller behov for spesiell tilrettelegging i opplæri ngssit uasjonen. Skolen kan i forbindelse med inntaket ikke etterspørre annen informasjon enn det som er relevant for vurderingen av om eleven oppfyller kravene til grunnopplæring tilsvarende vilkårene for inntak i den offentlige skolen. Skolen kan operere med søknadsfrist, og skal da opplyse om denne. Fristen skal være lik for alle søkere. Reglementet må dessuten opplyse hvorvidt skolen åpner for fortløpende inntak slik at det gjelder et "først i tid - best i rett" prinsipp, eller om vedtak om inntak først foretas etter søknadsfristens utløp. Videre må det informeres om eventuelle rettsvirkninger av for sent innkomne søknader, for eksempel at skolen etter søknadsfristens utløp bare tar inn elever på særskilt, objektivt og saklig grunnlag, selv om maksimum elevtall ikke er oppnådd. Dersom inntaksreglementet inneholder en slik bestemmelse, må det klart fremgå hva som er et særskilt og saklig grunnlag. Videre skal inntaksreglementet vise prioriteringen av søkerne ved oversøking (søkermassen er større enn fastsatt elevtall). I lov og forarbeider stilles det krav til saklige og objektive prioriteringsregler, for eksempel: De med rett til grunnskoleopplæring eller videregående opplæring skal prioriteres; +47 2330 1299 NO 970018131 MVA
e Utdannings direktoratet Side 7 av 19 a) Loddtrekning; b) "Først i tid - best i rett"-prinsipp; c) Geografisk nærhet til skolen; d) Søkerens karakterer; e) Søker har søsken ved skolen; f) Søker er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen; g) Søker er barn av ansatt ved skolen Søknadsskjemaet skal ivareta de samme interessene som inntaksreglementet. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder alle relevante aktiviteter i forbindelse med inntak. Det kan derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet som er i strid med eller i uoverensstemmelse med inntaksreglementet. Beslutning om inntak/avslag er et enkeltvedtak, jf. privatskoleloven 3-1 sjette ledd. Dette innebærer at forvaltningslovens saksbehandlingsregler kommer til anvendelse. Inntaksreglementet skal sikre forutberegnelighet og skal derfor gjøres kjent for elever/foresatte. Publisering på skolens hjemmeside, at reglementet følger som vedlegg til søknadsskjemaet, eller at skolen utsteder kopi på forespørsel fra elev/foresatte, vil alle være hensiktsmessige fremgangsmåter i denne sammenheng. Funn og vurderinger Av sakens dokumenter fremkommer det at det er skolestyret som har vedtatt skolens inntaksreglement i skolestyremøte 02.03.2005. Vedtakelse av inntaksreglement kan ikke delegeres, jf. privatskoleloven 5-2. Dette betyr at skolens inntaksreglement ikke er gyldig fastsatt, se nærmere vurdering av hva som er skolens øverste organ i kapittel 3 ovenfor. Utdanningsdirektoratet har likevel kontrollert innholdet i det inntaksreglement, søknadsskjema mv. som er sendt inn. Av inntaksreglementet punkt 2 er det angitt noen forutsetninger for å bedre samarbeidet mellom skole og hjem. Inntaksreglementet kan ikke inneholde bestemmelser som legger til rette for siling av elever, for eksempel intervjuer i forkant av inntak. Etter Utdanningsdirektoratets oppfatning bidrar forutsetningene i inntaksreglementets punkt 2 b-d til at skolen kan sile elever. Dette er således i strid med privatskoleloven 3-1. I inntaksreglementet punkt 6 fremkommer det at "Inntak foretas til vanlig foran oppstart av nytt skoleår". Verken av inntaksreglementet eller søknadsskjemaet fremkommer det at skolen opererer med en eksplisitt søknadsfrist. Derimot fremkommer at barn det er søkt plass for før 1. mars har fjerde prioritet ved oversøking. Dersom skolen operer med søknadsfrist 1. mars skal dette opplyses eksplisitt, og fristen må være lik for alle. Formuleringene i punkt 3 d og punkt 6,
