Anropsstyrt transport Hamar-regionen 2012 Versjon 1.1 14.07.2011
INNHOLD 1. INFORMASJON... 4 1.1. Innledning... 4 1.2. Informasjon om oppdragsgiver... 4 1.3. Nåværende avtaleforhold... 4 2. ANSKAFFELSENS OMFANG... 5 2.1. Beskrivelse av oppdraget... 5 2.2. Avtalevarighet... 5 2.3. Kravspesifikasjon... 5 3. KONTAKTOPPLYSNINGER... 6 3.1. Oppdragsgiver... 6 3.2. Kontaktpersoner... 6 4. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 6 4.1. Konkurranseform... 6 4.2. Tilgang til konkurransegrunnlaget... 6 4.3. Tidsplan... 7 4.4. Dokumenter... 7 4.5. Definisjoner... 7 4.6. Tilbudskonferanse... 8 4.7. Spørsmål, tillegg og rettelser... 8 4.8. Omkostninger... 8 5. TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING... 8 5.1. Tilbudets oppbygning... 8 5.2. Tilbudsbrev... 9 5.3. Svarbilag i forhold til konkurransevedleggene (Vedlegg 1og 2)... 9 5.4. Prisskjema... 9 5.5. Vognskjema... 10 5.6. Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget... 10 6. TILDELING AV KONTRAKT... 10 6.1. Generelt... 10 6.2. Tildelingskriterier... 10 6.2.1. Pris og godtgjørelser 60 %... 11 6.2.2. Kapasitet, tilgjengelighet og service 20 %... 11 6.2.3. Kvalitet og miljø 20 %... 12 7. INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUDET... 12 7.1. Generelt... 12 7.2. Innleveringstid og sted... 12 7.3. Merking av tilbud... 12 7.4 Krav før tildeling av rammeavtale 13 8. BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD... 13 8.1. Generelt... 13 8.2. Tilbudsåpning... 13 8.3. Tilbakekalling... 13 Side 2 av 14
8.4. Avklaring... 13 8.5. Vedståelsesfrist... 13 8.6. Offentliggjøring... 13 9. AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 14 9.1 Avvising... 14 9.2 Tildeling og begrunnelse... 14 9.3 Klagefrist... 14 9.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 14 9.5 Inngåelse av kontrakt... 14 Side 3 av 14
1. INFORMASJON 1.1. Innledning Hedmark Trafikk FKF (HET) gjennomfører anbudskonkurranse vedrørende anropsstyrt transport med personbil og minibuss i Hamar-regionen. Oppdraget er delt i kommunevise pakker for kommunene Ringsaker, Hamar, Løten og Stange. Det inngås Rammeavtaler for de respektive områder og bilkategorier. Hedmark Trafikk omtales heretter som Oppdragsgiver. Oppdragsgiver inviterer herved leverandører som på forhånd er prekvalifisert til å gi Tilbud på de ulike deloppdrag og bilkombinasjoner, slik det er beskrevet i dette konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver ønsker å inngå separate rammeavtaler for hver materiellkategori innen hvert anbudsområde. Konkurransen er avledet av en forutgående prekvalifiseringsrunde som var utlyst i DOFFIN-databasen og, for i EØS-området, i TED-databasen (Tenders Electronic Daily) 18.04.2011. 1.2. Informasjon om oppdragsgiver Hedmark Trafikk FKF er et offentlig selskap som har ansvaret for planlegging, kjøp av transporttjenester, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikken i Hedmark fylke. Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige transporten. For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk vises det hjemmesidene www.hedmark-trafikk.no. Kjørekontoret Innlandet AS (KKI) er et selskap som er heleid av Hedmark fylkeskommune. Kjørekontoret koordinerer, planlegger og formidler anropstyrt transport for Hedmark Trafikk. 1.3. Nåværende avtaleforhold Høsten 2009 gjennomførte Hedmark Trafikk anbudskonkurranse på anropstyrt betalt transport utenfor rute i Hedmark. Dette omfatter bl.a. skolebarntransport, transporttjenesten for forflyttningshemmede, bestillingsruter og serviceruter. Oppdragsgiver inngikk kommunevise rammeavtaler med forskjellige transportører. I anbudsområdet som nå utlyses, er drosjenæringen leverandør av tjenestene gjennom en Rammeavtale med Taxi Hedmark AS som har løpt siden 2010. Rammeavtalen utløper 30.6.2012. I forhold til anbudsområdene som konkurranseutsettes gjennom dette anbudet, har Oppdragiver en prognose om at oppdragene kan ha en samlet omsetning på om lag kr 25 mill. årlig. Det gjøres oppmerksom på at det parallelt pågår en anbudskonkurranse som omfatter transport med minibusser som engasjeres på timeinnleie i samme område. Side 4 av 14
