TILSYNSRAPPORT VEDTAK

Transkript

1 Vår saksbehandler: Bente Barton Dahlberg Vår dato: Deres dato: Vår referanse: 2010/3556 Deres referanse: Stiftelsen Steinerskolen i Fredrikstad Postboks ROLVSØY Att: Styrets leder TILSYNSRAPPORT VEDTAK S T E I N E R S K O L E N I F R E D R I K S T A D O R G N R : T I L S Y N M E D P R I V A T E S K O L E R S Ø K O N O M I F O R V A L T N I N G Postadresse: Postboks 9359 Grønland, 0135 OSLO Besøksadresser: Schweigaards gate 15 B, Oslo Britveien 4, Molde Parkgata 36, Hamar Telefon: Telefaks: E-post: post@utdanningsdirektoratet.no Internett: Bankgiro: Org.nr.: NO MVA

2 Side 2 av 18 1 T i l s y n m e d p r i v a t e s k o l e r - ø k o n o m i f o r v a l t n i n g O m g j e n n o m f ø r i n g e n a v t i l s y n e t I n n t a k r e g l e m e n t o g p r a k s i s... 5 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 5 F u n n o g v u r d e r i n g e r... 6 R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t... 8 F u n n o g v u r d e r i n g e r K r a v t i l r e g n s k a p e t R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r A n v e n d e l s e a v t i l s k u d d o g e l e v p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r S t y r e t s o p p g a v e r k n y t t e t t i l t i l s k u d d s f o r v a l t n i n g e n R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t F u n n o g v u r d e r i n g e r A n b e f a l i n g e r P å l e g g o m r e t t i n g... 16

3 Side 3 av 18 1 T i l s y n m e d p r i v a t e s k o l e r - ø k o n o m i f o r v a l t n i n g Privatskolene er på grunnlag av sine godkjenninger etter privatskoleloven betrodd den viktige oppgaven med å forestå barn og unge opplæring. Privatskolenes virksomhet er fullfinansiert gjennom elevpenger og statlige tilskudd. Privatskolenes individualiserte midler, i form av ovennevnte ressurser, er således beregnet på bakgrunn av hva det etter en normalberegning koster å drive en kvalitativt god skole og til å oppfylle elevenes rettigheter til en likeverdig opplæring med elevene i den offentlige skole. I 2009 ble det utbetalt ca 2,6 milliarder kroner i statstilskudd fordelt på de om lag 300 skolene som per i dag er godkjent etter privatskoleloven. Av denne grunn stiller lovgiver krav til hvordan statstilskuddet og skolepengene skal benyttes, nærmere bestemt at disse midlene skal komme elevene til gode, jf. privatskoleloven 6-3. Dette innebærer bl.a. et forbud mot kommersiell drift av private skoler og krav til at kostnader som pådras har relevans for skolevirksomheten og ligger innen for rammen av markedspris. Kontroll med privatskolenes økonomiforvaltning er av disse grunner påkrevet ut i fra samfunnsmessige hensyn. Statsforvaltningen er forpliktet til å påse at Stortingets bevilgninger og skattebetalernes penger blir benyttet i samsvar med intensjonen og derigjennom bidra til en kvalitativt god skole og opplæring for elevene. Ønsket om skjerpet kontroll med de private skolenes tilskuddsforvaltning var dessuten en vesentlig del av motivasjonen for at det operative tilsynet med de private skolene ble overført fra fylkesmennene til Utdanningsdirektoratet i august 2009.

4 Side 4 av 18 2 O m g j e n n o m f ø r i n g e n a v t i l s y n e t Om gjennomføringen Det overordnede temaet for tilsynet med Steinerskolen i Fredrikstad har vært kontroll av skolens økonomiforvaltning. Tema for tilsynet har vært: Inntak reglement og praksis, jf. privatskoleloven 3-1 Beregning og innkreving av elevpenger, jf. privatskoleloven 6-2 Krav til regnskapet, jf. privatskoleloven 7-1 Anvendelse av tilskudd og elevpenger, jf. privatskoleloven 6-3 Styrets oppgaver knyttet til økonomiforvaltningen, jf. privatskoleloven 5-2 En foreløpig tilsynsrapport ble sendt styret I den presenterte Utdanningsdirektoratet sine foreløpige vurderinger og konklusjoner. Styret ble gitt anledning til å kommentere på innholdet i den foreløpige rapporten. Utdanningsdirektoratet har ikke mottatt tilbakemelding fra styret. Om tilsynsrapporten I de tilfeller Utdanningsdirektoratet konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt betegnes dette som lovbrudd. Lovbrudd følges opp av pålegg om retting eller andre reaksjoner etter privatskoleloven 7-2a. - Med lovbrudd menes forhold som er i strid med krav som følger av privatskoleloven og forskrifter gitt med hjemmel i denne og krav som stilles i godkjenningen. - Med pålegg menes rettslig bindende krav til skolen om å foreta visse endringer for å rette opp lovbruddene. Hjemmelen for pålegg om retting er privatskoleloven 7-2a første ledd. Direktoratet opererer også med anbefalinger: - Med anbefaling menes et råd fra Utdanningsdirektoratet som skolen ikke er rettslig forpliktet til å følge, men som etter vår oppfatning vil kunne bidra til å forbedre skolens rutiner knyttet til økonomiforvaltningen. I egenskap av å være øverste organ etter privatskoleloven er det skolens styre som er adressat for eventuelle pålegg som gis i tilsynet.