e Urdanningsdirektorarer Side 8 av 19 kan etter Utdanningsdirektoratets oppfatning gjøre det uklart for søkerne om når vedtak om inntak foretas. Det er oversendt tre eksempler på enkeltvedtak i forbindelse med inntak på skoleplass og ett eksempel på avslag. Enkeltvedtakene om innvilgelse av skoleplass, oppfyller lovens krav til skriftlighet, men i eksempelet om avslag fremkommer det ikke hva som er vurdert. Som begrunnelse er det kun vist t il forutgående samtaler og møter og at skolen ikke kan tilby et bedre opplegg enn søkeren har i dag. Dette er ikke tilstrekkelig og dermed i strid med forvaltningslovens krav til begrunnelse av enkeltvedtak (jf. i denne sammenheng også at det er i strid med privatskoleloven 3-1 å ha slike møter som legger til rette for siling av elever). For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 5 Beregning og innkreving av elevpenger Rettslig utgangspunkt Private skoler godkjent etter privatskoleloven mottar tilskudd til godkjent opplæring med 85 % av et nærmere fastsatt tilskuddsgrunnlag per elev, jf. privatskoleloven 6-1 første ledd. I privatskoleloven 6-2 første ledd åpnes det for at skolene kan kreve at elevene dekker restbeløpet, altså inntil 15 % av tilskuddsgrunnlaget, i form av skolepenger. I tillegg åpner loven for at skolene kan kreve et tilleggsbeløp til dekning av utgifter til husleie/kapitalkostnader. Størrelsen på dette tilleggsbeløpet er fastsatt i forskrift til privatskoleloven 13-1, og utgjør per i dag kr 3 400 for grunnskoler, og kr 4 500 for videregående skoler per år. Beregningen av størrelsen på skolepengene skal skje med utgangspunkt i det fastsatte tilskuddsgrunnlaget. Tilskuddsgrunnlaget beregnes årlig, og det gjelder egne satser for henholdsvis barnetrinnet (1. til 7. klasse), ungdomstrinnet (8. til 10. klasse), samt de ulike utdanningsprogrammene i den videregående skolen, jf. privatskoleloven 6-1. Ved de videregående skolene er det fastsatt egne tilskuddssatser for de ulike utdanningsprogrammene, og skolenes tilskudd beregnes ut i fra antall elever som deltar på det enkelte utdanningsprogram. Det kan være stor forskjell på tilskuddssatsene for de enkelte utdanningsprogrammene. Dette innebærer at skolepengene enten må ligge innenfor den laveste tilskuddssatsen for alle skolens elever, eller beregnes særskilt ut i fra tilskuddsgrunnlaget for det enkelte utdanningsprogram. Besøksad resser:
E9 Utdanningsdirektoratet Side 9 av 19 Eksempel pfi beregning av skolepenger For 2010 er tilskuddssatsen for studiespesialisering kr 99100 per elev. Beregningen av høyeste ti/latte skolepengesats for dette utdanningsprogrammet blir dermed som følger: + 15 % av tilskuddsgrunnlag barnetrinnet, høyeste sats kr 14865 Forskriftsfestet ti/legg kr 4 500 Maksimale skolepenger per elev per fir kr 19 365 I tillegg til de ordinære skolepengene etter privatskoleloven 6-2 første ledd, har videregående skoler som organiserer opplæringen på en måte som krever at elevene har bærbar pc, mulighet til å kreve en årlig egenandel fra eleven for å dekke deler av kostnadene med pc-en, se privatskoleloven 6-2 fjerde ledd, jf. forskrift til privatskoleloven lo- la annet ledd. Egenandelen kan imidlertid ikke være høyere enn den laveste stipendsatsen i det årlige ikkebehovsprøvde læremiddelstipendet fra Lånekassen. Det finnes ingen tilsvarende bestemmelse for private grunnskoler, og elever/foresatte på grunntrinnet kan således ikke pålegges betalinger utover det som følger av privatskoleloven 6-2 første ledd. Bestemmelsen i 6-2 er uttømmende med hensyn til hvilken betaling skolen kan kreve fra elever/foresatte, jf. bestemmelsens tredje ledd. Dette innebærer at skolen ikke kan kreve noen annen form for tilleggsbetaling ved