2. ANSKAFFELSES OMFANG 2.1. Beskrivelse av oppdraget Materiell, med nødvendig personell, skal betales med time- og kilometerpriser for den tid de er i tjeneste for Oppdragsgiver. Oppdragene kjøres med personbil/minibuss. Det henvises til Rammeavtale m/vedlegg for definisjon av materiellkategoriene. Anropstyrte transport omfatter bl.a. følgende typer kjøreoppdrag; Ordinær skoleskyss Spesielt tilrettelagt skoleskyss Spesialtransport TT-transport Bestillingsruter og serviceruter Annen transport (bl.a. for kommunene i Hedmark) Bestilling, samordning og tildeling av anropstyrte oppdrag administreres normalt gjennom Oppdragsgivers kjørekontor. Tildeling av Rammeavtale gir ikke enerett til kjøring for Oppdragsgiver i det geografiske området. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre transportører som har kontrakt eller rammeavtale, ut i fra vurdering om totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid. Herunder å utnytte vognstørrelser uavhengig av passasjerantall, samt å hente inn transportressurser fra andre områder. 2.2. Avtalevarighet Slik det fremkommer nedenfor, er det mulig å vinne delpakkene for de ulike materiellkategoriene hver for seg. Det kan potensielt bli tildelt flere Rammeavtaler innen hvert anbudsområde i denne konkurransen. Det skal inngås rammeavtaler med varighet på 3 år, fra 01.07.2012 til 30.6.2015. Oppdragsgiver har ensidig rett til forlengelse av Rammeavtalen med ett år. Opsjonen varsles skriftlig, innen 30.06.2014. 2.3. Kravspesifikasjon Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets krav selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det er utarbeidet detaljert kravspesifikasjon som bl.a. omfatter utøvelsen av virksomheten, krav til materiellets funksjonalitet og utrustning, og vilkår som gjelder for Transportør Det er Tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold for oppdraget, ved egne befaringer og registreringer. Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til kontraktsendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet. Side 5 av 14
3. KONTAKTOPPLYSNINGER 3.1. Oppdragsgiver Kontaktopplysninger for Oppdragsgivernes virksomhet er: Navn... Hedmark Trafikk FKF Adresse... Disenstrandveien 4 Poststed... 2321 Hamar Telefon... 62 54 45 10 Telefaks... 62 53 44 12 E-post... innkjop@hedmark-trafikk.no Internett... www.hedmark-trafikk.no Org.nr... 981 522 427 3.2. Kontaktpersoner Kontaktpersoner under anbudskonkurransen er; Prosjektansvarlig... Gunnar Jacobsen Kontaktperson... Per Christer Konterud Felles e-post..... innkjop@hedmark-trafikk.no 4. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 4.1. Konkurranseform Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Valgt anskaffelses prosedyre er lukket anbudskonkurranse. Anbudskonkurransen legger til rette for at tildelingen av Rammeavtale skjer etter reell konkurranse, basert på forretningsmessighet og likebehandling av Tilbyderne. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det er fullstendig forhandlingsforbud ved slike anskaffelser. 4.2. Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget blir kunngjort og er allment tilgjengelig på adgangsbeskyttet område på Oppdragsgivers hjemmesider. Prekvalifiserte Tilbydere får tildelt brukernavn og passord til lukket område på Oppdragsgivers hjemmesider. All kommunikasjon under anbudsprosessen vil foregå via internett og/eller e-post. Alle kunngjøringer underveis i prosessen blir kunngjort på samme nettadresse. Det sendes ut e-postvarsel når det eventuelt legges ut ny informasjon på internettsidene. Interessentene må påse at de får lastet ned alle deler av konkurransegrunnlaget og tilhørende vedlegg. Side 6 av 14
4.3. Tidsplan Hedmark Trafikk har satt opp følgende foreløpige tidsplan for konkurransen: Melding om hvem som er prekvalifisert 23. juni 2011 Kunngjøring av konkurransegrunnlaget 05. juli 2011 Tilbudskonferanse 14. juli 2011 12:00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 24. august 2011 12:00 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 07. september 2011 12:00 Tilbudsåpning (ikke åpen) 07. september 2011 12:30 Valg av leverandør og melding om kontraktstildeling Medio oktober 2011 Klagefrist Minimum 10 dager Kontraktstildeling Ca. 31. oktober 2011 Vedståelsesfrist 31. januar 2012 Oppstart av oppdrag 01. juli 2012 Tidspunkt for valg av Transportør(er) som det skal inngås Rammeavtale med, antas å finne sted i oktober måned, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode Tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen. 4.4. Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til signering av Rammeavtale. 2. Rammeavtalen som angir vilkår for Oppdraget og regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Transportør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Kommersielle betingelser Oppdragsbeskrivelse Følgende vedlegg blir tatt med som en del av Rammeavtalen: Vedlegg 3 Referater og korrespondanse fra anbudsperioden Vedlegg 4 Transportørs tilbud Ved eventuell motstrid gjelder Rammeavtalens tekst foran Vedleggenes tekst. