TILBUDSKONKURRANSE ANROPSSTYRT TRANSPORT HAMAR-REGIONEN 2012

Transkript

1 INTERNT HØRINGSUTKAST TILBUDSKONKURRANSE ANROPSSTYRT TRANSPORT HAMAR-REGIONEN 2012 DEL 1 PREKVALIFISERINGSDOKUMENT KONKURRANSE MED FORHANDLINGER PREKVALIFISERINGSFRIST: Dato:

2 I N N H O L D 1 INFORMASJON Innledning Informasjon om oppdragsgiver KONTAKTOPPLYSNINGER Oppdragsgiver Kontaktperson BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Lovanvendelse Konkurranseforløp Anskaffelsens omfang Kravspesifikasjon Tilbudspriser Avtaler GJENNOMFØRING AV PREKVALIFISERINGEN Tilgang til konkurransegrunnlaget Informasjonsmøte Tillegg og rettelser Frist for å søke om prekvalifisering Tidsplan for konkurransen Avgjørelse av prekvalifiseringen Avlysning INNLEVERING OG UTFORMING AV SØKNADEN Generelt Innleveringstid og sted Merking av sendingen Omkostninger KVALIFIKASJONSKRAV Generelt Morselskap og konsern Økonomisk stilling Foretaksregistrering Skatter og avgifter HMS-erklæring Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD Generelt Innsyn Offentliggjøring... 9 Side 2 av 9 Versjon

3 1. INFORMASJON 1.1. Innledning Hedmark Trafikk FKF inviterer med dette interesserte til å bli prekvalifisert for anskaffelsen Tilbudskonkurranse Anropsstyrt transport Hamar-regionen Anskaffelsen er kunngjort på Doffin, nettadresse (Doffin id og TED (Tenders Electronic Daily)), nettadresse ted.europa.eu. Prekvalifiseringsdokumentet er tilgjengelig på disse nettsidene Informasjon om Oppdragsgiver Hedmark Trafikk FKF er et offentlig selskap som har ansvaret for planlegging, kjøp av kollektivtjenester, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikk i Hedmark fylke. Selskapet er eid av Hedmark fylkeskommune. Selskapets hovedfinansieringskilder er tilskudd bevilget fra fylkeskommunen, billettinntekter og diverse andre inntekter og tilskudd. Som administrasjonsselskap har Hedmark Trafikk FKF ansvar for tilskuddsberettiget bussdrift og anropstyrt transport i Hedmark fylke. Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper som utfører den daglige transporten. For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk FKF vises det hjemmesidene Hedmark Trafikk FKF omtales i konkurransedokumentene som Oppdragsgiver. 2. KONTAKTOPPLYSNINGER 2.1. Oppdragsgiver Kontaktopplysninger for Oppdragsgivers virksomhet er: Navn... Hedmark Trafikk FKF Postadresse... Disenstrandvegen 4, 2321 Hamar Fakturaadresse... Fakturamottak, Postboks 4183, 2307 Hamar Telefon Telefaks E-post... post@hedmark-trafikk.no Internett... Org.nr Kontaktperson Kontaktperson under anskaffelsesprosessen er; Kontaktperson... Per Christer Konterud E-post innkjop@hedmark-trafikk.no Side 3 av 9 Versjon

