Anbudskonkurranse. Anropsstyrt transport Solør-regionen Tilbudsfrist: 28. februar Prosedyreregler

Transkript

1 Anbudskonkurranse Anropsstyrt transport Solør-regionen 2013 Tilbudsfrist: 28. februar 2013 Versjon

2 I N N H O L D 1 INFORMASJON Innledning Informasjon om oppdragsgiver Nåværende avtaleforhold ANSKAFFELSENS OMFANG Beskrivelse av oppdraget Avtale Varighet KONTAKTOPPLYSNINGER Oppdragsgiver Kontaktperson GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Konkurranseform Tilgang til konkurransegrunnlaget Tidsplan Dokumenter Definisjoner Tilbudskonferanse Spørsmål, tillegg og rettelser Omkostninger KVALITFIKASJONSKRAV Generelt Morselskap konsern Foretaksregistrering Økonomisk stilling Skatter og avgifter HMS-erklæring Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår Side 2 av 16

3 6 TILBUDETS INNHOLD OG ORGANISERING Tilbudets oppbygning Tilbudsbrev Svarbilag i forhold til avtaledokumentene inkl. vedlegg Prisskjema Vognskjema Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget TILDELING AV AVTALE Generelt Tildelingskriterier Pris og godtgjørelser 60 % Kvalitet, kapasitet og miljø 40 % INNLEVERING OG UTFORMING AV TILBUDET Generelt Innleveringstid og sted Merking av tilbud Krav før tildeling av rammeavtale 14 9 BEHANDLING AV INNKOMMENDE TILBUD Generelt Tilbudsåpning Tilbakekalling Avklaring Vedståelsesfrist Offentliggjøring AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Avvising Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildeling og begrunnelse Klagefrist Inngåelse av avtale Side 3 av 16

4 1. Informasjon 1.1. Innledning Hedmark Trafikk FKF gjennomfører anbudskonkurranse vedrørende anropsstyrt transport med personbil og minibuss i Solør-regionen. Hedmark Trafikk omtales heretter som Oppdragsgiver. Oppdragsgiver inviterer herved leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene, ref. kapittel 5, til å gi Tilbud på de ulike materiellkategorier, slik det er beskrevet i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver ønsker å inngå parallelle rammeavtaler med et antall operatører inntil forventet bilbehov er dekket opp Informasjon om oppdragsgiver Hedmark Trafikk FKF er et offentlig selskap som har ansvaret for planlegging, kjøp av transporttjenester, koordinering og markedsføring av kollektivtrafikken i Hedmark fylke. Hedmark Trafikk FKF er ikke selv et operatørselskap, men kjøper transporttjenester av flere transportselskaper/operatører som utfører den daglige transporten. For ytterligere informasjon om Hedmark Trafikk vises det hjemmesidene Kjørekontoret Innlandet AS er et selskap som er heleid av Hedmark fylkeskommune. Kjørekontoret er å anse som en del av Oppdragsgivers organisasjon, og koordinerer, planlegger og formidler anropsstyrt transport for Hedmark Trafikk etter nærmere avtale Nåværende avtaleforhold Høsten 2009 gjennomførte Hedmark Trafikk anbudskonkurranse på anropsstyrt transport utenfor rute i Hedmark. Dette omfattet bl.a. skolebarntransport, transporttjenesten for forflyttningshemmede, bestillingsruter og serviceruter m.v. Oppdragsgiver inngikk kommunevise rammeavtaler med forskjellige operatører. I anbudsområdet som nå utlyses, er flere selskaper leverandør av tjenestene gjennom rammeavtaler som har løpt siden Rammeavtalene utløper I forhold til anbudsområdene som konkurranseutsettes gjennom dette anbudet, har Oppdragiver en prognose om at oppdragene kan ha en samlet årlig omsetning på om lag 15,0 mill. kroner. Erfaringstall og prognoser for oppdragsmengder og omsetning er innarbeidet i konkurransegrunnlaget som veiledende informasjon. Side 4 av 16