5 Side 5 av 18 3 I n n t a k r e g l e m e n t o g p r a k s i s R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Enhver privatskole skal ha et inntaksreglement, jf. privatskoleloven 3-1. Inntaksreglement skal være fastsatt av styret, tilfredsstille lovens krav til innhold og saksbehandling ved inntak. Formålet med inntaksreglement er å sikre at vilkårene for inntak av elever til private skoler er lik som for den offentlige skolen. Dette betyr at alle elever som søker skal få plass innenfor rammen av fastsatt elevtall ved skolen. Det følger av loven at de private skolene skal ha hele landet som inntaksområde. Søkere til private skoler skal derfor gis lik rett til utdanning og rett til likebehandling i inntaksprosessen som i den offentlige skolen. Inntaksreglementet kan ikke inneholde regler som positivt avgrenser hvem som kan søke om inntak til skolen. Som en følge av åpenhetskravet kan reglementet heller ikke inneholde regler om opptakskrav, for eksempel intervju, samtaler forut for inntak, hospitering etc. Inntaksreglementet skal ikke diskriminere for eksempel ut i fra personlige forutsetninger som for eksempel engasjement hos foresatte, søkerens behov for spesialundervisning eller behov for spesiell tilrettelegging i opplæringssituasjonen. Skolen kan i forbindelse med inntaket ikke etterspørre annen informasjon enn det som er relevant for vurderingen av om eleven oppfyller kravene til grunnopplæring tilsvarende vilkårene for inntak i den offentlige skolen. Skolen kan operere med søknadsfrist, og skal da opplyse om denne. Fristen skal være lik for alle søkere. Reglementet må dessuten opplyse hvorvidt skolen åpner for fortløpende inntak slik at det gjelder et først i tid best i rett prinsipp, eller om vedtak om inntak først foretas etter søknadsfristens utløp. Videre må det informeres om eventuelle rettsvirkninger av for sent innkomne søknader, for eksempel at skolen etter søknadsfristens utløp bare tar inn elever på særskilt, objektivt og saklig grunnlag, selv om maksimum elevtall ikke er oppnådd. Dersom inntaksreglementet inneholder en slik bestemmelse, må det klart fremgå hva som er et særskilt og saklig grunnlag. Videre skal inntaksreglementet vise prioriteringen av søkerne ved oversøking (søkermassen er større enn fastsatt elevtall). I lov og forarbeider stilles det krav til saklige og objektive prioriteringsregler, for eksempel: De med rett til grunnskoleopplæring eller videregående opplæring skal prioriteres; a) Loddtrekning; b) Først i tid best i rett -prinsipp; c) Geografisk nærhet til skolen; d) Søkerens karakterer; e) Søker har søsken ved skolen; f) Søker er medlem av den kirke eller det trossamfunn som har etablert skolen;

6 Side 6 av 18 g) Søker er barn av ansatt ved skolen Søknadsskjemaet skal ivareta de samme interessene som inntaksreglementet. Kravet til likebehandling, forutberegnelighet og forbudet mot diskriminering gjelder alle relevante aktiviteter i forbindelse med inntak. Det kan derfor ikke stilles krav til søkeren i søknadsskjemaet som er i strid med eller i uoverensstemmelse med inntaksreglementet. Beslutning om inntak/avslag er et enkeltvedtak, jf. privatskoleloven 3-1 sjette ledd. Dette innebærer at forvaltningslovens saksbehandlingsregler kommer til anvendelse. Inntaksreglementet skal sikre forutberegnelighet og skal derfor gjøres kjent for elever/foresatte. Publisering på skolens hjemmeside, at reglementet følger som vedlegg til søknadsskjemaet, eller at skolen utsteder kopi på forespørsel fra elev/foresatte, vil alle være hensiktsmessige fremgangsmåter i denne sammenheng. F u n n o g v u r d e r i n g e r Inntaksreglementet til Steinerskolen i Fredrikstad opplyses behandlet og vedtatt av styret senest den I nevnte styrereferat fremgår at inntaksreglementet og inntaksrutiner er behandlet, men det fremgår ikke av referatet om reglementet og rutinene ble vedtatt i møtet. 1 Fordi det ikke kan etterprøves at reglement og rutiner ble vedtatt i styremøtet, anses ikke styrereferatet gyldig vedtatt, slik det kreves i privatskoleloven 3-1. Skolens inntaksreglement 2 bygger på en forutsetning om at skolen kan ta inn elever basert på individuelle forhold som engasjement rundt skolens pedagogiske retning eller en vurdering av skolens/klassens pedagogiske helhetssituasjon og hvordan den enkeltes behov kan bli ivaretatt i klassen. Nevnte forutsetninger er i strid med åpenhetskravet som følger av privatskoleloven 3-1, og representerer derfor et lovbrudd. Kravet til åpenhet i privatskoleloven innebærer også at inntaksreglementet ikke kan ha regler om for eksempel: hospitering, samtale med elev og foresatte, innhenting av informasjon fra PPT forut for formelt inntak Ovennevnte bestemmelser er egnet til siling av elever. For ordens skyld presiseres at Utdanningsdirektoratets oppramsing ovenfor kun er ment som eksemplifisering. Inntaksreglementet angir prioritetsregler og intern prioritering mellom søknadene, slik det kreves i psl Se Styrereferat datert Se Inntaksreglement for Steinerskolen i Fredrikstad