siden av skolepengene. I den grad skolen opererer med for eksempel innmeldings- eller administrasjonsgebyr i forbindelse med inntaksprosessen, må det fremgå klart av informasjonen fra skolen at dette er kostnader som kommer til fradrag i de ordinære skolepengene når eleven starter ved skolen, og totalbeløpet må dessuten ligge innenfor den absolutte beløpsgrensen på 15 % av beregningsgrunnlaget med tillegg av det forskriftsfestede beløpet til dekning av husleie/kapitalkostnader. Funn og vurderinger Skolepengesatsene er oppgitt i inntaksreglementet. Der fremkommer det videre at inntaksreglementet som sådan er revidert av forvaltningen 05.01.11. Forvaltningen er ikke skolens øverste organ, og har dermed ikke anledning til å fastsette eller revidere skolepengesatsene. At dette organet har fastsatt skolepengesats er i strid med privatskoleloven 5-2 bog d. Direktoratet har, selv om satsene ikke er fastsatt av rett organ ved skolen, kontrollert størrelsen opp imot rettsgrunnlaget. Skolen tar skolepenger, og det fremkommer av sakens dokumenter at det er vedtatt at skolen per d.d tar kr 1050,- for første barn og kr 525,- for andre barn. Bidragene betales månedlig i 11 måneder. Juli er betalingsfri. +47 23 30 1200 E- post: 7694 OS 10879
e Utdannings direktoratet Side 10 av 19 I henhold til fastsatt tilskuddssats for 2011 er maksimalt tillatte skolepengesats følgende: For 2011 er tilskuddssatsen for barnetrinnet 125_100,- per elev. Beregningen av høyeste tillatte skolepengesats for barnetrinn blir dermed som følger: 15 % av tilskuddsgrunnlag + Forskriftsfestet tillegg Maksimale skolepenger per elev per år kr kr kr 18765 3400 22 165 For 2011 er tilskuddssatsen for ungdomstrinnet 127 100,- per elev. Beregningen av høyeste tillatte skolepengesats for barnetrinn blir dermed som følger: + 15 % av tilskuddsgrunnlag Forskriftsfestet tillegg Maksimale skolepenger per elev per år kr kr kr 19065 3400 22465 på bakgrunn av den oversendte informasjonen, er skolens skolepengesats i samsvar med privatskolelovens krav. Ved siden av skolepengene må det imidlertid medregnes kostnader til fløyter, eurytmisko med mer, samt utgifter i forbindelse med turer. Det er ikke oppgitt hvor store disse ekstrakostnadene er. Utdanningsdirektoratet kan ikke se at disse utgiftene er vedtatt av styret, eller satt i sammenheng med skolepengesatsene. Slike ekstrakostnader må ikke overstige den maksimale skolepengesatsen per elev per år, og ettersom ekstrakostnadene ikke er spesifisert har ikke foreldrene/elevene mulighet til å forutberegne de totale kostnadene det er ved å gå på skolen. Dette er etter Utdanningsdirektoratets vurdering i strid med privatskoleloven 6-2. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 6 Krav til regnskapet Rettslig utgangspunkt Privatskoleloven stiller krav til at skolene skal følge regnskapsloven, bokføringsloven og ha revisjon i samsvar med revisjonsloven. Privatskoler plikter også å legge frem revidert regnskap etter forskrift fastsatt av departementet. +47 2330 12 00 +47 23 30 1299
@ Utdanningsdirektoratet Side 11 av 19 Det rettslige utgangspunktet for denne delen av tilsynet finnes i privatskoleloven 7-1 og økonomiforskriftens kapittel 2. For at en privatskole skal være omhandlet av kravene i privatskolelovens 7-1 og forskriftene til denne, er det en forutsetning at skolen mottar statstilskudd. Formålet med disse kravene i privatskoleloven er å sikre at grunnlaget for beregningen av statstilskuddet til den enkelte skole er korrekt, og at skolen anvender det offentlige tilskuddet og skolepengene i samsvar med loven og forutsetningene for godkjenningen. Regnskapet skal inneholde alle transaksjoner som er relevante for skolevirksomheten. I den grad skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2, skal