5 2. Anskaffelses omfang 2.1. Beskrivelse av oppdraget Materiell, med nødvendig personell, skal betales med time- og kilometerpriser for den tid de er i tjeneste for Oppdragsgiver. Oppdragene kjøres med personbil eller minibuss. Det henvises til Rammeavtalens vedlegg, for definisjon av materiellkategoriene. Anropsstyrt transport omfatter bl.a. følgende typer kjøreoppdrag; Ordinær skoleskyss Spesielt tilrettelagt skoleskyss Spesialtransport Bestillingsruter, flexruter og serviceruter Annen transport (bl.a. for kommunene i Hedmark) Bestilling, samordning og tildeling av anropsstyrte oppdrag administreres normalt av Oppdragsgiver. Tildeling av Rammeavtale gir ikke enerett til kjøring for Oppdragsgiver i det geografiske området. Oppdragsgiver står fritt til å fordele oppdrag til andre operatører som har kontrakt eller rammeavtale, ut i fra vurdering om totaløkonomi, best mulig utnyttelse av transportressursene og reaksjonstid. Herunder å utnytte vognstørrelser uavhengig av passasjerantall, samt å hente inn transportressurser fra andre områder Avtale Tilbudet skal omfatte komplette tjenester, i henhold til konkurransegrunnlagets krav, selv om ikke alle underliggende ytelser for å oppnå dette er omtalt eller spesifisert i konkurransegrunnlaget. Det er utarbeidet detaljert kravspesifikasjon som bl.a. omfatter utøvelsen av virksomheten, krav til materiellets funksjonalitet og utrustning, og vilkår som gjelder for Operatør. Det er Tilbyders eget ansvar å gjøre seg kjent med lokale og konstaterbare forhold for oppdraget, ved egne befaringer og registreringer. Tilbyder kan ikke senere påberope seg rett til avtaleendringer knyttet til forhold som har vært reelle og registrerbare før innlevering av tilbudet Varighet Slik det fremkommer av konkurransegrunnlaget, er det mulig å bli tildelt Rammeavtale for de ulike materiellkategoriene hver for seg. Det kan bli tildelt flere Rammeavtaler innen hver materiellkategori. Det skal inngås rammeavtaler med varighet på 2 år, fra til Oppdragsgiver har en ensidig opsjon på å kunne forlenge Rammeavtalene i inntil 4 perioder a 6 måneder. Side 5 av 16

6 3. Kontaktopplysninger 3.1. Oppdragsgiver Kontaktopplysninger for Oppdragsgivers virksomhet er: Navn... Hedmark Trafikk FKF Adresse... Disenstrandveien 4 Poststed Hamar Telefon Telefaks E-post... post@hedmark-trafikk.no Internett... Org.nr Kontaktperson Kontaktperson under anbudskonkurransen er; Kontaktperson... Per Christer Konterud Felles e-post..... innkjop@hedmark-trafikk.no 4. Gjennomføring av konkurransen 4.1. Konkurranseform Konkurransen gjennomføres iht. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Valgt anskaffelses prosedyre er åpen anbudskonkurranse. Anbudskonkurransen legger til rette for at tildelingen av Rammeavtale skjer etter reell konkurranse, basert på forretningsmessighet og likebehandling av Tilbyderne. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det er fullstendig forhandlingsforbud ved slike anskaffelser Tilgang til konkurransegrunnlaget Konkurransen er utlyst i DOFFIN-databasen med dokument-id , og for EØSområdet i TED-databasen (Tenders Electronic Daily), den Konkurransegrunnlaget blir kunngjort og er allment tilgjengelig på adgangsbeskyttet område på Oppdragsgivers hjemmesider. Interesserte Tilbydere får tildelt brukernavn og passord til lukket område etter henvendelse pr. e-post. All kommunikasjon under anbudsprosessen vil foregå via internett og/eller e-post. Alle kunngjøringer underveis i prosessen blir kunngjort på samme nettadresse. Det sendes ut e-postvarsel når det eventuelt legges ut ny informasjon på internettsidene. Interessentene må påse at de får lastet ned alle deler av konkurransegrunnlaget og tilhørende vedlegg. Side 6 av 16

