Myra, 07.02.2017 Styreperioden 2016-2018 Protokoll fra styremøte nr. 6/2016-2018, lørdag 04.02.2017 kl 13:00 på Færsnes Gjestegård, Vegårshei Tilstede var: Kirsten Borge Siri Marie Gundersen Anne Blakstad Haakon Nipe Linda Vegusdal Stølen Jan Albert Haagensen Gunnar Høygilt Ellen Dahl Bøthun Svein Lien Forfall: Marte Bentzen Fossestøl Inge Roppen Styreleder og møteleder 1. varamedlem 2. varamedlem Org.sjef Nestleder 3. varamedlem Følgende sakliste foreligger (Saksnr = saksnr for styreperiode 2016-2018, sakstype: A=Beslutningssak, B=orienteringssak) Sak 46 (A): nestleder Godkjenning av innkallingen og referatet fra sist møte inkl signering av leder og Innkallingen til møte nr 6-2014-2016 og referatet fra møte nr 5-2016-2018 godkjent. Signaturer utføres på neste møte. Sak 47 (A): Oppsummering av fellesmøtet med VAI 26. januar
Side 25 10/2 2017 AAIK og VAI hadde et fellesmøte som ikke blir vurdert som et styremøte med saksliste behandlet av AAIK. Vi hadde besøk av medlem av Idrettsstyret, vår «fadder» Jorodd Asphjell, som orienterte oss om en del aktuelle saker, blant annet regionaliseringsprosessen i Trøndelag. Idrettsgalla Sør var tema, samt felles anleggsplan for begge idrettskretsene. Enighet om at møtet var nyttig, og at man bør ha to slike møter pr år fremover. Neste møte ønskes i Arendal i september Sak 48 (B): Referat og orienteringssaker 135/16 15.11: Samling idrettsråd i Aust-Agder. Svein 136/16 23.11: Sam Eydes Idrettsfond årsmøte og tildelingsmøte. Marte og Stein 137/16 18-20.11: Arrangerte Lederkurs for Ungdom med ca 20 deltakere 138/16 24.-27.11: Personalsamling i Krakow mwd Idrettsfinans 139/16 30.11: Møte OLT Sør Ressursgruppen. Stein 140/16 1-2.12: U-lederkonferanse i Trondheim. Stein + 2 fra U-utvalget 141/16 07.12: Møte Fagforum IK/SF. Stein 001/17 05.01: Møte vedr Arendalsuka 2017: Kirsten, Svein, repr fra Telemark IK, VAI, NIF 002/17 17.01: Møte med Sparebanken Sør vedr Sparebanken Sør Idrettsstipend. To pers fra Sør og Svein + org.sjefer i TIK og VAI 003/17 23.01: Møte Risør Kommune vedr oppstart av APD i Risør. Karete og Svein 004/17 24.01: Møte med særkretser/regioner sammen med VAI. Stein og Svein 005/17 26.01: Fellesmøte mellom styrene i VAI og AAIK. Hele styret. Se egen sak. 006/17 Status AS 365 007/17 Status ApD 008/17 Status OLT Sør 009/17 Status jubileumsbok (egen sak) 010/17 Referat fra Ungdomsutvalget (Blanke ark?). Marte 011/17 Status deltakelse på Arendalsuka 2017 (egen sak) 012/17 Status ansatte 013/17 Idrettslige prestasjoner og arrangementer i Aust-Agder. Vedlegg 014/17 Postliste. Vedlegg Referatsakene 135/16 til 014/17 tas til orientering. Sak 49 (A) Regnskap og balanse pr 31.12.2016 Vedlagt følger foreløpig regnskapsoversikt og balanse pr. 31.12.2016. Viktigste avvik ift budsjett: Resultat pr 31.12.2016:
Side 26 10/2 2017 Totalresultat Budsjett 2015 527 276,- 160 000,- 251 923,- Avdeling Resultat Budsjett Diff 2. Hovdenleiren 120 97 23 2. Idrettsleiren 131 54 77 3. Regnskap 71 12 59 6. APD 42 16 26 7. AS365-41 -72 31 8. Jubileumsbok (innt:113/400, kostn: 130/540) -17-140 123 TOT 306-33 339 1. Basis 534 240 294 5. Kurs/utdanning -313-47 -266 TOT 221 193 28 Alle avd 527 160 367 AVVIK IFT BUDSJETT pr 31.12.2016 Kto inntekter Kto tekst Forklaring Beløp/ budsjett Beløp/ per. 3117 Adm.innt For lite budsjettert 22 3200 Salg kiosk Flere deltakere I-leir/APD NAV 26 180 3215 Regnskap Feil budsj. (komp med lavere lønn) -39 3400 Tilskudd AAFK Mer enn budsjettert - folkehelsemidler 100 3403 Tilsk kommuner Senere utvidelse til