regnskapet inneholde inntekter og utgifter knyttet til denne virksomheten. Ved skoler som driver slik annen virksomhet skal skoledriften føres på egen avdeling i regnskapet, jf. økonomiforskriften 3 andre ledd. Et regnskap som blir ført med bruk av flere avdelinger skal vise interne transaksjoner mellom avdelingene, og transaksjonene skal være tilfredsstillende dokumentert. Videre stilles det i økonomiforskriftens 4 visse krav til innholdet i notene til skolens årsregnskap: Offentlige finansieringskilder skal spesifiseres. Spesifikasjonen skal vise hvem som har ytt midlene, og hva som var formålet med ytelsen. Både statlige og eventuelle kommunale tilskudd er omfattet. Skolepengesatsene vedtatt av styret skal spesifiseres. Det skal fremgå hvilken sats som er brukt per elev, og ikke en angivelse av det totale beløpet skolen har krevd i skolepenger. Notene skal angi hvilke formål et eventuelt investeringsfond skal kunne benyttes til, og hvordan grunnlaget for fondsavsetningen er regnet ut. Dersom skolen har benyttet fondsmidlene, skal det i note til årsregnskapet stå hva de ble benyttet til. Det samme gjelder for de tilfeller hvor fondsmidlene er benyttet til noe annet enn det som opprinnelig planlagt. Dersom skolen driver annen virksomhet, jf. privatskoleloven 2-2, skal det i notene opplyses om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter. Det ska l videre opplyses hva som ligger til grunn for fordelingen mellom avdelingene, og hvilken fordelingsnøkkel som er benyttet, herunder grunnlaget for denne. '&'rsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning skal på skolens eget initiativ sendes til Utdanningsdirektoratet innen 1. juni året etter regnskapsåret. Dersom skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2 første ledd annet og tredje punktum, plikter skolen også å sende inn avdelingsregnskap. I økonomiforskriften 16 presiseres det at revisjon av skolens reg nskap skal utføres aven statsautorisert eller registrert revisor i samsvar med revisorloven. Postboks 9359 Grøn land, 0135 Oslo SChweigaardsgate 15, Oslo +47 23 30 1299
@ Utdanningsdirektoratet Side 12 av 19 Funn og vurd e rin ge r Av de innsendte årsregnskapene og årsregnskapet for 2009 fremkommer det at de offentlige finansieringskildene eller skolepengesatsene ikke er spesifisert i noter. Dette er i strid med økonomiforskriften 4. Ut ifra opplysninger i årsregnskapene og sakens dokumenter for øvrig driver ikke skolen annen godkjenningspli ktig virksomhet, men det fremkommer av sakens dokumenter at en barnehage leier lokaler av skolen, og driver SFO som tar imot elever fra skolen som har behov for dette. Lovligheten av dette er kommentert i kapittel 7 nedenfor. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 7 Anvendel se av til s kudd og e l e vpeng e r R e tt s lig utg a n gs punkt Hovedbestemmelsen om anvendelse av statsstøtte og elevpenger er privatskoleloven 6-3, hvor det heter at: "Alle offentlege tilskot og skolepengar skal kome elevane til gode. Dette inneber mellom anna at skolen ikkje kan a) gi utbytte eller pfi annan mflte overføre overskot til eigarane eller deira nærstflande, verken nflr skolen er i drift eller om drifta blir nedlagd b) pfidra seg kostnader i form av leigeutgifter for eigedom eller lokale som tilhører skolens eigarar eller deira nærstflande eller pfi anna mflte pfidra seg kostnader som kan innebere at alle offentlege tilskot eller eigendelar frfl elevane ikkje kjem elevane til gode. " Disse eksemplene nedfelt i bestemmelsens bokstav a) og b) gir holdepunkter og retning for de konkrete vurderingene som må foretas av skolens forvaltning av t ilskudd og elevpenger. Med forankring i fo rmålsbetraktninger sorteres kriteriene for lovlig anvendelse av statstilskudd og elevpenger i to kategorier: 1. Relevans - tvoe og omfang av kostnader Alle kostnader som skolen pådrar seg skal være relevante vurdert opp i mot skolens godkjenning etter privatskoleloven, det være seg både i type/art og omfang. Normalkostnader knyttet til drift av offentlige skoler er den generelle referanserammen for denne vurderingen, korrigert for eventuelle særegenheter som følger av privatskoleloven eller av