7 Side 7 av 18 Inntaksreglementet synes å være tilgjengeliggjort for potensielle søkere når reglementet legges ut på skolens hjemmeside. I tillegg vedlegges inntaksreglementet ved melding om inntak av ny elev. Skolens melding om inntak av ny elev, fungerer også som avslagsbrev. 3 Brevet kalles vedtak. Inntaksreglementet er vedlagt, og det vises til privatskoleloven 3-1 som også er vedlagt. For øvrig vises det ikke til de direkte delene av inntaksreglementet som er relevant for avgjørelsen. Brevet åpner ikke for at det kan gis en individuell begrunnelse når det gis avslag. Dette er i strid med forvaltningsloven, jf. 24 og 25. Det er for øvrig tilstrekkelig redegjort for adgangen til å klage, klagefrist og klageinstans. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 3 Se Inntak av ny elev Melding om vedtak

8 Side 8 av 18 4 B e r e g n i n g o g i n n k r e v i n g a v e l e v p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Private skoler godkjent etter privatskoleloven mottar tilskudd til godkjent opplæring med 85 % av et nærmere fastsatt tilskuddsgrunnlag per elev, jf. privatskoleloven 6-1 første ledd. I privatskoleloven 6-2 første ledd åpnes det for at skolene kan kreve at elevene dekker restbeløpet, altså inntil 15 % av tilskuddsgrunnlaget, i form av skolepenger. I tillegg åpner loven for at skolene kan kreve et tilleggsbeløp til dekning av utgifter til husleie/kapitalkostnader. Størrelsen på dette tilleggsbeløpet er fastsatt i forskrift til privatskoleloven 13-1, og utgjør per i dag kr for grunnskoler, og kr for videregående skoler per år. Beregningen av størrelsen på skolepengene skal skje med utgangspunkt i det fastsatte tilskuddsgrunnlaget. Tilskuddsgrunnlaget beregnes årlig, og det gjelder egne satser for henholdsvis barnetrinnet (1. til 7. klasse), ungdomstrinnet (8. til 10. klasse), samt de ulike utdanningsprogrammene i den videregående skolen, jf. privatskoleloven 6-1. For barne- og ungdomstrinnet beregnes skolenes tilskudd på bakgrunn av en modell med tre ulike tilskuddssatser for henholdsvis: små skoler med inntil 40 elever middels store skoler med mellom 41 og 200 elever store skoler med mer enn 200 elever I praksis betyr dette at en skole med 50 elever får et tilskudd tilsvarende små skoler for de første 40 elevene, og et tilskudd tilsvarende middels store skoler for de siste 10 elevene. En skole med 210 elever får et tilskudd tilsvarende små skoler for de første 40 elevene, et tilskudd tilsvarende middels store skoler for de påfølgende 160 elevene, og tilskudd tilsvarende store skoler for de siste 10 elevene. Størrelsen på statstilskuddet er delt inn i følgende satser for høsten 2010: Inntil 40 elever 41 tom 200 elever f.o.m. 201 elever Barnetrinnet Ungdomstrinnet Av hensyn til likebehandling av elevene, og skolens behov for å planlegge sine inntekter, kan grunnskolene beregne skolepengene for alle elevene ut i fra den høyeste tilskuddssatsen uavhengig av hvor mange elever som går ved skolen. Som det fremgår av tabellen ovenfor er den høyeste satsen for barnetrinnet ved private grunnskoler høsten 2010 kr Beregningsgrunnlaget for skolepengene på barnetrinnet blir dermed som følger: 15 % av tilskuddsgrunnlag barnetrinnet, høyeste sats kr Forskriftsfestet tillegg kr 3 400