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene rangeres vedleggene i nummerrekkefølge. 4.5. Definisjoner Definisjoner av sentrale begreper benyttet i konkurransegrunnlaget er tatt inn i Rammeavtalens kontraktsbestemmelser. I tillegg gjelder følgende definisjoner for dette dokumentet; Tilbud Tilbyder Tilbyders komplette tilbud (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, nødvendige erklæringer osv.) Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Utøver, betegnes som Tilbyder frem til Kontrakt er inngått. Konkurransegrunnlag Prosedyrereglene og Rammeavtalen med Kontraktsbestemmelser og tilhørende Vedlegg. Side 7 av 14
4.6. Tilbudskonferanse Det inviteres til en tilbudskonferanse torsdag 14. juli 2011 kl. 12.00 14.00 Konferansen gjennomføres hos Hedmark Trafikk, Disenstrandveien 4, 2321 Hamar. Påmelding med navn på alle deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no innen kl. 12.00 dagen før. På konferansen vil det bli en gjennomgang av konkurransegrunnlaget og anledning til å stille spørsmål. Tilbyderne oppfordres å sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget i forkant av tilbudskonferansen. Referat vil bli kunngjort på internettsidene. 4.7. Spørsmål, tillegg og rettelser Frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Tilbyder som har spørsmål til konkurransegrunnlaget, oppfordres å sende skriftlig henvendelse pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no. Spørsmål som måtte komme under tilbudsprosessen vil bli anonymisert, og sammen med svarene bli kunngjort på konkurransesidene. Dersom spørsmål kommer fra tredjepart, herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en Tilbyder, skal det fremgå hvilken Tilbyder denne representerer. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle Tilbydere dersom Oppdragsgiver vurderer spørsmålene ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Merk at tidsfristen for å stille spørsmål er onsdag 24.08.2011 kl. 12.00. Dersom spørsmål kommer inn senere enn denne tiden, kan de ikke garanteres besvart innen fristens utløp. 4.8. Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, bæres av Tilbyder. Herunder eventuelle reise- og møtekostnader under evaluerings- og kontraktstildelingsprosessen. 5. TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING 5.1. Tilbudets oppbygning Innlevert tilbud skal følge følgende oppsett: Tilbudsbrev med følgende vedlegg: Vedlegg 1: Tilbyders svar på Rammeavtalens Vedlegg 1 og 2. Vedlegg 2: Prisskjema (Blir Bilag A til kontakt) Vedlegg 3: Vognskjema (Blir Bilag B til kontrakt) Side 8 av 14
5.2. Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos Tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Hvilke(t) ruteområde(r) det gis tilbud på. Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse. Det er ikke anledning til å ta forbehold til Rammeavtalen. Tilbudsbrevet skal være undertegnet av en person som har fullmakt til å forplikte Tilbyderen og det skal legges ved nødvendig dokumentasjon som bekrefter dette. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet. 5.3. Svarbilag i forhold til kontraktsvedleggene (Vedlegg 1 og 2) Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Tilbyder vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Rammeavtalens vedlegg, skal tydelig beskrives. Dette gjelder særlig forhold som skal vektlegges under tildelingskriteriene. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav imøtekommes. Dette innebærer å beskrive/vedlegge følgende informasjon: Stasjoneringssteder med angivelse av hvor mange biler som er knyttet til hvert stasjoneringssted innen hver vognkategori Hvor mange biler som er tilgjengelig for Oppdragsgiver ved hvert stasjoneringssted totalt og i samtidig uttak Tilbyder skal oppgi hvilken bemanning som det legges opp til innenfor hvert stasjoneringssted, og arbeidsfordeling/ansvarsgrenser i forhold til lokal trafikkplanlegging osv. Tilbyders rutiner vedrørende renhold og vedlikehold av kjøretøyene Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Vedlegg 1 og 2 skal angis, og skal tilfredsstille kravene i punkt 5.6. Tilbyder skal i tilfelle kommentere krav og betingelser angitt i vedleggene etter samme inndeling/punktoverskrifter som angitt i vedleggene. 5.4. Prisskjema Tilbyder skal innlevere utfylt prisskjema, jfr. Bilag A. Det er anledning til å gi tilbud på anbudsområdene enkeltvis eller samlet. Oppdragsgiver har på forhånd fastsatt prisene for de kilometerpriser som skal gjelde for de ulike materiellkategoriene Tilbyderne skal konkurrere på timepriselementet, iht. Vedlegg 1 Kommersielle betingelser, ved å oppgi timeprispriser pr. bil for de ulike materiellkategoriene. Side 9 av 14