@ Utdanningsdirektoratet Side 13 av 19 skolens godkjenning. Skolen skal med andre ord ikke pådra seg kostnader til annet enn det som tilgodeser skolens virksomhet etter privatskoleloven og godkjenningen gitt med hjemmel i denne. Kostnadene skal foruten å være relevante i alminnelighet sett opp i mot virksomhetens formål også være nødvendige for den konkrete skoledriften vurdert opp i mot godkjenningen. Eksempelvis vil kjøp av skrivemateriell åpenbart være en relevant kostnad for en skole, men ikke være nødvendig utover et visst omfang. Tilsvarende vil kostnader knyttet til ansettelser og markedsføring kunne være relevante kostnader for en virksomhet som skal rekruttere elever og lærere, men ikke i større utstrekning enn hva behovet tilsier. For øvrig bør en skole alltid kunne begrunne hvorfor det er nyttig eller nødvendig for skolen å pådra seg kostnader som er atypiske i art eller omfang. 2. Prising Skolen kan ikke pådra seg kostnader for en ytelse som er større enn dens verdi. Dette vilkåret omtales normalt som et krav om at vederlaget for en ytelse ikke må overstige markedspris. Vurderingstemaet i denne sammenhengen er følgelig hva en alminnelig fornuftig forretningsdrivende ville ha gitt for den konkrete ytelsen på det aktuelle tidspunkt og sted. Overføringer av midler mellom regnskapsår og fondsavsetninger Statstilskuddet til private grunnskoler beregnes årlig, ut i fra skolens elevantall. Utgangspunktet er derfor at de pengene som tilføres skolen i form av statsstøtte og elevbetalinger skal brukes det året midlene mottas, jf økonomiforskriften 5 første ledd. Av hensyn til skolens behov for langsiktig planlegging av drift og fremtidige investeringer ha r imidlertid lovgiver lempet noe på dette kravet. For det første er det i økonomiforskriften 7 åpnet for at styret kan vedta å overføre inntil 10 % av den mottatte statsstøtten fra ett regnskapsår til det neste. Forutsetningen for et slikt vedtak er at regnskapet viser overskudd, og at elevene har fått opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i skolens godkjenning for øvrig. For det andre gis styret i økonomiforskriften 8 adgang til å vedta at inntil 15 % av statstilskuddet skal settes av i et investeringsfond. Investeringsfondet skal brukes til innkjøp av driftsmidler som kommer elevene til gode, og som har en levetid på minst tre år. Styrets vedtak om avsetning i fond skal i tillegg inneholde beslutning om hva investeringsfondet skal kunne brukes til, og når investeringene skal være gjennomført. I særlige tilfeller kan styret i etterkant gjøre vedtak om at fondsmidlene skal brukes til andre formål enn det opprinnelige, jf. økonomiforskriften 10. Ved avsetning til investeringsfond er det et absolutt vilkår at elevene, i hele fondets levetid, får opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i godkjenningen for øvrig, og at fondsmidlene kommer elevene til gode, jf. økonomiforskriften 12 første ledd. Annen virksomhet PostbokS 9359 Grønland, 0135 Oslo 7694 OS 10879