9 Side 9 av 18 = Maksimale skolepenger per elev per år kr Bestemmelsen i 6-2 er uttømmende med hensyn til hvilken betaling skolen kan kreve fra elever/foresatte, jf. bestemmelsens tredje ledd. Dette innebærer at skolen ikke kan kreve noen annen form for tilleggsbetaling som overgår den maksimale skolepengesatsen. I den grad skolen opererer med for eksempel innmeldings- eller administrasjonsgebyr i forbindelse med inntaksprosessen, må det fremgå klart av informasjonen fra skolen at dette er kostnader som kommer til fradrag i de ordinære skolepengene når eleven starter ved skolen, og totalbeløpet må dessuten ligge innenfor den absolutte beløpsgrensen på 15 % av beregningsgrunnlaget med tillegg av det forskriftsfestede beløpet til dekning av husleie/kapitalkostnader. F u n n o g v u r d e r i n g e r Skolen har en sosial tilnærming til skolepengesatsene. Dette innebærer at de har lagt seg på en moderat linje med blant annet søskenmoderasjon. 4 Juli er betalingsfri måned. Skolen krever kr 250 pr. år i foreldrekontingent. 5 Skolepengene ligger, sammenholdt med foreldrekontingenten, innenfor rammen av lovlige skolepenger. I tillegg krever skolen utgifter til sparing til skoleturer, løpende forbruk av farger, to fløyter og utgifter ved prosjektarbeid i ungdomskolen. 6 Beløpene ligger sammenholdt med skolepengesatsene innenfor maksimal sats. Det er presisert fra styreleder at sparing til skoleturer ikke er en pålagt betaling fra foreldrene, men basert på dugnadsinnsats. Av hensyn til forutberegnelighet for foreldre og foresatte i forhold til betalinger, bør informasjon om andre betalinger i tillegg til skolepenger, etter vår oppfatning oversendes i forbindelse med inntak, samt tilgjengeliggjøres på hjemmeside. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 4 Se Informasjon til foreldre og foresatte 5 Jf Praktiske opplysninger-andre utgifter 6 Jf. Praktiske opplysninger-andre utgifter

10 Side 10 av 18 5 K r a v t i l r e g n s k a p e t R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Privatskoleloven stiller krav til at skolene skal følge regnskapsloven, bokføringsloven og ha revisjon i samsvar med revisjonsloven. Privatskoler plikter også å legge frem revidert regnskap etter forskrift fastsatt av departementet. Det rettslige utgangspunktet for denne delen av tilsynet finnes i privatskoleloven 7-1 og økonomiforskriftens kapittel 2. For at en privatskole skal være omhandlet av kravene i privatskolelovens 7-1 med forskrifter, er det en forutsetning at skolen mottar statstilskudd. Formålet med disse kravene i privatskoleloven er å sikre at grunnlaget for beregningen av statstilskuddet til den enkelte skole er korrekt, og at skolen anvender det offentlige tilskuddet og skolepengene i samsvar med loven og forutsetningene for godkjenningen. Regnskapet skal inneholde alle transaksjoner som er relevante for skolevirksomheten. I den grad skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2, skal regnskapet inneholde inntekter og utgifter knyttet til denne virksomheten. SFO er et eksempel på annen virksomhet i privatskolelovens forstand. Ved skoler som driver slik annen virksomhet skal skoledriften føres på egen avdeling i regnskapet, jf. økonomiforskriften 3 andre ledd. Et regnskap som blir ført med bruk av flere avdelinger skal vise interne transaksjoner mellom avdelingene, og transaksjonene skal være tilfredsstillende dokumentert. Videre stilles det i økonomiforskriftens 4 visse krav til innholdet i notene til skolens årsregnskap: Offentlige finansieringskilder skal spesifiseres. Spesifikasjonen skal vise hvem som har ytt midlene, og hva som var formålet med ytelsen. Både statlige og eventuelle kommunale tilskudd er omfattet. Skolepengesatsene vedtatt av styret skal spesifiseres. Det skal fremgå hvilken sats som er brukt. Notene skal angi hvilke formål et eventuelt investeringsfond skal kunne benyttes til, og hvordan grunnlaget for fondsavsetningen er regnet ut. Dersom skolen har benyttet fondsmidlene, skal det i note til årsregnskapet stå hva de ble benyttet til. Det samme gjelder for de tilfeller hvor fondsmidlene er benyttet til noe annet enn det som opprinnelig planlagt. Dersom skolen driver annen virksomhet, jf. privatskoleloven 2-2, skal det i notene opplyses om avdelingsvis fordeling av fellesutgifter. Det skal videre opplyses hva som ligger til grunn for fordelingen mellom avdelingene, og hvilken fordelingsnøkkel som er benyttet, herunder grunnlaget for denne.