7 4.3. Tidsplan Hedmark Trafikk har satt opp følgende foreløpige tidsplan for konkurransen: Kunngjøring av konkurransen 23. januar 2013 Offentliggjøring av konkurransegrunnlaget 29. januar 2013 Tilbudskonferanse 08. februar :00 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 21. februar :00 Frist for innlevering av tilbud (tilbudsfrist) 28. februar :00 Tilbudsåpning (ikke åpen) 28. februar :00 Valg av leverandør og melding om kontraktstildeling Ca. 20. mars 2013 Klagefrist Minimum 14 dager Kontraktstildeling Ca. 10. april 2013 Vedståelsesfrist 01. juli 2013 Oppstart av oppdrag 01. juli 2013 Tidspunkt for valg av Operatør(er) som det skal inngås Rammeavtale(r) med, antas å finne sted i mars måned, dog slik at forskyvninger kan finne sted innenfor den periode Tilbudet er bindende jfr. vedståelsesfristen Dokumenter Konkurransegrunnlaget består av følgende 2 deler: 1. Prosedyrebeskrivelsen (dette dokument) som inneholder informasjon og rettledning i fasen frem til signering av Rammeavtale. 2. Rammeavtalen som angir vilkår for Oppdraget og regulerer avtaleforholdet mellom Oppdragsgiver og Operatør med følgende vedlegg: Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Oppdragsbeskrivelse Kommersielle betingelser Kravspesifikasjon Rapporteringsformat Følgende vedlegg blir tatt med som en del av Rammeavtalen: Vedlegg 5 Referater og korrespondanse fra anbudsperioden Vedlegg 6 Operatørs tilbud Ved eventuell motstrid gjelder Rammeavtalens tekst foran Vedleggenes tekst. Ved eventuell motstrid mellom vedleggene rangeres vedleggene i nummerrekkefølge Definisjoner Definisjoner av sentrale begreper benyttet i konkurransegrunnlaget er tatt inn i Rammeavtalen. I tillegg gjelder følgende definisjoner for dette dokumentet; Tilbud Tilbyder Tilbyders komplette tilbud (inkl. svarskjemaer, uttømmende opplysninger, nødvendige erklæringer osv.) Et selskap som deltar i konkurransen om å komme i betraktning som Operatør, betegnes som Tilbyder frem til Rammeavtalen er inngått. Konkurransegrunnlag Prosedyrereglene og Rammeavtalen med tilhørende vedlegg. Side 7 av 16

8 4.6. Tilbudskonferanse Det inviteres til en tilbudskonferanse fredag 8. februar 2012 kl. 12:00 14:00. Konferansen gjennomføres på Vinger Hotell, Østre Solør veg 6, 2211 Kongsvinger. Påmelding med navn på alle deltagerne skal gjøres skriftlig og oversendes pr. e-post til innen kl dagen før. På konferansen vil det bli en gjennomgang av konkurransegrunnlaget og anledning til å stille spørsmål. Tilbyderne oppfordres å sende inn skriftlige spørsmål til konkurransegrunnlaget i forkant av tilbudskonferansen. Referat vil bli kunngjort på internettsidene. 4.7 Spørsmål, tillegg og rettelser Frem til tilbudsfristens utløp, har Oppdragsgiver anledning til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Tilbyder som har spørsmål til konkurransegrunnlaget, oppfordres å sende skriftlig henvendelse pr. e-post til innkjop@hedmark-trafikk.no. Spørsmål som måtte komme under tilbudsprosessen vil bli anonymisert, og sammen med svarene bli kunngjort på konkurransesidene. Dersom spørsmål kommer fra tredjepart, herunder konsulenter, underleverandører o.l. som er engasjert av en Tilbyder, skal det fremgå hvilken Tilbyder denne representerer. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til ikke å besvare eller gjøre spørsmål tilgjengelig for alle Tilbydere dersom Oppdragsgiver vurderer spørsmålene ikke å være relevante eller for øvrig ikke har generell interesse. Merk at tidsfristen for å stille spørsmål er torsdag kl. 12:00. Dersom spørsmål kommer inn senere enn denne tiden, kan de ikke garanteres besvart innen fristens utløp. 4.8 Omkostninger Samtlige omkostninger, inkl. eventuelle reise- og møteomkostninger m.v. som påløper i forbindelse med å utarbeide og innlevere tilbudet, bæres av Tilbyder. Herunder eventuelle reise- og møtekostnader under evaluerings- og kontraktstildelingsprosessen. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Generelt Avtalen skal utøves gjennom en driftsorganisasjon og med kapasitet som er egnet til å sikre at avtaleforpliktelsene oppfylles gjennom hele avtaleperioden. Tilbyderne er ansvarlig for at ethvert samarbeid er innenfor konkurranselovens regler. Bare den som fyller vilkårene for å kunne tilegne seg løyve for persontransport, gitt i forskrift av 26. mars 2003 nr. 401 om yrkestransport innenlands med motorvogn og fartøy, kan delta i anbudskonkurransen. Tilbyder må dokumentere nødvendige løyver for utførelsen av transporttjenesten ved inngåelse av Rammeavtale. Tilbydere som ikke er innehaver av egnet løyve på Side 8 av 16