e Utdanningsdirektoratet Side 14 av 19 Lovgiver har lagt til grunn at private skoler med rett til statstilskudd først og fremst skal drive skole. Denne intensjonen er nedfelt i privatskoleloven 2-2 der det heter at private skoler godkjent etter loven ikke kan drive annen virksomhet enn skole i samsvar med loven. Formålet med bestemmelsen er å unngå at det skjer en fellesforvaltning av det offentlige tilskuddet innenfor et rettssubjekt som driver med flere typer virksomhet. Bestemmelsen skal være med på å sikre at statstilskudd og skolepenger kommer elevene til gode. Forarbeidene peker også på at reguleringen skal styre at statstilskuddet blir brukt som forutsatt. Funn og vurder i nger Annen virksomhet Stiftelsen leier ut deler av skolens lokaler til en barnehage. Utleie av lokaler til barnehage er å regne som annen virksomhet enn skole i samsvar med loven. Drift av slik annen virksomhet krever særskilt godkjenning. Steinerskolen på Fosen har ikke slik godkjenning. Utleievirksomheten er derfor i strid med privatskoleloven 2-2. Overføring av overskudd Av årsberetningen for 2007 fremkommer det at skolen i 2007 hadde et overskudd på kr 204 101,- som ble foreslått overført til stiftelseskapitalen. I 2008 regnskapet hadde skolen et overskudd på kr 74 496,- som ble foreslått overført til samme stiftelseskapital. Begge overføringene ligger innenfor 10 prosentregelen i økonomiforskriftens 7. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. Besøksad resser: E- post:
@ Utdanningsdirektoratet Side 15 av 19 8 Styret s oppg a v e r knytte t til til s kudd s forv a l t nin gen R e tt s lig utg a n gs pu n k t Privatskolens styre skal i egenskap av å være privatskolens øverste organ sørge for at skolen drives i samsvar med privatskolelovens og økonomiforskriftens krav til regnskap, bokføring og revisjon. Dette gjelder selv om styret har sørget for regnskaps- og revisor bistand. Det rettslige utgangspunktet for dette kravet er privatskoleloven 5-2 og økonomiforskriften. Privatskolelovens 5-2 annet ledd stiller særskilte krav t il styrets økonomi og regnskapsforvaltning. Disse oppgavene tilligger styret og kan ikke delegeres bort, jf. 5-2 fjerde ledd. I bestemmelsen følger det at styret skal "[s]ørge for at skolen har en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning". Konkret innebærer dette at styret skal: fastsette størrelsen på skolepengene vedta budsjett og regnskap for skolen påse at offentlige tilskudd og skolepenger kommer elevene til gode Foruten å på legge styret konkrete pli kter, gir bestemmelsen i 5-2 visse føringer på hvilke saker som ska l behandles i styrets møter. Styret skal behandle skolens økonomiske stilling og regnskapsforvaltningen for øvrig, og det må fremkomme av styreprotokoller at skolens økonomiske situasj on er fremlagt og drøftet. I kravet om forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning ligger det videre en forutsetning om at skolen har et administrativt system som synliggjør hvordan styret har sørget for arbeidsfordeling knyttet til økonomiforvaltning, herunder rutiner ved anskaffelser. De instrukser, delegasjoner og rutiner mv. som ligger i systemet må dessuten gjennomføres i praksis. Styret står relativt fritt ved utformingen av sitt eget administrative system for økonomiforvaltningen slik at det skal være tilpasset forholdene ved skolen. Instruksene, rutinene mv. må imidlertid vise hvil ke oppgaver som skal utføres, når de ska l utføres, samt hvem som har ansvaret for at oppgavene utføres. Videre må rutinebeskrivelser ol. være klare med hensyn til kravene til kommunikasjon, informasjon, rapportering, oppfølging og samhandling mellom styret og henholdsvis daglig leder/rektor og andre i skolens administrasjon som er tildelt oppgaver innenfor økonomi- og regnskapsforvaltningen. +47 23 30 1299 7694 OS 10879 NO 970018 131 MVA