11 Side 11 av 18 Årsregnskap, årsmelding og revisjonsberetning skal på skolens eget initiativ sendes til Utdanningsdirektoratet innen 1. juni året etter regnskapsåret. Dersom skolen driver annen virksomhet etter privatskoleloven 2-2 første ledd annet og tredje punktum, plikter skolen også å sende inn avdelingsregnskap. I økonomiforskriften 16 presiseres det at revisjon av skolens regnskap skal utføres av en statsautorisert eller registrert revisor i samsvar med revisorloven. F u n n o g v u r d e r i n g e r I følge elevtelling som skolen gjennomførte høsten 2009 hadde skolen 102 elever på barnetrinnet og 60 elever på ungdomstrinnet. 7 Statstilskuddet er inntektsført i skolens regnskap. 8 Antall elever i henhold til elevtellingsskjema samsvarer med mottatt statstilskudd. 9 Tallene er imidlertid ikke riktig ført i henhold til krav om notespesifisering i økonomiforskriften 4, da det ikke kommer klart frem hvem som har ytt midlene eller hva som er formålet med tilskuddet. Heller ikke spesifikasjonene til årsregnskapet er korrekt gjengitt. 10 Skolepengene er inntektsført sammen med SFO-betaling i skolens regnskap 11 under posten Foreldreinnbetalinger og annen driftsinntekt. Dette er i strid med økonomiforskriften 3 annet ledd fjerde pkt, som sier at skoleregnskapet skal føres på egen avdeling i regnskapet. I resultatregnskapet for 2009 er SFO ikke ført på egen avdeling i regnskapet. 12 Det lar seg derfor ikke gjøre å vurdere hvorvidt det foreligger interne transaksjoner mellom avdelingene, eller hvorvidt eventuelle transaksjoner er dokumentert. Dette er i strid med økonomiforskriften 3 annet ledd femte og sjette pkt. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 7 Jf Elevtellingsskjema for Jf. Note 8 til årsregnskap 9 Jf. Utbetaling fra Udir for høst/vår Jf. Spesifikasjon til årsregnskap sammenholdt med vedlegg 6, noter til årsregnskap 11 Jf. Resultatregnskap for 2009 og vedlegg 6 noter til regnskapet 12 Jf Spesifikasjon til årsregnskapet

12 Side 12 av 18 6 A n v e n d e l s e a v t i l s k u d d o g e l e v p e n g e r R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Hovedbestemmelsen om anvendelse av statsstøtte og elevpenger er privatskoleloven 6-3, hvor det heter at: Alle offentlege tilskot og skolepengar skal kome elevane til gode. Dette inneber mellom anna at skolen ikkje kan a) gi utbytte eller på annan måte overføre overskot til eigarane eller deira nærståande, verken når skolen er i drift eller om drifta blir nedlagd b) pådra seg kostnader i form av leigeutgifter for eigedom eller lokale som tilhører skolens eigarar eller deira nærståande eller på anna måte pådra seg kostnader som kan innebere at alle offentlege tilskot eller eigendelar frå elevane ikkje kjem elevane til gode. Disse eksemplene nedfelt i bestemmelsens bokstav a) og b) gir holdepunkter og retning for de konkrete vurderingene som må foretas av skolens forvaltning av tilskudd og elevpenger. Med forankring i formålsbetraktninger sorteres kriteriene for lovlig anvendelse av statstilskudd og elevpenger i to kategorier: 1. Relevans type og omfang av kostnader Alle kostnader som skolen pådrar seg skal være relevante vurdert opp i mot skolens godkjenning etter privatskoleloven, det være seg både i type/art og omfang. Normalkostnader knyttet til drift av offentlige skoler er den generelle referanserammen for denne vurderingen, korrigert for eventuelle særegenheter som følger av privatskoleloven eller av skolens godkjenning. Skolen skal med andre ord ikke pådra seg kostnader til annet enn det som tilgodeser skolens virksomhet etter privatskoleloven og godkjenningen gitt med hjemmel i denne. Kostnadene skal foruten å være relevante i alminnelighet sett opp i mot virksomhetens formål også være nødvendige for den konkrete skoledriften vurdert opp i mot godkjenningen. Eksempelvis vil kjøp av skrivemateriell åpenbart være en relevant kostnad for en skole, men ikke være nødvendig utover et visst omfang. Tilsvarende vil kostnader knyttet til ansettelser og markedsføring kunne være relevante kostnader for en virksomhet som skal rekruttere elever og lærere, men ikke i større utstrekning enn hva behovet tilsier. For øvrig bør en skole alltid kunne begrunne hvorfor det er nyttig eller nødvendig for skolen å pådra seg kostnader som er atypiske i art eller omfang. 2. Prising