4 3. BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN 3.1. Lovanvendelse Prekvalifiseringen og ilbudskonkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III Konkurranseforløp Konkurransen foregår ved at leverandører som har interesse i å ta del i tilbudskonkurransen først melder seg til prekvalifiseringsprosessen. Interessenter som blir prekvalifisert, vil i neste runde bli invitert til å inngi tilbud med teknisk, funksjonsmessig og driftsmessig beskrivelse av det spesifiserte materiellet Anskaffelsens omfang Oppdraget gjelder drift av anropstyrt persontransport i geografiske anbudsområder, slik det blir spesifisert i konkurransegrunnlaget. Anropsstyrt transport Hamar-regionen 2012 består i hovedsak av produksjon innen fire kommuner: Ringsaker, Hamar, Løten og Stange, samt kjøring til og fra disse kommunene. Hvert anbudsområde vil bestå av delpakker for rullestoltilpassede minibusser, som skal betjene anropsstyrte og brukertilpassede transportbehov på heltids basis. Oppdragene omfatter bl.a. følgende typer kjøreoppdrag; Skoleskyss Spesialtransport TT-transport Bestillingsruter og serviceruter Annen transport (bl.a. for kommunene i Hedmark) Kjøretøyer, med nødvendig personell, skal leies inn til faste og tilfeldige oppdrag, og skal godtgjøres med time- og kilometerpriser. Oppdragene skal betjenes med personbil og minibusser på inntil 16 passasjerplasser etter nærmere krav som følger i konkurransegrunnlaget. Bestilling, samordning og tildeling av oppdrag skal i hovedsak administreres gjennom Oppdragsgivers kjørekontor. Utenom kjørekontorets åpningstid skal bestilling av transportoppdrag skje direkte til transportør. Utøver må påregne å måtte ta del i detaljplanlegging og endringsplanlegging innenfor de respektive anbudsområder Kravspesifikasjon Detaljerte krav til materiellets funksjonalitet og utrustning vil bli nærmere spesifisert i kravspesifikasjon i Tilbudskonkurransen. Alle kjøretøyer skal oppfylle krav til universell utforming, og ha med tidsriktige miljø- og sikkerhetskvaliteter. Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets intensjoner, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. Side 4 av 9 Versjon

5 For øvrig er det Tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold for oppdraget, ved egne befaringer og registreringer. Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til avtaleendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet Tilbudspriser I Tilbudskonkurransen skal det gis separate tilbudspriser for hvert anbudsområde. Under hvert anbudsområde følger ulike delpakker. Det vil fremgå av kvalifikasjonsgrunnlaget at enkelte poster skal prissettes som opsjoner. Det er Oppdragsgivers rett å avklare om og i hvilket omfang slike opsjoner skal utnyttes, og dette vil bli avklart gjennom forhandlinger innen avtale inngås Avtaler Det skal inngås Rammeavtaler med en eller flere leverandører, på geografisk avgrensede områder. Avtalene får varighet fra , til og med Oppdragsgiver har ensidig rett til forlengelse av Rammeavtalen med ett halvt år av gangen, i inntil ett år. Opsjonen varsles skriftlig, senest tre måneder før Rammeavtalen utløper. Tildeling av Rammeavtale for et deloppdrag gir ikke enerett til kontraktkjøring for Oppdragsgiver i det geografiske området. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdragene til andre Rammeavtaleparter, ut i fra oppdragsgivers vurdering om totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid. 4. GJENNOMFØRING AV PREKVALIFISERINGEN 4.1 Tilgang til prekvalifiseringsdokumentene Prekvalifiseringsdokumentene ligger allment tilgjengelig på (Doffin id ). Her vil også suppleringer av informasjon og spørsmål og svar som måtte bli publisert under prosessen fortløpende bli kunngjort. 4.2 Informasjonsmøte Det inviteres til informasjonsmøte fredag 29.april 2011 kl Møtet gjennomføres i våre lokaler i Disenstrandvegen 4, 2321 Hamar. Hver interessent kan stille med inntil to representanter. Forhåndspåmelding med navn på deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no. 4.3 Tillegg og rettelser Interessenter som har spørsmål til prekvalifiseringsdokumentene, oppfordres å sende skriftlig henvendelse pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no så snart som mulig. Siste frist for å stille spørsmål er mandag 16. mai 2011 kl. 12:00. Side 5 av 9 Versjon