9 tilbudstidspunktet, skal inneha kompetanse og ressurser som er nødvendig for å tilegne seg det antall løyver som er nødvendig. Slik Tilbyder skal, innen Rammeavtale tildeles, dokumentere søknad om løyver som dekker oppdraget. Kostnader ved etablering av løyver dekkes av Tilbyder. Kvalifikasjonskravene skal sikre at operatørene har det faglige, tekniske og økonomiske grunnlag som anses nødvendig for å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene. Søkeren skal i sitt Tilbud beskrive og dokumentere sine kvalifikasjoner, i følgende rekkefølge: Selskapsform, organisasjonsbeskrivelse, eierstruktur og aksjonærer. Opplysninger om eventuelle morselskap og søsterselskap. Det skal opplyses om administrativ og teknisk kompetanse med CV for nøkkelpersonell. 5.2 Morselskap konsern Dersom det rettssubjekt som leverer inn Tilbud er eid 50 % eller mer av et annet selskap, eller flere selskaper som inngår i konsern, skal firmaattest og tilsvarende opplysninger som nevnt i pkt. 5.1 til pkt. 5.4 gis om disse eller morselskapet. 5.3 Foretaksregistrering a) Firmaattest Søkeren må være et lovlig etablert foretak. Foretaket skal innlevere firmaattest fra Brønnøysundregisteret som ikke er eldre enn 3 måneder. b) Konkursattest Foretaket skal innlevere attest fra Brønnøysundregisteret som ikke er eldre enn 1 måned som bevitner at selskapet ikke er under konkursbehandling eller gjeldsforhandling. Er søkeren eller morselskapet et utenlandsk foretak, skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant faglig register eller myndighet i det land hvor foretaket har sitt hovedkontor. 5.4 Økonomisk stilling Tilbyderen skal dokumentere sin økonomiske stilling. Det skal vedlegges styrebehandlet årsregnskap med revisorberetning og styrets beretning for 2011 og 2012, eller tilsvarende dersom selskapet har avvikende regnskapsår. Dersom 2012 regnskapet ikke er godkjent og revisorbekreftet, skal Tilbudet vedlegges årsregnskap for 2010 og 2011, samt et foreløpig 2012-regnskap. Tilbyder skal ha avlagt et revisorbekreftet 2012-regnskap innen for å bli tildelt Rammeavtale. Tilbyderen skal ha en tilfredsstillende økonomisk evne til å gjennomføre leveransen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å bestille kredittvurdering av søker (inkludert eventuelt morselskap), underleverandør eller samarbeidende selskap fra et uavhengig kredittvurderingsselskap. For Tilbydere som har økonomisk svak stilling, kan Oppdragsgiver kreve sikkerhetsstillelse for riktig oppfyllelse av avtaleforpliktelsene fra bankforbindelse eller annen godkjent kredittinstitusjon. Innen tildeling av Rammeavtale skal Tilbyderen i tilfelle fremlegge dokumentasjon om tilsagn for at en on demand garanti iht. bilag E vil bli gitt innen eventuell avtaleinngåelse. Side 9 av 16