13 Side 13 av 18 Skolen kan ikke pådra seg kostnader for en ytelse som er større enn dens verdi. Dette vilkåret omtales normalt som et krav om at vederlaget for en ytelse ikke må overstige markedspris. Vurderingstemaet i denne sammenhengen er følgelig hva en alminnelig fornuftig forretningsdrivende ville ha gitt for den konkrete ytelsen på det aktuelle tidspunkt og sted. Overføringer av midler mellom regnskapsår og fondsavsetninger Statstilskuddet til private grunnskoler beregnes årlig, ut i fra skolens elevantall. Utgangspunktet er derfor at de pengene som tilføres skolen i form av statsstøtte og elevbetalinger skal brukes det året midlene mottas, jf økonomiforskriften 5 første ledd. Av hensyn til skolens behov for langsiktig planlegging av drift og fremtidige investeringer har imidlertid lovgiver lempet noe på dette kravet. For det første er det i økonomiforskriften 7 åpnet for at styret kan vedta å overføre inntil 10 % av den mottatte statsstøtten fra ett regnskapsår til det neste. Forutsetningen for et slikt vedtak er at regnskapet viser overskudd, og at elevene har fått opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i skolens godkjenning for øvrig. For det andre gis styret i økonomiforskriften 8 adgang til å vedta at inntil 15 % av statstilskuddet skal settes av i et investeringsfond. Investeringsfondet skal brukes til innkjøp av driftsmidler som kommer elevene til gode, og som har en levetid på minst tre år. Styrets vedtak om avsetning i fond skal i tillegg inneholde beslutning om hva investeringsfondet skal kunne brukes til, og når investeringene skal være gjennomført. I særlige tilfeller kan styret i etterkant gjøre vedtak om at fondsmidlene skal brukes til andre formål enn det opprinnelige, jf. økonomiforskriften 10. Ved avsetning til investeringsfond er det et absolutt vilkår at elevene, i hele fondets levetid, får opplæring i samsvar med gjeldende regelverk og forutsetningene i godkjenningen for øvrig, og at fondsmidlene kommer elevene til gode, jf. økonomiforskriften 12 første ledd. F u n n o g v u r d e r i n g e r Lånearrangementet mellom Stiftelsen Steinerskolen i Fredrikstad og Eierstiftelsen Steinerbarnehagen Veslefrikk er gjennomgått med henblikk på om arrangementet er i strid med privatskoleloven 6-3 første ledd litra b, som sier at skolen ikke kan pådra seg kostnader som kan innebære at alle offentlige tilskot eller eigendelar frå elevane ikkje kjem elevane til gode. Stiftelsen Steinerskolen i Fredrikstad eide tidligere Steinerbarnehagen Veslefrikk. Barnehagen ble skilt ut som egen stiftelse i I den forbindelse ble bygningsmasse og tomt solgt til Veslefrikk Barnehage for kr Barnehagestiftelsen fikk ikke ta opp lån til å betale for eiendommen. Skolestiftelsen har derfor tatt opp lån som de har fremlånt til barnehagen med samme rente som de selv til enhver tid har. I tillegg har skolen lånt barnehagen kr til utbedring av tak. Status for lånet pr er at barnehagestiftelsen har en restgjeld på kr 13 Jf. Styreprotokoll med beslutning om å engasjere advokat Avtale om salg og endringsavtale.

14 Side 14 av , med en nåværende rente på kr 7,55 %. Lånearrangementet må sees på som en del av oppgjøret da barnehagen ble skilt ut som egen stiftelse. Arrangementet er lagt opp slik at skolen ikke taper penger som følge av lånearrangementet. Vi har ikke gått nærmere inn i den økonomiske fordelingen som følge av utskillelsen. Lånet til barnehagen er sikret gjennom pant i eiendommen. Pantedokumentet angir at panthaver er Advokatfirmaet Økland og Co DA. Dokumentasjonen som er fremlagt indikerer at Stiftelsen Steinerskolen i Fredrikstad ikke har pant i eiendommen som lånet er tilknyttet. Manglende sikkerhet for lånet kan ved mislighold medføre tap av midler som stammer fra statstilskudd og skulle ha kommet elevene til gode. Mangel på sikkerhet representerer således et brudd på privatskoleloven 6-3 første ledd litra b. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 7 S t y r e t s o p p g a v e r k n y t t e t t i l t i l s k u d d s f o r v a l t n i n g e n R e t t s l i g u t g a n g s p u n k t Privatskolens styre skal i egenskap av å være privatskolens øverste organ sørge for at skolen drives i samsvar med privatskolelovens og økonomiforskriftens krav til regnskap, bokføring og revisjon. Dette gjelder selv om styret har sørget for regnskaps- og revisor bistand. Det rettslige utgangspunktet for dette kravet er privatskoleloven 5-2 og økonomiforskriften. Privatskolelovens 5-2 annet ledd stiller særskilte krav til styrets økonomi og regnskapsforvaltning. Disse oppgavene tilligger styret og kan ikke delegeres bort, jf. 5-2 fjerde ledd. I bestemmelsen følger det at styret skal sørge for at skolen har en forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning, herunder: fastsette størrelsen på skolepengene vedta budsjett og regnskap for skolen påse at offentlige tilskudd og skolepenger kommer elevene til gode Foruten å pålegge styret konkrete plikter, gir bestemmelsen i 5-2 visse føringer på hvilke saker som skal behandles i styrets møter. Styret skal behandle skolens økonomiske stilling og regnskapsforvaltningen for øvrig, og det må fremkomme av styreprotokoller at skolens økonomiske situasjon er fremlagt og drøftet. I kravet om forsvarlig økonomi- og regnskapsforvaltning ligger det videre en forutsetning om at skolen har et administrativt system som er egnet til å synliggjøre hvordan styret har sørget for arbeidsfordeling knyttet til økonomiforvaltning, herunder rutiner ved anskaffelser. Dette kravet