6 Spørsmål og svar, rettelser, suppleringer eller endringer i forhold til prekvalifiseringsdokumentene, vil først bli publisert under kunngjøringen på deretter bli sendt alle registrerte søkere i prekvalifiseringen. Frem til fristen for innlevering av prekvalifiseringssøknad, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av prekvalifiseringsdokumentet. 4.4 Frist for å søke om prekvalifisering Fristen for å søke om prekvalifisering er torsdag 19. mai 2011 kl Tidsplan for konkurransen Hedmark Trafikk har satt opp følgende foreløpige tidsplan for konkurransen: Kunngjøring av prekvalifisering 18. april 2011 Informasjonsmøte 29. april 2011 kl 09:00 Frist for å stille spørsmål til prekvalifiseringen 16. mai 2011 kl 12:00 Frist for å innlevere søknad om prekvalifikasjon 19. mai 2011 kl 12:00 Melding om hvem som er prekvalifisert Ca. 31. mai 2011 Kunngjøring av konkurransegrunnlaget Ca. 17. juni 2011 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 17. august 2011 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 31. august 2011 Forhandlinger med tilbydere Medio september 2011 Valg av leverandør og melding om kontraktstildeling Medio oktober 2011 Klagefrist Minimum 10 dager Kontraktstildeling Ca. 31. oktober 2011 Vedståelsesfrist 31. januar 2012 Oppstart av oppdrag 01. juli 2012 Tidsplanen er foreløpig, og Oppdragsgiver tar forbehold om at det kan bli endringer. 4.6 Avgjørelse av prekvalifiseringen Avgjørelse om hvem som er prekvalifisert kan bli forsinket, og ikke foreligge før konkurransegrunnlaget for anskaffelsen blir offentliggjort. Søkerne vil i så fall bli meddelt resultatet så snart dette foreligger. 4.7 Avlysing Oppdragsgiver kan avlyse prekvalifiseringen og tilbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Side 6 av 9 Versjon

7 5 INNLEVERING OG UTFORMING AV SØKNADEN 5.1 Generelt Prekvalifiseringssøknaden skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i perm. Dokumentene skal systematiseres med rekkefølge iht. kvalifikasjonskriteriene i pkt Interessentene skal oppgi en person som Oppdragsgiver kan kontakte for avklaring av uklarheter osv. i forhold til søknaden. 5.2 Innleveringstid og -sted Prekvalifiseringssøknaden skal være levert senest torsdag 19.mai 2011 kl. 12:00 på følgende adresse: Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen 4, v/resepsjonen 2. etasje 2321 HAMAR Interessentene har selv ansvaret for at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. Søknadsdokumenter som kommer inn etter fristens utløp, vil bli avvist som for sent innkommet. Elektronisk oversending aksepteres ikke. 5.3 Merking av sendingen Søknadsdokumentene skal være datert og signert, og lagt i lukket og nøytral innpakning som er merket Prekvalifisering Anropsstyrt transport Hamar-regionen Dersom prekvalifiseringssøknaden fremsendes med post, skal søknadsdokumentene leveres i egen innpakning som er merket i henhold til ovennevnte. 5.4 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å delta i prekvalifiseringsprosessen, senere også ved å delta i tilbudsprosessen, bæres av søkeren. 6 KVALIFIKASJONSKRAV 6.1 Generelt Søkeren skal utøves gjennom en organisasjon og kapasitet som er egnet til å sikre at kontraktsforpliktelsene oppfylles gjennom hele kontraktsperioden. Søkeren skal i sin prekvalifikasjonssøknad beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner, i følgende rekkefølge: Selskapsform, organisasjon, eierstruktur og aksjonærer. Opplysninger om eventuelle morselskap og søsterselskap. Det skal opplyses om administrativ og teknisk kompetanse med CV for nøkkelpersonell. Side 7 av 9 Versjon