10 5.5 Skatter og avgifter a) Skatteattest for merverdiavgift Tilbyderen skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for merverdiavgift, utstedt fra Skattefogden (skjema RF-1244) i det distrikt der Tilbyderen har sitt hovedkontor. b) Skatteattest for skattetrekk og arbeidsgiveravgift Tilbyderen skal framlegge tilfredsstillende skatteattest for skatt og avgifter, utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1244) i kommunen der Tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 3 måneder ved tilbudsfristens utløp. Er Tilbyderen utenlandsk foretak, skal det fremlegges tilsvarende dokumentasjon fra relevant myndighet i det land hvor foretaket har sitt hovedkontor. 5.6 HMS-erklæring Tilbyderen skal framlegge en egenerklæring om at søkeren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Vedlagte mal til HMS-erklæring i bilag C skal leveres i utfylt stand. 5.7 Erklæring om lønns- og arbeidsvilkår Tilbyderen skal legge frem en egenerklæring på at de ansatte i virksomheten, og eventuelle underleverandører som direkte vil medvirke til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jf. Forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av , nr Vedlagte mal til egenerklæring i bilag D skal leveres i utfylt stand. 6 Tilbudets innhold og organisering 6.1. Tilbudets oppbygning Innlevert tilbud skal følge følgende oppsett: Kvalifikasjonsdokumenter: Beskrivelse av Tilbyders organisasjon Utskrift fra foretaksregisteret Regnskapsdokumenter Økonomiske attester o Skatteattest fra Kommunekasserer o Skatteattest vedrørende o Attest fra konkursregisteret HMS-erklæring Erklæring om lønns- og arbeidsforhold Tilbudsbrev med følgende vedlegg: Side 10 av 16

11 Vedlegg 1: Prisskjema (Bilag A) Vedlegg 2: Vognskjema (Bilag B) Vedlegg 3:Tilbyders svar på avtaledokumentene inkl. vedlegg 1-4. Vedlegg 4: Beskrivelse av eventuelle forbehold 6.2. Tilbudsbrev Hvert tilbud skal følges av et tilbudsbrev signert av bemyndiget person hos Tilbyder. Brevet skal som minimum angi: Oversikt over dokumentene i tilbudet samt en kort beskrivelse av innholdet Tilbyders kontaktperson, med telefon og e-postadresse. Tilbyder skal oppgi en kontaktperson som Oppdragsgiver kan kontakte for å få presisert uklarheter i tilbudet Svarbilag i forhold til avtaledokumentene inkl. vedlegg 1-4 Eventuelle kvalitets- og/eller funksjonalitetselementer som Tilbyder vil fremheve, utover Oppdragsgivers krav og betingelser angitt i Rammeavtalen og dens vedlegg, skal tydelig beskrives. Dette gjelder særlig forhold som skal vektlegges under tildelingskriteriene. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av hvordan Oppdragsgivers funksjonelle og operative krav imøtekommes. Tilbyder bør levere en tilbudsbesvarelse som gir en uttømmende beskrivelse av de punkter som har relevans i forhold til sitt tilbud. Beskrivelsen bør følge punktnummereringen i punkt nr Eventuelle forbehold til et eller flere punkter i Vedlegg 1-4 skal angis, og skal tilfredsstille kravene i punkt 6.6. Tilbyder skal i tilfelle kommentere krav og betingelser angitt i vedleggene etter samme inndeling/punktoverskrifter som angitt i vedleggene Prisskjema Tilbyder skal innlevere utfylt prisskjema, jfr. Bilag A. I prisskjemaet skal Tilbyder oppgi hvor mange biler som tilbys under samtidig tjeneste for Oppdragsgiver innen hver materiellkategori. Rammeavtalens forutsetninger tilsier at en avtalepart som fremstår som foretrukket leverandør av en større vognkategori, kan bli tilsatt i kjøring som ut i fra oppdragets art i utgangspunktet faller inn under en mindre vognkategori. Tilbydere som skal betjene oppdraget med turvognløyve, kan benytte «mellomstor bil» eller «stor bil» for å betjene oppdraget med «liten bil». Alle tilbydere skal inngi priser på materiellkategori «liten bil» og «stor bil». Prisene for materiellkategori «mellomstor bil» fastsettes med faktor 0,8 av «stor bil». Prisen for «mellomstor bil» beregnes av oppdragsgiver, og skal ikke oppgis i prisskjema. Oppdragsgiver har på forhånd fastsatt prisene for kilometerpriser, og minstepriser, o.l. som skal gjelde for de ulike materiellkategoriene. Tilbyderne skal konkurrere på timepriselementeene, iht. Vedlegg 1 Kommersielle betingelser, ved å oppgi timeprispriser pr. bil for de ulike materiellkategoriene. Side 11 av 16