15 Side 15 av 18 følger av styrets plikt til å påse at offentlige tilskudd og elevpenger kommer elevene til gode, jf privatskoleloven 5-2 andre ledd, bokstav g. Også andre bestemmelser i privatskoleregelverket pålegger styret plikter som har sammenheng med økonomiforvaltningen. I forbindelse med vedtakelsen av årsregnskapet pålegges for eksempel styret å fatte særskilt vedtak dersom et eventuelt overskudd skal avsettes til investeringsfond, jf. økonomiforskriften 8 flg. Styrets myndighet til å fatte vedtak om avsetning til investeringsfond kan ikke delegeres, jf økonomiforskriften 12 annet ledd. Videre er det slått fast i økonomiforskriften 18 at styret har en selvstendig plikt til å gjøre revisor kjent med relevante regler i privatskoleloven, forskrifter gitt med hjemmel i loven, forutsetningene for godkjenningen, samt det årlige tilskuddsbrevet fra Utdanningsdirektoratet. F u n n o g v u r d e r i n g e r I styrets egne rutiner 14 og skriftlig redegjørelse fra styreleder 15 fremgår at styret har delegert ansvaret for skolens daglige økonomiske drift til daglig leder/rektor. Daglig leder har møteplikt ved møtene. 16 På styremøtene er det en fast post som heter saker fra daglig leder 17 hvor rektor redegjør for skolens økonomi. Styreleder beskriver i en redegjørelse 18 at gjennomgangen fra daglig leder gjør styret i stand til å gi direktiver i forhold til tallene som presenteres og legge premisser for driften det påfølgende budsjettår. Regnskapsførselen er delegert til et regnskapskontor. Beskrivelsene av økonomiforvaltningen viser at styret har et bevisst forhold til ansvaret for forvaltningen av stiftelsens økonomi. Det er ikke fremlagt skriftlige rutiner som viser hvordan styret skal følge opp rapporteringen fra daglig leder. Mangelen på skriftlighet representerer et brudd på kravet til forsvarlig økonomiforvaltning i privatskoleloven. Styret har skriftliggjort rutine om at daglig leder har ansvaret for innkjøp og kontroll av disse i forhold til likviditetsbudsjett. 19 Styret har også redegjort for sin faste praksis vedrørende innkjøp. Denne praksisen er imidlertid ikke skriftliggjort. Mangel på skriftlighet representerer et brudd på privatskolelovens krav til forsvarlig økonomiforvaltning. For en uttømmende oversikt over de øvrige punkter som er kontrollert innenfor dette temaet, vises det til vedlagt skjema med kontrollspørsmål. 14 Rutiner for arbeidet i styret ved Steinerskolen i Fredrikstad 15 Vedrørende rutiner for arbeidsdeling knyttet til skolens økonomiforvaltning 16 Jf. vedtekter for stiftelsen 17 Se referatene fra styremøtene 18 Se fotnote Jf delegasjonsvedtak vedrørende overføring av myndighet til daglig leder og ledelsesgruppen