e Utdanningsdirektoratet Side 16 av 19 Det er dessuten et krav at instruksene, rutinene mv. er nedfelt skriftlig slik at de er etterprøvbare og robuste mot personelle og organisatoriske endringer i styret og skolens administrasjon for øvrig. Systemet i seg selv må dessuten revideres jevnlig for å sikre at det hele tiden fungerer etter intensjonen. Også andre bestemmelser i privatskoleregelverket pålegger styret plikter som har sammenheng med økonomiforvaltningen. I forbindelse med vedtakelsen av årsregnskapet pålegges for eksempel styret å fatte særskilt vedtak dersom et eventuelt overskudd skal avsettes til investeringsfond, jf. økonomiforskriften 8 flg. Styrets myndighet t il å fatte vedtak om avsetning til investeringsfond kan ikke delegeres, jf økonomiforskriften 12 annet ledd. Videre er det slått fast i økonomiforskriften 18 at styret har en selvstendig plikt til å gjøre revisor kjent med relevante regler i privatskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i loven, forutsetningene for godkjenningen, samt det årlige tilskuddsbrevet fra Utdanningsdirektoratet. Funn og vurderinger Det fremkommer av styreinstruksen at økonomiforvaltningen ved skolen er fast post på styremøtene. Dette bekreftes også av oversendte protokoller fra styremøtene. Imidlertid fremstår denne instruksen som en instruks for skolestyret, jf. Styreinstruksen pkt 2 hvor det fremkommer at: "1 medlem velges av styret i Stiftelsen for Steinerskolen p Fosen." Videre inneholder styreinstruksen opplysninger om hvordan styret skal få informasjon om skolens økonomiske situasjon utenom styremøtene. Det er, etter Utdanningsdirektoratets vurdering viktig at skolen har sørget for rutiner for hva som skal rapporteres til styret fra skolens administrasjon. Det er imidlertid viktig at det er riktig styre som får denne informasjonen. Slik skolen er organisert er dette etter Utdanningsdirektoratets vurdering ikke tilstrekkelige rutiner for å sikre skolens øverste organ (stiftelsesstyret) innsikt i skolens økonomiske tilstand. Dette betyr etter Utdanningsdirektoratets vurdering at skolens øverste organ (stiftelsesstyret) ikke har sørget for en forsvarlig økonomiforvaltning, jf privatskoleloven 5-2 bokstav f. Det fremkommer av skolens redegjørelse, vedlegg til denne og av skolens delegasjoner at det er utarbeidet enkelte rutiner for innkjøp. Det er ikke fremlagt skriftliggjorte rutiner for skolens økonomi og regnskapsforvaltning. Det skriftlige materialet som er oversendt i forbindelse med skolens egen redegjørelse med vedlegg og av skolens delegasjoner er etter Utdanningsdirektoratets oppfatning mangelfulle. For det første kan Utdanningsdirektoratet ikke se at de beskrevne rutinene i forbindelse med innkjøp er skriftliggjorte i tilstrekkelig grad gjennom en rutinebeskrivelse for økonomiforvaltningen. For det andre fremkommer det at det er skolestyret og ikke stiftelsesstyret som har besluttet de mangelfulle rutinene som foreligger Manglende skriftlighet innebærer ikke uten videre at det ikke finnes rutiner, men en rutine som ikke er nedfelt skriftlig vil i stor grad være personavhengig og er således ikke i samsvar med forsva ri ig hetskravet. +47 23 30 1299
e Utdanningsdirektoratet Side 17 av 19 For det tredje fremkommer det av sakens dokumenter at flere aktiviteter vedrørende økonomiforvaltningen er delegert til forvaltningen ved skolen. Det vises i denne sammenheng til at forvaltningen skal avgjøre om regnskapsførsel følger lover og forskrifter. Denne delegeringen er i strid med privatskoleloven. Det er stiftelsesstyret som skolens øverste organ som har ansvar for skolens økonomiforvaltning og ansvaret kan ikke delegeres, jf privatskoleloven 5-2. Etter Utdanningsdirektoratets vurdering er den beskrevne praksisen, sammenholdt med de mangelfulle rutinebeskrivelsene i strid med privatskolelovens 5-2 andre ledd. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert på dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål.