12 6.5. Vognskjema Tilbyder skal innlevere utfylt vognskjema, jfr. Bilag B. Vognskjemaet skal gjenspeile hvilket materiell som er knyttet til de ulike stasjoneringssteder, samt hvor mange biler som er tilgjengelig for Oppdragsgiver i samtidig uttak ved hvert stasjoneringssted. Vognskjema skal omfatte alt materiell som er tilgjengelig for Oppdragsgiver, inkludert reservemateriell Forbehold og avvik fra konkurransegrunnlaget Dersom Tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, herunder om det er tatt forbehold, skal dette fremgå klart av tilbudsbrevet. Det skal vedlegges en oversikt som uttømmende angir alle avvik/forbehold. Oversikten skal inneholde en henvisning til hvor i Tilbudet et forbehold er nærmere beskrevet. Alle forbehold skal være beskrevet presist og entydig, og skal være prissatt. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til selv å vurdere og fastsette priskonsekvens av alle forbehold. Det er ikke anledning til å ta forbehold som er vesentlige. Tilbud som etter Oppdragsgivers vurdering inneholder vesentlige forbehold, vil bli avvist. Oppdragsgiver har forut for anbudskonkurransen tatt stilling til følgende om forbehold: Oppdragsgiver vil ikke tillate at det tas forbehold om Rammeavtalens betingelser. Det er ikke anledning å ta forbehold om valutasvingninger og rentenivå. Det er ikke anledning til å ta finansieringsmessige forbehold. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at vesentlige forbehold som gir grunnlag for avvisning av Tilbudet, ikke er begrenset til disse tre punktene. 7 Tildeling av avtale 7.1. Generelt Hver materiellkategori avgjøres og tildeles i utgangspunktet separat. Tilbyder har anledning til å gi kombinasjonsrabatter. Slike tilbud skal i tilfelle innleveres som egne prisskjema. Oppdragsgiver vil, i forbindelse med evalueringen, se helhetlig på hele anbudsområdet og alle materiellkategorier, og velge den kombinasjonen av tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige sett fra Oppdragsgivers side. Det kan påregnes at flere Tilbydere vil bli tildelt Rammeavtale Tildelingskriterier Tildeling av Rammeavtale vil bli basert på følgende vektingsforhold; Tildelingskriterier Vekting av hvert kriterium Pris og godtgjørelser 60 % Kvalitet, kapasitet og miljø 40 % Side 12 av 16