16 Side 16 av 18 8 A n b e f a l i n g e r Direktoratet anbefaler at det legges ved en oversikt over utgifter som kommer i tillegg til skolepengene sammen med øvrig informasjon som overleveres til foresatte i forbindelse med inntak. I tillegg anbefales at oversikten tilgjengeliggjøres på skolens hjemmeside. På denne måten ivaretas de foresattes behov for forutberegnelighet i forhold til betaling. 9 P å l e g g o m r e t t i n g På bakgrunn av det som fremgår av kapitlene 2 til og med 7 gir Utdanningsdirektoratet følgende pålegg: Inntak reglement og praksis 1. Inntaksreglementet skal endres slik at det kun inneholder kriterier som avgrenser inntak av elever som ikke oppfyller kravene til grunnopplæring tilsvarende vilkårene for inntak i den offentlige skolen. Dette innebærer at regler om hospitering, samtaler, innhenting av informasjon fra for eksempel PPT i forkant av inntaket, må fjernes fordi slike bestemmelser legger til rette for siling av elever. 2. Styret skal fastsette inntaksreglementet i nytt styremøte og tydeliggjøre i styrereferat at inntaksreglementet er vedtatt av styret, jf. privatskoleloven Vedtak om avslag på skoleplass 20 skal begrunnes, jf. kravene i forvaltningsloven 24 og 25. Krav til regnskapet 1. Skolefritidsordningen skal føres på egen avdeling i regnskapet 2. Noteopplysningene i regnskapet skal spesifiseres i samsvar med kravene i økonomiforskriften 4. Dette innebærer at det skal klart fremgå av notene a) Hvem som har ytt tilskudd fra de offentlige finansieringskildene b) Formålet med tilskuddet 20 Inntak av ny elev- melding om vedtak

17 Side 17 av 18 Anvendelse av statstilskudd og skolepenger 1. Lånet til Eierstiftelsen Steinerbarnehagen Veslefrikk skal sikres gjennom en tinglyst panteobligasjon til fordel for Stiftelsen Steinerskolen i Fredrikstad, i samsvar med forutsetning i endrings- tilleggsavtale til kjøp av eiendom datert Styrets oppgaver knyttet til tilskuddsforvaltningen 2. Styret skal skriftliggjøre og samle rutinene for økonomiforvaltningen i et felles dokument. 3. Styret skal skriftliggjøre sine innkjøpsrutiner. Bekreftelse på at lovbruddene er rettet Tiltak for å rette lovbruddene skal iverksettes umiddelbart. Når påleggene er oppfylt skal styret ved Stiftelsen Steinerskolen i Fredrikstad bekrefte dette ved en erklæring til Utdanningsdirektoratet. Frist for å sende inn slik erklæring er Dersom senere tilsyn avdekker at ilagte pålegg ikke er rettet, kan Utdanningsdirektoratet anvende reaksjoner etter den til enhver tid gjeldende reaksjonsbestemmelse. Klage Tilsynsrapporten er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2 bokstav b, og kan påklages til Kunnskapsdepartementet. En eventuell klage skal sendes til Utdanningsdirektoratet innen tre uker etter at vedtaket er kommet fram til styret, jf. forvaltningsloven 28 og 29. Om utforming av klage vises det til forvaltningsloven 32. Med hilsen Clara Hasselberg fungerende avdelingsdirektør Bente Barton Dahlberg seniorrådgiver Vedlegg: 1. Oversikt over innsendt dokumentasjon 2. Kontrollpunktliste

18 Side 18 av 18 Vedlegg 1 til tilsynsrapport Oversikt over mottatt dokumentasjon: Inntaksreglement Skriftliggjorte rutiner ved inntak Eksempel på tre vedtak om tildeling av skoleplass Standardavtale mellom skolen og foresatte Annen informasjon som deles ut til elever/foresatte i forbindelse med inntak Informasjon om satsen for elevpenger Informasjon om betaling utover elevpenger Oversikt over elevantall/faktureringsoversikt høsten 2010 Revisjonsberetning for regnskapsårene 2007 og 2008 Årsberetning for 2007, 2008 og 2009 Årsregnskap for 2007 og 2008 Årsregnskap for 2009 Oversikt over skolens leverandører Kopi av avtale mellom skolen og de fem største leverandørene Saldobalanse for 2007, 2008 og 2009 Opplysninger om hvorvidt skolen har ytt lån Avtale om kjøp av eiendom datert Endrings- og tilleggsavtale til avtale om kjøp av eiendom datert Arbeidsavtaler for alle ansatte ved skolen Styreprotokoll for de siste 12 månedene Redegjørelse fra styret vedrørende styreinstruks Rutiner for areidet i styret ved Steinerskolen i Fredrikstad Protokoll fra styremøtet som viser vedtak om fastsettelse av skolepenger Protokoll fra styremøtet som viser vedtak om inntaksreglement Redegjørelse fra styret vedrørende styreprotokoll som viser vedtak om inntaksreglement Protokoll fra styremøtet som viser behandling av siste årsregnskap og årsberetning Redegjørelse for hvordan styret har informert revisor Redegjørelse for styrets rutiner knyttet til innkjøp Redegjørelse for rutiner for arbeidsdeling knyttet til skolens økonomiforvaltning Kopi av delegasjonsvedtak Redegjørelse for posten aksjer i datterselskap Dokumentasjon for posten aksjer i datterselskap