flere komm. (2017) -133 3404 Tilskudd andre Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader -107 3407 Tislkudd AA IF Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader -100 3440 Komp.tilskudd Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader -75 3444 MVA-komp Lavere rammer fra staten -26 3446 Tilskudd NIF utd Færre tiltak, ref kurshelgen -33 3920 Delt.avg Økning leirene 69' APD 47' 116 3960 Bingo/Colorline Sen innbetaing CL (2017) -58 3982 Tilskudd andre Gave Gard 30 3985 Jub.bok Innbet banker, budsjettert i desember 50 3999 Div innt Jub.bok: lavere tilskudd og kostnader -100 Div Div småbeløp summert -32 TOT inntekter -201-373 172 Reell inntektssituasjon i forhold til budsjett -373 000 Beløp/ Beløp/ Kto kostnader Kto tekst Forklaring budsjett per. 4300 Innkjøp Litteratur ifm kurs 27 5XXX Lønn Budsjettert litt høyt + lønnstilsk Elisab. -197 63xx Bokostnader Budsjettert litt høyt -43 6422+6420 IT Ref fratrekk rammetilskudd -90 6730 Idr.faglig bistand Idrettsfinans mindre oppdrag enn budsj -25 6860 Møter/kurs Mindre møter + Svein sykmeldt -25
Side 27 10/2 2017 6890 Div adm Forsiktig m/innkjøp og forbruk -66 6900 Telefon Lite nyinnkjøp -15 7099+7101+45+60 Reiser For høyt budsjett + SL syk -87 7420 Gaver/premier Instruktører (11')og Tinget (17') 22 7450 Særkretstilskudd Mgl innberetning -30 7600+7611 Mat/opph leir Gr.varer + dugnad isf sponsoravt. I.leir -162 7612 Bekledning Instr, veiledere, ans og styre 56 7614 Leie lokaler/utst APD -19 7615 Innjøp utstyr Idr.leir -10'/AS365 14 7790 Div utg -56 Div Div småbeløp summert -16 TOT kostnader -712-712 0 Reell kostnadssituasjon i forhold til budsjett -712 000 Reell driftsøkonomisk situasjon ift til budsjett -339 000 Finansinntekter/overføringer -23 Reell total-økonomisk situasjon ift budsjett inkl finans -362 000 Balanse: Aksjer: Både Atletica og Idrettsgalla Sør gikk med underskudd i 2016, men begge styrene rapporterer om optimisme mht å rette opp dette neste år. Anbefales å ikke redusere verdiene av aksjene. Kundefordringer øket pga sen innbet fra NAV vedr lønnstilskudd Elisabeth pluss noen fakturaer vedr regnskap. Ingen risiko. Bankinnskudd: 2,6 mill på «høyrente»konto, 554 på driftskontoen Ny fri egenkapital kr 2 824 003, som er ca 500 000 over det som anbefales fra NIF som minimum egenkapital (3 mnd drift eller 6 mnd lønnskost) Foreløpig regnskap og balanse pr 31.12.2016 tas til etterretning. Endelig revidert regnskap godkjennes og signeres på neste styremøte Sak 50 A Budsjett 2017 Endelig budsjett i NIF sentralt vedtas først 17. februar, men signalene er at rammetilskuddet til idrettskretsene totalt sett blir som i fjor, og at endret fordelingen som ble vedtatt i fjor, blir videreført. Dette, pluss at beregningen av grunnfinansieringen av IT-kostnadene blir endret, gjør at AAIK får bedret rammetildelingen fra NIF med kr 130 000 fra 2016. Over to år er endringen 220 000 i vår favør. Fra Aust-Agder fylkeskommune blir prosjektmidlene tillagt rammetilskuddet, slik at rammen derfra blir på kr 1 727 000, pluss kr 250 000 til jubileumsboken (250 000 i 2017 og samme i 2018). Endringen gjør at overføringene fra fylkeskommunen er mer forutsigbar enn tidligere. Budsjettet for 2017 er også satt opp på bakgrunn av at egenkapitalen er langt over det som er minimum anbefalt av NIF, og også over ½ mill høyere enn AAIK s egne vedtatte normer for