e Utdannino-sdirektoratet Side 18 av 19 9 Pålegg om retting på bakgrunn av det som fremgår av kapitlene 2 til og med 7 gir Utdanningsdirektoratet følgende pålegg: Styret - dets rettsgrunnlag og oppnevnelse 1. Styret ved Stiftelsen Steinerskolen på Fosen skal sørge for at skolens øverste organ er opprettet i samsvar med det rettsgrunnlag skolen blir drevet etter. Inntak - reglement og praksis 2. Styret i Stiftelsen Steinerskolen på Fosen skal fastsette et inntaksreglement i tråd med privatskoleloven 3-1, herunder a. Ikke inneholder inntakskrav som er egnet til å sile ut elever. b. Tydelig angir søknadsfrist dersom skolens skal ha dette 3. Styret ved Steinerskolen på Fosen skal sørge for at det i enkeltvedtak om avslag på skoleplass fremkommer hva som er vurdert. Beregning og innkreving av elevpenger 4. Styret ved Steinerskolen på Fosen skal fastsette skolepengesatsene. 5. Styret ved Stei nerskolen på Fosen skal spesifisere og fastsette de eventuelle ekstrautgiftene som foreldrene/elevene må medregne ved inntak til skolen, herunder se til at den samlede summen av betalinger fra elever og foreldre ikke overstiger den maksimale skolepengesatsen per elev per år. Krav til regnskap 6. Styret ved Steinerskolen på Fosen skal sørge for at de offentlige finansieringskildene og skolepengesatsene blir spesifisert i noter til årsregnskapet. Anvendelse av tilskudd og elevpenger 7. Styret ved Steinerskolen på Fosen skal sørge for at skolen ikke driver annen virksomhet enn slik som er tillatt etter privatskoleloven 2-2. Styrets oppgaver knyttet til økonomiforvaltningen 8. Styret ved Steinerskolen på Fosen skal sørge for å etablere skriftlige rutiner for skolens økonomi- og regnskapsforvaltning. Herunder at det er skolens øverste organ som har ansvaret for skolens økonomiforvaltning. 9. Styret ved Steinerskolen på Fosen skal sørge for at skolen har en forsvarlig økonomiforvaltning. +47 23 30 1299 NO 970018 131 MVA
E9 Utdanningsdirektoratet Side 19 av 19 Bekreftelse på at lovbruddene er rettet Tiltak for å rette lovbruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er rettet skal styret inngi en skriftlig erklæring som bekrefter rettingen. Frist for innsendelse av slik erklæring er 31.august 2011. Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, vil Utdanningsdirektoratet kunne anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. Klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Med hilsen ~r Håvard Tvinnerei Avdelingsdirektør a/~$ Ronn!t.lver Gursli rådgiver Vedlegg: 1. Kontrollpunktliste 2. Oversikt over innsendt dokumentasjon +47 23 30 1299
@ Utdanningsdirektoratet Side 21 av 21 Vedlegg 2: Oversikt over innsendt dokumentasjon Arbeidsavtale mellom skolen og daglig leder(rektor) Olaug Bach Stillingsinstruks for daglig leder Generelle arbeidsvilkår Arbeidsavtaler mellom skolen og øvrige ansatte Stillingsinstrukser o Mandat for klasselærere o Mandat for faglærere o Arbeidsinstruks for kontormedarbeider o Arbeidsinstruks for assistent Brev: Samarbeid og avtaler med Solblomsten Barnehage o Leie av lokaler til barnehagedrift o Avtale om l.klassinger i barnehagen o Leie av lokaler hos Steinerskolen på Fosen Styreprotokoller for de siste 12 måneder - 2010 o 7 styremøter og årsmøte Styreinstruks og andre styrende dokumenter o Organisasjonskart o Delegasjon Redegjørelse for rutiner for arbeidsdeling knyttet til økonomiforvaltningen ved skolen Protokoll: vedtak om fastsettelse av skolepenger Protokoll: vedtak om inntaksreglement Behandling av siste årsregnskap og årsberetning Brev: o o Skolens rutiner knyttet til innkjøp Hvordan styret har informert revisor om privatskoleloven med forskrifter Mandat for innkjøp o Mandat for generelt skolemateriell o Husgruppens mandat Schweigaardsgate 15, Oslo +472330 1200 +472330 1299 post@utdannlngsdirektoratet.no