5.5. Vognskjema Tilbyder skal innlevere utfylt vognskjema, jfr. Bilag B. Vognskjemaet skal gjenspeile hvilket materiell som er knyttet til de ulike stasjoneringssteder, samt hvor mange biler som er tilgjengelig for Oppdragsgiver i samtidig uttak ved hvert stasjoneringssted. Vognskjema skal omfatte alt tilgjengelig materiell som kan bli benyttet i oppdrag for Oppdragsgiver, inkludert reservemateriell. 5.6. Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget Dersom Tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå klart av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i Tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har forut for anbudskonkurransen tatt stilling til følgende om forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om avtalebetingelser. Det er ikke anledning å ta forbehold om valutasvingninger og rentenivå. Det er ikke anledning til å ta finansieringsmessige forbehold. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at vesentlige forbehold som gir grunnlag for avvisning av Tilbudet, ikke er begrenset til disse tre punktene. 6. TILDELING AV KONTRAKT 6.1 Generelt Hvert anbudsområde og hver materiellkategori avgjøres og tildeles i utgangspunktet separat. Tilbyder har anledning til å gi kombinasjonsrabatter, som skal fremstå som fradrag i prissettingen av de enkeltstående oppdrag. Oppdragsgiver vil, i forbindelse med evalueringen, se helhetlig på alle anbudsområder og materiellkategorier, og velge den kombinasjonen av tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige sett fra Oppdragsgivers side. Det kan påregnes at flere Tilbydere vil bli tildelt Rammeavtale. 6.2 Tildelingskriterier Tildeling av Rammeavtale vil bli basert på følgende vektingsforhold; Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris/godtgjørelse 60 % Kapasitet, tilgjengelighet og service 20 % Kvalitet og miljø 20 % Side 10 av 14
6.2.1 Pris og godtgjørelser 60 % Følgende inngår i evalueringen: Tilbudt pris i svarbilag A Pristillegg for eventuelle forbehold Med pris, menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet. Bruk av andre typer priser, istedenfor eller i tillegg til overnevnte priser, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Gunstigste Tilbyder vil bli gitt 60 poeng. 6.2.2 Kapasitet, tilgjengelighet og service 20 % Følgende inngår i evalueringen: Kapasitet o Dedikert antall vognmateriell o Totalt antall vognmateriell o Tilgjengelig personell Stasjonering/lokalisering o Vurdering av Tilbyders stasjoneringssteder og dekningsområde o Vurdering av responstid i forhold til stasjoneringssteder og tilgjengelig materiell Serviceapparat/administrasjon o Forståelse for Oppdraget og dokumenterte evner til å gjennomføre og tilrettelegge Oppdraget o Vurdering av Tilbyders administrasjon og serviceapparatet. Hvordan er virksomheten organisert, antall ansatte, organiseringen på ulike tidspunkt av døgnet osv. o Organisering av trafikklederfunksjonen, herunder åpningstider, arbeidsoppgaver og kompetanse til personalet og lokalisering o Rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser Vurderingen undertildelingskriteriet "kapasitet, tilgjengelighet og service" gjelder ikke spørsmålet om Tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Tilbyder vil bli gitt individuelle poeng, hvor maksimalt oppnåelig er 20 poeng. Evaluering av de underliggende kriterier vil bli foretatt samlet. 6.2.3 Kvalitet og miljø 20 % Følgende inngår i evalueringen: Vognmateriell o Oversikt over vognmateriellet innen de ulike vognkategorier og med opplysninger om relevant utstyr som vil bli benyttet til oppdraget. Momenter som vil bli vurdert er bl.a. sikkerhet/3punktsbelter, egnethet for rullestoltransport, skitransport m.m. Oversikten må minimum inneholde opplysninger som fremkommer av vognskjema, bilag B. o Vurdering av vognmateriellets alderssammensetning. Side 11 av 14