8 6.2 Morselskap - konsern Dersom det rettssubjekt som leverer inn prekvalifiseringssøknad er eid 50 % eller mer av et annet selskap, eller flere selskaper som inngår i konsern, skal firmaattest og tilsvarende opplysninger som nevnt i pkt. 6.1 til pkt. 6.4 gis om disse eller morselskapet. 6.3 Økonomisk stilling Søkeren skal dokumentere sin økonomiske stilling. Det skal vedlegges årsregnskap for de to siste regnskapsår. Det skal fremlegges styrebehandlet årsregnskap med revisorberetning og styrets beretning for 2009 og 2010, eller tilsvarende dersom selskapet har avvikende regnskapsår. Dersom 2010 regnskapet ikke er godkjent og revisorbekreftet, skal søknaden vedlegges et foreløpig 2010 regnskap. Søker som er eiet med 50 % eller mer av annet selskap, skal avgi tilsvarende opplysninger om morselskapet. Nyetablert selskap kan fritas for rapporteringsplikten etter dette punkt. Søkeren skal ha en tilfredsstillende økonomisk evne til å gjennomføre leveransen av anskaffelsen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å bestille kredittvurdering av søker (inkludert eventuelt morselskap), underleverandør eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap. 6.4 Foretaksregistrering a) Firmaattest Søkeren må være et lovlig etablert foretak. Foretaket skal innlevere firmaattest fra Brønnøysundregisteret som ikke er eldre enn 3 måneder. b) Konkursattest Foretaket skal innlevere attest fra Brønnøysundregisteret som ikke er eldre enn 1 måned som bevitner at selskapet ikke er under konkursbehandling eller gjeldsforhandling. Er søkeren eller morselskapet et utenlandsk foretak, skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant faglig register eller myndighet i det land hvor foretaket har sitt hovedkontor. 6.5 Skatter og avgifter a) Skatteattest for merverdiavgift Søkeren skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift, utstedt fra Skattefogden (skjema RF-1244) i det distrikt der tilbyderen har sitt hovedkontor. b) Skatteattest for skattetrekk og arbeidsgiveravgift Søkeren skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt og avgifter, utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 3 måneder ved tilbudsfristens utløp. Side 8 av 9 Versjon

9 Er søkeren utenlandsk foretak, skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant myndighet i det land hvor foretaket har sitt hovedkontor. 6.6 HMS-erklæring Søkeren skal framlegge en egenerklæring om at søkeren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Vedlagte mal til HMS-erklæring i bilag 1 skal leveres i utfylt stand. 6.7 Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår Søkeren skal legge frem en egenerklæring på at de ansatte i virksomheten, og eventuelle underleverandører som direkte vil medvirke til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , nr Vedlagte mal til egenerklæring i bilag 2 skal leveres i utfylt stand. 7 BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD 7.1 Generelt Samtlige prekvalifiseringssøknader vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når søknaden er mottatt. Søknader mottatt etter fristen vil bli forkastet. Det blir ingen offentlig åpning av prekvalifikasjonssøknadene. Søknadene vil bli underlagt skriftlig administrativ behandling hos Oppdragsgiver. Konkurransegrunnlaget for anskaffelsen (Tilbudskonkurransen) kan bli offentliggjort før avgjørelsen om prekvalifisering er ferdigbehandlet. Søkerne vil bli meddelt resultatet av prekvalifiseringen så snart dette foreligger. 7.2 Innsyn Krav om innsynsrett, med henvisning til Offentleglova, kan medføre krav om innsyn i prekvalifiseringssøknader, og senere i tilbud, som Oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før resultatet av prekvalifiseringen foreligger. Hvis søknadsdokumentene inneholder forretningshemmeligheter, skal søker også levere en komplett versjon av dokumentene hvor forretningshemmelighetene er sladdet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om sladdet informasjon er å anse som forretningshemmeligheter. I tvilstilfeller vil Oppdragsgiver ta dette opp med søker. 7.3 Offentliggjøring Informasjon om hvem som er prekvalifisert vil bli bekjentgjort til alle som har levert søknad. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å gå videre i konkurransen med. Side 9 av 9 Versjon