13 7.3. Pris og godtgjørelser 60 % Følgende inngår i evalueringen: Tilbudte timepriser Pristillegg for eventuelle forbehold Rabatt Med pris, menes de priser som fremkommer av tilbudsskjemaet. Bruk av andre typer priser, istedenfor eller i tillegg til overnevnte priser, vil kunne føre til avvisning av tilbudet. Gunstigste Tilbyder vil bli gitt 60 poeng. Etterfølgende Tilbydere gis prosentuelt lavere poengsum tilsvarende avstand i pris Kvalitet, kapasitet og miljø 40 % Følgende inngår i evalueringen: 1) Kapasitet a) Dedikert vognmateriell i hver materiellkategori. b) Hvilket reservemateriell som vil holdes tilgjengelig. c) Beskrivelse av hvor lang tid Tilbyder må ha for å stille med en ekstra vogn. Eventuell om det vil være forskjell innen de forskjellige materiellkategorier. 2) Stasjonering/lokalisering a. Beskrivelse av depot og lokalisering og dekningsområde fra disse. b. Beskrivelse av eventuelle tilleggsdepot og konsekvenser for tilbudte timepris. c. Beskrivelse av responstid og fremkjøringstid i forhold til stasjoneringssteder/depot og til dekning av trafikkområde. 3) Administrasjon a) Beskrivelse av Tilbyders administrasjon og serviceapparatet på overordnet nivå. b) Organisering av trafikklederfunksjonen, herunder åpningstider, arbeidsoppgaver og kompetanse til personalet og lokalisering. c) Beskrivelse av organiseringen av virksomheten, antall ansatte og organiseringen på ulike tidspunkt av døgnet osv. d) Beskrivelse av og dokumenterte rutiner og beredskapssystem for håndtering av avvikssituasjoner, driftsstans og forsinkelser. 4) Vognmateriell a) Oversikt over vognmateriellet innen de ulike materiellkategorier og med opplysninger om relevant utstyr som knyttes til de enkelte vogner og som vil bli benyttet til oppdraget. Momenter som vil bli vurdert er: i) 3-punktsbelter på alle passasjerplasser. ii) Rullestolplass(er) i forhold til krav og kjøretøyenes egnethet for rullestoltransport. iii) Hjelpemidler for å få passasjer sittende i rullestol inn/ut av bil. iv) Antall gjenværende passasjerplasser når rullestolpassasjerer er med. v) Redegjøre om vognene har ryggekamera. vi) Redegjøre om det er plass for barnevogn. vii) Beskrive eventuelt andre hjelpemidler. viii) Redegjøre om eventuelle kjøretøyer som har 4-hjuls drift. b) Generell vurdering av kjøretøyenes egenskaper i forhold til komfort, varme/kjøling og ventilasjon. c) Generell vurdering av vognenes egenskaper og egnethet. d) Beregning av kjøretøyenes gjennomsnittsalder. e) Reservebilenes alder. Side 13 av 16

14 5) Miljøbelastninger a) Vurdering av forurensningsbelastningen i forhold til kjøretøyenes egenskaper, stasjoneringstilbud. b) Vurdering av ekstra stasjoneringstilbud i forhold til forventninger om mulighetene for redusert tomkjøring etc. c) Vurdering av annen miljøbelastning fra virksomheten. d) Vurdering av eventuelt alternativt drivstoff. Vurderingen undertildelingskriteriet "kvalitet, kapasitet og miljø" gjelder ikke spørsmålet om Tilbyder vil kunne utføre tjenesten i henhold til kravspesifikasjonen. Vurderingen tar utgangspunkt i å rangere tilbudenes kvalitetsvariasjoner utover dette, som tilgodeser publikum og Oppdragsgiver med tjenester som har høyere samfunnsmessig verdi. Evaluering av de underliggende kriterier vil bli foretatt samlet. Tilbyder vil bli gitt individuelle poeng, hvor maksimalt oppnåelig er 40 poeng. 8 Innlevering og utforming av tilbudet 8.1. Generelt Tilbudet skal leveres på norsk, i to eksemplar, på papir. Alle dokumenter skal være i A4-format og leveres innsatt i perm. I tillegg skal en elektronisk versjon lagret på en CD-plate eller USB-pinne medfølge. Alle dokumenter lagret elektronisk skal være et speilbilde av papirdokumentasjonen. Alle dokumenter skal være adskilte pdfdokumenter Innleveringstid og -sted Tilbud skal være levert senest torsdag kl. 12:00 på følgende adresse: Hedmark Trafikk FKF Disenstrandvegen 4, v/resepsjonen 2. etasje 2321 HAMAR Tilbyder har selv ansvaret for at tilbudet kommer frem innen tilbudsfristens utløp. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp, vil bli avvist som for sent innkommet. Elektronisk oversending aksepteres ikke Merking av tilbud Tilbudet skal være datert og signert, og lagt i lukket og nøytral innpakning som er merket Tilbud Anropsstyrt transport Solør-regionen Dersom tilbudet fremsendes med post skal selve tilbudet leveres i egen innerpakning som er merket i henhold til ovennevnte Krav før tildeling av rammeavtale Dersom Tilbyder ikke har det oppgitte vognmateriell tilgjengelig når Tilbudet inngis, må det dokumenteres og sannsynliggjøres at kjøretøy og løyver er tilgjengelig til oppstart av Oppdraget før tildeling av Rammeavtale. For øvrig henvises det til punkt 5.4 hvor det er krav om at 2012-regnskapet skal være avlagt innen en Tilbyder kan tildeles Rammeavtale. Side 14 av 16