Side 28 10/2 2017 egenkapital. Derfor er driftsbudsjettet satt opp med null-resultat, og med et finansresultat på 40 000. Avdelingene/prosjektene/tiltakene «utenfor» våre lovpålagte oppgaver, er totalt sett også foreslått med null-resultat. Det er satt opp en post på kr 100 000 til investering i diverse inventar og utstyr. Møbler og teknisk utstyr på våre to møterom trenger fornyelse da dette ble tatt med fra Åsbieveien og er til dels utslitt/gammelt. Det trengs bl.a. nytt teknisk utstyr som støtter interaktive møter/konferanser Vi har beregnet kr 300 000 av egne midler til jubileumsboken fordelt over 5 eller 6 år. Flg er brukt: o 2014: kr 101 753 o 2015: kr 14 730 o 2016: kr 16 833 o TOT kr 133 316 Det er ikke beregnet at det skal brukes egne midler til jubileumsboken i 2017. 1. Det fremlagte budsjettet vedtas under forutsetning av at rammetilskuddet fra NIF blir som forventet. 2. Det er en mulighet for at man må legge inn noe mer bemanningsressurser i APD-tiltaket, og dersom man får inn midler som kan forsvare en slik satsing, vil budsjettet bli endret i tråd med de økte inntektene. 3. Det innarbeides en post på inntil kr.100.000,- til en kompetanseheving for administrasjonen innen kommunikasjon og sosiale medier innenfor den fremlagte budsjettramme. Sak 51 (B) Rapportering vedr jubileumsboken. Fremdrift og økonomi Nils Justvik ble forhindret fra å møte, og hans innlegg blir lagt inn på neste styremøte. Org.sjef orienterte om økonomisk status. Denne er ikke endret vesentlig siden sist møte, og situasjonen er at det mangler kr 84 for at budsjette skal balansere. Bokkomiteen er optimistiske mht å fremskaffe dette i løpet av prosjektperioden. Informasjonen tas til orientering. Nils Justvik inviteres til neste styremøte Sak 52 (A) Prosess Arendalsuka 2017 Org.sjef orienterer om status vedr NIF og deltakelse i Arendalsuka 2017. Foreløpig har ikke NIF kommet med en bestilling på deltakelsen, og AAIK har ikke foretatt noen bestilling av hverken stand eller debatt-lokaler. Det var stemning for at vi skal bestille 6 meter stand uten å vente på NIF, og at org.sjef kontakter NIF for avklaring raskest mulig, da bestillingene for arenaer og stands åpnet 1. februar
Side 29 10/2 2017 Informasjonen tas til orientering Sak 53 (B) Informasjon om praktisk etterlevelse av nye regler vedr reiser og utlegg Bernander-utvalgets rapport har ført til presisering av hva og hvilke beløp som kan dekkes over reiseregning. Fremlagt dokument viser denne presiseringen. Bruk av elektronisk rapporteringssystem for kursholdere og styremedlemmer. Org.sjef orienterte om detaljene. Informasjonen tas til orientering. Org.sjef sørger for å sende styremedlemmene nødvendig informasjon for å kunne registreres med elektronisk reiseregning Sak 54 (A) Representasjonsoppgaver Invitasjon til kretsting i Aust-Agder turn- og gymnastikkrets 24-25. mars Ingen avklaring under møtet. Org.sjef sender ut påminnelse til styremedlemmene Sak 55 (A/B) Eventuelt 55-1: Invitasjon til kreteting O-kretsen 16.02 kl 18:00 55-2: Invitasjon til kretsting i Agder Bowlingkrets 1. mars kl 18:00 55-3 Kretsledermøtet på Gardermoen i april. 55-1: Ingen avklaring 55-2: Ingen avklaring 55-3: Leder og nestleder ønskes å delta sammen med org.sjef 55-4: Innspill til Bestemmelser om tilskudd til anlegg for idrett og fysisk aktivitet 2017 NIF ønsker å heve tilskudssatsene for en del anleggstyper, slik at man kan nå målet i IPD om gjennomsnittlig tilskudd på 30%.
Side 30 10/2 2017 AAIK støtter NIF s innspill til Kulturdepartementet 55-5: Møtedatoer fremover Flg datoer settes for de neste styremøtene. 16.03, 02.05, 18.06, 07.08 Kirsten Borge Styreleder Marte Bentzen Fossestøl Nestleder