o Vurdering av vognenes egenskaper i forhold til komfort og egnethet. o Tilgjengelig utstyr og hjelpemidler, og hvor det er lokalisert/stasjonert. Miljøbelastninger o Vurdering av miljøbelastningen fra virksomheten, herunder o Utslipp og støy fra vognene o Tomkjøring i forhold til stasjoneringssted(er) og trafikktyngdepunkt. o Opplæring i miljøvennlig kjørestil/drift o Bruk av alternativt drivstoff (energi) Vurderingen undertildelingskriteriet "kvalitet og miljø" gjelder ikke spørsmålet om Tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Tilbyder vil bli gitt individuelle poeng, hvor maksimalt oppnåelig er 20 poeng. Evaluering av de underliggende kriterier vil bli foretatt samlet. 7 INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUDET 7.1 Generelt Tilbudet skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i perm. I tillegg skal en elektronisk versjon lagret på en CD-plate eller USB-pinne medfølge. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Alle dokumenter skal være adskilte PDFdokumenter. 7.2 Innleveringstid og -sted Tilbud skal være levert senest onsdag 07.09.2011 kl. 12:00 på følgende adresse: Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen 4, v/resepsjonen 2. etasje 2321 HAMAR Tilbyder har selv ansvaret for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp, vil bli avvist som for sent innkommet. Elektronisk oversending aksepteres ikke. 7.3 Merking av tilbud Tilbudet skal være datert og signert, og lagt i lukket og nøytral innpakning som er merket Tilbud Rutetransport Hamar-regionen 2012. Dersom tilbudet fremsendes med post skal selve tilbudet leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte. 7.4 Krav før tildeling av rammeavtale Dersom Tilbyder ikke har det oppgitte vognmateriell tilgjengelig når Tilbudet inngis, må det dokumenteres og sannsynliggjøres at kjøretøy og løyver er tilgjengelig til oppstart av Oppdraget før tildeling av Rammeavtale. Side 12 av 14
8 BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD 8.1 Generelt Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Hedmark Trafikk skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Hedmark Trafikk vil ikke returnere tilbudsdokumentasjonen til de Tilbydere som ikke blir valgt. Hedmark Trafikk forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er mangelfulle. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post. 8.2 Tilbudsåpning Oppdragsgiver holder tilbudsåpning 07.09.2011 kl.12:30. Tilbud vil bli åpnet av minst to personer hos Oppdragsgiver. Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. Mottatt tilbud bekreftes innen 8 dager etter tilbudsåpning. 8.3 Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud. 8.4 Avklaring Avklaringer av tilbudene, som det vil være nødvendig å ta opp med Tilbyder, vil enten bli sendt ut skriftlig eller bli tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan bli nødvendig med avklaringsmøter, og Tilbyder plikter i så fall å stille med personer som kjenner og kan besvare innholdet i det innsendte tilbudet. Tilbyders representant skal ha nødvendig fullmakt til å kunne forplikte Tilbyder i forhold til tilbudet. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbud er bindende for Tilbyder (vedståelsesfrist) frem til 1.2.2012 kl. 12.00. Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig uttrykkelig avvist av Oppdragsgiver. 8.6 Offentliggjøring Informasjon om hvem som er valgt som Utøver vil bli bekjentgjort til alle som har levert Tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå Rammeavtale med, eventuelt har inngått Rammeavtale med, hvilke Tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall Tilbudene lå. Krav om innsynsrett, med henvisning til Offentleglova, kan medføre krav om innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før tildelingen er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal Tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet. Den sladdede versjon legges på egen mappe på CD eller minnepinne som Side 13 av 14
skal leveres med tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om sladdet informasjon er å anse som forretningshemmeligheter. I tvilstilfeller vil vi ta dette opp med Tilbyder. 9 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN 9.1 Avvising Om Oppdragsgiver må vurdere avvisning av en eller flere tilbud, vil avvisningsgrunnlaget bli vurdert på grunnlag av Forskrift om offentlige anskaffelser 20-12 og 20-13, eventuelt 20-14. 9.2 Tildeling og begrunnelse Alle Tilbydere som har gitt et tilbud på et deloppdrag vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt. Bindende avtale er inngått først når Rammeavtale er underskrevet av begge parter. 9.3 Klagefrist Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Rammeavtale vil bli inngått etter utløpet av klagefristen. 9.4 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. 9.5 Inngåelse av kontrakt Oppdragsgiver er ikke bundet av forpliktelsene i dette konkurransegrunnlaget før bindende Rammeavtale er signert av begge parter. Side 14 av 14