Gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Presentasjon prosjektveiviseren.no 2. juni 2010 Espen Frøyland, seksjonssjef, Pensjoneringsområdet, efr@spk.no, tlf 93 49 18 01
Innhold Motivasjon Formål med og definisjon av gevinstrealisering Om Statens pensjonskasse og pensjonsreformen Eksempel på hvordan vi jobber med gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Oppsummering
Motivasjon Gevinstrealisering for å sikre økt effektivitet og kvalitet i offentlig sektor Gevinstrealisering er enkelt (viser et konkret eksempel) Gevinstrealisering er noe alle kan gjennomføre
Definisjon av gevinstrealisering Med gevinstrealisering mener vi aktiviteter som utføres for å ta ut de gevinster et prosjekt kan forventes å gi 1) Eksempel: Hva vi må gjøre av tiltak for å oppnå gevinster av et prosjekt som skal få kunder over på en nettbasert løsning 1) Definisjon fra SSØ (2010). Veileder i gevinstrealisering (kommer)
Formål med gevinstrealisering som metode Fremmer effektiv ressursbruk i offentlig sektor når vi realiserer gevinster Sikrer uttak av gevinster for alle brukergrupper Gir toppledelsen trygghet i at organisasjonen leverer
Utfordringsbildet i offentlig sektor rundt gevinstrealisering Ofte for mye fokus på teknologi og ikke forretning Starter for sent med gevinstrealisering Ansvar for oppfølging av prosjekt pulveriseres når linja overtar Målkonflikter på kort sikt mellom prosjekt og linje Skjønner ikke poenget med gevinstrealisering Toppledelsen tror at ting går av seg selv
Fasene i et prosjekt
Innhold Motivasjon Formål med og definisjon av gevinstrealisering Om Statens pensjonskasse og pensjonsreformen Eksempel på hvordan vi jobber med gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Oppsummering
Dette er Statens pensjonskasse Tjenestepensjon for 950 000 medlemmer 310 000 yrkesaktive medlemmer 432 000 arbeidstakere med opptjente rettigheter 231 000 pensjonister Pensjonene er fordelt på: 138 000 alderspensjonister 58 000 uførepensjonister 47 000 som mottar ektefellepensjon 2 000 barn som mottar barnepensjon Forsikringsordningene Gruppelivsforsikring Yrkesskadeforsikring Forvalter pensjonsordningen for alle apotekene
Pensjonsreformen (Perform) i SPK Innhold Nytt regelverk fra 1. januar 2011 Bytter ut dagens saksbehandlingssystem (MP) med nytt system (PUMA) Bygger nye løsninger for overføring av data mot NAV og andre samarbeidspartnere Prosjekt med kostnadsramme på om lag 1 mrd. kroner Nytt system blir levert gjennom leveranser hvert tertial fra 2009 og ut 2011 1. mai. Levering av funksjonalitet for å behandle nye alderspensjoner
Innhold Motivasjon Formål med og definisjon av gevinstrealisering Om Statens pensjonskasse og pensjonsreformen Eksempel på hvordan vi jobber med gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Oppsummering
Tidsløpet og aktiviteter ifm. gevinstrealisering av mai-leveransen (saksbehandle nye alderspensjoner) Avklart rolledeling mellom linje og prosjekt Prioritering av innhold i leveranse Brukerundersøkelse (basismåling) Løpende måling i målekort 2009 2010 Forankring av gevinstrealisering hos toppledelsen Informasjonsmøter Rutineutvikling Opplæring 1. mai. leveranse Feiring med adm. dir.
Grep 1. Ansvarsfordeling og forankring Både prosjekt, linje og toppledelse må involveres i gevinstrealiseringsarbeidet Felles ansvar å prioritere innhold i prosjekt Linjeledelsen må involveres på et tidlig tidspunkt Må avklare hvem som har ansvar for hvilke aktiviteter Må sikre at den enkelte forstår hva arbeidet består i
Grep 2. Analyserer hvordan leveransen påvirker hele pensjoneringsprosessen Arbeidsgiver sender melding til SPK om at ansatt skal pensjoneres Pensjoneringsprosessen Pensjonisten får utbetalt rett pensjon til rett tid Motta og fordele Klargjøre Vurdere vilkår Beregne pensjon Foreta oppgjør
Grep 3. Analyserer potensielle gevinster og kostnader, risiko og nødvendige tiltak for å ta ut gevinster (et utvalg) Type Forventede gevinster Effektivitet Kvalitet Forventede kostnader Opplæring Tidsbruk Risiko Tiltak Spesifisering Arkivet sparer tid på tid på å lete og slipper postrunde på alderssaker Avdeling Klargjøring sparer tid fordi vi får lik behandling av alle alderssaker, mindre papir Saksbehandler må følge en fast saksflyt slik at vi i større grad får lik behandling av alle alderssaker Saker blir ikke borte i et fysisk arkiv eller i pensjonsavdelinger Opplæring i alderspensjon for alle saksbehandlere. Om lag 5 timer per saksbehandler Opplæring i bruk av elektronisk arkiv. Ca 1 time per saksbehandler Midlertidig økt saksbehandlingstid som følge av nye rutiner. Midlertidig behov for 2 nye saksbehandlere ut 2010 Arkiv må skanne flere alderspensjoner for to nye avdelinger. Om lag 20-30 saker ekstra i uken - For lav bemanning i arkiv kan gi flaskehals - Saksbehandlere har motvilje mot nye roller i saksbehandlingsverktøyet Gjennomføre opplæring. Ansvar: Irene Motivere for nye roller. Ansvar: Hilde og Bjørn
Grep 4. Opplæring og rutineutvikling Opplæring Elæringskurs Gir læringsutbytte Fleksibelt Motiverende Rutineutvikling Legger rutiner inn i pensjoneringsprosessen Etablerer beste praksis
Grep 5. Målinger Brukerundersøkelse Gjennomførte en brukerundersøkelse mot alle saksbehandlere i pensjoneringsprosessen før leveranse Hvordan opplever du kvalitet og effektivitet i pensjoneringsprosessen? Hvor tilfreds er du med pensjonssystemet? Hvordan trives du med arbeidet ditt? Gjør oss i stand til å måle virkninger av mai-leveransen ved senere målinger Løpende måling i målekort Tidsregistreringsverktøy Antall feil
Resultat fra brukerundersøkelse april 2010 og antakelser for neste måling 1)? 1) Gjennomsnittlig score. Skala fra 1 til 5 der 1 er helt uenig og 5 er helt enig. Kilde: Intern måling SPK
Løpende måling. Målekort i Pensjoneringsområdet 1) 1) Merknad. Ikke reelle tall
Grep 6. Motivasjon Viktig med feiring av leveranser Ikke bare prosjektmedarbeiderne, men også mottakerne av leveransen er med på feiringen
Spørsmål eller kommentarer?
Innhold Motivasjon Formål med og definisjon av gevinstrealisering Om Statens pensjonskasse og pensjonsreformen Eksempel på hvordan vi jobber med gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Oppsummering
Oppsummering Gjør det enklest mulig Etabler en samarbeidsmodell mellom linje og prosjekt Start tidlig med å tenke gevinstuttak Analyserer forventede gevinster, kostnader, risiko og nødvendige tiltak Følg opp gevinstuttak i etterkant av prosjektleveranse
Takk for meg!