15 9. Behandling av innkommende tilbud 9.1. Generelt Samtlige tilbud vil bli registrert og påført tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Oppdragsgiver skriftlig bekrefte tidspunktet for når tilbudet er mottatt. Tilbud mottatt etter fristen vil bli forkastet. Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbudsdokumentene etter at konkurransen er avsluttet. Hedmark Trafikk forbeholder seg retten til å avvise tilbud som er mangelfulle. Oppdragsgivers eventuelle behov for avklaringer av tilbudet vil bli meddelt skriftlig pr. e-post Tilbudsåpning Oppdragsgiver holder tilbudsåpning kl.12:00. Tilbud vil bli åpnet av minst to personer hos Oppdragsgiver. Det vil ikke bli gjennomført offentlig tilbudsåpning. Mottatt tilbud bekreftes innen 8 dager etter tilbudsåpning Tilbakekalling Avgitt tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet blir betraktet som nytt tilbud Avklaring Avklaringer av tilbudene, som det vil være nødvendig å ta opp med Tilbyder, vil enten bli sendt ut skriftlig eller bli tatt opp direkte i avklaringsmøter. Tilbyder må påregne at det kan bli nødvendig med avklaringsmøter, og Tilbyder plikter i så fall å stille med personer som kjenner og kan besvare innholdet i det innsendte tilbudet. Tilbyders representant skal ha nødvendig fullmakt til å kunne forplikte Tilbyder i forhold til tilbudet Vedståelsesfrist Tilbud er bindende for Tilbyder frem til kl Alle tilbud er bindende til vedståelsesfristens utløp, med mindre tilbudet er skriftlig uttrykkelig avvist av Oppdragsgiver Offentliggjøring Informasjon om hvem som er valgt som Utøver vil bli bekjentgjort til alle som har levert Tilbud. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gå ut med en pressemelding om hvem man har til hensikt å inngå Rammeavtale med, eventuelt har inngått Rammeavtale med, hvilke Tilbydere som deltok i konkurransen, samt i hvilket prisintervall Tilbudene lå. Krav om innsynsrett, med henvisning til Offentleglova, kan medføre krav om innsyn i tilbud som Oppdragsgiver mottar. Innsyn vil uansett ikke bli gitt før tildelingen er gjennomført. Hvis tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal Tilbyder også levere en komplett elektronisk versjon av tilbudet hvor forretningshemmelighetene er sladdet. Den sladdede versjon legges på egen mappe på CD eller minnepinne som skal leveres med tilbudet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å vurdere om Side 15 av 16

16 sladdet informasjon er å anse som forretningshemmeligheter. I tvilstilfeller vil vi ta dette opp med Tilbyder. 10 Avslutning av konkurransen Avvising Om Oppdragsgiver må vurdere avvisning av en eller flere tilbud, vil avvisningsgrunnlaget bli vurdert på grunnlag av Forskrift om offentlige anskaffelser og 20-13, eventuelt Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse anbudskonkurransen dersom det foreligger saklig grunn Tildeling og begrunnelse Alle Tilbydere som har gitt tilbud vil motta en begrunnet meddelelse om hvilket tilbud som er valgt Klagefrist Det vil bli gitt en klagefrist på 14 kalenderdager. Rammeavtale vil bli inngått etter utløpet av klagefristen Inngåelse av avtale Oppdragsgiver er ikke bundet av forpliktelsene i dette konkurransegrunnlaget før bindende Rammeavtale er signert av begge parter Side 16 av 16